Caracterizacion de Procesos SENA 1 PDF

C-04
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Versin: 4.0
CARACTERIZACION DE PROCESO
Pgina 1 de 1
NOMBRE DEL PROCESO MEJORA CONTINUA LIDER DEL PROCESO Director (a) de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
OBJETIVO DEL PROCESO Establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Mejora Continua en el SENA, con el fin de asegurar su convenencia, mejorar su eficacia, eficiencia y efectividad del Sistema.
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
Plan de trabajo del sistema integrado de mejora

polticas, orientaciones estratgicas, planes, Todos los procesos
continua institucional
programas y proyectos de la entidad
Informe de avance del sistema Proceso de Planeacin Estrategica
Proceso de Planeacin Estrategica P Planear el el mantenimiento y mejora del Sistema Integrado de Mejora Continua
Definicin de la Poitica y objetivos de calidad Todos los procesos
Actas de Revisin por la Direccin
Planes de mejoramiento del Sistema Todos los procesos
Solicitudes de creacin ,modificacin o

Todos los procesos H Controlar los documentos del Sistema Listado maestro de documentos Todos los procesos
Anulacin de documentos
Reporte de no conformidades reales y Informe del estado de acciones correctivas y Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora
Todos los procesos H Consolidar y monitorear la Acciones Correctivas y preventivas
potenciales preventivas Continua
Comits Regionales del Sistema Integrado de Mejora Informes regionales de los avances del los Informe de seguimiento a la gestin ambiental Proceso de Planeacin Estrategica
H Consolidar y monitorear los planes ambientales
Continua planes de gestin ambiental institucional Organos de Control
Comit Nacional del Sistema Integrado de Mejora Comits Nacional y Regionales del Sistema Integrado
Programa de auditorias internas
Continua Solicitudes de realizacin de auditorias internas de Mejora Continua
H Administrar las auditorias internas de calidad y Gestin Ambiental
Planes de mejoramiento institucional
Proceso de Planeacin Estrategica Informe consolidado de las auditorias internas Proceso de Planeacin Estrategica
Proceso de Mejora continua Informe de auditorias internas
Retroalimentacin del cliente
Desempeo de los procesos y la conformidad

del producto y/o servicio
Todos los procesos
Estado de acciones correctivas y preventivas
H Consolidar y elaborar el informe de la Revisin por la Direccin Informe para la Revisin por la Direccin Proceso de Planeacin Estrategica
Cambios que podrian afectar el sistema
Recomendaciones para la mejora
Acciones de seguimiento de reevisiones previas

Proceso de Planeacin Estrategica efectuadas por la Direccin
Riesgos actualizados e identificados

Realizar el Control de documentos y registros del Sistema Integrado de Mejora Continua
Proceso de Mejora Continua Documentacin del Sistema V/A Documentos y registros controlados del proceso Proceso de Mejora Continua
Institucional, correspondientes al proceso
Planes de mejoramiento
Proceso de Planeacin Estratgica No conformidades
V/A Realizar seguimiento al proceso e implementar las acciones de mejora Acciones de mejora realizadas Proceso de Mejora Continua
Proceso de Mejora Continua Mapa de Riesgos
Indicadores
RIESGOS: Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Hoja de vida del indicador del proceso
REQUISITOS Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, Manual de calidad y los demas documentos asociados al proceso
Control del Documento

Nombre Cargo Fecha
Elaboro Oscar Andrs Rojas Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo ago-10
Reviso Iveth alexandra Gutierrez Funcionario Direccin de planeacin y Direccionamiento Corporativo sep-10
Aprob Juana perez Martinez Lider del procesos nov-10
Control de Cambios
versin Fecha de Aprobacin Descripcin del cambio Aprob
1 jun-05 Versin Inicial del sistema Resolucin 001156 del 2005
Maria Cristina Alvarez
2 dic-05 Eliminacin de la estructura por macroprocesos Coordinadora Grupo de Mejora Continua de la
Gestin Institucional
3 dic-08 Actualizacin nueva versin del procesos y procedimientos y paso de un interrelacin de procesos en un mapa a una cadena de valor Resolucin 003751 del 2008
4 nov-10 Ajuste de las actividades del proceso Juana Perez Martinez
Di t d Pl i Di i i t
Este documento impreso se considera copia no controlada
Servicio Nacional de Aprendizaje - SENA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS DEL SIMCI
PROCESO: MEJORA CONTINUA

PROCEDIMIENTO: Control de Documentos y Registros
Objetivo: Establecer los parmetros para la creacin, revisin, actualizacin, eliminacin y divulgacin, de los
documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional as como el control y la administracin de los
registros del SENA
Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Alcance: Desde la identificacin de la

Directores Regionales, Subdirectores de centro y necesidad de la creacin, modificacin o
Direccin de Planeacin y Direccionamiento anulacin de documentos, hasta su disposicin
Corporativo. final.
Generalidades:
Control de Documentos
La elaboracin, revisin y aprobacin de los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua
Institucional vara segn el tipo de documento, como se presenta en el Anexo 1 de este
procedimiento.
La codificacin de los documentos se encuentra estipulada en el Anexo 2 de este procedimiento.
Cuando se requiera elaborar un diagrama de flujo se debe tener en cuenta la simbologa
establecida en el Anexo 3 de este procedimiento.
La descripcin o caracterizacin de los procesos se debe realizar en el formato descrito en el Anexo
4 de este procedimiento.
Los procedimientos deben ser documentados de acuerdo con el formato presentado en el Anexo 5.
de este procedimiento.
Los Anexos 4 y 5 son formatos nicos, la codificacin se realiza de acuerdo con el proceso.
El control de los documentos del SIMCI se realiza a travs del Listado Maestro de Documentos (ver
Anexo 6) el cual ser manejado exclusivamente por la Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo. (VER NOTA 1)
La solicitud, creacin modificacin y anulacin de documentos del SIMCI se debe realizar en el
Anexo 7 de este procedimiento.
Para el SlMCI, los documentos externos se refieren a la normatividad que le aplica a cada proceso.
El control, la actualizacin y la divulgacin del Normograma institucional, corresponde a la Direccin
Jurdica de acuerdo con lo establecido en el articulo 16 numeral 7 del Decreto 249 de 2004.
Todos los documentos del SIMCI, excepto los formatos deben tener la siguiente anotacin en el pie
de pgina. Este documento impreso se considera copia no controlada
Para la identificacin de los documentos del sistema se debe tener en cuenta las siguientes
caractersticas:
Versin 3 P001- 04 Pg. 1

Procedimiento para el Control de los Documentos y Registros del SIMCI.
El encabezado de la caracterizacin de proceso:

Fecha:
Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Versin:

NOMBRE DEL DOCUMENTO
Pgina__de__
Los procedimientos tendrn encabezado solo en su primera pagina

NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO
En las dems pginas solo aparecer el nombre del procedimiento
Los formatos tendrn el siguiente encabezado
NOMBRE FORMATO
Cdigo y versin
Nombre proceso al que est asociado
Nombre procedimiento al que est asociado
- Pie de pgina:
Todas las hojas de los procedimientos llevarn en el pie de pgina la siguiente tabla alineada a la
derecha,
Indicando el nmero de versin, el cdigo y la pgina:
Versin # Cdigo Pgina
Todo documento del sistema contar con un cdigo nico que se asigna segn lo establecido en este
procedimiento.
Todos los documentos deben tener los siguientes cuadros en la ltima pgina.
Nombre Cargo Fecha
Elabor
Revis
Aprob
Control de Cambios
versin Fecha de Descripcin del cambio Aprob
Aprobacin
Versin 3 P001-04 Pg. 2

El control de documentos y control de cambios para los formatos solo se aplica en el original que reposa en
la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
NOTA 1: Las Regionales solo podrn generar instructivos, formatos, Guas y fichas tcnicas
adicionales para aplicar de manera especfica y conforme a la naturaleza de los Centros de
Formacin adscritos a est. Estos documentos formaran parte del Listado Maestro de Documentos
de la entidad; por tanto es responsabilidad de la Regional realizar el trmite ante la Direccin de
Planeacin y Direccionamiento Corporativo para su revisin y la posterior inclusin en el Listado
Maestro de Documentos.
NOTA 2: Para cumplir con lo establecido en la normatividad referente a los temas de Sistema
Obligatorio de Garanta de Calidad en Salud, Seguridad e inocuidad alimentaria, Sistema de Gestin
Ambiental, entre otros y con el fin de no generar interferencia con lo establecido en la Cadena de
Valor de la entidad y con los documentos del Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional, se
contempla que los centros debern elaborar dichos procedimientos que garanticen el cumplimiento
de dicha normatividad vigente, teniendo como parmetros las caractersticas del SIMCI .
Control de Registros
El SENA en cumplimiento a la Ley General de Archivo determina que a travs de las Tablas de
Retencin Documental la entidad realizar el control de sus registros.
En las TRD se determinar las condiciones para la identificacin, almacenamiento, proteccin,
tiempo de retencin y la disposicin final de los registros.
La identificacin: Se establece a travs de series, sub-series y las series documentales.
El almacenamiento: Corresponde en la TRD a la Tradicin Documental; en ella se establece si los
registros se almacenan en soporte fsico (original o copia) o si es en soporte electrnico.
La proteccin: De acuerdo con la normatividad vigente el almacenamiento se debe realizar en
carpetas y cajas. El responsable de estos registros es el encargado del archivo de gestin de cada
proceso.
La recuperacin: La consulta de los registros, se solicitar ante la persona encargada de dirigir el
archivo central de la entidad, mediante oficio el cual incluye el visto bueno del directivo de la
respectiva dependencia.
La retencin: Corresponde al tiempo en archivo de gestin como en archivo central.
La disposicin final, en las TDR se establece si la eliminacin o conservacin, si este es el caso
se determina este si es en soporte fsico o soporte electrnico, as como la tecnologa usada para la
misma. Digitalizado o microfilmado.

