GUA DE AUDITORIA INTERNA No.

7
CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR

NDICE

INTRODUCCIN
PROPSITOS DE LA GUA
CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR
OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR
PROCEDIMIENTOS BSICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS CRDITOS Y LAS
CUENTAS POR COBRAR
EVALUACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR
COBRAR
LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR Y LOS SISTEMAS DE PROCESAMIENTO
ELECTRNICO DE DATOS
TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA, RECOMENDABLES A LOS
CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR
PRESENTACIN Y DISCUSIN DEL BORRADOR DEL INFORME
INFORME

GUA DE AUDITORIA INTERNA No. 7

CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR

INTRODUCCIN
La presente gua de auditoria interna de crditos y cuentas por cobrar, emitida por la comisin
de auditoria interna del Instituto Guatemalteco de Contadores Pblicos y Auditores, tiene
como propsito presentar los lineamientos bsicos para realizar el trabajo de auditoria interna
de los crditos y cuentas por cobrar. La evaluacin del control, administracin y registro de las
operaciones relacionadas permite la disminucin de costos innecesarios y el incremento de la
eficiencia operativa de la entidad.
Los crditos y las cuentas por cobrar constituyen un rubro de vital importancia en las
empresas, por lo tanto, el auditor interno debe conocer y evaluar las polticas y procedimientos
aplicados.
En esta gua se incluyen sus propsitos, concepto, naturaleza y registro de los crditos y las
cuentas por cobrar, los objetivos de la auditoria interna, los procedimientos bsicos de control,
la evaluacin de la administracin de los crditos y las cuentas por cobrar, la importancia de los
sistemas de procesamiento electrnico de datos, las tcnicas y procedimientos de auditoria
recomendables a los crditos y cuentas por cobrar y lo relacionado al informe.

PROPSITOS DE LA GUA

Los propsitos de esta gua son los siguientes:

a. Establecer el concepto, naturaleza y registro contable de los crditos y las cuentas por
cobrar.
b. Definir los objetivos de la auditoria interna en los crditos y las cuentas por cobrar.
 c. Determinar la metodologa recomendable, indicando algunas tcnicas y procedimientos
de que dispone el auditor interno para la ejecucin del trabajo.
d. Establecer la comunicacin de los resultados.

CONCEPTO, NATURALEZA Y REGISTRO DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR

COBRAR

Cuentas por cobrar son todos los derechos de cobro de una entidad convertibles en dinero,
mercancas y/o servicios. En las cuentas por cobrar se incluyen actividades que realiza una
entidad para la recuperacin del precio de los productos y/o servicios que fueron
proporcionados por sus clientes mediante el uso del crdito.
Por su naturaleza las cuentas por cobrar pueden ser originadas por venta de productos o
servicios prestados al crdito a clientes, crditos a deudores diversos y cuentas por cobrar
documentadas.
El registro de las cuentas por cobrar tiene como objetivo, que se presente en el balance
general, el monto real de los derechos que por este concepto tiene una entidad, al eliminar los
saldos que correspondan a cuentas de dudosa recuperacin e incobrables.

OBJETIVOS DE LA AUDITORIA INTERNA DE CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR

Los objetivos bsicos que el auditor interno debe evaluar en la administracin de cuentas por
cobrar son:

a. Garantizar informacin financiera confiable y oportuna relacionada al rubro de

crditos y cuentas por cobrar.
b. Establecer la validez de las cuentas por cobrar.
c. Promover la eficiencia operativa de los crditos y cuentas por cobrar, evaluando que la
polticas y procedimientos aplicados permitan alcanzar la mayor eficiencia, tales como:
cobros realizados en el menor perodo posible, reduccin al mximo de las cuentas
incobrables, alta rotacin de las cuentas por cobrar, evaluacin del costo beneficio de
las operaciones realizadas en los crditos y las cuentas por cobrar.
d. Cumplimiento de objetivos, polticas, planes, procedimientos, leyes y reglamentos
aplicables a los crditos y las cuentas por cobrar en coordinacin con otras actividades
relacionadas de la entidad.

