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Curso prctico

de CENTRO DE ESTUDIOS TECNOLGICOS DEL MAR


NO. 19
correspondenci
a
Segundo trabajo de evidencias

Modulo I: Elabora y gestiona la informacin


administrativa de la organizacin.
Submdulo II: Gestiona documentacin
administrativa

Elaborado por: Daniel Cruz Toache


Especialidad: Administracin de Recursos
Humanos
Profesora: Leticia Alvarado Gmez
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

ndice
Leccin 1........................................................................................................... 4
Correspondencia........................................................................................... 4
Qu es la correspondencia?......................................................................4
Leccin 2............................................................................................................. 7
Las cualidades del estilo y sus defectos..........................................................7
LECCIN 3........................................................................................................... 9
CLARIDAD........................................................................................................ 9
Leccin 4............................................................................................................. 9
PRECISIN........................................................................................................ 9
LECCIN 5........................................................................................................... 9
PROPIEDAD...................................................................................................... 9
Leccin 6........................................................................................................... 10
CONCISIN..................................................................................................... 10
Leccin 7........................................................................................................... 10
SENCILLEZ..................................................................................................... 10
LECCIN 8......................................................................................................... 11
CORTESA....................................................................................................... 11
LECCIN 9......................................................................................................... 11
OTROS DEFECTOS DEL ESTILO.......................................................................11
LECCIN 10....................................................................................................... 12
OTROS DEFECTOS DEL ESTILO (contina).....................................................12
VULGARIDAD.................................................................................................. 12
Leccin 11......................................................................................................... 13
LA CARTA Y SUS ELEMENTOS.........................................................................13
Membrete................................................................................................... 14
Fecha.......................................................................................................... 14
Direccin o datos del destinatario..............................................................14
Saludo o vocativo....................................................................................... 14
Texto........................................................................................................... 14
Despedida................................................................................................... 14
Antefirma.................................................................................................... 14
Firma........................................................................................................... 14

ADMINSTRACIN DE RECURSOS HUMANOS


pg. 1
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Datos adicionales........................................................................................ 14
Referencias finales...................................................................................... 15
Leccin 12......................................................................................................... 15
CLASIFICACIN DE LA CORRESPONDENCIA...................................................15
Leccin 13......................................................................................................... 16
TRMITE DE RECIBO....................................................................................... 16
Leccin 14......................................................................................................... 17
TRMITE DE ENTERADO................................................................................. 17
Leccin 15......................................................................................................... 18
Trmite de como lo solicita............................................................................ 18
Leccin 16......................................................................................................... 19
Trmite de no procede..................................................................................... 19
Leccin 17......................................................................................................... 20
Desarrollo de acuerdos.................................................................................. 20
Carta de solicitud.............................................................................................. 20
Leccin 18......................................................................................................... 21
Desarrollo de acuerdos....................................................................................... 21
Carta de pedido................................................................................................ 21
Leccin 19......................................................................................................... 22
Desarrollo de acuerdos....................................................................................... 22
Carta de remisin.............................................................................................. 22
Leccin 20......................................................................................................... 23
Desarrollo de acuerdos....................................................................................... 23
Carta de aviso.................................................................................................. 23
Leccin 21......................................................................................................... 24
Desarrollo de acuerdos....................................................................................... 24
Carta de notificacin de rdenes.........................................................................24
Leccin 22......................................................................................................... 25
Casos especiales............................................................................................ 25
Leccin 23......................................................................................................... 26
Oficio.............................................................................................................. 26
Leccin 24......................................................................................................... 28
Elementos del oficio........................................................................................ 28
Membrete.................................................................................................... 28
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pg. 2
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Cuadro clasificador................................................................................. 28
Leccin 25....................................................................................................... 29
Elementos del oficio (contina)...............................................................29
Asunto y fecha......................................................................................... 29
Fecha......................................................................................................... 29
Leccin 26......................................................................................................... 30
Los elementos del oficio (contina)..................................................................30
Direccin..................................................................................................... 30
Referencias............................................................................................... 30
Leccin 27....................................................................................................... 30
Elementos del oficio (contina)...............................................................30
Texto.......................................................................................................... 30
Leccin 28....................................................................................................... 31
Elementos del oficio (concluye)...............................................................31
Despedida................................................................................................. 31
Lema.......................................................................................................... 31
Antefirma.................................................................................................. 32
Firma......................................................................................................... 32
Otros datos............................................................................................... 32
Referencias finales.................................................................................. 32
Leccin 29....................................................................................................... 34
Generalidades............................................................................................. 34
Leccin 30....................................................................................................... 34
El oficio y su empleo extraoficial.............................................................34
Leccin 31....................................................................................................... 36
Memorndum.............................................................................................. 36
Leccin 32....................................................................................................... 37
Circular......................................................................................................... 37
Leccin 33....................................................................................................... 39
Constancia................................................................................................... 39
Leccin 34....................................................................................................... 40
Certificado y diploma................................................................................. 40
Leccin 35....................................................................................................... 41
Comunicaciones urgentes.........................................................................41

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 36....................................................................................................... 42
Currculum vitae......................................................................................... 42
Leccin 37....................................................................................................... 44
Carta de recomendacin........................................................................... 44

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pg. 4
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 1
Correspondencia
Qu es la correspondencia?

