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Manual Project 2010 PDF
Manual Project 2010 PDF
1. INTRODUCCIN ......................................................................................................... 1
1.1 QU ES UN PROYECTO? .................................................................................. 1
1.2 PARTES CONSTITUTIVAS DE UN PROYECTO .............................................. 1
1.3 CRITERIOS GENERALES PARA EL DESARROLLO DE UN PROYECTO ... 2
1.4 ADMINISTRACIN DE PROYECTOS ............................................................... 2
1.5 CREACIN DE LA PROGRAMACIN .............................................................. 3
1.6 MODELOS PARA ADMINISTRAR PROYECTOS ............................................ 3
1.6.1 MTODO DE RUTA CRTICA (MRC) ........................................................ 3
1.6.2 DIAGRAMA DE GANTT .............................................................................. 4
2. INGRESAR A MICROSOFT PROJECT ..................................................................... 5
2.1 CREAR UN NUEVO PROYECTO ....................................................................... 7
2.2 GUARDAR UN PROYECTO ................................................................................ 8
3. TAREAS........................................................................................................................ 1
3.1 TAREAS REPETITIVAS....................................................................................... 3
4. FASES E HITOS ........................................................................................................... 6
4.1 FASES .................................................................................................................... 6
4.2 HITOS ..................................................................................................................... 8
5. REALIZACIN DE TAREAS EN EL ORDEN Y MOMENTO CORRECTO
(PROGRAMACIN DE TAREAS) ..................................................................................... 1
5.1 RELACIN ENTRE TAREAS .............................................................................. 2
5.2 RELACIN ENTRE FASES ................................................................................. 7
5.3 ASOCIACIN DE TAREAS POR FECHAS ........................................................ 8
5.4 ESPECIFICACIN DE LOS PERODOS LABORALES .................................. 12
6. CALENDARIO DE TRABAJO .................................................................................. 15
7. REGISTROS DE RECURSOS ..................................................................................... 1
7.1 ASIGNACIN Y ADMINISTRACIN DE COSTOS ......................................... 5
7.2 ACUMULACIN DE COSTOS ............................................................................ 8
8. ASIGNACIN DE RECURSOS A LAS TAREAS ................................................... 10
9. EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ............................................................. 16
9.1 MTODOS PARA EVALUAR Y AJUSTAR LA PROGRAMACIN ............. 16
9.2 LA EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN ................................................ 16
9.3 VERIFICACIN DE LA RELACIN ENTRE TAREAS .................................. 17
9.4 IDENTIFICACIN DE LA RUTA CRTICA ..................................................... 17
9.5 BSQUEDA DE MRGENES DE DEMORA EN LA PROGRAMACIN..... 19
9.6 REVISIN DE LAS DELIMITACIONES DE LAS TAREAS ........................... 19
9.7 BSQUEDA DE LOS RECURSOS SOBREASIGNADOS Y LAS
ASIGNACIONES DE TAREAS ..................................................................................... 20
9.8 REDUCCIN DE LA PROGRAMACIN ......................................................... 21
10. COSTO DEL PROYECTO ...................................................................................... 23
10.1 COSTO DE UNA TAREA ............................................................................... 24
11. SOBREASIGNACIN DE RECURSOS .................................................................. 1
11.1 ELIMINAR LA SOBREASIGNACIN ............................................................ 3
11.2 CAMBIO DE LAS SOBREASIGNACIONES DE RECURSOS ...................... 4
I
11.3 REASIGNACIN DEL RECURSO................................................................... 7
11.4 DISMINUCIN DE LA CANTIDAD DE TRABAJO ASIGNADA A UN
RECURSO ......................................................................................................................... 7
11.5 CAMBIO DE LA PROGRAMACIN LABORAL ........................................... 8
11.6 RESOLUCIN AUTOMTICA Y MANUAL DE LAS SOBRE
ASIGNACIONES .............................................................................................................. 8
11.7 RETRASO DE UNA TAREA POR UN RECURSO SOBRE ASIGNADO ..... 8
11.8 REDUCCIN DE COSTOS ............................................................................... 9
11.8.1 REDUCCIN DE LOS COSTOS POR USO ................................................. 9
11.8.2 REDUCCIN DE COSTOS ELIMINANDO TAREAS ................................ 9
11.9 ADMINISTRACIN DE LOS FLUJOS DE CAJA .......................................... 9
12. INFORMACIN DEL PROYECTO ....................................................................... 10
12.1 TABLAS Y FILTROS ...................................................................................... 10
12.2 TABLAS ........................................................................................................... 10
12.3 FILTROS ........................................................................................................... 20
