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Manual de usuario Dominium Plus

TABLA DE CONTENIDO

1. Que es Dominium Plus

2. Prerrequisitos de instalacin
2.1. Hardware
2.2. Software

3. Generalidades del Sistema

3.1. Ingreso a la Aplicacin
3.2. Men Principal
3.3. Barras
3.4. Bsquedas

4. Proceso de Parametrizacin

4.1. Utilidad
4.1.1. Administrar Perfiles
4.1.2. Administrar Usuarios
4.1.3. Cambio de Clave

4.2. Actualiza
4.2.1. Plan Gana puntos
- Parametrizacin del plan
- Operacin del plan

4.2.2. Parmetros de Instalacin

- Parmetros iniciales
- Bancos
- Concepto de Gastos
- Centro de Costos
- Droguera

4.2.3. Parmetros de Facturacin

- Tipos de Venta
- Formas de Pago
- Vendedores
- Domiciliarios
- Lneas Descuento
- Tipos de Devolucin
- Tipos de Anulacin
- Autorizacin Facturacin
- Mensaje Factura
- Mdicos

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 4.2.4. Parmetros de Clientes
- Tipo Clientes
- Clientes

4.2.5. Parmetros de Inventario

- Tipos de Proveedores
- Proveedores
- Grupos
- Documentos de Inventario

4.2.6. Actualizacin de Precios

- Actualizar %utilidad segn costo y precio
- Modifica Porcentaje de utilidad por Grupo
- Incremente precio segn % de Utilidad
- Incremente precio de venta por grupo
- Precio de venta basado en pedido

4.2.7. Actualizacin de Productos

- Parametrizacion rpida
- Unidades
- Componente
- Clasificacin
- Ubicacin
- Actualizar saldos
- Actualizar Costos desde Copidrogas
- Actualizacin rpida
- Datos Generales de productos

5. Proceso de Administracin de Inventarios

5.1 Inventario

5.1.1. Movimientos Diarios

- Movimientos diarios
- Anular movimientos
- Impresin movimientos

5.1.2. Consultas de Inventarios

- Consultas Generales
- Consultas Fsicos Actuales Costeados
- Consultas Fsicos Inventario Cero y Rojos
- Consultas Fsicos Informe de Stock
- Consultas Legales
- Rotacin de Productos

5.1.3. Cierres de Inventario

- Cierre de Mes
- Reversar Cierre de mes

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 5.1.4. Generar Inventario
- Planillas Inventario fsico
- Registra Inventario

5.1.5. Facturas de Compra

- Creacin Factura de Compra
- Anulacin Factura de Compra
- Impresin y Consulta Factura de Compra
- Devolucin a proveedores
- Totales facturas de compra

5.1.6. Actualizar Factura Compra Copidrogas (Archivo Cargue)

- Actualizar Factura
- Visualizar archivo

5.1.7. Pedido Sugerido para Copidrogas

5.2. Cuentas por Pagar

5.2.1. Pagos Proveedor (Comprobante de Egreso)
- Genera Comprobante Proveedor
- Anular Comprobante Proveedor
- Imprimir Comprobante Proveedor

5.2.2. Pagos Proveedor (Notas contables)

- Crear Nota Contable Proveedor
- Anula Nota Contable Proveedor
- Imprime Nota Contable Proveedor

5.2.3. Anlisis de Vencimiento

5.2.4. Saldos de cuentas por pagar
5.2.5. Movimientos Proveedor
5.2.6. Informe de Documentos

6. Proceso de Ventas
6.1. Servicios

6.1.1. Movimientos de Factura (Ventas)

6.1.2. Procesos de Facturacin
- Anulacin de Facturas
- Impresin y Consulta de facturas
- Notas Devolucin
- Actualizacin Factura Papel

6.1.3. Control de Domicilios

- Rutas en Proceso
- Informe tiempos de Entrega
- Cancelacin domicilios
- Cuadre de Domicilio

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 6.1.4. Caja Menor
6.1.5. Catlogo de Productos
6.1.6. Facturacin Remisiones

6.2. Cartera
6.2.1. Pagos Clientes (Recibos)
- Genera Recibo Cliente
- Anula Recibo Cliente
- Imprime Recibo Cliente

6.2.2. Pagos Clientes (Notas Contables)

- Crea Nota Contable Cliente
- Anula Nota Contable Cliente
- Imprime Nota Contable Cliente

6.2.3. Anlisis Vertical Horizontal

6.2.4. Saldos de Cartera
6.2.5. Movimiento cliente
6.2.6. Informe de Documentos

7. Proceso de Cierres y Reportes

7.1. Utilidad

7.1.1. Especiales
- Control de inventario diario
- Borrar archivos de prueba
- Borrar Temporales

7.1.2. Utilidades Cdigos

- Reporte de temperatura y humedad
- Registro de temperatura y humedad
- Vara IVA en productos
- Impresin de Stickers
- Actualizacin caractersticas producto
- Actualizacin cdigos

7.1.3. Utilidades de Archivo

- Realizar copias de seguridad
- Actualizar catlogo productos Copidrogas
- Actualiza mensaje CAP

7.1.4. Informacin de Auditoria

7.2. Consultas
7.2.1. Puntos de Venta
- Cuadre de cajero
- Comprobante diario
- Informe general de ventas
- Informe por clasificacin

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 - Informe ventas diarias por producto

7.2.2. Informes Estadsticos

- Comparativo ventas - compras netas
- Variacin y promedio de ventas
- Movimiento productos
- Contribucin marginal
- Ventas por da
Ventas productos por grupo
7.2.3. Informes Administrativos
- Cajeros que trabajaron
- Gastos de caja mejor
- Procesos de facturacin
- Informes de facturacin
- Factura a papel

7.2.4. Informes de Facturacin

- tipos de pago vs. facturas
- Informe de Remisiones
- Informe por empresa
- Facturacin por Medico

7.2.5. Informes de clientes

- Histrico tensin arterial
- Seguimiento pacientes crnicos
- Reposicin pacientes crnicos
- Fechas de Cumpleaos y Edades
- Periodo sin Pedir
- Historia Cliente

7.2.6. Informes por horas

- Ventas por hora por da
- Ventas por Grupo por hora por da

7.2.7. Informes por vendedor

- Bonificacin por tipo de venta

7.2.8. Consultas Bsicas

- Productos de venta

7.2.9. Informes de movimientos diarios

8. Glosario

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 Manual de usuario Dominium Plus

1. QU ES DOMINIUM PLUS?

Dominium Plus es una herramienta desarrollada por Copidrogas, que apoya la estrategia
de gerenciamiento de las drogueras, en lo referente a sus procesos comerciales y
administrativos, ayudando en la adecuada toma de decisiones.

La herramienta cuenta con las siguientes opciones en el men principal, Servicios,

Inventario, Cartera, Cuentas por pagar, Consulta, Utilidad y Actualiza.

El presente documento est estructurado de acuerdo a los cuatro procesos ms

importantes de las drogueras, Parametrizacin, Administracin de inventarios,
Ventas, Reportes y Cierres y que estn contenidos en las siete opciones del men
principal.

2. Prerrequisitos de instalacin

Para la instalacin de Dominium Plus es necesario contar con las siguientes

caractersticas:

2.1. Hardware

Especificaciones Equipo Principal Equipos en Red (*)

CPU: Core 2 Duo Pentium IV o superior (o equivalente)
Velocidad: 2.0 GHZ en adelante 2 Ghz en adelante
Memoria RAM: 2.0 GB o superior 1,0 GB o superior.
Disco Duro: 120 Gigas 80 Gigas
Unidad: Mnimo CD R/W quemador Opcional
Monitor: 15 Pulgadas 15 Pulgadas
Teclado: 1 1 (por computador)
Mouse: 1 1 (por computador)

(*) Ms de 2 equipos de escritorio en la misma droguera requieren de un Switch que

maneje velocidad de 10/100/1000 Kbps.

(*) Se recomienda que la conexin de los puntos sea cableado UTP.

Elementos Adicionales:

Cajn monedero Conexin Jack RJ45

Impresora de tiquete de venta
Lector de cdigo de Barras
Impresora de informes
UPS
Trmica (recomendada)
Para teclado inalmbrico, el lector debe ser para puerto
USB
Matriz de punto, inyeccin de tinta o lser.
Con duracin mnima de 15 minutos

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2.2. Software

Todos los equipos deben tener debidamente licenciado el Sistema Operativo, este puede
ser: Windows Vista (Versiones Business o Ultimate) o Windows 7, versiones empresariales.

Nota: Recuerde que el cambio de fecha del sistema operativo puede causar
inconvenientes con los registros almacenados en su base de datos, por lo tanto es
importante crear perfiles de usuario limitados para su sistema operativo, donde solo el
administrador pueda cambiar la configuracin.

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 3. GENERALIDADES DEL SISTEMA

En esta seccin se encuentran todas las barras de herramientas, criterios de bsqueda,

botones, teclas de funcin, combinacin de teclas que le permitan aprovechar al mximo
la herramienta Dominium Plus.

3.1. Ingreso a la aplicacin

Es importante tener en cuenta que la primera vez que se ingrese a la herramienta se hace
con el usuario administrador, con el fin de parametrizar la seguridad de la herramienta
(Ver. Administracin de perfiles y usuarios).

Nota: Recuerde que por seguridad de sus datos, debe realizar el cambio de clave de
administrador en el primer ingreso (Ver. Cambio Clave).

Despus de realizado el proceso de instalacin, en el escritorio usted podr encontrar el

icono de Dominium Plus.

Para ingresar, se debe seleccionar el usuario que le sea asignado por el administrador de
la aplicacin, digitar la clave y Clic en el botn aceptar.

3.2. Men principal

Permite el acceso a todas las opciones de Dominium Plus que componen los cuatro
procesos principales que se describen a lo largo del presente documento.

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3.3. Barras

Las barras son un conjunto de utilidades que permite acceder de forma rpida a las
opciones de Dominium Plus.

Barra de utilidades, esta barra permite realizar diferentes tareas en el proceso de

parametrizacin.

A B C

A) Botones de desplazamiento, permite realizar desplazamientos por los registros e

informa el registro que se est visualizando.

Primer Registro.

Siguiente Registro hacia la izquierda.

Siguiente Registro hacia la derecha.

Ultimo Registro.

B) Botones de utilidad, permite realizar diferentes operaciones sobre el registro actual.

Guardar, este botn almacena la informacin del registro actual en la base de datos.

Actualizar, modifica el registro que se est visualizando.

Nuevo, permite crear nuevos registros.

Deshacer, permite regresar al estado inicial un registro modificado.

Eliminar, permite la eliminacin de registros siempre y cuando no est relacionado

con transacciones almacenadas en la base de datos.

C) Botones de consulta, a travs de estas opciones se pueden visualizar y buscar

registros.

Vista previa, permite visualizar todos los registros.

Buscar, permite realizar consulta de los registros.

Copiar, esta opcin est habilitada nicamente en la Parametrizacin de productos
(Ver Datos Generales del producto) y realiza una copia de la mayora de los datos de
un producto, para que a partir de la copia se genere uno nuevo.

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Barra de informes, permite exportar los informes a diferentes formatos, personalizar los
colores y formatos, enviar el informe a travs del correo electrnico, realizar bsquedas
de texto e imprimir.

Permite el acceso a las opciones de la barra.

Permite realizar bsquedas de texto en la vista previa del documento.

Abre otros documentos.

Guarda el documento en formato .prnx.

Abre la ventana de impresin (muestra todas las impresoras configuradas).

Enva el documento a la impresora predeterminada (Impresin Rpida).

Permite configurar el documento, tamao de papel, mrgenes y orientacin.

Permite configurar el zoom de la vista previa.

Habilita la herramienta mano.

Habilita la herramienta lupa.

Disminuye el zoom gradualmente.

Aumenta el zoom gradualmente.

Permite realizar la vista previa de varias hojas del documento.

Permite configurar la presentacin del documento (color de fondo).

Permite personalizar el fondo del documento, insertando imagen o texto.

Permite exportar el documento hasta ocho (8) formatos diferentes.

Permite exportar el documento y enviarlo va correo electrnico.

Salir de la vista previa.

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3.4. Bsquedas

Bsqueda de productos (Datos bsicos de productos, actualizacin rpida, Catlogo de

Copidrogas)

F2 Activa la bsqueda por nombre.

F3 Activa la opcin de bsqueda por cdigo de barras.
F4 Activa la opcin de bsqueda por cdigo interno.

Bsqueda incremental, permite a travs del uso del carcter % realizar bsquedas por
aproximacin o coincidencias.

La ventana de facturacin permite la utilizacin de otros mtodos abreviados que se vern

ms adelante.

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 4. PROCESO DE PARAMETRIZACIN

Permite personalizar la aplicacin de acuerdo con las necesidades de cada droguera,

este proceso est conformado por las opciones Utilidad y Actualiza del men principal
de la aplicacin.

4.1. Utilidad

A travs de esta opcin es posible Administrar perfiles, Administrar usuarios y

Cambiar la clave de usuarios; estas son las tres primeras opciones que se encuentran en
este men.

4.1.1. Administrar perfiles permite definir grupos de caractersticas comunes a varios

usuarios, estas caractersticas generalmente estn relacionadas con el roll que tiene un
funcionario dentro de la droguera o cargo que desempea, por ejemplo a los cajeros se
les crea el perfil cajero y se dan permisos al perfil, as todos los usuarios con este perfil
tendrn permisos comunes que le permiten ingresar a los mismos mens y opciones de
Dominium Plus.

La Administracin de perfiles permite crear nuevos perfiles de acuerdo con las

necesidades particulares de cada droguera, adems de modificarlos y eliminarlos. Es
posible seleccionar opciones especficas en los diferentes mens, sin necesidad de
asignar permisos al men completo.

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4.1.2. Administrar usuarios permite crear, modificar, eliminar, cambiar estado, reiniciar
clave, asignar un perfil y habilitar permisos especiales a un usuario.

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 Nota: Los perfiles de usuario definen los permisos de un grupo de usuarios, esos
perfiles pueden ser creados teniendo en cuenta el rol, cargo o actividades que
desempean los funcionarios de cada droguera.
Habilita los campos de la ventana para crear un usuario, se debe suministrar
los datos de nombre y documento, se debe asignar un perfil y verificar que el estado
sea Activo.

Al crear un usuario el sistema asigna como clave de ingreso el , el cual debe ser
utilizado para realizar el primer ingreso a la aplicacin. En este primer ingreso el aplicativo
genera la peticin de cambio de clave.