La correspondencia es uno de los gneros de la composicin que se emplea para


exponer, en forma escrita, los trmites que se desarrollan en el comercio y en las
dependencias oficiales.
Quienes se capaciten en la redaccin ahorrarn tiempo y esfuerzo en sus labores
y seguramente, destacarn entre quienes carecen de este conocimiento.

Tipos de correspondencia:
Comercial
Es la que abarca todos los trmites relacionados con los negocios.
Oficial
Se utiliza para las comunicaciones escritas de las oficinas gubernamentales y
empresas estatales.
Particular
Trata los asuntos personales que estn relacionados con el cargo que se
desempea.
Privada
Se relaciona con los asuntos familiares, afectivos o sociales.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Estilo comercial

Definicin
Estilo comercial es la forma especial de redactar una carta, con el fin de realizar
una operacin comercial.
Redactar es contar por escrito cosas sucedidas, acordadas o pensadas con
anterioridad. Cuando lo que se cuenta se refiere a negocios, las expresiones que
se usan sern adecuadas, segn se trate de una nueva venta, compra, cobro,
oferta, etc.

Cualidades de un escrito
Para lograr un escrito con excelencia, se recomienda tener presente los siguientes
factores o cualidades:
Brevedad Cortesa Ortografa
Claridad Psicologa Esttica
Concisin tica
Sintaxis

Las primeras cuatro cualidades: brevedad, claridad, concisin y sintaxis, le darn


sentido y direccin al contenido del escrito.

Brevedad: consiste en expresar las ideas con las palabras necesarias.

Claridad: consiste en usar palabras sencillas, pero correctas. Por la pereza de


investigar el trmino, logramos redacciones pobres en expresin y contenido.

Concisin: significa no salirse del tema. Para lograrlo se debe tener claro el
objetivo del escrito.

Sintaxis: nos ensea a ordenar las palabras en una oracin, de tal forma que
refleje la idea que se quiere transmitir, dndole el sentido correcto. Cuando la
construccin gramatical de las oraciones carece de sintaxis, nos provoca
confusin.

Las siguientes tres cualidades: cortesa, psicologa y tica, se refieren a la calidad


del trato que se le da al lector.

Cortesa: es el trato amable y discreto que debemos dar a las personas a quienes
nos dirigimos. Muchas veces el xito de un escrito depende de la cortesa que se
emplee en su redaccin.
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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Psicologa: es la ciencia que estudia la conducta de los seres humanos, se aplica


para tratar de prever las reacciones del lector. Como es fcil observar, cada tipo
mencionado tiene diferentes intereses y necesidades: las expresiones que se usen
debern ser acordes con estos intereses y necesidades.

tica: es el conjunto de principios que rigen la moral y las obligaciones de la


persona. Cuando un prestador de servicios, un comercio o cualquier empresa
prometen u ofrece condiciones que sabe que no va a poder cumplir, est fallando
a cuanto a tica.

Las dos ltimas cualidades citadas: ortografa y esttica, se refieren al aspecto del
escrito.

Ortografa: es la parte de la gramtica que nos ensea a escribir correctamente las


palabras.

Esttica: se define como la ciencia de lo bello y armonioso, al hablar de esttica en


una carta, esto significa que no debe tener borrones, tachaduras, manchones o
empalmaduras: que debe de estar centrado en la hoja de papel, y que todos los
datos deben consignarse segn las reglas mecanogrficas.

Clasificacin de los escritos comerciales

Los escritos comerciales se clasifican en cartas, comunicaciones urgentes y


comunicaciones breves.

Carta. Pedido, cobro, reclamacin, carta poder, constancia, solicitud de informes y


cotizaciones; circulares tales como avisos ofertas, propaganda, etc.

Comunicaciones urgentes. Su principal exponente haba sido en telegrama,


hasta la aparicin del fax o tele impreso, que por sus caractersticas de operacin
estaba al alcance de la mayora de las empresas y sus particulares.

Comunicaciones breves. Son los mensajes que contienen pocas palabras.


Algunos, como el memorndum, se cursan entre los diversos departamentos de
una empresa. Abarcas desde la tarjeta de presentacin personal, pasando por
invitaciones y felicitaciones, hasta una salutacin entre los ejecutivos de diversas
empresas.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 2
Las cualidades del estilo y sus defectos

La habilidad para redactar tiene como base fundamental el estilo de quien escribe.
El estilo no slo existe en la exposicin de ideas sino tambin en el vestir, el
caminar, el rer y muchas ms.

La redaccin debe integrarse con expresiones que sean fcilmente comprensibles.

Para redactar de manear clara basta con organizar las ideas, para que estas
logren el propsito del corresponsal.

En orden de importancia, las cualidades del estilo y sus defectos

Cualidades Defectos
Claridad Obscuridad
Precisin Imprecisin
Propiedad Impropiedad
Concisin Prolijidad
Sencillez Afectacin
Cortesa Descortesa

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

LECCIN 3
CLARIDAD
La claridad consiste en la expresin clara, lgica y natural que permite captar las
ideas inmediatamente.
El defecto de esta cualidad es la obscuridad, la cual propicia la confusin de ideas.
Para escribir con claridad es necesario considerar los conceptos siguientes:

a) Evitar ambigedad, la cual consiste en la exposicin de ideas que pueden


ser interpretadas de diferentes formas.
b) Ordenar los elementos de las frases y oraciones que integren una
clusula.

La frase es una oracin que no tiene un verbo conjugado.


