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ACTIVIDAD 1
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ADMINISTRACIN Y
CONTROL DE INVENTARIOS
ADMINISTRACIN Y MATERIAL
ACTIVIDAD 1
CONTROL DE INVENTARIOS
NDICE
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.1 Los inventarios.
Los Inventarios son bienes tangibles que se tienen para la venta en el curso
ordinario del negocio o para ser consumidos en la produccin de bienes o servicios
para su posterior comercializacin. Los inventarios comprenden, adems de las
materias primas, productos en proceso y productos terminados o mercancas para
la venta, los materiales, repuestos y accesorios para ser consumidos en la
produccin de bienes fabricados para la venta o en la prestacin de servicios;
empaques y envases y los inventarios en trnsito.
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ACTIVIDAD 1
CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.2 Administracin de los inventarios
Concepto: Es la eficiencia en el manejo adecuado del registro, de la rotacin y
evaluacin del inventario de acuerdo a como se clasifique y que tipo de inventario
tenga la empresa, ya que a travs de todo esto determinaremos los resultados
(utilidades o prdidas) de una manera razonable, pudiendo establecer su situacin
financiera y las medidas necesarias para mejorar o mantener dicha situacin.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.2 Administracin de los inventarios
2. Afrontando la demanda.
Si la finalidad de la administracin de inventario fuera solo minimizar las ventas
satisfaciendo instantneamente la demanda, la empresa almacenara cantidades
excesivamente grandes del producto y as no incluira en los costos asociados con una
alta satisfaccin ni la prdida de un cliente etc. Sin embargo resulta extremadamente
costoso tener inventarios estticos paralizando un capital que se podra emplear con
provecho. La empresa debe determinar el nivel apropiado de inventarios en trminos
de la opcin entre los beneficios que se esperan no incurriendo en faltantes y el costo
de mantenimiento del inventario que se requiere.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
El control de los inventarios se realiza de diversas maneras:
Control contable.
Este puede realizarse mediante Kardex hasta sistemas computarizados, el tipo de
control se realizara dependiendo del tamao de la empresa y el proceso productivo en
su caso.
Control fsico.
Este debe ser seguro y eficiente para esto tendr que cumplir con ciertos requisitos
como la fcil localizacin y un lugar de almacenamiento apropiado.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
A. Planeamiento.
B. Compra u Obtencin.
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
C. Recepcin.
D. Almacenaje.
Las materias primas disponibles para ser procesadas o armadas (ensambladas), as como los
productos terminados, etc., pueden encontrarse bajo la custodia de un departamento de almacenes.
La responsabilidad sobre los inventarios en los almacenes incluye lo siguiente:
Comprobacin de las cantidades que se reciben para determinar que son correcta.
Facilitar almacenaje adecuado, como medida de proteccin contra los elementos y las extracciones
no autorizadas.
Extraccin de materiales contra la presentacin de autorizaciones de salida para produccin o
embarque.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
E. Produccin.
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control interno de los
inventarios, incluye lo siguiente:
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin.
F. Embarques.
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben
efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.
G. Contabilidad.
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a
medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta.
Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que
se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que
se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son
esenciales para las utilidades.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.1 Conceptos.
1.1.3 Control de los inventarios.
E. Produccin.
Los materiales en proceso se encuentran, generalmente bajo control fsico, control interno de los
inventarios, incluye lo siguiente:
La informacin rpida y precisa de parte de la fbrica, constituye una necesidad para el debido
funcionamiento del sistema de costo y los procedimientos de control de produccin.
F. Embarques.
Todos los embarques, incluyndose aquellas partidas que no forman parte de los inventarios, deben
efectuarse, preferiblemente, a base de rdenes de embarque, debidamente aprobadas y preparadas
independientemente.
G. Contabilidad.
Con respecto a los inventarios, es mantener control contable sobre los costos de los inventarios, a
medida que los materiales se mueven a travs de los procesos de adquisicin, produccin y venta.