Flujograma

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Detectar las necesidades de crear, anular o
modificar un documento de su proceso. o
retirar o incorporar un documento externo que
afecte su proceso. Lder de procesos y/o
1 En el caso que el documento sea solicitado por responsable asignado
un Centro de Formacin, esta solicitud debe nacional o regional
ser diligenciada por el responsable Regional y
este enviarla a la Direccin de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo
Diligenciar y Enviar el formato F002-P001-04 Lder de procesos y/o Formato F002-
2 formato de creacin, modificacin y anulacin de responsable asignado
documentos , debidamente diligenciado
P001-04
Revisar y analizar la viabilidad de la solicitud Direccin de Planeacin
3 y Direccionamiento
Corporativo
Si es anulacin del documento, se procede a la
4 actividad 12 de lo contrario continua con la
actividad 5


Verificar si el documento cumple con los Direccin de Planeacin
Formato F002-
5 referentes de este procedimiento y del SIMCI. y Direccionamiento
P001-04
Corporativo
Si es viable se continua con la actividad
6
numero 9 de lo contrario con la actividad 7
Enviar comunicacin al responsable del Direccin de Planeacin
proceso informando acerca de la no viabilidad y Direccionamiento Formato F002-
7
solicitando los ajustes que se deben realizar al Corporativo P001-04
documento, en el formato F002-P001-04.
Realizar los ajustes del documento y remitirlo Lder de procesos y/o
nuevamente a la Direccin de Planeacin y responsable asignado Formato F002-
8
Direccionamiento Corporativo para continuar P001-04
con la actividad 5.
Enviar el documento para su aprobacin. Direccin de Planeacin
Corporativo.
Devolver el documento, confirmando su Designado en la tabla de Documento en
10 aprobacin y continuar con el proceso niveles de autoridad tramite
Asignar cdigo y versin al documento segn Direccin de Planeacin

Documento en
11 el control documental y el Listado Maestro de y Direccionamiento
tramite
Documentos Corporativo
Actualizar el listado maestro de documentos y Direccin de Planeacin Listado Maestro
12 las TRD si es necesario y Direccionamiento de Documentos y
Corporativo TRD
Identificar la versin anterior del documento y
Direccin de Planeacin
marcarlo segn el caso documento obsoleto Versin anterior
si es una modificacin o documento anulado del documento
Corporativo
si es una eliminacin.
Divulgar en los medios establecidos para tal fin. Direccin de Planeacin
14 El nuevo documento con el apoyo de y Direccionamiento Medios digitales
Comunicaciones. Corporativo
Socializar e implementar el documento en las Lder de procesos
15
actividades diarias.
Archivar los documentos y registros Funcionarios y
16 TRD
contratistas SENA
Conservar, proteger y recuperar los Funcionarios y
17 TRD
documentos y registros contratistas SENA
Velar por la Disposiciones final de los registros Funcionarios y
18 TRD
contratistas SENA
Documentos asociados:
Tablas de Retencin Documental, vigentes a la fecha.

Anexo 1 Niveles de autoridad para los documentos del SIMCI
Anexo 2 Codificacin de documentos
Anexo 3 Simbologa para los flujogramas
Anexo 4 Identificacin de caracterizacin de procesos
Anexo 5 Identificacin de procedimientos
Anexo 6 Listado Maestro de Documentos
Anexo 7 Formato Solicitud de creacin, anulacin o modificacin de documentos

Nombre Cargo Fecha

Elabor Oscar A. Rojas Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Junio2010
Continuo
Revis Rosario Ramos Coordinadora Grupo de Gestin Presupuestal y Julio 2010
Mejoramiento Continuo
Aprob Juana Prez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Agosto 2010
Control de Cambios
Resolucin
01 Junio 2005 Versin Inicial del sistema 001156 del
2005
Actualizacin nueva versin del procesos y Resolucin
02 Diciembre 2008 procedimientos y paso de la interrelacin de procesos 003751 del
identificada en un mapa a una cadena de valor. 2008
Resolucin
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
02613 del 9 de
03 Agosto 2010 registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y se
septiembre del
ajuste a las nuevas tecnologas.
2010

ANEXO 1
NIVELES DE AUTORIDAD PARA LA ELABORACIN, REVISIN Y APROBACIN DE DOCUMENTOS
TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIN REVISIN APROBACIN
Comit Nacional del Sistema

Funcionario encargado por el
Poltica de la Calidad de Mejora Continua Consejo Directivo
Representante de la Direccin
institucional
Funcionario encargado por el Direccin de Planeacin y
Objetivos de Calidad Integrado Mejora Continua
Representante de la Direccin Direccionamiento Corporativo
Institucional
Cadena de Valor Integrado Mejora Continua
Institucional
Manual de Calidad Integrado Mejora Continua
Institucional
Funcionario encargado por el lider Direccin de Planeacin y

Caracterizacin de Procesos Lider del proceso
del proceso Direccionamiento Corporativo
Funcionario encargado por el

Direccin de Planeacin y
Procedimientos y Planes de calidad responsable del proceso o Lider del proceso
encargado de mejora a nivel regional
Procedimientos temas especificos

determinados en la NOTA 2 del Direccin de Planeacin y
Funcionario encargado Subdirector de Centro
procedimiento control de documentos y Direccionamiento Corporativo
registros
Funcionario encargado por el Lider del proceso o

Instructivos, Fichas Tcnicas, Guas y Direccin de Planeacin y
responsable del proceso o responsable regional del
Formatos Direccionamiento Corporativo o
encargado de mejora a nivel regional proceso

ANEXO 2
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
Teniendo en cuenta que se debe normalizar los documentos del Sistema Integrado de Mejora
Continua a nivel nacional, se establece la siguiente codificacin para su identificacin y
control. Esta codificacin est relacionada con el proceso al cual soporta el documento.
La estructura general de la codificacin consta de los siguientes caracteres alfanumricos

asignados de la siguiente manera:
- El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de

documento as:
M: Manual
P: Procedimiento
I: Instructivo
C: Caracterizacin
G: Gua
F: Formato
- El segundo y tercer carcter son de tipo numrico y corresponden a los dgitos

relacionados con el proceso al cual se asocia el documento, as:
01 = INTELIGENCIA ORGANIZACIONAL
02 = CONVENIOS Y ALIANZAS
03 = PLANEACION ESTRATGICA
04 = MEJORA CONTINUA
05 = NORMALIZACION DE COMPETENCIAS LABORALES
06 = DISEO CURRICULAR
07 = ADMINISTRACIN EDUCATIVA
08 = EJECUCION DE LA FORMACIN PROFESIONAL
09 = EJECUCIN DE SERVICIOS COMPLEMENTARIOS
10 = CERTIFICACION DE COMPETENCIAS LABORALES
11 = GESTIN PARA EL EMPLEO
12 = GESTIN DEL TALENTO HUMANO
13 = GESTIN ADMINISTRATIVA
14 = GESTIN JURIDICA
15 = GESTIN DE LOS RECURSOS FINANCIEROS
16 = GESTIN DOCUMENTAL
17 = GESTIN DE LAS COMUNICACIONES
18 = GESTIN INFORMTICA
- Las caracterizaciones de proceso solo contarn con los dos caracteres anteriores as:
C04: pertenece al proceso gestin documental
Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboracin del documento

dentro del proceso, iniciando con el 001.
Esta codificacin se ubicar o en la parte superior derecha del encabezado en los formatos y
en el pie de pgina, para el resto de documentos.
Ejemplo: Un Formato para la solicitud de creacin, modificacin y anulacin de documentos

se codificar: F002-P001-04, donde:

ANEXO 2
CODIFICACIN DE LOS DOCUMENTOS
F002: Es el segundo formato asociado a este proceso

P001: Es un documento relacionado con el procedimiento 001 de este proceso
04: Es un documento correspondiente al proceso de mejora continua
NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o est relacionado

directamente con un procedimiento, si esto ocurre se codificar de la siguiente manera:
Ejemplo: Un Formato se codificar: F001-04, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
- La codificacin del Manual de Calidad ser:
MQ 01, en donde:
MQ: Manual de Calidad.

01: Corresponde a la versin del manual
- Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos
Es un documento nico y su codificacin en todos los casos ser MPP-01, en donde:

MPP: es la identificacin del Manual de Procesos y Procedimientos
01: Corresponde a la versin del manual
NOTA 2: Para los documentos, hblese de Instructivos, formatos y guas propias de cada
Regional y establecidos para apropiar un procedimiento de los establecidos en la Institucin, a
su especialidad, se debe agregar el cdigo designado por la Resolucin 806 de 2004, donde
se establecen entre otros los cdigos de las regionales.
Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Contina para la Regional Tolima
Se codificar: F001-04-73, donde:
F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

04: Es un documento correspondiente al proceso de Mejora Continua
73: Documento utilizado por la regional Tolima nicamente
Para este caso tambin se aplica la NOTA 1.

