GSO-P-RL-002

IDENTIFICACIN DE REQUISITOS LEGALES Y OTROS REQUISITOS

rea responsable del documento

Vicepresidencia Administrativa
inicial:
Aprobacin del documento inicial: Decisin de Presidencia No. 111/08
Aprobacin(es) de Decisin de Presidencia No. 119/08 - 084/09 - 028/10 - 048/10
actualizacin(es): 076/10 015/11
Decisin de Presidencia No. 0000007
Aprobacin de ltima
Actualizacin No. 9
actualizacin:
Fecha: Enero 23 de 2012
Actualizacin Nombre Cargo rea

Preparada
Carlos A. Agudelo G. Asesor Vicepresidencia Administrativa
por:

Nombre Cargo rea

Revisada
por: Marielly moya
Vicepresidente Vicepresidencia Administrativa
espinosa

1. OBJETIVO

Establecer la metodologa para la identificacin, actualizacin y verificacin de los

requisitos legales y otros requisitos relacionados con los riesgos de seguridad y salud
ocupacional (SySO) de EEB y definir los mecanismos para su continua verificacin y
evaluacin del cumplimiento.

2. ALCANCE

Este procedimiento aplica a los procesos, actividades y proyectos que realice la

Empresa de Energa de Bogot, y que sean parte de su Sistema de Gestin, que exijan
la aplicacin de requisitos legales, reglamentarios y otros compromisos de carcter
voluntario.

3. DEFINICIONES

3.1 Requisito: Necesidad o expectativa, generalmente implcita (1) u obligatoria.

(1) Nota: Generalmente implcita significa que es habitual o una prctica comn para la organizacin, sus
clientes y otras partes interesadas que la necesidad o expectativa bajo consideracin est implcita

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3.2 Requisito legal: Exigencia o prohibicin derivada de disposiciones legales,

reglamentarias o normativas cuyo cumplimiento es de carcter obligatorio para la
empresa. El incumplimiento de un requisito legal puede ocasionar sanciones o derivar
en responsabilidades penales o civiles.

3.3 Requisitos legales generales: Hace referencia a las exigencias o prohibiciones

derivadas de disposiciones legales, reglamentarias o normativas nacionales e
internacionales, estatales, provinciales, departamentales y locales, aplicables a los
riesgos de seguridad y salud ocupacional (SySO) de EEB

3.4 Otros Requisitos: Acuerdos, convenios, pactos u otro tipo de compromiso

voluntario que la empresa ha suscrito o a los que se ha adherido, con instituciones,
entidades, empresas y organizaciones.

3.5 Riesgo: Posibilidad de que un trabajador sufra un determinado dao o lesin

derivados del trabajo que realiza, con consecuencias negativas para su salud y/o
integridad fsica y mental.

3.6 COPASO: Comit Paritario de Salud Ocupacional. Organismo de promocin y

vigilancia de las normas y reglamentos de Salud Ocupacional dentro de la empresa

4. RESPONSABLES

4.1 El Asesor de la Vicepresidencia Administrativa encargado de la gestin de

seguridad y salud ocupacional (SySO), con el apoyo de las dependencias, es el
responsable de: (i) Estructurar la matriz de identificacin de requisitos legales y otros
requisitos relacionados con los riesgos de SySO de la Empresa, (ii) mantener
informada a la empresa sobre las normas, leyes y reglamentacin vigente aplicable en
materia de seguridad y salud ocupacional, y de (iii) realizar el seguimiento al
cumplimiento de los requisitos legales de SySO.

4.2 Los Asesores de Secretara General son responsables de mantener informada a la

empresa sobre las normas, leyes y reglamentacin vigente, a travs de mecanismos
como Notifax y Diario Oficial.

4.3 El Asesor de Calidad de la Vicepresidencia Administrativa es responsable de

mantener disponible la actualizacin de la matriz de identificacin de requisitos legales
de SySO dentro de la herramienta del Sistema de Gestin en el Lotus Notes, cuando
as lo solicite el Asesor encargado de SySO.

4.4 El personal encargado del cumplimiento y/o seguimiento al cumplimiento del

requisito legal aplicable es responsable de asegurar el cumplimiento de los requisitos
legales de seguridad industrial y salud ocupacional aplicables a las actividades que

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realice la Empresa. As mismo, los interventores y/o supervisores a travs de sus

contratistas.

4.5 En proyectos nuevos de la infraestructura de transmisin, el Director de Proyecto

es el responsable de asegurar que se identifiquen los requisitos legales asociados a la
seguridad y salud ocupacional que le aplican.

5. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES

5.1 Consideraciones Generales

5.1.1 En caso que existan dudas sobre la interpretacin y aplicacin de algn requisito,
se solicitar la asesora de Secretara General o de un experto en asuntos legales en el
tema relacionado.

5.1.2 La informacin sobre requisitos legales y otros requisitos en SYSO que sean
aplicables a los contratistas se da a conocer a estos, por parte de la dependencia
responsable de la contratacin y/o interventor o supervisor.