Para asignar permisos de facturacin se debe habilitar la opcin .

Esta opcin permite restablecer la clave con la cual fue creado del
usuario inicialmente (Cdigo).

Permite realizar cambios en las caractersticas y permisos del usuario

seleccionado.

Permite eliminar al usuario seleccionado, siempre y cuando no tenga

transacciones almacenadas en la aplicacin, es importante tener en cuenta que si un
usuario ya no hace parte del sistema, se recomienda inactivarlo y no eliminarlo.

4.1.3. Cambio de clave permite cambiar la clave del usuario con la que se hizo el
ingreso a la aplicacin, la clave puede ser cambiada cada vez que sea necesario.

Para llevar a cabo este procedimiento debemos digitar la clave actual, una clave nueva y
confirmar la clave, para culminar el proceso pulsar el botn aceptar, para abortar el
proceso, pulsar el botn cancelar.

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4.2. Actualiza

La opcin Actualiza hace parte del men principal y permite ingresar a las dems
opciones de Parametrizacin y personalizacin de la Herramienta Dominium Plus.

Nota: La Parametrizacin es un proceso que permite definir las caractersticas de que

sern utilizadas en los dems procesos de la droguera.

4.2.1. Plan Gana puntos

Esta opcin fue diseada con el fin de crear y administrar un programa de fidelizacin de
clientes a travs de una funcionalidad que asigna puntos por valor de compras, productos
o grupos de productos y que al final pueden ser canjeados por premios.

Adicionalmente el sistema permite registrar premios, los cuales podrn ser asignados a
los clientes de acuerdo con la cantidad de puntos obtenidos en el periodo definido en el
plan.

Parametrizacin del plan

El primer paso para parametrizar el plan gana puntos es su creacin, esta

funcionalidad permite definir los parmetros principales, como el nombre del plan, fechas,

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tipo de plan (por valor, por grupo o por producto), en esta ventana se puede guardar el
plan, inicializarlo, inactivarlo o crear un nuevo plan.

Descripcin, permite definir un nombre o una breve descripcin del plan que se est
creando.

Fecha inicio/fin del plan, Se utiliza para definir el rango de fechas en que tendr validez
el plan parametrizado.

Nota: El sistema permite modificar la fecha de fin plan gana puntos, aun cuando
el plan ya se haya inicializado.

Tipo de Plan, permite definir el criterio por el cual sern asignados los puntos a los
clientes. Es posible utilizar tres criterios diferentes.

Nota: El tipo de plan puede ser cambiado nicamente antes de inicializar el plan
creado.

Grabar, permite almacenar el plan y continuar con la parametrizacin de los dems

funcionalidades del plan gana puntos.

Nuevo, permite la creacin de un nuevo plan, si ya existe un plan creado y est activo, el
sistema proceder a inactivarlo (ver Operacin del plan gana puntos).

Iniciar, es la orden que se le da al sistema para que inicie la operacin del plan gana
puntos (ver Operacin del plan gana puntos).

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 Nota: El plan debe ser inicializado cuando se haya terminado de parametrizar el
plan, como la asignacin de puntos (puntos por valor, grupo, producto) la creacin de
premios y la asignacin de premios del plan.

Inactivar, deshabilita el plan inicializado.

Permite realizar la asignacin de premios al plan creado, estos

premios sern entregados a los clientes que tengan la cantidad de puntos mnimos
definidos para la adquisicin de cada uno.

La adicin de nuevos premios al plan se realiza desplegando la lista de premios y

seleccionando un registro, en el campo puntos se ingresa la cantidad necesaria de
puntos para que los clientes adquieran el premio.

Nota: La creacin de nuevos premios se realiza a travs de la opcin Crear

premios del men del plan gana puntos.

Permite la parametrizacin de los puntos que seran asignados a un

cliente cuando compra un producto, los puntos grabados se asignaran de acuerdo con la
cantidad de cajas compradas por el cliente. Esta opcion se habilita automticamente en el
men cuando se define un plan Por producto en la creacin del plan.

Para asignar puntos a un producto se realiza la busqueda por nombre o cdigo, se elije el
producto, se define la cantidad de puntos en el campo Puntos y se pulsa el botn Grabar.

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Para eliminar algn producto del plan, se realiza la busqueda y se presiona el boton
Eliminar.

Permite parametrizar el clculo y asignacin de puntos a un tipo de plan

por valor, es necesario definir el monto mnimo de la factura de venta, el valor sobre el
cual se calcularan los puntos y los puntos a otorgar por el valor definido como base.

Ejemplo: en la imagen anterior se defini un plan que permite la asiganacin de 1 punto

por cada 1000 pesos de compra en la factura de venta, esto solo se realiza si la venta es
mnimo de 10.000 pesos.

Permite la parametrizacion de un plan por grupos, es posible parametrizar

grupos de nivel I o II y se define la cantidad de puntos que se otorgar por la compra de
un producto perteneciente al grupo (ver parametrizacion de productos)

Si se adquiere ms de un producto perteneciente a un grupo que da puntos por compra,

por cada cantidad en caja de producto comprado se sumar la cantidad de puntos
definida en el grupo.

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Ejemplo: Se asignaron 2000 puntos al grupo Aseo Personal, el producto Cepillo de
dientes pertenece a este grupo, al comprar dos unidades de este producto, el cliente
optendr 4000 puntos.

Para asignar puntos a un grupo se despliega la lista y se elije el grupo, se define la

cantidad de puntos en el campo Puntos y se pulsa el boton Grabar. Para eliminar los
puntos se pulsa el boton Eliminar.

Nota: De acuerdo con el tipo de plan parametrizado en la ventana de creacin el

sistema habilitar en el men del plan gana puntos las opciones de clculo de puntos.

Esta opcin permite la administracin de los premios que sern entregados a

los clientes.

Esta funcionalidad permite la creacin, modificacin, bsqueda y reporte de los premios

creados en la droguera.

Nota: es importante activar la opcin Participa en plan Gana Puntos de cada tipo
de venta, a la que se quiera tener en cuenta las ventas, para la suma de puntos a los
clientes.

Solo se debe activar la casilla correspondiente a los tipos de venta que solicitan datos de
cliente como: mostrador personalizado, domicilios y crdito.

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Operacin del plan Gana puntos

Despus de realizar la creacin del plan, definir los premios, asignar los premios al plan y
definir los tipos de venta que participan en el plan, es el momento de dar por iniciado el
plan gana puntos, esta actividad se realiza en la ventana de creacin del plan pulsando el
botn inicializar.

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Se debe confirmar la transaccin ya que despus de inicializar el plan no se puede
realizar modificaciones.

Despus de finalizada la transaccin el sistema genera un mensaje de confirmacin.

Nota: La aplicacin permite la creacin de diferentes planes, sin embargo las

fechas deben ser diferentes, ya que en Dominium Plus solo puede existir un plan activo.

Para iniciar el proceso de suma de puntos, se registran las ventas a los clientes utilizando
los tipos de venta a los cuales se les activ el plan gana puntos.

La ventana de facturacin informa al usuario la cantidad de puntos disponibles de cada

cliente en los tipos de venta en los cuales se solicite informacin del cliente, como
mostrador personalizado, domicilios y crdito, de acuerdo con la parametrizacin de cada
tipo de venta.

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La factura de venta tambin indica la cantidad de puntos otorgados al cliente por la
compra, estos puntos sern asignados de acuerdo con la parametrizacin del plan gana
puntos (pontos por valor, grupo o producto). La cantidad de puntos de cada cliente le dar
el derecho a ser cambiados por los premios asignados a cada plan.

Esta opcin permite a los clientes realizar el canje los puntos obtenidos en
las compras, por premios asignados al plan. Adicionalmente se puede visualizar la
totalidad de puntos obtenidos y redimidos por el cliente.

La bsqueda de cliente puede realizarse por cdigo o nombre, digitando la informacin

del cliente en el campo Identificacin de Cliente.

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 El botn de bsqueda de la ventana de redencin de puntos permite visualizar los
premios disponibles para canje segn los premios asignados al plan (ver Asignar
Premios al plan)

El premio es seleccionado de la lista con la tecla Enter para ser llevado a la ventana de
redencin de puntos.

Para canjear los puntos y obtener el premio se pulsa el botn Aceptar, para abortar la
transaccin se pulsa el botn Cancelar.

El sistema confirma la transaccin.

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 En esta seccin encontramos diferentes reportes que permiten visualizar
informacin de los planes creados, los premios y el detalle de los puntos por cliente, con
la informacin detallada de los movimientos de cada uno.

Puntos por cliente, permite conocer los movimientos de los puntos de los clientes,
conocer la cantidad de puntos acumulados, redimidos, puntos disponibles y premios
asignados.

En esta ventana se puede realizar la bsqueda de los clientes por cdigo o nombre,
tambin se puede generar la informacin de un cliente en especfico o de todos los
clientes que tienen puntos.

Puntos por cliente

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Configuracin del plan, genera la informacin del plan activo, los datos de su
parametrizacin como: tipo de plan, descripcin, fechas y clculo de puntos.

Si existe ms de un plan guardado es posible generar la informacin de la configuracin

de cada plan seleccionndolo de la lista desplegable.

Para generar el reporte se pulsa el botn Generar, para abortar el proceso el botn
Cancelar.

Reporte de plan por valor

Reporte del plan por grupo

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Reporte del plan por producto

Premios por plan, permite visualizar la informacin de los premios asignados al plan
activo y los puntos definidos para su canje.

4.2.2. Parmetros de instalacin

Las opciones que se encuentran en parmetros de instalacin permiten crear y actualizar

diferentes conceptos bsicos utilizados en los procesos transaccionales de la droguera,
como ventas, compras, inventarios y cuentas por pagar.

Funcionamiento general de Dominium Plus, consulta de los

consecutivos, parametrizacin de las opciones del cargue y la ruta de almacenamiento de
la copia de seguridad.

Generalidades del sistema, permite configurar las opciones que sern utilizadas en el
clculo de precios, redondeos y el costo base para el clculo de precios, entre otras
funcionalidades descritas a continuacin.

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Consecutivos, Informa los valores de los consecutivos actuales de factura, gastos,
cuadre caja, comprobante diario, notas de cartera, recibos, entradas o salidas de
inventario y los comprobantes; los cuales permiten consultar el nmero de transacciones
o registros que se han generado en la droguera.

Nota: Es muy importante tener en cuenta las Opciones adicionales, las cuales se
describen a continuacin.

Clave para cuadre, esta opcin permite configurar la solicitud de la clave de usuarios
autorizados para generar el cuadre de caja por segunda vez.

Manejo de cotizaciones, permite a los usuarios realizar cotizaciones de venta.

Manejo de stocks, indica a travs de un mensaje el sobre paso del stock mximo o
mnimo parametrizado en cada producto.

Consultar solo existencias, en el momento de vender permite al usuario visualizar solo

los productos que tengan inventario mayor a cero.

Definitivo precio abierto, habilita mensaje que informa al usuario, la posibilidad de fijar
un precio abierto (siempre que est entre rango de precio mnimo y mximo) como valor
definitivo de un producto en el momento de vender.

Enter automtico (Movimientos), permite ingresar productos en un Movimiento diario,

utilizando cdigo de barras ya sea a travs del teclado o lector, sin necesidad de
presionar la tecla Enter para continuar con el registro del siguiente producto.

Tipo paciente, en clientes activa la opcin del campo tipo paciente en el formulario de
Parametrizacin de clientes.

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Plan gana puntos, esta opcin permite activar la utilizacin de Plan Gana Puntos.

Autoriza mensaje cambio, activa el mensaje que informa el valor del cambio que ser
entregado al cliente, en la ventana de ventas.

Mensaje impresin factura, activa el mensaje al usuario para que elija si desea imprimir
la factura de Venta.

Seguimiento a formulacin, activa la funcionalidad de seguimiento a formulacin en la

ventana de ventas.

Alerta medicin de temperatura, Permite definir una alarma, que ejecuta de forma
automtica la ventana de registro de temperatura y humedad a una hora determinada en
la maana (am) y otra en la tarde (pm).

Duracin mensaje consecutivo factura, determina el tiempo mximo de duracin en

segundos, del mensaje que informa el consecutivo de factura al finalizar una venta.

Realizar copia de seguridad de la base de datos cada, permite definir la periodicidad

en horas para que se realice una copia de seguridad automtica de la base de datos, esta
copia es almacenada en la carpeta parametrizada (ver Rutas archivos)

Clculo de precios, el Redondeo de Precios aproxima los valores de venta del producto
a 10, 100, 1000.

Clculo de precio matemtico, se realiza de la siguiente manera: (Costo x porcentaje

de utilidad) + costo y da como resultado el valor de venta de los productos.

Clculo de precio financiero, se calcula realizando la siguiente operacin: Costo (100

Utilidad), esta es otra manera de calcular el precio de venta de los productos.

Clculo manual (no calcular), da la libertad al usuario de asignar precios de venta a los
productos.

Costo base clculo, permite precisar si el tipo de costo se va a determinar con el costo
actual, el costo promedio o el costo de cargue.

Costo base movimientos, establece si el tipo costo se calcula con el costo promedio o el
costo unitario.

Das de vencimiento cartera, permite configurar los informes de Anlisis Vertical/

Horizontal y Anlisis de Vencimiento, de modo que se visualicen los totales en cada
columna para el nmero de das ingresado.

Tiempo mximo domicilios, determina el tiempo mximo para la entrega de productos al

cliente, este valor ser tenido en cuenta al realizar el cuadre de domicilio, es importante
tener en cuenta que se encuentre activada la casilla de verificacin de Cuadre.

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Cargue factura Copidrogas, se usa para configurar si las actualizaciones se van a hacer
manualmente y para definir el costo base del clculo; el cual se puede hacer con el costo
corriente, descuento, promedio o unitario.

Rutas archivos, en esta pestaa se definen las rutas donde se almacenan las Copias de
seguridad de la base de dados.

Permite crear, actualizar, consultar y visualizar las cuentas bancarias que sern
utilizadas en la administracin de Cuentas por pagar y Cartera.

Esta opcin permite crear, actualizar, eliminar y consultar conceptos de

gastos de caja menor.

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 Es el concepto contable que representa el departamento desde el cual se
toma el dinero para realizar un gasto interno (eje. caja menor, establecimiento 1).

Permite consultar los datos de la droguera como representante legal, ubicacin

y rgimen contributivo y que son visibles en facturas de venta

Nota: Es importante verificar el Cdigo Copidrogas ya que al realizar el cargue

de Factura de Copidrogas se realiza la validacin de ambos cdigos.