ANEXO 3
Simbologa para los Flujogramas
G
Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:
Smbolo Nombre Observacin
Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo.
Al interior del rectngulo se redacta la tarea, iniciando con

Tarea
verbo infinitivo
Tiene por lo menos dos salidas (S/No; Aprobado/
Toma de decisin
Rechazado, etc.).
Documento o En su interior se escribe el nombre o el tipo de documento
registro o registro.
Se utiliza cuando de una Actividad o Decisin se genera
Multidocumento
ms de un documento.
Conector de Se coloca a la salida y a la llegada de las actividades que
actividades se desean conectar.
Se utiliza para indicar que el Diagrama contina en otra
Conector de pginas
pgina.
Proceso o Indica que se da una interaccin con otro proceso o
procedimiento procedimiento.
Indica que la informacin debe registrarse o conservarse
Base de datos
en un sistema de informacin.
Flecha de conexin
Indica la conexin entre dos tareas u otros elementos del
entre actividades, o
Diagrama de Flujo.
de destino
Cada actividad que se indique en el flujograma inicia con un nmero consecutivo a partir
de 1 y sigue consecutivamente indicando la secuencia del procedimiento, y debe ser
coherente con la numeracin de la descripcin del procedimiento.
Para aquellos instructivos que requieran de una descripcin a travs de un diagrama de

flujo especfico, diferente al propuesto (por ejemplo diagramas de diseo de base de
datos, casos de uso, bloques, diseos de web, ingeniera de procesos, ingeniera
elctrica, ingeniera mecnica, diseo de redes Intranet, diseo de software, etc.) se
usarn los cdigos grficos propios de dichos diagramas.

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA codigo: (1)
Versin: (2)
CARACTERIZACION DE PROCESO
Pgina (3)
NOMBRE DEL PROCESO (4) LIDER DEL PROCESO (5)
OBJETIVO DEL PROCESO (6)
RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL (7)
PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES
(8) (9) -10 -11 -12 -13
RIESGOS Ver mapa de riesgos de la vigencia INDICADORES Indicadores de gestin del proceso
REQUISITOS Normograma, matriz de relacin NTC-GP1000, MECI 1000, documentos asociados al proceso
Nombre Cargo Fecha
Elaboro (14)
Reviso (15)
Aprob (16)
Control de Cambios
(17) (18) (19) (20)

PROCEDIMIENTO
PROCESO: GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

PROCEDIMIENTO: (2)
Objetivo: (3)
Responsable: (4) Alcance: (5)
Generalidades:
(6)
Flujograma
(7)
(8) (9) (10) (11)
Documentos asociados:
(12)
Nombre Cargo Fecha
Elabor (13)
Revis (14) Direccin de Planeacin y Direccionamiento

Corporativo
Versin P017- Pg. 1

Procedimiento para la Revisin por la Direccin.
Aprob (15) Jefe oficina de comunicaciones
Control de Cambios
versin Fecha de Descripcin del cambio Aprob
Aprobacin
(16) (17) (18) (19)
Instructivo
(1) Escribir el nombre del proceso al cual pertenece el procedimiento que se va a documentar
(2) Escribir el nombre del procedimiento
Expresar en forma clara y concisa la finalidad del procedimiento. Ejemplo: establecer las
(3)
pautas o criterios para (titulo del procedimiento)
(4) Escribir los procesos que deben aplicar el procedimiento
(5) Indicar a que se debe aplicar el procedimiento
Definir claramente las observaciones bsicas, requisitos , pautas para el desarrollo del
(6)
procedimiento
(7) Mostrar el flujograma del procedimiento
(8) Enumerar las actividades del procedimiento
(9) Enunciar claramente las actividades del procedimiento
(10) Identificar quien es el responsable de la actividad
(11) Identificar si aplica el registro de la misma
Escribir el nombre de los documentos asociados al procedimiento, diagramas, anexos ,
(12)
formatos guas, etc.
Escribir el nombre de quien elabor el documento as como el cargo o nmero de acta
(13)
donde se haya elaborado
Escribir el nombre de quien revis el documento as como el cargo o nmero de acta
(14) donde se haya revisado segn el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
Escribir el nombre de quien aprob el documento as como el cargo o nmero de acta
(15) donde se haya aprobado. segn el procedimiento de control de documentos y registros del
SIMCI
(16) Indicar el numero de versin en la que se encuentra el documento
(17) Colocar la fecha de aprobacin del documento
Realizar la descripcin de los principales cambios del documento con el fin de garantizar la
(18)
trazabilidad del mismo
(19) Escribir el cargo, nombre o instancia decisoria que aprob el documento
Versin P017-0 Pg. 2

ANEXO 6
Listado Maestro de Documentos
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS

F001-P001-04 VERSIN 001
Procesos mejora continua
Procedimiento control de Documentos y Registros
VIGENTE
PROCESO CDIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO VERSIN
DESDE
(1) (2) (3) (4) (5)
Indicaciones para diligenciar el formato, este texto no se debe imprimir
(1) Escribir el nombre del Proceso al cual pertenece el documento.

(2) Escribir el cdigo asignado al documento
(3) Escribir el nombre del documento
(4) Escribir el nmero de la versin en que se encuentra el documento
(5) Escribir la fecha en la cual entro en vigencia el documento

A
FORMATO CREACIN, MODIFICACIN Y ANULACIN DE DOCUMENTOS

F002-P001-04 VERSIN 001
PROCESO MEJORA CONTINUA
PROCEDIMIENTO CONTROL DE DOCUMENTOS Y REGISTROS
PROCESO:
NOMBRE DEL DOCUMENTO:
CREACIN MODIFICACIN ANULACIN
DESCRIPCIN DE LA ACCIN
NOMBRE Y FIRMA DEL LIDER DEL PROCESO

OBSERVACIONES
AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
OBSERVACIONES GRUPO DE GESTIN PRESUPUESTAL Y MEJORAMIENTO CONTINUO
AUTORIZADO NO AUTORIZADO
Firma y fecha
Codigo asignado, versin y fecha de aprobacin
del documento
PROCEDIMIENTO AUDITORAS INTERNAS DE CALIDAD

PROCEDIMIENTO: Auditoras Internas de Calidad
Objetivo: Planificar, implementar y ejecutar las auditoras internas de calidad, para realizar el seguimiento
al sistema Integral de Mejora Continua Institucional.
Responsable: Alcance:
Oficina de Control Interno de Gestin Inicia con la elaboracin del programa de

Direccin de Planeacin y Direccionamiento auditoras internas de calidad y termina con
Corporativo y su equipo el seguimiento de las acciones de mejora
Director Regional emprendidas.
Equipo auditor Coordinador
Generalidades:
Existir un programa de auditoras internas nacional en el cual se determinara objetivo, alcance, la

responsabilidad, los recursos y los procedimientos de la auditoria. El cual es elaborado por la oficina
de Control Interno de Gestin y el grupo operativo designado por la Representante de la Direccin, el
cual ser presentado al Comit Nacional del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional por el
Secretario del mismo para su aprobacin.
Los Comits Regionales del Sistema Integrado Mejora Continua Institucional, establecern su
programa de auditoras internas regionales con los parmetros establecidos en el Programa de
auditoras internas nacionales.
El programa de Auditorias nacional, podr incluir varios ciclos de auditora.
Los auditores internos no podrn auditar su propio proceso.
En caso que la Regional no cuente con el personal para realizar la auditoria establecida en el
programa, esta ser designada por el Representante de la Direccin.
El lder del equipo Auditor debe remitir los siguientes documentos: las listas de chequeo a la
representante de mejora, en un trmino no mayor a quince (15) das hbiles.
El auditado debe remitir copia del informe de auditora y de los Formato de acciones correctivas y
preventivas diligenciados con los planes de mejora y el original de la evaluacin de auditores, a la
Representante del Director Regional (Secretario Tcnico del Comit Regional), durante los diez (10)
das hbiles despus de ser recibidos.
El perfil del auditor ,determina la competencia necesarias para alcanzar los objetivos de la auditoria,
se basa en su aptitud para aplicar los conocimientos y habilidades adquiridos mediante la educacin,
experiencia laboral, formacin como auditor y experiencia en auditorias, descritas en la siguiente
tabla:

Procedimiento Auditoras Internas de Calidad.
Perfil Auditor Interno de calidad Lder del equipo auditor

Educacin Educacin secundaria Educacin secundaria
Experiencia laboral en el
Mnimo 10 mes Mnimo 15 mes
SENA
24 horas de formacin en
40 horas de formacin como auditor
Formacin como auditor auditora interna de calidad
lder de calidad certificada
certificada
1. En principios, procedimiento y tcnicas de auditora.
2. Conocer los documentos del sistema y de referencia
3. Conocer la situacin de la organizacin.
4. Conocer la normatividad vigente.
5. conocimiento y habilidad de la terminologa de la calidad.
6. conocimiento de la terminologa del sector, las caractersticas tcnicas
de los procesos y productos de institucin.
1. Planificacin de auditorias
Habilidades
2. habilidad en las comunicaciones.
3. tener capacidad de organizar y dirigir
a los auditores de su equipo.
4. ser capaz de orientar y dirigir.
5. Estar en capacidad de solucionar
conflictos.
6. preparar y completar el informe de
auditoria
Los auditores deben ser personas, ticas, de mente abierta, diplomticos ,perceptivos , verstiles y
objetivos
Haber participado en al menos dos
Experiencia en auditorias Ninguna
auditoras internas como auditor.
La evaluacin del equipo auditor ser coordinada entre la Oficina de Control Interno de Gestin,
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo y el representante de mejora continua de
cada regional.
La evaluacin de los auditores lderes ser realizada por el Representante de la Direccin.
Esta calificacin es realizada por los auditados a travs del formato evaluacin de auditores:
5: Cumple criterio
3: Cumple parcialmente criterio
1: No cumple criterio.
El resultado final de la calificacin se establece teniendo en cuenta la siguiente escala:

4.1 5 Auditor cumple
3.1 - 4 Cumple parcialmente, debe formularse plan de mejoramiento
Menos de 3 El auditor no debe tenerse en cuenta para el siguiente ciclo de auditora y debe ser
formado nuevamente.
La regional debe enviar copia del informe de auditora y los planes de mejora establecidos para
solucionar las no conformidades reales o potenciales identificadas por los auditores y las
evaluaciones de los auditores en un plazo no mayor a quince das despus de haber recibido el
informe de la auditoria, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo, con el fin de
realizar el seguimiento a los planes de mejora presentados por los procesos auditados; quien los
consolidara y enviara a Control Interno de Gestin.