La oracin contiene, en su orden natural, sujeto, verbo y complemento.
La clusula contiene frases y oraciones relacionadas con la idea principal.

c) Emplear el hiprbaton. El hiprbaton es una figura de construccin que


permite alterar el orden natural de los elementos que forman la oracin, no
debe aplicarse cuando slo hace confusa la idea.
d) Evitar expresiones innecesarias, que no aclaran las ideas y s la confunden.

Leccin 4
PRECISIN
Esta cualidad nos ensea a expresar las ideas completas para que, al leerlas, se
tenga una clara nocin sobre los propsitos del escrito. El defecto correspondiente
a esta cualidad es la imprecisin.

LECCIN 5
PROPIEDAD
El propsito de esta cualidad es que nos expresemos correctamente, usando las
palabras con su verdadero significado y agrupndolas en apego a las normas
gramaticales.
El defecto correspondiente a esta cualidad es la impropiedad, la cual asimilamos
no slo por la corrupcin que del idioma hacen los amigos que estn en onda,
segn su propia manera de hablar, sino tambin por los medios de difusin: radio,
peridico, televisin, que tiene el primer lugar en confundir las palabras.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Para lograr la propiedad es necesario evitar los barbarismos, los pleonasmos y


los solecismos.

Barbarismo
Consiste en pronunciar o escribir mal las palabras, debido al desconocimiento del
lenguaje. Tambin se considera barbarismo el empleo de palabras extranjeras,
cuando de ellas existe su equivalente en espaol.

Pleonasmo
Consiste en la repeticin de voces con la finalidad de infundir ms fuerza a la
expresin.
Solecismo
Consiste en la falta de sintaxis. La sintaxis es una de las cuatro partes en que se
divide la gramtica; ensea a coordinar las palabras que integran las oraciones.

Leccin 6
CONCISIN
Permite expresarnos con la menor cantidad posible de palabras, propiciando
ahorro de tiempo.
Pngase especial atencin para no caer en el laconismo, que slo es eficaz en
las comunicaciones telegrficas.
No sacrifiquemos claridad, ni precisin, por escatimar palabras; slo empleemos
las que sean verdaderamente necesarias.
El defecto que se contrapone a esta cualidad es la prolijidad, o sea la abundancia
de palabras y expresiones, con la cual slo cansamos la mente del lector, debido a
que las ideas principales o medulares se pierden entre tanta palabrera.

Leccin 7
SENCILLEZ
Cualidad que nos ensea a expresar ideas de manera natural, sin emplear
trminos, rebuscados. El defecto correspondiente a esta cualidad es la
afectacin.
La redaccin, basada en la sencillez, expone con claridad la comunicacin, es
aconsejable adecuar nuestros escritos a la naturaleza de nuestro corresponsal,
para lograrlo debemos analizar sus cartas con el fin de expresarnos en su nivel;
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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

como dijo Scrates: Hay que hablar zapatero con el zapatero y en filsofo con el
filsofo

LECCIN 8
CORTESA
Cualidad que nos distingue como personas con nima, capaces de infundir
sentimientos de afecto o respeto, segn el trato obligado en las relaciones
sostenidas con nuestros corresponsales. El defecto correspondiente a esta
cualidad es la descortesa.
La cortesa en una redaccin es como la sonrisa en un corresponsal, de ah que
denote afecto y calor en la natural frialdad de un escrito.
Exagerar de la cortesa puede ser perjudicial, pues se nos tomara como
aduladores y esto puede afectar nuestra dignidad.

LECCIN 9
OTROS DEFECTOS DEL ESTILO
Adems de la correcta aplicacin de las cualidades del estilo, debemos
empearnos en desterrar la pobreza y la vulgaridad, ya que determinan las
comunicaciones.

Pobreza
La pobreza consiste en la escasez de vocabulario, la cual propicia la repeticin de
palabras iguales en un prrafo; tambin se empobrece el estilo con el empleo de
trminos muy trillados, o muy comunes entre familiares y amigos,
Recurso que pueden facilitar un notorio incremento lexicolgico:

a) El hbito de la lectura.
b) La investigacin de significados en palabras desconocidas.
c) La memorizacin paulatina de nuevos trminos.
d) El estudio y la prctica de los homfonos y los sinnimos.

La pobreza consiste tambin en le abuso de sustantivos, verbos y adjetivos que


se repiten constantemente, con sus respectivos derivados.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

LECCIN 10
OTROS DEFECTOS DEL ESTILO (contina)
VULGARIDAD
La expresin vulgar es producto de la falta de cultura y de lxico en las personas,
por eso la encontramos preferentemente en estratos sociales muy marginados.
Lo grave de este lenguaje consiste en la limitacin que, por gracia o por chiste, se
hace con estas aberraciones del idioma.

La vulgaridad puede ser de expresin y de pensamiento.

Vulgaridad de expresin
Consiste en la falta de ennoblecimiento de las expresiones. Se puede corregir al
cambiar las palabras vulgares por otras que tengan propiedad.

Vulgaridad de pensamiento
No consiste en las palabras empleadas, sino en el sentido con que se expresan,
convirtindolas en dardos que hieren la susceptibilidad de quien recibe la
comunicacin.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 11
LA CARTA Y SUS ELEMENTOS

Es la carta el medio de comunicacin que emplean las empresas y el comercio


para el desarrollo de sus transacciones.

La carta est configurada con varios elementos perfectamente definidos.

