InstitutoPolitcnicoNacional

LAS9s:
ORGANIZACIN,ORDENYLIMPIEZAEN
TUEMPRESA.

UnidadPolitcnicaparaelDesarrolloylaCompetitividadEmpresarial

Enero2007
Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

ElInstitutoPolitcnicoNacionaleslainstitucineducativalaica,gratuitadeestado,
rectora de la educacin tecnolgica pblica en Mxico, lder en la generacin,
aplicacin, difusin y transferencia del conocimiento cientfico y tecnolgico,
creadaparacontribuiraldesarrolloeconmico,socialypolticodelanacin.Para
lograrlo, su comunidad forma integralmente profesionales en los niveles medio
superior, superior y postgrado,realizainvestigacin y extiendea la sociedad sus
resultados,concalidad,responsabilidad,tica,toleranciaycompromisosocial.

El Instituto Politcnico Nacional cuenta con un modelo integral de vinculacin,

basado en programas acadmicos y deinvestigacin, queimpulsan el desarrollo
deemprendedoresyempresas,conaltocontenidosocialyderesponsabilidadcon
elentorno.

Como parte de este modelo, el Instituto Politcnico Nacional crea la Unidad

Politcnica para el Desarrollo y la Competitividad Empresarial (UPDCE) que
es la plataforma institucional para facilitar la articulacin de las capacidades
institucionales y alinearlasalas necesidades delas empresas, especialmente de
lasMicroPequeasyMedianasEmpresas(MIPyMES),impulsandosucrecimiento
y desarrollo. Su funcin es promover la infraestructura y la experiencia en el
desarrolloeinnovacintecnolgica,generadosporelInstitutoPolitcnicoNacional
a efecto de promover la innovacin y competitividad en las MIPyMES,
garantizando la calidad oportuna de los servicios prestados a los sectores
productivos.

Este documento es parte de una serie de Guas Empresariales realizadas por la

UPDCE con el propsito de ayudar en el incremento de la competitividad de las
Micro,PequeasyMedianasEmpresas.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

Paramayorinformacincontctenosen:

UnidadPolitcnicaparaelDesarrolloylaCompetitividadEmpresarial

M. en C. Jos de Jess Hernndez Garca

Av.WilfredoMassieuS/NUnidadProfesionalAdolfoLpezMateos
Col.Zacatenco,C.P.07738MxicoD.F.
Tel:(55)57296000Ext.57018 y 57029
Sitio Web:www.udpce.ipn.mx
CorreosElectrnicos:atencion.empresarial.updce@ipn.mx

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

NDICEDECONTENIDO
Pgina
Introduccin.. 5
1. Conceptos.. 6
SeiriOrganizacin. 7
SeitonOrden.. 9
SeisoLimpieza... 10
SeiketsuControlVisual. 11
ShitsukeDisciplinayhbito... 12
ShikariConstancia. 13
ShitsukokuCompromiso... 14
SeishooCoordinacin... 15
SeidoEstandarizacin 16
2.Aplicacindelas9s.. 17
2.1Resolucindeunproblema... 17
3. Implantacindelas9senlaempresa 18
3.1Accionesparalaimplantacin..... 18
3.2PrincipalesResistenciasdelosSubordinados... 18
4. Consecuenciasdenollevaracabolas9s. 19
5. Entrenamientoalosdirectivos 20
6. Conclusiones.. 22

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

INTRODUCCION

Lametodologadelas9sesunsistemaquecontienelas5syposteriormente
se agregaron 4 s para una mejor efectividad en el personal, de esta forma las
fases quedan completas, las 9 s estn evocadas a entender, implantar y
mantener un sistema de orden y limpieza en la empresa, al aplicarlas tenemos
retribuciones como una mejora continua, unas mejores condiciones de calidad,
seguridadymedioambientedetodalaempresa.Conlaimplementacindelas9
ssepuedenobtenerlossiguientesresultados:

Unamayorsatisfaccindelosclientesy/otrabajadores.
Menosaccidentes.
Menosprdidasdetiempoparabuscarherramientasopapeles.
Unamayorcalidaddelproductooservicioofrecido.
Disminucindelosdesperdiciosgenerados.
Unamayorsatisfaccindenuestrosclientes.

