Aprovicionamiento y Control de Materiales e Insumos PDF

Abastecimiento de Almacn
Recepcin, almacenamiento y Control de

materiales e insumos
Crditos
Esta es una publicacin de la Escuela Nacional de Hotelera, Dentro del proyecto NIC/018,
financiado conjuntamente por los gobiernos de la Republica de Nicaragua
y el Gran Ducado de Luxemburgo.
Compilacin y Adecuacin de Contenido:
Carmen Forteza G.
Revisin y Aprobacin:
Miriam Espinoza
Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra,

haciendo referencia a la fuente.
Managua, Nicaragua
Diciembre 2008.
Unidad I:
Necesidades de abastecimiento.
Con esta unidad el alumno desarrollar la capacidad de:
Identificar las necesidades de abastecimiento del almacn de acuerdo al tipo de
servicio a realizar.
Unidad II:
Solicitud de abastecimiento.
Elaborar la solicitud de abastecimiento de acuerdo a los procedimientos establecidos
Unidad I: Necesidades de abastecimiento.
Inventario.
Conceptos bsicos
Abastecimiento o aprovisionamiento
El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de

todo el material necesario para su funcionamiento. Su concepto es sinnimo de provisin o suministro.
Un correcto abastecimiento de productos y materiales en la empresa permite disponer de:

Un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios necesarios para el funcionamiento de la
organizacin.
Mantener existencias en cantidad suficiente para operar, fabricar o comercializar nuestra oferta de
productos y servicios.
Atender nuestra demanda en tiempo y forma y con un nivel de calidad adecuado.
Para ello, necesitaremos:
Definir tcnicamente los productos y materiales que se necesitan.
Buscar y mantener relacin con proveedores competentes.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo posible, sin renunciar a una calidad
mnima establecida.
En definitiva, necesitamos abastecernos, tener existencias para operar con normalidad, pero debemos
conseguir hacerlo procurando que los costos administrativos sean los ms bajos posibles.
Almacn
En este curso entenderemos por almacn el edificio o local donde se depositan gneros de cualquier
especie: materias primas, mercancas, herramientas, materiales para el mantenimiento y limpieza, productos
semi-terminados o en proceso de elaboracin, productos para su venta.
El almacn debe ser un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar, proteger y controlar
los bienes de la empresa, mientras no son requeridos para la administracin, la produccin o la venta de
artculos, mercancas o servicios.
En el sector hotelero es frecuente utilizar el trmino ECONOMATO como sinnimo de almacn. Es el almacn
general del hotel. En este departamento se realizan todos los pedidos a los proveedores, se reciben todas las
mercancas compradas por el hotel y desde el mismo se distribuyen a los dems departamentos. Las existencias
se almacenan en el economato hasta que algn departamento las reclama. El economato nunca consume
nada, slo encarga y recibe las compras, guarda, custodia y distribuye cuando los productos o materiales son
requeridos por otros departamentos del hotel
2 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Mercancas o gneros
A los efectos de este curso, entenderemos gnero y mercanca como sinnimos. Las mercancas son todos
los recursos materiales que necesita la empresa para operar, tales como:
Mobiliario, maquinaria
Herramientas, tiles de trabajo, tiles de oficina
Lencera de habitaciones y restaurante
Productos para el mantenimiento y limpieza de instalaciones
Materias primas para nuestra produccin
Productos para realizar nuestros servicios
Productos para la venta
Podemos hacer una clasificacin de las mercancas segn su tiempo de permanencia en la empresa:
Artculos de larga duracin: (inmovilizado) estos elementos aparece en el momento en el que la empresa
empieza su actividad y slo sale de la empresa a medida en que crece su capacidad de produccin y/o venta
y se repone la maquinaria y mobiliario viejo u obsoleto por nuevos elementos, como son las maquinarias,
herramientas, utensilios y mobiliarios. Normalmente estos artculos estn contabilizados como activo fijo.
Artculos de corta duracin: (existencias, consumibles) estos elementos son todos los artculos la empresa
utiliza en su operacin, tanto para el mantenimiento de sus instalaciones como para realizar sus productos o
servicios. Tienen un movimiento fluido, rpido, salen, se consumen y entran nuevos. Hablamos de qumicos,
alimentos, bebidas, artculos de oficina (papel, toner, lapiceros,...) materias primas,...
Stock
Desde el momento en que un gnero o mercanca entra en nuestra empresa, se incorpora a nuestro stock.
As, entendemos por stock de una empresa el conjunto de bienes, productos y materiales de que dispone una
empresa.
Con el objeto de conocer en detalle el stock de nuestra empresa, todas las mercancas o gneros de una
empresa se codifican (se identifican con un cdigo, una lgica interna propia) al entrar a la empresa, para que
su presencia y valor econmico pueda ser bien contabilizado (control financiero) y bien almacenado y utilizado
(control fsico).
Dependiendo de si las mercancas son de larga o corta duracin, marcaremos un nivel de stock mnimo para
cada elemento, de manera que tengamos suficiente para operar. Pero tambin es necesario establecer un nivel
mximo de stock pues de lo contrario la mercanca corre el riesgo de estropearse, caducar, daarse, quedarse
anticuada y nos ocupa un espacio y un dinero que podramos estar utilizando de manera ms productiva, ms
rentable.
Inventario
Si el stock lo componen fsicamente todas las mercancas, el inventario es el listado ordenado de esos
elementos o bienes. El inventario de stocks es imprescindible para que la contabilidad registre nuestros
recursos materiales de forma ordenada y de acuerdo con la realidad.
Aprovisionamiento y control de productos y materiales 3

Profundizaremos ms este concepto en la unidad 3 del manual.
Podemos llevar el inventario de forma manual o en formato digital. Llevarlo en formato digital (hoja
de clculo, base de datos) facilita la gestin porque nos permite actualizar los valores con ms agilidad y
tambin facilita la coordinacin del almacn con todas las reas del negocio, tanto las operativas como la
administracin contable.
Si no llevamos un inventario ordenado de nuestros bienes es muy probable

Realizar compra ineficientes (a destiempo o ms caras)

