COMPAA INDUSTRIAL Y COMERCIAL, S.A.

AUDITORIA OPERACIONAL POR ANALISIS MATRIZ FODA

INDICE

NOMBRE DEL MODULO PAGINAS

ANLISIS MATRIZ FODA 2
FORTALEZAS 2
OPORTUNIDADES 4
DEBILIDADES 5
AMENAZAS 6
ESTRATEGIAS A SEGUIR - MATRIZ FODA 8
DESARROLLO DEL TALLER DE AUDITORIA OPERACIONAL 9
CASO PRACTICO No. 1 ASPECTOS GENERALES 9
CASO PRACTICO N 2 COMPRAS - ABASTECIMIENTOS 16
CASO PRACTICO No 3 Primera Parte - PRODUCCION 18
CASO PRACTICO No 3 Segunda Parte PRODUCCIN 21
CASO PRACTICO No. 4 - VENTAS 23
CASO PRACTICO No. 5 - PERSONAL 26
INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL 28
AREA DE COMPRAS 30
AREA DE PRODUCCION 30
AREA DE VENTAS 31
AREA DE PERSONAL 33
CONTROL INTERNO 34
PED 35
RECOMENDACIONES 35

1
 ANLISIS MATRIZ FODA

FORTALEZAS

PERSONAL

1.- Personal capacitado, por la misma empresa para desarrollar las operaciones

que se realizan dentro de la misma.

2.- No hay problemas de emigracin del personal, puesto que los sueldos se

encuentran nivelados con las dems empresas del mismo ramo.

3.- Cumplimiento de todas las disposiciones laborales.

4.- Existencia de un gerente de Recursos humanos que se encarga del

desarrollo de las labores de relaciones industriales.

Organizacin

5.- Existencia de la estructura organizacional requerida. (Gerentes y

Subgerentes).

6.- La empresa se encuentra ubicada cerca del mercado ms grande existente,

cuenta con planta y oficinas administrativas propias.

7.- Cuenta con centros de distribucin en las ocho principales ciudades del pas
 Producto

8.- El producto se promociona a travs de revistas mdicas lo cual garantiza

que sea conocido por el cuerpo mdico y otros interesados.

9.- Los productos son de buena calidad lo cual ha favorecido una mayor

demanda.

10.- Las ventas son realizadas a travs de agentes, lo que permite un

conocimiento directo del producto por parte de los usuarios.

Produccin

11.- El sistema de produccin es en lnea debido a la naturaleza del producto,

el cual se elabora por lotes de produccin.

Finanzas

12.- La empresa se autofinancia, debido a que la principal fuente de

financiamiento es la cobranza. Lo que ayuda a mantener la compaa, lo que le

permite tener una buena liquidez.

13.- La compra del 60% de la materia prima a nivel nacional, le ahorra a la

compaa costos tales como el pago adicional de la diferencia en cambio,

aranceles e impuestos, gastos de bodegaje y transporte.

OPORTUNIDADES

Personal

1.- Por no requerir personal altamente capacitado hay facilidad de contratacin

Producto

2.- Son productos de consumo necesario, lo cual garantiza una demanda

permanente del mismo.

3.- Debido a la naturaleza del producto, la empresa se encuentra con una

competencia muy limitada.

4.- La empresa produce productos farmacuticos, elaborados con tecnologa

Inglesa y Alemana, los cuales tiene gran demanda en el mercado.

5.- La simplificacin de los tramites para las importaciones favorece y agiliza la

importacin de materia prima necesaria.

6.- La creacin y ampliacin de nuevas lneas de medicamento, atendiendo las

necesidades de los consumidores.

7.- La mayor demanda que se ha presentado en los ltimos aos

Finanzas

8.- La ley favorece este tipo de empresas al brindar exenciones de impuestos

tal y como es el impuesto al valor agregado (IVA).

DEBILIDADES

Organizacin

1.- No existe un organigrama formal de la empresa.

2.- No hay un manual de funciones, ni de procedimientos conocidos por todos

los miembros de la organizacin.

3.- Las decisiones de los gerentes no obedecen a procedimientos existentes, si

no a la aplicacin de criterios personales

4.- No hay planes, y las metas establecidas no son conocidas por todos los

miembros de la organizacin.

5.- Falta de comunicacin entre los gerentes, y gerentes y subalternos.

6.- La informacin que se requiere en la compaa no es presentada en forma

oportuna, por lo tanto no es til en la toma de decisiones por parte de la

gerencia.

7.- La auditora interna depende de la gerencia financiera.

Mercadeo

8.- Falta de una proyeccin de ventas.

9.- Falta de polticas aplicables al mejoramiento de las ventas.

10.- Falta de planeacin para el desarrollo de nuevos productos.

 Economa

11.- La distribucin del presupuesto se encuentra centralizada y no responde a

las necesidades de otras reas, y adems no es conocido por las personas

interesadas.

12.- El gran nmero de trabajadores crea una alta carga prestacional

AMENAZAS

Sociedad

1.- Las exigencias del sindicato al pedir mayores reivindicaciones econmicas

que puedan comprometer el futuro de la compaa.