Lasherramientasutilizadasenlas9s sonlassiguientes:

DiagramadeCausaEfecto.
Listasdeverificacin.
Entrevistas.
Instruccionesdetrabajo.
Grficos(HistogramasdeBarras).
Fotografasdelantesydespus.
Grficasderadar.

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 Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

1. CONCEPTOS

Las 9 s deben su nombre ala primera letra de la palabrade origen japons el

significado de cada una de ellas ser detalladamente analizado, as como el
procedimiento para llevarlas a cabo adems de las ventajas que conlleva
realizarlas.

3sdela SEIRI ORGANIZACIN

primera SEITON ORDEN Conlas
fase
SEISO LIMPIEZA Cosas

4sdela SEIKETSU CONTROLVISUAL

5s implementacin 9s
porlotanto SHITSUKE DISCIPLINAYHABITO Conuno
segundafase SHIKARI CONSTANCIA mismo
SHITSUKOKU COMPROMISO

SEISHOO COORDINACION Enla

2sdela
tercera SEIDO ESTANDARIZACION empresa
fase

Figura1.Las9s

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

1.1 SEIRIORGANIZACIN

Organizar consiste en separar lo necesario de lo innecesario, guardando lo

necesarioyeliminandoloinnecesario.

Procedimiento

Laformadeorganizarestbasadaenunasreglasfcilesdeaplicar,delascuales
serepresentalaformadeutilizarlosbienesyservicios.

Lasreglassonlassiguientes:

1.Identifiquelanaturalezadecadaelemento:

Si el elemento est deteriorado y tiene Reprelo.

utilidad:
Siestobsoletoytienealgnelemento Elimnelo.
quelosustituya:
Si est obsoleto pero cumple su Mantngaloenlasmejorescondiciones
funcin: paraunperfectofuncionamiento.
Siesunelementopeligroso: Identifquelo como tal para evitar
posiblesaccidentes.
Siestenbuenestado: Analicesuutilidadyrecolocacin.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

2.Identifiqueelgradodeutilidaddecadaelemento:

Silousaentodomomento: Tngalo a mano en la oficina, sobre la

Siloutilizatodoslosdas: mesadetrabajoocercadelamaquina.

Siloutilizatodaslassemanas:
Siloutilizaunavezalmes: Colquelocercadelpuestodetrabajo.
Silousacadatresmeses: Tngalo en el almacn perfectamente
Silousaespordicamente: localizado

Sirealmentenolonecesita: Retrelo.

Ventajas:

Lasventajasdeconsiderarlospuntosanterioresson:

1. Seobtieneunespacioadicional.
2. Seeliminaelexcesodeherramientasyloselementosobsoletos.
3. Sefacilitaelusodecomponentesatiempo.
4. Seevitaelalmacenamientoexcesivoylosmovimientosdepersonal
innecesarios.
5. Seeliminaelexcesodetiempoenlosinventarios.
6. Seeliminaeldespilfarro.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

1.2 SEITONORDEN

El orden se establece de acuerdo a los criterios racionales, de tal forma que

cualquierelementoestlocalizableentodomomento.

Elordensellevaacabomediantelaidentificacindeunelemento,herramientau
objeto a travs deun cdigo, nmero algo caracterstico de tal forma que sea
fcildelocalizar.

Procedimiento

1. Determinesitiosdeubicacinparacadaelemento.
2. Sealecadalugarparaquetodoslosempleadosconozcanlafinalidaddel
mismo.
3. Asigneunaclavedeidentificacinparacadaelemento.
4. Definalaformadeguardarcadaelemento,teniendoencuentaqueseafcil
deidentificardondeest,depoderusar, devolveracolocarensusitioy
fcildereponer.

