REVISTA ESPANOLA DE FINANCIACIN Y CONTABILIDAD

Vol. XV, n. 46
1985
pp. 183-190

U NA definicin esencial para en-

marcar el trabajo del auditor
es aquella que se refiere a la
amplitud de la auditora. En el pro-
ceso de formacin de su opinin, el
auditor debe asegurarse de que la
E~~.~~~ ~~i~~~~~~R~~~~~ informacin contenida en los regis-
tros contables y otras fuentes de
Socio
de Dezoitte Haskins & Sel2s datos constituye una base fiable y
suficiente para la preparacin de
los estados financieros. A dems,
debe considerar si toda la inforda-
cin pertinente se I-ia incluido apro-
piadamente en dichos estados. El
auditor determinar si la informa-
cin contenida en los registros con-
tables y otras fuentes de datos es
fiable y suficiente mediante:
a) El estudio y evaluacin del
sistema de control interno de la en-
tidad, y
b) La realizacin de aquellas
pruebas sobre las transacciones y
saldos contables que considere ne-
cesarias de acuerdo con las circuns-
CUESTIONARIOS tancias.

SOBRE El objeto de estudio y de la eva-

luacin del sistema de control inter-
CONTROL no de la empresa o entidad a audi-
tar, cuya implantacin y manteni-
INTERNO miento es responsabilidad de su di-
reccin, es determinar en qu grado
puede depositar su confianza en di-
cho control para establecer la natu-
raleza, momento de realizacin y am-
plitud de los procedimientos de au-
ditora de los estados financieros de
dicha entidad. El auditor ha de es-
tudiar y evaluar primordialmente
 Enrique Quintanar Romero
184 cuF,sS~omRIosSOBRE CONTROL INTERNO
los controles iilternos que inciden
de manera directa y fundamental en
la fiabilidad de los registros conta-
bles. Para lograr el objetivo descri-
to, el auditor, a travs de su estudio
y evaluacin del control interno,
puede desarrollar, iildirectanleilte,
sugerencias constructivas para me-
jorar dicho control. Estas sugeren-
cias deben comunicarse a ia entidad.
En este contexto, el sistema de
control interno comprende la orga-
nizacin y los procedimientos y re-
gistros que inciden en la salvaguar-
da de los activos y en la fiabilidad
de los registros contables y, por tan-
to, se disea para proporcionar una
seguridad razoiiable de que:
a) Las transacciones se efecte11
de acuerdo con una autorizacin ge-
neral o especfica de la direccin.
b) Las transacciones se registran
de forma que se mantengan datos
de los aciivos que posibiliten su con-
trol y que permitan la preparacin
de estados financieros de acuerdo
con principios y criterios contables
generalmente aceptados u otros par-
ticularmente aplicables a dichos es-
tados.
c) E1 acceso a los activos est
permitido nicamente a las perso-
nas autorizadas por la direccin.
d ) Los datos de los activos que
posibilitan su control se comparan
fsicamei-ite a intervalos razonables
con los activos correspondientes y
se toman las medidas. adecuadas en
cuanto a las diferencias encontradas.
colaboracioiies
profesionales
E xi S t e n limitaciones inherentes,
que deben tenerse en cuenta al con-
siderar la eficacia poteilcial de cual-
quier sistema de control interno, ta-
les como:
a) Posibilidad de errores lluina-
nos, tales como falta de entendimien-
to de las instrucciones, errores de
juicio, descuidos, distraccioi~es,can-
sancio, etc.
b) Posibilidad de evadir los con-
troles basados en la divisin de fun-
ciones a travs de colusin con otras
personas.
c) Posibilidad de que los proce-
dimientos diseados para asegurar
la realizacin y registro de las trans-
acciones de la direccin pueden no
resultar efectivos contra errores o
irregularidades cometidos por dicha
direccin, respecto a transacciones,
o a estimaciones y juicios requeri-
dos en la preparacin de los estados
financieros.
d ) Posibilidad de que los proce-
dimientos que eran adecuados an-
teriormente ya no lo sean debido a
cambios en las condiciones o a que
se Ilaya deteriorado el cuinplimien-
to de los mismos.
Una misma persona no debe rea-
lizar dos funciones incompatibles
que le permitan cometer y a la vez
ocultar dos errores o irregularidades
durante su trabajo. Por ello, los pro-
cedimientos de control deben ser di-
seados para eliminar las posibili-
dades de tal ocultacin.
colaboracioiies
profesionales
El estudio del sistema coilsiste en
obtener iilformacin sobre la orga-
nizacin y los procedimientos es-
tablecidos mediante conversacioiles
con personal competente de la enti-
dad y la consulta de manuales de
procedimientos, d e S c r i p cio nes de
funciones, flujogramas, tablas de de-
cisin, etc. Este estudio, que sirve
de base para realizar las pruebas de
cumplimiento y la evaluacin del
sistema, se I-ia de formalizar en los
