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Los documentos comerciales son todos los comprobantes extendidos por escrito
en los que se deja constancia de las operaciones que se realizan en la actividad
mercantil, de acuerdo con los usos y costumbres generalizadas y las disposiciones
de la ley. Estos son de vital importancia para mantener un apropiado control de
todas las acciones que se realizan en una compaa o empresa.
Los documentos contables son los soportes de contabilidad que sirven de base
para registrar las operaciones comerciales de una empresa. Se elaboran en
original y tantas copias como las necesidades de la empresa lo exijan. Como es
lgico tambin estn organizados en carpetas contenedoras segn el tipo y
concepto, para un fcil acceso a la informacin, en ellas se aplica el filtro del
periodo de trabajo, estableciendo una seleccin de documentos cuya fecha de
expedicin est dentro de ese periodo.
LA LETRA DE CAMBIO
La letra de cambio denominada en nuestro pas "giro", es un documento mercantil
que contiene una promesa u obligacin de pagar una determinada cantidad
de dinero a una convenida fecha de vencimiento. Constituye una orden escrita,
mediante el cual una persona llamada Librador, manda a pagar a su orden o a la
otra persona llamada Tomador o Beneficiario, una cantidad determinada, en una
cierta fecha, a una tercera persona llamada Librado.
Ejemplo:
EL CHEQUE
Es un titulo valor por medio del cual una persona llamada "girador", ordena a un
banco llamado "girado" que pague una determinada suma de dinero a la orden de
un tercero llamado "beneficiario". Es utilizado para pagar, sin la necesidad de
utilizar fsicamente dinero.
Ejemplo:
LA NOTA CRDITO
Cuando la empresa concede descuentos y rebajas que no estn liquidados en la
factura o cuando los clientes hacen devoluciones totales o parciales de las
mercancas, para su contabilizacin se utiliza un comprobante llamado nota
crdito.
Ejemplo:
Figura4. Formato de nota crdito
LA NOTA DBITO
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus
clientes, un mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de
facturas y los intereses causados por financiacin o por mora en el pago de sus
obligaciones.
Ejemplo:
LA NMINA
Todos los meses la empresa debe rendir cuentas ante sus empleados acerca del
salario que les ingresa y esto lo hace a travs de la nmina. En este sentido, la
nmina no es ms que un recibo donde se informa al trabajador acerca de cmo
est estructurado el salario que en su da pact con la compaa que lo emplea.
Sin embargo, es importante conocer sus entresijos para evitar sorpresa en caso
de cambios laborales, cobrar el paro, hacer la declaracin de la renta o
simplemente para intentar sacar partido desde un punto de vista financiero.
Ejemplo:
Figura6. Formato de nmina
RECIBO DE CONSIGNACIN
Este es un comprobante que elaboran los bancos y suministran a sus clientes para
que lo diligencien al consignar. El original queda en el banco y una copia con el
sello del cajero o el timbre de la mquina registradora, sirve para la contabilidad de
la empresa que consigna. Hay dos tipos de formatos de consignaciones, uno para
consignar efectivo y cheques de bancos locales y otro para consignar remesas o
cheques de otras plazas.
Ejemplo:
FACTURA
Ejemplo:
Figura9. Formato de remisin
LA COTIZACIN
La cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que
participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo.
La primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio para un
ttulo en funcin de la oferta y la demanda. Por otra parte, tambin se utiliza este
nombre para el precio al que se ha realizado la compra o la venta de un valor o de
una divisa en la bolsa, o en los mercados monetarios.
Ejemplo:
Figura10. Formato de cotizacin