Ventajas

1. Sereduceeltiempodebsqueda,utilizacinydevolucindemateriales.
2. Sereduceelnmerodeerroreshumanos.
3. Seevitaninterrupcionesdelproceso.
4. Sereducenlostiemposdecambio.
5. Seocupamenosespacio.
6. Sereducenlosproductosenstock.
7. Se eliminan condiciones inseguras y en consecuencia se reducen
accidentes.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

1.3 SEISOLIMPIEZA

Mantenerpermanentementecondicionesadecuadasdeaseoehigiene,locualno
slo es responsabilidad de la empresa sino que depende de la actitud de los
empleados.

Procedimiento

1. Limpieeltalleryequipodespusdesuuso.
2. Quite el polvo y la suciedad de aquellos elementos que no competen al
equipodelimpiezageneral:maquinas,etc.
3. Limpielasherramientasdespusdesuusoycompruebesufuncionalidad.
4. Identifiquecualquierdesordenosituacinanormal,suscausasyestablezca
lasaccionesoportunasparasueliminacin.
5. Elaboreunprogramadelimpiezacontareasespecficasparacadalugarde
trabajo.

Ventajas

1. en llega a desempear una funcin a un puesto de trabajo, lo

encuentra:
Limpioytodoenperfectoestadodeuso.
Elequipoensuscondicionesbsicasdefuncionamiento.
2. Ellconocimientodelosoperariosdesusmquinasyequiposmejora
daada.
3. Aumenta el sentimiento de orgullo,la satisfaccin yla seguridad en
eltrabajo.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

1.4 SEIKETSUCONTROLVISUAL

Es una forma emprica de distinguir una situacin normal de una anormal, con
normasvisualesparatodosyestablecemecanismosdeactuacinparareconducir
elproblema.

Procedimiento

1. Conocerloselementosacontrolar.
2. Establecerladiferenciaentrelanormalidadyanormalidad.
3. CrearmecanismosquepermitanelControlVisual.
4. Encasodeanormalidadindicarlasaccionescorrectoras.

Ventajas

1. Es ms fcil que las personas respeten las reglas estipuladas, si las

situaciones anmalas y otros problemas que pudieran permanecer
escondidosenlaempresa,sehacenvisiblesyobviosparatodos.

1.5 HITSUKEDISCIPLINAYHBITO

Cada empleado debe mantener como hbito la puesta en prctica de los

procedimientoscorrectos.Seacualsealasituacinsedebetenerencuentaque
paracadacasodebeexistirunprocedimiento.

Procedimiento

1. Establezcaprocedimientosdeoperacin.
2. Preparematerialesdidcticos.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

3. Ensee,fundamentalmente,consuejemplo.
4. Utilicelatcnica:aprenderhaciendo.
5. Facilitelascondicionesparaponerenprcticaloaprendido.
6. Utiliceloserrorescomofuentedeinformacinparaeducar.

Ventajas

1. Se concientiza a los trabajadores hacia la organizacin, el orden y la

limpieza.
2. Se crea el hbito a travs de la formacin continua y la ejecucin
disciplinadadelasnormasyprocedimientosestablecidos.

1.6 SHIKARICONSTANCIA

Voluntad para hacer las cosas y permanecer en ellas sin cambios de actitud, lo
que constituye una combinacin excelente para lograr el cumplimiento de las
metaspropuestas.

Procedimiento

1. Planifiqueycontrolepermanentementesustrabajos.
2. Hagadelalimpieza,elordenylapuntualidadunaconstanteensuvida.

Ventajas

1. Se disminuye la cantidad de tiempo perdido, si la voluntad para hacer las

cosasseacompaademotivacindelosbeneficiosdelameta.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

1.7SHITSUKOKUCOMPROMISO

Es la adhesin firme a los propsitos que se han hecho es una adhesin que
nacedelconvencimientoquesetraduceenelentusiasmodaadaporeltrabajo
arealizar.Uncompromisoquedebepermearatodoslosnivelesdelaempresay
quedebeutilizarelejemplocomolamejorformacin.

