CENTRO DE ESTUDIOS UNIVERSITARIOS

16 DE SEPTIEMBRE
FORMANDO Y FORTALECIENDO EL ESPIRITU HUMANO

1.1 Gestin por procesos.

La gestin de procesos se fundamenta en la dedicacin de un directivo a cada

uno de los procesos de la empresa, teniendo toda la responsabilidad de conseguir la
finalidad que tal proceso persigue. En la gestin por procesos se incorporan estas
funciones de gestin en un sistema integrado, que apoyndose en las posibilidades de
la informtica, da coherencia interna a los procesos empresariales actuando
directamente en las transacciones.
La gestin por procesos consiste, pues, en gestionar integralmente cada una de
las transacciones o procesos que la empresa realiza. Los sistemas coordinan las
funciones, independientemente de quien las realiza. Toda la responsabilidad de la
transaccin es de un directivo que delega, pero conservando la responsabilidad final del
buen fin de cada transaccin. La direccin general participa en la coordinacin y
conflictos entre procesos pero no en una transaccin o proceso concreto, salvo por
excepcin.
Propugnamos considerar siempre dos tipos de output:
a) De producto tangible que posteriormente ser sometido a control de calidad.
b) Finalista, de eficacia (resultados) o sus sinnimos valor, satisfaccin, que tambin
mediremos.
Entre estos dos output tiene que haber un gap o desfase temporal durante el cual el
cliente hace alguna actividad (una parte del proceso del cliente). Cuando retiramos el
coche despus de arreglar una avera mecnica, el primer output, de producto, es la
recogida del coche reparado en el taller, mientras que el segundo, de eficacia, no se
producir hasta que no hayamos comprobado su correcto funcionamiento despus de
realizar un viaje.
Proponemos alternativas de outputs para diferentes procesos; la evaluacin y seleccin
de la alternativa ms adecuada ha de ser con criterios de valor.
Todo proceso tiene tres elementos;

Texto reproducido nicamente con fines didcticos para su anlisis documental dentro de la formacin profesional. Los derechos de autora
corresponden al titular de la obra, recomendando la adquisicin integral del texto para profundizar en el pensamiento del autor y los avances en el campo
disciplinar al que se enfoca su trabajo.
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1. Un input (entrada principal), producto con unas caractersticas objetivas que

responda al estndar o criterios de aceptacin definido: la factura del suministrador con
los datos necesarios.
2. El input es un producto que provienen de un suministrador (externo o interno);
es la salida de otro proceso (precedente en la cadena de valor) o de un proceso de
proveedor o del cliente.
3. La existencia del input es lo que justifica la ejecucin sistemtica del proceso.
Los controles se consiguen en una combinacin de controles estructurales y sistemticos
(a travs de los sistemas), pero con preponderancia de estos ltimos sobre los primeros.
La estructura puede o no coincidir con el proceso, ya que un mismo puesto de trabajo
puede realizar funciones para distintos procesos.
La gestin por procesos no es un modelo ni una norma de referencia, sino un cuerpo de
conocimientos con principios y herramientas especificas que permiten hacer realidad el
concepto de que la calidad se gestiona.

Gestin de la Calidad:
Al orientar el esfuerzo de todos a objetivos comunes de la empresa y clientes.
El principal criterio para el diseo de los procesos es el aadir valor tanto en
los propios procesos como en las actividades que los integran.
Los procesos son el norte de los esfuerzos de mejora para disponer de
procesos ms fiables o mejorados, que al ejecutarse peridicamente inducen
eficacia en el funcionamiento de la organizacin.

1.2 Planificacin del proceso:

Mtodo de trabajo, procedimiento, hoja de proceso, gama, instruccin tcnica,

instruccin de trabajo, etc. Es la descripcin de la forma de utilizar los recursos, quien
hace que, cuando y muy ocasionalmente el cmo.

