PROCEDIMIENTO DE GESTION GYM.SGP.PG.

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GESTION DE PROYECTOS Revisin: 0
Fecha: 22/06/2008
CONTROL DE AVANCE
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1. OBJETIVO

Establecer la metodologa y las herramientas para calcular, de manera confiable y oportuna, el porcentaje
de avance real del Proyecto y compararlo con el avance previsto en una fecha determinada.

2. DESARROLLO

2.1. Clculo del Porcentaje de Avance del Proyecto

El Proyecto definir previamente la Estructura de Control de Avances1. Para ello se seleccionar y/o
agrupar aquellas actividades que determinan el avance del Proyecto, siguiendo criterios generales
de importancia, volumen y secuencia. El objetivo es seleccionar aquellas actividades que, a travs de
la medicin de su avance, permitan reflejar de mejor manera el avance del Proyecto en su conjunto.
En la definicin de estas actividades se tomar en cuenta el criterio de vinculacin.

En funcin de las cantidades ejecutadas en cada actividad as definida, es posible cuantificar el avance
real fsico de un Proyecto en una fecha determinada. El avance es expresado como un porcentaje del
total del alcance del Proyecto. El proceso de Control de Avance consiste en comparar:

9 El porcentaje de avance previsto, calculado con base en el Cronograma General, en funcin a las
cantidades previstas a ejecutar hasta la fecha de evaluacin, y
9 El porcentaje de avance real, calculado con base en las cantidades realmente ejecutadas hasta la
fecha de evaluacin.

El porcentaje de avance del Proyecto se calcula de la siguiente forma:

a) Calcular los avances de cada actividad de la Estructura de Control de Avance.

b) Considerando a las cantidades totales de las actividades como un 100%, calcular los porcentajes
de avance de las mismas. Para que estos porcentajes sean realistas, deben estar referidos a las
cantidades totales actualizadas.

Actividad 1 Metrado total 1 Avance 1 % Avance 1

Actividad 2 Metrado total 2 Avance 2 % Avance 2
Actividad 3 Metrado total 3 Avance 3 % Avance 3

Actividad N Metrado total N Avance N % Avance N

c) Dado que cada actividad tiene unidades de medida diferentes (por ejemplo: m3 de excavacin,
m3 de concreto, kg de acero), es necesario definir un mecanismo de ponderacin para poder
traducir los porcentajes de avance de cada actividad en el porcentaje de avance de todo el
Proyecto.

d) El mecanismo de ponderacin consiste en convertir cada actividad a una unidad comn,

generalmente usando como criterios las HH que las componen o el dinero que involucran.
Esta conversin se realiza sobre los totales de cada actividad, de ese modo se tienen todas
las actividades expresadas en una misma unidad y pueden sumarse para obtener el total del
Proyecto.

1 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control

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e) Con los totales expresados ahora en unidades compatibles, puede calcularse la incidencia
porcentual de cada actividad sobre el total del Proyecto. La suma de las incidencias debe ser
100%.

f) El porcentaje de avance del Proyecto ser entonces la sumatoria del producto del porcentaje de
incidencia por el porcentaje de avance de cada actividad.

2.2. Curva S:

La curva S es un informe que grafica la curva de porcentaje de avance acumulado del Proyecto
en funcin del tiempo, tanto para el avance previsto como para el avance real, permitiendo su
comparacin. Se recomienda que los puntos de la curva se grafiquen con intervalos semanales, a fin
de que permitan su evaluacin semanal.

9 El avance previsto est graficado para todo el Proyecto, con base en los avances semanales
acumulados de cada actividad previstos en el Cronograma.
9 El avance real se va graficando semana a semana segn se va registrando.

Si la curva del avance real se encuentra por encima de la curva del avance prevista, significa que el
Proyecto se encuentra ms adelantado de lo esperado. Si la curva de avance real se encuentra por
debajo de la curva de avance prevista, significa que el Proyecto se encuentra retrasado con respecto
a lo esperado. Para que esto se cumpla:

9 Las actividades a controlar deben ser las mismas en ambas curvas.

9 Los totales a ejecutar deben estar actualizadas en la curva de avance previsto.

La figura 01 muestra un ejemplo grfico:

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Figura 01 Ejemplo de reporte de curva S.

Esta evaluacin permite determinar si el Proyecto se encuentra adelantado o retrasado respecto de

lo previsto en el Cronograma. La Curva S proporciona un registro del seguimiento del avance real
del Proyecto. Esta informacin permite analizar lneas de tendencia y ayuda a la toma de acciones
correctivas y/o preventivas.

De manera adjunta o integrada a la grfica de la Curva S, de podr mostrar la siguiente

informacin:

9 Porcentajes de avance: Tabulacin de los porcentajes de avances semanales y acumulados del

Proyecto, tanto previstos como reales.
9 Avance por metrados de actividades: Tabulacin del avance de todas las actividades que integran
la Curva S, mostrando para cada una el metrado total, el avance previsto a la fecha y el avance
real a la fecha. Esto da una idea ms puntual para saber qu trabajos del Proyecto se encuentran
atrasados, adelantados o en estado normal. Se muestra un ejemplo en la figura 02:

AVANCE

PARTIDAS DE CONTROL Und. Total Contractual Acumulado Acumulado Actual % Acum.