Las no conformidades levantadas deben decir a que proceso se levanta y la ubicacin donde se
encontr
Ejemplo.
proceso ejecucin de la formacin, Regional Cauca, Centro Industrial
Adems se debe ser claro en la redaccin de las mismas, ejemplo.
No se est llevando a cabo la totalidad de las etapas del procedimiento contrato de aprendizaje,
como quedo evidenciado en las carpetas de los contratos N XX y XXX del 2010
Las No Conformidades sern cerradas por el auditor o por la persona designada para tal fin, por la
Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo en el momento que se cumplan las fechas
establecidas en el plan de mejoramiento.




Elaborar el programa de auditoras nacional, Oficina de Control
estas incluyen las auditoras Internas de Interno de
Calidad como las de Gestin Ambiental. Gestin, Direccin Formato
1
de Planeacin y F001-P002-04
Direccionamiento
Corporativo
Presentar el programa de auditoras en la
primera reunin del ao del Comit Nacional Secretario
2
del Sistema Integrado de Mejora Continua Tcnico del
Institucional Comit
Revisar que el programa de auditoras Comit Nacional
cumpla con las diferentes expectativas de la del Sistema
Acta de la
3 administracin y de las necesidades de la Integrado de
reunin
organizacin Mejora Continua
Institucional
Si el programa es aprobado continua con la
Acta de la
actividad numero 4 de lo contrario deber ser
reunin
ajustado y regresa a la actividad 1
Comunicar a los Comits Regionales del
Sistema Integrado de Mejora Continua Comunicacin
4 Institucional el programa nacional de auditoras Secretario va correo
y las directrices especificas para cada proceso Tcnico del electrnico
a auditar en su respectiva Regional Comit
Seleccionar auditores internos del personal
Comit Regional
con el que cuenta la Regional segn el perfil,
del Sistema
de no contar con suficientes auditores se debe
5 Integrado de
solicitar a la Direccin de Planeacin y
Mejora Continua
Direccionamiento Corporativo el apoyo
Institucional
respectivo.
Elaborar el programa de auditora regional Comit Regional
con los lineamientos establecidos en el del Sistema
Formato
6 programa nacional Integrado de
F002-P002-04
Mejora Continua
Institucional
Enviar el programa de auditoras regional a Comit Regional
la Direccin de Planeacin y Direccionamiento del Sistema Comunicacin
7 corporativo, con las fechas en las que se Integrado de va correo
realizarn y nombre de las personas que Mejora Continua electrnico
conformaran el equipo auditor Institucional
Si cumple con los lineamientos establecidos en Oficina de Control
el programa Nacional aprobado por el Comit Interno de
Nacional del Sistema Integrado de Mejora Gestin, Direccin Comunicacin
Continua Institucional y los perfiles de los de Planeacin y va correo
auditores, continua con la actividad 8 de lo Direccionamiento electrnico
contrario se regresa a la actividad 5 Corporativo
informando los cambios que se deben realizar
Oficina de Control
Aprobar el programa diseado por las Interno de
Direcciones Regionales y enviar comunicacin Gestin, Direccin
8
con la aprobacin de Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo


Elaborar las comunicaciones para informar Comit Regional
tanto a auditores como auditados del programa del Sistema
9 de auditoras Integrado de comunicacin
Mejora Continua
Institucional
Revisar la documentacin del proceso a
auditar, el equipo auditor debe revisar adems
del proceso y los procedimientos que se va
10 auditar, cualquier otra informacin pertinente, Equipo auditor
por ejemplo reportes de auditoras anteriores,
no conformidades y detalles de las acciones
correctivas.
Elaborar Plan de auditora, en el cual debe
constar de fecha y hora, lugar de la auditoria,
el alcance de la auditoria que debe ser el
11 Equipo auditor Formato
mismo del programa de auditoras, los cargos
F003-P002-C4
de las personas que van hacer auditados y el
nombre de los auditores
Enviar el plan de auditora a la persona lder Comunicacin
12 del proceso y/o responsable del mismo a nivel Equipo auditor va correo
regional que va hacer auditado. electrnico
Si despus de recibir el plan de auditora, el
auditado cree que debe realizarse
modificaciones al plan por compromisos
adquiridos anteriormente para la misma fecha,
se debe responder al equipo auditor, en los
Comunicacin
dos (2) das hbiles siguientes al recibo de la
Auditado va correo
comunicacin, con la sustentaciones
electrnico
respectivas, la fecha por parte del auditado
solo se puede modificar una vez. Si esto
ocurre de regresa a la actividad numero 11 de
lo contrario se continua con la actividad
numero 13
Elaborar la lista de requisitos o preguntas
bsicas que se deben plantear, con referencia
13 tanto a la norma de Calidad, como a los pasos Equipo auditor Formato
de y decisiones del procesos y /o de los F004-P002-04
procedimientos.
Realizar la reunin de apertura con el Lder
del proceso y/o responsables a nivel regional,
14 donde se presenta el equipo auditor, se revisa Equipo auditor
el alcance de la auditoria, as como el plan y se
aclaran los detalles del mismo.
Ejecutar la auditora interna segn el plan
presentado y utilizando de referencia las listas
de chequeo elaboradas anteriormente. Esto
Formato
15 puede llevarse a cabo en forma de entrevistas Equipo auditor
F004-P002-04
a las personas que desarrollan las actividades
del proceso y/o procedimientos o mediante la
observacin de las mismas.
Elaborar las conclusiones de la auditoria
16 Equipo auditor
para ser informados en la reunin de cierre


Documentar los hallazgos encontrados
debidamente evidenciados en el formato de
Formato
17 acciones preventivas y correctivas, segn lo Equipo auditor
F001-P003-04
establecido en el procedimiento acciones
preventivas y correctivas.
Elaborar informe de auditora. Formato
18 Equipo auditor
F005-P002-04
Realizar la reunin de cierre informando los
puntos por resaltar tanto positivos como los
Formato
hallazgos encontrados esto se registra con las
F005-P002-04
19 conclusiones y/o observaciones que sean Equipo auditor
y Formato
necesarias, el auditor debe entregar informe
F001-P003-04
de auditora con los formatos diligenciados de
acciones preventivas y correctivas
Archivar los documentos generados por la Representante de
auditoria, ya sean de forma fsica o digital, para mejora de la
el control de registros del sistema y poder Regional
20
realizar por parte de la Direccin Regional, el (Secretario
seguimiento a los procesos y planes de Tcnico del
mejoramiento respectivos. Comit Regional)
Realizar el seguimiento por parte de la Representante de
Direccin Regional, de las fechas establecidas mejora de la
en los planes de mejoramiento, para informar Regional
21 Comunicaciones
al encargado del cierre de las mismas (Secretario
Tcnico del
Comit Regional)
Realizar el seguimiento de los planes de
mejoramiento planteado para cerrar las no
conformidades por parte de equipo auditor que Formato
22 Equipo auditor
realizo la auditoria o por el asignado por la F001-P003-04
Direccin de Planeacin y Direccionamiento
Corporativo.
Preparar el informe anual de auditoras Representante de
internas de la Regional y enviar a la Direccin mejora de la
de Planeacin y Direccionamiento Corporativo Regional
23
para consolidar y entregar a la Oficina de (Secretario
Control Interno de Gestin. Tcnico del
Comit Regional)
Documentos Asociados:
F001-P002-04. Formato Programa Nacional de Auditoras Internas.

F002-P002-04. Formato Programa de Auditoras Internas Regionales.
F003-P002-04. Formato Plan de Auditoras.
F004-P002-04. Formato Lista de Chequeo.
F005-P002-04. Formato Informe de Auditoras Internas.
F006-P002-04. Formato de Evaluacin Auditores Internos.
F001-P003-04. Formato Acciones Preventivas, Correctivas y de Mejora.

Nombre Cargo Fecha
Consuelo Castaeda, Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Septiembre
Elabor Claudia Patricia Sanchez, Regionales de Caldas y Antioquia y de la
2010
Oscar Rojas Direccin General
Profesional Grupo de Gestin Presupuestal y Septiembre
Revis Juan Pablo Osorio
Mejoramiento Continuo 2010
Directora de Planeacin y Direccionamiento Noviembre
Aprob Juana Prez Martinez
Corporativo 2010
Control de Cambios
Fecha de
Versin Descripcin del cambio Aprob
Aprobacin
Resolucin 001156
01 Junio 2005 Versin Inicial del sistema
del 2005
Maria cristina
lvarez
02 Diciembre 2005 Eliminacin de la estructura por macroprocesos
Coordinadora Grupo
de Mejora
Actualizacin nueva versin del procesos y
procedimientos y paso de la interrelacin de Resolucin 003751
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena del 2008
de valor.
Juana Prez Martinez
Ajuste del procedimiento de control de
Directora de
documentos y registros para que el Modelo de
04 Noviembre 2010 Planeacin y
Mejora Continua de Calidad sea dinmico y se
Direccionamiento
ajuste a las nuevas tecnologas.
Corporativo

PROGRAMA NACIONAL DE AUDITORIAS INTERNAS
F001- P002-04 / Versin 01
Mejora Continua
Auditoras Internas de Calidad
OBJETIVO DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_____________________________ .
ALCANCE DE LA AUDITORIA:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________ .
PROGRAMA DE AUDITORIAS:
PROCESO LUGAR (DG,REGIONALES Y CENTROS DE

FORMACIN)
TIEMPO PARA DESARROLLAR EL PROGRAMA DE AUDITORIAS A NIVEL NACIONAL:
_______________________________________________________________________________
_______________________________________________________________________________
__________________________________________________________ .
N Y FECHA DE ACTA DEL COMIT REGIONAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE MEJORA