Grfica estructural de la carta

(Membrete)

(Fecha)

(Direccin o datos del


destinatario)

(Vocativo)

(Texto)

(Despedida)

(Antefirma-nombre de la
empresa)
(Firma-nombre del
destinatario)

(Datos adicionales)
(Referencias finales) DE RECURSOS HUMANOS
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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Membrete
Siempre en la parte superior de la comunicacin; contiene el nombre de la
empresa o de la persona remitente, direccin, telfono, y lugar. (Por lo regular este
elemento est impreso)

Fecha
Contiene el nombre de la poblacin y de su entidad federativa, da, mes y ao en
que se emite la carta.

Direccin o datos del destinatario


Contiene el nombre del destinatario, domicilio, ciudad, entidad federativa y el
cdigo postal.

Saludo o vocativo
Expresin cortes adecuada a las relaciones que existen entre los corresponsales.
Estas expresiones nunca deben abreviarse.

Texto
Contiene la exposicin del asunto que motiva la carta.

Despedida
Se escribe al trmino del texto y se ajusta a la cortesa empleada en el vocativo.

Antefirma
Nombre de la empresa.

Firma
Contiene la rbrica y el nombre completo del remitente, as como del cargo que
desempea.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Datos adicionales
Cuando se anexan documentos a la carta, stos debern especificarse antes de
las referencias finales; as como nombre, o cargo de la persona o personas a
quienes se remitan copias de los documentos.

Referencias finales
Iniciales maysculas de quien firma el documento, y minsculas de quien lo
escribi.

Leccin 12
CLASIFICACIN DE LA CORRESPONDENCIA

Clasificaremos las cartas en tres grupos:

Trmite, desarrollo de acuerdos y casos especiales

Se conoce con el nombre de trmite, al procedimiento que se efecta en


las comunicaciones hasta la resolucin; la resolucin toma el nombre de
acuerdo, el cual es emitido slo por quienes tienen la facultad de hacerlo.
Los casos especiales son aquellos que, por su dificultad, requieren de una
observacin analtica del tema.

Los trmites ms comunes en la correspondencia son: de recibo, enterado,


como lo solicita y no procede.

Redactar es formular comunicaciones escritas, con apego a las normas


gramaticales y a las cualidades del estilo.

El hombre posee la facultad del pensamiento, el cual expresa con la


palabra hablada, o escrita, esta ltima imprescindible en las relaciones
humanas en cualquier nivel, ya sea social, econmico, cultural o cientfico.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 13
TRMITE DE RECIBO
Se emplea para comunicar que se recibieron los datos, documentos o efectos que
fueron solicitados, o que se proporcionaron como promocin.

Contenido:
1. Alusin a la fecha de la comunicacin recibida.
2. Indicacin de lo que se escribi.
3. Si el caso lo requiere, se expresa agradecimiento.
4. Frases de cortesa en el grado que corresponda.

Son tres los trmites de recibo:


Acuse de conformidad
Acuse de recibo
Acuse de agradecimiento

La redaccin de cada acuse de recibo vara, segn las circunstancias del envo.

Acuse de recibo simple


Se escribe con el fin de comunicar que se recibi algo (datos, documentos,
cotizaciones, catlogos, muestrarios) relacionados con una solicitud o una
obligacin: tambin cuando el envo no corresponde a una solicitud (propaganda,
promociones, etc)

Acuse de recibo de conformidad


Se utiliza este trmite cuando recibimos, a entera satisfaccin, mercanca o
efectos que solicitamos.

Acuse de recibo de agradecimiento


Se utiliza para contestar al envo de valores o efectos que recibimos sin costo
alguno; por lo regular, se trata de muestras, regalos o donativos

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pg. 16
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 14
TRMITE DE ENTERADO

Este trmite se emplea para comunicar que se recibi la informacin y que se ha


tomado nota.

Contenido:
1. Referencia a la fecha de la comunicacin, as como de la noticia recibida.
2. Indicacin de que se tom nota para los efectos necesarios.
3. Si procede, agradecimientos por la noticia proporciobnada.

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Leccin 15
Trmite de como lo solicita
Cuando se contesta favorablemente a una peticin o solicitud, se emplea este trmite.
Contenido:

1. Referencia a la fecha de solicitud.


2. Notificacin de que se resolvi favorablemente dicha solicitud.
3. Si el caso lo amerita, se explicar porqu se accedi a la
peticin.

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pg. 18
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 16
Trmite de no procede
Cuando no se accede a una solicitud, se emplea el trmite de no procede.
Contenido:

1. Referencia a la fecha de solicitud.


2. Negativa a dicha solicitud.
3. Motivos que propician la negativa.
4. Expresiones de cortesa que disculpen la decisin; en caso
necesario, exposicin enrgica y firme de nuestros
argumentos para evitar la insistencia en lo que no
proporcionaremos.

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pg. 19
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 17
Desarrollo de acuerdos
Identifiquemos como acuerdo todo asunto que se redacta en una carta que se refiere al
desarrollo de una relacin comercial.
Los acuerdos que se redactan con mas frecuencia en las transacciones comerciales son:

1. Carta de solicitud.
2. Carta de pedido.
3. Carta de remisin.
4. Carta de aviso.
5. Carta de notificacin de rdenes.

Carta de solicitud
Esta carta se redacta cuando se solicita algo que no se pagar, como informes, muestras,
catlogos, descuentos, permisos, etc.
Contenido:

1. Razones que propician la solicitud


Los argumentos deben ser claros y precisos para que
convenzan.
2. Cortesa.
El hecho de no pagar por lo solicitado obliga al empleo de
cortesa, por lo que es necesario expresar agradecimiento
para conseguir una respuesta favorable y, en caso necesario,
ofrecer una disculpa, si para acceder a la solicitud se causa
alguna molestia.