Ecologa

2.- Por el tipo de productos que fabricas estas empresas producen desechos

qumicos que pueden afectar el medio ambiente.

3.- Las nuevas disposiciones sobre proteccin ambiental que puedan

incrementar los costos de los productos.

Tecnologa

4.- Se depende de tecnologa extranjera para la elaboracin del producto

 Economa

5.- De acuerdo a la situacin econmica del pas, la fuente de financiacin de la

compaa consistente en el recaudo de la cartera es de alto riesgo, debido a

que si los clientes se atrasan en el pago produciran una iliquidez en la empresa.

MATRIZ FODA

Estrategia Fortalezas Debilidades

F1-F2-F3-F4-F5-F6-F7-F8- D1-D2-D3-D4-D5-D6
F9-F10-F11-F12-F13 D7-D8-D9-D10-D11-D12

Oportunidades Estrategias FO Estrategias DO

O1-O2-O3-O4 Se mantienen las polticas de Con base en la experiencia del personal
O5-O6-O7-O8 seleccin, contratacin y Organigramas, manuales de funciones y de procedimien
capacitacin al personal. (D1 a D4, D7, O1)
(F1 a F4, O1).
De acuerdo al conocimiento que tiene cada gerente
forma escrita los planes y manuales.
(D2, D4, O1)

Crear comits de coordinacin al interior de la compa

(D5, O1)
Amenazas Estrategias FA Estrategias DA
A1-A2-A3-A4- Mantener los sueldos nivelados Tecnificar la produccin, para disminuir la gr
A5 con las empresas del mismo ramo prestacional.
(F2,A1) (D12,A4)

Implementar en el proceso de Crear un departamento de investigacin tecnolgica,

produccin en lnea equipos de disminuir la dependencia de la tecnologa extr
ecolgicos que disminuyan el disminuir la contaminacin ambiental
riesgo de contaminacin del
medio ambiente.
(F11,A2,A3)

DESARROLLO DEL TALLER DE AUDITORIA OPERACIONAL

CASO PRACTICO No. 1

1.- Auscultacin de los aspectos generales descritos.

La compaa Industrias X S.A es una industria farmacutica de gran tamao,

cuenta con planta propia y bodegas en las ocho principales ciudades del pas,
para almacenaje y distribucin del producto.

Su domicilio principal se encuentra en la ciudad de Santaf de Bogot, cuenta

con tecnologa Inglesa y Alemana para su produccin y ocasionalmente,
asistencia tcnica de estos pases.

Cuenta con gerente general para todas sus operaciones bsicas (Produccin,
Ventas, Finanzas, Recursos Humanos Etc.); estos gerentes dependen de la
presidencia de la compaa.
No existe un organigrama formal pero las funciones, estn segregadas.

El departamento de Auditora interna, depende del departamento de finanzas;

y no del gerente general o presidente de la compaa.

Las ventas se canalizan a travs de agentes vendedores, y la publicidad la

realizan por medio de revistas mdicas.

Existe una organizacin contable bien definida, que permite la captacin de

informacin requerida para presentar Estados Financieros necesarios a la
empresa. Se producen estados financieros mensuales dentro, de los veinte das
siguientes al mes que corresponden. Y estados financieros anuales en forma
comparativa.

Se elabora presupuesto anual y solo interviene el departamento de finanzas,

espordicamente se consulta a los jefes de los departamentos.

El crecimiento de la planta ha sido desordenado e improvisado, cuenta con un

significativo nmero de obreros.

La gran mayora de la mano de obra no es calificada, y generalmente se le

entrena dentro de la empresa, los trabajadores estn sindicalizados.

2.- En el orden en que se han descrito los factores de la empresa, diagnostique

los problemas generales.

2.1 Inadecuada organizacin.

2.2 Falta de comunicacin

2.3 Falta de planeacin

3. En el caso concreto de los factores de organizacin, planeacin financiera,
sistemas de informacin y auditora interna:

3.1 Definir problemas especficos.

Organizacin.

No existe un organigrama formal dentro de la compaa.

No existe una segregacin clara de las funciones de los gerentes de la

compaa lo cual crea confusin en el personal.

En ocasiones se cambian los gerentes sin notificar al personal de base, lo que

evidencia falta de comunicacin y origina confusiones

Falta coordinacin y concertacin en las decisiones tomadas por cada

departamento.

Existe una errada ubicacin del departamento de auditora interna dentro de

la empresa.

No hay polticas ni procedimientos claros para la realizacin de las distinta

operaciones; si no que dependen de la opinin personal del gerente del rea.

No hay planes ni metas claras y cuando estas se fijan no se notifican al

personal.

Planeacin financiera
Los presupuestos se elaboran por el departamento de finanzas, sin tomar en
cuenta las necesidades y las proyecciones de los otros departamentos.

Sistemas de informacin.

La informacin de los estados financieros no es oportuna debido a que los

estados financieros se presentan veinte das despus de haber terminado el
mes.