papeles de trabajo en forma de res-
puestas a u11 cuestioilario, narrativa,
flujogramas, etc.
La evaluacin de los controles in-
ternos que inciden de manera direc-
ta y f~~ndameiltal en los registros
contables se debe realizar conside-
rai-ido cada tipo de ti.ansaccin (por
ejemplo: pagos, ventas, etc.) y las
cuentas afectadas. Posteriormente,
se plasma en una coilclusiil, segn
el juicio profesional del auditor, so-
bre si los procedimientos estableci-
dos y su cumplimiento son satisfac-
torios al no haber detectado debili-
dades significativas en los contro-
les. Una debilidad significativa se
produce cuando un control no re-
duce a un nivel relativamente bajo
el riesgo de que puedan ocurrir erro-
res o irregularidades importantes en
relacin con los estados financieros
y que no sean detectados pronta-
mente por empleados en el curso
normal de realizacin de las funcio-
nes que les estn encomendadas.
Un sistema eficaz para obtener
datos sobre la divisin cle funciones
Eilriq~ieQuinlaliar Roiiicro
CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO
185
en ula empresa, que permita ana-
lizar si una misma persona tiene ac-
ceso a los activos y a la vez a los
registros, es a travs de u11 cuestio-
nario que se entrega a cada una de
las personas dentro de la organiza-
cin con respoilsabilidades admiilis-
trativo-contables o de direccin o
supervisin para ser rellenados por
ellas mismas. Las respuestas a estos
cuestionarios se recogen en unas ta-
blas comparativas que nos indicarn
las posibles deficiencias de control
interno.
Con el cuestioilario, que se pre-
senta a continuacin, se adjuntaran
las instrucciones a dichas personas
para su contestacin, a saber:
A) El cuestionario est dividido
en tres partes principales: a) ventas
y cobros; b) compras, pagos y otros
activos, y c) nminas, asientos de
diario y mayor. Si alguno de estos
apartados no le es aplicable, por sus
funciones dentro de la empresa, pue-
de ignorarlo totalmente.
B) Marque con un crculo nica-
mente aquellos trabajos o funciones
en las que participe, dejando el res-
to en blanco.
C) En los espacios entre pregun-
ta y pregunta, explique la funcin
especfica que realiza, si considera
que esta explicacin puede contri-
buir a clarificar su contestacin.
D) En ciertas ocasiones, alguna
de las funciones o trabajos del cues-
tionario le pueden ser aplicables por
 Enrique Q~iintanarRomero
lg6CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO
haber sustituido a otra persona tem-
poralmente. En tal caso, marque la
casilla y especifique el perodo o
perodos de tiempo que ha realizado
esta fuilcin durante el ao actual.
E) Algunas de las preguntas del
cuestionario hacen referencia a la
preparacin, comprobacin o suma-
rizacin de registros a partir de los
cuales se preparan asientos a diario.
NO marque estas respuestas si su
nica responsabilidad es precisa-
mente la preparacin de asientos de
diario, cubierto por la pregunta n-
mero 29.
F) En el caso de que usted utili-
ce documentos o registros prepara-
dos por el oideilador para la reali-
zacin de algunas de sus funciones,
por favoi-, indquelo.
G) En caso de tener dudas en la
interpretacin de alguna de las pre-
guntas, por favoi, consulte a ......... smenes
1-1) Una vez coiltestado el cues- en el mismo.
tionario, devulvalo a la persona
que se lo entreg originalmente.
Nombre:
colaboraciones
profesionales
CUESTIONARIO SOBRE
PROCEDIMIENTOS CONTABLES
Y ADMINISTRATIVOS.
VENTAS Y COBROS
1. Prepara o comprueba alguno
de los documentos utilizados para
realizar una venta, como, por ejem-
plo, pedidos, albaraiies o notas de
entrega, facturas de veiltas, etc?
2. Prepara, suma o comprueba
cualquier tipo de registro interme-
dio que resuma los documentos in-
dicados en el nmero 1, como, por
ejemplo, el registro de ventas?
3. Prepara, usa o comprueba los
docuinentos o registros usados para
la determinacin del coste de ven-
tas y su correspondieilte baja de in-
ventario~,coino, por ejemplo, re-
smenes de albaranes de entrega
valorados, tarjetas de inventario, re-
de ventas por tipo de pro-
ducto, etc? Explique brevemente el
proceso empleado y su participacin
4. Calcula, incluyendo sumas, o
comprueba los totales del registro
o registros indicados en 3, con el fin
de obtener los totales que sirvan
como base para la preparacin de
los correspondientes asientos de dia-
rio de coste de ventas y baja en in-
ventario~?
5. Prepara o utiliza notas de
abono tales como albaranes de re-
cepcin o crdito a clientes (inclu-
yendo la documentacin soporte
colaboraciones Enrique Quintanar Romero
CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO
187
profesionales