Item
Previsto Actual
OBRAS CIVILES
1001 Obras Preliminares glb 83,522.10 27,428.24 27,428.24 32.8 %
1002 Topografa dia - - - 0.0 %
1003 Excavacin Masiva m3 85,342.88 12,349.76 12,349.76 14.5 %
1004 Excavacin Confinada m3 22,451.00 6,864.00 6,864.00 30.6 %
1005 Relleno y Conformacin m3 7,800.00 4,875.00 4,875.00 62.5 %
1006 Conformacin de Botadero m3 24,752.00 - - 0.0 %
1007 Mortero m3 59,446.16 5,103.39 5,103.39 8.6 %
1008 Encofrado m2 82,501.90 2,396.30 2,396.30 2.9 %
1009 Acero kg 48,801.48 1,103.55 1,366.05 2.8 %
1010 Juntas ml 56,353.47 1,200.10 1,200.10 2.1 %
OBRAS MECNICAS - - - 0.0 %
1011 Lneas ml 323,505.43 - - 0.0 %
1012 Accesorios und - 4,875.00 - 0.0 %
1013 Cunetas ml - - - 0.0 %
1014 Carpintera metlica kg - - - 0.0 %
1015 Varios glb 91,584.19 - 22,856.04 25.0 %
- 22,856.04 - 0.0 %
- - 0.0 %
- - 0.0 %

8 Total Avance $
600,757.62 218,625.10 103,266.30 17.2 %

Actual Anterior Semanal

% avance total 17.19% 13.50% 3.69%

Figura 02 ejemplo de cuadro resumen de control de avance.

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Adicionalmente, se tomar en cuenta lo siguiente:

Curva S del Cliente: Es posible que el Cliente solicite un reporte semanal de Curva S para
controlar los avances del Proyecto, para lo cual tiene una metodologa propia y formatos ya
estandarizados. Esta Curva S ser calculada con base en el Cronograma General Contractual.
En lo posible, se usar esta curva para el control interno a fin de no duplicar esfuerzos, a menos
que no se considere adecuada para tal fin.

Curva S del Panel de Control: El Panel de Control2 incluye un espacio para el reporte de
una Curva S expresada en dlares, que debe estar vinculada con el Cronograma Valorizado3. El
total de dicha curva ser igual al total de la venta a fin del Proyecto y el intervalo de grfica ser
mensual de manera concordante con los periodos de valorizacin. Adicionalmente, incluye una
curva de proyeccin que complementa la curva real y debe cerrar en el monto de venta total.

La Curva S es la herramienta recomendada para el Control de Avances, sin embargo, la Gerencia

de Proyecto podr definir la manera que convenga ms al Proyecto, en funcin de las particularidades
del mismo.

2.3. Herramienta de Control de Avance

Se ha desarrollado una Herramienta de Control de Avance4, la cual se encuentra a disposicin de los

Proyecto que deseen usarla. El uso de la herramienta consiste bsicamente en ingresar en ella las
cantidades ejecutadas a la fecha de acuerdo a las actividades a controlar definidas. El resultado, el
cual ser automatizado, podr generar los distintos reportes que requiera el Proyecto, de acuerdo a
la vinculacin que se haya logrado entre las Estructuras de Control5 correspondientes:

Estructura de Control Utilizada en:

Estructura de Divisin de Trabajo Cronograma General y Control de Plazo
Estructura de Control de Costos Control de Costos
Estructura de Control de Avances Control de Avances
Partidas de Control Control de Productividad (IP)
tems de Pago Valorizaciones con el Cliente

Figura 03 Reportes que pueden ser generados por la Herramienta de Control de Avance

La herramienta grafica de manera automtica la Curva S y genera los cuadros resmenes de avance
por actividad.

2.4. Matriz de Responsabilidades

GP Pr OT
1. Definir periodicidad de control
2. Definir actividades a controlar
3. Definir reportes requeridos
4. Disear flujo de toma de informacin de avances
5. Validar definiciones anteriores
6. Levantamiento de la informacin de avances de acuerdo a flujo
7. Consolidacin de informacin de avances

2 Ver documento GYM.SGP.PG.45 Informes de Gestin

3 Ver documento GYM.SGP.PG.14 Cronogramas de Recursos
4 Ver herramienta GYM.SGP.HE.01 Control de Avance e instructivo GYM.SGP.IN.05 Herramienta de Control de Avance.
5 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control.
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8. Administracin de la herramienta
9. Validacin de reportes
10. Tomar acciones correctivas y preventivas para asegurar el cumplimiento

del plazo.

GP: Gerente de Proyecto

Pr: Ingeniero de Produccin
OT: Oficina Tcnica

3. REFERENCIAS Y ANEXOS

3.1. Buenas prcticas

9 Se recomienda que la periodicidad del Control de Avance permita alimentar los dems informes del
Proyecto que tengan como input los avances ejecutados, tales como el IP6.
9 Al momento de definir las actividades se tendr en cuenta que deber existir una vinculacin
entre los avances controlados y los inputs para el IP, la Valorizacin, la Curva S y el Control de
Costos. En lo posible se definirn las actividades a controlar para que sean input directo para el
IP, cuya actualizacin es semanal.
9 Se debe definir el flujo de toma de informacin en campo hasta el da de ingreso a la herramienta.
Para esto se requerir disear el proceso de recopilacin a detalle y si es necesario partida por
partida7. Se requerir definir a los responsables con las fechas de cumplimiento para el control
oportuno. La informacin es consolidada e ingresada a la Herramienta por la Oficina Tcnica.

3.2. Documentos Relacionados

9 GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control

9 GYM.SGP.PG.13 Cronograma General
9 GYM.SGP.PG.22 Control del Plazo
9 GYM.SGP.IN.05 Herramienta de Control de Avance Disponible en CD

3.3. Anexos

9 GYM.SGP.HE.01 Control de Avance - Disponible en CD

6 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.33 Control de Productividad

7 Ver procedimiento GYM.SGP.PG.11 Estructuras de Control.