No se presentan estados financieros mensuales comparativos.

La informacin no es til por lo que se incluyen todas las cuentas de los estados
financieros en un legajo de 100 hojas, y por la gran cantidad de informacin
presentada se pueden pasar fcilmente por alto cuentas de suma importancia
para la compaa.

Los estados financieros slo se le presentan al presidente de la compaa, y no

son conocidos por los dems gerentes de rea

Auditora Interna

El departamento de auditoria interna invierte mucho tiempo en las visitas a las

oficinas forneas, descuidando reas crticas como la de los inventarios que
solo se hace una vez al ao, el efectivo y la salvaguarda de los activos de la
compaa.

El departamento de auditora interna realiza funciones que no le competen, tal

como es la elaboracin de la declaracin de renta.

3.2 Sealar los efectos que estos problemas tienen en la operacin.

 Organizacin

Los problemas de comunicacin crean confusin en el personal, prdida de

tiempo, malestar en el personal por llamados de atencin injustificados.

La falta de planes adems de ocasionar los problemas anteriormente

enunciados puede afectar el compromiso de identidad del empleado con la
compaa al no tener clara la misin, visin y metas de la empresa.

Confusin por parte de los empleados, al no saber quin es su jefe inmediato.

Planeacin Financiera

Es posible que el presupuesto no satisfaga los requerimientos de los distintos

departamentos y se haga sobre bases equivocadas. De pronto se entre a
presupuestar ingresos de venta que no son reales al no haberlos consultados
con el gerente de ventas.

Al no involucrar los dems departamento, estos nunca se enteran de los

compromisos que deben asumir frente a la compaa.

Sistemas de informacin

No se estn cumpliendo los objetivos de la informacin financiera de ser

oportuna y til, lo que genera que la gerencia tome las decisiones erradas.

Auditora Interna
La falta de conocimiento de los planes y programas que se deben desarrollar
dentro del departamento de auditora interna ocasiona que inviertan el tiempo
en labores que no les compete.

La falta del auditor interno dentro de las organizaciones crea caos y errores
desvirtuando el control.

El hecho de que la auditora interna dependa del gerente financiero le resta

objetividad al auditor al momento de evaluar las operaciones de este
departamento.

3.3 Indique que investigaciones adicionales hara.

Entrevistas con el personal como apoyo para la elaboracin de planes y

procedimientos de la empresa.

Contratar una auditora externa que evale la gerencia financiera, debido a que
la dependencia que tena el auditor interno del gerente financiero, le resta
objetividad a sus hallazgos.

3.4 Seale las posibles recomendaciones que juzgue procedente.

Organizacin

Que se elabore un organigrama formal de la organizacin, en el cual la auditora

interna dependa de la gerencia.
Que se elaboren los manuales de funciones y procedimientos.

Que se creen comits de coordinacin al interior de la compaa.

Crear un departamento de investigacin tecnolgica con el fin de disminuir la

dependencia de la tecnologa extranjera, y que elabore estudios para disminuir
la contaminacin ambiental

Planeacin financiera

Se recomienda que antes de elaborar el presupuesto se le consulte a todos los

dems gerentes, con el fin de que den a conocer sus necesidades, y
comprometan a la generacin de los recursos.

Se recomienda que se hagan presupuestos proyectados a largo plazo

Sistemas de informacin.

Se recomienda que se den a conocer los estados financieros a todos los

gerentes, y no solo al presidente de la compaa.

Se deben elaborar los estados financieros mensuales consolidados y

comparativos, y entregarlos al Presidente y gerentes de la organizacin dentro
los primeros cinco das siguientes de cada mes.
Los estados financieros que se presenten deben contener solo la informacin
til y necesaria para la toma de decisiones; y presentarse lo ms resumido
posible.

CASO PRACTICO N 2

COMPRAS (ABASTECIMIENTO)

1.- Problemas

- De una muestra selectiva de 200 compras locales se encontraron los

siguientes hallazgos:

- El 65% de las compras se hace de manera inadecuada, y solo el 35% se hace

de una forma adecuada.

- La falta de una programacin adecuada de compras lo que se traduce en que

las requisiciones sean hechas en un 80% con urgencias, podemos decir que esto
afecta la eficiencia, y eficacia del departamento de compras.
- No hay stock mnimos ni mximos de inventarios de mercancas.

- Existen conflictos de intereses entre los departamentos de produccin y

compras originados por la falta de comunicacin.

- No se tiene actualizado el directorio de los proveedores.

2.- Sealar el defecto que tiene la operacin.

- Falta de comunicacin

- Falta de planeacin

3.- Indique que investigaciones adicionales hara

Hacer una prueba fsica de inventarios para determinar que hay realmente en
existencia, y estudiar el consumo promedio de materia prima en produccin con
el fin de determinar los stock mximos y mnimos.

Inspeccionar el proceso de compras para determinar que mecanismos de

compras hay y proponer si es necesario mtodos mas adecuados para realizar
la operacin.

