JIMENO ALEXANDRA C.I: E- 84.418.768 MARACAIBO, ABRIL DE 2014 RE!BLICA BOLIVARIANA DE VENE"#ELA MINISTERIO DEL ODER O#LAR ARA LA ED#CACI$N #NIVERSITARIA #NIVERSIDAD DR. JOS% GREGORIO &ERN'NDE" ESC#ELA DE (AC#LTAD ECON$MICA ) SOCIALES CATEDRA: LABORATORIO DE SISTEMAS ) ROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS RO(ESOR: MARCOS RODRIG#E" INTROD#CCI$N El proceso que lleva crear una empresa es complejo, pero ms aun es mantener sus parmetros tal como fueron pensados desde el inicio de la misma, ya que a travs de esta permite conocer e identificar las caractersticas de sus accionistas, la informacin que se extrae es compleja y abundante porque no slo debe contemplar la alineacin de la visin y la estrategia general de la organizacin con los objetivos especficos de cada unidad de negocio, sino que incluye adems un mecanismo por el que estos objetivos deben ser revisados continuamente para que sean fieles y coherentes a la visin y estrategia definidas Este manejo continuo de informacin puede acarrear problemas de desinformacin que lleve a cada departamento o unidad de negocio a actuar en discordancia !s mismo, que este debe ser utilizado con frecuencia para analizar la evolucin de la organizacin y para revisar la utilidad de los objetivos con el fin de establecer nuevas estrategias o modificaciones que lleven a la organizacin a funcionar con xito 1. DESCRICION GENERAL DE RO)ECTO "#$%&'($) $"(*'! +*,*$- %E,'#*"'*$- %E .! !'(*+*%!%: $frecer servicios de laboratorio ptico comercializando lentes de sol, lentes correctivos y oftlmicos de diferentes marcas y modelos para todo tipo de publico (*"$ %E E/"#E,!: "rivada y /ixta ya que es comercial y de servicio &0*'!'*1-) 'alle 23 %r "ortillo con Esquina !v 45 ! 2. ANALISIS DE MERCADO El sector de la ptica ha experimentado en los 6ltimos a7os un importante crecimiento en cuanto al n6mero de establecimientos ! pesar de ello, la tendencia parece ser ya el estancamiento !s mismo hemos visto que no se han realizado aperturas de nuevas pticas en nuestra ciudad Es por ello que el anlisis de mercado dentro del sector donde estamos ubicados es favorable, ya que no existen pticas importantes que estn relativamente cerca de nuestra oficina ,in embargo la 1ptica $pticentro esta ubicada en la calle 80 con cruce 9 de julio Edif 0anco *ndustrial A*+,-.-. /0 ,1 2345060*2-1 $pticolor) #ealiza como labor principal jornadas y descuentos posee de buena publicidad 1ptica $pticentro) -uestra competencia ms cercana posee personal calificado y equipo de alta tecnologa 1ptica #oldan) .ideres en pticas a nivel nacional, con equipos de alta tecnologa ESTRATEGIAS #BLICITARIAS :a no es necesario ser parte de un conglomerado comercial o disfrutar de la cobertura de una gran marca para aprovechar las bondades de la publicidad explosiva .a ;publicidad explosiva< son esas estrategias que podemos poner en prctica en los puntos de venta y en las redes sociales para captar la atencin de los clientes y sorprenderlos con mensajes u ofertas que los hagan detenerse en nuestras propuestas comerciales "or eso, tanto en ese gran escenario de exposicin como en el local mismo de cada ptica, podemos hacer cosas fuera de lo com6n para atraer, con mucho ingenio, a nuevos clientes En redes sociales, tambin podemos aprovechar imgenes y textos divertidos que hagan alusin a la actividad comercial .a radio es un buen canal para trasmitir publicidad ofreciendo a los oyentes un buen mensaje pegajoso para captar su atencin, para dar a conocer nuestra ptica las primeras estrategias empleadas aparte de las antes mencionadas seria la reparticin de folletos, volantes llamativos para que los clientes conozcan nuestros productos y servicios &n ejemplo de la publicidad que ofreceremos es la siguiente) C3.63 15738-41/3 0* ,3. /-9070*60. 