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4.2.3. Parmetros de facturacin

Permite configurar todas las opciones relacionadas con el proceso de ventas.

Permite configurar y actualizar las opciones para cada uno de los tipos de
venta.

Solicitar clave, cuando esta opcin es activada, al tratar de realizar una venta se solicita
la digitacin de la clave de usuario Administrador para permitir la venta.

Maneja formas de pago, permite definir la posibilidad de aceptar otros medios de pago
en el momento de vender, por ejemplo: Tarjeta crdito, Dbito, Cheques, Bonos, etc.

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Participa en plan gana puntos, el check habilita la opcin en los tipos de venta que van
a participar en dicho plan.

Manejo descuentos, habilita la opcin de descuentos por productos o total facturado, se

debe activar nicamente para los tipos de venta que desee realizar descuentos.

Maneja Convenios, esta opcin solo se habilita en el tipo de venta remisiones o tipos de
venta, a los que se les va activar un convenio creado en lneas de descuento a empresas
(ver lneas de descuento).

El botn Actualizar permite realizar algunas modificaciones a los tipos de venta

(Ver Barra de utilidades).

Permite crear, consultar y actualizar las formas de pago que posee la

droguera.

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 En esta opcin el usuario crea los vendedores de su droguera, tambin los
puede activar o inactivar, eliminar o modificar.

Permite crear los dependientes que entregan pedidos a domicilio, con el fin
de generar estadsticas de entrega de productos, es posible activar e inactivar
domiciliarios, eliminar y actualizar registros.

Las lneas de descuento permiten definir diferentes listas de

precios para una empresa o grupo de clientes que tengan convenio con la droguera, all
se puede crear precios especiales con descuentos o incrementos porcentuales por lneas
o tipos de productos.

Nota: Para que un tipo de venta sea tenido en cuenta dentro de las Lneas de
Descuento debe tener habilitada la opcin de Maneja Convenio y solo ser vlido con
tipos de venta que soliciten nombre del cliente, como mostrador personalizado, crdito,
domicilios y remisiones.

34
La administracin de las lneas de descuento se hace a travs de la siguiente ventana de
parametrizacin.

En esta ventana se podrn crear, modificar o eliminar las lneas de descuento, utilizando
los botones de la barra de herramientas.

Nota: Para crear una lnea de descuento nueva, en la barra de herramientas se debe
pulsar el botn nuevo y diligenciar los campos. Los campos Cdigo de empresa,
Nombre empresa, Departamento, Ciudad y lista de precios son necesarios para
almacenar el nuevo registro.

35
Se debe seleccionar la lista de precios que se va a usar de acuerdo con la
parametrizacin de los productos si ser contado, crdito u otros.

Existen 3 formas de parametrizar las lneas de descuento:

Por Tipo de Producto Este permitir modificar porcentajes para aumentar o disminuir los
precios de venta de acuerdo al tipo de producto, tomando como base el precio de la lista
seleccionada (contado, crdito y otros).

Se podrn definir porcentajes en cada uno de los tipos de productos existentes en la

aplicacin, digitando un porcentaje para aumentar o disminuir precio de venta de cada
uno de los productos que correspondan al Tipo de Producto.

Ejemplo: si se requiere dar un descuento a un tipo de producto del 20% se debe

parametrizar en la lnea 80%, si lo que se desea es incrementar el precio en un 10% se
debe parametrizar la lnea en 110%.

Adicionalmente el sistema permite asignar porcentajes de descuento o incrementos para

cada uno de los contenidos internos de los tipos de producto.

Por Grupo Este permitir definir porcentajes para aumentar o disminuir precios de venta
pertenecientes a los grupos de Nivel I o Nivel II, tomando como base el precio de la lista
seleccionada (contado, crdito y otros).

36
Una vez seleccionado que nivel a usar en esta lnea de descuento (Nivel I o Nivel II) este
no podr ser modificado.

Recuerde que el valor base es 100%, para dar un descuento debe disminuir este valor de
acuerdo con el porcentaje de descuento y para incrementar el valor del grupo debe
aumentar el valor de acuerdo con el porcentaje de incremento. Este proceso lo puede
realizar para cada uno de los contenidos interno de los productos pertenecientes a un
grupo.

Por Producto: Este permitir definir precios de venta especiales por cada uno de los
productos.
Para este tipo de lnea no es necesario seleccionar una lista de precios ya que por defecto
se genera el valor de la lista contado que se defini en la parametrizacin de los
productos.

37
Se pueden asignar precios a cada uno de los productos existentes en el catlogo de la
droguera en cada una de sus distribuciones internas (Caja, Blster o Unidad) segn la
parametrizacin de cada producto.

Los productos pueden ser buscados por Nombre o Cdigo Interno en el campo de
bsqueda y para retornar la lista completa debe darse clic en el botn refrescar.

Una vez definido el Tipo de Plan y parametrizados los porcentajes o precios de la Lnea
de Descuento se debe almacenar la informacin dando clic en el botn Guardar.

Para activar el funcionamiento de la lnea de descuento se debe seleccionar la opcin

Activa.

A partir de ese momento la lnea quedar funcionando y cada cliente que est vinculado
a la lnea de descuento tendr como prioridad los precios parametrizados en la lnea de
descuento.

38
Para aplicar la lnea de descuento a un cliente se debe ingresar a la ventana de
parametrizacin de clientes y en el campo Empresa Afiliado seleccionar el nombre de la
empresa a la que se afiliar, para aplicar los precios especiales definidos en ella.

Nota: Estos precios solo se aplicaran si el cliente est afiliado a una lnea de descuento
y si el tipo de venta por el cual se registra tiene habilitada la opcin de maneja convenio.

En esta opcin el usuario puede crear conceptos de devolucin que

desea utilizar en su droguera, puede actualizarlos, crearlos o eliminar.

En esta opcin el usuario crea los conceptos de anulacin que desea

utilizar en la droguera, puede actualizarlos, crearlos o eliminarlos.

39
 En esta opcin el usuario activa la autorizacin o habilitacin de la
resolucin expedida por la DIAN.

Nota: recuerde esta resolucin es entregada para un periodo mximo de dos aos y se
debe solicitar tipo POS.

Permite actualizar o modificar el mensaje que aparece al final de la

factura de venta, se debe tener en cuenta qu si en los tipos de venta se parametriz un
mensaje, ser este el que salga impreso en la factura.

Permite la administracin de los mdicos que sern usados en la funcionalidad

de formulacin de la ventana de facturacin

40
4.2.4. Parmetros de clientes

Permite administrar la creacin de los clientes y tipos de clientes que posee su la

droguera. Esta informacin se ver reflejada en el Proceso de Ventas (Servicio y
Cartera).

Se refiere a la clasificacin que se hace de los clientes que posee la

droguera.

Permite registrar los datos de los clientes frecuentes. El correcto registro de los
datos y su clasificacin agilizan la administracin e identificacin de los clientes,

Esta informacin puede ser utilizada para la generacin de reportes de gestin. (Ver
Proceso de Cierres y Reportes).

41
4.2.5. Parmetros inventario

Permite personalizar los conceptos necesarios para la administracin del inventario y que
sern utilizados en el proceso de Administracin de Inventarios, como documentos de
inventario, grupos de productos y proveedores.

Permite realizar una clasificacin de los proveedores, con el fin de

agilizar su administracin.

42
 Son todas aquellas personas naturales o jurdicas que proveen los
medicamentos y productos que son vendidos en la droguera. Esta opcin permite
administrar su informacin.

Permite clasificar los productos en diferentes niveles, Nivel I: Tipo de Producto,

Nivel II Laboratorio, Nivel III Proveedor. Los niveles siguientes pueden ser
parametrizables de acuerdo con las necesidades de cada droguera.

Son todos aquellos documentos que soportan las entradas y/o

salidas de productos del inventario, en esta opcin es posible realizar ajustes a los
documentos existentes.

43
Cdigo, identificador nico del documento.

Nombre, del documento, hace referencia al tipo de movimiento.

Tipo documento, se refiere a la naturaleza del documento, puede ser de entrada o de

salida.

Es automtico, indica que el documento es generado por el sistema cuando se realiza

algn proceso que afecta el inventario.

Permite modificacin, esta opcin permite modificar un movimiento registrado con este
documento.

Marque para Nit proveedor, permite que al realizar un movimiento utilizando el este
documento, sean solicitados los datos del proveedor.

Maneja consecutivo automtico (nmero de documento), permite que el nmero de

documento con el que se guardan los movimientos, sea generado automticamente por el
sistema.

Permite grabar observaciones o detalles, para el movimiento registrado con este

documento.

Total del IVA, realiza de forma automtica el clculo de IVA.

Calcula costo promedio, realiza el clculo de costo promedio.

Actualiza precio venta, permite ir a la ventana de actualizacin de precios de venta.

44
Requiere clave de ingreso, solicita clave de administrador para registrar un movimiento
con este documento.

Permite que el documento se imprima, activa la opcin de impresin del documento.

Este documento se lleva a otra empresa, permite que la informacin de los productos
contenidos en este movimiento pueda ser guardados en un archivo, para ser cargados en
otra empresa.

4.2.6. Actualizacin de precios

Se utiliza para realizar actualizaciones masivas de precios de venta y porcentajes de

utilidad, utilizando diferentes filtros y criterios, como facturas de compra, movimientos,
utilidades actuales y grupos de productos (Niveles).

Permite el clculo de los porcentajes de utilidad de las

listas de precios (contado, crdito y otros), con base en el costo, el precio de venta y el
tipo de clculo de precios (matemtico o financiero).

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la

aplicacin.

45
Antes de realizar el proceso el sistema de forma automtica genera una copia de
seguridad de la Base de datos.

Al finalizar se genera un mensaje indicando que el proceso culmin con xito.

Reemplaza el porcentaje de utilidad de los productos

pertenecientes al grupo seleccionado, por el nuevo porcentaje de utilidad ingresado el en
proceso.

Es posible definir filtros de listas de precios y divisiones de producto (caja, blster y

unidad).

Para realizar la modificacin del Porcentaje de utilidad se debe seleccionar el nivel,

grupo, Digitar el nuevo porcentaje, lista de precios (contado, crdito u otro), divisin
(caja, blster o unidad) y finalmente pulsar el botn generar.

Nota: recuerde que los dems usuarios deben estar fuera de la aplicacin para llevar a
cabo el proceso.

46
Al finalizar se genera un mensaje indicando que el proceso culmin con xito.

Incrementa el precio de contado, crdito, otros, segn el

porcentaje de utilidad que tenga el producto parametrizado con respecto ltimo costo de
la factura o cargue realizado.

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la

aplicacin.

Seleccionamos la lista de precio a modificar (contado, crdito, otros) marcamos el tipo de

actualizacin que se desea realizar (esto se realizara para todos los productos que se les
haya modificado el costo) costo segn cargue o costo segn factura.

47
Antes de realizar el proceso el sistema de forma automtica genera una copia de
seguridad de la Base de datos.

Al finalizar se genera un mensaje indicando que el proceso culmin con xito.

Incrementa porcentualmente los precios de venta de las

listas de contado, crdito u otras, a los grupos de productos de los niveles parametrizados
(Nivel I, II y III), adems permite seleccionar la divisin (Caja, Blster y Unidad) a la cual se
desea incrementar el precio.

Para realizar la actualizacin de los precios debe seleccionar el Nivel, Grupo, Lista de
Precios, Divisin y finalmente digitar el Valor a Incrementar (Este valor ser sumado al
precio de venta que se encuentra parametrizado).

El botn generar ejecuta el proceso, al terminar se puede visualizar un mensaje que

indica la terminacin exitosa del proceso.

48
El botn salir cancela el proceso de actualizacin y cierra la ventana.

Actualiza los precios de los productos incluidos en una

factura o movimiento.

Es necesario identificarse en el sistema como administrador para realizar el proceso.

Es posible realizar un filtro de los productos utilizando tipos de actualizaciones, como:

productos nuevos, productos que aumentaron, productos que disminuyeron o todos los
productos.

Se debe digitar el nmero de movimiento o factura que se desea buscar y elegir el tipo de
dato.

49
Es posible generar un reporte de la actualizacin, se puede generar la vista previa y
realizar la exportacin, o la impresin en formato Pos.

4.2.7. Actualizacin de productos

Ofrece una serie de opciones de parametrizacin de productos, ubicaciones, grupos,

clasificaciones, unidades, componentes, y actualizaciones rpidas de productos, saldos y
costos.

Se utiliza para realizar la parametrizacin de productos de manera

rpida, con los campos bsicos necesarios y dejando los productos listos para
facturacin.

50
Parametrizacin desde catlogo de Copidrogas

La bsqueda en el catlogo de Copidrogas puede realizarse por nombre o cdigo de

barras, seleccionando el tipo de bsqueda, digitando el dato que se desea buscar y
pulsar el botn Catalogo Copidrogas.

La bsqueda trae todos los productos que coinciden con el dato ingresado. Para llevar el
producto a la ventana de parametrizacin se debe seleccionar y pulsar el botn salir.

Parametrizacin desde catlogo de droguera

Se utilizan criterios adicionales de bsqueda, para que esta bsqueda sea sobre el

catlogo de la droguera se pulsa el botn de bsqueda de la Barra de Utilidades

que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Parametrizacin rpida de
productos.

Despus de realizar la consulta, los productos que coincidan con el criterio y dato
buscado, son visualizados en una grilla de resultados. Para llevar los datos a la ventana
de Parametrizacin rpida de productos se debe seleccionar el producto y pulsar la
tecla ESC de su teclado.

51
Datos bsicos, es posible visualizar y editar datos bsicos del producto, como cdigos
de barras, nombre, ubicacin, tipo de IVA, IVA, Costo del producto, contenido interno, y
precio de venta o porcentajes de utilidad.

Hace referencia a la presentacin de los productos, por ejemplo: Frasco, Kit,

tubo, paquete. Esta ventana permite, crear, actualizar, buscar e imprimir un reporte de
todas las unidades creadas.

Tiene las funcionalidades de crear, actualizar, buscar e imprimir informes de

componentes de los medicamentos.

Permite agrupar productos de acuerdo a su funcin.

Hace referencia a la ubicacin fsica del producto, esta ventana permite crear
nuevas ubicaciones, actualizar las existentes, realizar bsquedas e informes.

52
 Permite definir un inventario ficticio, con el fin de realizar prcticas en la
herramienta.

Para realizar el proceso es necesario identificarse como administrador del sistema.