- Investigar si los trabajadores que estn en el rea de compras conocen el

manual de funciones y si estn capacitados para realizar la operacin

Recomendaciones
- Establecer stock mximos y mnimos

- Que el departamento de produccin se comprometa a enviar las requisiciones

con suficiente anticipacin.

- De acuerdo con el nivel de produccin proyectado hacer una programacin de

compras.

- Hacer comits de gerentes con el fin de solucionar los problemas de

comunicacin

- Con el fin de mantener actualizado el directorio de proveedores, la empresa

debe suscribirse a directorios industriales y comerciales.

CASO PRACTICO No 3

PRODUCCION

1.- Programa Para Revisin De Los Procesos De Produccin

Los procedimientos para la revisin de la produccin normalmente incluirn:

Hecho Por Papeles de Trabajo

Para comprobar la valuacin de las mercancas
compradas o materias primas.

1- En relacin con el inventario actual, investigue los

procedimientos del cliente para la valuacin del
inventario y las bases de valuacin: Peps, Ueps,
Promedios Etc. Revise los papeles de trabajo de
inventarios del ao anterior, por si existiera alguna
cuestin que deba ser tomada en consideracin en las
pruebas de valuacin. Asegrese que los
procedimientos adicionales de auditoria considerados
necesarios en las circunstancias se hayan agregado en
la parte inferior o en hoja aparte y que los
procedimientos innecesarios hayan sido suprimido.

2.- Prepare una cdula de las pruebas de valuacin de

todos los artculos cuyo importe sea mayor de
$________ o un porcentaje de artculos
seleccionados al azar.

3- Solicite al departamento de compras del cliente las

facturas y documentacin de compras suficientes
para comprobar la adquisicin de cuando menos el
nmero de unidades que aparezcan en el inventario de
las partidas seleccionadas. Coteje estas cantidades
cuando sea necesario con estas partidas y
documentos.

4.- Si el cliente lleva registros de inventario con

importe proceda a la valuacin del inventario con ellos.
Estos auxiliares debern ser probados en relacin con
nuestras pruebas de transacciones, para asi poder
determinar que son confiables. Examine
selectivamente facturas de compras recientes y/o
partidas importantes del inventario.

Valuacin de La Produccin En Proceso Y Artculos

Terminados.
5.- En relacin con el inventario actual cercirese de
los procedimientos del cliente para la valuacin de los
inventarios y las bases de valuacin Peps, Ueps,
Costos promedios etc. Revise los papeles de trabajo
de inventarios del ao anterior en busca de asuntos
que deban considerarse para nuestras pruebas de
valuacin. Asegrese de que los procedimientos
adicionales de auditoria considerados necesarios en
las circunstancias hayan sido agregados abajo en
hojas por separado y que los procedimientos
innecesarios hayan sido suprimidos.

6.- Cercirese de los porcentajes de materiales, mano

de obra y gastos indirectos, incluidos en el inventario
para determinar el alcance de nuestras pruebas de
valuacin y a donde deban enfocarse.

Costos Por Proceso.

7.- Obtencin de los costos de los inventarios a

travs de un sistema de costos por proceso.

8.- Formule un anlisis de inventarios de produccin

en proceso por un periodo representativo. Si es
prctico seleccione un periodo que incluya la fecha del
inventario fsico y la de fin de ao.

9.- Revise partidas en busca de transacciones

anormales por su naturaleza o importe investguelas y
explquelas.

10.- Verifique las planillas de horas hombre

trabajadas y comprelas con el presupuesto de horas
hombre.

11.- Verifique si existe una programacin para el

mantenimiento de las maquinas y si este se ha
cumplido.

Segunda parte

1.- Problemas

- Desorganizacin en los procesos de produccin.

- Errores en el presupuesto de las horas hombres requeridas para la

produccin: Se presupuestaron 30.000 horas hombres, ms de las necesarias.

- Mala administracin del recurso humano: Prdidas de tiempo, se pagan horas

extras existiendo personal inoficioso, no existe una adecuada asignacin de
funciones al personal

- Falta de una programacin del mantenimiento de las mquinas.

- Falta de estudio de tiempos y movimientos.

- Inadecuada ubicacin fsica de los distintos procesos de produccin.

- Espacio inadecuado para el almacenamiento de las mercancas.

- Parlisis en los procesos de produccin por falta de una fijacin de stock

mximos y mnimos de materia prima.

- Falta de control en el proceso de empaque de los productos.

- Mala calidad de los empaques de los productos.

2- Efectos que estos problemas tienen en la operacin

- Perdida de tiempo en la produccin, por la inadecuada asignacin de

funciones, y falta de planeacin para el mantenimiento de las maquinas.

- Incumplimiento en los presupuestos de produccin.

- Debido a la falta de un estudio de tiempos y movimientos, se genera demora

en los procesos de produccin.

- Se incurren en costos innecesarios por la falta de una adecuada

administracin del recurso humano.

- Parlisis temporal de la produccin, por falta de la fijacin de los stock

mximos y mnimos.

- Incumplimiento en la produccin y entrega de pedidos.