CONTINUA INSTITUCIONAL EN EL CUAL SE APRUEBA ESTE PROGRAMA DE AUDITORIAS
INTERNAS NACIONALES: ________________________________.
----------------------------------------------------------- -----------------------------------------------------------
FIRMA DEL REPRESENTANTE DE LA DIRECCIN FIRMA DEL SECRETARIO DEL COMIT
PROGRAMA DE AUDITORIA INTERNA REGIONAL
F002-P002-04 / Versin 01
Mejora Continua
Auditoras Interna de Calidad
Regional:
Objetivo:
(1)
Alcance:
(2)
NOMBRE DEL PROCESO RESPONSABLE DE RECIBIR LA AUDITORIA LUGAR Y FECHA EQUIPO AUDITOR
(3) (4) (5) (6)
(8)
FIRMA DEL DIRECTOR REGIONAL
FECHA DE APROBACIN DEL PROGRAMA POR PARTE DE LA DIRECCIN DE PLANEACIN Y DIRECCIONAMIENTO CORPORATIVO
________________(9)_____________________
(1) Indicar que se pretende alcanzar como resultado de la auditoria basados en las diferentes
(2) Definir la extensin y los lmites de la realizacin de las auditorias internas de calidad, como:
(3) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a la cadena de valor
(4) Escribir el nombre del lder del proceso o responsable regional
(5) Escribir el nombre de los auditores designados para la realizacin de la auditoria
Indicar la fecha y el lugar donde se auditara el proceso Direccin general, regional o centro de
(6)
formacin en que se va a realizar la auditoria
(7) Respaldar la elaboracin del programa de auditoria con la firma del Coordinador del Grupo de
Respaldar la aprobacin del programa de auditoria con la firma del Representante de la Alta
(8)
Direccin
(9) Escribir la fecha de aprobacin del programa de auditorias internas de calidad
PLAN DE AUDITORIAS
F003-P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
PROCESO AUDITADO: (1)

REGIONAL: (2) CENTRO:
OBJETIVO DE LA AUDITORIA: (3) ALCANCE DE LA AUDITORIA: (4)
Documentos de Referencia: (5)
AUDITOR LIDER:
(6)
EQUIPO AUDITOR:
(7)
AUDITADO: (8)
Fecha Hora Fecha Hora FECHA (DD-
(DD-MM-AA) REUNIN DE (DD-MM-AA) MM-AA)
REUNIN APERTURA ENTREGA INFORME FINAL
CIERRE
(9) (10) (11)
Hora Auditado
ACTVIDAD Fecha Auditor
Inicial Final Nombre Cargo
(12) (13) (14) (15) (16)* (17) (18)
(19) (20)
FIRMA AUDITOR LDER FIRMA: LIDER DEL PROCESOS O RESPONSABLE REGIONAL DEL MIISMO
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(1) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo a programa de auditorias aprobado
(2) Indicar en que sitio Regional y centro donde se va a realizar la auditoria. Si es en la direccin general no diligenciar
(3) Escribir el objetivo establecido en el programa de auditorias internas de calidad aprobado
(4) Definir el campo de aplicacin de la realizacin de la auditoria interna de calidad
(5) Escribir cuales son los referenciales frente a los cuales se compara la evidencia de la auditoria
(6) Escribir el nombre del auditor lider designados para la realizacin de la auditoria
(8) Escribir el nombre de la persona responsable de recibir la auditoria
(9) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de apertura de la auditoria interna de calidad
(10) Indicar la fecha y hora en la que se realiza la reunin de cierre de la auditoria interna de calidad
(11) Indicar la fecha en la que se entregara el informe final de la auditoria interna de calidad
(12) Nombrar las actividades que se van a someter a auditoria
(13) Escribir la fecha de realizacin de la actividad programada de la auditoria interna de calidad
(14) Establecer el horario inicial de la actividades que va a desarrollar
(15) Establecer el horario de finalizacin de la actividades que va a desarrollar
(16)* Escriba el nombre de la persona que va hacer auditado (si lo sabe) de lo contrario utilice solo el campo (17)
(17) Escriba el nombre del cargo de la persona que va hacer auditado
(18) Escribir el nombre del auditor que va a verificar esa actividad
(19) Respaldar la elaboracin del plan de auditoria con la firma del equipo auditor
(20) Respaldar la aprobacin del plan de auditoria con la firma del lder del proceso
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LISTA DE CHEQUEO AUDITORIAS INTERNAS
F004-P002-04 / Versin 1
Mejora Continua
Auditoras Internas
Fecha: (1)
Lugar: (2)
Proceso Auditado: (3)
Lder del proceso

y/o responsable a (4)
nivel regional
Equipo Auditor: (5)
Requisito Pregunta y soportes de documentos y registros a verificar C NC observaciones
(6) (7) (10) (11)
NOTAS ADICIONALES
(1) Indicar la fecha en la que se va a realizar la auditoria
(2) Escribir el lugar donde se va a realizar la auditoria (direccion general, regional y centro de formacin)
(3) Escribir el nombre del proceso a auditar de acuerdo al programa de auditorias internas de calidad
(4) Escribir el nombre del lder del proceso o responsable del mismo a nivel regional auditar
(6) Indicar el numeral literal de la norma de calidad, legal, documento a verificar, entre otros.
(7) Escribir la pregunta que realizar el auditor en el momento de la auditoria de acuerdo a los requisitos.
Marcar con una X en C= si lo encontrado cumple o marcar X en NC= cuando lo establecido no se esta
(10) cumpliendo.
(11) Redactar un texto claro y conciso la respuesta que da el auditado a la pregunta y lo encontrado.
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
1. INFORMACION GENERAL
PROCESO, REGIONAL Y/O CENTRO
(Donde se llevo a cabo la auditoria)
LOCALIZACIN
(especifique direccin, telfono, correo electrnico de los sitios visitados)
ALCANCE
REQUISITOS
LIDER DE PROCESO O
RESPONSABLE DE RECIBIR LA
AUDITORIA
Nombre
Cargo
Correo
electrnico
FECHAS DURACIN (total das auditor)
FECHAS DE
EJECUCION
DE LA
AUDITORIA.
EQUIPO
AUDITOR
Lder
Auditores
2 OBJETIVOS
2.1
3. IDENTIFICACIN DE REQUISITOS DE OTRAS PARTES INTERESADAS

3.1 Documento (s) que establece (n) los requisitos de las partes interesadas
.
3.2 Principales requisitos legales y reglamentarios aplicables a las actividades, productos y servicios.
1
INFORME DE AUDITORIAS INTERNAS
F005- P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
4 NO CONFORMIDADES IDENTIFICADAS
Descripcin de la no
N Numeral de la norma de requisitos
conformidad
5 ASPECTOS RELEVANTES
6 ASPECTOS POR MEJORAR
Auditor lder: Fecha: (dd/mm/aaaa)
Firma de recibido a conformidad del Auditado: Fecha: (dd/mm/aaaa)
2
EVALUACIN DE AUDITORES INTERNOS
F006-P002-04 / Versin 02
Mejora Continua
Auditoras Internas
Nombre del auditor Fecha

(1) (2)
Proceso auditado
(3)
Lugar:
(4)
Segn el desarrollo de la auditoria evalue el desempeo de la auditoria teniendo en cuenta que:
NIVEL DE CALIFICACIN
5: El auditor cumple, 3: Cumple parcialmente y 1: No cumple. (5)
5 3 1
CONOCIMIENTO
1 Comunica y aclara objetivos y alcance de la Auditora

2 Realiza reunin de apertura de la Auditoria
3 Utiliza herramientas de Verificacin
4 Demuestra conocimiento de los procesos del rea auditada
5 Fundamenta adecuadamente las No conformidades y las soporta en los hallazgos
6 Retroalimentacin de los procesos auditados
7 Informa resultados de la Auditoria en forma clara y oportuna
8 Rene y analiza evidencias suficientes
9 Realiza reunin de cierre de la Auditoria
CALIDAD HUMANA
11 Manifiesta cordialidad en el trato
12 Demuestra confidencialidad en la informacin
13 Demuestra comportamiento tico
14 Demuestra seguridad durante la Auditoria
15 Es abierto a responder las inquietudes que se presentan
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16 Qu valor agregado aport el auditor al proceso?
(6)
17 Qu aspectos considera usted que podra mejorar el auditor en su prxima auditora?

(7)
18 Comentarios y / u observaciones:
(8)
Firma del Evaluador Cargo:

(9) (10)
Dependencia:
(11)
(1) Escribir el nombre del auditor a evaluar

(2) Escribir lafecha en que se realiza la evaluacin
(3) Escribir el proceso auditado
(4) Escribir el sitio donde se realizo la auditoria,(Direccin General, Regional y/o Centro de Formacin
Responder de manera objetiva los siguientes cuestionamientosteniendo en cuenta que 5: El auditor cumple, 3: Cumple
(5)
parcialmente y 1: No cumple.
(6) Escriba de forma precisa que valor agregado le dio el auditor al desarrollo de la misma
(7) Escriba en que puntos se puede generar mejoras durante el desarrollo de la auditoria por parte del auditor
Escriba brevementelos comentarios y/o observaciones que puedan generarsen tanto de la auditoria como del auditor
(8)
evaluado
(9) Firma del evaluador
(10) Escribir el cargo del evaluador
(11) Escribir la dependencia donde trabaja el avaluador
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PROCEDIMIENTO ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS

PROCEDIMIENTO: Acciones Preventivas y Correctivas
Objetivo: Determinar la metodologa para la toma de acciones preventivas, correctivas y de mejora, para
eliminar las causas de las no conformidades reales o potenciales, registrar los resultados de las mismas,
verificar su eficacia y prevenir su ocurrencia.
Lderes de proceso y responsables regionales Inicia con la deteccin de una oportunidad de

mejora hasta la consolidacin del estado de
las Acciones preventivas y Correctivas a nivel
nacional.
Generalidades:
Accin preventiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad potencial u otra situacin potencial no deseable
Accin correctiva. Conjunto de acciones tomadas para eliminar la(s) causa(s) de una no
conformidad detectada u otra situacin no deseable.
Las no conformidades reales o potenciales se pueden generar, por las siguientes fuentes:
- Quejas y reclamos recurrentes de los Usuario.