40/-3. /0 234:*-212-;*. C#ADRO 1 ESTRATEGIA #BLICITARIA :<,-2-/1/ C3.63 15738-41/3 B.. D0.27-52-;* INTERNET 0!--E# -ro = >??x@? 4???? (odas las pginas de 1-=0*0>:0,1.234 (OLLETOS >???? impresiones 59??? *mpresiones a Aull 'olor RADIO "rograma El Escaparate ,bados de =)?? a @)??pm por /E(#$"$.*, 4?58 49?? ,e nombraran 5 veces durante la transmisin del programa 46.500 Auente) .os *nvestigadores B>?4=C ,e garantiza los meses contratados sin importar si hay excedentes de impresiones *gualmente para bajar los costos realizaremos la publicidad de bajo costo, como por ejemplo a travs de boletines impresos, volantes o folletos, los cuales se reparten en la va p6blica, en comercios, centros comerciales hipermercados, taxis, edificios, etc, as como tambin el mercado natural a nuestros familiares, amigos, vecinos, entre otros Este servicio, con el tiempo puede complementarse con otros artculos para publicidad de bajo costo, como ser impresin de imanes para pegar sobre refrigeradores familiares, lapiceras, gorras, remeras, buzos, camperas, etc ANALISIS (ODA FORTALEZAS OPORTUNIDADES
1. Contamos con un personal calificado. 1. Establecimiento de 1. Convenios con empresas aseguradoras. 2. Poseemos excelentes planes de financiamiento. 2. Brindamos a nuestros clientes una amplitud en el horario de trabajo 3. Tenemos con una buena ubicacin dentro de la ciudad. 3. !portunidad de lograr alian"as con otras empresas. #. $uestros clientes obtienen un servicio con poco tiempo de espera. #. Contamos con un innovador sitio %eb &. El personal obtiene continua capacitacin &. 'esarrollo de campa(as de salud visual en sectores de la ciudad. ). Contamos con el servicio Tarjeta Cliente *recuente. ). +umento de la clientela potencial, debido al ma-or uso de los ordenadores, as. como un ma-or cuidado de la est/tica incluso en lo 0ue se refiere a los ojos. 1. 2a estructura f.sica es adecuada para la atencin de los clientes. 1. +mpliacin de la l.nea de productos en otras ciudades. 3. +decuado control - manejo de inventarios. 3. Capacidad de distribucin a trav/s de 4nternet. 5. Todos los lentes oft6lmicos - de contacto tienen garant.as por errores hasta por 2 meses. 5. Convenios con universidades para reali"ar sus pr6cticas profesionales. 17. Tenemos lentes polari"ados de 8ltima generacin 17.'iversificacin de los productos
DEBILIDADES AMENAZAS
1. Contamos con una alta rotacin de personal. 1. 2a falta de respuesta de los representantes para obtener suministros. 2. 4nadecuado servicio post9venta. 2. +lto .ndice de inseguridad. 3. +usencia de una farmacia orientada a cubrir las demandas oftalmolgicas de los clientes. 3. Existencia de competencia por parte de organi"aciones financiadas por el gobierno. #. *alta de e0uipos de alta tecnolog.a. #. 'ificultad para obtener materia prima debido a la escase" de divisas. &. 'isminucin de comisiones a nuestros vendedores. &. Perdida de mercado de accesorios como estuches por las ventas informales en la calle. ). $o existe una base de datos confiable para el manejo de clientes. ). 2as farmacias venden soluciones para lentes a precios mu- econmicos. 1. *alta de estrategias de ventas 1. :randes descuentos por parte de la competencia. 3. +usencia de capital para la inversin 3. +umento de t/cnicas - operaciones con tecnolog.a l6ser 5. 'ificultad para cumplir con las obligaciones de le- de los empleados. 5. +umento de fran0uicias 0ue no ofrecen calidad. 17. *alta de comunicacin entre los superiores - subordinados. 17. 'emoras en la entrega de e0uipos por parte de la entidad competente.
