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5 Etapas para La Gestión de Proyectos-OBS PDF
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Etapas de un proyecto
INICIO
Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente
Etapas de
un proyecto
2
Conoce las 5 etapas por
las que todo proyecto
debe pasar. PLANIFICACIN
3 EJECUCIN
4 SEGUIMIENTO
Y CONTROL
5 CIERRE
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Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente
NDICE
Etapas de un proyecto
1. Inicio. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4
2. Planificacin. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5
3. Ejecucin . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6
4. Seguimiento y control. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 7
5. Cierre. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 8
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Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente
ETAPAS DE UN PROYECTO
Todo lo que debes saber para gestionarlas de manera eficiente
El ciclo de vida de todo proyecto se estructura en torno a cinco fases: inicio, planificacin, eje-
cucin, seguimiento y cierre. En esta gua queremos explicar en qu consiste cada una, cul
es su objetivo, de qu actividades se componen y cules son los documentos esenciales que se
prepararn en cada momento.
En cualquier caso, se debe tener en cuenta que todo proyecto se ve influenciado tambin por la
cultura de empresa, su estructura, factores ambientales y del entorno, los activos de los procesos
organizacionales y la calidad de la comunicacin. Las habilidades, formacin y experiencia del
Director de Proyecto intervendrn de manera decisiva a la hora de coordinar y cohesionar los es-
fuerzos de todas las partes que intervienen, aunndolos hacia la consecucin de la meta comn.
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1. Inicio
En qu consiste la fase de inicio
Definir el alcance.
Alinear las expectativas de los stakeholders con el propsito del proyecto.
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c) D
efinicin de proyecto: describe la visin
del proyecto, los objetivos, el alcance y los Identificar la visin y los objetivos del proyecto y de-
resultados, as como los grupos de inters, finir su alcance.
roles y responsabilidades. Es una hoja de
ruta clave para la direccin que sirve para: Enumerar todos los entregables crticos del proyecto.
Indicar los clientes y partes interesadas.
Enumerar las principales funciones atribuibles a cada
rol y sus responsabilidades.
Crear una estructura organizativa para el proyecto.
Documentar el plan general de ejecucin.
Hacer una lista de los riesgos, los problemas y su-
puestos.
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e) R
evisin de la fase: durante esta revisin del proyecto, se toma una decisin en funcin de si el equipo
ha alcanzado o no los objetivos y si se considera aprobado para pasar a la siguiente fase.
2. Planificacin
En qu consiste la fase de planificacin
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c) P
lan de gestin de recursos: resume el
nivel de recursos necesarios para com- Tipos de mano de obra necesarios para el proyecto.
pletar un proyecto. Un plan de recursos
debidamente documentado especificar Funciones y responsabilidades principales para cada
con exactitud las necesidades de mano de tipo de trabajo.
obra, equipos y materiales necesarios para Nmero de personas necesarias para cubrir cada rol.
completar el proyecto. Esta plantilla de
planificacin de recursos tambin ayuda
Las partidas de cada equipo que se utilizarn.
a obtener la aprobacin del patrocinador Tipos y cantidades de equipos necesarios.
y describe: Importe total de los materiales necesarios.
d) P
lan de gestin financiera : permite establecer un pre-
supuesto, contra el cual se mide el gasto. Identifica la in-
Tipos de costes laborales.
versin mnima necesaria para cumplir con los objetivos
especficos, definiendo todos los diferentes tipos de gas- Las partidas de equipo necesarios.
tos en que el proyecto incurrir (mano de obra, equipos, Varios materiales necesarios por el pro-
materiales y costos de administracin), junto con una yecto
estimacin del valor de cada gasto. Debe ser claro en el
establecimiento del gasto total y conviene que se asocie Los costos unitarios de la mano de obra,
a un calendario, dividiendo cada partida por etapas. Para equipos y materiales.
un director de proyecto, conseguir financiacin es una Otros tipos de costos, tales como la ad-
de las tareas ms importantes y, por eso, si se quiere ase- ministracin.
gurar un resultado positivo, hay que seguir las mejores
prcticas en planificacin financiera que recomiendan Cantidad de dinero para contingencias
no pasar por alto: necesario.
e) P
lan de gestin de calidad: ayudar a es-
tablecer los objetivos de calidad que ga- Identificacin de los requisitos de los clientes.
ranticen que los entregables producidos,
cumplen con las necesidades del cliente,
Listado de las prestaciones a producir.
adems de con la legalidad vigente. Por Criterios de calidad establecidos para estos productos
eso, este plan ha de comprender la si- entregables.
guiente informacin: Definicin de estndares de calidad.
Acuerdo de los objetivos fijados con los clientes.
f) P
royecto de Anlisis de Riesgos: busca
identificar todos los posibles riesgos que Identificacin de los riesgos.
pueden presentarse para prever su miti-
Estudio de supuestos.
gacin, planificar su prevencin y trabajar
en los medios de eliminacin que se em- Categorizacin y priorizacin de cada riesgo.
plearn, caso de producirse el riesgo espe- Probabilidad de que los riesgos ocurran.
rado. Debe incorporar:
Clculo del impacto de cada riesgo en el proyecto,
caso de producirse.
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g) P
lan de aceptacin: es un acuerdo con el
cliente estructurado en torno a un calen- Creacin de una lista completa de todas las presta-
dario de tareas. Incluye una lista de las ciones del proyecto.
prestaciones, actividades de prueba de
aceptacin, criterios y normas que deben Confeccin de un listado de los criterios para obtener
cumplirse, as como el plazo para su fina- la aceptacin del cliente.
lizacin. En esta actividad ha de contem- Puesta en prctica de las normas de aceptacin que
plarse la: deben cumplir.
i) R
evisin de la fase: durante esta etapa de revisin se decidir si se debe o no continuar con la siguiente
fase del proyecto. Si se aprueba la propuesta, la siguiente fase del proyecto puede ser iniciada.
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3. Ejecucin
En qu consiste la fase de ejecucin
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g) D
etectar desviaciones: partiendo del seguimien-
to, esta deteccin ser posible en condiciones su-
ficientes para implementar una solucin que d
respuesta a los problemas que las originaron. Lo
ms importante es el tiempo de reaccin, que sea
suficiente para garantizar el margen de respuesta.
Informe de progreso
Minutas de las reuniones.
R
eporting de desviaciones, propuestas de cambio y aceptacin.
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4. Seguimiento y control
En qu consiste la fase de seguimiento y control
Detectar desviaciones.
Actualizar el plan de gestin del riesgo.
Prever las medidas correctoras a tomar en cada caso.
Preparar un plan de contingencias.
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d) Comunicacin de desviaciones: lo ms
importante a tener en cuenta en esta accin
es la claridad y precisin en la transmisin
del mensaje, que se debe completar con la
puntualidad en el contacto y la correcta elec-
cin del interlocutor.
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5. Cierre
En qu consiste la fase de cierre
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