13. CONTROL DEL PROYECTO ................................................................................ 30
13.1 ESTABLECIMIENTO DE UNA LNEA BASE ............................................. 30
14. SEGUIMIENTO DEL PROYECTO ........................................................................ 35
14.1 ACTUALIZACIN DEL PROYECTO ........................................................... 37
15. INTERCAMBIO DE INFORMACIN ................................................................... 38
15.1 COMPARTIR INFORMACIN ...................................................................... 38
15.2 FONDO DE RECURSOS ................................................................................. 38
II
Project 2010
1. INTRODUCCIN
1.1 QU ES UN PROYECTO?
Tiempo
Costo
mbito
Se debe considerar dos aspectos: el mbito del producto y el mbito del proyecto.
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Durante los aos 50, la marina de Estados Unidos, desarroll el proyecto Misiles
Polares, un sistema de programacin PERT (Programme Evaluation And Review
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El mtodo de camino crtico, llamado tambin con la sigla PERT aplica principios
de la teora de grafos. Esta teora realiza el estudio de procesos, estructuras y
sistemas mediante grficos. Se denomina grfica o grafo a un conjunto de puntos
llamados nodos o vrtices y a un conjunto de arcos o aristas que unen esos
puntos. Los procesos o proyectos a programar se representan mediante estas
grficas en donde cada tarea se simboliza por un nodo o por un arco.
Establecidos los tiempos que corresponden a cada tarea, el mtodo busca
determinar la secuencia de arcos adyacentes (denominado camino) que, yendo
desde el principio al final del proyecto o proceso, tenga mayor duracin. Esto es
denominado camino crtico e interesa conocerlo, pues condicionar la duracin
total del proyecto; por ello, las tareas comprendidas en ese camino (tareas
crticas) deben ser controladas y en caso de desear acelerarlo habr que
comenzar por ellas. Este mtodo es utilizado en aquellos proyectos que tienen un
comienzo y una terminacin, es decir, no son continuos y que representan cierta
complejidad en la interrelacin de las tareas que los forman.
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Grupo de
vistas
Diagrama
de Gantt
Barra de
vistas
Tabla de
entrada
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3. TAREAS
Automatico Manual.
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Revisar bienes
Consolidacin de la informacin
Revisin de la informacin
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Si una tarea se repite a intervalos fijos, establecer esta como una tarea repetitiva.
Si no se repite a intervalos fijos, establecer como una tarea habitual cada vez que
ocurre.
1. En la pestaa Ver (View), en el grupo de tareas Vistas (Task Views), haga clic
en Diagrama de Gantt (Gantt Chart).
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8. En el cuadro Iniciar (Start), escriba una fecha de inicio y una de las siguientes:
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Nota.- Si no especifica una fecha en el cuadro Inicio (Start), Project usa la fecha
de inicio del proyecto.
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4. FASES E HITOS
4.1 FASES
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Diagnostico institucional
Tarea de resumen
Barra de tarea de resumen
Ejercicio
Realice la fase 2 eligiendo la tarea revisar bienes con las siguientes actividades:
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La fase 3 insertando una tarea de resumen con nombre Reportes con las
siguientes actividades:
a) Consolidacin de la informacin
b) Revisin de la informacin
4.2 HITOS
Los hitos son eventos significativos que suceden en el transcurso del proyecto,
por ejemplo una fecha lmite para solicitud de permisos. Puesto que el hito en s
no supone la realizacin de un trabajo, los hitos estn representados como tareas
con duracin cero.
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El Hito se distingue
por la forma de
rombo de color
negro y una fecha
en la parte
derecha
Ejercicio
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Para crear relaciones entre tareas, establezca vnculos entre las tareas.