ESTRATEGIAS 1. O 5 , D 5 %ebido a la disminucin de comisiones a nuestros vendedores, desarrollaremos campa7as de salud visual en sectores de la ciudad para el aumento de la cartera de clientes 2. O 3 , D 4 %ebido a la falta de equipos de alta tecnologa, se realizaran alianzas con otras empresas para la obtencin de aparatos de 6ltima generacin 3. A ? , ( 7 :a que la competencia tiene grandes descuentos, ofreceremos garantas en nuestros lentes correctivos y de contacto hasta por dos B>C meses 4. A 6 , ( 6 .as farmacias venden soluciones para lentes a precios muy econmicos es por ello que 1ptica +isin cuenta con el servicio de (arjeta 'liente Arecuente para ofrecer promociones y beneficios a nuestra clientela 5. A 2 , A 10 %ebido al alto ndice de inseguridad que padece nuestro pas, contamos con un ptimo sistema de cmara de vigilancia controlado va internet para el bienestar de nuestros empleados, proveedores y usuarios 6. D 6 , ( 8 .a empresa no cuenta con una base de datos confiable para el manejo de clientes, es por ello que nuestro adecuado sistema computarizado en control y manejo de inventarios, lo adaptamos para el optimo registro de los clientes 7. D 2 , O 4 "oseemos un inadecuado servicio postDventa, es por ello que nuestro innovador sitio Eeb cuenta informacin detallada de productos, catlogos, promociones, entre otros %e esta forma, no tendremos que realizar largas llamadas para brindar informacin detallada 8. D 8 , O 3 .a empresa no cuenta con un capital optimo para la inversin, realizar convenios y alianzas con otras organizaciones para que le inyecten ?. D 7 , O 10 , O 7 .a empresa carece de estrategias de venta, es por ello que el %epartamento de /ercadeo ampliara la lnea de sus productos en otras ciudades as como tambin diversificaran a otros mercados 10. D 10 , O ?
%ebido a la falta de comunicacin entre los superiores y empleados, se realizo una alianza con las universidades para que los graduandos puedan apoyar a la gerencia en la b6squeda de mejoramiento de las relaciones laborales ORGANIGRAMA Auente) .os *nvestigadores, B>?4=C DESCRICION DE CARGO DIRECCI$N GENERAL Festionar cada funcin establecida por departamento para que se realicen las actividades de cada uno de ellos con eficacia DTO. CAITAL &#MANO $bjetivo Feneral) "lanificar y controlar las actividades establecidas del departamento como reclutamiento del personal, Elaboracin de nomina, +acaciones, .iquidaciones entre otros labores, para lograr sus objetivos establecidos $bjetivos Especficos) 'umplir con las actividades del departamento a tiempo con personal altamente calificado y sistemas avanzados ANALISTA DE CAITAL &#MANO !naliza solicitudes de aumento de sueldos y salarios, para ascensos, traslados, promociones, #ecibe y analiza solicitudes de empleo #ealiza entrevistas a los aspirantes a cargos +erifica y analiza las referencias de los aspirantes a cargos !dministra y corrige pruebas para la seleccin de personal Ejecuta el proceso de induccin al candidato seleccionado .leva registro y control de todos los movimientos de personal, trmites para cambios en nmina, pagos de beneficios contractuales y dems movimientos en relacin con el trabajador DTO. ADMINISTRATIVO ) CONTABLE $bjetivo Feneral) Ejecutar el proceso administrativo y contable a travs de proyectos que evalu y controle el ingreso y egreso de la empresa, garantizando la estabilidad de la misma $bjetivos Especficos) .ograr mediante sistemas especializados el control del proceso dinerario de la empresa COORDINADOR CONTABLE ,upervisar que se realice el correcto registro de las operaciones financieras y contables ,upervisar el trabajo del asistente contable 'lasificar las diferentes transacciones en cuentas de balance y resultados 'onservar en archivos ordenados los registros y soportes documentales de las operaciones financieras de la institucin "resentar informacin oportuna, real y confiable #ealizar los cierres contables Elaborar balanza y estados financieros !nalizar los procesos actuales y proponer mejoras *dentificar aspectos relevantes, deficiencias o desviaciones de informacin ASISTENTE CONTABLE