Aumentar los desperdicios
No controlar los costos de produccin ni los beneficios
Tener dificultades para verificar la existencia de productos
No poder elaborar presupuestos confiables
El inventario completo de una empresa se puede dividir en inventarios parciales, segn el tipo de actividad
y la manera de organizarse. Por ejemplo, en un hospedaje u hotel, podemos establecer diferentes inventarios
parciales:
Inventarios de amenidades (jabones, champs, cajas de fsforos, etc.) y objetos propios de cada tipo de
habitacin (ceniceros, floreros, porta amenidades, canastillas, etc.)
Inventarios de blancos (sabanas, fundas, muletones, edredones, cobijas, almohadas, toallas, etc.)
Inventarios de uniformes (cocina, seguridad, lavandera, mantenimiento, administracin, camareros/as,
etc.)
Inventarios de mantelera (servilletas, cubre mantel, mantel cuadrado, redondo, faldones, cubre sillas,
etc.)
Proveedores
Entendemos por proveedores a las empresas o comerciales individuales que nos venden las mercancas que
usamos en nuestra empresa. La relacin con los proveedores es muy importante a la hora de mantener un buen
aprovisionamiento y control de nuestros productos y materiales.
Es importante buscar proveedores que nos ofrezcan la calidad y la cantidad que necesitamos para operar,
en el momento ms adecuado. Por eso muchas veces necesitaremos tener ms de un proveedor para una
misma mercanca.
Hay proveedores que nos sirven a domicilio (traen la mercanca hasta nuestro local) y otras veces somos
nosotros los que vamos a su establecimiento (por ejemplo, cuando compramos en el mercado).
Es importante negociar y manejar el crdito con nuestros proveedores (a 15, 30, 60 o 90 das) cuando sea
posible y conveniente. Aunque, para algunos artculos, puede interesar la compra de mayor volumen para
obtener mejor precio, debemos tener cuidado con el manejo de nuestros niveles mximos de stock.
Principios bsicos para el abastecimiento y almacenaje de productos y materiales
Consideraremos cuatro principios bsicos:

Orden y clasificacin
Rotacin de stocks
Seguridad e higiene
Supervisin y control
Estos cuatro principios no son los nicos a tener en cuenta pero s son fundamentales e imprescindibles para
un correcto abastecimiento y control de nuestros productos y materiales.
Orden y clasificacin
Las mercancas de la empresa deben mantenerse ordenadas y clasificadas de manera que se facilite su uso
en la operacin del negocio.
Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificar esta identificacin para todas las reas
(compras, control de inventario, administracin, produccin, ventas).
La identificacin debe estar codificada.
Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e identificacin en pasillos, estantes,
espacios marcados para facilitar su localizacin.
Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas correspondientes de registro y control.
La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder realizar modificaciones con la
mnima inversin.
El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del almacenamiento propiamente dicho, debe ser
tan pequea como lo permitan las condiciones de operacin.
Cuando se establezca el orden y la ubicacin de cada producto debe pensarse en cundo y cmo se va a
necesitar, para facilitar el movimiento de mercancas.
Cuando se reciben nuevas mercancas, deben estar el mnimo tiempo posible sin ordenar en su lugar
correspondiente
Una persona concreta debe ser responsable de mantener el orden y clasificar las mercancas con sus
cdigos correspondientes, tanto a la entrada como a la salida del almacn
Tendremos fichas de productos y fichas de proveedores para identificar las existencias del almacn, que
sern actualizadas con las entradas y salidas de productos y materiales.
Rotacin de stocks
El almacn es por definicin un espacio improductivo, no aade valor a nuestro producto o servicio. Pero
nos es imprescindible para funcionar con normalidad, para atender en tiempo y forma a nuestros clientes. Por
eso es clave que lo almacenado tenga un movimiento rpido de entrada y salida, o sea una rpida rotacin: un
ciclo gil de compra, uso y renovacin de mercancas).
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva el costo del producto final sin
agregarle valor. Adems, aumentamos en riesgo de perder o estropear la mercanca almacenada.
Establecer unos niveles correctos de stocks mnimos y mximos aumentar nuestros beneficios. Pero no
hay frmulas mgicas. Cada empresa debe estudiar su ciclo de produccin y venta y calcular estos mximos y
mnimos. Tambin depender mucho de la disponibilidad de los proveedores que necesitamos.

Seguridad e higiene
El mantenimiento de las edificaciones, equipos, estanteras y utensilios de una bodega o almacn, es

parte muy importante en la organizacin del mismo, por lo que el responsable debe vigilar que la mercanca
se conserve en ptimas condiciones, para lo cual debe velar por el cumplimiento de las siguientes normas
generales:
Revisin peridica del sistema elctrico.
Revisin del funcionamiento de los equipos con la periodicidad requerida.

Revisin peridica de las estanteras y arreglo de las mismas si fuera necesario.
Revisin de paredes, techos, ventanas, puertas, pisos e instalaciones sanitarias, realizando las reparaciones
necesarias.
Revisar los extintores contra incendios con la periodicidad requeridos por los mismos y recargarlos
inmediatamente despus de usarlos.
Los pasillos de la bodega o almacn y los de acceso deben mantenerse despejados, limpios y en buen
estado.
Limpieza y desinfeccin peridica del local
Una bodega o almacn limpio y bien cuidado produce un buen efecto sobre la moral y el comportamiento
de todo el equipo de trabajo. La suciedad y el desorden es muestra de descuido y apata y no existe excusa
para tolerarlo en el almacn. Si existen, reflejan directamente el carcter del responsable. Se debe fijar un
plan definido de limpieza y mantenimiento y un horario concreto para estos trabajos, en lugar de depender
de mtodos ocasionales.
Los alimentos y bebidas tienen unos controles especficos de manipulacin, conservacin e higiene, segn
su naturaleza, su envasado, su caducidad, la temperatura a la que debe mantenerse,... La ENAH ofrece un
curso especfico sobre higiene, conservacin y manipulacin de alimentos donde se estudian las tcnicas y
normas que necesitamos saber para almacenar y usar los alimentos adecuadamente.
Supervisin y control
Los tres principios anteriores tienen su complemento en este cuarto principio: se debe establecer una
supervisin y control continuo para garantizar que los procedimientos y formatos se cumplen en tiempo y
forma: el orden, la clasificacin, la rotacin, las medidas de seguridad, la limpieza.
Esta tarea de supervisin normalmente la asume la persona encargada del almacn. No es conveniente que
el acceso a la mercanca sea desorganizado, que entren y salgan diferentes personas al almacn; es mucho
ms conveniente que sea slo una persona quien tiene llave del mismo y es responsable de entrar, organizar,
controlar y sacar la mercanca que se mantiene almacenada.
Algunas reglas comunes a tener en cuenta sobre la supervisin y control de almacn e inventarios:
Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin autorizada segn sistemas
existentes.
La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est asignada a l, y estar restringida
al personal autorizado por la gerencia o departamento de control de inventarios
La custodia fiel y eficiente de los materiales o productos debe encontrarse siempre bajo la responsabilidad
de una solo persona en cada almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento,
registro, revisin, despacho y ayuda en el control de inventarios.
Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida (ambas con su debido
control).
Hay que llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.
Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los movimientos del almacn (entradas
y salidas) y a programacin de y control de produccin sobre las existencias
Es recomendable que los inventarios fsicos (recuento peridico para cuadrar con la contabilidad) los haga
personal ajeno al almacn.
El movimiento de productos y materiales
Como estamos viendo, el abastecimiento, almacenaje y control de mercancas debe ajustarse a unas normas
y principios pero estar en funcin del espacio disponible, del sistema de produccin de cada empresa y de la
disponibilidad de proveedores en su mercado en concreto.
As, el empresario o empresaria debe estudiar con su equipo de trabajo cul es exactamente el movimiento o
flujo que se necesita para cada tipo de mercanca y, en funcin de eso, establecer sus polticas, procedimientos
y formatos para regular, organizar, el correcto movimiento de productos y materiales:
Definir necesidades de
reposicin
Utilizar o vender
MOVIMIENTO O FLUJO
DE MERCANCAS
PARA ESTUDIAR Organizar las