PROCEDIMIENTOS BSICOS DE CONTROL APLICABLES A LOS CRDITOS Y LAS

CUENTAS POR COBRAR

El auditor interno debe verificar la existencia de polticas y procedimientos aplicables a los

crditos y cuentas por cobrar. Estas deben ser dictadas por la administracin de la entidad
para la salvaguarda los derechos de cobro, los cuales se recomiendan incluyan como mnimo los
siguientes aspectos:
EN EL OTORGAMIENTO DEL CRDITO

a. Que exista una solicitud con la informacin general del cliente.

b. Que se incluyan informes de tipo financiero proporcionados por el cliente (estados
financieros, estados de cuenta, etc.)
c. Confirmacin de referencias comerciales con empresas o personas individuales.
d. Existencia de copia de los documentos de identificacin del cliente (personales o de la
entidad a la cual se otorga el crdito).
e. Que exista evidencia de los anlisis financieros realizados.
f. Debe indicarse la autorizacin del crdito, el monto, las condiciones del mismo y los
funcionarios responsables de la aprobacin.

EN LAS CUENTAS POR COBRAR

a. Contar con un sistema que permita llevar el control de los crditos otorgados, cobros
realizados y saldo de los clientes; as como un anlisis de antigedad de saldos.
b. Arqueos peridicos de facturas, documentos, ttulos y/o contraseas de pago.
c. Confirmacin de saldos con clientes, por correo y/o con visitas personales.
d. Envo mensual de estados de cuenta.
e. Corte de recibos de caja

EVALUACIN DE LA ADMINISTRACIN DE LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR

COBRAR

El auditor interno debe realizar peridicamente pruebas que le permitan verificar que las
polticas y procedimientos establecidos en la entidad, permiten alcanzar eficiencia y
efectividad en la administracin de los crditos y las cuentas por cobrar.
Para la verificacin de las polticas y procedimientos el auditor interno debe realizar pruebas y
como mnimo verificar que:

a. Exista un reporte de antigedad de saldos de las cuentas por cobrar y que se analice.
b. Existan polticas que promuevan la pronta recuperacin de la cartera, tales como:
descuentos por pronto pago, cobro de intereses por mora, etc.
c. La recuperacin de la cartera se efecte dentro de los plazos establecidos.
d. Exista determinacin del costo financiero del mantenimiento de la cartera y su
incidencia en los resultados de la entidad.

LOS CRDITOS Y LAS CUENTAS POR COBRAR Y LOS SISTEMAS DE

PROCESAMIENTO ELECTRNICO DE DATOS
Cuando los registros de contabilidad incluyan procesamiento electrnico de datos, el auditor
interno debe considerar la posibilidad de emplear software de auditoria. En otros casos el
auditor interno tiene preparacin y experiencia para elaborar sus propios programas por
computadora.
El objetivo principal del programa de auditoria en procesamiento electrnico de datos ser
realizar verificaciones por montos de cuentas por cobrar, clculos en cargos y abonos, totales
y subtotales y facilitar el anlisis de antigedad de saldos.
Se puede obtener con facilidad una muestra representativa para realizar un examen en las
cuentas por cobrar y con ella realizar varias verificaciones.
El auditor interno debe evaluar adems los procedimientos de manejo del sistema de cuentas
por cobrar, la segregacin de funciones, procedimientos de verificacin y registro de las
transacciones relacionadas con esta cuenta, mtodos de deteccin de errores, funcionamiento
de equipo, archivos y llaves de seguridad.

TCNICAS Y PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA INTERNA RECOMENDABLES A LOS

CRDITOS Y CUENTAS POR COBRAR

A continuacin, se incluyen algunas tcnicas y procedimientos de que dispone el auditor interno

para evaluar las reas de crditos y cuentas por cobrar.

FAMILIARIZACIN

El auditor interno debe familiarizarse con las polticas y procedimientos aplicados por la
entidad relacionada con los crditos y cuentas por cobrar, para ello debe considerar los
siguientes aspectos:
Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos que aplique la entidad.
Conocer la estructura organizativa de la entidad relacionada con el otorgamiento de crditos y
el control de las cuentas por cobrar.
Identificar los puestos claves relacionados con los crditos y cuentas por cobrar.
Conocer la naturaleza e integracin de las cuentas por cobrar y sistemas auxiliares existentes
para su control y administracin.