!rchivar los documentos en forma cronolgica o consecutiva !lmacenar los soportes de todos los informes inherentes a su gestin 'olaborar en la elaboracin de los estados financieros de la empresa !uditar el cruce de facturas fsicas +s 'ontabilidad !sumir y ejecutar las dems funciones que le sean asignadas en cumplimiento de la misin del cargo DTO. DE MERCADEO $bjetivo Feneral) .ograr posicionar y mantener en el mercado nuestros productos, para garantizar la rotacin del inventario y obtener buenos resultados en las ventas $bjetivos Especficos) 0rindarles a nuestros clientes los mejores precios del mercado, mediante promociones y ofertas para atraer nuevos clientes ANALISTA DE MERCADEO 'oordinacin y administracin de sistemas de seguimiento de desempe7o de /arGeting, .ogstica, +entas y !dministracin de +entas 'oordinar el desarrollo e implementacin de herramientas de administracin de informacin de clientes "lanificar, coordinar y ejecutar investigaciones de mercado /anejo de base de datos de precio, vol6menes, mercado y competencia Elaboracin de informes mensuales del Hrea 'omercial +isitas con promotores a clientes para medir satisfaccin y coordinar campa7as publicitarias conjuntas COORDINADOR DE VENTAS $bjetivo Feneral) %esarrollar estrategias de ventas en mercados en crecimiento, enfocadas en la estabilidad y crecimiento de la cartera de clientes $bjetivo Especfico) *ncrementar el ndice de ventas apoyados en nuestra gama de servicios ofrecidos, confianza, profesionalismo a las actividades y una buena imagen ALMAC%N $bjetivo Feneral) 'ontrolar todo el inventario y organizar, logrando tener una buena ubicacin y distribucin de los productos para garantizar el xito en los despachos $bjetivos Especficos) /antener el rea de trabajo en orden y controlar cada entrada y salida de los productos requeridos, logrando eficaz en las actividades realizadas (ACT#RACI$N $bjetivo Feneral) /antener un adecuado funcionamiento en el proceso de facturacin $bjetivo Especfico) Evaluar los estados de estados de cuentas para mantener al da las gestiones de cobranza COORDINADOR DE SOORTE T%CNICO $bjetivo Feneral) /antener en ptima condiciones los equipos informticos y de telefona, conectividad que garantice una mejor ejecucin de las funciones administrativas y operacionales de las distintas unidades de la empresa $bjetivo Especfico) Elaborar programas e informes de supervisin de los programas bsicos de las computadoras #ealizar pruebas para verificar las operaciones y rendimientos de los equipos VISI$N ,er una empresa lder en el mercado en un tiempo estimado de 4> a7os, ofreciendo el mejor servicio de laboratorio ptico comercializando las mejores marcas y modelos exclusivos, lentes de correccin, de sol y oftlmicos garantizando el mejor costoDbeneficio para el cliente MISI$N ,omos una empresa orientada a brindar soluciones que garanticen servicios para la salud visual a todos nuestros clientes, mediante productos pticos con altos estndares de calidad y costo, apoyados en la tecnologa de avanzada, en la eficiencia, confiabilidad, responsabilidad del personal calificado NORMAS DE LA COMA@AA VALORES El cliente como lo ms importante, cumpliendo con sus requerimientos y suministrando una alta calidad de servicio en los servicios El recurso humano considerando un factor prioritario para el buen desarrollo de los servicios .a calidad y productividad como elementos claves que incrementan el desarrollo de la organizacin, del personal y del pas El trabajo en equipo, permitiendo as