4.

PLANEAMIENTO DE VENTAS Y OPERACIONES (S&OP)

Es el proceso de revisar continuamente el plan estratgico de negocios y coordinar los planes de
los diferentes departamentos. SOP es un plan de negocios plurifuncional que involucra ventas y
mercadotecnia, desarrollo de producto, operaciones, y administracin gerencial. Operaciones
representa la fuente, as como mercadotecnia representa la demanda. SOP es el escenario donde
el plan de produccin se desarrolla.
La eficiencia de su cadena de suministro, as como la rentabilidad de su negocio, confan en su
plan de ventas y operaciones. Es su plan el que determina el xito en satisfacer las demandas de
sus clientes y en poner todos los recursos a trabajar en sincronizar la oferta para satisfacer la
demanda. El Planeamiento de Ventas y Operaciones une su plan operativo a su plan de negocio
estratgico, ofreciendo una visin holstica de la demanda, oferta y finanzas para que usted
pueda literalmente realizar un planeamiento para lograr rentabilidad.
Aunque el plan estratgico de negocios es actualizado anualmente, el plan de ventas y
operaciones es un proceso dinmico en el cual los planes de la compaa son actualizados
regularmente, usualmente y al menos mensualmente. El proceso empieza con los
departamentos de ventas y mercadotecnia, que comparan la demanda actual con el plan de
ventas, evaluar el potencial del mercado y pronosticar la demanda futura. El plan de
mercadotecnia actualizado entonces es comunicado a manufactura, ingeniera, y finanzas,
quienes ajustan sus planes para cumplir el plan de mercadotecnia revisado. Si estos
departamentos detectan que no pueden cumplir el nuevo plan de mercadotecnia, entonces este
plan debe ser ajustado
4.1 ELEMENTOS PRINCIPALES:

a) La administracin de la demanda; cuya funcin principal es reconocer todas las demandas

de bienes y servicios que requiere el mercado.
Qu es lo que los clientes quieren comprar?
Cmo est preparada la empresa para vender?
Qu est comprometida la empresa a vender?
b) El Programa Maestro de Produccin (MPS, por sus siglas en ingls) este es un proceso
diseado para balancear la demanda y el suministro a un nivel de detalle.
c) El Rough-Cut Capacity Planning (RCCP) es el proceso para convertir el programa maestro de
produccin (MPS) en requerimientos para los recursos clave como tiempo, maquinaria,
espacio, recurso econmico
ESQUEMA FUNDAMENTAL DEL S&OP:
4.2 Objetivos:
INCREMENTAR LA CONFIABILIDAD
REDUCIR EL TIEMPO Y EL
DESPERDICIO
MEJORAR LA COORDINACIN
Administracin de la calidad total
Control estadstico del proceso
Estndares ISO
Justo a tiempo
Planeacin de recurso de la empresa
Planeacin de operaciones y ventas

4.3 EN QU CONSISTE?
Con Planeamiento de Ventas & Operaciones, los ejecutivos consensan un nico plan operativo
que equilibra rentablemente la oferta con la demanda y alinea los objetivos ejecutivos del
negocio. Planeamiento de Ventas & Operaciones ofrece un marco holstico para balancear la
demanda con la oferta e incorpora medidas financieras claves que le aseguran que su plan
operativo est alineado a su plan estratgico para lograr los mejores resultados de negocio
posibles.
Con escenarios del tipo "qu pasara si" tanto para la demanda como para la oferta, usted
puede identificar el mejor plan para lograr sus objetivos financieros y de servicio al cliente,
responder ms rpido al panorama en constante cambio de la demanda y asegurar que su
proceso de S&OP contine siendo fuerte en todo su negocio.
Diseado para fabricantes y distribuidores, Planeamiento de Ventas & Operaciones trabaja con
sistemas de planeamiento de la cadena de suministro ERP convencionales para ofrecer
informacin y brindar soporte a un plan de consenso entre:

Ejecutivos senior

Gerente de planeamiento de la demanda

Gerentes de produccin

Gerentes de inventario

Gerentes financieros
4.3 QU ES REALMENTE EL S&OP?