ENTREVISTAS Y FLUJO GRAMAS

Mediante las entrevistas y/o flujo grama, de las funciones relacionadas con el otorgamiento de
crditos y control de las cuentas por cobrar, el auditor interno puede:
Conocer como se llevan a cabo, las diferentes actividades relacionadas con el otorgamiento de
los crditos y el control de las cuentas por cobrar.
Estudiar y evaluar las polticas y procedimientos indicados en los manuales o instructivos
especficos.

ANLISIS DE LA INFORMACIN FINANCIERA

El auditor interno debe obtener la informacin financiera necesaria para formarse un juicio de
los crditos y las cuentas por cobrar, como integraciones, anlisis de antigedad de saldos,
estadsticas de clientes y otros anlisis financieros.
Realizar revisiones analticas que incluyen el comportamiento de los estados de cuentas por
cobrar de los clientes.
EXAMEN DE LA DOCUMENTACIN E INVESTIGACIN ESPECFICA

Con el objeto de verificar los datos obtenidos en el anlisis de la informacin, as como en las
entrevistas y/o flujo gramas del procedimiento del otorgamiento de crditos y la
administracin de las cuentas por cobrar; el auditor interno debe examinar la documentacin
selectivamente y realizar las investigaciones especficas que considere necesarias. A
continuacin, se mencionan algunas de ellas:

a. Analizar los manuales de polticas y procedimientos, verificando su actualizacin y

cumplimiento, principalmente en el otorgamiento de los crditos.
b. Estudiar los registros contables, tanto principales como auxiliares y realizar los cortes
de formas existentes, para comprobar su funcionalidad y uso adecuado.
c. Evaluar el contenido, oportunidad, periodicidad, destino y utilidad de los informes
relativos a las cuentas por cobrar.
d. Elaborar en su caso, diagramas de flujo que muestren el recorrido que sigue el proceso
de otorgamiento de crditos.
e. Realizar los procedimientos de revisin analtica, que incluyan la rotacin de las cuentas
por cobrar, comparaciones peridicas y el anlisis de la antigedad de los saldos.
f. Establecer el monto de las cuentas que se consideran de dudosa recuperacin, con el
propsito de crear las estimaciones contables necesarias y determinar si existen
reclamos de entrega de productos o prestacin de servicios.
g. Revisar las notas de crdito y dbito, principalmente las emitidas posteriormente al
cierre de cada ejercicio contable.
h. Practicar arqueos peridicos de los documentos que amparan el derecho de cobro de las
cuentas por cobrar, cotejar el resultado con los registros principales y auxiliares de
contabilidad.
i. Confirmar los saldos de cuentas por cobrar peridicamente y de las respuestas
obtenidas, cotejarlas con los registros auxiliares y principales de contabilidad y de
existir diferencia que amparan el derecho de cobro, como colateral para obtener
financiamiento, confirmar los detalles con los terceros involucrados.

PRESENTACIN Y DISCUSIN DEL BORRADOR DEL INFORME

El auditor debe presentar las deficiencias encontradas, con una cuantificacin del costo de las
mismas y presentar sus recomendaciones en borrador y discutirlo con el personal involucrado, a
fin de obtener sus puntos de vista, aprovechando su experiencia.
La discusin permitir:

a. Asegurarse que se trate de problemas cuya solucin sea factible, en las circunstancias
actuales o en un futuro inmediato.
b. Cuantificar o estimar el impacto que tienen estos problemas en la operacin y
resultados de la empresa.
c. Relacionar los problemas identificados con los establecidos en otras reas.
d. Establecer el costo-beneficio de las recomendaciones a sugerir.
e. Presentar las deficiencias y sus recomendaciones de acuerdo a su prioridad.
INFORME

El auditor interno debe presentar por escrito el resultado final de toda evaluacin, como
evidencia del trabajo ejecutado y debe consistir en una declaracin sencilla.
El informe debe contener una breve descripcin del trabajo desarrollado, la identificacin y
cuantificacin de las debilidades encontradas, as como las deficiencias en los procedimientos
de control; las justificaciones y comentarios del personal involucrado y concluyendo con las
recomendaciones.
El informe del auditor en el rea de crditos y cuentas por cobrar debe ser enviado al rgano
que reporta, el cual debe considerar la adopcin de las medidas correctivas, siendo importante
que el escrito en el informe y a las decisiones de la administracin se les d el seguimiento
respectivo