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Examen Especial PDF
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EXAMEN ESPECIAL
Manejo financiero de recursos por una entidad durante un perodo determinado, en relacin a la
normativa legal y normas reglamentarias aplicables a la gestin examinada.
Cumplimiento de la ejecucin del presupuesto en relacin a la normativa legal y normas
reglamentarias.
Denuncias de diversa ndole.
Cumplimiento de la normativa legal en los procesos licitarios y adjudicaciones de bienes,
servicios y obras.
Cumplimiento de operaciones de endeudamiento pblico.
Cumplimiento de contratos para la adquisicin de bienes y/o servicios u obras pblicas celebrados
por las entidades.
El proceso para llevar a cabo un examen especial es similar al de una auditora de gestin,
es decir, comprende: planificacin, ejecucin e informe; sin embargo, existen algunos
matices de diferencia en cada una de las etapas del proceso.
Las Normas de Auditora Gubernamental y la Parte General de este Manual son aplicables
para la planificacin, ejecucin e informe del examen especial. El examen especial es
efectuado por la Contralora como parte del trabajo necesario para emitir el informe sobre
la Cuenta General de la Repblica.
Como el desarrollo del examen especial se encuentra focalizada en una rea o asunto
especfico, las actividades que se cumplen durante la fase de planeamiento consisten,
bsicamente, en la obtencin de un adecuado entendimiento sobre los aspectos
identificados que sern materia de examen, identificacin de las lneas de autoridad y
responsabilidad involucradas, el marco legal y normas reglamentarias aplicables.
En la fase de ejecucin del examen especial el auditor aplica las pruebas de auditora que
considere apropiadas en las circunstancias, para obtener evidencia suficiente, competente y
pertinente que soporte los hallazgos identificados. Si en el transcurso de ella el auditor
determina situaciones que se refieren a indicios razonables de comisin de delito, debe
elaborar el correspondiente Informe Especial, de conformidad con las disposiciones
establecidas en las normas de auditora gubernamental emitidas por la Contralora General
de la Repblica.
La estructura del informe del examen especial es la misma utilizada para el informe de
auditora de gestin. Como las observaciones se refieren a situaciones de incumplimiento
de la normativa legal o normas o reglamentarias, segn corresponda, stas son planteadas,
generalmente, en un sentido negativo.
7.2 PROCESO METODOLOGICO
7.2.1720 Planeamiento
7.2.1 PLANIFICACION
La fase de planificacin del examen especial se inicia con la seleccin y/o programacin de
la entidad a ser examinada y, dentro de ella, el rea o asuntos especficos objeto de examen.
La planificacin provee una estrategia tentativa para orientar los esfuerzos de auditora.
Los criterios a utilizarse en el examen tienen relacin, generalmente, con la normativa legal
y disposiciones de carcter reglamentario. La identificacin de dicho marco debe llevarse a
cabo, con el fin de definir las implicancias legales que se derivan de las situaciones o actos
que sern materia de examen, debiendo solicitarse de ser necesario el apoyo del rea legal
correspondiente.
Como resultado de las tareas de esta fase, en concordancia con las Normas de Auditora
Gubernamental y la Parte General del Manual, se elabora el plan especfico del examen y el
memorando de planificacin que constituyen los documentos de soporte de las principales
decisiones adoptadas, con respecto a los objetivos, alcance y metodologa a utilizar en la
ejecucin del examen especial. La fase de planificacin concluye con la formulacin del
programa del examen.
El origen del examen se refiere a los motivos que han generado su ejecucin.
Los objetivos del examen se refieren a lo que desea lograrse, como consecuencia de la
ejecucin del examen. El entendimiento de los objetivos del examen por parte del equipo
de auditora, es esencial para que ste tenga xito. En caso de duda, es conveniente que el
auditor recurra a otros niveles de decisin para obtener una apropiada explicacin sobre lo
que desea lograrse. El auditor debe identificar las caractersticas especficas del asunto o
actividad por examinar y las particularidades del medio ambiente en que ocurrieron los
hechos. La identificacin del perodo a examinar y la profundidad del trabajo a ejecutar son
factores importantes para establecer el Alcance del examen, en funcin al asunto por
evaluar.