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pg. 20
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 18
Desarrollo de acuerdos
Carta de pedido
Se redacta con el fundamental propsito de solicitar artculos o mercancas.
Para evitar posibles errores en la remesa, es necesario redactar la orden con claridad y
precisin.
Contenido:

1. La orden del pedido:


Si el pedido es breve, puede incluirse en el cuerpo de la
carta, como lo hacen los particulares por carecer de formas
especiales, comunes en las empresas comerciales de
importancia. Estas formas se identifican con el nombre de
notas de pedido, las cuales contienen columnas para anotar
las mercancas solicitadas.
2. Condiciones de pago:
Se especificar, si es necesario, el documento que se
incluye para cubrir de la orden, sin olvidar la anotacin del
nmero del documento y de la institucin que lo har
efectivo, o si el envi se hace por C.O.D (cbrese o
devulvase) o C.A.E. (cbrese al entregar).
3. Otras indicaciones:
Servicio por el que se prefiere la remisin.
Fecha lmite para recibir el envi, si es necesario por
urgir la remisin.
Forma de embalaje, si el caso lo amerita.
En el texto se escribir la direccin del destinatario, si no
se desea que el envi sea entregado en el domicilio que
especifica el membrete.

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pg. 21
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 19
Desarrollo de acuerdos
Carta de remisin
El propsito fundamental de esta carta es el envo de efectos para atender a un pedido;
se emplea tambin cuando se remiten informes, cotizaciones, muestras, etc.. en
respuesta a una solicitud.
Contenido:

1. Referencia de la carta a la carta que se contesta.


Este dato se requiere en los casos de respuesta a una
solicitud, o un pedido; si la comunicacin es inicial, se
explicaran los motivos del envo.
2. Especificacin de la remesa.
Cuando se efecta la remisin para atender a una carta de
pedido ya sean mercancas, documentos de importancia o
valores, se emplear la precisin, sin descuidar la cortesa; se
anotarn tambin los anexos que se adjunten a la carta.
Servicio por el cual se remite la mercanca.
Documento, o dato que ampara la remesa.
Alusin a la forma de paga.
Copia de la nota de remisin.

3. Expresiones de cortesa que inviten al destinatario a formular


otro pedido; si la remesa corresponde a una solicitud, o es
inicial, hgase la satisfaccin del envo.

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pg. 22
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 20
Desarrollo de acuerdos
Carta de aviso
Esta carta se redacta cuando el firmante decide comunicar algn asunto de inters para el
destinatario.
En la redaccin deben predominar la claridad y la precisin.
Contenido:

1. Prembulo.
2. Asunto que propicia la comunicacin.
3. Razones que justifiquen la razn del aviso.
4. Despedida corts, si el caso lo amerita.

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pg. 23
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 21
Desarrollo de acuerdos
Carta de notificacin de rdenes
Se llama carta de notificacin de rdenes al escrito que recibe algn subalterno para
obedecer la disposicin dictada por un superior; cuando la orden es transmitida por un
intermediario toma el nombre de carta de transmisin de rdenes.
La orden que se da a conocer en la carta puede consistir en la ejecucin del trmite de
algn asunto, o para tratar lo relacionado con la organizacin administrativa y funcional de
un negocio.
Su redaccin debe precisar con claridad, los datos necesarios para evitar dudas que
impidan el cumplimiento de la disposicin; tambin es recomendable la cortesa.
Contenido:

1. Pormenor del acuerdo que se dicta o transmite.


2. Indicaciones sobre cmo cumplir la disposicin.
3. Plazo para llevarla a cabo.
4. En caso necesario, se expondr la sancin que sera aplicada
por dejar de cumplir la orden.
5. Explicacin que justifique el acuerdo.
6. Solicitud del acuse de recibo, o de enterado, para evitar que el
destinatario arguya que no recibi la notificacin.

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pg. 24
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 22
Casos especiales
Esto se refiere a las comunicaciones que generalmente requieren, adems de las
cualidades del estilo, otras del pensamiento propias de la inteligencia y la madurez para
poder resolver, con acierto, asuntos desarrollados con base en una observacin analtica
de las circunstancias que rodean el tema.
Podremos apreciar la diferencia al comparar los dos casos siguientes que, aunque se
refieren al mismo asunto, se diferencian en la dificultad menor, o mayor al desarrollarlos:
Respuesta a una carta de solicitud de crdito, el cual no es concedido.

1. A un comprador moroso, que ha demostrado su falta de


solvencia en operaciones anteriores.
2. A un cliente que se ha significado su solvencia moral y
econmica, al pagar puntualmente sus compromisos.
Sin duda alguna el primer caso es ms fcil de redactar, el segundo constituye un reto al
ingenio para conservar la buena voluntad de un cliente que merece consideracin por sus
atributos.
Sin embargo, la correspondencia de trmite puede ser empleada en casos sencillos como
el primero del ejemplo anterior; slo es necesario aplicar las cualidades del estilo y
ordenar debidamente las ideas del asunto a tratar.