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Se incluye el mtodo para la medicin y el seguimiento del:

Funcionamiento del proceso (medicin y evaluacin).
Producto del proceso (medida de cumplimiento).
La satisfaccin del cliente (medida de satisfaccin).
Medio ambiente o entorno en el que se lleva a cabo el proceso: Un proceso est bajo
control cuando su resultado es estable y predecible, lo que equivale a dominar los
factores del proceso, supuesta la conformidad de input.
Igualmente, la gestin por procesos est entre prcticas ms avanzadas de gestin
empresarial ya que:

Permite desplegar la estrategia corporativa mediante un esquema de Procesos

clave. Entendemos que un proceso merece ser caracterizado como clave
cuando esta directamente conectado con la estrategia corporativa, relacionado
con algn factor para el xito de la empresa o con alguna de sus ventajas
competitivas.
Se fundamenta en el trabajo en equipos. Equipo de proceso, permitiendo hacer
realidad la gestin participativa.
En la medida que los procesos son transversales, atraviesan los
departamentos de la empresa, contribuyen a cohesionar la organizacin.
Busca la eficacia global (empresa) y no solo la eficacia local (departamento).

Si resumimos, en la gestin tradicional la direccin general tiene que intervenir con

mucha frecuencia en transacciones completas, debido a que en una misma transaccin
intervienen muchos departamentos o reas con distintos responsables cuya nica
coordinacin puede conseguirla la alta direccin.
En la gestin por procesos cada tipo de transaccin o proceso tiene un responsable que
es el encargado de coordinar todas las funciones que interviene en el mismo, y por ende
es responsable del buen fin de la transaccin.
Para ello, en el diseo de los procesos es imprescindible definir las responsabilidades de
cada funcin y su contribucin a la finalidad del proceso, as como, definir las tomas de
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decisiones, incorporando a los sistemas informticos. Las excepciones a los mismo

debern ser analizadas por el responsable de la funcin quien por delegacin del
director.
La secuencia de actividades propiamente dicha que precisan de medios y recursos con
determinados requisitos para ejecutarlo siempre bien a la primera: una persona con la
competencia y autoridad necesaria para asentar el compromiso de pago, hardware y
software para procesar las facturas, un mtodo de trabajo (procedimiento), un impreso e
informacin sobre que procesar y como (calidad) y cuando entregar el output al siguiente
eslabn del proceso administrativo.
Un output (salida), producto con la calidad exigida por el estndar del proceso: el impreso
diario con el registro de facturas recibidas, importe, vencimiento, etc. La salida es un
producto que va destinado a un usuario o cliente (externo o interno); el output final de
los procesos de la cadena de valor es el input o una entrada para un proceso del cliente.
Recordemos que el producto del proceso (salida) ha de tener un valor intrnseco, medido
o evaluable, para su cliente o usuario.

Factores de un Proceso:
Personas. Un responsable y los miembros del equipo de proceso, todas ellas con
los conocimientos, habilidades y actitudes (competencias) adecuadas. La contratacin,
integracin y desarrollo de las personas la proporciona el proceso de Gestin de
Personas.
Materiales. Materias primas o semi-elaboradas, informacin (muy importante
especialmente en los procesos de servicio) con las caractersticas adecuadas para su
uso. Los materiales suelen ser proporcionados por el proceso de gestin de proveedores.
Recursos fsicos: Instalaciones, maquinaria, hardware, software que han de estar
siempre en las adecuadas condiciones de uso.

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Referencias Consultadas:

Jos Antonio Prez Fernndez de Velasco (2012). Gestin por procesos. Espaa: ESIC.

Procesos Univalle. S/f. Disponible en:

http://procesos.univalle.edu.co/documentos/CAPACITACION/Cartilla_capacitacion_pro
cesos.pdf

Ricardo Fernndez Garca (2006). Sistema de Gestin de la Calidad, Ambiente y

Prevencin de Riesgos Laborales. Espaa: Club universitario.

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