El valor digitado ser definido como cantidades existentes de cada uno de los productos
que estn parametrizados.

Nota: Por tratarse de un proceso que modifica el inventario es necesario confirmar el

proceso ante el sistema.

53
La herramienta genera una copia automtica de la base de datos antes de realizar
actualizacin de los saldos de inventarios.

Al terminar el proceso se genera un mensaje que confirma la terminacin exitosa.

Modifica los costos de todos los productos existentes en el

inventario, reemplazndolos por los adjuntos en el catlogo de Copidrogas.

Para realizar el proceso de modificacin de costos es necesario autenticarse como

usuario administrador de la herramienta o un usuario que tenga permisos sobre esta
funcionalidad.

Es necesario reconfirmar ante la herramienta que se desea llevar a cabo el cambio en los
costos de los productos del inventario pulsando el botn aceptar, para abortar el proceso
botn cancelar.

54
Antes de realizar la modificacin la herramienta genera de forma automtica, una copia de
seguridad de la base de datos.

Al terminar la tarea de actualizacin de costos, se genera un mensaje de confirmacin del

proceso.

Permite realizar modificaciones rpidas a los datos de los productos

parametrizados, a travs de la bsqueda utilizando diferentes criterios.

Es posible seleccionar el tipo de actualizacin que se desea llevar a cabo, a travs de la

lista Tipo de actualizacin. Esta opcin habilita los campos para ser modificados.

Para realizar la actualizacin de manera eficiente se dise un men que permite

seleccionar el tipo de bsqueda de los productos.

55
En la opcin datos que desea buscar, sern habilitadas las opciones necesarias de
acuerdo al tipo de bsqueda, con el fin de hacerla ms precisa, aqu se digitan o
seleccionan los datos del producto o productos que se desean actualizar como: nombre,
cdigo, tipo de producto, IVA, grupo, ubicacin, nivel, estado o rotacin.

Nota: Recuerde que solo sern habilitados en la grilla, los campos que se
especifican en el tipo de actualizacin, all se podr digitar o seleccionar el nuevo valor.

Se utiliza para llevar a cabo la Parametrizacin de los

productos, es posible realizar este proceso consultado el catlogo de Copidrogas, el
catlogo de la droguera o creando el producto nuevo con todos los campos.

Parametrizacin desde catlogo de Copidrogas

56
La bsqueda en el catlogo de Copidrogas puede realizarse por nombre o cdigo de
barras, seleccionando el tipo de bsqueda, digitando el dato que se desea buscar y
pulsar el botn Catalogo Copidrogas.

La bsqueda trae todos los productos que coinciden con el dato ingresado. Para llevar el
producto a la ventana de parametrizacin se debe seleccionar y pulsar el botn salir.

Para el caso en que no se encuentre el producto se genera un mensaje que informa que
el producto no se encuentra en el catlogo.

Parametrizacin desde catlogo de droguera

Se utilizan criterios adicionales de bsqueda, para que esta bsqueda sea sobre el

catlogo de la droguera se pulsa el botn de bsqueda de la Barra de Utilidades

que se encuentra en la parte inferior de la ventana de Parametrizacin de Productos.

Despus de realizar la consulta, los productos que coincidan con el criterio y dato
buscado, son visualizados en una grilla de resultados. Para llevar los datos a la ventana

57
de Parametrizacin de productos se debe seleccionar el producto y pulsar la tecla ESC
de su teclado.

En caso en que no se encuentre el producto se genera un mensaje que informa que el

producto no se encuentra en el catlogo de la droguera.

Para los dos casos anteriormente descritos, solo es necesario adicionar o modificar la
informacin faltante en las pestaas de Datos Bsicos, Costo y Precio, Inventarios y
Agrupaciones.

Parametrizacin de productos que no son de Copidrogas

Se habilitan para digitacin todos los campos de la ventana de Parametrizacin de

productos a travs del botn nuevo de la Barra de utilidades que se encuentra en la

ventana.

Los datos necesarios para la Parametrizacin de los productos esta agrupados en cuatro
pestaas: Datos bsicos, Costo y Precio, Inventarios y Agrupaciones.

58
Datos bsicos, es posible visualizar y editar datos bsicos del producto, como cdigos,
nombres, tipo de producto, ubicacin, sustituto, nivel de rotacin, clasificacin,
componente y mensaje de producto.

Costos y precios, permite parametrizar los costos, divisiones (caja, blster y unidad),
porcentaje de IVA, Comisin a los vendedores, utilidades para las diferentes listas de
precios y divisiones, parametrizacin de rango de precio abierto (precio mximo y
mnimo).

59
Inventarios, personaliza las preferencias de administracin de inventario, realizar control
de inventario, realizar control diario, stocks, adems permite visualizar cantidades
existentes en el inventario.

Agrupaciones, son todos los datos que permiten clasificar los productos y posicionarlos
de acuerdo a los grupos y niveles parametrizados (Ver Grupos ).

60
 5. PROCESO DE ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS

Este proceso tiene a cargo las tareas de alimentacin de inventario, registro de

movimientos de entrada y salida de productos, administracin de compras a crdito y
contado, su registro, adems de la administracin de las cuentas por pagar.

El proceso de inventarios incluye las opciones de inventario y cuentas por pagar del
men principal.

5.1. Inventario, permite crear, modificar, anular e imprimir facturas de compra y

movimientos de entrada y salida. Realizar devoluciones a proveedores, realizar consultas
y cierres de inventario y realizar el cargue de factura de Copidrogas.

5.1.1 Movimientos diarios, permite registrar entradas y salidas de inventario diferentes

de las compras y ventas.

A travs de esta opcin es posible realizar el registro de nuevos

movimientos de Mercanca.

61
Cdigo de documento (Tipo documento), define el tipo de movimiento que se lleva a
cabo, existen movimientos de entrada y de salida, los de entrada son los que hacen que
el inventario aumente, los de salida generan disminucin en el inventario.

Cdigo de proveedor, algunos documentos requieren datos de proveedor, estos pueden

ser consultados por nombre o cdigo, adems es posible realizar la creacin de
proveedores nuevos a travs del botn crear del mensaje.

62
Si digitamos el primer nmero del cdigo o letra del nombre, son consultadas todas las
coincidencias.

Al pulsar el botn Aceptar debajo del proveedor se habilita la grilla donde se incluirn
todos los productos incluidos en el movimiento.

Los productos pueden ser consultados por nombre, cdigo de barras o por cdigo interno,
se debe digitar las cantidades en caja, blster o unidad que sern afectadas en el
movimiento.
Para guardar el movimiento se debe pulsar el botn , el
sistema generar el siguiente mensaje que indica que el proceso fue realizado.

De manera opcional usted podr realizar la actualizacin de los precios de los productos
incluido en el movimiento, seleccionando Yes en el mensaje que genera la herramienta.

Es posible generar un reporte del movimiento en formato pos o carta, para impresin o
vista previa.

63
 Permite realizar la anulacin de movimientos de entrada o salida de
productos existentes en la base de datos.

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador

64
Se debe digitar el nmero de consecutivo en el campo correspondiente para realizar la
consulta.

En caso de no conocer el Consecutivo, puede realizarse una Consulta avanzada,

utilizando el nmero de documento, la identificacin del proveedor, o el tipo de
documento, adems seleccionando un rango de fechas.

Consultas avanzadas
Consulta por Nmero de documento/ Nmero consecutivo
Seleccionar la pestaa de documento o consecutivo, en el campo de texto digitamos el
nmero de documento o consecutivo a consultar y Clic en el botn buscar.

Nota: Tanto el nmero de consecutivo como de documento son asignados

automticamente por el sistema al momento de grabar el movimiento, siempre que en la
parametrizacin del documento de inventario este seleccionada la opcin de Documento
automtico y pueden ser visualizados en el reporte impreso (Ver Documentos de
inventario).

65
Consulta por proveedor

El Proveedor puede ser seleccionado de la lista desplegable, y puede realizarse un filtro

adicional con las fechas de inicio y fin.

Consulta por tipo documento

Nota: Recuerde que puede generar el reporte del movimiento(s) a travs del botn
generar reporte.

Al pulsar el botn Anular movimiento se puede visualizar la siguiente ventana, para

anular se debe pulsar el botn Aceptar.

66
Al terminar anulacin de un movimiento, se genera un mensaje de confirmacin del
proceso.

Es posible realizar la reimpresin de movimientos consultando a

travs del consecutivo, puede imprimirse en formato Pos/carta o simplemente visualizar
el documento.

5.1.2. Consultas de inventarios

Consultas de inventario, son un conjunto de consultas e informes personalizables que le

permiten obtener informacin de forma eficaz y eficiente acerca de sus inventarios.

Permite realizar consultas seleccionando en un rango de fechas,

adems se hace uso de diferentes criterios, como: Producto, Documento, Grupo,
Laboratorio, Proveedor o la combinacin de dos criterios.

67
Fecha, permite seleccionar un rango de fechas para la generacin de la bsqueda y
reporte de inventarios

Tipo consulta, se debe seleccionar el criterio de bsqueda o la combinacin de dos de

ellos.

Las consultas por documento permiten realizar un filtro adicional por cdigo de
documento o naturaleza (entrada/ salida).

68
Informacin del producto, al realizar desplazamientos por la grilla en la parte superior es
posible visualizar la informacin del inventario de cada producto, cdigo y nombre.

El botn consultar permite refrescar la grilla despus de cambiar el tipo de consulta.

Vista previa, permite pre-visualizar el informe con los productos resultantes de la

consulta, estos pueden tener la informacin de costo o precio de venta segn la
informacin que se desea visualizar en el informe.

69
Cancelar, cancela el proceso y cerrar la ventana.

Permite realizar diferentes consultas del inventario fsico como stock (mximo, mnimo,
sobrantes), costo del inventario, fechas de vencimiento, productos en cero y rojos,
encontramos las siguientes opciones.

Indica los costos de los productos que se encuentran actualmente en el

inventario.

Datos, es una vista previa de todos los productos que se encuentran actualmente en el
inventario (caja, blster y unidad), los costos, IVA, utilidad, y contenidos internos.

Informes, podemos generar diferentes informes del inventario, detallado, ubicaciones,

productos con inventario diario y comparativo, a travs de la pestaa de informes.

70
Informe detallado, muestra los productos que hacen parte del inventario, el informe es
parametrizable, ya que es posible seleccionar los atributos que se desean ver en el
informe impreso.

Costo actual, genera el reporte de los productos del inventario costo con el que se
encuentra actualmente en la base de datos.

71
Grupos, genera el informe filtrado niveles y grupos parametrizados.

El informe puede generarse seleccionando un grupo particular o todos los grupos,

tambin pude seleccionarse el tipo de costo (costo actual, promedio y cargue)

72
Informe, el informe se genera con el costo promedio.

Ubicacin, genera el reporte filtrado por las ubicaciones parametrizadas.

73
Informe

Inventario diario, genera el valor del inventario en costo promedio en las fechas
seleccionadas.

74
Informe de inventario

Inventario comparativo, compra el inventario a la fecha con el ltimo inventario

realizado.

Informe

Permite visualizar la informacin de las fechas de vencimiento

de los productos al definir un rango de fecha.
La seleccin de productos se puede hacer individualmente o por todos los productos.

75
 Permite visualizar la informacin de saldos ceros y negativos del
inventario.

La informacin es generada en la grilla de visualizacin y se genera de acuerdo con el

tipo de consulta seleccionada por el usuario y el botn Consultar.

76
Luego de consultar la informacin, se generan los informes, estos pueden ser de dos
tipos: detallado por producto y total por laboratorio.

Informe detallado por producto

Informe total por laboratorio

Nota: Es recomendable realizar la consulta teniendo en cuenta el costo promedio.

77
 Permite ver la informacin del inventario de los productos con respecto
al stock parametrizado, los productos que se encuentran por encima y/o por dejado del
stock parametrizado, este informe puede generarse filtrando productos por los niveles I y
II.

Tipo de consulta

Tipo de ordenamiento

Informe por stock

Informe por faltantes

78
Informe por sobrantes

Son un conjunto de opciones e informes que permiten verificar

costos de inventario, transacciones y documentos de su inventario.

Informe de krdex

Bsqueda por producto (Ver bsqueda), activa las opciones de bsqueda de

productos.

Bsqueda por grupos de productos, activa las opciones de bsqueda por grupos de
productos.

79
Bsqueda por proveedor, activa las opciones de consulta de los proveedores existentes
en la Base de Datos.

Informe por transacciones o documentos

Informe

Costo final de inventario, permite realizar la consulta de inventario por cada uno de los
cierres realizados, es necesario seleccionar el mes al que se quiere realizar la consulta y
digitar el ao.

80
 Permite actualizar y consultar la rotacin de un producto o
grupo de productos en un rango de fechas seleccionas

Rotacin de producto, permite realizar la consulta de rotacin de un producto especfico.

Datos de rotacin por semanas/ meses unidades vendidas y ventas en miles de

pesos

81
Grafica de rotacin por unidades

Grafica de rotacin por ventas

82
Das sin vender, permite consultar los productos que no han tenido rotacin en un
nmero de das especficos, seleccionado por el usuario, se pueden adicionar otros filtros
como: rotacin, tipo de producto, y grupos.

Rotacin, es posible seleccionar el nivel de rotacin que se desea visualizar en el

informe.

Tipo de producto, se puede seleccionar este filtro adicional con el fin de hacer ms
exacta la bsqueda y reporte.

83
Asignacin de rotacin, permite asignar el tipo de rotacin de los productos de acuerdo
a las cantidades vendidas (mximo y mnimo) y un rango de fechas para realizar el
clculo.

Al terminar se genera un mensaje indicando que el proceso de asignacin de rotacin fue

exitoso.

84
5.1.3. Cierre de inventarios, permite realizar cierres de mes y reversin de cierres.

Marca las transacciones de ventas, compras y movimientos

con el fin de tener un control sobre la operacin de Dominium Plus y proteger los datos.

Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la

aplicacin.

Al ingresar a la opcin se visualiza el mes que est pendiente de cierre, teniendo en

cuenta el cierre anterior.

Nota: El proceso de cierre es importante porque identifica y protege grupos de

transacciones, por lo tanto es recomendable realizarlo los primeros das del mes siguiente
al que se va cerrar.

Al terminar la herramienta informar el estado final del proceso.

El proceso de reversin de cierre, desmarca las

transacciones de un cierre anterior.