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pg. 25
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 23
Oficio
El oficio es la comunicacin escrita que emplean las oficinas de gobierno en los trmites
que origina la Administracin Pblica.
Los oficios deben redactarse con un estilo sobrio ya que no persiguen ningn inters
comercial, sino que solo exponen asuntos, o acuerdos, relacionados con la administracin
gubernamental.
Como en las cartas los oficios deben redactarse con base a las cualidades del estilo, pero
sin abusar de la cortesa.
El oficio tambin puede emplearse en forma extraoficial.
En la Oficiala de Partes de las dependencias se entregan los oficios, para que de all se
turnen a las oficinas donde se efectuar el trmite correspondiente; el acuse de recibo de
las comunicaciones entregadas puede hacerse por medio de notas impresas que facilitan
la identificacin del trmite.
Ejemplo:

Registro Direccin Se recibi Se turna a


757 Asociacin de 25/0295 Departamento
Industriales de Vallejo Solicitud para el Administrativo
Montevideo 143 envo de copia
02320 Mxico, D.F. de acuerdos de ISTP
Tambin puede acusarse recibo con un sello que se imprime en una copia del oficio
entregado.
El sello debe contener el da, mes y ao en que es recibida la comunicacin; en algunos
casos se imprime la hora.
Las dependencias gubernamentales no tramitan oficios que traten de dos o ms asuntos.

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pg. 26
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

(membrete) (cuadro clasificador)

(asunto)

(direccin)

Antecedentes (si los hay)

(texto)

(despedida)

(lema)

(categora del firmante)

(firma)

(otros datos)
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pg. 27

(referencias finales)
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 24
Elementos del oficio
Los elementos que debe contener un oficio son:

Membrete
En el oficio se imprime, por lo general en la parte superior izquierda
y est formado por el sello del oficial y el nombre de la dependencia.
(Por lo general, el domicilio se omite)

Cuadro clasificador
En este cuadro se anotan, en orden de importancia, las oficinas que
intervienen en la expedicin del oficio, as como el nmero de
registro y el de expediente donde se archivar la copia; estos datos
son tiles para el registro y archivo de las comunicaciones emitidas.
El cuadro clasificador se imprime en la parte superior derecha de los
oficios.
Los datos en el cuadro clasificador son:
Dependencia, seccin, mesa, nmero de oficio y expediente.
Las comunicaciones que los particulares dirigen a las dependencias
carecen de cuadro clasificador; en su lugar se escriben los datos del
remitente

Leccin 25
ADMINSTRACIN DE RECURSOS HUMANOS
pg. 28
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Elementos del oficio (contina)


Asunto y fecha
El asunto expone brevemente el propsito de la comunicacin
oficial.
Exponer el asunto con brevedad, y en forma clara y precisa, trae
como consecuencia las siguientes ventajas:
1. Enterarse someramente del contenido, sin leer todo el oficio.
2. Facilita clasificarlo en el archivo.
3. Expedita su localizacin.
4. Permite formular los acuerdos.

Este elemento se ubica abajo del cuadro clasificador.


Para la redaccin de asunto se recomienda:
- Que sea impersonal.
- Que no propicie con un verbo en infinitivo.

El asunto puede iniciar con el pronombre Se, cuando no implique


una orden, o con Que se cundo sea una orden, o notificacin.

Fecha
Este elemento conserva las mismas caractersticas de la carta.
Da, mes y ao. ---------- 15 de abril de 199..

Leccin 26
Los elementos del oficio (contina)
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pg. 29
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Direccin
Este elemento comprende la anotacin del cargo que desempea el
destinatario, la dependencia a donde se dirige la comunicacin, el
domicilio, si es necesario, la ciudad y la entidad federativa.
Si en una dependencia hay una o ms personas con el mismo
cargo, ser necesario especificar el nombre y el domicilio del
destinatario.
(La abreviatura CC. deber emplearse cuando sean dos o ms los
destinatarios)
Para dirigirse a personas de sexo femenino, tambin se emplea la
abreviatura C. (Ciudadana).
Referencias
Se incluyen slo en oficios de respuesta.
Consisten en el nmero del oficio que se contesta, as como el de
expediente y la fecha.

Leccin 27
Elementos del oficio (contina)
Texto
Exposicin del asunto que motiva el escrito, el cual contiene el tema
que propicia la comunicacin; es necesario redactarlo de manera
clara y precisa, sin olvidarnos de la brevedad para facilitar su
comprensin.
Los oficios carecen de vocativo.
El texto de los oficios tiene un especial estilo; es breve y lo
caracteriza la sobriedad, ya que su propsito no es halagar al
destinatario, apenas si cambia de acuerdo con las categora de la
persona a quien se dirige la comunicacin.

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pg. 30
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 28
Elementos del oficio (concluye)
Despedida
Expresin de cortesa acorde con el cargo del destinatario.
Atentamente: -Entre personas con un cargo similar.
De un superior a un subordinado.
De un burcrata a un particular.

Muy atentamente: -De un empleado a su jefe.


De una persona a otra de igual jerarqua, se le
Merece una consideracin especial.
Respetuosamente: -De cualquier empleado a un superior que
tenga un cargo importante.
La correspondencia moderna tiende a suprimir, por obsoletas,
expresiones que slo podemos considerar apropiadas en las
comunicaciones diplomticas.
He aqu algunas: -Protesto mi consideracin y respeto.
Protesto a usted la seguridad de mi
Subordinacin y respeto.
Le reitero la consideracin de mi estima y lo
saludo respetuosamente.