Es decir la administracin del inventario se refiere a la determinacin de la cantidad de inventario que
se debera mantener, la fecha en que se debern colocar las rdenes y la cantidad de unidades que
se deber ordenar cada vez. Los inventarios son esenciales para las ventas, y las ventas son
esenciales para las utilidades.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.2 Propsitos
Entre las razones ms importantes para constituir y mantener un inventario se cuentan:
Proteccin de precios: la compra acertada de los inventarios en los momentos adecuados ayuda
a evitar el impacto de la inflacin de costos. Obsrvese que contratar para asegurar el precio no exige
necesariamente recibir las mercancas en el momento de la compra.
Descuentos por cantidad: Con frecuencia ofrecen descuentos cuando se compran cantidades
grandes.
Menores costos de pedido: Si se compra una cantidad mayor de un artculo, pero con menor
frecuencia, los costos de pedido son menores que si se compran en pequeas cantidades una y otra
vez ( sin embargo los costos de mantener un artculo por un periodo de tiempo sern ms altos).
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.3 Funciones
En cualquier organizacin, los inventarios aaden una flexibilidad de operacin que de otra manera
no existira. En fabricacin, los inventarios de producto en proceso son una necesidad absoluta, a
menos que cada parte individual se lleve de maquina a mquina y que estas se preparen para
producir una sola parte. Entre sus funciones encontramos:
Algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura
en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de l estar
en las mquinas otra parte estar en la fase de traslado de una mquina a otra, o en trnsito del
almacn de materias primas a la lnea de produccin o de sta, al almacn de artculos terminados.
Si van a tener produccin es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente
podemos minimizar este inventario mediante una mejor programacin de la produccin, o bien
mediante una organizacin ms eficiente de la lnea de produccin Como una alternativa, pueden
pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en
proceso fuera para el subcontratista.
En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la
programacin y planeacin de la produccin. Si se trata de una poltica bien pensada, est bien; sin
embargo frecuentemente resulta ser un camino fcil para obviar una tarea difcil.
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1. GENERALIDADES
1.4 Caractersticas
Es necesario realizar un anlisis de las partidas que componen el inventario. Debemos identificar
cules son las etapas que se presentaran en el proceso de produccin, las comunes o las que se
presenta en su mayora son:
Materia Prima.
Productos en proceso.
Productos terminados.
Suministros, repuestos.
Se debe conocer la poltica de administracin de los inventarios: con quienes se abastecen; que
tan seguro es, preocupacin por tener bajos precios y mejor calidad; cuantos meses de ventas
mantienen en materia prima, productos en procesos y productos terminados; cual es la rotacin
de los inventarios fijada o determinada; reas involucradas en la administracin ya sea el Gerente
de Produccin, Gerente de Marketing, Gerente de Ventas o Finanzas, etc.; como se realiza el
control de los inventarios en forma manual o computarizada; tecnologa empleada; naturaleza y
liquidez de los inventarios; caractersticas y naturaleza del producto; caractersticas del mercado;
canales de distribucin; analizar la evolucin y la tendencia.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificacin
Inventario Perpetuo: Es el que se lleva en continuo acuerdo con las existencias en el
almacn, por medio de un registro detallado que puede servir tambin como mayor auxiliar,
donde se llevan los importes en unidades monetarias y las cantidades fsicas. A intervalos
cortos, se toma el inventario de las diferentes secciones del almacn y se ajustan las cantidades
o los importes o ambos, cuando es necesario, de acuerdo con la cuenta fsica. Los registros
perpetuos son tiles para preparar los estados financieros mensuales, trimestral o
provisionalmente.
Inventario Final: Es aquel que realiza el comerciante al cierre del ejercicio econmico,
generalmente al finalizar un periodo, y sirve para determinar una nueva situacin patrimonial en
ese sentido, despus de efectuadas todas las operaciones mercantiles de dicho periodo.