Procedimiento

1. Se debe llevar a cabo con disciplina aplicada de los dirigentes hacia sus
subordinados.
2. Las polticas empresariales deben imponerse con seriedad para que el
empleado se sienta con una gran responsabilidad de llevar a cabo su
trabajo.

Ventajas

1. Elproyectosellevaracaboeneltiempoestimadosinprdidas.

1.8SEISHOOCOORDINACIN

Una forma de trabajar en comn, al mismo ritmo que los dems y caminando
haciaunosmismosobjetivos.Estamaneradetrabajarsloselogracontiempoy
dedicacin.

Procedimiento

1. Mantener buena comunicacin de los avances como las demoras en

tiempo.
2. Realizarmayornfasisenlaetapa menosdesarrollada.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

Ventajas

1. Selograunavanceprogresivoyrpidodeproyectocompleto.

1.9SEIDOESTANDARIZACIN

Permite regular y normalizar aquellos cambios que se consideren benficospara

laempresayserealizaatravsdenormas,reglamentosoprocedimientos.stos
sealan cmo se deben hacer las actividades que contribuyan a mantener un
ambienteadecuadodetrabajo.

Procedimiento

1. Se llevar a cabo por medio de manuales, procedimientos, libros de

inventarios, reportes que servirn como base para las emergencias,
mantenimientooregeneracindeunaampliacindelaindustria.

Ventajas

1. Cualquiertrabajadorseadelreaono,podrrealizareltrabajosin
problemasconelmanual.
2. Sepodrcontrarrestarmuchomejorunpercanceconladocumentacin.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

2. APLICACINDELAS9S
Para poder implementar la metodologa de las 9 s es necesario cumplir con lo
siguiente:
1. Resolucindeunproblema.
2. Procesodeimplantacin9s.

RESOLUCINDEUNPROBLEMA
La ejecucin de las 9 s debe ser aplicado respectivamente a un problema, de
igualformasedebetenerlacapacidadparaidentificarlo,estoseconsigueconel
siguienteprocedimiento:

a) Identificarproblemasrelacionadosconlas9s.
b) Priorizarlosproblemas.
c) Determinarlascausasqueoriginanlosproblemas.
d) Definirindicadores.
e) Listarlasaccionesdemejorasacordadas.
f) Asignarresponsablesdelasaccionesdemejora.
g) Establecerplazosdeejecucindelasmejoras.

Unavezidentificadoslosproblemassedebetomarlaaccindelaimplantacinde
las9sconelsiguienteorden:

1. Compromisodeladireccin.
2. Elegirelreadeiniciodeimplantacindelas9s.
3. Informardelprocesopersonaldeotrasreas.
4. Definirlosproblemasaresolver.
5. Establecerlosequiposdemejora.
6. Formaralosequiposenmetodologa9s.
7. Crearunregistrodelasdiferentesaccionesemprendidas.
8. Seguimientodelproblema.
9. Visualizarmejoras.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

IMPLANTACINDELAS9sENLAEMPRESA

Lafuncionalidaddedichasmetodologassellevaacabocondedicacinatravs
delcompromisoseriodeladireccincontodalaempresa,siempreconsiderando
dosreglasbsicas:

Empezarporunomismo
Educarconelejemplo

ACCIONESPARALAIMPLANTACIN

Laelaboracindeunplandetrabajoesfundamentalparaestablecerendondese
aplicarn las metodologas ya mencionadas, por lo tanto el lder del proyecto
deberasignarasugrupodetrabajo,lastareasoactividadestomandoencuenta
quealolargodeldesarrollodelproyectodebeasumirunpapelpara:

1. Liderarelprograma9s
2. Manteneruncompromisoactivo.
3. Promoverlaparticipacindetodoslosimplicados.
4. Darseguimientoalprograma.

2.2.2PRINCIPALESRESISTENCIASALOSSUBORDINADOS

Ademsdelpersonalinvolucradoenelprograma,puedehaberotraspersonasde
la organizacin que en un momento dado seran un factor para dinamizar u
obstaculizarelritmodelproyecto.