Los criterios de auditora identifican las normas legales y reglamentarias o normas de los
sistemas administrativos que la entidad se encuentra obligada a cumplir para el desarrollo
de sus actividades y operaciones. Este marco debe corresponder a la normatividad que se
encontraba vigente a la fecha en que ocurrieron los asuntos que sern examinados por el
equipo de auditora.
El rubro recursos de personal del plan debe describir las caractersticas profesionales de los
miembros del equipo auditor y sus cargo, as como los especialistas que fueran necesarios
para el desarrollo de los trabajos.
La informacin administrativa constituye el punto final del programa del examen, en cuyo
contenido debe describirse el nmero de horas programadas (presupuesto de tiempo) y los
datos relativos a la elaboracin y fecha de entrega del informe a emitir.
7.2.2 EJECUCION
730 Fase de Ejecucin
Con la aplicacin del programa elaborado se inicia la fase de ejecucin del examen
especial, cuyo propsito es obtener la evidencia suficiente, competente y pertinente, en
relacin a los asuntos o hechos evaluados. Esta fase se lleva a cabo de conformidad con los
lineamientos expuestos en las Normas de Auditora Gubernamental correspondientes y en
la Parte General de este Manual, pudindose adoptar procedimientos y pruebas especficas
descritas para las auditoras financiera y de gestin en lo que fuere aplicable.
Algunas veces, la naturaleza del examen especial a ejecutar puede ser de ndole repetitiva
en varias entidades. En estos casos, podra adaptarse un programa modelo o pre establecido,
con los ajustes indispensables por las particularidades de cada entidad. Un ejemplo tpico es
el caso de la verificacin del cumplimiento de las disposiciones que regulan la adquisicin
de bienes y servicios bajo las modalidades establecidas por la ley de la materia.
El equipo encargado debe tener presente que los programas de auditora en determinadas
circunstancias, pueden ser modificados durante la fase de ejecucin del examen, por
situaciones tales como que un control en el cual nos apoyamos para reducir el alcance de
nuestras pruebas, result apropiado slo durante una parte del perodo o, un posible
hallazgo de auditora que no resulta de significacin frente a otros, detectados durante la
bsqueda de evidencias.
Los procedimientos de auditora mas utilizados en los exmenes especiales suelen ser:
Declaraciones de funcionarios.
Confirmaciones.
Inspecciones fsicas.
Revisin documentara.
Cuando se considere apropiado revelar indicios sobre actos ilegales o irregulares debe
solicitarse la asesora legal pertinente, de modo de evitar situaciones que se deriven de la
falta de respaldo de las observaciones.
Confirmaciones
Inspeccin fsica
Revisin documentaria
Los procedimientos descritos y otros que considere necesario llevar a cabo el auditor, deben
permitirle establecer conclusiones en relacin a los objetivos del examen. Para este
propsito, obtenida la evidencia, debe evaluarse la misma para definir su competencia,
pertinencia y suficiencia, conforme a lo tratado en las partes anteriores este Manual.
A continuacin, el auditor debe evaluar la evidencia contra el criterio acordado para cada
objetivo, teniendo en consideracin:
7.2.3 INFORME
740 Elaboracin del informe
El informe representa el producto final del trabajo del auditor y en l se presentan sus
observaciones, conclusiones y recomendaciones, expresadas en juicios fundamentados
como consecuencia del anlisis de las evidencias obtenidas durante la fase de ejecucin.
El informe de examen especial debe reflejar solamente los comentarios sobre las
observaciones significativas y aspectos de importancia, debiendo los asuntos de menor
relevancia ser comunicados por el auditor a la entidad mediante el memorando de control
interno para que la entidad adopte las medidas que considere pertinente para su correccin
y mejoramiento, acorde con las recomendaciones formuladas.
Si se detectasen hechos o situaciones que, por las evidencias obtenidas por el equipo de
auditora, configuraran indicios razonables de la comisin de delito(s), deber procederse a
formular y emitir el correspondiente Informe Especial para Denuncia Penal regulado por la
NT.4.20, cuya estructura y contenido se sujetar a lo prescrito sobre el particular en la Gua
para la Preparacin y Elaboracin del Informe de Auditora Gubernamental.