INSTITUTO NACIONAL TECNOLGICO

DIRECCIN GENERAL DE FORMACIN PROFESIONAL

DIRECCIN TCNICA DOCENTE
DEPARTAMENTO DE CURRCULUM

MANUAL DEL PROTAGONISTA

EXCEL AVANZADO

ABRIL 2015
TABLA DE CONTENIDO

Funciones de base de datos............................................................................................................4

Asistente de Base de datos.............................................................................................................6
Funcin Buscar................................................................................................................................7
Funcin BuscarV.............................................................................................................................9
Buscar H:........................................................................................................................................11
Listas Desplegables.......................................................................................................................12
Listas desplegables dependientes...........................................................................................13
Cmo actualizar una lista desplegable en Excel....................................................................15
Crear frmula para detectar rango..........................................................................................15
Crear la lista desplegable en Excel..........................................................................................16
Informe de tablas y graficos dinamicos......................................................................................19
Funcionamiento de las tablas dinmicas................................................................................19
Cmo crear una tabla dinmica...............................................................................................22
Crear una tabla dinmica en Excel 2010.................................................................................22
Partes de una tabla dinmica...................................................................................................26
Dar formato a una tabla dinmica...........................................................................................27
Formato de valores en una tabla dinmica............................................................................28
Filtrar una tabla dinmica........................................................................................................30
Segmentacin de datos en tablas dinmicas..........................................................................31
Modificar campos de una tabla dinmica..............................................................................33
Quitar un campo de una tabla dinmica................................................................................33
Mover un campo de una tabla dinmica................................................................................33
Nuevo campo en una tabla dinmica.....................................................................................34
Consolidar datos en Excel con tablas dinmicas...................................................................34
Datos a consolidar en Excel......................................................................................................34
Campos calculados....................................................................................................................37
Crear un grfico dinmico........................................................................................................39
Mover un grfico dinmico......................................................................................................41
Mover un grfico dinmico a otra hoja...................................................................................41
Modificar el estilo de un grfico dinmico.............................................................................42
Cambiar origen de datos de una tabla dinmica...................................................................42
Subtotales.......................................................................................................................................43
Subtotales anidados..................................................................................................................45
Consolidar Hojas de Trabajo........................................................................................................47 2014

INTAE-MOR
.
.
Funciones de base de datos
Las funciones de base de datos en Excel facilitan nuestro trabajo con informacin que
est organizada como una bases de datos, es decir, que se encuentra en un rango de celdas
donde la primera fila tiene los ttulos de cada columna. Estas fuciones nos permiten contar,
sumar, multiplicar los valores de una columna que cumplen con los criterios especificados e
inclusive podremos extraer un registro que cumpla con ciertas condiciones.

FUNCIN DESCRIPCIN
BDCONTAR Cuenta las celdas que contienen nmeros en el campo (columna)
de registros de la base de datos que cumplen las condiciones
especificadas.
BDCONTARA Cuenta el nmero de celdas que no estn en blanco en el campo
(columna) de los registros de la base de datos que cumplen las
condiciones especificadas.
BDMAX Devuelve el nmero mximo en el campo (columna) de registros
de la base de datos que coinciden con las condiciones
especificadas.
BDMIN Devuelve el nmero menor del campo (columna) de registros de
la base de datos que coincide con las condiciones especificadas.
BDPRODUCTO Multiplica los valores del campo (columna) de registros en la
base de datos que coinciden con las condiciones especificadas.
BDPROMEDIO Obtiene el promedio de los valores de una columna, lista o base
de datos que cumplen las condiciones especificadas.

.
BDSUMA Suma los nmeros en el campo (columna) de los registros que
coinciden con las condiciones especificadas.
Nota: Consulta la sintaxis de cada funcin haciendo clic sobre su nombre.