para la preparacin de las mismas) ejemplo, pedidos a proveedores, al-

por devoluciones o descuentos en baranes de entrada en almacn, fac-
ventas? turas de proveedores, solicitudes de
pago y solicitudes o demandas de
6. Aprueba notas de abono o material, etc., o comprueba sumas,
crdito a clientes? cantidades o autorizaciones de s-
7. i Calcula (incluyendo sumas) tos?
o comprueba los totales de notas de 12. Prepara (incluyendo sumas)
abono o crdito para la preparacin, o comprueba cualquier registro,
directa o indirectamente, de asien- como, por ejemplo, el registro de
tos de diario? compras, que sumarice los documen-
8. Cobra o recibe cobros antes tos indicados en 11, para la poste-
de ser anotados o registrados (che- rior preparacin de asientos de
ques, talones, efectivo, letras o efec- diario?
tos, etc.)? 13. Aprueba los documentos ini-
9. a) Anota cobros en los co- ciales de compra descritos en el n-
rrespondientes registros, como, por mero 11 ms arriba indicado?
ejemplo, registro de caja y bancos, 14. {Prepara algn tipo de ins-
registro de talones recibidos, etc? trumento de pago, como, por ejem-
b) Prepara o enva depsitos a plo, cheques, talones, rdenes de
los bancos? transferencia, letras o efectos, etc?
c) Maneja efectivo, cheques u
15. Firma alguno de los instru-
otro instrumento de cobro desptls
mentos de pago indicados en 14? In-
de haberse registrado en algn do-
dique tipo, si la firma es mancomu-
cumento o listado?
nada o solidaria, y en el primer caso,
10. i Calcula (incluyendo sumas) inclique las clistilltas con~binaciones
o comprueba los totales de cobros de personas con las que puede fir-
recibidos para la preparacin, direc- mar estos documentos.
ta o indirectamente, de los asientos
de diario? 16. M a n e j a instrumentos de
pago despus de su firma? (Contes-
te afirmativamente si es usted el 1-
timo firmante en el caso de firmas
COMPRAS, PAGOS mancon~unadas.)
Y TRANSACCIONES CON OTROS
ACTIVOS TANGIBLES 17. (Prepara o comprueba los
registros iniciales de pago, como
11. Prepara o utiliza documen- por ejemplo, el registro de caja y
tos iniciales de compra, como, por bancos y los documentos utilizados
 Eilriquo Quinlanar Romero colaboracioiies
88 cu,wIoN*RIos sosRE CONTROL INTERNO
profesionales
para la preparacin del mismo? In- necesario para el pago o prepara-
dique brevemente la naturaleza del cin de la nmina, como, por ejem-
registro y los documentos utilizados. plo, registros de sueldo bruto anual,
18. 2 Calcula (incluyendo sumas) recibos de nmina, contratos de tra-
o comprueba los totales del regis- bajo, clculos del importe neto men-
tro o registros de caja y bancos in- sual a pagar, etc? Indique breve-
dicados en 17 para la preparacin, mente las funciones especficas que
directa o indirectamente, de los co- re a1'iza.
rrespondientes asientos de diario? 24. Prepara los cheques u otro
instrumento de pago de la nmina?
18. Tiene custodia de los ttulos
de propiedad de inversiones finan- 25. Firma cheques u otros ins-
cieras, como, por ejemplo, acciones, trumentos de pago de la nmina?
obligaciones, bonos, etc., o poderes
26. (Prepara o maneja sobres
para la enajenacin o venta de las
para el pago de la nmina, en el
mismas?
caso que ste se haga en efectivo?
20. Tiene custodia de inventa-
27. Entrega o distribuye estos
rios? (como, por ejemplo, el jefe de
sobres a los empleados y maneja
almacn y personal a su cargo, in-
cheques para pago a los empleados
cluyendo personas que reciben la
(excluyendo los propios firmantes
mercanca y preparan albaranes in-
de los cheques) ?
ternos y de salida a clientes).
28. i Calcula, incluyendo sumas,
21. Tiene custodia de los ttulos
o comprueba los totales de los re-
de propiedad de los activos fijos,
gistros de nmina para la prepara-
como terrenos, edificios, etc., o po-
cin, directa o indirectamente, de
deres para la enajenacin o venta
los correspondientes asientos de dia-
de los mismos?
rio ?
22. Tiene custodia de otros ac-
29. Prepara, suma, aprueba o
tivos tanglibles no incluidos en al-
comprueba calquier tipo de asien-
guna de las anteriores preguntas o
to de diario?
poderes para la enajenacin o venta
de los mismos? 30. Pasa asientos de diario al
mayor o suma ste?