Las tareas 2 y 3 sern vinculadas con una relacin fin a inicio. Ntese que
ha cambiado la fecha de comienzo de la tarea 3 al siguiente da de trabajo
una vez completada la tarea 2.
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La lnea de vnculo
indica una relacin
de fin a Inicio entre
la tarea 3 y 4
Los identificadores
de las tareas
predecesoras
De la misma forma se puede vincular las tareas con los diferentes tipos. Por
ejemplo si deseamos vincular la tarea 5 con la 4 con el tipo Inicio a Inicio (Start to
Start) (SS).
La lnea de vnculo
indica una relacin
de Inicio a Inicio
entre la tarea 4 y 5
Los identificadores
de la vinculacin
de tareas Start to
Start (SS)
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La lnea de
vnculo
indica una
relacin de
Fin a Inicio
entre la fase
1y2
Identificador
de la tarea
predecesora
Ejercicio
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Ingrese la
duracin de
la tarea
Otra forma:
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Escriba el valor de
duracin en la celda
de la tarea
seleccionada
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Escriba el valor
de duracin en la
celda de la tarea
seleccionada
Recuerde tambin que la duracin de una tarea especial tomada como hito tiene
0 das.
Ejercicio
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6. CALENDARIO DE TRABAJO
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Calendario
1 creado
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7. REGISTROS DE RECURSOS
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El valor ingresado en el campo Capacidad mxima (Max. Units) del 100% expresa
que el Mario Barahona se encuentra disponible el 100% de su tiempo para
trabajar en las tareas que se la han asignado. Microsoft Project le advertir si
asigna a Mario Barahona ms tareas de las que puede llevar a cabo en la
capacidad mxima, es decir si Mario fue sobre asignado.
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Recurso humano
Recurso material
Ejercicio
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1. Haga clic en el campo Tasa estndar (Std. Rate) del recurso 1, Mario
Barahona en la Hoja de recursos (Resource Sheet).
2. Escriba el valor 7 y pulse La tecla Enter. Los honorarios a pagarse por cada
hora de trabajo normal para Mario Barahona aparecen en la columna Tasa
estndar (Std. Rate).
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Algunos recursos requieren del pago de un importe cada vez que son utilizados.
Por ejemplo en el caso del alquiler de un computador: tiene un costo fijo de $ 40 y
un costo por su uso y mantenimiento de $10 cada vez que lo utilicemos. A
continuacin ilustraremos como se realizara el ingreso de este costo:
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Microsoft Project realiza el clculo del valor del costo total del material
computador, sumando el costo de la tasa estndar con el valor del costo por uso
cada vez que se asigne este recurso en una tarea.
Ejercicio
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No todos los recursos acumulan su costo de la misma manera. Por ejemplo, una
parte del equipamiento arrendado (Computador), podra requerir el pago de una
tasa de arrendamiento en cuanto es arrendado el equipamiento, aunque los
empleados normalmente acumularn el pago a medida que transcurra el tiempo.
En el campo Acumular (Accrue At), especificaremos el modo en que Microsoft
Project trata la acumulacin del costo de un recurso.
El pago por el alquiler del computador deber ser realizado antes de utilizar
el equipo. Para reflejar esto, acumule el importe del recurso tan pronto
como la tarea comience.
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Calendario1
aplicado al
proyecto.
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(Resource)
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Costo de
asignacin para
Marca de comprobacin
Mario Barahona 2
indicando que ha sido das (16 horas)*$7
asignado Mario
Barahona a la tarea
Reunin de trabajo
Marca de
comprobacin
indicando que ha sido
asignado a la tarea
Reunin de trabajo a
Mario Barahona
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Grfico #53 Aumentar las unidades del recurso material a una tarea
Cambio de
unidades
asignadas
Costo del
computador
asignado
Grfico #54 Costo al aumentar las unidades del recurso material a una tarea
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Recurso de
trabajo asignado
Para asignar los recursos a las diferentes tareas en forma adecuada, realizamos
lo siguiente:
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Disponibilidad
de Jos Lpez
Ejercicio
Realice la asignacin de los recursos para cada una de las tareas del proyecto.