La gerencia debe asegurarse que estas personas estn informadas desde el

principioyquetenganclaramentedefinidosloscriteriosdeprioridad.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

3. CONSECUENCIASDENOLLEVARACABOLAS9s

Causa Efecto Resultado

Mscosto
Desorden Mstiempo PROBLEMAS

Averas
Suciedad Paradas Bajaelrendimiento
Retrabados PROBLEMAS
Riesgos

Repeticindetrabajos
Descoordinacin Espaciosvacos Prdidadetiempo
Esperas PROBLEMAS

Desasosiego
Malestarpersonal Enfados PROBLEMAS
Desmotivacin

En esta tabla se muestran los efectos de algunos factores que aparecen por no
llevar a cabo las 9s y como se ven reflejados dentro de la organizacin
disminuyendo el rendimiento, efectividad y por tanto productividad, adems de
aumentarloscostosporcuestionesinnecesarias.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

4. ENTRENAMIENTOALOSDIRECTIVOS

Todas las personas debern estar enteradas de la ejecucin del programa de

estaformaelplandetrabajoestarcoordinadodesdeunprincipioyelpersonalde
la empresa estar comprometido con el proyecto, por tal motivo se debe hacer
hincapienlosbeneficiosquedacondaseobtienenaconsecuenciadeutilizar
lametodologa.

Debemos tener en cuenta que las mejoras se reflejarn en costos que

gradualmente disminuyen en mejores tiempos de respuesta de produccin, sin
prdidas excesivas. Todo esto solo conla movilizacin adecuada dela mano de
obra.

La resistencia a la implantacin de dicho programa se refleja con frecuencia por

partedelpersonalydebesermanejadodeformainmediataresaltandosiemprelas
mejoras, manteniendounabuenacomunicacinconelgrupodetrabajosedana
conocerloslogrosalcanzados,ascomolasreasmsresistentesenlaempresa.
La forma adecuada de vencer a estos grupos es mezclarlos con personas que
estnconvencidasdelaimportanciadelplanyqueloestnllevandoacabo.

Podemospermitirquecadaempleadodelimitesuvisindeejecucindelplan,con
loquecadaunopodrimplementardeunaformamseficazlametodologa.

Lacreacindegruposdetrabajoesindispensableparallevaracabojuntasenlas
cuales se recopilara y revisar la informacin acerca de problemas encontrados
dentro de la organizacin y que estn relacionados con las tres primeras s,
catalogndolospornombreeincluyendotodalainformacinrecopilada.

Establezcacontodaestainformacinundiagramadecausaefecto,analicecon
un indicador para jerarquizarlosproblemas una vezidentificados, realice planes

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

deaccinparalosdemayorgravedadyasigneresponsablesengruposdetrabajo
paralaejecucindelosmismos.

Para poder lograr que las metas alcanzadas se mantengan, pueden crearse
procedimientos o manuales de trabajo (carteles, indicadores, secuencia de
limpiezayalmacenamientodeherramientas).

Es muy importante que se conserve el clima ya creado con los nuevos hbitos
aprendidos.Estoselogramediantelaprcticadeauditoriasenunprincipiopuede
llevarse a cabo por el mismo departamento o rea, posteriormente se realizan
evaluacionescruzadasaefectodetenerresultadosmsreales.

La representacin grfica puede ser llevadaa cabo por medio de una grficade
radarpromediandolosindicadoresacadas.

IndicadoresdePromedioparalas9"s"
Seido Seiri
Estandarizaci Organizacin,
Seishoo n10% 15%
Coordinacion,
SeitonOrden,
10%
12%

SeisoLimpieza,
Shitsukoku 11%
Compromiso,
11%

Seiketsu
Shikari Shitsuke
ControlVisual,
Constancia, Disciplimay
11%
10% Hbito,10%

En la grfica se puede ver el porcentaje asignado a cada etapa de las 9s en

relacinaloasignadosegnelplandetrabajoqueseimplemente.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

5. CONCLUSIONES

Laefectividaddelas9s,esdeptimorendimiento,laimplementacindetodas
las reglas seguidas con seriedad, dan como resultado alta eficacia y eficiencia,
conslotenerladisposicindetodoslosinvolucrados.