CANTIDADES Y TIEMPOS compras
PTIMOS
Almacenar
Aprovisionar

Polticas
Una vez tengamos claro cual es el movimiento o flujo que sigue cada tipo de mercanca, segn su valor
(alto, bajo, fijo o variable), su disponibilidad en el mercado (muchos o pocos proveedores), su perodo de
caducidad,... Estableceremos nuestras polticas de aprovisionamiento, almacenaje y control de productos
y materiales. Estas polticas son las grandes directrices que guiarn todo el proceso del grfico anterior,
nuestras prioridades, pensando en la naturaleza del negocio, en nuestro local o lugar de almacenaje y en el
funcionamiento de nuestro mercado (proveedores y clientes).
Procedimientos
Una vez establecida la poltica establecemos los procedimientos o las normas concretas que regulan cmo se
hace el movimiento y almacenaje de mercancas: las reglas, las tareas, los tiempos, la manera de organizarnos
para cumplir con las polticas. Los procedimientos pueden cambiar si nuestras necesidades o nuestro local
cambian sustancialmente.
Los procedimientos de almacenaje y manipulacin de alimentos y bebidas son muy especficos y existen
normas y tcnicas muy concretas que garantizan el mantenimiento de su calidad alimenticia y sus propiedades.
Normalmente, merecern especial cuidado y estarn separados de otras mercancas.
Los qumicos y productos txicos tienen tambin que ser tratados de manera especfica para que se garantice
la seguridad de los que manipulan las mercancas y, tambin, que no contaminen o estropeen otros bienes.
Formatos
Cuando tenemos claros los procedimientos, diseamos los formatos para registrar ordenadamente los
movimientos: fichas de productos y proveedores, vales de pedido, vales de devolucin, hojas de control
de mantenimiento, hojas de chequeo de inventarios,... Veremos todos estos detalles en las dos unidades
siguientes: la unidad 2 se dedica al almacn y la unidad 3 al inventario de stocks.
En la unidad 4, nos dedicaremos a aplicar todos estos conceptos, herramientas y formatos a la empresa
donde usted trabaja. Muchas cosas ya estarn funcionando y simplemente las revisaremos a la luz de sus
nuevos conocimientos y capacidades de gestin.
(FICHA) Con lo visto hasta ahora, haga dos listados: un primer listado con los sistemas, formatos,
procedimientos o cuestiones que ya funcionan en su empresa; un segundo listado con las cosas que aun
no se implementan en su empresa o que piensa que se necesitaran en su empresa para llevar un mejor
aprovisionamiento y control de productos y materiales.
El almacn
Organizacin del espacio dedicado a almacenaje
Como introducamos en la unidad anterior, en el almacn se guardan o custodian los bienes desde su
adquisicin a los proveedores hasta su uso o venta y nos debe asegurar una buena conservacin y proteccin,

su fcil y segura identificacin, su rpido manejo y el mximo aprovechamiento del espacio.
Para organizar el espacio dentro del almacn no debemos olvidar las funciones que haremos en l:
Recepcin de mercancas
Identificacin y codificacin
Almacenamiento ordenado
Preparacin de pedidos de otras reas para uso o venta de mercancas y
Despacho de mercancas
La organizacin del espacio depender de nuestras posibilidades, de la forma, tamao y distribucin de
nuestro establecimiento,... Seguiremos las normas bsicas de seguridad e higiene tanto en lo que respecta a:
separar los diferentes tipos de mercancas, organizar las entradas y salidas, mantenerlo en un estado limpio
y ordenado, garantizar su seguridad,... Deben poderse cumplir los cuatro principios que mencionbamos
antes.
Normalmente se distinguen:
Zona de carga y descarga: Deber tener acceso directo a la calle, o en su defecto zonas de entrada lo
suficientemente anchas para poder recorrerlo con carretillas.
Zona de registro y entrada: Zona ubicada lo ms prxima posible a la zona de carga y descarga, para el
almacenaje provisional y la retirada de cascos o cajas vacas.
Zona de Almacenaje: Con estanteras o cajas apilables, segn los tipos de producto.
Zona de Cmaras de refrigeracin: Para el mantenimiento de alimentos y bebidas que necesitan especial
temperatura para su correcta conservacin.
Zona de despacho: ubicada lo ms cerca posible del lugar donde se usan o exponen las mercancas, para
disminuir en lo posible roturas o prdidas en el movimiento de mercancas.
Tipos de almacenes
Dependiendo de las operaciones a realizar los almacenes pueden estar centralizados (toda la mercanca en
un lugar) o descentralizados (diferentes almacenes para diferentes mercancas).
Dependiendo del espacio disponible, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una
serie de locales separados o secciones comunicadas.
Dependiendo de las mercancas que contiene podemos encontrar diferentes tipos de almacn:
Almacn general: en un solo lugar tenemos todo tipo de mercancas, separando, por secciones, cada grupo
de materiales, segn sus necesidades de conservacin y de utilizacin
Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn tiene como funcin principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin.
Almacn de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos
aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren envasarlo o empacarlo. Ejemplos:
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia
y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de
materiales en proceso.

Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento
de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los
clientes.
Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, equipos y tiles que se prestan a los
distintos departamentos y operarios para la produccin o el mantenimiento.
Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales que no tienen salvamento o
reparacin, se aconseja que sean almacenados y controlados por separado, ms si hablamos de basuras y
desperdicios orgnicos o qumicos.

Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la
programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse
vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los
materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los
productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
Cada empresa disear su propio almacn conforme a su disponibilidad y necesidades, pero damos a
continuacin algunas recomendaciones generales para organizar el espacio disponible para almacenaje:
Si los locales son demasiados amplios, no utilizar toda el rea disponible

Evitar lo definitivo (es decir, evitaremos fijar estanteras o muebles, para que puedan ser reubicados en el
futuro si remodelamos del almacn)
Tener en cuenta el proceso de operaciones
Tener en cuenta la frecuencia de ir y venir entre las mquinas o puestos de trabajo
Pensar en establecer trayectos ms cortos, evitando los cruces.
Reservar zonas bien alumbradas para los trabajos permanentes y delicados.
No olvidar la existencia de elementos fijos propios del local para el diseo (escaleras, columnas, etc.)
Respetar las prescripciones legales de higiene y seguridad.
Separar correctamente los alimentos y bebidas del resto de mercancas, sobre todo de los qumicos.
Si se piensa en ampliar el rea de almacn, hallar una relacin entre costo propio de la nueva instalacin
y su incidencia sobre el costo de produccin.
Fichas de Registro.
La entrada y salida de productos y materiales al almacn: procedimientos y formatos
Por pequeo que sea nuestro negocio, siempre debe definirse la persona concreta que realizar las funciones
de organizacin y control del almacn.
Es aconsejable, por razones de control interno, que la persona que gestiona el almacenamiento no sea la
misma persona que compra o que vende. De la misma manera, tambin es aconsejable que sea una persona
diferente a la que realiza las funciones contable-administrativas.

