GUIA PARA LA ELABORACION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OPERACIONAL EN EL AREA DE PRODUCCION

La administracin del rea de Produccin es el conjunto de actividades que desarrollan los gerentes de una empresa para asegurar la produccin (existencia de materia prima, materiales y suministros) en la cantidad y oportunidad necesaria. ACTIVIDADES BASICAS DEL AREA 1. Incluir los objetivos, estructura organizacional, polticas y procedimientos de la

Administracin de Produccin, dentro de los objetivos generales de la empresa y vigilar su cumplimiento. 2. Definir las actividades y funciones que integran la operacin y asignar los recursos

materiales y humanos necesarios. 3. Notificar a ventas y contabilidad la aceptacin de los pedidos en trminos de factibilidad de

produccin. 4. Analizar los pedidos para determinar las materias primas y partes que se necesitaran para

su terminacin. 5. 6. 7. 8. Determinar las herramientas necesarias requeridas para la fabricacin. Emitir requisiciones para la compra ( o fabricacin ) de las herramientas necesarias. Mantener existencia de materiales y partes. Formular programas cronolgicos para designar cuando deben principiar y terminar

determinados trabajos. 9. Ayudar en la planeacin de las necesidades de potencial humano y en la asignacin de

hombres a determinados puestos. 10. 11. Producir rdenes de trabajo para iniciar las actividades de produccin. Dirigir y controlar el movimiento de materiales a travs del proceso de produccin.

12.

Recibir y evaluar los reportes de progreso sobre determinadas ordenes e iniciar en su caso,

la accin correctiva. 12. Iniciar cambios en las rdenes, segn lo soliciten los clientes cuando estas estn en

proceso. 13. Revisar los planes cuando las actividades de la produccin no pueden conformarse a los

planes originales y cuando sean necesarias revisiones en la produccin programada debido al acumulamiento de rdenes. 14. 15. 16. 17. Controlar la existencia de partes y productos terminados. Mantener registros al da de todas las rdenes programadas y en proceso. Ayudar a la estimacin de costo sobre las rdenes. Contestar a las preguntas de los clientes y de los vendedores relativos al estado que

guardan sus pedidos. 18. Coordinar actividades con reas relacionadas como compras, almacn, ventas, control de

calidad y finanzas, para vigilar e incrementar la productividad. Objetivo de la Auditoria Operacional de la Administracin de Produccin El objetivo de la Auditoria Operacional de la Administracin de Produccin, es examinar las actividades que la integran, con el propsito de identificar problemas, deficiencias y oportunidades de mejorar los controles operacionales existentes, a fin de incrementar su eficiencia operativa. 1FAMILIARIZACIN. Como primer paso en la realizacin de su trabajo, el auditor debe familiarizarse con el entorno general de la empresa en cuanto al marco econmico y legal en que se desenvuelve, asimismo, con la actividad especfica de administracin de Produccin, referente a los siguientes aspectos: La operacin de Produccin comprende las siguientes actividades: 1. Objetivos, polticas, sistemas y procedimientos.

2. Estructura organizacional de las reas o departamentos correlacionados, directa o indirectamente, con la administracin de Produccin. 3. Procesos realizados por el rea de Produccin y su actividad. 4. Importancia de la Produccin en relacin a la situacin financiera de la empresa y del costo de ventas en relacin a los resultados de operacin de la misma. 5. Recomendaciones o sugerencias de auditoras o revisiones anteriores, cuando esto sea aplicable. 6. Las instalaciones de la empresa, para inspeccionar la ubicacin y caractersticas de las instalaciones destinadas a las actividades relacionadas con la Produccin. 2INVESTIGACIN Y ANLISIS. Anlisis de Informacin 1 Asimismo deber efectuar anlisis comparativos de la informacin. El auditor deber obtener la informacin necesaria para formularse un juicio de la situacin operacional de los Produccin, rotacin de Produccin, tendencias y otras razones financieras. Analizar la funcin de produccin en la empresa, los costos incurridos en produccin, la capacidad instalada en funcin a la realmente utilizada, anlisis del cumplimiento del programa de produccin y controles para determinar y valorar la produccin en proceso. 2 Recabada, con periodos anteriores y de ser posible con empresas similares . 3 ELABORACION DE CUESTIONARIOS Y GUIAS DE ENTREVISTAS Que permitan conocer como se realiza la operacin de produccin deber establecer el nfasis necesario para el enfoque operativo que logre investigar si las producciones textiles se efectan eficientemente. En su caso, las entrevistas y cuestionarios sern una base para recomendar algn cambio en los procedimientos que puedan mejorar la operacin.

