El OFICIO y la SOLICITUD

Caractersticas
 EL OFICIO es un documento protocolar de
carcter oficial que se utiliza en los organismos del
sector pblico y en instituciones privadas.
En todos los casos, el que remite es una persona
jurdica, mientras que el destinatario puede ser una
persona natural o jurdica.
Suele estar firmado por el mximo representante
legal de la institucin o por los jefes de la misma.
 Caractersticas generales del oficio
Debe estar correctamente redactado.
Se puede usar papel membretado o no.
Debe poseer un cdigo o numeracin correlativo para
que facilite su archivo.
Pertenece a la comunicacin oficial.
Puede ser firmado por una o ms personas.
Cuando es de algn club o comit, generalmente lo
firman varias personas.
Se enva en un sobre cerrado que tiene impreso el
nmero del oficio, datos del destinatario (trato,
nombre y cargo) y la direccin del mismo. Ejemplo:
Oficio N 035-INC-D/06
Seor:
Jorge Lpez Loyola,
Gerente General de Editorial Chan Chan.
Av. Arenales 1486, Lima Jess Mara
Presente
 Clases de oficio

Oficio simple
Oficio mltiple
Oficio de transcripcin
 Oficio simple

Se utiliza cuando el texto o contenido va dirigido a

una sola persona. Generalmente, en caso de una
invitacin, una felicitacin, una peticin,
agradecimiento o informacin de eventos o
actividades culturales y deportivas
 Oficio mltiple
Se usa cuando un mismo tema o texto va dirigido a
distintos y varios destinatarios. Por esta razn, el
nmero de oficio es el mismo para todos los
ejemplares que se van a distribuir.
Los oficios mltiples generalmente son vertical-
descendentes y horizontal. Es decir, van dirigidos a
subordinados o a jefes de instituciones del mismo
nivel o jerarqua.
Se usa para emitir rdenes, instrucciones,
recomendaciones, sugerencias e informaciones a
diferentes oficinas y despachos, simultneamente.
 Oficio de transcripcin
Oficio que sirve para transcribir el contenido de otro
documento, tal como se da en el original,
ntegramente, sin ninguna alteracin. Todo el texto o
prrafos transcritos deben ir entre comillas y ser fiel al
original.
A travs de este tipo de oficio se transcriben
resoluciones, acuerdos, circulares, directivas u otros
textos de inters.
El trato de relacin que se cumple por medio de este
documento es de autoridad a subordinados o entre
autoridades del mismo nivel, dentro y fuera de una
entidad.
 Secciones del oficio de
transcripcin:
Frmula de apertura. Se usa, por ejemplo, la siguiente:
Se ha expedido la siguiente resolucin directoral regional que
dice:
Transcripcin propiamente dicha. Brinda en forma literal el
documento o fragmento que se ha anunciado.
Prrafo de cierre. Suele contener las motivaciones que
impulsan a realizar la transcripcin. Frmula ms usada:
Lo que transcribo a Ud. para su conocimiento y dems fines.
 Partes del oficio
Lugar y fecha. Se anota el lugar desde donde
se enva, el da, el mes y el ao en curso:
Chiclayo, 15 de noviembre del 2006
Numeracin. Se escribe la palabra OFICIO con
mayscula, seguido del nmero de expedicin;
separada por una lnea oblicua, a continuacin
de la sigla de la oficina de procedencia con
letras maysculas, separada por una lnea
oblicua y el ao en curso. Ejemplo:
OFICIO N 142/APAFA-SJ/06
 Partes del oficio
Destinatario. Aqu se escribe el trato,
nombre, apellidos completos y cargo de la
persona destinataria, as como se hace
mencin del lugar en donde est la sede
de la institucin en la que se ejerce tal
cargo. Ejemplo:
Seor:
Dr. Guillermo Guerra Cruz,
Rector de la Universidad Privada Antenor Orrego.
Trujillo.
 Cuando el destinatario ejerce un cargo en forma interina, se
hace notar tal eventualidad, incluyendo en la denominacin de
tal cargo, entre parntesis, la letra e, (e) , de encargado.
Ejemplo:

Seor:
RGER PATIO CASTILLO,
Jefe (e) de la Gerencia de Desarrollo de MINSA.
CIUDAD
 Cuando el oficio no est dirigido a una persona sino
a una institucin o empresa, el tratamiento del
destinatario debe hacerse en plural (Seores).
Ejemplo:

Seores
Universidad Nacional de Pasco Daniel Alcides Carrin.
Apartado Postal 654.
CERRO DE PASCO
Si la sede de la institucin a que pertenece el destinatario se
halla en la misma localidad donde presta servicios el remitente,
se usa, indistintamente, PRESENTE o CIUDAD. Ejemplos:

Seor:
CARLOS TAPIA CALDERN,
Jefe de Operaciones de SENATI.
PRESENTE
_______________________________________________________________
Seor
CARLOS TAPIA CALDERN,
Jefe de Operaciones de SENATI.
CIUDAD
 Partes del oficio

Asunto. Aqu se escribe con mayscula la palabra

ASUNTO, seguido de dos puntos. Luego, en
resumen, se indica con claridad el tema, que ser
explicado en el cuerpo del oficio. Ejemplo:
ASUNTO: Invitacin a la juramentacin del nuevo
alcalde de la ciudad.
 Partes del oficio
Referencia. Se usa slo cuando se necesita
mencionar la numeracin del documento recibido con
anterioridad, a cuyo contenido se quiere dar
respuesta. Esta palabra tambin se escribe con
mayscula y debajo del asunto.
En algunos casos se usa para mencionar decretos,
resoluciones, directivas o convenios.
REFERENCIA: Oficio N 142/2006-DRE-LA LIBERTAD
 Partes del oficio
Cuerpo o texto. En esta parte, la ms importante, se
da a conocer el mensaje en forma clara y precisa.
Suele iniciarse con expresiones como:
Tengo el agrado de comunicarle
Cumplo con poner en su conocimiento
Tengo el honor de dirigirme a usted
Me es muy grato comunicarle
Por la presente
De mi mayor consideracin
Otras frmulas de apertura.

En algunas directivas internas de organismos

estatales se mencionan dos frmulas de apertura:
Tengo el honor, cuando el oficio es dirigido a un
superior.
Y Tengo el agrado, si es enviado a un funcionario
de igual o menor jerarqua.
 Partes del oficio

Despedida. Aqu se muestra amabilidad, cortesa. Se

utilizan expresiones conocidas como:
Hago propicia la ocasin para expresarle los
sentimientos de mi especial consideracin.
Atentamente.
 Partes del oficio
Firma y posfirma.
La firma es la escritura de la rbrica a mano.
La posfirma es la colocacin del nombre y apellidos
de la persona que firma el documento, y a su vez el
cargo que le distingue, ms el sello respectivo si lo
hay.
_______________________
Enrique Cabrera Loyola
Jefe RR. PP. Municipalidad de Trujillo
 Partes del oficio

Iniciales. Al igual que en el memorndum, se

colocan las iniciales del remitente con letras
maysculas y las del mecangrafo con minsculas:
ECL/msa
 Partes del oficio

Anexo. Aqu se indica la documentacin que se

adjunta al oficio, como catlogos, programas,
tarjetas, folletos, etc.:
ANEXO:
-Un programa completo (8 hojas)
- 10 entradas (invitaciones de honor).
 Partes del oficio

Distribucin. Se usa, generalmente, en los oficios

mltiples, porque aqu se mencionan a las personas
y/o dependencias a quienes va dirigido el oficio:

DISTRIBUCIN:
-Jefes de Departamento.
-Diarios de circulacin local.
 LA SOLICITUD

Caractersticas. Estructura.
La solicitud es un documento que una persona dirige
a otra que ostenta un cargo o una funcin pblica o
privada, para pedir el goce de un derecho, beneficio o
servicio que se considera que puede ser atendido.
Toda solicitud debe escribirse con una copia
simple, la misma que le servir al recurrente como
constancia para reclamos posteriores o para agilizar y
exigir respuestas inmediatas.
Consta de las siguientes partes:
Sumilla.
Destinatario.
Datos personales del solicitante.
Cuerpo o texto.
Prrafo de cierre o final.
Lugar y fecha.
Firma del remitente.
 Sumilla
Va en el margen superior derecho. Se escribe la palabra
SOLICITA seguido de una sntesis de lo que se pide en el
cuerpo o texto de la solicitud. Debe ser breve, especfico,
claro y escrito con maysculas y, si es posible, subrayado.
Ejemplo:

__________________________________________________
SOLICITA: RECONOCIMIENTO
PAGO DE COMPENSACIN POR
TIEMPO DE SERVICIOS (CTS)
 Destinatario
Es la parte a quin va dirigida la solicitud, persona natural o
jurdica. Se nombra la funcin o cargo que desempea el
destinatario. Y, en rengln seguido, las iniciales, con letras
maysculas, de las primeras palabras del tratamiento. Ejemplo:

Seor Director del Centro Educativo Ramn Castilla.

S.D.
______________________________________________
Seor Jefe del Registro Civil de Trujillo.
S.J.
 Datos personales del solicitante
Son todos los datos que identifican al recurrente o solicitante:
nombres y apellidos, nacionalidad, estado civil, edad, profesin
u ocupacin, nmero de DNI, y domicilio.
Para un empleado pblico, adems: tiempo de servicio,
cdigo, especialidad.

Para un estudiante universitario: universidad y facultad en

donde estudia, ao de estudio o ciclo, seccin, nmero de
matrcula, etc.
Cada caso o dependencia, requiere de datos especficos.
 Cuerpo o texto
En esta parte se expone en forma detallada la razn o el
objetivo del pedido. Por la naturaleza del tema, a veces puede
dividirse en prrafos. El cuerpo comienza siempre con la
palabra Que. Ejemplo:
Que, teniendo que seguir una serie de trmites, para solicitar
un prstamo del Banco de Trabajo y siendo uno de los
requisitos la presentacin de una constancia domiciliaria,
suplico a Ud., Seor Comisario, se me expida dicha
constancia, lo antes posible, con la verificacin que el caso
requiera.
Si queremos escribir varios motivos, podemos dividir
el cuerpo de la solicitud en varios prrafos,
separndolos por punto aparte.
Cada uno de los prrafos del cuerpo o texto se
inician con el vocablo Que, al igual que el primer
prrafo.
 Prrafo de cierre o final
Suele redactarse con frases conocidas. como:

Por lo tanto: (o)

Por lo expuesto:
Ruego a Ud. acceder a mi peticin por ser de justicia.
La expresin final puede variar:
por ser de justicia (si lo que se pide es un derecho)
es gracia que espero alcanzar. (si lo que se pide es un
favor).
 Lugar y fecha

Se especifica el lugar, el da, el mes y el ao en el cual se ha

redactado o presenta la solicitud, despus del prrafo de
cierre. Ejemplo:

Por lo expuesto:
Ruego a Ud. acceder a mi peticin por ser de justicia.
Trujillo, 15 de noviembre del 2006.
 Firma del remitente
En esta parte el remitente, que es el recurrente, estampar
su firma. Se escribe en la parte derecha central.

______________________
Eduardo Paz Esquerre
 SOLICITO: CONSTANCIA DE
MATRCULA
SEOR DECANO DE LA FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES DE LA UNMSM
S.D.
ROBERTO CAMPOS ACEVEDO, estudiante del primer ao acadmico de la
Escuela Profesional de Sociologa, turno tarde, aula 11, con cdigo N 34D489912,
domiciliado en la Av. Los Precursores 519, Surco, ante Ud., respetuosamente
expongo:
Que me es necesario presentar una constancia de matrcula a la Subjefatura
de Estadstica de mi centro de labor, a fin de que me den facilidades para asistir a
clases. Por tal motivo solicito a Ud. se sirva ordenar, a quien corresponda, la
expedicin del mencionado documento. Con tal motivo, acompao a la presente el
recibo de pago al Banco de la Nacin, por derecho de constancia.
Por lo expuesto:
Ruego a Ud. atender mi pedido por ser de justicia.
Surco, 4 de abril del 2006.
(Firma)