Si hay coincidencia, el/la gerente del negocio debe establecer los suficientes mecanismos de control
cruzado para que cualquier irregularidad sea detectada lo antes posible (robos, malas compras, prdidas por
mal almacenamiento,...).
Las mercancas almacenadas tienen un movimiento de entrada y salida inevitable (si no, no deberan estar
almacenadas). Pero las entradas y salidas deben hacerse de manera ordenada y sistematizada. Un almacn no
puede ser barra libre: necesito algo, lo agarro. Las mercancas deben registrarse, codificarse y ubicarse al
entrar y, de la misma manera, deben ordenarse su salida.
Adems, cada cierto tiempo (seis meses, anualmente, depende del negocio), aprovechando un momento
de poca actividad, haremos un recuento fsico completo, unidad por unidad, para corregir posibles errores
cometidos en los procedimientos de entrada y salida cotidianas (esto es lo que llamamos el inventario fsico,
que veremos en profundidad en la unidad 3). Este recuento minucioso podemos aprovecharlo para realizar una
limpieza minuciosa.
Pero veamos algunos procedimientos y formatos concretos para ordenar y controlar las entradas y salidas
del almacn, distinguiendo las entradas y salidas para su utilizacin en la empresa (para produccin o venta)
y las entradas y salidas en relacin a los proveedores.
Para su utilizacin en la empresa: gestin de Pedidos
Las mercancas que se encuentran en el almacn sern requeridas, en un momento u otro, por alguna de las
personas, reas o departamentos de nuestra empresa, para su uso, para su manipulacin o para su venta. Para
solicitar una mercanca de almacn se utiliza un documento llamado VALE, vale de pedido o pedido.
As, el vale es un documento interno que se utiliza para la retirada de gneros del economato o almacn.
Normalmente ser un formato de dos copias (original y copia), el original ir al encargado del almacn y la
copia la tendr la persona que solicita o el/la jefe del departamento (en su caso).
En el vale aparecern:
Departamento que solicita el gnero.
Relacin de los gneros que se solicitan.
Nmeros de unidades que se solicitan.
Fecha de solicitud
Firma del responsable del departamento o del solicitante (si no tiene superior directo).
Antes de hacer un vale de pedido, quien solicita debe revisar las existencias para no solicitar ni ms ni
menos de lo que necesita. Cada establecimiento disea su formato. Puede aparecer el logo o nombre de la
empresa. A continuacin presentamos algunos modelos de hoja de pedido de material o vale de pedido.

Modelo para Ficha de Pedido.
Pedidos de Suministro a Almacen.

N 123..
Fecha: D/M/A.
De:_____________________
Cantidad Unidades Descripcion Cantidad OK Observaciones

Pedida Despachada
Pedido Por: VoBo: Despachado Por: Recibido:

____________ _____________ _______________ __________
Devoluciones
Tambin podemos encontrar la situacin en que se devuelve mercanca al almacn (bien porque no se
utiliz o bien porque no es lo solicitado). La devolucin de los gneros no utilizados se realizar adjuntando un
vale de devolucin, incluyendo en la ficha de existencia la palabra DEVOLUCION. El encargado de almacn
corregir las existencias en consecuencia.
Otro documento o formato habitual en hotelera es el HOJA o VALE DE CAMBIO DE ROPA, para solicitar ropa
limpia para las habitaciones o el comedor.
Los cambios de ropa son generalmente por la maana, dado que es cuando ms ropa se necesita. En la
mayora de los hospedajes y hoteles se hace un cambio a media maana y otro hacia las tres o las cuatro de la
tarde, al terminar el turno de trabajo.
Las hojas o vales de cambio de ropa se hacen tambin por duplicado: el original va a lavandera con la ropa
sucia y la copia se la queda el/la camarero/a para comprobar si la ropa limpia que le mandan concuerda con
la ropa sucia que ella envi a lavandera.

Para realizar correctamente el recuento de la ropa sucia y el vale de cambio de ropa, es recomendable
sujetarse a las siguientes normas:
Clasificar la ropa en montones por tamaos y clases.
Contar la ropa de cada montn y anotar la cantidad existente en la casilla correspondiente en el impreso
de cambio de ropa.
Hacer siempre el vale por duplicado (o con las copias que el hotel estime conveniente).
Hacer constar siempre en el vale de cambio de ropa: la fecha, el piso y la firma del que solicita.
Que el traslado de la ropa sucia hasta lavandera sea hecho con el mayor cuidado para evitar roturas o
desgastes innecesarios, usando siempre el carro, lona o saco.
No poner nunca la ropa en una sbana y atar los cuatro picos, ya que esto produce un desgaste de las
sbanas y manchas y roces muy difciles de quitar.
Llevar a lavandera la ropa juntamente con el original de la hoja de cambio
No olvidar de pedir siempre en lencera el vale justificativo de la ropa sucia entregada, en el caso de que
por cualquier circunstancia no hubiese existencias de ropa limpia de alguna de las prendas entregadas, ya
que sin este vale no le deberan entregar la ropa limpia cuando la haya.
La ropa sucia se contar siempre en el office, nunca en los pasillos, ya stos deben mantenerse despejados
para el cliente.
Clase Entregada Entregada

Limpia Sucia
Alfombra
Bolsas de ropa sucia
Colchas de Da
Colchas de noche
Cortina
Delantales maana
Delantales tarde
Fundas almohadas
Fundas almohada
Sabanas bajeras M
Sabanas bajeras
Sabanas encimeras M
Sabanas encimeras
Toalla M
Toallas
Toallas felpas
Visillos
Recibi conforme Conforme Lencera:
La Camarera:
Observaciones:

Por su parte, el encargado de almacn, con la periodicidad que se considere conveniente, debe realizar
una LISTA DE FALTANTES, de las mercancas cuyo stock est prximo al lmite mnimo establecido en los
procedimientos.
Los pasos para elaborar una lista de faltantes son:

Verificar las cantidades de cada uno de los productos, segn la necesidad del rea (lavandera, reas
pblicas, habitaciones) y el stock mnimo establecido.
Al momento de elaborar la lista de faltantes se debern sealar las especificaciones tcnicas como: unidad
de medida, cantidad, caracteristicas del envase, proveedor
Otro aspecto importante al momento de solicitar un producto, es tener en cuenta el tiempo de anticipacin
con el que se requiere.
Al momento de elaborar las listas de faltantes, se deber hacer con cuidado y detalle, puesto que un error
podra resultar en la compra de un producto que no llene las necesidades o un gasto innecesario.
Listado de Faltantes.
Cdigo Cantidad U/M Descripcin Proveedor
001 05 Galones Enviro Terra, envase tamao Kem de

grande Nicaragua.
Observaciones:
Elaborado por:_________________Revisado por:_________________
El procedimiento de la empresa establecer si esta lista de faltantes se realiza con una periodicidad
determinada (diaria, semanal, quincenal) o cada vez que se detecte que el stock de una mercanca est
prximo a alcanzar su nivel mnimo.
Compra y devolucin a proveedores
Es una buena costumbre, ir confeccionando la lista de faltantes a medida que se van recibiendo los vales
de pedido y se detecta que ser necesaria su compra en el corto plazo. Si se tiene el almacn con un registro

de las mercancas en soporte digital esta tarea de control se simplifica enormemente, ya que el propio soporte
informtico nos avisar de cuando estamos llegando a los niveles de stock mnimo preestablecido.
En cualquier caso, cada producto dispone de una FICHA DE REGISTRO, donde aparecen sus caractersticas
tcnicas, la cantidad almacenada, su ubicacin en el almacn y su cdigo de identificacin. Esta ficha nos
indica cuando necesitamos reponer la mercanca del almacn.
Ejemplo de Tarjeta Kardex.
Codigo Nombre del U/M Entradas Salidas Existencia
Articulo

Elaborado Por: Revisado Por:
En la ficha de registro aparecen todas las entradas y salidas, con su fecha, as como el nivel de existencias
tras la entrada o la salida de mercanca. El responsable de mantener al da los datos de las fichas es la persona
responsable del almacn.
A partir de ellas, se realiza la HOJA DE PEDIDO A PROVEEDORES o SOLICITUD DE COMPRA. Este documento
bsicamente consta de la fecha de pedido, descripcin del artculo, cantidad que se pide, nombre del proveedor
al cual realizamos el pedido. Se hace un pedido para cada proveedor.
Una vez realizado que la persona encargada de comprar realiza el pedido al proveedor, es aconsejable que
el personal del almacn est informado con anticipacin del lugar, fecha de entrega, cantidad y caractersticas
de los bienes a recibir, preferiblemente por escrito.
En todo proceso de almacenamiento, la funcin de recepcin juega un papel importante. Un efectivo y

rpido proceso de recepcin solamente puede lograrse si existe un sistema racional de trabajo. Para ello se
recomienda:
Programar la recepcin de bienes (indicar al proveedor una hora para la entrega, por ejemplo, de 7am a
10 am)
Preparar el espacio suficiente para la recepcin.

La entrega del proveedor debe estar acompaada de la correspondiente factura, orden de compra o
albarn u otro documento de la entidad considerado como soporte de la recepcin de los bienes.
Al recibir los gneros, el responsable de almacn realiza los pasos siguientes:
1 inspeccion y verificacion
Se comprobar que estn en buen estado
Se comprueba que lo que se pidi coincide con las especificaciones solicitadas
2 registro de entrada
Se codifica y apunta en la correspondiente ficha de registro
En la ficha se debe poner con exactitud la fecha de recepcin, cantidad y concepto, precio unitario en
moneda local y el total de existencias resultante en almacn.
3 ubicacin en almacn
Se ubicar lo antes posible en el lugar definido en el almacn para esa mercanca, siguiendo las normas de
seguridad e higiene correspondientes.
Se tendr en cuenta el sistema PEPS (primera entrada, primera salida), colocando la nueva mercanca
detrs de la recin recibida, en caso de que hubiera stock previo.
4 comunicacin
Si se trataba de una necesidad urgente, se informar de la llegada a la persona o rea que lo solicitaba
En cualquier caso, se informar a administracin de la recepcin para que autorice el pago y pueda
contabilizar el gasto y el cambio del nivel de existencias
Devolucin a proveedores
Es posible que, por diversas circunstancias, nos veamos precisados a realizar devoluciones a los proveedores.
Por qu se devuelve un producto? Bien porque no corresponde a lo solicitado, o sencillamente por no haberse
servido en las condiciones ptimas.
En ocasiones, el proveedor repara en su carencia y nos enva, sin preaviso, otro de caractersticas parecidas.
Aunque sea un gesto de buena voluntad por servir, no deja de ser contraproducente en la mayora de los casos.
Es aconsejable estipular una confirmacin previa antes de suministrar. De esta forma se evitan perjuicios
ambas partes, puesto que a niveles administrativos supone la anulacin de facturas o remodelacin de las
mismas, a nivel de Economato o Almacn tener la obligacin de rectificar las fichas correspondientes, en
resumen, trabajo innecesario que puede evitarse en gran parte con una buena gestin en la descripcin de los
pedidos y en la recepcin de mercancas.

Unidad I:
Recepcin de materiales e insumos.
Realizar la recepcin de materiales e insumos.
Unidad II:
Almacenamiento de materiales e insumos.
Almacenar los materiales e insumos recibidos.
Unidad I: Recepcin de materiales e insumos.
Recepcin de Materiales de A y B.
La organizacin de mercancas dentro del almacn
Desde el momento en que las mercancas llegan a nuestro negocio, hay que ubicarlas en el lugar adecuado
y de forma ordenada. Empezamos sealando tres ideas clave:
Para distribuir los lugares de cada tipo de mercanca, tendremos sobre todo en cuenta la necesidad
de separar qumicos, de herramientas, de materiales comunes y de alimentos y bebidas, as como la
temperatura a la que deben conservarse cada tipo de mercanca.
Tambin es importante que sean de ms fcil acceso las mercancas de mayor rotacin (ms movimiento),
relegando las zonas ms complicadas (altas o lejanas) para mercanca que tiene baja rotacin.
Para ordenar la mercanca, tendremos en cuenta que, normalmente, en nuestros almacenes, se utiliza
el mtodo FIFO (por sus siglas en ingls first in first out) o PEPS (primera entrada, primera salida). Por
ejemplo, si en una estantera tenemos almacenadas latas de cerveza, cuando llegue un nuevo pedido,
pondremos las nuevas cervezas detrs de las que ya tenemos, para garantizar que usaremos antes las que
antes compramos (la primera en llegar, ser la primera en salir).
Ubicacin y mantenimiento de la mercanca
Consideraciones Generales para ordenar cualquier tipo de mercanca:

La mercadera debe ser apilada en sentido de favorecer la ventilacin.
Las etiquetas deben estar mirando hacia el frente
La disposicin de la mercadera debe ser realizada en forma prctica y racional para que el material de uso
control de Materiales e Insumos

constante pueda ser guardado y retirado fcilmente
Recepcin, Almacenamiento y
Nunca se debe apilar la mercadera directamente sobre el piso. Colocarla sobre una tarima a 15 o 20 cm.
del mismo
No permitir la presencia de objetos extraos al mbito de trabajo
Se deben vaciar las bolsas de cartn una vez abiertas y traspasar el contenido a un recipiente plstico con
tapa e identificarlos
En nuestros negocios tursticos es frecuente el caso de almacenamiento de alimentos y bebidas (AyB). Estos
productos necesitan de un almacenaje y manipulacin especial, ya que est en riesgo la salud de nuestros
clientes. Adems, de no seguir las normas de higiene y manipulacin necesarias, corremos el riesgo de estropear
la mercanca y perder grandes cantidades de dinero.
Como decamos, la ENAH tiene un curso corto especfico sobre estos temas, pero sealaremos aqu algunas
ideas bsicas generales referidas a su almacenaje:

Temperaturas de conservacion
Normalmente se reciben productos que se mantienen a:

Temperatura ambiente: entre 16 21 grados centgrados
Temperatura fresca: entre 8 15 grados centgrados
Frio positivo: entre 0 7 grados centgrados
Frio negativo: a partir de -1 grados centgrados
Algunos ejemplos:
A temperatura ambiente se pueden mantener y almacenar conservas, productos secos, determinadas

bebidas.
A temperatura fresca se conservan vinos, algunas frutas, ciertos embutidos.
El fro positivo es necesario para carnes, pescado, productos lcteos, fiambres, etc.
El fro negativo es necesario para congelar los alimentos.
Para reducir riesgos derivados del almacenamiento siempre mantendremos las cantidades mnimas necesarias
y en perfecto estado de limpieza.
Tambin es clave comprobar que todos los productos estn adecuadamente etiquetados, bien por el
fabricante, bien por nosotros para sealar la fecha de fabricacin, de congelacin, de envasado,...
En general los alimentos son perecederos, por lo que necesitan ciertas condiciones de tratamiento,
conservacin y manipulacin. Su principal causa de deterioro es el ataque por diferentes tipos de microorganismos
(bacterias, levaduras y mohos). Podemos minimizar la posibilidad de estos ataques:
Manteniendo la temperatura correcta

Manteniendo la higiene correcta
Manteniendo separados los diferentes tipos de productos
Etiquetando correctamente cada producto
Envasando los productos en los recipientes correctos
Manipulndolos SIEMPRE con las manos limpias
Lavando los envases antes de manipular el gnero para cocinar
Congelando o envasando en cantidades pequeas que permitan manipular slo la mercanca que necesitamos
en cada momento
Retirar los alimentos daados para que no contagien a otros
Leer en detalle las indicaciones de conservacin del etiquetado de los productos
Por su parte, los artculos de limpieza y productos utilizados para la desinfeccin sern almacenados en un
lugar alejado de los alimentos y permanecern debidamente identificados.

Tipos de almacenes
Dependiendo de las operaciones a realizar los almacenes pueden estar centralizados (toda la mercanca en
un lugar) o descentralizados (diferentes almacenes para diferentes mercancas).
Dependiendo del espacio disponible, los almacenes pueden estar constituidos por locales nicos o por una
serie de locales separados o secciones comunicadas.
Dependiendo de las mercancas que contiene podemos encontrar diferentes tipos de almacn:
Almacn general: en un solo lugar tenemos todo tipo de mercancas, separando, por secciones, cada grupo
de materiales, segn sus necesidades de conservacin y de utilizacin
Almacn de materia prima y partes componentes: Este almacn tiene como funcin principal el
abastecimiento oportuno de materias primas o partes componentes a los departamentos de produccin.
Almacn de Materiales Auxiliares: Los materiales auxiliares o tambin llamados indirectos son todos
aquellos que no son componentes de un producto pero que se requieren envasarlo o empacarlo. Ejemplos:
lubricantes, grasa, combustible, etiquetas, envases, etc.
Almacn de Productos en Proceso: Si los materiales o artculos semi-terminados son guardados bajo custodia
y control, intencionalmente previstos por la programacin, se puede decir que estn en un almacn de
materiales en proceso.
Almacn de Productos Terminados: El almacn de productos terminados presta servicio al departamento
de ventas guardando y controlando las existencias hasta el momento de despachar los productos a los
clientes.
Almacn de Herramientas: Un almacn de herramientas y equipo, equipos y tiles que se prestan a los
distintos departamentos y operarios para la produccin o el mantenimiento.
Almacn de Materiales de Desperdicio: Los productos partes o materiales que no tienen salvamento o
reparacin, se aconseja que sean almacenados y controlados por separado, ms si hablamos de basuras y
desperdicios orgnicos o qumicos.
Almacn de Materiales Obsoletos: Los materiales obsoletos son los que han sido descontinuados en la
programacin de la produccin por falta de ventas, por deterioro, por descomposicin o por haberse

vencido el plazo de caducidad. La razn de tener un almacn especial para este tipo de casos, es que los
materiales obsoletos no deben ocupar los espacios disponibles para aquellos que son de consumo actual.
Almacn de Devoluciones: Aqu llegan las devoluciones de los clientes, en el se separan y clasifican los
productos para reproceso, desperdicio y/o entrada a almacn.
Cada empresa disear su propio almacn conforme a su disponibilidad y necesidades, pero damos a
continuacin algunas recomendaciones generales para organizar el espacio disponible para almacenaje:
Si los locales son demasiados amplios, no utilizar toda el rea disponible
Evitar lo definitivo (es decir, evitaremos fijar estanteras o muebles, para que puedan ser reubicados en el
futuro si remodelamos del almacn)
Tener en cuenta el proceso de operaciones
Tener en cuenta la frecuencia de ir y venir entre las mquinas o puestos de trabajo
Pensar en establecer trayectos ms cortos, evitando los cruces.
Reservar zonas bien alumbradas para los trabajos permanentes y delicados.
No olvidar la existencia de elementos fijos propios del local para el diseo (escaleras, columnas, etc.)
Respetar las prescripciones legales de higiene y seguridad.
Separar correctamente los alimentos y bebidas del resto de mercancas, sobre todo de los qumicos.
Si se piensa en ampliar el rea de almacn, hallar una relacin entre costo propio de la nueva instalacin
y su incidencia sobre el costo de produccin.