Inventario Fsico: Es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas y cada una de
las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en existencia en la fecha del
inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se realiza como una lista detallada y valorada
de las existencias.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificacin
Inventario determinado por observacin y comprobado con una lista de conteo, del
peso o a la medida real obtenidos. Calculo del inventario realizado mediante un listado
del stock realmente posedo. La realizacin de este inventario tiene como finalidad,
convencer a los auditores de que los registros del inventario representan fielmente el
valor del activo principal. La preparacin de la realizacin del inventario fsico consta de
cuatro fases, a saber:
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificacin
Inventario de Previsin: Se tienen con el fin de cubrir una necesidad futura perfectamente definida. Se diferencia con el respecto a los de seguridad, en que los
de previsin se tienen a la luz de una necesidad que se conoce con certeza razonable y por lo tanto, involucra un menor riesgo.
Inventario de Seguridad: Son aquellos que existen en un lugar dado de la empresa como resultado de incertidumbre en la demanda u oferta de unidades en
dicho lugar. Los inventarios de seguridad concernientes a materias primas, protegen contra la incertidumbre de la actuacin de proveedores debido a factores
como el tiempo de espera, huelgas, vacaciones o unidades que al ser de mala calidad no podrn ser aceptadas. Se utilizan para prevenir faltantes debido a
fluctuaciones inciertas de la demanda.
Inventario de Mercaderas: Son las mercaderas que se tienen en existencia, aun no vendidas, en un momento determinado.
Inventario de Fluctuacin: Estos se llevan porque la cantidad y el ritmo de las ventas y de produccin no pueden decidirse con exactitud. Estas fluctuaciones
en la demanda y la oferta pueden compensarse con los stocks de reserva o de seguridad. Estos inventarios existen en centros de trabajo cuando el flujo de trabajo
no puede equilibrarse completamente. Estos inventarios pueden incluirse en un plan de produccin de manera que los niveles de produccin no tengan que
cambiar para enfrentar las variaciones aleatorias de la demanda.
Inventario de Anticipacin: Son los que se establecen con anticipacin a los periodos de mayor demanda, a programas de promocin comercial o aun periodo
de cierre de planta. Bsicamente los inventarios de anticipacin almacenan horas-trabajo y horas-mquina para futuras necesidades y limitan los cambios en las
tasas de produccin.
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CONTROL DE INVENTARIOS
1. GENERALIDADES
1.5 Clasificacin
Inventario de Lote o de tamao de lote: Estos son inventarios que se piden en tamao de lote
porque es ms econmico hacerlo as que pedirlo cuando sea necesario satisfacer la demanda.
Por ejemplo, puede ser ms econmico llevar cierta cantidad de inventario que pedir o producir en
grandes lotes para reducir costos de alistamiento o pedido o para obtener descuentos en los
artculos adquiridos.
Inventario Estacinales: Los inventarios utilizados con este fin se disean para cumplir ms
econmicamente la demanda estacional variando los niveles de produccin para satisfacer
fluctuaciones en la demanda. Estos inventarios se utilizan para suavizar el nivel de produccin de
las operaciones, para que los trabajadores no tengan que contratarse o despedirse
frecuentemente.
Inventario Intermitente: Es un inventario realizado con cierto tiempo y no de una sola vez al final
del periodo contable.
Inventario Cclico: Son inventarios que se requieren para apoyar la decisin de operar segn
tamaos de lotes. Esto se presenta cuando en lugar de comprar, producir o transportar inventarios
de una unidad a la vez, se puede decidir trabajar por lotes, de esta manera, los inventarios tienden
a acumularse en diferentes lugares dentro del sistema.
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Una de las caractersticas de los inventarios de producto en proceso es que va aumentando el valor a medida que se es transformado de materia prima en el
producto terminado como consecuencia del proceso de produccin.