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9. EVALUACIN DE LA PROGRAMACIN
Microsoft Project calcula la fecha de fin tomando como base la duracin de las
tareas en la ruta crtica, es decir, la secuencia de base de tareas desde la fecha
de comienzo y la fecha de fin del proyecto que deben finalizar a tiempo para que
el proyecto entero termine a tiempo. Un retraso entre las tareas de la ruta crtica
provocar que el proyecto finalice ms tarde de lo planificado. Para ajustar la
fecha de fin de la programacin, concntrese en la modificacin de las tareas
crticas.
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Las delimitaciones en las tareas tambin servirn de ayuda para controlar las
fechas de comienzo o de fin de tareas importantes. Verifique las delimitaciones en
las tareas de distintas fases del proyecto, en especial en las tareas crticas, para
cerciorarse de que sean absolutamente necesarias ya que las delimitaciones
pueden reducir la flexibilidad de la programacin.
Una vez localizados los problemas en las reas mencionadas se podr ajustar la
programacin para optimizar el tiempo, los recursos y el dinero disponibles.
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Para llamar la atencin hacia la ruta crtica es posible modificar una presentacin.
Microsoft Project guardar los cambios junto con el archivo de proyecto.
Opcin
ms vistas
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Las tareas crticas aparecen de color rojo en la pantalla, y las tareas no crticas en
color azul.
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Las delimitaciones de las tareas son tiles para crear una programacin ms
precisa empleando informacin detallada. Sin embargo, las delimitaciones
tambin pueden restringir la flexibilidad de la programacin. Si se produce un
conflicto de programacin entre una delimitacin y una relacin entre tareas,
Microsoft Project programar la tarea de acuerdo con la delimitacin.
En diversas fases del proyecto ser til verificar las delimitaciones en las tareas
de la programacin, en especial las tareas en la ruta crtica, para cerciorarse de
que efectivamente son necesarias. Toda delimitacin que requiere del ingreso de
una fecha debe utilizarse con mucho cuidado, ya que las fechas fijas impiden que
Microsoft Project vuelva a calcular las fechas de comienzo y de fin en caso de
cambiar la programacin y adems restringen la posibilidad de distribuir los
recursos reasignados.
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Recurso de trabajo
sobre asignado
Si el recurso de trabajo est de color rojo, significa que este recurso est sobre
asignado.
Observe cada tarea en la ruta crtica para ver si existe la posibilidad de dividir en
subtareas. Para que el proyecto avance quiz puede ser necesario que algunas
de las subtareas se completen de manera secuencial por lo que podr reducir la
ruta crtica convirtiendo algunas de las subtareas en subcrticas.
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El costo total de una tarea es la suma de las tasas del recurso y todos los costos
fijos atribuidos a la tarea. Un costo fijo es una cantidad especfica definida por el
usuario que es independiente del tiempo o el trabajo que apoyen que sirve para
completar una tarea.
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3. Mueva el botn del cursor del formulario hasta llegar a los datos de
sobreasignacin que deben estar de color rojo.
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El formulario nos indica que el recurso de trabajo Mario Barahona esta sobre
asignado en las tareas Entrega de horario de reuniones y entrega de
procedimiento a seguir.
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Los recursos esenciales afectan a las duraciones de las tareas a las que estn
asignados. Este mtodo disminuye la duracin de la tarea en el caso de que el
recurso al que se desea disminuir la cantidad de trabajo sea el nico recurso
esencial.
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crtica. Puede agregar retrasos a diferentes tareas para ver los efectos sobre la
programacin.
Algunos de los recursos pueden cobrar una tasa o tarifa por cada vez que se los
utiliza, adems de su tasa por hora. Es posible reducir costos mediante la
consolidacin de tareas que tengan tarifas por uso. Por ejemplo, si varias tareas
programadas para diferentes horarios incluyen tarifas o tasas por uso; en el caso
de un recurso que trabaja en dos tareas, es posible eliminar una tarifa por uso
disponiendo que el recurso trabaje simultneamente en las tareas. Tambin se
puede dividir la tarifa entre las dos tareas.