- Informes de Auditora Interna o Externa.
- Resultados de la Revisin por la Direccin.
- Resultados de Anlisis de Datos.
- Resultados de las Mediciones de Satisfaccin, Encuestas.
- Mediciones de Procesos, Productos o Servicios, Indicadores.
- Resultados de Autoevaluacin.
- Gestin de Riesgo
- Revisin de las necesidades y expectativas del cliente.
Toda accin establecida y documentada para tratar el riesgo en el mapa de riesgos, se consideraran
una accin preventiva y estas no necesitarn ser registradas en el formato de acciones Correctivas y
Preventivas.
El incumplimiento de un indicador de gestin durante su medicin, generara una accin correctiva

que deber ser documentada por el lder del proceso o responsable regional.
Los originales de las acciones preventivas, correctivas y de mejora reposaran en el proceso (proceso
en Direccin General o en la Regional o Centro donde fue detectada), en el momento que sea
cerrada deber ser remitida a la Direccin Regional para su envo a la Direccin de de Planeacin y
Direccionamiento Corporativo, si fue detectada en la Direccin General, para ser archivada en la
carpeta del respectiva y llevar el control de las mismas.
Es responsabilidad del lder del proceso y/o responsable regional, el cumplimiento de las acciones de
mejora establecidas en el tiempo indicado, para cerrar acciones preventivas, correctivas y de mejora.

Procedimiento de las Acciones Preventivas y Correctivas.
La actualizacin de la matriz de control de acciones preventivas, correctivas y de mejora. del SENA,

es responsabilidad del lder de proceso y/o responsable Regional de cada proceso, los cuales deben
notificar las novedades del estado de las mismas, cada trimestre as: marzo 31, Junio 30,
Septiembre 30 y diciembre 31, a la Direccin de Planeacin y Direccionamiento Corporativo va E-
mail, para su consolidado.




Auditor, lder de
proceso y/o
1 Detectar la oportunidad de mejora responsable regional
del proceso,
funcionario
Diligenciar los datos identificados en el Auditor, lder de
formato de acciones preventivas, correctivas proceso y/o
Formato
2 y/o mejora en su parte 1, por parte de la responsable regional
F001-P003-04
persona que identifica la no conformidad. del proceso,
funcionario
Entregar o enviar el formato diligenciado al Auditor, lder de
lder del proceso o al responsable regional, proceso y/o
Formato
3 para que contine con el diligenciamiento del responsable regional
F001-P003-04
formato. del proceso,
funcionario
Analiza el tipo de accin a tomar que puede Lder del proceso y/o
ser Accin Preventiva o Accin Correctiva o responsable de
4
Accin de mejora. proceso a nivel
regional
Si se requiere realizar acciones preventivas o
correctivas se continua con la actividad
numero 5 de lo contrario se debe establecer
una accin de mejora y continuar con la
actividad nmero 6.
Identificar la causa raz de la no
conformidad, la cual se debe establecer en la Lder del proceso y/o
parte 2 del formato por parte del Lder o responsable de Formato
5
responsable Regional del proceso, esto se proceso a nivel F001-P003-04
puede realizar por los diferentes mtodos regional
Espina de Pescado, Los 5 ques, entre otros.
Establecer las acciones a realizar para Lder del proceso y/o
atacar la causa o las causas de la no responsable de Formato
6
conformidad, las cuales constituyen el plan de proceso a nivel F001-P003-04
mejora. regional
Enviar la copia del formato ya diligenciado
con el plan de mejora a la Direccin de
Lder del proceso y/o
Planeacin y Direccionamiento Corporativo si
responsable de
7 es una no conformidad identificada en la
proceso a nivel
Direccin General o al Representante de
regional
mejora de la Regional si fue identificada en
ellas.
Representante de
mejora de la Regional
Archivar la copia de la accin correctiva y (Secretario Tcnico
preventiva, en la carpeta del proceso, para su del Comit Regional)
8
seguimiento y control. Direccin de
Planeacin y
Direccionamiento
Corporativo
Ejecutar el plan de mejora en las fechas Lder del proceso y/o
establecidas por las personas designadas por responsable de
9
el lder o responsables del proceso a nivel proceso a nivel
regional regional

Representante de
Realizar el seguimiento a los diferentes (Secretario Tcnico
10 planes de mejora, segn las fechas del Comit Regional)
establecidas para el cierre de las mismas. Direccin de
Planeacin y
Comunicacin
Direccionamiento
Corporativo
Representante de
(Secretario Tcnico
Avisar o designar a las personas del Comit Regional)
11 Comunicacin
designadas para el cierre de las no Direccin de
conformidades segn las fechas Planeacin y
establecidas. Direccionamiento
Corporativo
Verificar el cumplimiento de los planes de Auditor, lder de
mejoramiento establecido para cerrar la no proceso y/o
12 conformidad, por parte del auditor o de la responsable regional
persona designada para tal fin. del proceso,
funcionario
Diligenciar el formato en su parte 3, por Auditor, lder de
parte del auditor o persona asignada, proceso y/o
Formato
13 escribiendo claramente si la accin establecida responsable regional
F001-P003-04
se realizo y si fue eficiente del proceso,
funcionario
Si las acciones fueron efectivas se continua
con la actividad nmero 14 de lo contrario se
regresa a la actividad nmero 6
Auditor, lder de
Registra la fecha de cierre, Se identifica la
proceso y/o
fecha de la visita en la que se realiza el cierre Formato
14 responsable regional
o en la que se recibe la evidencia para la F001-P003-04
del proceso,
misma
funcionario
Auditor, lder de
proceso y/o
Identificar el origen (ubicacin) de la no
15 responsable regional
conformidad
del proceso,
funcionario
Si la no conformidad se identifica en la
Direccin general continua con la actividad 16
de lo contrario continua con la actividad 17
Auditor, lder de
Enviar el formato original completamente proceso y/o
Formato
16 diligenciado a la Direccin de Planeacin y responsable regional
F001-P003-04
Direcciona del proceso,
funcionario
Auditor, lder de
Enviar el formato original completamente proceso y/o
Formato
17 diligenciado al Representante de mejora de la responsable regional
F001-P003-04
Regional del proceso,
funcionario


Representante de
Actualizar el control de AC y AP de la
mejora de la Regional Formato
18 Regional
(Secretario Tcnico F002-P003-04
del Comit Regional)
Enviar el reporte de las acciones
Representante de
Preventivas y Correctivas de la Regional a la
19 Direccin de Planeacin y Direccionamiento
(Secretario Tcnico F002-P003-04
Corporativo
del Comit Regional)
Direccin de
Actualizar el control de AP y AC Nacional Planeacin y
20
para la Revisin por la Direccin Direccionamiento
Corporativo

F002-P003-04. Formato de Control de Acciones Preventivas y Correctivas
Nombre Cargo Fecha
Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Septiembre
Elabor Oscar A. Rojas
Continuo 2010
Corporativo 2010
Control de Cambios
Fecha de
Versin Descripcin del Cambio Aprob
Aprobacin
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de del 2008
valor.
Juana Prez
Ajuste del procedimiento de control de documentos Martinez
y registros para que el Modelo de Mejora Continua Directora de
04 Noviembre 2010
de Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas Planeacin y
tecnologas. Direccionamiento
Corporativo

ACCIONES PREVENTIVAS, CORECTIVAS Y/O DE MEJORA
F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
Acciones Preventivas y Correctivas
Parte 1 debe ser diligenciado por la persona que detecta la no conformidad
Fecha:
D M A
Consecutivo:
Dependencia Generadora:
Proceso al que pertenece:
Responsable de la accin:
Tipo de accin:
Preventiva:
Correctiva:
Mejora:
FUENTE DE LA NO CONFORMIDAD REAL/POTENCIAL: (SEALE CON UNA X LA FUENTE QUE

APLIQUE)
No conformidades identificadas en auditoras internas y externas.

Resultado del anlisis del informe de quejas del cliente.
Servicios no conformes.
Resultado del seguimiento y medicin de los procesos.
Resultados de la medicin del desempeo de los proveedores.
Resultados de la evaluacin de la satisfaccin del cliente.
Resultados de la revisin por la direccin al Sistema de Mejora Continua Institucional
Acciones correctivas de otros procesos.
Cambios organizacionales o externos que podran afectar el SGC.
Accin anterior ineficaz (Escribir cdigo de la accin ineficaz)
Riesgos
Otros. Cuales?
PARTE 2, debe ser diligenciada por el lder y/o responsable del proceso a nivel regional
DESCRIPCIN DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL / MEJORA (PROBLEMA, ASPECTO A

MEJORAR O RIESGO):
CAUSAS DE LA NO CONFORMIDAD REAL O POTENCIAL (SE DILIGENCIAN LAS QUE APLIQUEN):
Pgina 1
F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
Causas relacionadas con el Causas relacionadas con el Causas relacionadas con el

mtodo de trabajo: personal: medio ambiente:
---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------
----------------------------------------
Causas relacionadas con Causas relacionadas con equipo Causas relacionadas con
hardware o software: o maquinaria materiales:
Causa raz (s) identificada:
DESCRIPCIN DE LA CORRECCIN REALIZADA O A REALIZAR ( Cuando aplique):
PLAN DE ACCION
FECHA
TAREAS RESPONSABLE LIMITE DE
EJECUCION
PARTE 3, debe ser diligenciada por el auditor o persona designada para el cierre de la misma
VERIFICACIN DE ACCIONES
RESPONSABLE:
FECHA DE
TAREAS OBSERVACIONES
VERIFICACION
Pgina 2
F001-P003-04 / Versin 02
Mejora Continua
FECHA DE CIERRE PROPUESTA:
EVALUACIN DE LA EFICACIA DE LAS ACCIONES TOMADAS
Se elimin la causa de la no conformidad real/potencial?:

Si No
Los siguientes campos slo se deben diligenciar cuando la accin sea eficaz y vaya a ser cerrada.
RESPONSABLE DEL SEGUIMIENTO:
FECHA DE CIERRE FINAL:

RESPONSABLE DEL CIERRE:
Pgina 3
CONTROL DE ACCIONES PREVENTIVAS Y CORRECTIVAS
F002-P003-03 / Versin 02
Mejora Continua
CLASE Fecha final ESTADO

Descripcin de la No Numeral NTC
No. FECHA FUENTE PROCESO REGIONAL consecutivo Regional planteada en la
C AP AC AM Conformidad GP1000 X E
mejora
(1) (2) (4) (4) (4) (4) (5) (6) (7) (8) (9) (10) (11)
(3)
T
O
T
A
L
CONVENCIONES:
PNC: producto/servicio no conforme; AE: Autoevaluacin ; QR: Queja o reclamo; RD: Revisin por la direccin; AD: Anlisis de datos; AUD: Auditoria interna o externa; MC Medicin de la Satisfaccin del
Fuente:
Cliente; R: Riesgo; M Medicin de procesos, productos o servicios; OT: otro
Clase: C: correccin / AP: accin preventiva / AC: accin correctiva / AM: accin de mejora
(1) Escribir el nmero de la no conformidad de acuerdo a su consecutivo de recibido en el Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Continuo
(2) Escribir la fecha de levantamiento de la no conformidad o accin de mejora
(3) Seleccionar el origen por el cual se ha detectado la no conformidad teniendo en cuenta las convenciones asignadas para cada fuente
(4) Marcar con una X que clase de accin se va a generar frente a la no conformidad detectada. C: correccin / AC: accin correctiva / AP: accin preventiva - AM: accin de mejora
(5) Transcribir la Descripcin de la no conformidad.
(6) Escribir el numeral del norma NTC GP 1000 afectado por la accin tomada, si aplica
(7) Transcribir el nombre del proceso. Y lugar donde se levanto la no conformidad (Direccin General, Regional y/o centro)
(8) Escribir el nombre de la regional donde se identifico el hallazgo
(9) Transcribir el consecutivo del documento.
(10) Escribir la fecha de la ltima actividad descrita en el Plan de mejoramiento.
(11) Marcar con una X si la no conformidad esta cerrada o abierta de acuerdo a lo evidenciado.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE SERVICO Y/O PRODUCTO NO
CONFORME

PROCEDIMIENTO: Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Objetivo: Identificar, registrar, tratar, controlar y realizar seguimiento a los aspectos que afectan la calidad del
servicio en los procesos: Ejecucin de la Formacin Profesional (Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras)
y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales que no cumple con los requisitos especificados, para
prevenir su uso, ocurrencia no intencional.
Lder de proceso y/o responsable regional Este procedimiento comprende desde la identificacin
de los aspectos que afectan la calidad del servicio y/o
del producto no conforme con las especificaciones
definidas, hasta su tratamiento y su control.
Generalidades:
El presente procedimiento se basa en el principio de que los aspectos que afectan la calidad, se pueden
presentar durante la prestacin de los servicios de los procesos Ejecucin de la Formacin Profesional
(Titulada, Complementaria, Virtual y Asesoras) y Evaluacin Certificacin de Competencias Laborales.
Entre los aspectos relacionados con el servicio que pueden causar variacin dentro de los procesos y
pueden generar aspectos que afectan la calidad, se identifican los relacionados en la tabla 1.
Cuando se genere un Servicio y/o Producto no Conforme (aspecto que genere traumatismo en el proceso),
el responsable del proceso genera un tratamiento al servicio y/o producto no conforme identificado; si este
tratamiento no elimina el servicio y/o Producto no conforme, se debe generar una accin correctiva y/o de
mejora; estas disposiciones se encuentran relacionadas en la tabla 1.
Tabla 1
Descripcin del Aspecto que

Proceso Responsable Tratamiento
afecta la calidad.
Coordinador Reprogramar instructores y
Competencias de los
Acadmico. fortalecer el proceso de
instructores.
Instructor. formacin.
Coordinador
Acadmico.
Instructor. Replantear actividades de
Disponibilidad de materiales de
Apoyos formacin, mientras se
formacin.
Administrativos. dispone de los materiales.
EJECUCIN DE
Subdirector de
LA FORMACIN
Centro.
Reprogramar Ambientes de
Coordinador
Disponibilidad de Ambientes de Aprendizaje y/o establecer
Acadmico
Aprendizaje. alianzas para disponer de
ellos.
No cumplimiento por parte del Coordinador Establecer acciones de
instructor, de las actividades de Acadmico. mejora, para cumplir con las
formacin programadas Instructor. actividades programadas.

Procedimiento Control de Servicio y/o Producto No Conforme
Coordinador Reprogramar instructores /

Competencias de los
Acadmico. asesores y fortalecer el
instructores / asesores.
Instructor / Asesor proceso de asesora
EJECUCIN DE
LA FORMACIN Coordinador
(Asesora) Incumplimiento por parte del Acadmico y/o Reprogramar actividades de
instructor / asesor, al plan de Lder de la asesora concertadas con el
asesora. Unidad de cliente.
Emprendimiento
Subdirector de
Competencias de los Centro.
evaluadores (tcnica y como Lder de Reprogramar evaluadores.
EVALUACIN evaluador). Certificacin de
CERTIFICACIN Centro.
DE
COMPETENCIAS Lder de
Incumplimiento por parte del Reprogramar actividades de
LABORALES Certificacin de
evaluador, al plan de evaluacin evaluacin certificacin de
Centro.
certificacin. competencias laborales.
Evaluador.


Identificar el Servicio y/o Producto no

Conforme en los procesos misionales.de
Lder y /o responsable Formato
1 acuerdo a lo dispuesto en la tabla1 y teniendo
del proceso F001-P005-04
en cuenta las entradas establecidas para los
aspectos que afectan la calidad del servicio
Detectar si se presentan aspectos que Funcionario del proceso
Formato
2 afectan la calidad del servicio de manera o responsable del
F001-P005-04
reiterada en el trimestre Servicio
Funcionario del proceso
Informar al lder del proceso y/o Formato
3 o responsable del
responsable del proceso a nivel regional F001-P005-04
Servicio
Registra la descripcin de los aspectos que
afectan la calidad, el responsable del
tratamiento teniendo en cuenta la tabla 1,
4 teniendo en cuenta la frecuencia del suceso
durante el trimestre en el formato
identificacin, tratamiento y disposicin del
servicio no conforme
Ejecutar el tratamiento establecido Funcionario del proceso
5 o responsable del
Servicio
Realiza el seguimiento para determinar si la
6 accin que se tomo llevo a eliminar el Lder y /o responsable
Servicio y/o Producto no conforme del proceso
Verificar la efectividad del tratamiento y Lder y /o responsable Formato
7
plasmarlo en el formato del proceso F001-P005-04
Si fue eficaz el tratamiento se continua con la
Lder y /o responsable
decisin de donde fue identificada de lo
del proceso
contrario con la actividad 8
Diligenciar el formato de Acciones
Preventiva, Correctivas y/o de Mejora
identificando la causa del Servicio y/o Formato
Lder y /o responsable
8 Producto no conforme, y de esta forma para F001-P003-04
del proceso
determinar la causa raz del mismo y
establecer un plan de mejora que si sea
eficaz.
Continuar con las actividades determinadas
Formato
9 en el procedimiento Acciones Preventiva y
F001-P003-04
Correctivas
Si el Servicio y/o Producto no conforme fue
identificado en la Direccin General continua Lder y /o responsable
con la actividad 10 de lo contrario continua del proceso
con la actividad 11
Enviar el formato original completamente
10 diligenciado a la Direccin de Planeacin y
Enviar el formato original completamente
11 diligenciado al Representante de mejora de la
Regional


Representante de
Actualizar el control de Servicio y/o
12 Producto no conforme de la Regional
(Secretario Tcnico del F001-P005-04
Comit Regional)
Enviar el reporte del Servicio y/o Producto Representante de
no conforme de la Regional a la Direccin de mejora de la Regional Formato
13
Planeacin y Direccionamiento Corporativo (Secretario Tcnico del F001-P005-04
Comit Regional)
Actualizar el control Servicio y/o Producto Direccin de Planeacin
Formato
14 no conforme Nacional para la Revisin por la y Direccionamiento
F001-P005-04
Direccin Corporativo
F001-P004-04. Formato Identificacin, Tratamiento y Disposicin del Servicio y/o Producto No Conforme.
Nombre Cargo Fecha
Consuelo Castaeda, Profesionales de Mejoramiento Continuo de las
Septiembre
Elaboro Claudia Patricia Sanchez, Regionales de Caldas y Antioquia y de la
2010
Oscar Rojas Direccin General
Reviso Juan Pablo Osorio
Corporativo 2010
Control de Cambios
Fecha de
Versin Descripcin del cambio Aprob
Aprobacin
Resolucin 001156
del 2005
Maria cristina
lvarez
Coordinadora
Grupo de Mejora
03 Diciembre 2008
procesos identificada en un mapa a una cadena de del 2008
valor.
Juana Prez
Ajuste del procedimiento de control de documentos y Martinez
registros para que el Modelo de Mejora Continua de Directora de
04 Noviembre 2010
Calidad sea dinmico y se ajuste a las nuevas Planeacin y
tecnologas. Direccionamiento
Corporativo