- Se genera una mala imagen ante los clientes que se ven obligados o devolver
las mercancas por una mala calidad de los empaques.
3.- Indique que tipo de investigaciones adicionales realizara ?

Observar y entrevistar a los trabajadores del proceso de produccin para

detectar posibles desperdicios de materia prima.

Hacer un estudio para determinar si las maquinas se daan frecuentemente,

por mal uso o por obsolescencia.

Hacer un estudio de tiempos y movimientos.

4.- Recomendaciones

- Realizar un estudio de costos/beneficios por obreros

- Se deben hacer presupuestos mensuales de produccin.

- Se debe suspender las contrataciones de personal y el pago de horas extras

y establecer un mecanismo de control sobre los tiempos trabajados por los
obreros.

- Ampliar y reubicar el almacn.

- Reorganizar los espacios donde estn ubicados los distintos procesos de

produccin, tratando de buscar que los empleados tengan realizar los mnimos
movimientos para realizar su trabajo.

- Ubicar el almacn de materia prima lo ms cerca de la planta de produccin.

- Iniciar el proceso de produccin en el tercer piso, terminar en el segundo

piso y empacar en el primer piso.

- Ejercer un mayor control sobre los empaques de produccin.

 CASO PRACTICO No. 4

VENTAS

1.- Problemas

Hay errores en los clculos de presupuesto de venta, en ao 2001 el

presupuesto es muy bajo; y en 2002 lo duplican, sin hacer un anlisis ni estudio
de mercado, ni tomar en cuenta la capacidad de la fuerza de venta.

No se analiz el nmero de agentes vendedores necesarios para el ao 2002,

siendo que en este ao se presupuestaron que las ventas se duplicaban

No existe una adecuada poltica de remuneracin del personal de ventas.

No existe una adecuada coordinacin entre el departamento de crdito y

cobranzas y el departamento de ventas para la autorizacin oportuna del
crdito con clientes nuevos.

Prdidas de ventas porque no existe un adecuado nivel de stock en los

diferentes almacenes.

El gerente de ventas no est cumpliendo con la poltica de crdito de la

compaa, y esta usurpando una funcin del gerente de crdito y cobranza al
autorizar crditos en fechas variables.

Ausencia de control de ventas en los centros de distribucin, lo que conlleva a

riesgos de prdidas de mercancas, que no se puedan fijar metas por centros
de distribucin, y que no se pueda evaluar el trabajo de cada centro de
distribucin.
Si no se tiene informacin por centro de distribucin, entonces no se puede
obtener una base cierta para la elaboracin del presupuesto.

No hay investigacin de mercado y existe falta de comunicacin entre

mercadeo y ventas.

Mala ubicacin de una de las bodegas al quedar atrapadas en pasos a nivel.

No hay estudios de costos y precios de ventas que le permitan establecer a la

compaa de acuerdo con sus costos el precio de venta del producto y la
utilidad generada.

La publicidad que se le da a los productos en revistas mdicas es muy

restringida.

2.- Sealar el defecto que tiene la operacin

Falta de investigacin de mercado

Falta de planeacin

Falta de comunicacin

3.- Que investigaciones adicionales hara

Entrevistas con el personal de mercadeo, para determinar si se est

cumpliendo con las funciones que debe tener este departamento.

Visitar cada una de las bodegas que existen en las ocho principales ciudades
del pas y observar su funcionamiento, y su ubicacin.
4.- Recomendaciones

Hacer un verdadero presupuesto tomando la opinin, recursos, y necesidades

reales de todos los departamentos.

Reorganizar todo el departamento de investigacin de mercado ya que no estn

cumpliendo con sus funciones

Definir en forma clara quin es el que debe fijar las polticas crditos.

Hacer un estudio de costos por productos y por lnea de productos, con el fin
de poder establecer cuales son las lneas o los productos ms rentables. Y fijar
precios de ventas adecuados.

Reubicar las bodegas.

Promover los productos a travs de otros medios de publicidad,

CASO PRACTICO No. 5

PERSONAL

1.- Seale los problemas detectados

Las contrataciones se hacen en forma urgente . La contratacin del personal no

obedece una programacin previamente definida.

No existe una poltica salarial que obedezca a criterios uniformes.

Existe inequidad en la escala salarial

Errada poltica de capacitacin al personal. No se le da capacitacin al personal
nuevo.

Falta de uniformidad en la forma de remuneracin al personal.

Existe una mala distribucin del personal de la planta.

La productividad del personal de ventas y de obreros en lugar de aumentar ha

disminuido en el ltimo ao.

2.- Defina los efectos que producen estos en las operaciones

Debido a que las contrataciones siempre se hacen en forma urgente, esto

puede ocasionar que el personal contratado no sea el ms idneo.

La errada poltica salarial crea desmotivacin entre los trabajadores.

La mala distribucin del personal de planta genera que el trabajo que se

desarrolle en la planta de produccin, no sea un trabajo eficiente, y oportuno.

3.- Indique que tipo de investigaciones adicionales realizara

Entrevistas con el personal de recursos humanos.