85
Para llevar a cabo el proceso es necesario identificarse como administrador de la
aplicacin.

Nota: Este proceso debe llevarse a cabo solo si es estrictamente necesario, ya

que puede causar inconvenientes con datos que ya fueron utilizados en su contabilidad.

Al terminar la herramienta informara el estado final del proceso.

5.1.4. Generar inventario

En esta opcin permite generar y registrar planillas para la realizacin del inventario.

Estas pueden ser generadas por grupos de productos o por

ubicaciones.

Planilla completa por grupos, genera una planilla donde estn incluidos varios grupos, o
realizar la seleccin de todos los grupos, tambin es posible aplicar filtros adicionales

86
como el estado de los productos (Activos/Inactivos). A travs del botn generar se puede
pre-visualizar los productos en la grilla inferior de la ventana.

Ver reporte, permite generar la vista previa de la planilla y su posterior impresin.

87
Planilla por seleccin de grupos, esta opcin permite realizar filtros de los productos
utilizando los niveles parametrizados, y el estado de los productos.

Ver reporte, permite generar la vista previa de la planilla y su posterior impresin.

88
Generar planilla por ubicacin, esta opcin permite generar la planilla de inventario a
travs de las ubicaciones fsicas parametrizadas.

Ver reporte, permite generar la vista previa de la planilla y su posterior impresin.

89
 Permite realizar los ajustes al inventario registrado en las planillas.

Se debe seleccionar el tipo de inventario realizado, de acuerdo a la visto en la seccin

anterior.

Despus de seleccionar los datos del inventario, se pulsa el botn consultar, esto trae
todos los productos a la grilla ubicada en la parte inferior de la ventana, de ser necesario
se puede realizar bsquedas de productos, utilizando tres criterios (Nombre, cdigo
interno o de Barras).

Cuando los ajustes a los productos son realizados se realiza la actualizacin de las
cantidad en la Base de datos, a travs del botn realizar ajustes.

Saldos iniciales, define el inventario que se est registrando como inventario inicial.

Ver Diferencias, realiza una comparacin entre el inventario inicial y el digitado para
verificar los cambios realizados.

Al realizar las modificaciones al inventario por Realizar ajustes se generara un reporte

con la informacin correspondiente al informe de diferencias.

90
5.1.5 Facturas de compra, permite crear, consultar, anular, imprimir, generar
devoluciones y generar un reporte de las facturas de compra.

Permite almacenar las facturas de compra a proveedores o

realizar el registro manual de las factura de Copidrogas.

Fecha; Fecha en que fue emitida la factura de compra.

Nmero de factura, debe digitarse el nmero de factura del fsico que se desea ingresar.

Proveedor, puede ser consultado a travs del nombre digitando la inicial, en caso de no
encontrar el proveedor en el listado, es posible crear un nuevo proveedor (Ver
Parametrizacin de proveedores).

91
 Nota: Todas las facturas son almacenadas como crdito, y de forma automtica se
crea un registro en cuentas por pagar, si el pago es efectivo, la factura debe ser pagada a
travs este men Cuentas por pagar para generar el comprobante de pago como
soporte.

Productos, pueden ser consultados utilizando el cdigo o nombre del producto, en caso
de no encontrar el producto en el listado, es posible crear uno nuevo pulsando S en el
mensaje (Ver Parametrizacin de productos).

Costos, se debe digitar el valor del costo total del producto (cantidad x costo unitario) que
es relacionado en la factura fsica.

Caja, blster y unidad, debe ser digitada la cantidad recibida en cada una de estas
unidades relacionada en la factura fsica.

Fecha de vencimiento, este dato es opcional por producto y debe ser el mismo que se
encuentra en la factura fsica.

Descuentos, en caso de que se haya otorgado algn descuento a la factura de compra

por parte del proveedor, este valor es digitado en este campo.

Total, es el valor total a pagar de la factura fsica.

92
Despus de almacenar la factura, es posible imprimir un reporte para almacenarlo como
respaldo.

Tambin es posible actualizar los precios de los productos de acuerdo a sus nuevos
costos.

Como novedad Dominium Plus permite generar e imprimir el acta de recibos de

medicamentos.

Para confirmar la generacin del acta de medicamentos usted debe seleccionar la opcin
S, se deben completar los datos de la persona que realiza la revisin, el tipo de impresin
y los dems datos que exige la resolucin 1403.

93
Sistema seguridad (Si/No), se refiere a medicamentos marcados como uso institucional.

Para visualizar el acta se debe pulsar el botn Aceptar.

La anulacin de facturas es un proceso que cambia el

estado de las facturas de compra y resta los productos del inventario.

Es necesario realizar validacin del usuario administrador o un usuario que tenga

permisos sobre esta funcionalidad.

Una anulacin se debe llevar a cabo solamente en caso de encontrar un error que no
puede ser corregido a travs de la devolucin a proveedores.

94
 A travs de esta opcin es posible realizar la
consulta e impresin de las facturas de compra registradas.

Es necesario realizar validacin del usuario administrador o un usuario que tenga

permisos sobre esta funcionalidad.

La consulta puede llevarse a cabo mediante los siguientes criterios: nmero de factura,
consecutivo movimiento, o identificacin de proveedor.

95
 En esta opcin se pueden registrar las devoluciones realizadas
indicando el nmero de movimiento y cantidades a devolver.

96
 Esta opcin permite generar informes totalizados de las
facturas de compra realizadas, estas se pueden realizar por Tipo de documento (Factura
de Compra a Contado y Entrada al sistema Copidrogas), y adicionalmente se puede
realizar filtro por Proveedor.

El reporte se genera al dar clic en el botn Generar.

Nota: Este reporte puede generarse y e imprimirse agrupado por tipo de

documento (totales) o por nivel I.
Informe por nivel I

Informe por totales

97
Actualizar factura compra Copidrogas (archivo cargue), En esta opcin se realiza el
ingreso de una factura de compra de Copidrogas.

Para llevar a cabo este movimiento es necesario tener el archivo plano de

la factura que se enva al correo electrnico de la droguera.

Al ingresar en esta opcin se encuentra la siguiente ventana:

En la parte superior est ubicado un men que le permitir realizar el cargue y utilizar las
opciones de parametrizacin de productos, precios y bonificaciones, conversin de
prepacks y obsequios y la generacin de los informes relacionados con el cargue.

Archivo: en este men se encuentran las opciones de Cargar, Revisar, Borrar y Salir

98
 En esta opcin se busca el archivo plano que contiene la informacin de la
factura. Al ingresar se podr ver la siguiente ventana:

El usuario debe seleccionar el nmero de das en que se va a pagar la factura (3 das, 10

das, 20 das o 30 das) y buscar la ubicacin del archivo plano haciendo clic en el

siguiente botn

All se abrir una ventana del explorador donde se debe ubicar el archivo de cargue
pla_remi.dat con la extensin .DAT y seleccionar Abrir.

Luego de seleccionar el archivo y hacer clic en Aceptar se mostraran los datos de la

factura, tales como el cdigo y nombre de la droguera, el nmero y fecha de la factura, el
nmero de tem, la cantidad de productos, el costo total, el IVA total, el total de la factura y
el descuento, adems se encontrara el detalle de los productos de la factura en la pantalla
principal del cargue.

99
En la ventana de cargue no se realizaran cambios a los productos que vienen en la
factura; para esto, se debe actualizar la factura y usar las opciones del men de
Parametrizacin.

En esta ventana encontraremos tres botones:

Al hacer clic en este botn se guardara la informacin de la

factura creando productos nuevos y actualizando inventario e informacin general
(cdigos de barras, costos, tarifas de IVA, tipo de producto) al finalizar el proceso,
se mostrara en pantalla un mensaje con el consecutivo del movimiento realizado,
el cual se debe tener en cuenta en el momento de la parametrizacin.

100
 Sirve para dejar la ventana de cargue en blanco, sin afectar la
informacin de inventario y dems parmetros de la aplicacin.

Con este botn se sale de la ventana de cargue, sin almacenar

ningn cambio en la aplicacin.

Se usa para visualizar en la ventana de cargue una factura que no haya

sido actualizada ni borrada, para esto se ingresa el nmero de la factura y se da clic en
Aceptar.

Si se quiere borrar una factura que se carg pero no se actualizo, se ingresa

el nmero de la factura en la opcin Revisar y al verla en la ventana de cargue se accede
a la opcin Borrar donde aparecer un mensaje para aceptar el borrado de la factura y al
final confirmara la operacin realizada.

Permite salir de la ventana de cargue.

Parametrizacin: En este men se podr realizar la parametrizacin de Productos,

Precios, Bonificaciones y Convertir Prepacks y Obsequios

101
 En esta opcin se pueden modificar datos bsicos de parametrizacin los
contenidos internos, ubicaciones y agregar cdigos de barras a los productos de ser
necesario.

Para visualizar la factura que se desea parametrizar, se ingresa el consecutivo que se le

asign al ser actualizada y se da clic en Buscar.

En la ventana se mostrara la informacin de la factura, donde se podrn diferenciar los

productos nuevos de los existentes, los cuales estarn resaltados en color verde.

En el cuadro Campos que se desean parametrizar se pueden seleccionar las columnas

que se van a mostrar. Para esto se debe hacer doble clic sobre el campo deseado para
activar o desactivar la columna.

102
En Productos que se desean parametrizar se podrn filtrar los productos nuevos y los
existentes.

Dentro de la grilla donde se listan los productos que se va a parametrizar se pueden

identificar las columnas que se pueden modificar con color gris

Si se desea modificar el contenido interno de un producto, se debe ingresar el nmero de

unidades por caja o blster que tiene cada producto, en caso de no ser un producto nuevo
solo se podr modificar el contenido interno si no se ha realizado antes.

Para modificar la Ubicacin del producto se debe hacer doble clic sobre la celda
correspondiente, all se abrir una ventana donde se mostraran las ubicaciones
parametrizadas en el programa y se debe seleccionar una opcin y presionar Enter para
que se modifique en la grilla.

El mismo proceso se lleva a cabo para la asignacin de los Grupos.

Para ingresar un nuevo cdigo de barras se hace doble clic sobre el campo del producto
deseado y en la ventana que se abre se ingresa el cdigo de barras, se da clic en
Aceptar y luego en Guardar; si se desea borrar un cdigo existente se selecciona
Borrar Fila o se oprime la tecla de suprimir.

103
Durante el proceso de Parametrizacin de Productos se puede hacer clic en Actualizar
en el momento que se deseen guardar los cambios.

En esta opcin se pueden modificar los precios y los porcentajes de utilidad de

los contenidos de los productos, teniendo en cuenta la lista de precios que se va a
parametrizar, si es contado, crdito u otros, para de este modo asignarles un precio de
venta a cada uno de los productos que vienen relacionados en la factura.

Para poder ver la factura, se ingresa el consecutivo asignado y se da clic en Buscar.

Para seleccionar el tipo de precio se abre el men Lista de Precios y se selecciona el

precio deseado.

En la ventana se mostrar la informacin de la factura, donde se podrn diferenciar los

productos nuevos de los existentes los cuales estarn resaltados en color verde. Adems
se encuentra la informacin del costo base del clculo del precio, el tipo de clculo y el
tipo de redondeo que se le har a los precios.

104
Si se desea realizar los clculos automticamente de los precios de venta basado en el
porcentaje de utilidad ya parametrizado anteriormente se hace clic en el botn

Si por el contrario se desea asignar la utilidad o el precio a cada producto se deben

ingresar los valores dentro de la grilla. Las columnas modificables se pueden identificar
con color gris.

Durante el proceso de Parametrizacin de Precios se puede hacer clic en Actualizar en

el momento que se deseen guardar los cambios.

En esta opcin solo se vern los productos que tienen bonificacin dentro
de la factura y se le puede asignar el incremento al costo basado en el porcentaje de
bonificacin, la utilidad y el precio de venta a cada producto.

Para poder ver los productos con bonificacin, se ingresa el consecutivo asignado a la
factura y se da clic en buscar.

Para seleccionar el tipo de precio se abre el men Lista de Precios y se selecciona el

precio deseado.

En la ventana se mostraran los productos con bonificacin y se encuentra la informacin

del tipo de clculo y el tipo de redondeo que se le har a los precios.

105
Para asignar el porcentaje de incremento al costo, el porcentaje de utilidad y el precio se
deben ingresar los valores dentro de la grilla. Las columnas modificables se pueden
identificar con color gris.

Si se desea realizar los clculos automticamente de los precios de venta basado en el

porcentaje de utilidad ya parametrizado anteriormente se hace clic en el botn

Durante el proceso de Parametrizacin de Bonificaciones se puede hacer clic en

Actualizar en el momento que se deseen guardar los cambios.

Mediante esta opcin se puede realizar la conversin de

Prepacks y Obsequios a sus correspondientes productos unitarios.

Para poder ver los productos que tiene la factura, se ingresa el consecutivo asignado a la
factura y se da clic en buscar.

En la grilla se podrn ver todos los productos que estn relacionados en la factura, se
debe ser cuidadoso de seleccionar aquellos productos que corresponden a un Prepacks o
a un Obsequio.

106
Al tener seleccionado el producto, se va a la grilla de Productos Contenidos en el
Prepack, y se busca el producto que se va a derivar del Prepack u Obsequio, se podr
realizar la bsqueda por cdigo de barras, cdigo del producto o nombre del producto. Se
selecciona el producto que se va a agregar y se presiona Enter.

Luego se ingresan las cantidades del producto y su costo si es necesario. Y al finalizar se

da clic en

Se mostrara un mensaje de confirmacin del movimiento donde se debe presionar

Aceptar.

Nota: Este proceso realizara la salida automtica de todas las cantidades del Prepack u
Obsequios cargados en esa factura.

107
Informes: En este men se encuentran los reportes de Control Inventario, Informe de
Obsequios, Informe productos Nuevos, Informe productos Prepack, Informe Precios de
Venta y Acta de Recepcin de Medicamentos.

Para generar estos informes se debe ingresar el nmero de factura de la cual se desea
consultar la informacin, teniendo en cuenta que la factura ya debi ser actualizada
anteriormente y se da clic en Aceptar.

Al seleccionar esta opcin se mostrar el listado de los productos que se

actualizaron en el cargue, comparndolo con el inventario existente en la droguera al
momento de generar el reporte.

Con esta opcin se podrn consultar los obsequios que estn

contenidos en la factura.

Este reporte muestra los productos nuevos que ingresaron al

sistema para el cargue seleccionado.

Con esta opcin se podrn consultar los Prepacks que contiene

la factura seleccionada.