Lema
Este elemento consiste en una leyenda que contiene los postulados
de una institucin, sea oficial o particular; se utiliza nicamente en la
correspondencia externa.
Ejemplos:
SUFRAGIO EFECTIVO. NO REELECCIN.
Lema oficial del gobierno.
POR MI RAZA HABLAR EL ESPRITU.
Lema de la Universidad Nacional Autnoma de Mxico.
LA UNIN HACE LA FUERZA.
Lema de un sindicato de trabajadores.
Los lemas deben escribirse con letras maysculas.

Antefirma

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pg. 31
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Expresin correspondiente al cargo del firmante; tambin se escribe


con maysculas.
Ejemplos:
EL SECRETARIO
EL JEFE DE DEPARTAMENTO
EL DIRECTOR
EL OFICIAL MAYOR

Firma
Rbrica y nombre del firmante.

Otros datos
Este elemento contiene, si los hay, indicacin de anexos y nombres
o cargos de quienes reciban copia del documento.

Referencias finales
El ltimo elemento del oficio son las referencias, que consisten en
las iniciales maysculas del firmante y las minsculas de quien
escribe la comunicacin.
Ejemplo:
Escribe la comunicacin la seorita Raquel Mendoza; la firma el Lic.
Arturo Nolasco.

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pg. 32
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

AN/rm

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pg. 33
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 29
Generalidades
Conviene aclarar que la correspondencia oficial se divide en
interna y externa.
Interna: Se refiere a las comunicaciones que se intercambian las
oficinas de una misma dependencia.
Esta correspondencia se divide en:
1. Local: La que se emplea dentro del mismo edificio de una
dependencia.
2. Fornea: Aquella que se enva a oficinas de la misma
dependencia, pero que estn ubicadas en otros lugares.

Las comunicaciones internas pueden prescindir del membrete y el


lema.
Externa: Es las correspondencia que se expide a oficinas que
pertenecen a otra dependencia, as como la que se dirige a
particulares o se recibe de los ciudadanos.

Leccin 30
El oficio y su empleo extraoficial
Las agrupaciones que no son considerados lucrativas por la Ley
sustituyen a la carta con el oficio parar comunicarse con sus
asociados, o con otros grupos similares.

Ejemplo:
1. Sindicatos.
2. Asociaciones de padres de familia.
3. Cmaras de comercio.
4. Agrupaciones polticas.
5. Clubes deportivos, o sociales.
6. Instituciones culturales, o cientficas.
7. Sociedades mutualistas.
8. Instituciones de beneficencia.
9. Centros patronales, etc.
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pg. 34
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

El oficio conserva su estructura en el empleo extraoficial, salvo el


membrete (que es similar al de la carta) y el cuadro clasificador. Del
que slo se escriben el nmero de oficio y el de expediente; este
ltimo con menos frecuencia.
Es comn en toda agrupacin, o sociedad, instituir un lema que
denote el espritu de los ideales que se desean alcanzar.
Los datos de memorndum son:

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pg. 35
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 31
Memorndum
El memorndum es una comunicacin breve, que sirve para
recordar al destinatario un asunto que le interesa.
La palabra memorndum es originaria del latn y significa: lo que se
debe conservar en la memoria. Su plural es memoranda, tambin
en latn.
Los memorandos por lo general se formulan en hojas tamao media
carta, debido a la brevedad de su contenido.
1. Membrete
2. Nombre del documento (Memorndum)
3. Asunto
4. Fecha
5. Datos del destinatario
6. Texto
7. Despedida (si procede)
8. Antefirma (si procede)
9. Firma

De acuerdo con las circunstancias, pueden omitirse el asunto, el


domicilio del destinatario y la antefirma.
Las cualidades del estilo en la redaccin del memorndum son:
claridad y concisin.
He aqu algunos asuntos propios de un memorndum:
- Anotacin de datos para una entrevista.
- Anotacin de asuntos a tratar en una junta.
- Relacin de acuerdos tomados en una asamblea.
- Relacin de trabajos pendientes.

Leccin 32
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pg. 36
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Circular
La circular es una comunicacin que se remite simultneamente a
varias o numerosas personas a quienes interesa un mismo asunto.
La circular se emplea tanto en las comunicaciones mercantiles
como en las oficiales, ya sea para dar un aviso, o transmitir una
orden.
Las cualidades del estilo, propias para estas comunicaciones, son la
claridad y la sencillez.
Cada uno de los asuntos siguientes s contiene todas las
circunstancias necesarias para redactar una circular:
1. Se remite simultneamente.
2. Trata un mismo asunto.
3. Se dirige a varias o numerosas personas.
4. El asunto interesa a todos por igual.

Los elementos de la circular son:


1. Membrete.
Cuando se trate de comunicaciones internas este elemento
puede omitirse y lo sustituye la palabra circular, centrada en la
parte superior.
2. Nmero progresivo parar su clasificacin.
Se anota enseguida de la palabra circular.
3. Asunto.
Cuando la extensin del texto lo requiera.
4. Fecha.
5. Direccin.
Se inicia con la preposicin A, seguida con la designacin de los
destinatarios.

6. Texto.
Debe contener:
- Asunto que motiva el escrito.
- Explicaciones, cuando sea necesarias.
- Solicitud del acuse de recibo, o firma de enterado.