Hacer un seguimiento a cada una de las funciones que se encuentran en el

manual de funciones y determinan si se cumplen o no.

Elaborar un estudio de tiempos y movimientos con miras a la reduccin del

personal que se encuentra sobrante en la empresa y la redistribucin del
personal restante
4.- Diga las recomendaciones

Reestructurar las funciones del departamento de personal , en el sentido que

la funcin de pagadura debe ser asumida por el departamento Financiero

Hacer cumplir las funciones que se encuentran plasmadas en el manual de

funciones para el departamento de personal.

El reclutamiento , seleccin y contratacin del personal debe obedecer a una

programacin previamente definida.
 INFORME DE AUDITORIA OPERACIONAL

Cartagena Septiembre 22 de 1999

Seores
JUNTA DIRECTIVA
INDUSTRIA X S.A.
Santaf de Bogot D.C

Ref. Informe De Auditora Operacional

Respetados Seores

El presidente de la Junta Directiva Seor SEBASTIAN TORRES MARRUGO,

firm con nuestra sociedad, un contrato para la realizacin de una Auditora
Operacional Integral a su entidad; que incluyera, Organizacin, Situacin
Financiera, Econmica, y reas operativas de compras, produccin, ventas y
personal, incluyendo la evaluacin del PED y del Control Interno, para ello
utilizamos dos contadores pblicos especializados en auditoria operacional, y
dos auxiliares y nos apoyamos en personal interno de la empresa. Iniciando
nuestra auditara el 02 de Septiembre/99 y culminando el 20 del mismo mes.

Nuestra auditora fue realizada con base en normas de auditoria generalmente

aceptadas, utilizando tcnicas de auditoria como la Inspeccin, Observacin,
Investigacin y revisin analtica. Se realizaron entre otras las siguientes
investigaciones:
Entrevistas a los trabajadores, Estudios de tiempos y movimientos, pruebas
fsicas de inventarios, inspeccin al proceso de compras, investigacin del nivel
de conocimiento que los trabajadores tienen de sus funciones, inspeccin fsica
de sus bodegas; procedimientos tcnicos que fueron necesarios para
identificar, profundizar y diagnosticar todas las situaciones o problemas
basndonos lgicamente en pruebas selectivas y determinando las reas de
riesgos ms representativas.

La planeacin, realizacin, y conclusiones de nuestra auditora se baso

principalmente en lo siguiente:

Anlisis global de la empresa

Anlisis financiero econmico
Profundizacin especialmente de las siguientes reas
- Compras (Antecedentes)
- Produccin
- Ventas
- Personal
- Anlisis de informacin (PED)

Los das Lunes y Mircoles de cada semana nos reunimos con el personal
involucrado en las operaciones para analizar y profundizar determinados
informes parciales que fueron presentados oficialmente a la administracin con
el propsito de que las situaciones especiales detectadas fueran corregidas
oportunamente.

Una vez discutido el borrador del informe con los involucrados y previa
jerarquizacin de los hallazgos ms representativos y su reverificacin por
parte de los auditores encontramos que los siguientes son los hallazgos que
ponen en riesgo y afectan la eficiencia operacional de la empresa
AREA DE COMPRAS

De una muestra selectiva de 200 compras locales se encontraron los siguientes

hallazgos:

- La falta de una programacin de compras que se traduce en que el 80% de las

requisiciones sean hechas con urgencias, lo cual afecta la eficiencia y la
eficacia del departamento de compras.

- No hay stock mximos ni mnimos de inventarios de mercancas debido a que

no han sido definidos por el departamento de compras, ocasionando demoras en
el proceso de produccin.

- Falta de comunicacin entre los departamentos de produccin y de compras lo

que origina conflictos de intereses entre estas dos reas

- No se tiene actualizado el directorio de proveedores, esto limita las

operaciones que la empresa tenga para realizar compras ms eficaces.

AREA DE PRODUCCION

Se detectaron los siguientes hallazgos

- Desorganizacin en los procesos de produccin, debido a la falta de

planeacin que existe en esta rea

- Errores en el presupuesto de las horas hombres requeridas para la

produccin, se presupuestaron 30.000 horas hombres ms de las necesarias.
- Mala administracin del recurso humano: Prdidas de tiempo
- Mala administracin del recurso humano: Prdidas de tiempo, se pagan horas
extras existiendo personal inoficioso, no existe una adecuada asignacin de
funciones al personal, lo cual ocasiona costos innecesarios para la empresa.

- Falta de una programacin del mantenimiento de las mquinas. lo cual ocasiona

subutilizacin de la mano de obra, parlisis temporal de la produccin e
incumplimiento en la entrega de pedidos.

- Falta de estudio de tiempos y movimientos. Lo cual genera demora en los

procesos de produccin y mayores costos para la empresa.

- Inadecuada ubicacin fsica de los distintos procesos de produccin, esto

genera perdidas de tiempo en la produccin.

- Espacio inadecuado para el almacenamiento de las mercancas, lo que genera

prdidas por mal almacenamiento, demoras en los procesos de produccin.

