BOLETN No.

Este boletn se refiere a los lineamientos bsicos que deben tomarse en cuenta para
llevar a cabo una auditoria operacional, de la administracin de inventarios, en
empresas industriales y comerciales se d tipo comn; es decir se exceptan
aquellas con caractersticas especiales tales como constructoras extractivas, de
servicio.

Como se seala en el boletn nmero 2 de esta comisin el contador pblico

requiere de conocimiento y experiencia especializada para efectuar y supervisar la
auditoria de la operacin que vaya a revisar, en este caso, especficamente la
administracin de inventarios, ya sea que la desarrolle directamente o en
coordinacin con otros especialistas.

Los inventarios estn constituidos por los bienes tangibles destinados a la venta o
a la transformacin. Para su posterior venta; tales como materias primas, productos
en proceso, artculos terminados y otros materiales para el empaque o envase de
mercancas Generalmente los inventarios representan uno de los activos ms
importantes de una empresa industrial o comercial y son un factor determinante en
la consecucin de los objetivos y resultados econmicos de la misma.

Propsitos del Boletn:

1. Establecer el concepto bsico de la administracin de inventarios y el alcance
que se le dar para los efectos particulares de este boletn.
2. Definir el objetivo de la auditoria operacional de la administracin de
inventarios.
3. Sealar la metodologa aplicable a esta revisin, orientando acerca de
algunos instrumentos y tcnicas destacar algunos aspectos importantes que
deben considerarse al informar los resultados obtenidos en el trabajo.

Concepto y Alcances de la administracin de inventarios:

Para los efectos de este boletn, La Administracin de Inventarios es el conjunto de
actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar las
existencias (materia prima, materiales, suministros, productos semielaborados y
terminados) para produccin y/o venta en la cantidad y oportunidad necesarias, a
costos ptimos. Con objeto de establecer el marco de referencia de la
Administracin de Inventarios, a continuacin, se mencionan las actividades bsicas
que la integran, las cuales no intentan ser limitativas sino solamente enunciativas:

1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de

La Administracin de Inventarios, dentro de los objetivos generales de la
empresa y vigilar su cumplimiento.
2. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los
recursos materiales y humanos necesarios.
3. Coordinar en forma eficiente los elementos materiales, tcnicos y humanos
que integran la Administracin de Inventarios.
4. Planear y efectuar oportunamente los requerimientos de materiales, en base
a los programas de produccin y/o ventas.
5. Establecer los niveles de inventarios adecuados que aseguren la existencia
de materiales en la calidad, cantidad y oportunidad necesarias.
6. Establecer y vigilar el sistema de almacenaje de existencias para la
salvaguarda, custodia, distribucin, acomodo y movimiento de materiales, as
como la ptima utilizacin de reas de almacenaje.
7. Establecer medidas de control para identificar oportunamente inventarios de
lento movimiento y obsoletos.
8. Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, produccin,
ventas, control de calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la
productividad.

Objetivo de La Auditoria Operacional de La Administracin de Inventarios

El objetivo de la Auditoria Operacional de las Administracin de Inventarios, es
examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas,
deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin
de incrementar su eficiencia operativa.

Metodologa.
La metodologa de que dispone el auditor es similar a la de la revisin operacional
de cualquier otra operacin; sin embargo, en este apartado se incluyen algunos
aspectos particulares aplicables la operacin que nos ocupa, enmarcados dentro de
la metodologa que establece el Boletn No. 2 de esta Comisin.

Familiarizacin.
Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con
el entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se
desenvuelve, asimismo, con la actividad especfica de administracin de
inventarios, referente a los siguientes aspectos:

1. Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos.

2. Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados,
directa o indirectamente, con la administracin de inventarios.
3. Caractersticas de los artculos de la empresa y del mercado de su ramo de
actividad.
4. Importancia de los inventarios en relacin a la situacin financiera de la
empresa y del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de
la misma.
5. Recomendaciones o sugerencias de auditoras o revisiones anteriores,
cuando esto sea aplicable.
6. Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y
caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas
con los inventarios.
Investigacin y Anlisis.

Anlisis de Informacin financiera y operativa

As mismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin. El auditor
deber obtener la informacin necesaria para formularse un juicio de la situacin
operacional de los inventarios, como estadsticas de consumo, composicin de
existencias, materiales obsoletos y de lento movimiento, rotacin de inventarios,
tendencias y otras razones financieras, puntos de reordena, optimizacin
aprovisionamiento, programtica lineal, ndices de reexpresin y procedimientos de
valuacin.

Entrevistas
Mediante entrevistas, el auditor deber:

1. Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades,

relacionadas con la operacin de los inventarios.
2. Enterarse de las polticas de inventarios con el personal que ejecuta las
actividades y tambin con personal de otras arreas o departamentos
relacionados, como compras, ventas, produccin, investigacin, desarrollo
de productos nuevos, mercadotecnia.
Examen de documentos e Investigaciones especificas
Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en las
entrevistas, as como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deber
examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones
especficas que considere necesarias. A continuacin, se mencionan algunas de
ellas.

1. Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su

actualizacin y cumplimiento.
2. Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar
su funcionalidad.
3. Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y
utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de
inventarios.
4. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la
secuencia que sigue la operacin en sus diferentes fases.
5. Investigar los procedimientos presupuestarios existentes, para comparar
resultados reales y detectar oportunamente las posibles desviaciones.
6. Analizar las ventajas y desventajas, tanto desde el punto de vista financiero
como fiscal, de los diferentes sistemas de costos y mtodos de valuacin de
inventarios, en comparacin con los que utiliza la empresa.
7. Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o
necesidad de recursos humanos.
8. Determinar los costos administrativos del manejo y control de inventarios y
evaluar su razonabilidad.
9. Investigar las tcnicas de almacenaje y funcionalidad de las mismas.
Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos
manejos de existencias y posibles siniestros.