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CONTROL DE INVENTARIOS
3. Sistemas de inventario.
3.1 Peridico.
En el sistema de inventario peridico el negocio no mantiene un registro
continuo del inventario disponible, ms bien, al fin del perodo, el
negocio hace un conteo fsico del inventario disponible y aplica los
costos unitarios para determinar el costo del inventario final. sta es la
cifra de inventario que aparece en el Balance General. Se utiliza tambin
para calcular el costo de las mercancas vendidas.
3. Sistemas de inventario.
3.2 Permanente
En el sistema de Inventario Permanente, el negocio mantiene un
registro continuo para cada artculo del inventario. Los registros
muestran por lo tanto el inventario disponible todo el tiempo. Los
registros perpetuos son tiles para preparar los estados financieros
mensuales, trimestral o provisionalmente. EL negocio puede
determinar el costo del inventario final y el costo de las mercancas
vendidas directamente de las cuentas sin tener que contabilizar el
inventario.
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los siguientes datos para ser ingresada
en la tarjeta kardex usando el mtodo promedio ponderado.
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los siguientes datos para ser ingresada en la tarjeta kardex
usando el mtodo promedio ponderado.
COSTOS
530.000 332.150
En pocas palabras entendemos que, el mtodo LIFO es el inverso del mtodo FIFO porque ste,
contrario a aqul, parte de la suposicin de que las ltimas unidades en entrar son las que primero
se venden y; en consecuencia, el costo de ventas quedar registrado por los precios de costo ms
altos, disminuyendo as la utilidad y el impuesto a pagar, pero subvaluando el monto monetario de
los inventarios, que aparecer valorizado a los precios ms antiguos.
Bajo ste mtodo la valorizacin de los inventarios finales y el costo de ventas arrojar resultados
diferentes segn se lleve sistema peridico o permanente. Y esto ocurre porqu, en tanto que en el
sistema peridico las ltimas entradas correspondern a fechas cercanas al ltimo da del perodo
que se est valorizando, en el sistema permanente cada vez que ocurra una venta se tomarn los
ltimos costos slo hasta sa fecha. Lo que significa que durante el periodo que se est valorizando
habr liquidaciones parciales de inventarios, si se lleva sistema permanente; lo que no ocurre bajo
sistema de inventarios peridicos.
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CONTROL DE INVENTARIOS
Ejemplo 1:
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los datos usados en el Ejemplo 2 Costo Promedio
Ponderado para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el mtodo LIFO.
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CONTROL DE INVENTARIOS
Este sistema asume que las primeras mercancas que entraron por la compra son las primeras mercancas
que salen en la venta.
Se ha considerado conveniente este mtodo porque da lugar a una valuacin del inventario concordante con
la tendencia de los precios; puesto que se presume que el inventario est integrado por las compras ms
recientes y esta valorizado a los costos tambin ms recientes, la valorizacin sigue entonces la tendencia
del mercado.
Por supuesto, ste mtodo de valoracin de inventarios se emplea para efectos contables ms no para
propsitos tributarios, pues a mayor utilidad tambin mayor impuesto a pagar.
Ejemplo 1:
Ejemplo 2: La empresa comercial Don Pepe presenta los datos usados en el Ejemplo 2 Costo Promedio
Ponderado para ser ingresada en la tarjeta kardex usando el mtodo FIFO.
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5. Bibliografa:
Mller, M. (2005). Fundamentos de Administracin de Inventarios. Editorial norma.
Guerrero Salas, H. (2009). Inventarios Manejo y Control. (1 edicin). Editorial. Ecoe ediciones.
Rubio Ferrer, Jos Villarroel Valdemoro, Susana. (2012). Gestin y pedido de stock. Madrid, Espaa: Editorial .Ministerio de Educacin de Espaa.
Rubn Suarez, L. (2012). Monografa, universidad veracruzana. Veracruz, Mxico: Editorial. Editorial. Universidad Veracruzana.
6. Webgrafa:
Online Bussines School. (2013). Master en Direccin Financiera. Consultado el 01 de junio de 2014, en
http://www.gestiopolis.com/recursos2/documentos/fulldocs/fin/contab.htm