7. Despedida.
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pg. 37
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

8. Antefirma.
9. Firma.
10. Referencias finales.

Al calce del documento se imprime un taln que sirve para acusar


recibo, se la comunicacin es importante.
Ejemplos:
a) Me enter de la circular No
(fecha y firma)
nombre

b) Acuso de recibo de la circular No


(fecha y firma)
nombre

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pg. 38
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 33
Constancia
La constancia es un testimonio escrito que firma una persona con
cargo, o autoridad suficiente para avalar la honradez, buena
conducta y aptitud de quien se menciona en el escrito; tambin es
empleada para atestiguar un hecho.
Elementos de la constancia
1. Membrete.
2. Fecha.
3. A quien corresponda.
4. Texto.
5. Antefirma (si es necesaria)
6. Firma.

Para dar mayor validez a la constancia, conviene anotar al calce,


como identificacin, la firma del interesado, o bien adherir en el
margen izquierdo su fotografa (cancelada con sello o firma de la
persona que proporciona el testimonio).
La constancia es emitida a peticin del interesado, siempre que
rena las condiciones necesarias.

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pg. 39
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 34
Certificado y diploma
El certificado se formula, como la constancia, para dar fe de un
hecho.
Difiere la constancia del certificado en que este ltimo debe
contener las expresiones Certificad, Certifico o Certifica y adems
se refiere a los asuntos de mayor trascendencia; debe ser firmado
por personas con autoridad suficiente para avalar su expedicin.

El diploma se expide a favor de una persona que ha cumplido con


los requisitos establecidos para el estudio de una profesin.
Tambin es proporcionado como un estmulo por haber destacado
en alguna actividad especfica como aprovechamiento, puntualidad,
conducta, colaboracin, etc

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pg. 40
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 35
Comunicaciones urgentes
Las comunicaciones urgentes son aquellas en las que los asuntos
ameritan una rpida resolucin.

En la actualidad se pueden emplear las siguientes

1. El telegrama (servicio nacional o internacional).


2. El fax.
3. El telefonema.

Cada servicio tiene sus propias caractersticas de acuerdo con el


medio empleado para su transmisin.

Telegrama
Servicio Nacional e Internacional
Es la comunicacin breve, urgente y ms econmica.
Su precio est sujeto a una tarifa que se aplica de acuerdo con el
nmero de palabras, la distancia del destinatario, o si la transmisin
es ordinaria, o urgente.

Telefax
Transmite el contenido de una hoja que se inserta para que en otro
aparato se obtenga una copia, ya sean factura, pedidos, remisiones,
estado de cuenta, etc., aun con grficas o fotografas.

Telefonema
Se llama telefonema a la comunicacin que se establece entre dos
personas que utilizan el servicio telefnico.
El costo de este servicio vara de acuerdo con el nmero de
llamadas al exterior, as como el tiempo y la distancia; es ms eficaz
que el telegrama.

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pg. 41
CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 36
Currculum vitae

El currculum vitae o currculo es un escrito donde se presenta una


relacin de datos biogrficos, acadmicos, profesionales y laborales
que conforman la historia de una persona; podramos decir que se
trata de un expediente personal.

Currculum vitae, etimolgicamente significa carrera, transcurso de


vida; proviene del latn.

La redaccin del currculo debe ser clara y precisa, con su base en


la veracidad; su presentacin requiere orden y pulcritud, pues refleja
un perfil de la preparacin y aptitud de quien lo emite.

El contenido de este documento debe incrementarse cada vez que


se obtenga un nuevo cargo, o se adquiera otro grado de
preparacin, etc.; por lo general el currculo se presenta junto con
una solicitud de empleo.

El contenido de un currculo se agrupa en tres clases esenciales de


datos:

I- Datos personales
II- Estudios realizados
III- Experiencia (o servicios desempeados)

Se recomienda, aunque no se exige, que se pegue una fotografa


(tamao infantil) en el ngulo superior derecho de la primera hoja.

La parte I deber contener los datos que especifica la estructura del


currculum: nombre completo, lugar y fecha de nacimiento,
nacionalidad, estatura y peso (estos dos ltimos datos pueden
omitirse), estado civil, nmero de cdula profesional, registros del
IMMS, ISSSRE, RFC, etc., direccin actual y telfono.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

En parte II se proporcionan los nombres de las escuelas en donde


cursaron los diferentes niveles, as como los certificados y ttulos
adquiridos con sus respectivas fechas y lugares donde se
obtuvieron.

La parte III contiene la exposicin cronolgica del primero al ltimo


de los trabajos que se han desempeado.

Puede considerarse conveniente anotar el sueldo del ltimo empleo.

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CURSO PRCTICO DE CORRESPONDENCIA

Leccin 37
Carta de recomendacin

Se proporciona a peticin de la persona interesada con la finalidad


de avalar sus atributos (honradez, puntualidad, experiencia,
diligencia, etc.) para que obtenga algn fin que le interese (empleo,
favor, atencin, etc.)

La estructura de una carta de recomendacin es semejante a la de


la carta comercial, o de la particular, slo que difiere en la direccin
y el vocativo que son sus sustitutos por la expresin impersonal a
quien corresponda: aunque, si el caso lo amerita, tambin pueden
escribirse todos los datos del destinatario.

Quien proporcione una carta de recomendacin debe redactarla con


veracidad para no poner en evidencia su prestigio.

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