- Mala calidad de los empaques de los productos, generado por la falta de

control en el proceso de empaques de los mismos, lo cual afecta la imagen de la
compaa debido a que los clientes se ven obligados a devolver la mercanca por
este motivo.

AREA DE VENTAS

Se detectaron los siguientes hallazgos.

- Hay errores en los clculos de presupuesto de venta, en ao 2001 el

presupuesto es muy bajo; y en 2002 lo duplican, sin hacer un anlisis ni estudio
de mercado, ni tomar en cuenta la capacidad de la fuerza de venta, lo que
genera un riesgo para la empresa de producir mercancas en un nivel que no
este acorde con la demanda del mercado.

- No se analiz el nmero de agentes vendedores necesarios para el ao 2002,

siendo que en este ao se presupuestaron que las ventas se duplicaban, esto
puede ocasionar que la fuerza de venta no sea suficiente para atender las
necesidades de los clientes y vender lo producido por la empresa.

- No existe una adecuada poltica de remuneracin del personal de ventas, lo

que puede ocasionar desmotivacin del personal.

- No existe una adecuada coordinacin entre el departamento de crdito y

cobranzas y el departamento de ventas para la autorizacin oportuna del
crdito con clientes nuevos, esto puede ocasionar que la empresa pierda nuevos
clientes por la demora que se da en la aprobacin de los crditos.

- Prdidas de ventas porque no existe un adecuado nivel de stock en los

diferentes almacenes.

- El gerente de ventas no est cumpliendo con la poltica de crdito de la

compaa, y esta usurpando una funcin del gerente de crdito y cobranza al
autorizar crditos en fechas variables, esta situacin puede ocasionar que no
exista una poltica uniforme para otorgar crditos, que se creen conflictos
interpersonales.

- Ausencia de control de ventas en los centros de distribucin, lo que conlleva a

riesgos de prdidas de mercancas, que no se puedan fijar metas por centros
de distribucin, y que no se pueda evaluar el trabajo de cada centro de
distribucin.
- Si no se tiene informacin por centro de distribucin, entonces no se puede
obtener una base cierta para la elaboracin del presupuesto.

- No hay investigacin de mercado y existe falta de comunicacin entre

mercadeo y ventas, esto coloca a la empresa en una situacin de desventaja
frente a la competencia, y la coloca en riesgo de perder clientes muy
importantes.

- Mala ubicacin de una de las bodegas al quedar atrapadas en pasos a nivel,

esto ocasiona que la empresa pierda fcilmente los clientes, por la falta de una
permanente supervisin del departamento de mercadeo y ventas.

- No hay estudios de costos y precios de ventas que le permitan establecer a la

compaa de acuerdo con sus costos el precio de venta del producto y la
utilidad generada.

- La publicidad que se le da a los productos en revistas mdicas es muy

restringida, lo cual le resta efectividad como medio de promocin de las
mercancas producidas.

AREA DE PERSONAL

Se detectaron los siguientes hallazgos

- Las contrataciones se hacen en forma urgente. La contratacin del personal

no obedece una programacin previamente definida, Lo cual puede ocasionar
que el personal contratado no sea el ms idneo.

- No existe una poltica salarial que obedezca a criterios uniformes, lo cual

crea desmotivacin e incertidumbre entre los trabajadores
- Existe inequidad en la escala salarial

- Errada poltica de capacitacin al personal. No se le da capacitacin al

personal nuevo, lo cual priva a la empresa de formar al personal de acuerdo con
sus necesidades.

- Falta de uniformidad en la forma de remuneracin al personal.

- Existe una mala distribucin del personal de la planta, lo que genera prdidas
de tiempo y mayores costos para la empresa.

- La productividad del personal de ventas y de obreros en lugar de aumentar

ha disminuido en el ltimo ao, esto es un reflejo de la falta de planeacin y de
todos los problemas definidos en los puntos anteriores.

CONTROL INTERNO

Se encontraron los siguientes hallazgos :

Es evidente la falta de independencia del auditor interno , ya que no depende

directamente de la gerencia, sino que acta como un subalterno del gerente
financiero.

La gran cantidad de fallas encontradas en todos los procesos es un claro indicio

de que no existe un adecuado sistema de control interno y no existe una
cultura de control ni siquiera a nivel de los gerentes medios y de la alta
gerencia de la empresa.
La auditora interna ejerce un control muy dbil para detectar posibles
situaciones que atenten contra la salvaguarda de los bienes de la empresa.

Al no existir manuales de procedimientos y funciones , se maximiza el riesgo

de errores y fraudes.

PED

Se encontr que no se le da un adecuado uso a los sistemas informticos de la

empresa

La sistematizacin de la informacin se d slo a nivel del manejo de la

informacin contable, pero no se utiliza para optimizar la informacin necesaria
en los dems procesos como compras , ventas, etc.

Los problemas de la empresa pueden resumirse en falta de planeacin ,

comunicacin , organizacin y control , lo cual implica que existen graves

deficiencias en toda la parte administrativa lo cual se refleja en el manejo de

los procesos operativos exponiendo a la empresa a posibles prdidas de
clientes y de recursos productivos que de no corregirse podran poner en
riesgo el futuro de la empresa.