Otra estrategia para reducir costos es reducir la extensin del proyecto. En otras
palabras, sera posible reducir el costo de un proyecto eliminando tareas de baja
prioridad y que la pueda realizar otro recurso sin sobre asignacin. Tambin se
puede reducir la extensin del proyecto mediante la reduccin de trabajo en
tareas individuales.
Microsoft Project puede administrar los flujos de caja del proyecto mediante el
prorrateo del costo de una tarea basndose en su porcentaje de conclusin y de
los recursos asignados a la misma. Otra opcin consiste en acumular los costos
cuando la tarea comienza o es concluida. Por ejemplo: se desea negociar con un
proveedor la retencin de un pago hasta que el trabajo haya sido terminado. Este
cambio puede reflejarse en la programacin mediante la acumulacin del costo de
esta tarea en el momento en que haya quedado concluida.
Es posible prorratear el costo por trabajo estndar y de horas extras del recurso,
asimismo el costo por cada uso de un recurso solo puede prorratearse al
comienzo o al final de la tarea y los costos fijos siempre se acumulan al final.
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12.2 TABLAS
Una forma es por medio de tablas, una tabla es una presentacin similar a la de
una hoja de clculo de los datos de un proyecto, organizados en columnas y filas.
Cada una representa uno de los muchos campos de Microsoft Project y cada fila
representa una nica tarea o recurso. La interseccin de una columna y una fila
se le denomina campo (en trminos de base de datos) o celda (en trminos de
una hoja de clculo).
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Opcin
Eliminar
7. Una vez eliminados los campos, la apariencia de la pantalla debe ser igual
a la que se muestra a continuacin:
8. Podemos aadir campos a esta tabla, para ello, pulse el botn de flecha
junto a la celda o campo vaco debajo de Comienzo en la columna Nombre
de campo (Field Name) o pulse el botn Insertar Fila (Insert Row) y
despus seleccione Texto9 en la lista desplegable.
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17. Pulse el botn Aceptar (Ok) parar cerrar el cuadro de dilogo. La nueva
tabla aparecer en el cuadro de dilogo Ms tablas (More Tables)
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18. Pulse el botn aplicar (Apply). Microsoft mostrar la nueva tabla en la vista
Hoja de tareas (Task Sheet). La apariencia de la pantalla ser similar a la
siguiente:
Ejercicio
Cree la tabla Calendario de inventario con los datos del proyecto ingresados
anteriormente.
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12.3 FILTROS
Existen dos formas de utilizar los filtros: aplicando filtros predefinidos a una vista o
aplicando un auto filtro a una vista.
2. Pulse la flecha del botn Filtro (Filter) en el grupo de opciones Data de la cinta
de opciones Vista (View). Seleccione la opcin Desplegar Autofiltro (Display
AutoFilter)
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11. Pulse el botn Salvar (Save) para cerrar el cuadro dilogo Definicin de
filtro en Prueba1 (Filter Definition). El nuevo filtro aparecer en el cuadro de
dilogo Ms filtros (More Filters).
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Condicin 1 Condicin 2
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Los valores especficos almacenados en una lnea de base incluyen los campos
de tarea, recursos y asignaciones y los campos por fase temporal listados a
continuacin:
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5. Pulse el botn Aplicar (Apply). La vista Hoja de tareas (Task Sheet) ofrece
un mayor espacio para la visualizacin de los campos de la tabla, ya que
no incluye el diagrama de Gantt. A continuacin activaremos la
visualizacin de una tabla diferente en la vista Hoja de tareas.
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Ejercicio
Guarde el proyecto Prueba 1 con lnea de base con el nombre LB1 y evalu el
desarrollo del mismo.
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Tareas
terminadas al
7/08/2010
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Porcentaje
realizado de
tareas
Ejercicio
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4. Elija Guardar como (Save As) en el men Archivo (File) para crear
un nuevo proyecto.
5. Guarde el archivo con el nombre Fondo recursos 1
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12. Pulse el botn Aceptar (Ok). Podr ver los recursos del archivo Prueba 1 en el
archivo Fondo recursos 1.
13. Haga clic en la barra de ttulo Proyecto musical1 y seleccione la vista Hoja de
recursos (Resource sheet)
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