el mejoramiento continuo de los procesos 'onciencia ecolgica y ambiental Itica profesional de compromiso ,olidaridad y responsabilidad con nuestros clientes OLATICAS $bjetivos cuantificables que promueven el mejoramiento contin6o hacia el logro cero incidentes y la prevencin de la contaminacin 'ompromiso visible de la Ferencia, comunicacin y adiestramiento efectivo para asegurar la proteccin del medio ambiente, as como la seguridad y salud de nuestros empleados y la comunidad #econocimiento por parte de todos los empleados y proveedores que la seguridad y proteccin ambiental son condiciones de empleo, y que ellos son responsables por su seguridad y la que los rodean El uso del carnet es de carcter obligatorio, es requisito indispensable para permitir su acceso a las dependencias de la empresa OTICA VISION es responsable de incorporar ciudadanos comprometidos a la seguridad, salud y proteccin ambiental 'reemos firmemente que este compromiso a7ade valor a nuestros clientes, empleados, socios y las comunidades donde desarrollamos nuestras actividades CONTRATOS DE TRABAJO E.67:26:71 S1,17-1, C3450*.12-3*0. M3*0617-1. 1B3. C:-*20*1,0.) ,on depositados en una 'uenta 'orriente del 0anco 0anesco yJo mediante cheque a nombre del empleado, solo en casos excepcionales #6-,-/1/0.) @? das de salario, cancelados en el mes de %iciembre V1212-3*0.) 5? das de disfrute un da adicional por a7o B3*3 V1212-3*1,) 49 das de salario despus de 4 a7oun da adicional por a7o (3*/3 /0 AD3773 E171 07.3*1, (-F3G) 29K del aporte del empleado B0eneficio opcionalC C3450*.12-3*0. N3 43*0617-1. ,1* S1,:/ E171 07.3*1, (-F3 3 0* C1453G) 'obertura hasta 0s4>??????? distribuidos de la siguiente manera) 0sico hasta 0s >??????? Exceso 4 hasta 0s =??????? Exceso > hasta 0s @??????? ,1* S1,:/ 1/70. 'obertura global hasta 0s 3??????? S0B:73 A22-/0*60. 07.3*1,0. /uerte !ccidental hasta 0s 4????????,?? *ncapacidad "ermanente hasta 0s3???????, ?? Fastos /dicos por !ccidente hasta 0s9??????, ?? S0B:73 G1.63. (:*0717-3. 0s>???????, ?? S07=-2-3 O/3*63,;B-23 Este comprende $dontologa 0sica B'obertura sin ning6n costo en los tratamientos, tanto para el empleado como los familiaresC y $dontologa Especializada B! precio corporativoC G:17/07H1. ED1.61 5 .1,17-3. 4H*-43.G .os ticGets guardera se ofrecern a aquellos trabajadores que devenguen un salario menor a cinco salarios mnimo, estos ticGets corresponden al 53K del salario mnimo .os ticGets guardera aplican para ni7os menores de 9 a7os C0.61 T-2I06. ED1.61 3 .1,17-3. 4H*-43.G Este beneficio corresponde al personal que devengue menos de tres salarios mnimos ,e entregan mensualmente en el %epartamento de !dministracin de "ersonal y pueden ser cambiados por comida, en los lugares donde se encuentre el logo respectivo de cesta ticGets El valor de cada cesta ticGets es el >9 K de la unidad tributaria C17B3. .:0,/3 40*.:1, I.V.S.S (.A.O.V 173 937>3.3 T361, 1 /0=0*B17 40*.:1, Ferente Feneral 49??? @?? 29 29 4=>9? !nalista de 'apital Lumano 45??? 9>? @9 @9 4>=49 !nalista de /ercadeo 4???? =?? 9? 9? 89?? 'oordinador de +entas 4???? =?? 9? 9? 89?? 'oordinador 'ontable 4???? =?? 9? 9? 89?? Aacturacion =9?? 43? >>,9 >>,9 =>29 +endedores B>C 2??? >3? 59 59 @@9? !sistente 'ontable 9??? >?? >9 >9 =29? %espachadores B4C =??? 4@? >? >? 53?? T361, M0*.:1, 78.500 T361, A*:1, ?42.000 ASECTOS (INANCIEROS ACTIVOS C3*20563 C1*6-/1/ 702-3 :*-617-3 T361,
Escritorios 9 5???,?? 49???,?? Exhibidores = 2???,?? >3???,?? &nidad $ftalmolgica 'ompleta 4 2?????,?? 2?????,?? Exhibidor de .entes de ,ol Firatorio 4 >3??,?? >3??,?? "upilometro %igital 4 2>3?,?? 2>3?,?? !utorefractor %igital 4 5????,?? 5????,?? $ftalmoscopia %igital 4 =>???,?? =>???,?? /onturas .entes 'orrectivos 5?? @9? 489???,?? .entes de 'ontacto con .iquido 4?? @?? @????,?? 'omputadoras 9 9???,?? >9???,?? *mpresoras 5 5???,?? 8???,?? ,illas de oficina 4? >9??,?? >9???,?? Mit cmaras de seguridad 4 53???,?? 53???,?? S:<6361, 1.177.080,00 M1607-1, /0 O9-2-*1 'arpetas de aro 5? 9?,?? 49??,?? 'arpetas tipo carta B> paquetesC > 59?,?? 2??,?? 0olgrafos Bcaja 4> unidadesC 9 9?,?? >9?,?? Frapadoras 49 >??,?? 5???,?? 'aja para archivo inactivo 4? 5??,?? 5???,?? S:<6361, 8.450,00 TOTAL