Sintaxis:
BDFuncin (base_de_datos; nombre_de_campo; criterio

Procedimiento

1. Escribir el criterio en cualquier lugar de la hoja

2. Insertar funcin
3. En categora, seleccionar Base de datos
4. Seleccionar bdcontar, bdpromedio,bdmax, bdmin o bdsuma
5. Seleccionar el rango de inicio y fin de la base de datos en Base de datos
6. Seleccionar el nombre del campo sobre el cual se efectuaran los clculos
Nombre_del_campo
7. Seleccionar el rango donde escribi el Criterio
A B C D E F

.
Asistente de Base de datos

Ejercicios1: Base de datos

1. Contar las propiedades cuyo valor sea mayor de

50000
2. Mostrar el promedio del valor de las
propiedades de la ciudad de Managua
3. Mostrar el valor de la propiedad de Masaya con
el precio ms bajo
4. Visualizar el valor promedio de las propiedades
de Len y Masaya
5. Totalizar el valor de las propiedades que tipo
sean casa y estn ubicadas en el Dpto. de Len

.
Funcin Buscar
Devuelve un valor procedente de un rango de una fila o columna o de una matriz.
La funcin BUSCAR tiene dos formas de sintaxis: vectorial y matricial. La forma
vectorial de BUSCAR busca en un rango de una fila o de una columna un valor
(vector) y devuelve un valor desde la misma posicin en un segundo rango de una
fila o de una columna.

La forma matricial de BUSCAR (la que estudiaremos), busca el valor especificado

en la primera fila o en la primera columna de la matriz y devuelve un valor desde
la misma posicin en la ltima fila o columna de la matriz.
Sintaxis:
Buscar (Valor_bscado; Matrz)
Ejemplo: Una empresa dedicada la distribucin y venta de bebidas refrescantes, ha
decidido (como mtodo de promocin y va de investigacin de mercado) premiar
a aquellos consumidores que poseen etiquetas de los refrescos de dos litros.
Al cabo de un mes de elabora la lista de los primeros ganadores, incluyendo los
puntos obtenidos por cada uno. En la 3ra. Columna deber aparecer el premio que
corresponda a cada ganador:

Se trata de confeccionar dicha lista de modo que el premio conseguido por cada
ganador aparezca automticamente en la 3ra columna solo con introducir el
nmero de puntos obtenidos.

Transcriba los datos de la tabla.

.
Pasos para aplicar la funcin Buscar.
1. Seleccione insertar funcin.
2. En categoras busque funciones de bsqueda y
referencias.
3. Selecciones la funcin buscar.
4. Se abre un cuadro de dialogo en donde debe
seleccionar la opcin valor_buscado,
matrz.
5. Seleccionemos cada uno de los rangos
y presionemos F4 para fijar la funcin.
6. Haga clic en aceptar.

Tambin puede
hacerlo desde la celda
escribiendo la funcin:
Aplicar la funcin
buscar en la columna
C, en la celda 10,
seleccionemos el valor
buscado que es el rango de celdas B10:B15, luego seleccionemos la matriz que en
este caso es el rango de celdas A2:B6.

.
Funcin BuscarV
Esta funcin se utiliza cuando son ms de dos columnas. Use BUSCARV cuando
los valores de comparacin se encuentren en una columna a la izquierda o de los
datos que desee encontrar.

Sintaxis:
Buscar V (Valor_buscado; matriz_buscar_en; Indicador; ordenado)

Dnde:
Valor buscado: es lo el rango que deseamos encontrar en base a la tabla matriz.
Matrz_buscar_en: Es el rango de celdas que contiene los datos. Puede usar una
referencia a un rango (por ejemplo, A2:D8) o un nombre de rango.

Los valores de la primera columna de matriz_buscar_en son los valores que

busca valor_buscado.

Indicador: Es un nmero de columna del argumento matriz _ buscar en desde la

cual debe devolverse el valor coincidente. Si el argumento indicador_columnas es
igual a 1, la funcin devuelve el valor de la primera columna del
argumento matriz_buscar en.