4 ENTREVISTAS Mediante entrevistas, el auditor deber: 1 Conocer al detalle cmo se llevan a cabo las diferentes actividades, relacionadas con la operacin de los Produccin. 2 Enterarse de las polticas de Produccin con el personal que ejecuta las actividades y tambin con personal de otras arreas o departamentos relacionados, como compras, ventas, almacn, investigacin, desarrollo de productos nuevos, etc. Examen de documentos e investigaciones especificas Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de informacin y en las entrevistas, as como obtener suficientes elementos de juicio, el auditor deber examinar la documentacin selectivamente y realizar las investigaciones especficas que considere necesarias. A continuacin se mencionan algunas de ellas. 1. Analizar los manuales de sistemas y procedimientos y asegurarse de su actualizacin y cumplimiento. 2. Estudiar los diversos registros, archivos y formas existentes, para comprobar su funcionalidad. 3. Evaluar la forma, oportunidad, grado de detalle, periodicidad, destino y utilidad de los informes que se elaboran, relativos a la actividad de Produccin. 4. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren grficamente la secuencia que sigue la operacin en sus diferentes fases. 5. Estudiar las cargas de trabajo de cada actividad y determinar exceso o necesidad de recursos humanos. 6. Determinar los costos administrativos del manejo y control de Produccin y evaluar su razonabilidad. 7. Comprobar lo adecuado de las medidas de seguridad, para evitar malos manejos de existencias y posibles siniestros.

8. Determinar la suficiencia de coberturas de seguros que protejan a la Produccin en casos de siniestros. Estudiar endosos y reclamaciones. 6 COMPROBACION DE LOS DATOS OBTENIDOS En los procesos de familiarizacin en los anlisis estadsticos y en las entrevistas para medir el grado en que los aspectos que configuran la produccin, se cumplen en la prctica. 7 ESTUDIO DE LOS DIVERSOS REGISTROS Y ARCHIVOS DE INGRESO DE MATERIAL AL AREA DE PRODUCCION Es importante llevar un control de los materiales que ingresan a la planta de produccin. 8 DIAGNOSTICO. Resumen de observaciones y discusin previa 1. Conceptuar las oportunidades de mejoras encontradas y evaluarlas en su conjunto, considerando los siguientes aspectos: a) Asegurar que se trate de problemas cuya solucin es factible, en las circunstancias prevalecientes en la empresa o en un futuro inmediato; b) Cuantificar o estimar el impacto que tienen en la operacin y resultados de la empresa. c) Interrelacionar los problemas identificados con los hallazgos en otras reas operativas; d) Considerar el costo- beneficio de los cambios o mejoras a sugerir; e) Asignar a las recomendaciones prioridades para la implementacin. 2. Discutir las recomendaciones con los interesados, a fin de obtener sus puntos de vista, aprovechar su experiencia y afinar la interpretacin del auditor. 9 REVISION DE LAS FORMAS EN USO, LOS METODOS DE TRABAJO Manuales de procedimientos e instructivos que regulen la operacin de produccin. 10ESTUDIO DE LA INFORMACION OBTENIDA

Esta para sugerir cambios en los procedimientos que puedan mejorar la eficiencia en el rea de produccin. 11 PREPARAR EL INFORME Informe. El Informe sobre auditoria operacional es el producto terminado del trabajo realizado y frecuentemente es lo nico que conocen los altos funcionarios de la Empresa de la labor del auditor. A continuacin se mencionan algunos ejemplos de aspectos que pueden informarse como resultado de la auditoria operacional de Produccin Inadecuada coordinacin del rea de Produccin con las reas de compras, almacn, ventas, control de calidad, etc. Fallas en la estructura orgnica del Departamento de Produccin. Falta de definicin, carencia o cumplimiento de objetivos y poltica para la operacin de Produccin. Deficiencia en el control fsico en produccin. Falta de planeacin de requerimientos de materiales. Alto costo en la administracin de los niveles de Produccin. Inadecuada informacin para toma de decisiones. Inadecuadas medidas de seguridad, aseguramiento y mantenimiento. Falta de manuales de operacin.