1.185.530 (:0*60. /0 (-*1*2-14-0*63 Existen muchas formas de conseguir el capital o el dinero necesario para poner en marcha una empresa sea peque7a mediana o grande, .a empresa que en este caso se piensa constituir se colocara en funcionamiento a travs de dos fuentes de financiamiento, primeramente se cuenta con el financiamiento propio que son todos los recursos fsicos y monetarios con los que cuentan los accionistas o propietarios ya que cualquier activo o dinero servir para reducir la inversin inicial de la ptica ,in embargo la suma de dinero y activos dispuestos por los emprendedores a pesar de que sirve de gran ayuda son insuficientes, por tanto la estructura financiera de la ptica visin depender en mayor medida de las fuentes de financiamiento externas, debido a los altos costo que representa su actividad comercial ,u principal apoyo sern las diversas instituciones bancarias del pas pero antes de seleccionar la entidad bancaria que va apalancar el proyecto se realizara un sondeo por los bancos con mayor trayectoria para comparar el costo capital, tasas de intereses y todos los beneficios que ofrecen para poder elegir la que sea ms conveniente todo esto con la asesora de un economista o especialista en el tema financiero ya que a pesar de que entendamos del tema hay trminos y condiciones dentro de los contratos de prstamos que suelen ser confusos "or otra parte, tentativamente se piensa buscar apoyo gubernamental a pesar de los problemas socioDeconmicos por los que atraviesa +enezuela se tiene conocimiento de que el gobierno cuenta con varios programas de apoyo a la cultura empresarial que generalmente son aportes que se brindan para el establecimiento de cooperativas ya que regularmente el capital aportado no es bajo condicin de prstamo si no de subsidio, la 1ptica +isin se aboca a todo tipo de poblacin incluyendo la de bajos recursos que es requisito indispensable para contar con el apoyo del gobierno #ecordemos que la ptica visin ofrece revisin gratuita para cualquier tipo de persona de cualquier nivel econmico 'uando se habla de financiamiento no solo es para iniciar operaciones existen otros tipos de financiamiento que pueden ponerse en prctica despus de haber establecido el negocio, como por ejemplo el financiamiento con los proveedores es un tema de suma importancia ya que as como la ptica ofrece planes de financiamientos a crditos es necesario poder contar con un crdito por parte de los proveedores por lo menos de 5? das o ms tiempo prudente para poder recuperar la cartera de clientes vencidos y poder cumplir con las obligaciones adquiridas y ofrecer los productos con disponibilidad inmediata LH*01 /0 C7J/-63: 'ontrato por medio del cual 0$% le autoriza el uso de un financiamiento por una cantidad mxima, bajo condiciones especficas y por un plazo determinado .as .neas de 'rdito pueden ser utilizadas en modalidades especficas de crdito o todas las modalidades de crdito Blnea de crdito m6ltipleC .a vigencia de la lnea de crdito es de un a7o a partir de la fecha de aprobacin D0.6-*3 /0, 27J/-63: !tender actividades comerciales a corto plazo Badquisicin de materia prima y pago de nminaC !dquisicin de inmuebles, equipos y maquinaria M3*63) se establece basndose en el anlisis del proyecto de inversin, potencial y capacidad de pago de la empresa ,1>3) mximo hasta 5@ meses, basndose en el flujo de caja de la empresa G171*6H1) aval o fianza, prendaria, hipotecaria