IDENTIFICACIN, TRATAMIENTO Y DISPOSICIN DE SERVICIO Y/O PRODUCTIO NO CONFORME
F001-P004-04 / Versin 02
Mejora Continua
Servicio y/o Producto No Conforme
Nombre y cargo de quien identifica el aspecto que afecta la calidad:
Fecha de Descripcin del Servico y/o Accin/Tratamiento Fecha de Seguimiento

Responsable del Tratamiento
Identificacin producto no conforme. Realizado Seguimiento Eficaz
SI NO(ac)
PROCEDIMIENTO REVISIN POR LA DIRECCIN

PROCEDIMIENTO: Revisin por la Direccin
Objetivo: Establecer las actividades necesarias para realizar la Revisin por la Direccin del SENA que
permita asegurar la conveniencia, adecuacin, eficacia, eficiencia, y efectividad del Sistema Integrado de
Mejora Continua Institucional.
Representante de la Direccin. Comprende desde el anlisis y verificacin de

los criterios e informacin para la revisin por
parte de la Direccin hasta la el informe de
seguimiento del plan de mejora generado por
la misma.
Generalidades:
Los resultados de la Revisin por la Direccin incluyen todas las decisiones y acciones relacionadas
con el cumplimiento de las metas establecidas para el periodo, los motivos por los cuales, si fuera el
caso, se dio el incumplimiento de las metas y las acciones propuestas para mejorar tal situacin,
entre otras.
La revisin al Sistema Integrado de Mejora Continua Institucional (SIMCI) es la rendicin de cuentas

de los Lderes a la Alta Direccin y debe realizarse por lo menos una vez al ao, incluir la evaluacin
de las oportunidades de mejora y la necesidad de efectuar cambios, incluyendo la Poltica y los
Objetivos de Calidad si es necesario.
Para la realizacin de la Revisin por la Direccin se debe contar con la asistencia de la Alta
Direccin y de los Lderes de proceso. Cada Lder de proceso es responsable de la presentacin de
los resultados obtenidos en los temas de su competencia, cumplimiento a las metas establecidas,
recomendaciones y oportunidades de mejora. La presentacin se debe realizar de acuerdo al
esquema y metodologa establecida y no debe durar ms de 10 minutos.

Procedimiento de Revisin por la Direccin.


Programa de
Programar la revisin del SIMCI, teniendo Alta Direccin
revisin
1 en cuenta las entradas requeridas y el Representante de la
(fecha y
desempeo de sistema. Alta Direccin
agenda)
Solicitar a los Lderes de los procesos la
informacin, segn corresponda:
Resultados de auditoras. (Informe de
cumplimiento plan de auditoras, evaluacin
auditores, recomendaciones)
Retroalimentacin del cliente del ltimo
ao. (Resultados encuesta satisfaccin al
usuario, Informe quejas y reclamos, acciones
realizadas para la mejora)
Desempeo de los procesos y
conformidad del producto y/o servicio.
(Indicadores de Gestin, producto no Comunicado
conforme presentado y tratamiento, Matriz de solicitando la
eficacia del Sistema) informacin
Estado de las acciones correctivas y Memorandos
Representante de la
2 preventivas. (Consolidado de abiertas y de encuesta
Alta Direccin
cerradas, distribucin por procesos, fuente) sobre
Acciones de seguimiento de revisiones cambios y
previas efectuadas por la direccin. recomendacio
(Resultados implementacin plan de nes
mejoramiento resultante de la revisin
anterior)
Cambios que podran afectar al Sistema.
(Resultados encuesta realizada a los Lderes
de Proceso)
Recomendaciones para la mejora.
(Resultados encuesta realizada a los Lderes
de Proceso)
Riesgos actualizados e identificados para
la entidad. (Informe seguimiento a mapa de
riesgos, planes de manejo y controles)
Convocar a los Lderes de proceso para la Comunicacin
Representante de la
3 realizacin de la reunin de Revisin por la de citacin a
Alta Direccin
Direccin. la reunin
Consolidar la informacin suministrada por
Direccin de
los Lderes de proceso, preparar el informe Informes
Planeacin y
4 para la revisin y la presentacin con los Presentacione
Direccionamiento
resultados obtenidos por los diferentes s
Corporativo
procesos.
Presentacin
Presentar los resultados obtenidos por
Representante de la e informe de
5 cada uno de los procesos y sus
Alta Direccin Revisin por
recomendaciones
la Direccin
Analizar la informacin presentada,
Alta Direccin
6 obtener conclusiones y proponer acciones
Lderes de proceso
para la mejora.
Elaborar acta de la reunin. En esta se Secretario tcnico Acta de
7
debe incluir las decisiones y acciones del Comit Nacional revisin por la


tomadas en la reunin del Sistema direccin
Integrado de Mejora
Continua
Institucional
Secretario tcnico Plan de
Documentar plan de mejoramiento, con
del Comit Nacional mejoramiento
base en el anlisis realizado y las
del Sistema Acciones
8 necesidades o mejoras propuestas que
Integrado de Mejora Correctivas
permitan el mejoramiento y mantenimiento
Continua y/o
del sistema de gestin de la calidad.
Institucional Preventivas
Alta Direccin
Ejecutar actividades plan de mejoramiento Representante de la
9
Revisin por la Direccin. Alta Direccin
Lderes de proceso
Plan de
Realizar seguimiento al cumplimiento del Representante de la mejoramiento
10
plan de mejoramiento. Alta Direccin con avance
de actividades
Informe de
avance plan
de
Presentar informe peridico de
Representante de la mejoramiento
11 seguimiento a las mejoras planteadas al
Alta Direccin Acta Comit
Comit del Sistema Integrado de Gestin.
del Sistema
Integrado de
Gestin.
Acta de la Revisin por la Direccin
Nombre Cargo Fecha
Grupo de Gestin Presupuestal y Mejoramiento Septiembre
Elabor Oscar A. Rojas
Continuo 2010
Noviembre
Aprob Juana Prez Martinez Directora de Planeacin y Direccionamiento Corporativo
2010
Control de Cambios
Fecha de
Versin Descripcin del Cambio Aprob
Aprobacin
Resolucin 001156
del 2005
Resolucin 003751
02 Diciembre 2008 procedimientos y paso de la interrelacin de procesos
del 2008
identificada en un mapa a una cadena de valor.
Juana Perez
Martinez
Ajuste del procedimiento de control de documentos y
Directora de
03 Noviembre 2010 registros para que el SIMCI de Calidad sea dinmico y
Planeacin y
se ajuste a las nuevas tecnologas.
Direccionamiento
Corporativo



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C-04

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

RESPONSABLE DEL PROCESO A NIVEL REGIONAL Directores Regionales y Subdirectores de centros

PROVEEDORES ENTRADAS ACTIVIDADES SALIDAS CLIENTES

Plan de trabajo del sistema integrado de mejora

Solicitudes de creacin ,modificacin o

Proceso de Mejora continua Informe de auditorias internas

Retroalimentacin del cliente

Desempeo de los procesos y la conformidad

Recomendaciones para la mejora

Acciones de seguimiento de reevisiones previas

Riesgos actualizados e identificados

Control del Documento

PROCESO: MEJORA CONTINUA

Responsable: Lideres de procesos de la entidad, Alcance: Desde la identificacin de la

Versin 3 P001- 04 Pg. 1

El encabezado de la caracterizacin de proceso:

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA Versin:

Los procedimientos tendrn encabezado solo en su primera pagina

Servicio Nacional de Aprendizaje SENA

Los formatos tendrn el siguiente encabezado

Versin # Cdigo Pgina

Versin 3 P001-04 Pg. 2

Versin 3 P001-04 Pg. 3

Versin 3 P001-04 Pg. 4

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Versin 3 P001-04 Pg. 5

ACTIVIDAD DESCRIPCION RESPONSABLE REGISTRO

Asignar cdigo y versin al documento segn Direccin de Planeacin

Tablas de Retencin Documental, vigentes a la fecha.

Versin 3 P001-04 Pg. 6

Nombre Cargo Fecha

Versin 3 P001-04 Pg. 7

TIPO DE DOCUMENTO ELABORACIN REVISIN APROBACIN

Comit Nacional del Sistema

Funcionario encargado por el lider Direccin de Planeacin y

Funcionario encargado por el

Procedimientos temas especificos

Funcionario encargado por el Lider del proceso o

Este documento impreso se considera copia no controlada

La estructura general de la codificacin consta de los siguientes caracteres alfanumricos

- El primer carcter es de tipo alfabtico y corresponde a la identificacin del tipo de

- El segundo y tercer carcter son de tipo numrico y corresponden a los dgitos

Los siguientes caracteres corresponden al consecutivo en la elaboracin del documento

Ejemplo: Un Formato para la solicitud de creacin, modificacin y anulacin de documentos

Este documento impreso se considera copia no controlada

F002: Es el segundo formato asociado a este proceso

NOTA 1: Puede presentarse que un documento no pertenezca o est relacionado

Ejemplo: Un Formato se codificar: F001-04, donde:

F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

- La codificacin del Manual de Calidad ser:

MQ: Manual de Calidad.

- Codificacin del Manual de Procesos y Procedimientos

Es un documento nico y su codificacin en todos los casos ser MPP-01, en donde:

Ejemplo: Un Formato para el proceso de Mejora Contina para la Regional Tolima

Se codificar: F001-04-73, donde:

F001: Es el primer formato asociado a este proceso o el consecutivo asignado

Para este caso tambin se aplica la NOTA 1.

Este documento impreso se considera copia no controlada

Se utilizarn los siguientes smbolos en los Diagramas de Flujo:

Smbolo Nombre Observacin

Inicio o Fin La palabra INICIO o FIN se escribe dentro del smbolo.

Al interior del rectngulo se redacta la tarea, iniciando con