Los beneficios de la implantacin de las 9 s se podrn notar en los niveles de

productividad y calidad que se alcanzan dentro de la empresa. Y su
mantenimiento residir en la disciplina y constancia que se tenga en la
organizacinparalamejoracontinuadelasactividades.

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Las9s:Organizacin,OrdenyLimpiezaentuEmpresa

6.REFERENCIAS
EduardoGuadalupeMacasMartnez.Lacalidaddesdeadentro:9s
29deoctubre,2003.
http://www.ilustrados.com/publicaciones/Epyzuzplzznlprzxej.php

Ricardo Monge. 9 aspectos clave para un ambiente de calidad en el

trabajo. 21 de junio, 2006.
http:www.mailxmail.com/curso/empresa/9clavescalidad

MauricioLeonLefcovichLas5sPlus
18deenero,2004
http://www.gestiopolis.com/recursos/documentos/fulldocs/ger1/5spluslefco..htm
.
http://infotep.gov.do/pdf_prog_form/guia_de_cinco_s.pdf

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6. APOYOSQUEOFRECELAUPDCE

El Instituto Politcnico Nacional a travs de la Unidad Politcnica para el

DesarrolloylaCompetitividadEmpresarial(UPDCE)buscacumplirconelobjetivo
demantenerlacoherenciadelamisininstitucionalatravsdemecanismosque:
Enfaticenlosprocesosdeformacindeempresariosyempresas.
FortalezcanlaparticipacinentrelasempresasylacomunidaddelInstituto.
Apoyenlacompetitividadinternacional
Generen redes de colaboracin para la prestacin de servicios y el
desarrollo de proyectos de innovacin, investigacin y desarrollo
tecnolgico.

Una de las estrategias de la UPDCE para alcanzar los objetivos anteriores es a

travs de este documento, que forma parte de la serie de Guas Empresariales,
que tienen como misin convertirse en una herramienta que contribuya al
desarrolloylacompetitividaddesuempresa.

Para asistencia y capacitacin contamos con especialistas calificados en las

diferentes Unidades Acadmicas del Instituto, que dominan los temas que se
abordanenlasguas.

Adicionalmente,laUPDCEproporcionaapoyosparaeldesarrollode:
Planeacinestratgica.
Planesdenegocio.
Investigacionesdemercadonacionalydeexportacin.
Obtencindefuentesdefinanciamiento.
Formacindeempresasdebasetecnolgica.
Proyectos de investigacin, innovacin y desarrollo tecnolgico de
productos,procesos,materialesyservicios.
Diagnsticoempresarialparadeterminacindefortalezasydebilidades.
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Pruebasdelaboratorio.
Capacitacin en forma de cursos, seminarios y talleres de acuerdo a sus
necesidadesespecficas.
Desarrollodeproveedoresycadenasproductivas

La UPDCE es la puerta por la cual se brinda libre acceso al enorme acervo

tecnolgico y humano del Instituto Politcnico Nacional ponindolo adisposicin
de la comunidad empresarial enla bsqueda de soluciones alos problemas que
seenfrentanentodoslosmbitosdeoperacindesuempresa(verfigura1).

Empresa
Primarias
ActividadesdelaEmpresa

Logsticade Logsticade Ventas

Operaciones Servicio
Entrada Salida Marketing
Valor
Agregado
DesarrolloTecnolgico IPN
yCientfico
Apoyo

Adquisiciones
RecursosHumanos
DireccinyAdministracin

Centrosde
Centrosde Centrosde
Unidades Investigacin
Educacin Orientacin
Acadmicas Cientficay
Continua Tecnolgica
tecnolgica

Figura1.ParticipacindelaUPDCE

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