RECOMENDACIONES

Con base en las pruebas realizadas , nuestra sociedad de auditora operacional

presenta las siguientes recomendaciones a su consideracin:
 Que se elabore un organigrama formal de la organizacin, en el cual la
auditora interna dependa de la gerencia.

Que se elaboren los manuales de funciones y procedimientos.

Que se creen comits de coordinacin al interior de la compaa.

Crear un departamento de investigacin tecnolgica con el fin de disminuir la

dependencia de la tecnologa extranjera, y que elabore estudios para disminuir
la contaminacin ambiental

Planeacin financiera

Se recomienda que antes de elaborar el presupuesto se le consulte a todos los

dems gerentes, con el fin de que den a conocer sus necesidades, y
comprometan a la generacin de los recursos.

Se recomienda que se hagan presupuestos proyectados a largo plazo

Sistemas de informacin.

Se recomienda que se den a conocer los estados financieros a todos los

gerentes, y no solo al presidente de la compaa.

Se deben elaborar los estados financieros mensuales consolidados y

comparativos, y entregarlos al Presidente y gerentes de la organizacin dentro
los primeros cinco das siguientes de cada mes.

Los estados financieros que se presenten deben contener solo la informacin

til y necesaria para la toma de decisiones; y presentarse lo ms resumido
posible.
 Proceso de Compras

- Establecer stock mximos y mnimos para definir los niveles ptimos d

compra de mercanca y evitar prdidas y costos excesivos por gastos de
almacenamiento

- Que el departamento de produccin se comprometa a enviar las requisiciones

con suficiente anticipacin, al departamento de compras

- De acuerdo con el nivel de produccin proyectado hacer una programacin de

compras.

- Hacer comits de gerentes con el fin de solucionar los problemas de

comunicacin

- Con el fin de mantener actualizado el directorio de proveedores, la empresa

debe suscribirse a directorios industriales y comerciales.

Proceso de Produccin

- Realizar un estudio de costos/beneficios por obreros

- Se deben hacer presupuestos mensuales de produccin.

- Se debe suspender las contrataciones de personal y el pago de horas extras

y establecer un mecanismo de control sobre los tiempos trabajados por los
obreros.

- Ampliar y reubicar el almacn.

- Reorganizar los espacios donde estn ubicados los distintos procesos de
produccin, tratando de buscar que los empleados tengan realizar los mnimos
movimientos para realizar su trabajo.

- Ubicar el almacn de materia prima lo ms cerca de la planta de produccin.

- Ejercer un mayor control sobre los empaques de produccin.

Proceso de Ventas

Hacer un verdadero presupuesto de ventas tomando la opinin , recursos y

necesidades reales de todos los departamentos

Reorganizar todo el departamento de investigacin de mercados ya que no

estn cumpliendo con sus funciones

Definir en forma clara quin es el que debe fijar las polticas de crditos,
consideramos que deben fijarse lineamientos claros en un comit de
gerentes , con la presencia del gerente general, y fijar la responsabilidad por
su cumplimiento en cabeza del jefe de cartera.

Hacer un estudio de costos por productos y por lneas de productos con el fin
de establecer cules son las lneas de productos ms rentables y fijar precios
de venta competitivos.

Reubicar las bodegas en sitios de fcil acceso

Promover los productos a travs de distintos medios de comunicacin

Area de Personal
Reestructurar las funciones del departamento de personal , en el sentido que
la funcin de pagadura debe ser asumida por el departamento Financiero

Hacer cumplir las funciones que se encuentran plasmadas en el manual de

funciones para el departamento de personal.

El reclutamiento , seleccin y contratacin del personal debe obedecer a una

programacin previamente definida.

Control Interno

Incentivar la cultura de control en la empresa por medio de seminarios y

talleres a empleados y gerentes.

Darle mayor autonoma e independencia al auditor interno de la compaa ,

reubicndolo dentro del organigrama , como una dependencia de la gerencia
general.

Disear programas de control interno que permitan ejercer un adecuado

control sobre las operaciones.

PED

Es recomendable utilizar los servicios de un ingeniero de sistemas que permita

optimizar el uso que se le d a los sistemas informticos de la empresa.

En conclusin creemos que las falencias encontradas son solucionables en la

medida que exista un compromiso por parte de la gerencia y de los funcionarios
responsables de las funciones de los distintos procesos, de implementar las
recomendaciones anteriormente enunciadas , las cuales han sido sometidas
previamente a consideracin de las partes implicadas evidenciando su voluntad
en mejorar la eficiencia de la empresa.
Cordialmente

ROCIO LLERENA VELEZ 1 LEDYS CORREA2

Auditor operacional Auditor operacional

1 Trabajo sobresaliente posgrado de Revisoria Fiscal UNIVERSIDAD DE CARTAGENA.

2 Trabajo sobresaliente posgrado de Revisoria Fiscal UNIVERSIDAD DE CARTAGENA.