5.1.3 El seguimiento al cumplimiento legal durante la ejecucin de los contratos, le

corresponde a los interventores o supervisores, segn sea el caso, de acuerdo con lo
establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002 Gestin de proveedores.

5.2 Identificacin de Requisitos Legales y Otros Requisitos

Tomando la matriz de identificacin de peligros y riesgos de SySO existente en EEB,

se identifican los requisitos legales generales que son aplicables a la EEB.

Esta informacin se registra en la Matriz de requisitos legales y otros requisitos de

SySO que especfica:

El peligro o riesgo,
El componente o tema de gestin,
El tipo de requisito y nmero,
La fecha de expedicin,
El responsable de expedicin,
El ttulo
La sntesis,
El (los) artculo(s) aplicable(s)
El cumplimiento
La ubicacin del requisito

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El(los) registro(s) de cumplimiento

El responsable del control, actualizacin y distribucin

Conocidos y agrupados estos elementos, se establece la reglamentacin relacionada

para posteriormente determinar si EEB tiene la responsabilidad de aplicarlo en el
desarrollo de sus actividades y/o proyectos.

Los colaboradores de EEB tienen acceso a estos requisitos legales, los cuales pueden
consultar en los sitios en donde se encuentran ubicados en el Sistema de Gestin
segn lo que se indica en la casilla correspondiente de la matriz. Los requisitos legales
pueden estar en medios fsicos o digitales.

5.3 Criterios para determinar la aplicabilidad

La aplicacin de un determinado requisito de carcter general se evala frente a la

matriz de identificacin de peligros y riesgos de SySO para establecer si est
relacionado con alguno de los peligros existentes en la Empresa. El Asesor comunica
esta informacin a la Vicepresidencia Administrativa.

Cuando se trata de requisitos legales relacionados con temas tcnicos de la operacin

de la infraestructura de EEB, la Vicepresidencia de Transmisin es la encargada de su
revisin y anlisis desde el punto de vista tcnico.

5.4 Divulgacin externa de requisitos

La dependencia designada para implementar un requisito legal, se encarga de

divulgarlo a los Inspectores, Interventores, Supervisores y/o Contratistas, segn sea el
caso, y le asigna un responsable que verifique peridicamente su cumplimiento.

Para el caso de las actividades realizadas a travs de contratistas, los requisitos

legales aplicables son comunicados desde la etapa de seleccin, como parte de las
condiciones de la solicitud de oferta. Al momento de suscribir el contrato u orden de
servicio, el Interventor o Supervisor designado incorporar las obligaciones particulares
del caso, que estn relacionadas con la gestin de seguridad y salud ocupacional,
dentro del texto del contrato.

5.5 Seguimiento y evaluacin del cumplimiento legal

Peridicamente, se evala el cumplimiento de los requisitos para detectar la necesidad

de tomar acciones como resultado de dicha evaluacin. El seguimiento y evaluacin
del cumplimiento legal, podr llevarse a cabo por diferentes mecanismos como:

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Inspecciones: Los responsables de la inspeccin verifican y documentan el

cumplimiento de la normatividad a travs de listas de chequeo y aplican las
instrucciones del procedimiento GSO-P-IP-004 Inspecciones y
Observaciones Planeadas.
Auditoras internas: mediante la aplicacin del procedimiento ASG-P-AI-001
Gestin de auditoras.

Cuando el cumplimiento de los requisitos legales y otros requisitos depende del

contratista, el Interventor o Supervisor del contrato realiza el seguimiento peridico al
cumplimiento y el desempeo del contratista lo plasma cualitativamente en la
evaluacin de acuerdo con lo establecido en el procedimiento GBS-P-GP-002
Gestin de proveedores.

5.6 Actualizacin de la matriz

La matriz de requisitos legales y otros requisitos se revisa o actualiza en los siguientes

casos:

Cada vez que se expida un nuevo requisito o se elimine uno existente

Cuando se conozcan modificaciones en los requisitos identificados
Cuando se crea una nueva unidad de negocio en la cual le aplique requisitos
legales en SySO.
Cuando se genere cambios en la matriz de identificacin de peligros y riesgos
en SySO que tenga implicacin legal.

En todo caso, aunque no se llegue a presentar alguna de las anteriores opciones se

revisar la matriz semestralmente.

Los cambios en los requisitos legales y otros requisitos de SySO, son comunicados por
la Vicepresidencia Administrativa quien los divulgara al personal involucrado en el
cumplimiento y de esta manera evitar incumplimientos por desconocimiento de los
mismos.

6. DOCUMENTOS RELACIONADOS

Cdigo del documento Ttulo del documento

GBS-P-GP-002 Gestin de proveedores
ASG-P-AI-001 Gestin de auditoras
GSO-P-IP-004 Inspecciones y Observaciones Planeadas

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7. REGISTROS

7.1 Matriz de requisitos legales y otros requisitos de SySO.

8. ANEXOS

No aplica.

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