Muestra los precios de venta y las variaciones de costo de los

productos contenidos en la factura seleccionada al momento de realizar su cargue.

108
 En esta opcin se permitir generar el Acta de Recepcin
de Medicamentos. Al seleccionarla se mostrara la siguiente ventana

Se debe ingresar Fecha de Vencimiento, Registro Invima, Nmero de Lote y

Observacin de cada uno de los productos.

Al hacer clic en Aceptar, el programa solo almacenara la fecha de vencimiento de los

productos, por lo cual se recomienda exportar el reporte a un formato XLS (Excel) y
guardarlo por si desea consultarla o modificarla en otra oportunidad.

Permite cargar los datos de la factura para ser visualizados a

modo de consulta.

A travs del botn cargar se realiza la seleccin de la ruta donde se encuentra el archivo
.dat.

109
La informacin de los productos contenida en el archivo es pre- visualizada.

110
5.1.6. Pedido sugerido Copidrogas

Tipo de informe, permite seleccionar el filtro inicial para generar el informe de pedido, el
cual puede ser por Stock o por Fecha.

Fecha, reponer lo que se ha vendido del inventario en un rango de fechas seleccionable.

Adicionalmente puede tener en cuenta las fechas de rotacin del producto

Stock, de acuerdo a los rangos que se parametrizan en el stock y que se encuentren por
debajo del valor mnimo.

Trae a la grilla todos los productos que cumplen con el criterio de bsqueda
seleccionado.

Opciones de pedido, son un conjunto de opciones que permite guardar la informacin

de pedido, adicionar los productos faltantes y abrir la pgina web para realizar la solicitud
de pedido.

111
5.2. Cuentas por pagar
Representan obligaciones de la empresa con sus proveedores y surgen debido a la
adquisicin de bienes o servicios.

En cuentas por pagar encontramos opciones que permiten registrar notas contables de
naturaleza crdito y dbito, comprobantes de proveedor, saldos de cuentas, movimientos
de proveedor y algunos informes personalizables.

5.2.1. Pagos proveedor (Comprobante de egreso), Incluye todas las actividades de

registro de abonos y pagos de las obligaciones con los proveedores.

Permite crear nuevos comprobantes de egreso para los

pagos que hace la droguera a los proveedores con los que se tiene obligaciones
pendientes, registradas en Dominium Plus.

112
Proveedor, es utilizado como criterio de bsqueda, es posible realizar la consulta
utilizando el cdigo o nombre del proveedor.

En caso de que el proveedor tenga ms de una factura, estas sern visualizadas en la

grilla, debe seleccionarse la(s) factura(s) la cual se le genera el abono.

Informacin de la factura, esta seccin indica la factura a la cual se le generara el abono

o pago, el valor de la retencin, impuesto de IVA e ICA y otras retenciones, en caso de
que sea necesario aplicarlos. Finalmente las observaciones o descripcin que ser
impreso en el informe de comprobante.

113
Tipo pago

Cdigo de Banco

Fecha Consignacin

Recalcula Descuento Aplica nicamente para facturas de cargue (Copidrogas)

Al terminar el proceso el aplicativo genera un mensaje que indica que fue exitoso.

114
 Esta opcin permite realizar anulacin de comprobantes
registrados con anterioridad en la Base de Datos.

Por tratarse de un proceso que modifica la informacin de abonos puede aumentar el

valor de las deudas, es necesario realizar validacin del usuario administrador o un
usuario que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Se debe digitar el nmero del comprobante para realizar la validacin de existencia en la

Base de datos.

Si el comprobante existe y puede realizarse la anulacin se genera un mensaje

informando que es posible llevar a cabo la anulacin.

115
La herramienta genera una vista previa del documento que se desea anular.

Se debe realizar la confirmacin de anulacin del documento pre- visualizado.

Al terminar el proceso se genera un mensaje indicado el estado final. Para este caso fue
exitoso.

116
 Permite generar una copia de un comprobante de Proveedor
elaborado con anterioridad.

Para llevar a cabo el proceso es necesario validar la clave de administrador o un usuario

que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Se bebe digitar el nmero del comprobante de egreso para realizar la validacin de la

existencia.

Si el documento existe se genera la vista previa, para impresin o almacenamiento en

algunos de los formatos disponibles (Ver Barra de Informes)

117
5.2.2. Pagos proveedor (Notas contables)

El registro de estos documentos se debe llevar a cabo cuando se realizan operaciones

que no poseen soportes externos.

Permite crear nuevas notas contables ya sea de naturaleza crdito

o dbito.
Debe realizarse la consulta de proveedor digitando el cdigo o nombre en el campo
cdigo proveedor.

Si se tiene ms de una factura a crdito con el proveedor seleccionado, debemos elegir

una a travs de las casillas de chequeo.

Valor de la nota, aqu se debe digitar el valor correspondiente a la nota contable.

Observaciones, de ser necesario registrar aclaraciones u observaciones al documento se

deben digitar en este campo.

Tipo pago, se refiere a la naturaleza de la Nota (CRDITO/ DBITO).

118
A travs del botn aceptar el registro es almacenado en la Base de datos.

Al terminar el proceso se genera un mensaje indicando el estado final y la vista previa de

la nota contable.

La herramienta presenta la opcin de generar una copia adicional del documento creado.

Este proceso Permite anular notas contables creadas con

anterioridad.
Para llevar a cabo este proceso es necesario validar el usuario administrador o un usuario
que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

119
Se debe realizar la verificacin de la existencia del documento. En el campo nota se digita
el nmero con el que fue almacenado y pulsamos Enter.

Si el documento existe, se genera un mensaje que indica que la nota puede ser anulada.

La herramienta genera una vista previa del documento anulado para su impresin o
almacenamiento.

Luego de esto se debe confirmar la anualacin de la nota oprimiendo el boton SI para

completar el proceso.

120
La herramienta presenta la opcin de generar una copia adicional del documento creado.

Esta opcin permite reimprimir una nota contable creada.

La reimpresin de notas contables solicita la validacin del usuario administrador o un

usuario que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Se debe realizar una consulta para verificar la existencia de la nota contable.

Si existe una nota contable con el nmero que se consult se genera la vista previa del
documento.

121
La herramienta presenta la opcin de generar una copia adicional del documento creado.

5.2.3. Anlisis de vencimiento, permite generar los saldos de obligaciones que estn
pendientes a la fecha, con los proveedores.

Ordenar, el informe puede ser generado por deuda, nombre o ciudad.

122
 Informe de vencimiento ordenado por deuda.

5.2.4. Saldos de cuentas por pagar, permite generar un informe consolidado donde se
presentan el total de las obligaciones pendientes con los proveedores.

Se selecciona el rango de fechas, el proveedor y el tipo de reporte que se desea generar.

5.2.5. Movimientos proveedor, permite consultar y generar informe de todos los

movimientos de un proveedor o todos, en un rango de fechas seleccionadas.

123
Se selecciona el rango de fechas y el proveedor para generar la informacin del reporte.

5.2.6. Informe de documentos, permite generar un informe por todos los documentos
que se han generado para un proveedor en un rango de fechas seleccionadas.

Tipo informe, se puede seleccionar el tipo de documento al que se desea hacer

seguimiento.

Informe de documentos- facturas

124
 6. PROCESO DE VENTAS

A travs del proceso de venta, se pueden registrar ventas a crdito, contado,

personalizadas, remisiones, administrar devoluciones, abonos, reimpresin de facturas,
devoluciones y anulaciones. Adems de administrar la cartera. Este proceso incluye las
opciones de Servicios y Cartera del Men principal.

6.2. Servicios

Encontramos todas las opciones relacionadas con la facturacin, notas de devolucin,

consulta e impresin de facturas, facturacin de remisiones registro de gastos de caja
menor, administracin de ventas a domicilio y consulta de catlogo de Copidrogas.

6.1.1 Movimientos de factura (ventas)

Esta opcin permite realizar las facturas de venta, existen cinco formas de facturar las
ventas:

Mostrador: Son todas aquellas ventas en las cuales no se identifican y registran los datos
de los clientes.

Mostrador personalizado: En este tipo de venta se identifican los clientes, es posible

realizar la consulta de los consumos anteriores, y en la impresin de la factura de venta
se imprimen los datos del cliente, en caso de que al realizar la consulta del cliente este no
este registrado es posible realizar la creacin del cliente (Ver. Parametrizacin Clientes).

Domicilios: Son todas aquellas ventas que se hacen a los clientes identificados y que
adems son llevadas a sus domicilios, y que son la base para la administracin de los
domicilios.

Venta crdito: Las ventas a crdito se realizan a los clientes parametrizados y que
adems estn autorizados para venderles a crdito, las ventas a crdito generan los datos
que sern utilizados en el proceso de Cartera. (Ver. Administracin de Cartera).

125
Remisin a EPS: Son todas aquellas ventas que se realizan a los clientes con los cuales
se tiene algn convenio.

Vendedor, esta opcin permite seleccionar el vendedor de la lista desplegable, permite

llevar el registro de las comisiones.

Tipo de Venta

Cliente, se incluye en los tipos de venta mostrador personalizado, domicilio, crdito y

remisiones.

126
 Permite consultar consumos y medicamentos formulados a los
clientes registrados en Dominium Plus.

Consumos, en las ventas que incluyen clientes, es posible realizar la consulta de

los consumos realizados en facturas anteriores.

Registro de tensin arterial, permite registrar la tensin arterial del paciente y

visualizar los ltimos 5 registros almacenados.

El registro de tension arterial genera un reporte en formato POS que es enviado

directamente a la impresora predeterminada. Para consultar los registro de tension arterial
por cliente en un periodo de fechas consulte el reporte Historico de tensin arteria.l

127
 Nota: Si el servicio de toma de tensin tiene algun costo, este debe ser creado
como un producto sin control de inventario con un precio definido para su facturacin.

Asignar mdico, permite seleccionar un mdico que se encuentre creado en la

aplicacin y que indique si los medicamentos fueron recetados.

Existencias, permite visualizar la existencia de los productos en el inventario. Para

visualizar la existencia del producto se debe posicionar el puntero sobre el producto
incluido en la grilla.

Productos, es el detalle de la factura de venta donde se adicionan productos.

Descuentos, en productos, esta opcin debe activarse en la Parametrizacin (Ver.

Parmetros de Facturacin) y se aplican directamente a cada producto en la grilla.

Otras opciones de facturacin, existen diferentes opciones que se pueden aplicar al

proceso de facturacin

Descuento, activa las opciones de descuento por valor o porcentaje al total de la factura.
Para realizar un descuento es necesario identificarse como administrador.
Cotizar, genera un documento de cotizacin de los productos.

128
Formas de pago, permite realizar el pago de las facturas a travs de las formas de pago
parametrizadas (Ver. Parmetros de Facturacin).

Salir, cierra la ventana de ventas. El usuario debe confirmar que desea realizar esta
accin.

Totales de facturacin, son los valores de la factura, el dinero entregado por el cliente y
el cambio, este ltimo se calcula luego de ingresar el valor entregado.

Facturar, este botn termina el proceso de almacenamiento de los registros, genera un

mensaje que indica el nmero de factura, la vista previa o impresiones del soporte.

Nota: Recuerde que el tiempo que permanece visible el mensaje del consecutivo es
parametrizable (Ver. Parmetros Inciales).

129
Si se trata de una venta a domicilio al pulsar el botn facturar, se visualiza la ventana de
domiciliarios en donde se deber escoger el domiciliario creado en la Parametrizacin.

Si se trata de una venta a crdito debe seleccionar el formato en que desea que se
imprima, Carta o Pos

130
Si el tipo de venta es crdito, domicilio o mostrador personalizado, usted puede realizar
seguimiento a la formulacin.
Seguimiento a formulacin Esta opcin es activada en los parmetros iniciales del
sistema y permite realizar seguimiento a los medicamentos formulados a los clientes y
que permiten generar informacin de los productos recetados por los mdicos, dosis, y
tiempos de reposicin que pueden ser utilizados como herramientas de fidelizacin en la
droguera.

Esta ventana se genera de forma automtica y el usuario pude decidir si registra o no el

seguimiento

El seguimiento a formulacion puede ser activado en los parametros inciales de Dominium

Plus.

6.1.2. Procesos de facturacin

Ofrece una serie de opciones que permiten realizar diferentes procesos sobre las facturas
registradas.

O remisiones este proceso cambia el estado del documento y afecta el

inventario, por lo tanto se debe llevar a cabo solo cuando es estrictamente necesario y
debe justificarse a travs de la creacin de los tipos de anulacin (Ver.
parametrizacin de Facturacin).

131
Para llevar a cabo la anulacin el usuario debe identificarse como administrador de la
herramienta o un usuario que tenga permisos sobre esta funcionalidad.

Nmero documento, en este campo de texto se debe digitar el nmero de remisin o

factura que se anulara. Es necesario indicar que es una factura o remisin, para visualizar
los datos del documento, se presiona la tecla enter el botn anular.

Nota: Las anulaciones se realizan por el total del documento y solo podr registrarse
en la misma fecha de la emisin del mismo.

Tipo anulacin, es la justificacin de la anulacin y debe seleccionarse de la lista

desplegable.

Es necesario confirmar a la herramienta que el proceso se lleva a cabo.

132
Al terminar el proceso el sistema confirma que se llev a cabo con xito.

Es generado el soporte del proceso, es importante tener en cuenta el almacenamiento o

impresin del mismo.

Esta opcin permite realizar la impresin de copias de facturas de

venta o Remisiones.

Para realizar el proceso es necesario validar el usuario y clave de administrador.

133
Nmero documento, se debe digitar el nmero de documento que se desea consultar e
imprimir.

Consultar, permite visualizar la informacin del documento.

Imprimir, genera la copia del documento consultado.
Salir, cancela el proceso.

134
 Permite realizar devoluciones parciales a los clientes, adems es posible
realizarla en una fecha posterior a la emisin del documento.

Es necesario llevar a cabo la validacin de usuario y contrasea del administrador.

Tipo de devolucin, permite identificar y almacenar la justificacin por la cual se realiza

la devolucin (Ver Parmetros de Facturacin).

Para realizar el proceso se pulsa el botn Guardar.

135
Al final se genera el soporte del proceso el cual debe ser almacenado o impreso.

6.1.3. Control de domicilios

A travs de las diferentes opciones es posible realizar la administracin de las ventas a

domicilio.

Permite consultar y visualizar los domicilios pendientes de entrega.

136
Domiciliario, es posible generar el informe de rutas en proceso seleccionando un
domiciliario en particular o todos, utilizando la lista desplegable.