Organizacin del espacio dedicado a almacenaje
Como introducamos en la unidad anterior, en el almacn se guardan o custodian los bienes desde su
adquisicin a los proveedores hasta su uso o venta y nos debe asegurar una buena conservacin y proteccin,
su fcil y segura identificacin, su rpido manejo y el mximo aprovechamiento del espacio.
Para organizar el espacio dentro del almacn no debemos olvidar las funciones que haremos en l:
Recepcin de mercancas
Identificacin y codificacin
Almacenamiento ordenado
Preparacin de pedidos de otras reas para uso o venta de mercancas y
Despacho de mercancas
La organizacin del espacio depender de nuestras posibilidades, de la forma, tamao y distribucin de
nuestro establecimiento,... Seguiremos las normas bsicas de seguridad e higiene tanto en lo que respecta a:
separar los diferentes tipos de mercancas, organizar las entradas y salidas, mantenerlo en un estado limpio
y ordenado, garantizar su seguridad,... Deben poderse cumplir los cuatro principios que mencionbamos
antes.
Normalmente se distinguen:
Zona de carga y descarga: Deber tener acceso directo a la calle, o en su defecto zonas de entrada lo
suficientemente anchas para poder recorrerlo con carretillas.
Zona de registro y entrada: Zona ubicada lo ms prxima posible a la zona de carga y descarga, para el
almacenaje provisional y la retirada de cascos o cajas vacas.
Zona de Almacenaje: Con estanteras o cajas apilables, segn los tipos de producto.
Zona de Cmaras de refrigeracin: Para el mantenimiento de alimentos y bebidas que necesitan especial
temperatura para su correcta conservacin.
Zona de despacho: ubicada lo ms cerca posible del lugar donde se usan o exponen las mercancas,
para disminuir en lo posible roturas o prdidas en el movimiento de mercancas.
Limpieza y desinfeccin de almacenes
Ya mencionamos la seguridad e higiene como un principio fundamental para la gestin de almacenes. El

orden y la limpieza son claves. Algunas recomendaciones importantes:
Las bodegas deben barrerse diariamente, se debe establecer los mtodos necesarios para el lavado y
fregado de los pisos, estantes y ventanas peridicamente.
Las puertas, paredes, ventanas y techos se ensucian con el trabajo diario por lo que deben lavarse o
retocarse con pintura cada determinado tiempo.
Las paredes no deben utilizarse para colgar alambre, sogas, trapos de limpieza, ropa, etc.
Las tablillas, letreros, etc., que no sea necesario deben ser retirados.

Las mesas o mostradores deben mantenerse libres de obstculos, adems de limpiarlos peridicamente.
No deben colgarse de los estantes ropas, trapos, bolsas, sacos, etc.
Los desperdicios y basuras deben depositarse en los cestos o barriles, fuera de la zona de
almacenamiento
Efectuar peridicamente limpieza del alumbrado, alambres, bombillos, etc.
Desechar materiales deteriorados o inservibles, previa inspeccin tcnica e informando a la administracin
para su baja de la contabilidad
Mantener limpias las instalaciones sanitarias.
Los utensilios de limpieza deben guardarse en un solo lugar, separado de alimentos y bebidas
Todos los dispositivos contra incendios deben limpiarse, pulirse o pintarse peridicamente.
Mantener las esquinas o rincones limpios.
Los pasillos deben mantenerse limpios y despejados.
Debe fumigarse peridicamente contra insectos y roedores.
(ESTUDIO) Rena (si ya los tiene) o disee (si no los tiene aun) los formatos de: vale de pedido a almacn
y ficha de registro de mercancas para su establecimiento. Explique en una hoja quien se responsabiliza del
almacn en su negocio y quienes y cmo se utilizan los vales de pedido en su funcionamiento diario habitual.
Organizar los espacios de almacenaje
En una hoja, dibujen a manera de borrador, las instalaciones del negocio tal y como son en este momento,
donde queden bien claras:
la/s rea/s de almacenaje de mercancas
El lugar habitual de trabajo de cada persona
El/los acceso/s a la calle
los recorridos habituales de los trabajadores que utilizan esas mercancas
los recorridos habituales de los clientes
Discutan diferentes posibilidades para mejorar (sin obras o remodelaciones importantes) la distribucin de
los espacios y las reas de paso de clientes y trabajadores.

Incorporando las propuestas que consideren tiles y posibles (sin gastos adicionales), dibujen en limpio en
la cartulina, con diferentes colores, todos los detalles del punto a).
Cuando todas las mesas hayan terminado el ejercicio, expongan al pleno los dibujos de las cartulinas,
sealando las mejoras incorporadas tras la reflexin (si las hay).
A partir de los diferentes dibujos, discutan entre todos las dificultades comunes que se enfrentan en los
negocios en relacin al aprovisionamiento y almacenaje de mercancas.
Organizar la mercanca dentro del almacn

a) En una hoja en blanco (o varias si existen diferentes zonas de almacenaje), dibujen en detalle el espacio
del almacn, con sus diferentes estantes, armarios, cmaras, pasillos, elementos fijos de estructura,
puertas y ventanas.
b) Con ayuda de las fichas de stocks, organicen la distribucin adecuada de las mercancas en el espacio
disponible, teniendo en cuenta las recomendaciones que se han venido dando en el manual y el tipo y
cantidades de productos y materiales que maneja el negocio.

c) Discutan (o reflexione, si no trabaja en pareja) sobre si la distribucin actual podra mejorarse para
facilitar el acceso y la conservacin de las mercancas.
d) En una (o dos) cartulinas, pasen a limpio los dibujos, detallando la ubicacin de cada tipo de stock.
Cuando todas las mesas terminen, expongan al pleno sus dibujos, explicando de manera razonada por qu
cada mercanca est en ese lugar y no en otro. Si el trabajo de otra mesa le proporciona nuevas ideas para su
negocio, no duden en incorporarlas a su trabajo.
Etiquetado y envasado
El empaque de artculos, incluyendo el envasado y marcacin (o etiquetado), constituye un elemento

esencial para la conservacin y proteccin de los mismos.
Un empaque deficiente o inadecuado es costoso, aumenta los desperdicios, ocasionan gastos adicionales de
reemplazo o reparacin de los artculos daados, aadindose, a todo esto, la inevitable prdida de tiempo.
Empacar quiere decir preparar un artculo para ser almacenado o transportado. El empaque comprende
el flete, cuando sea necesario, la envoltura, el amortiguamiento, el amarre, la colocacin en el envase de
embarque y la marcacin. Todas estas operaciones van destinadas a proteger los artculos contra daos,
prevenir perdidas o averas, a facilitar su manejo e identificacin.
Los artculos que se adquieran deben ser comprados con envase y de preferencia con empaque uniforme,
debidamente marcados e identificados. Esta prctica nos facilitar las operaciones de empaque y marcacin
interna en nuestro almacn.
Para realizar un buen empaque o envasado tendremos en cuenta:

Eleccin del envase y/o material de empaque.
Empleo del mtodo de empaque ms adecuado

Consideracin del tiempo o duracin del almacenamiento o del transporte
Conocimiento de las prcticas observadas en las maniobras de carga y descarga.
Previsin de las condiciones climatolgicas en las que se almacena o viaja el artculo.
Conocimiento de las caractersticas fsicas del artculo.
Para su identificacin o etiquetado es importante:
Que tenga relacin con su ubicacin en el almacn
Que seale su vida til: fecha de recepcin, de caducidad, de envasado,...
Que la etiqueta resista las condiciones de almacenaje o transporte (que no se borre o se dae
fcilmente)
Si el etiquetado es para la venta, que cumpla con los requisitos oficiales de sanidad y comerciales
(ingredientes, lugar de origen, ...)
(MURAL) Renanse en grupos de 3 a 5 personas con negocios semejantes (misma actividad). Discutan las
dificultades que tienen en sus negocios para cumplir estas normas bsicas de almacenaje y posibles soluciones
(20 minutos). En cada mesa, dibujen en una cartulina dos columnas: una con dificultades y otra con posibles
soluciones (10 minutos).