Es un Proceso de toma de decisiones mediante un plan factible, nico y consensado que busca
el balance entre la demanda y la produccin mejorando la comunicacin y eficiencia de todas
las reas involucradas con el fin de cumplir las estrategias y objetivos tanto particulares como
globales de la empresa.
El rea de marketing, determina el tipo de producto que se ha de introducir al mercado, estima
la demanda y considera dos entornos: peor caso o entorno pesimista y mejor caso o entornos
optimistas, anlisis de la competencia, costes de mercadeo asociados, etc. Estos resultados
son inscritos en una tabla dinmica, que se compara con los resultados de operaciones
similares (si es que hay estadstica al respecto), es aqu donde entra la Logstica. El responsable
logstico determina el proceso de la cadena de suministro, contabilizando tiempos,
operaciones, formas de transporte utilizados, los costes de almacenaje, la distribucin,
mermas, prdidas estimadas y finalmente traduce a costos unitarios todos los procesos que le
ataen a su rubro. Se unen al equipo, los comerciales, que van a ser los responsables de
ejecutar el plan de marketing, soportados por la logstica, aportando sus estimados de ventas
del producto analizado en cuestin, esta operacin indicar que canales comerciales utilizar,
como seran: canales de distribucin mayorista, canales detallistas, canal directo al cliente;
canal de flujo continuo (para productos de consumo masivo), de modo tal que bajo sus propias
tcnicas comerciales alcancen el producto al consumidor. Ellos asumen una cuota de ventas
del producto en cuestin. Finalmente, con todos los datos en la tabla, el financiero introduce
la valoracin para la empresa de los estimados, cuyos resultados debern estar alineados a las
directivas sobre mrgenes, ratios financieros y capital de trabajo y como se ver este afectado
por el producto a comercializarse.

4.4 CUNDO SE NECESITA S&OP?

Cuando existen diferentes previsiones en diferentes departamentos con diferentes

propsitos.
Cuando falta comunicacin entre los diferentes departamentos.
Para unir los planes estratgicos con los operativos, a travs de una planificacin nica
(todas las reas), anticipada (a varios meses vista) en diferentes medidas (Unidades, $, %).
 Con el fin de implantar las mejores prcticas mundiales, estructurar y formalizar sus
procesos a travs de una metodologa de trabajo probada y garantizada para aumentar la
productividad y competitividad de la empresa.

4.5 FUNCIONES:
Planeamiento de Ventas & Operaciones cierra la brecha entre operaciones y estrategia. El
sistema S&OP tiene procesos pre configurados e indicadores clave de desempeo que crean un
marco para equilibrar la demanda y la oferta.
Con Planeamiento de Ventas & Operaciones usted tendr:
Equilibrio entre la Oferta y la Demanda. Planifique su empresa para cualquier grupo de

productos, clientes, geografa o canal de llegada al mercado y asegurar poder cumplir con
su plan de demanda. Planifique en unidades, ventas, valores o costosy vea el impacto
sobre su negocio.
Simulaciones "qu pasara si". Ejecute escenarios para varios perfiles de oferta y

demanda y compare alternativas del tipo "qu pasara si" que muestren un posible
impacto financiero sobre diferentes eventos estratgicos, operativos y tcticos. De este
modo, usted podr alinear sus operaciones con los objetivos del negocio.
Soporte para procesos S&OP. Planeamiento de Ventas & Operaciones dirige su procesos

de negocio S&OP. Una funcin integrada de gestin de tareas hace cumplir su procesos,
asegurando que las tareas se realicen a tiempo por las personas adecuadas. Usted tambin
documentar actividades y decisiones tomadas y el sistema har un seguimiento de todos
los cambios en la demanda o en la oferta informando el cumplimiento.
Almacn de informacin comn. Utilice datos importados desde fuentes mltiples,

incluyendo demanda, inventario y planeamiento de la produccin como un sistema de

informacin comn y la base de un anlisis profundo de su negociodesde historial de
previsiones y ventas hasta el suministro.
Sincronizacin de unidades y monedas. Ofrezca una visin comn de su negocio con un

sistema que sincronice las previsiones monetarias y la unidad de previsin para tomar
mejores decisiones. Evite el escenario comn y desacertado en el que el personal de
finanzas ve slo el aspecto financiero del negocio y el personal de operaciones ve slo el
volumen de productos fabricados y enviados.
Red de colaboracin. Utilice una nica plataforma para sincronizar y racionalizar sus ventas