Reporte, este botn genera la vista previa del reporte de las rutas para ser impreso o
almacenado.

Permite realizar consultas en diferentes fechas y horas en que

fueron entregados los domicilios, es posible realizar un informe detallado o estadstico de
las entregas.

Reporte detallado

137
 Es el proceso por el cual se consultan los domicilios pendientes y
se marcan como entregados.

Se puede realizar la consulta a travs de cuatro criterios de bsqueda: fecha, hora,

factura o cdigo.

Este proceso cierra las transacciones de domicilios y genera un

reporte utilizando fechas, es recomendable realizar este proceso todos los das. Se debe
realizar la consulta y reporte de cada domiciliario parametrizado.

138
El domiciliario puede ser seleccionado de la lista, all se pueden visualizar todos los que
fueron creados en la parametrizacin.

6.1.4. Caja menor

Son todos los gastos o pagos menores que se hacen a travs del uso del dinero
proveniente de las ventas del da.

139
Esta opcin permite realizar consultas y registro de nuevos gastos de caja menor.

Seleccionar el centro de costos al que pertenece el gasto o pago.

Al finalizar presionamos el botn guardar y muestra un mensaje de confirmacin

Finalmente se genera el reporte del gasto.

140
6.1.5. Catlogo de productos

Esta opcin es de consulta y permite buscar productos del catlogo de la droguera, se

puede realizar bsquedas de productos utilizando los siguientes criterios: Cdigo de
Barras, Nombre, Componente, Grupos o Cdigo interno.

6.1.6. Facturacin Remisiones

Esta opcin permite generar la factura de las remisiones registradas en un rango de

fechas a una empresa

Se escoge el periodo a facturar (fecha en que se registraron las remisiones)

Se selecciona la empresa a la que se generara la factura.

141
Tambin es posible seleccionar el tipo de consulta que se desea realizar

Por remisin

Por cliente

Por producto

142
Finalmente se genera la factura de las remsiones seleccionadas en el rango de fechas
para la emrpesa y el sistema informa el consecutivo de la factura.

Factura a crdito generada por Dominium Plus que incluye las remisiones seleccionadas y
la empresa cliente.

143
6.2. Cartera

Administra las opciones relacionadas con las obligaciones pendientes de cobro a los
clientes.

6.2.1. Pagos clientes (Recibos)

Es un documento que se utiliza para registrar abonos de los clientes

a los cuales se les otorga crdito y que tienen obligaciones pendientes.

144
Al abrir la ventana de recibos se habilita el campo cdigo de cliente para bsqueda, esta
puede hacerse a travs del cdigo o del nombre del cliente, la bsqueda se realiza por
coincidencia.

Todas las facturas pendientes de pago del cliente sern visualizadas, se puede
seleccionar una utilizando las casillas de chequeo.

Tipo Pago

Cdigo de banco

145
Fecha consignacin

Almacenar el registro en la Base de Datos.

Cancelar el proceso y cerrar la ventana.

Al almacenar el recibo la herramienta informa el nmero de consecutivo automtico

asignado.

Enva a la impresora una copia del recibo generado.

146
 Permite realizar la anulacin de recibos generados con anterioridad.

Se debe validar la clave de administrador para llevar a cabo el proceso de anulacin.

Se digita el nmero del comprobante y enter para realizar la bsqueda.

Si el nmero de documento es vlido se genera un mensaje que indica que este se puede
anular y se presenta una vista previa para verificar que se trata del documento indicado.

147
Al salir de la vista previa se genera el mensaje para anular el comprobante de egreso.

Al finalizar se genera un mensaje indicando el estado del proceso.

Permite reimprimir comprobantes de egreso almacenados.

Debe validarse la clave de administrador para llevar a cabo el proceso de reimpresin.

148
Se debe digitar el nmero de comprobante y pulsar la tecla enter para realizar la
bsqueda.

Aceptar, para generar la copia del comprobante.

6.2.2. Pagos clientes (Notas Contables)

Presenta una serie de opciones que permite crear, anular e imprimir nota contables de
naturaleza crdito y dbito.

149
 Permite crear notas contables de naturaleza crdito o dbito
para los clientes que tienen obligaciones pendientes.

Se debe seleccionar la factura utilizando la casilla de verificacin.

Cuando se guarda la nota el sistema informa el nmero de consecutivo automtico

generado.

150
 Permite realizar la anulacin de notas contables almacenadas en
la base de datos.

Debe validarse la clave de administrador para llevar a cabo del proceso de anulacin.

Se debe digitar el nmero de comprobante y pulsar la tecla enter para realizar la

bsqueda.

Si el nmero de documento es vlido se genera un mensaje que indica que este se puede
anular y se presenta una vista previa para verificar que se trata del documento indicado.

151
Al salir de la vista previa se genera el mensaje para anular el comprobante de egreso.

Al seleccionar Si se aula la nota y se genera la impresin, No cancela el proceso.

Esta opcin permite reimprimir notas contables almacenadas

en la Base de Datos.

Debe validarse la clave de administrador para llevar a cabo del proceso de reimpresin.

Aceptar, para generar la copia del comprobante.

152
6.2.3. Anlisis vertical horizontal, es un informe que permite analizar los valores de
cartera que estn por vencerse, con el fin de planear una estrategia de recaudo de
cartera pendiente.

6.2.4. Saldos de cartera, este reporte indica los saldos de cartera que tienen los clientes
a una fecha de corte.

Tipo de informe

153
Informe solo saldos

Informe detallado

154
6.2.5. Movimientos de cliente, permite generar los movimientos de uno o todos los
clientes, para un rango de fecha seleccionado.

OP, Factura de Venta Crdito.

NC, Nota Crdito.
RP, Recibo de Pago.
ND, Nota Dbito.

155
6.2.6. Informe de documentos, permite generar un informe donde se consulten todos
los documentos como facturas, recibos, notas crdito y dbito de los clientes en un
rango de fechas seleccionado.

Tipo de informe, seleccionar el tipo de documento al que se le desea realizar

seguimiento.

156
 7. PROCESO DE CIERRES Y REPORTES

Este proceso tiene como finalidad brindar una serie procedimientos peridicos e informes
de la informacin transaccional (ventas, productos, clientes, compras, etc.) con diferentes
parmetros y filtros que permitirn personalizar la presentacin de los datos, el anlisis de
estos informes sirven como apoyo en la toma de decisiones empresariales y el diseo de
estrategias que apoyen los objetivos corporativos.

Este proceso incluye algunas opciones de Utilidad y Consulta de men principal de la

herramienta.

7.1. Utilidad

7.1.1. Especiales

Encontraremos diferentes opciones que permite borrar archivos temporales (ventas o

movimientos pendientes), borrar archivos de prueba y generar el reporte de los productos
marcados con control de inventario diario.

A travs de estas opciones se genera el reporte de los productos

marcados con inventario diario (Ver parametrizacin de productos).

Se debe realizar el conteo de las unidades por contenidos parametrizados (caja, blster y
unidad) y registrar en las casillas correspondientes las existencias.

157
 Realiza una comparacin entre las cantidades registradas en la base
de datos y las digitadas en las casillas, si encuentra alguna diferencia esta ser reflejada
en el reporte.

Borra las transacciones existentes en la base de datos, por lo tanto

esta accin debe llevarse a cabo nicamente cuando se supere la etapa de pruebas en la
droguera.

Nota: Cuando se inicie la operacin con la herramienta debe tener especial cuidado
con la ejecucin de esta opcin.

Para realizar el proceso se valida usuario y contrasea del administrador de la aplicacin.

Por tratarse de un proceso delicado que borra registros en la base de datos se genera
una copia automtica.

158
Al terminar el proceso se genera un mensaje que indica si este fue exitoso.

Borra las transacciones de ventas y movimientos pendientes en la

herramienta.

Este proceso debe llevarse a cabo nicamente cuando se est seguro de descartar las
transacciones de movimientos o ventas que se hayan dejado pendientes.

Es necesario confirmar en la herramienta si se est seguro de llevar a cabo la accin que

borra los archivos temporales.

Al terminar el proceso se genera una confirmacin de xito o un mensaje indicando que

no existan documentos pendientes.

159
7.1.2. Utilidades cdigos

Presenta una serie de opciones que permite realizar modificaciones rpidas a

caractersticas de productos, variaciones de Iva, cdigos de productos, clientes o
proveedores y generacin de Stickers.

Esta opcin permite realizar actualizaciones masivas del porcentaje

de IVA, al conjunto de productos parametrizado que tengan el mismo IVA.

Nuevo valor a digitar, es el nuevo porcentaje de IVA que tendrn los productos
parametrizados.

Producto con valor, se refiere al conjunto de productos que tiene actualmente este
porcentaje de IVA parametrizado.

Al terminar el proceso la herramienta confirma si este fue realizado con xito.

Como una actividad opcional y adicional, se puede realizar la actualizacin de precio de

los productos a los cuales se les hizo la actualizacin de porcentaje de IVA. (Ver.
Incremento de precio por utilidad).

160
 A travs de esta opcin es posible realizar la impresin de los stickers
de los productos existente en el inventario.

Para llevar a cabo este procedimiento es necesario validar el usuario y clave de

Administrador de la herramienta Dominium Plus.

Tipo de impresin, se refiere al tipo de reporte que ser generado.

161
Campos a imprimir son los datos que sern visualizados en el formato Pos y Grandes
Carta.

Se puede seleccionar a travs de las casillas Campos a imprimir, la informacin que se

desea generar en el stickers, se puede realizar combinacin entre las tres opciones.

POS

Grandes Carta

Pequeos carta

Esta opcin ubicada en la parte superior izquierda permite seleccionar

todos los productos de la grilla de acuerdo con la bsqueda utilizada.

Seleccionar, activa la bsqueda de producto por el criterio seleccionado de la lista

desplegable.

162
La anterior lista de chequeo funciona a la par con el campo de Bsqueda Buscar Por, en
el cual se digita el dato a buscar de acuerdo al criterio seleccionado en la lista
desplegable.

Genera la vista previa de acuerdo a los criterios y filtros seleccionados.

Filtra los productos que son visualizados en la grilla, teniendo en cuenta los
grupos creados en la Parametrizacin, se puede filtrar grupos de nivel I o II.

Permite buscar productos utilizando la fecha de creacin.

Refresca la vista de los productos en la grilla.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

Permite realizar actualizaciones masivas a conjuntos de

productos que tengan la misma caracterstica (precio abierto, control de inventario y
estado del producto):

163
Precio abierto, realiza conversin de abierto -cerrado/ cerrado - abierto, se puede
modificar todos los productos con precio abierto o cerrado.

Las opciones Cerrado- Abierto y Abrir todos, permite definir un rango de precios con un
valor mximo y otro mnimo parametrizando los precios de todos los productos abiertos.

Control de inventario, realiza activaciones de productos, teniendo en cuenta la

caracterstica de control de inventario parametrizado (Ver. Parametrizacin de Productos).

164
Estado del producto, esta opcin permite activar o inactivar productos de acuerdo al
estado actual parametrizado.

Realiza el proceso de actualizacin.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

Permite realizar la actualizacin de cdigos de productos, clientes y

proveedores.
Este procedimiento modifica el cdigo interno de un producto registrado. En el campo
Cdigo se debe digitar el nombre o cdigo actual, la bsqueda se activa con la tecla enter

Realiza la actualizacin en la base de datos.

Cancela el procedimiento y cierra la ventana.

7.1.3. Utilidades de archivo

En estas opciones encontraremos las opciones que permiten generar copias de seguridad
y la actualizaron del catlogo de Copidrogas.

165
 Almacena una copia de la Base de datos con extensin .bak, este
archivo es almacenado en la ruta parametrizada (Ver. Parmetros inciales).

Nota: Es importante almacenar las copias de seguridad en un dispositivo externo

(USB, CD, disco extrable), con el fin de poseer un respaldo en caso de prdida o dao
del equipo o disco duro del equipo servidor.

Se debe confirmar el proceso ante la herramienta, se debe tener presente la ruta en que
esta ser almacenada.

El sistema le informa el espacio que se debe tener libre en el disco en el cual ser
almacenada la copia de seguridad (Backup).

Como un paso opcional a una copia del backup puede ser almacenada en una ruta
alterna, por lo cual se abrir una ventana en la que se puede seleccionar la ruta alterna
para la copia. En caso de no necesitar almacenar la una copia adicional se puede cerrar
la ventana.

166
La herramienta informara a travs de un mensaje la terminacin exitosa del proceso.

A travs de un archivo comprimido .Zip, se realiza la

actualizacin el catlogo de Copidrogas, este archivo es enviado peridicamente a cada
droguera va correo electrnico.

El archivo debe ser almacenado en el disco duro del computador, el archivo debe ser
ubicado, para abrir la ruta se debe presionar el botn de ruta en la ventana anterior.

167
Usted puede ver el avance del proceso A medida que se avanza en el proceso de
verificacin.

Al terminar la verificacin se genera un mensaje que indica que el proceso fue exitoso.

Se debe presionar el botn actualizar, el cual se habilitara despus del proceso de

verificacin (anterior imagen).

Para continuar con el proceso de actualizacin, se debe confirmar el proceso.

168
Al terminar se genera un mensaje que indica que el proceso de actualizacin del catlogo
de Copidrogas fue exitoso.

A travs de un archivo comprimido .Zip, se

realiza la actualizacin de los productos que cuentan con beneficios del Circulo de Apoyo
al Paciente, este archivo es enviado peridicamente a cada droguera va correo
electrnico.

El archivo debe ser almacenado en el disco duro del computador, el archivo debe ser
ubicado, para abrir la ruta se debe presionar el botn de ruta en la ventana anterior.

Se debe presionar el botn actualizar para almacenar la informacin de los productos.

169
Para continuar con el proceso de actualizacin, se debe confirmar el proceso.

Nota: Al terminar el proceso se podr verificar el beneficio otorgado al producto desde

la ventana de venta como un mensaje en rojo, recuerde consultar el aplicativo CAP.

7.1.4. Informacin de auditoria

Los cierres de auditoria son importantes debido a que generan la informacin de las
actividades de los usuarios de la herramienta sobre los datos almacenados. Por lo tanto
es recomendable hacer esta actividad en periodos de tiempo cortos.

170
Fecha (inicial/ final), ambas pueden ser seleccionadas utilizando el calendario
desplegable.

Usuario, el cierre y reporte de auditora puede realizarse para verificar los movimientos
de todos los usuarios o de uno en particular.