NOMINAS, ASIENTOS DE DIARIO Adems del cuestioilario anterior,

Y PASE AL MAYOR hace falta analizar, desde un punto
de vista de control interno, el de-
23. Prepara, maneja o comprue- partamento y la funcin de proceso
ba cualquier documento o registro de -datos por ordenador. Las cues-
colaboraciones Enrique Quintallar Romero

profesionales CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO 189

tiones que un auditor ha de formu- iles de entrada en almacn, pedi-

lar, para a travs de las respuestas dos, etc?
identificar las posibles deficiencias,
podran ser, de forma resumida, las 6. Hay controles establecidos
contenidas en el cuestionario que se para evitar que 110 haya personas
muestra a continuacin: en la organizacin que puedan emi-
tir cheques sin ninguna supervisin,
con~o,por ejemplo:
CUESTIONARIO SOBRE a) Personas que preparan los
EL SISTEMA DE PROCESO cheques, ya que uno de los firman-
DE DATOS POR ORDENADOR tes de los cheques u otro instrumen-
to de pago revisa toda la documen-
1. Se revisan, antes de su apro- tacin soporte (facturas, albaranes,
bacin, los documentos soporte jus- etctera).
tificativos de notas de abono o cr- b) Personas que firman los che-
dito a clientes? ques, ya que se requiere firma man-
1 comunada y ambos firmantes de los
2. i Se controla adecuadamente
cheques revisan la documentacin
la recepcin de cobros de clientes,
soporte de los mismos.
con procedimientos tales como par-
ticipacin de ms de una persona, c ) Personas que operan o tienen
al abrir, registrar y endosar los co- custodia de equipos automticos de
bros recibidos por correo? firma, porque interviene ms de
una persona en el manejo y custo-
3. Se controlan las ventas al dia de estos equipos.
contado y otros ingresos adecuada-
mente? Describa los procedimientos 7. Hay controles establecidos
empleados. para evitar que 110 haya personas en
4. 2 Se comprueban, incluyendo la organizacin que puedan pagar
las sumas, los registros iniciales de nminas sin ninguna supervisin,
cobros contra los documentos de como, por ejemplo:
ingreso en el Banco o extractos ban- a) Personas que preparan los re-
carios, para detectar omisiones o gistros iniciales para el pago de la
alteraciones, por personas que IZO i~mina,ya que todos los cheques
manejen documentos de cobro des- firmados y sobres con efectivo son
pus de su registro inicial? distribuidos manualmente.
5. Son las facturas de provee- b) Personas que preparan che-
dores aprobadas en base a la revi- ques u otros instrumentos de pago
sin de los correspondientes docu- porque todos los cheques son entre-
mentos soporte, tales como albara- gados en mano o las personas que
 Enrique Quintanar Romero colaboraciones
CUESTIONARIOS SOBRE CONTROL INTERNO
profesionales

los firman comprueban stos con- custodia de equipos automticos de

tra documentos no preparados por firma porque interviene ms de una
las mismas personas que preparan persona en el manejo y custodia de
los cheques de nmina. estos equipos.
c ) Personas que firman los che-
e) Personas que llenan los so-
ques porque el importe total asig-
bres con el efectivo para el pago
nado al pago de la nmina es de-
de la nmina porque el dinero he-
terminado independientemente.
cho disponible para los mismos es
, 57) P e r ~ ~ n niip
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