y previsiones operativas en todas las reas funcionales: diseo, suministro, operaciones,

 marketing, finanzas y otros sectores interesados. Colabore utilizando un juego de
informacin en un lugar que el sistema compila automticamente y almacena para permitir
anlisis interactivos e impulsar un plan de consenso.
Alertas de eventos. Ofrezca un sistema proactivo que permita a los ejecutivos recibir

automticamente alertas para planificar desvos y otros eventos y realizar ajustes en forma
efectiva. Analice excepciones para determinar causas, comunicarlas a las personas
adecuadas y mejorar as su plan y procesos. El flujo de trabajo impulsa a todos a realizar
revisiones y aprobaciones a tiempo.
Medicin de indicadores clave de desempeo. Revea y mejore su desempeo en forma

continua evaluando el progreso hacia sus objetivos financieros. Haga el seguimiento de sus
supuestos para acordar una previsin unificada y mejoras continuas.

4.6 QU IMPLICA?
Usted tendr las herramientas que necesita para:
Mejorar los ingresos por facturacin mediante una mejora de los niveles de cumplimiento
de los clientes y la rentabilidad bruta con un mejor uso de sus recursos de suministro.

Responder con mayor celeridad y confianza a los cambios en el desempeo de la demanda-

oferta.

Crear y mantener presupuestos operativos ms precisos y hacer un seguimiento de los

mismos contra resultados reales.

Mejorar el desempeo de su negocio porque los lderes en S&OP tienen cadenas de

suministro y costos operativos ms bajos, ciclos de tiempo de efectivo a efectivo ms
rpidos y niveles de servicio al cliente ms altos.

Planeamiento de Ventas & Operaciones ayuda a los fabricantes y distribuidores como usted a
optimizar sus procesos de negocio alineando mejor los planes estratgicos y las ejecuciones
operativas. Usted tomar decisiones con ms seguridad, basadas en una visin empresarial de la
demanda, oferta y condiciones financieras para servir mejor a sus clientes mientras protege sus
ganancias.
4.7USO DEL S&OP MEDIANTE PROGRAMA TECNOLGICO:

Para poder lograr todos estos resultados es recomendable una plataforma tecnolgica que
soporte este proceso debido a que el S&OP se encarga de integrar y sincronizar la informacin de
diferentes aplicaciones software dentro de una determinada empresa. Algunos de las muchas
plataformas que se encuentran a disposicin son:

1. Sistema de Planeacin de la Demanda (Demand Manager DM): Se genera toda la informacin

de pronsticos de ventas.
2. Sistema de Administracin de la Produccin ( Production Scheduling PS): Encargado de planear
la produccin de acuerdo a las demandas considerando las capacidades de las fbricas y niveles
de inventario.
3. Sistema de Administracin de la distribucin (Distributed Requirements Planning DRP): Se
encarga de la logstica de distribucin considerando la optimizacin de costes de envo,
capacidades y tiempos de traslado.

4.8CUNDO FRACASA EL S&OP?

Cuando no hay una clara determinacin y entendimiento por parte de los

involucrados.
Cuando el proceso es manual y tedioso a travs de hojas de clculo y mucho trabajo
manual.
Cuando falta apoyo por parte de la alta direccin de la empresa.

4.9PLATAFORMA TECNOLGICA DEL S&OP:

1. Sistema de Planeacin de la Demanda (Demand Manager DM):

Se genera toda la informacin de pronsticos de ventas.
2. Sistema de Administracin de la Produccin ( Production Scheduling PS):
Encargado de planear la produccin de acuerdo a las demandas considerando las capacidades
de las fbricas y niveles de inventario.
3. Sistema de Administracin de la distribucin (Distributed Requirements Planning DRP):
Se encarga de la logstica de distribucin considerando la optimizacin de costes de envo,
capacidades y tiempos de traslado.
 4. Sistemas de integracin de informacin (Enterprise Resource Planning ERP)
Incluyen la estructuracin de estos software dentro de un Sistema de Administracin de la
Cadena de Suministros (Supply Chain Management SCM).