En caso de seleccionar usuario se habilitara la lista desplegable donde puede ser

seleccionado el usuario de la herramienta al cual se le har el seguimiento.

Tipo de rastreo, se refiere a la informacin del tipo de acciones realizadas por los
usuarios en la base de datos.

Permite visualizar el informe de auditora.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

171
7.2. Consulta
En este men podemos encontrar todos los reportes de Dominium Plus, estos estn
organizados por tipos de reportes.

7.2.1. Puntos de venta

Presenta los diferentes cierres e informes referentes a las ventas diarias.

Es un proceso de cierre que verifica el efectivo de la caja, este se debe

generar diariamente y genera un reporte de los ingresos y egresos de dinero por cada
cajero creado (Ver. Administracin de usuarios). Este cierre genera un reporte el cual es
enviado directamente a la impresora configurada.

172
Para generar informacin adicional en el cuadre de caja, debe seleccionarse en las
casillas de verificacin.

Cajeros, el cuadre se realiza para cada cajero y debe seleccionarse de la lista

desplegable.

Nota: En parmetros de instalacin, existe la opcin de configurar que los cajeros

solo se les permita realizar un cuadre diario, la segunda vez que se intente realizar este
proceso para el mismo cajero, solo ser posible con la clave de un usuario autorizado.

173
 Este documente se constituye como un soporte contable de las
operaciones econmicas relacionadas con la venta que realiza la empresa, este
documento debe generarse diariamente.

Nota: Es importante tener en cuenta que debe generarse nicamente una vez al da,
ya que cada vez que se genera este tendr un consecutivo diferente lo que puede afectar
el control de sus registros contables.

174
 Es importante generar esta informacin ya que permite medir las
ventas, por tipo, por das, en diferentes periodos de tiempo.

175
Tipo de reporte, se debe seleccionar de la lista desplegable segn la informacin que se
desee consultar.

Totales de venta por da

Totales de venta por tipo de venta

Totales de venta por factura

166
Totales de venta por tipo de venta y factura

Informe detallado de IVA

Este reporte permite visualizar los productos vendidos por un cajero seleccionable, en las
fechas que se requiera y los costos de acuerdo con los grupos de Clasificacin
Parametrizados.

167
Informe detallado

Informe resumido

Este reporte permite visualizar los productos vendidos

segn el rango de fechas escogido, mostrando el valor de venta unitario, descuentos y
saldo actual de cada producto.

168
7.2.2 Informes estadsticos

Encontramos una serie de informes que permiten generar informacin de ventas de

productos o de grupos de productos, y como contribuyen en los ingresos de la empresa.

Reporte grafico que permite evaluar el desempeo de las

ventas mes a mes, comparando el ao actual con el ao anterior, genera los promedios
de ventas diarios y la variacin porcentual de cada mes con respecto al ao anterior.

Venta ao actual, genera la informacin de las ventas mes a mes para el ao actual.
Venta ao anterior, genera la informacin de las ventas mes a mes del ao anterior.
Promedio ventas diarias (ao actual- ao anterior), genera el promedio de ventas
diarias.
Variacin (%), genera el crecimiento o decrecimiento de las ventas del mes de ao
actual, con respeto al mismo mes del ao anterior.

169
 Genera un reporte de compras y ventas netas mes a mes,
comparando ao actual y ao anterior.

Permite rastrear todos los movimientos de un producto determinado.

170
Se presentan dos criterios iniciales para la bsqueda de producto Nombre y Cdigo de
barras.

En caso de no tener estos datos al pulsar la Tecla enter se activan las dems opciones de
bsqueda.

Para seleccionar el producto y llevarlo a la ventana del informe se utiliza la tecla ESC.

Fecha inicial/ final, permite seleccionar un rango de fechar para el informe.

Permite realizar la bsqueda de un nuevo producto.

Cancela el proceso y cierra la ventana.

Genera el informe de movimientos.

171
 Este informe permite generar la diferencia en dinero entre el costo y el
valor de venta, los porcentajes de rentabilidad y contribucin marginal. Este reporte se
puede genera detallado o totalizado.

Fecha inicial/ final, la seleccin del rango de fechas en que se desea generar el informe.

Por producto

Habilita las opciones de seleccin de productos, se puede

seleccionar todos o uno en particular.

El informe puede ser ordenado de acuerdo a tres criterios, cdigo, nombre o la mayor
contribucin sobre la utilidad.

172
Informe por contribucin detallada- producto (todos los productos)

Contribucin marginal totalizada (todos los productos)

El reporte detallado genera la informacin para cada divisin, el reporte totalizado genera
los valores por producto sin tener en cuenta las divisiones.

Por Grupo
Habilita las opciones de seleccin de grupos de productos
pertenecientes a los niveles parametrizados (Nivel I, II y III).

173
Adicionalmente se puede generar el informe por niveles Resumido o Detallado, puede
seleccionarse de la lista desplegable.

Informe detallado
La informacin es ordenada por lo grupos y totalizada para cada grupo.

Informe de contribucin marginal detallada por grupo (resumido)

Informe de contribucin marginal detallada por grupo (detallado)

Informa las ventas durante cada da de la semana en las fechas

seleccionadas.

174
En este informe es posible visualizar las ventas de todos los vendedores o seleccionar
una particular de la lista desplegable.

Informe de ventas- todos los vendedores

Genera la informacin de las ventas de un grupo de productos.

175
Fecha inicial/ final, se puede seleccionar un rango de fechas en el cual se va a generar
la informacin de las ventas.

Vendedores, el informe puede ser generado para todos los vendedores o uno en
particular.

Nivel, se selecciona uno de los 6 niveles segn la informacin que desea visualizar.

Grupos, el informe se puede generar seleccionando de la lista desplegable uno de los

grupos creados durante la parametrizacin o todos los grupos.

Tipo de informe, detalle de ventas por grupo.

Este tipo de informe se puede generar en formato Carta o Pos. Para que se imprima en
formato en carta se debe seleccionar la opcin SI.

Formato pos

176
Formato carta

7.2.3. Informes administrativos

Genera la informacin de las ventas que realiza un cajero en un

rango de fechas especfico.

177
Fecha inicial/ final, seleccionar el rango de fechas en que se desea generar el reporte.

Ordenamiento, permite seleccionar el tipo de ordenamiento que se le quiere dar la

informe.

Esta serie de botones permite, generar el reporte, visualizar la informacin

y cancelar el proceso

Al pie de la ventana se puede ver la informacin de valor de ventas, descuentos, y totales

facturados a modo de consulta.

Reporte de cajeros

178
 Genera la informacin de los gastos de caja mejor registrados para un
periodo de fechas.

Seleccin del rango de fechas en que se desea generar el informe de gastos de caja
menor.

Es posible filtrar el reporte para hacer seguimiento a un cajero especfico o todos los
cajeros.

179
El reporte puede ser ordenado por fecha o concepto.

Genera el reporte.
Pre- visualizar el informe.
Cancelar el proceso.

Informe de gasto de caja menor por concepto

Permite generar diferentes informes con los procesos de

facturacin bsicos de la droguera de acuerdo con las fechas seleccionadas.

180
Fecha inicial/ final, seleccin de rango de fechas para generar el reporte.

Es posible seleccionar un cajero para realizar el seguimiento o todos.

El tipo de consulta, se refiere a un documento especfico al que se desea realizar

seguimiento.

Reporte de facturacin

Descuentos

181
Cotizaciones

Devoluciones

Anulaciones

Genera la vista previa reporte.

Cancela el proceso.

182
 Son una serie de reportes de ventas filtrados a travs de diferentes
criterios de bsqueda.

Seleccin de rango de fechas para imprimir el reporte.

Consultar por, permite realizar consultas por cinco criterios diferentes que describiremos
a continuacin.

183
Vendedor, activa la lista despegable para seleccionar un vendedor o todos los
vendedores.

Cajero, activa la lista despegable para seleccionar un cajero o todos.

Cliente, al seleccionar esta opcin se tiene la posibilidad de consultar por un cliente en

particular o seleccionarlos todos. Se puede utilizar filtros adicionales como tipo de cliente
y tipo de producto. Este informe puede ser ordenado por Cdigo de cliente, ventas de
forma ascendente o descendente.

Tipo venta, permite seleccionar un tipo de venta en particular o todas segn la

Parametrizacin de sus tipos de venta.

General, genera el informe con datos generales de facturacin en el rango de fechas

seleccionado.

184
Recuerde que sin importar que filtros utilice se puede generar dos tipos de informe
Detallado y Resumido.

Detallado

Resumido

Por vendedor

185
 Visualiza la informacin de las facturas a papel registradas en el sistema
segn el rango de fechas para generar el reporte.

7.2.4. Informes de facturacin

Genera la informacin del dinero que ha ingresado en el proceso de

ventas y que pertenece a las diferentes formas de pago.

186
Fechas, seleccin del rango de fechas de generacin del reporte.

Cajero, seleccionar de la lista desplegable el cajero al que se le desea realizar el

seguimiento.

Tipo de pago, al que se desea consultar.

Genera la vista previa del reporte.

Cancela el proceso.

187
 Esta opcin permite realizar las consultas de remisiones generadas
en un rango de fechas.

Fechas, seleccin del rango de fechas de generacin del reporte.

Informe, escoge uno de los dos tipos de informe que se puede consultar.

Informe Por Remisin

188
Informe Por Cliente

Genera un informe con las ventas realizadas por las lneas de

descuento parametrizadas.

El reporte puede ser filtrado por empresa y por fechas.

189
 Genera un informe con las ventas realizadas a cada uno
de los mdicos previamente parametrizados.

El reporte puede ser filtrado por mdico y por fechas.

7.2.5. Informes de clientes

Genera la informacin de registros tomados de tensin arterial de

los clientes en un rango de fechas seleccionadas, con la hora, cajero y vendedor que
atendieron y los valores de sstole, distole y pulso.

190
Reporte de histrico de tensin arterial

Genera la informacin de los seguimientos registrados a la

formulacin de los clientes de la droguera en servicios (ver formulacin de la ventana
de ventas).

Reporte seguimiento Paciente Crnicos

191
 Esta opcin permite generar un reporte de los productos
registrados en seguimiento a formulacin y genera la informacin de los medicamentos a
reponer segn la informacin registrada en la ventana de seguimiento a

Reporte de reposicin

Genera un informe con las fechas de cumpleaos y edades de

los clientes registrados en la base de datos.

192
Se puede utilizar filtro de mes, genero (femenino/ masculino) y rango de edades.

Permite verificar el nmero de das que tiene un cliente sin realizar

compras a la droguera para un rango de fechas, con el fin de hacer seguimiento.

193
Informe de clientes

Permite generar un informe de las compras de clientes registrados para un

periodo de tiempo.

La consulta e impresin del reporte puede realizarse para un cliente especfico o todos los
clientes registrados en la base de datos.

194
Informe de Ventas todos los clientes

7.2.6. Informes por horas

Estos informes permiten visualizar las ventas por horas y das de la semana de forma
individual por producto o agrupados por nivel I de la parametrizacin.

Permite visualizar la informacin de las ventas de todos los productos

en un rango de fechas seleccionable, organizada por da de la semana y por hora.

A travs de este reporte se pueden realizar anlisis detallados de los das y horas en que
ms se vende en la droguera y los das y horas en que menos se venden.

195
Reporte de ventas netas totalizadas por horas por da

Este informe genera la informacin de las ventas netas por

horas y por da para un grupo de productos determinado.

Reporte de ventas netas por agrupacin de nivel I

196
7.2.7. Informes Por Vendedor

En este reporte puede sacar la informacin de la comisin de

todos los vendedores o en un vendedor en especfico en un rango de fechas.

197
Tipo de venta, escoge el tipo de venta con el que quiere sacar el informe.

Vendedores, escoge el vendedor.

Tipo de reporte, escoge uno de los tres tipos de informe

Fecha, el rango de fecha

7.2.8. Consultas bsicas

198
 Esta opcin le permite ver distintos reportes como: solo inactivos, solo
IVA, solo nuevos y entre otros.

7.2.9. Informes de movimientos diarios

Esta opcin le permite imprimir o visualizar los informes de los

movimientos diarios de la droguera y generarlos masivamente.

199
 8. GLOSARIO

Cierres: Son procesos que consisten en agrupar transacciones en tiempos definidos con
el fin de controlar, verificar y consultar la informacin transaccional de la empresa. Estos
permiten medir el desempeo de las empresas al realizar comparaciones con otros
periodos equivalentes. Los cierres son procesos peridicos (diario, semanal, mensual,
bimensual, semestral, anual) utilizados para controlar los procesos transaccionales.

Comprobante de diario: Estos documentos tienen como propsito registrar las

operaciones que realizan una empresa o negocio, ya sea de carcter comercial o
industrial. Estos se elaboran por cada da que se registra transacciones econmicas.

Comprobante de egreso: Es un soporte contable que respalda el pago de una

determinada cantidad de dinero.

Contribucin marginal: llamado tambin "margen de contribucin" porque muestra como

"contribuyen" los precios de los productos o servicios a cubrir los costos fijos y a generar
utilidad, que es la finalidad que persigue toda empresa (utilidad costos fijos).

Costo: Es el valor econmico que representa la fabricacin de un producto o la

prestacin de un servicio.

Costo actual: El ltimo costo del producto ingresado en un movimiento.

Costo cargue: El ltimo costo del producto ingresado en una factura de compra a
Copidrogas.

Costo factura: El ltimo costo del producto ingresado en una factura de compra.

Costo promedio: Es el valor del promedio del costo de un producto en inventario, ms el

costo del producto ingresado en un movimiento de entrada (movimientos o facturas de
compra).

Gasto: Se entiende por gasto al sacrificio econmico para la adquisicin de un bien o

servicio, derivado de la operacin normal de la organizacin, y que no se espera que
pueda generar ingresos en el futuro.

Informes: Los informes o reportes tienen como finalidad brindar una serie de informacin
transaccional ordenada, que apoyan el anlisis gerencial y la toma de decisiones.

Notas contables: Documento interno de la empresa, que es utilizado para hacer registros
contables, cuando se trata de operaciones que no tienen soportes externo, u operaciones
para las cuales no existen documentos inter especficos.

Nota dbito y crdito: Son documentos o comprobantes que las empresas hacen para
realizar un ajuste a una cuenta de terceros, ya sea por errores o por el cambio de
condiciones que generan un mayor o menor valor de la respectiva cuenta.

Utilidad: Diferencia positiva entre el ingreso total y el costo total, ganancia.

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