Para administrar eficientemente su negocio debe tener en
cuenta cuatro pasos que lo conducirn al xito, estos pasos (etapas) reciben el nombre de Proceso Administrativo.
Las 4 etapas del proceso administrativo
1. Planear
Primero pregntese con qu recursos cuenta, cules necesita
adicionalmente, a dnde quiere llegar, cmo se organizar para lograr los objetivos que se ha propuesto. Si ya sabe cules son sus recursos y ha definido bien su negocio es hora de ponerse unos objetivos.
Los objetivos pueden ser de carcter general pero deben ir
acompaados de otros ms especficos, adems de esto los objetivos especficos deben estar de acuerdo entre s, con los recursos, con las oportunidades del sector y sobre todo no deben ser inalcanzables ni tan rgidos que no puedan modificarse en un momento dado; slo asegrese que todo el equipo de trabajo los conozca, si necesita nuevos recursos haga un pequeo plan para conseguirlos.
El siguiente paso es programar el trabajo para llegar a sus
objetivos. Delegue responsabilidades, programe su tiempo y sobretodo defina las acciones a seguir, en pocas palabras: organice las actividades, el tiempo, los responsables y la disponibilidad de espacio, maquinaria y cualquier otro recurso. 2. Organizar e integrar
Para lograr una buena organizacin e integracin de su
empresa debe tener en cuenta lo siguiente: tener en claro los puestos de trabajo que existen en su empresa, las tareas, responsabilidades y autoridad de cada puesto y, sobretodo, tener bien claro cuntas personas son necesarias y suficientes para cubrir esas plazas. Para esta labor vlgase de un organigrama, ste le ayudar a organizar ms convenientemente su empresa
, la organizacin de las lneas de autoridad, comunicacin y
coordinacin entre dependencias, entre otras. Tambin define los requerimientos cualidades y conocimientos que exige cada cargo, adems las necesidades de mejoramiento o de formacin de los operarios o trabajadores, los planes de capacitacin o formacin en relacin con las necesidades de puestos y de trabajadores y por ultimo las comunicaciones necesarias. 3. Direccin
En este paso se logra que la planeacin y la organizacin
entren en accin. Ahora estar dedicado a que cada trabajador quiera y pueda hacer el trabajo de manera correcta, para esto debe coordinar los trabajos, motivar a su personal y orientarlo en sus labores. Recuerde que est trabajando con seres humanos no con maquinas, as que ms le valdr ser un lder que un jefe.
Lder es quien conociendo las caractersticas de su gente da
respuestas a sus necesidades y moviliza su voluntad su capacidad de accin y sus potencialidades a la consecucin de los objetivos que se ha propuesto. Tome conciencia de que la comunicacin es su principal herramienta para tomar buenas decisiones y para la delegacin correcta de responsabilidades.
4. El control y la evaluacin
Aunque es el ltimo paso, su xito depende de la calidad de los
primeros, es decir que si se tuvo una buena planeacin, una buena organizacin y una buena direccin lo ms seguro es que el control y evaluacin sean positivos.
Controlar es comprobar que lo que se est haciendo s est de
acuerdo con lo planeado, dirigido a los objetivos y a travs de los programas propuestos. Se debe controlar el manejo del dinero, del tiempo, la calidad, el desempeo de los trabajadores, el mantenimiento, los inventarios, etc.
Para controlar usted necesita contar con informacin y esa
informacin la puede obtener de la etapa de planeacin, en el diseo del programa de trabajo. Igualmente la observacin es un buen mtodo de control. Finalmente, la evaluacin le permite sacar partido de lo realizado en un periodo ms largo de tiempo, al poder conocer cules son sus puntos dbiles y sus fortalezas y lo principal, para verificar si se cumplieron los objetivos y si se lleg a las metas.
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