PROCESO MENSUAL DEL S&OP:

a) Ejecucin del pronstico de ventas:

Agrupar todos los datos de ventas pasadas, anlisis de las tendencias e
informes de previsiones.
b) Proceso de Planificacin de la demanda:
Validacin de las previsiones, comprensin de los orgenes de la demanda,
introduccin de la variabilidad, comprobacin de los stocks y compromisos
de servicio con los clientes.
c) Proceso de Planificacin del suministro:
Evaluar la posibilidad para cubrir la demanda revisando la capacidad
disponible planificando las operaciones requeridas.
d) Reunin Pre S&OP e Integracin:
Introduccin de las consideraciones financieras en el balance suministro-
demanda (Impacto, restricciones).
e) Reunin Ejecutiva de SO&P e Implementacin:
Finalizar el plan e implementarlo

Como apoyo de Gestin Organizacional y Tecnolgico:

En la actualidad uno de los principales problemas en las empresas es la falta de

comunicacin entre departamento para garantizar el alineamiento de objetivos y
estrategias. En funcin de estas necesidades surgi desde la dcada de los 80s lo que se
llama La Planeacin de Ventas y Operaciones (S&OP).

4.7 PLANEAMIENTO DE VENTAS & OPERACIONES MARCA LA DIFERENCIA

A diferencia de otros sistemas de gestin de la cadena de suministro, S&OP es el nico que ofrece:
 S&OP moldeamiento de proceso.
Modele sus propios procesos de negocio S&OP en el sistema y hgalo cumplir utilizando
una gestin de tareas y alertas incorporada.
Escenario de planeamiento "qu pasara si".
Cree diferentes escenarios de planeamiento de la demanda y comprelos con distintos
escenarios de planeamiento de la oferta -cada uno con su propio anlisis financiero,
facturacin por ventas y costos- y elija el plan que mejor le sirva a las demandas de sus
clientes y a su negocio.
Integracin con cualquier ERP.
Obtenga una integracin previa con Infor ERP o, utilizando su plataforma abierta, intgrela
fcilmente a cualquier sistema que no sea de Infor o cualquier otro sistema especializado
de planeamiento de la cadena de oferta y demanda.
Anlisis incorporados.
Obtenga una visin profunda de su plan operativo en cualquier compaa a nivel de
agrupacin, producto, cliente y geografa. Analice previsiones, datos reales, inventario,
planes de oferta y visin en cualquier unidad, valor de ventas o costos.
4.4 Beneficios:

En el transcurso de los aos esta herramienta de gestin ya ha sido implementada en las

grandes y medianas empresas debido a que es de gran apoyo para la toma de decisiones,
por medio de reuniones peridicas operativas y ejecutivas, garantizando diversos
beneficios tanto cuantitativos como cualitativos, las cuales algunas de ellas se detallar a
continuacin:

Mayor comunicacin entre todas los departamentos de la empresa las cuales tienen
un papel importante dentro de la organizacin.
Generacin de una mayor visibilidad de problemas y resultados futuros por medio de
escenarios hipotticos que permiten detectar factores de riesgo con el fin de
eliminarlos con mayor anticipacin.
Mayor nmero de das de cobertura (producto en inventario/ demanda diaria
requerida) en puntos de venta o almacenes de distribucin.
Mayor adherencia a la demanda de ventas, la cual quiere decir que los productos o
insumos a distribuir van a tener un incremento con respecto al pedido.
 Disminucin en costes de produccin, transporte y almacenaje.
Mejor control y seguimiento en el lanzamiento de promociones y nuevos productos
para lograr el cumplimiento de estrategias y objetivos.

Es importante resaltar que un SOP efectivo es un proceso de planeacin a nivel ejecutivo

que envuelve el potencial de hacer mediaciones significantes entre los diferentes
departamentos de la compaa. De esta forma los ejecutivos involucrados en la planeacin
pueden asegurar que se ha hecho el mejor enfoque entre volumen y variedad y que el
suministro y la demanda se han balanceado desde el mejor enfoque posible.
Tambin notar que SOP no planean la produccin como tal, sino que se enfoca en generar
un plan muy minucioso acerca del uso de los recursos de la compaa. Estos recursos no
solo incluyen a produccin, sino a recursos humanos, ventas, finanzas, y virtualmente todas
las dems funciones en la compaa. SOP debe plasmar la visin y estrategias desarrolladas
en el plan estratgico de negocios, y debera funcionar como un plan simple y enfocado
sobre cmo administrar el negocio completo.