Despus expongan sus conclusiones al pleno, con la moderacin del/ de la docente.
Realizar inventario fsico y cotejar con contabilidad
a) Imaginen que deben organizar la realizacin del inventario fsico de todas las mercancas en existencias.
Utilizando las hojas que les resulten necesarias, definan el proceso a seguir, detallando:
El da o momento ms conveniente para realizarlo
las personas encargadas de hacerlo
El orden que seguirn para el conteo
Las bases de datos que utilizarn como referencia
El formato en que presentarn la informacin encontrada
Cualquier otro detalle que, por la naturaleza del negocio en concreto, consideren importante sealar
A quin reportarn la informacin una vez realizado el inventario fsico
b) Reflexionen sobre la posibilidad de aprovechar el inventario fsico para hacer una limpieza en profundidad
de almacn y cmo habra que organizarlo.
Cuando todas las mesas hayan terminado, expongan al pleno el procedimiento diseado, comentando los
detalles que consideren ms importantes. De nuevo, si el trabajo de otra mesa le proporciona nuevas ideas
para su negocio, no duden en incorporarlas a su procedimiento.
Establecer procedimientos de gestin y control y sus responsables
a) Reflexione sobre las personas que, en su negocio, manipulan las mercancas, hacen los pedidos de
compra, los pedidos a almacn, quienes tienen acceso al/a las zonas de almacenaje, quien lleva el control
administrativo-contable de las existencias,...
b) Defina quien es (o debera ser) la persona ms apropiada para ser responsable del almacn. Defina las
relaciones del/de la responsable con el resto del equipo de trabajo respecto del movimiento de mercancas.

c) Redacte de manera sencilla y concreta las normas y procedimientos que deberan llevarse en el negocio,
detallando:
Normas y procedimientos para la realizacin de pedidos a proveedores
Normas y procedimientos para la recepcin de pedidos
Normas y procedimientos para la identificacin y ubicacin de las mercancas, diferenciando cada tipo de
mercadera
Normas y procedimientos para solicitar pedidos al almacn
Normas y procedimientos para entregar los pedidos
Normas y procedimientos para tratar las devoluciones (internas y a proveedores)
Normas y procedimientos para mantener las condiciones de higiene y seguridad adecuadas de manera
permanente
Las tareas y responsabilidades del/de la responsable de almacn
d) Liste los formatos que, en consecuencia, su negocio debe tener para un correcto control del almacenaje
y de los movimientos de mercancas, tanto desde los proveedores al negocio, como dentro del negocio, como
del negocio a los clientes

La/el docente supervisar los trabajos a medida que se vayan realizando y elegir tres o cuatro mesas (las
que hayan trabajado mejor) para que expongan en detalle las normas y procedimientos diseados.
Disear formatos para movimientos y controles
a) Apoyndose en el listado de formatos y con las posibles ideas que le puedan haber dado el trabajo de
las otras mesas, disee los formatos necesarios para su negocio (si ya dispone de alguno en su negocio que
cumpla los requisitos, no necesita cambiarlo).
b) Dibjenlos en una cartulina o en formato digital (si esto es posible).
Expngalos al pleno y discutan entre todos la idoneidad de los modelos diseados.
Comunicar al personal normas y procedimientos
Por ltimo, reflexionen en el pleno sobre cmo deberan ser comunicadas estas normas, procedimientos y
formatos al resto del personal de trabaja en su negocio para que fueran aplicadas de manera correcta. Y sobre
los cambios que supondran estas normas en la operacin de su negocio.

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Abastecimiento de Almacn

Recepcin, almacenamiento y Control de

Compilacin y Adecuacin de Contenido:

Se permite la reproduccin total o parcial de la presente obra,

El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se provee a una empresa de

Un correcto abastecimiento de productos y materiales en la empresa permite disponer de:

2 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 3

Si no llevamos un inventario ordenado de nuestros bienes es muy probable

Realizar compra ineficientes (a destiempo o ms caras)

Principios bsicos para el abastecimiento y almacenaje de productos y materiales

Consideraremos cuatro principios bsicos:

4 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 5

El mantenimiento de las edificaciones, equipos, estanteras y utensilios de una bodega o almacn, es

Revisin del funcionamiento de los equipos con la periodicidad requerida.

6 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

El movimiento de productos y materiales

PARA ESTUDIAR Organizar las

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 7

Organizacin del espacio dedicado a almacenaje

8 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 9

desperdicios orgnicos o qumicos.

Si los locales son demasiados amplios, no utilizar toda el rea disponible

La entrada y salida de productos y materiales al almacn: procedimientos y formatos

10 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Para su utilizacin en la empresa: gestin de Pedidos

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 11

Pedidos de Suministro a Almacen.

Cantidad Unidades Descripcion Cantidad OK Observaciones

Pedido Por: VoBo: Despachado Por: Recibido:

12 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Clase Entregada Entregada

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 13

Los pasos para elaborar una lista de faltantes son:

Cdigo Cantidad U/M Descripcin Proveedor

001 05 Galones Enviro Terra, envase tamao Kem de

Elaborado por:_________________Revisado por:_________________

Compra y devolucin a proveedores

14 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Ejemplo de Tarjeta Kardex.

En todo proceso de almacenamiento, la funcin de recepcin juega un papel importante. Un efectivo y

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 15

Al recibir los gneros, el responsable de almacn realiza los pasos siguientes:

16 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

La organizacin de mercancas dentro del almacn

Ubicacin y mantenimiento de la mercanca

Consideraciones Generales para ordenar cualquier tipo de mercanca:

control de Materiales e Insumos

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 1

Normalmente se reciben productos que se mantienen a:

A temperatura ambiente se pueden mantener y almacenar conservas, productos secos, determinadas

A temperatura fresca se conservan vinos, algunas frutas, ciertos embutidos.

El fro negativo es necesario para congelar los alimentos.

Manteniendo la temperatura correcta

2 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

control de Materiales e Insumos

Aprovisionamiento y control de productos y materiales 3

Limpieza y desinfeccin de almacenes

Ya mencionamos la seguridad e higiene como un principio fundamental para la gestin de almacenes. El

4 Aprovisionamiento y control de productos y materiales

Organizar los espacios de almacenaje

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