Ordenado: Es un valor lgico que especifica si BUSCARV va a buscar una

coincidencia exacta o aproximada:

1. Si omite ordenado o es VERDADERO, devolver una coincidencia exacta o

aproximada. Si no encuentra ninguna coincidencia exacta, devolver el
siguiente valor ms alto inferior a valor_buscado.
2. Si el argumento ordenado es FALSO, BUSCARV solo buscar una
coincidencia exacta. Si hay dos o ms valores en la primera columna
de matriz_buscar_en que coinciden con el argumento valor_buscado, se
usar el primer valor encontrado. Si no se encuentra una coincidencia
exacta, se devolver el valor de error #N/A.

Ejemplo.

.
 1. Transcrbalos siguientes datos.

2. Seleccionamos el rango B10_B15, luego la matriz que es el rango de celdas

A2:D6, y luego seleccionamos el indicador que en este caso es 3, por que
deseamos ingresar los premios 2 y como estos son la columna 3 entonces
nuestro indicador es 3 y por ultimo ingresamos ordenado Falso.

Nota: Tambien puede utilizar el asisente de funciones en categoras, bsqueda y

referenciar, funcin buscar V y seguir las instrucciones del asistente.

.
Buscar H:
Busca un valor en la fila superior de una tabla o una matriz de valores y, a
continuacin, devuelve un valor en la misma columna de una fila especificada en
la tabla o matriz. Use BUSCARH cuando los valores de comparacin se encuentren
en una fila en la parte superior de una tabla de datos y desee encontrar
informacin que se encuentre dentro de un nmero especificado de filas.
Sintaxis
BUSCARH (valor_buscado; matriz_buscar_en; indicador_filas; ordenado)
Dnde:

Valor_buscado es el valor que se busca en la primera fila de la tabla.

Valor_buscado puede ser un valor, una referencia o una cadena de texto.
Matriz_buscar_en es una tabla de informacin en la que se buscan los datos.
Utilice una referencia a un rango o el nombre de un rango.

Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe

devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en;

Indicador_filas es el nmero de fila en matriz_buscar_en desde el cual debe

devolverse el valor coincidente. Si indicador_filas es 1, devuelve el valor de la
primera fila en matriz_buscar_en;
Ejemplo:
1. Transcriba los siguientes datos.

2. Seleccionemos toda la tabla y copies dicha tabla.

3. Abrimos una nueva hoja de clculo y en grupo
portapapeles busquemos las opciones del comando pegar
selecciones la opcin transponer.
4. Una vez copiado los datos observe el resultado.

.
 5. Nos ubicamos en la hoja donde tenemos los resultados de ganadores
seleccionemos la celda C3 para crear la funcin.
a. Dnde:
Valor buscado es la celda B2.
Matriz es toda la tabla de pegado especial.
Indicador es el nmero de celda de la fila que deseo encontrar es
este caso es 3.
Ordenado es verdadero porque es un valor aproximado.

Listas Desplegables.
Existen dos formas de realizar esto. Una es haciendo referencia a travs de Rangos
de celdas o realizarlo utilizando un Nombre de Rango que haga referencia a un
rango de celdas.

1. Cree la lista datos o valores que desea desplegar. Esta puede ser del tipo de dato
que usted desee en el orden que desee.

La lista puede estar en la misma hoja o

en otra.

2. Luego de tener preparada la lista,

seleccione la celda en la cual quiere que
se despliegue la lista.

3. Ahora, vaya Datos,haga click en

Validacin de Datos
4. En la lista de permitir seleccione Lista

5. En el Origen, seleccione los datos que quiere que contenga la lista, (ver imagen)

6. Aceptar.

Si desea crear una lista desplegable con

nombres de rangos, cree previamente el nombre
de rango y luego haga referencia en el origen de
la ventana validacin de datos.

Listas desplegables dependientes

En muchas ocasiones podemos necesitar
generar listas desplegables, por medio de la

.
herramienta de validacin de datos, dependientes entre si, es decir, que en funcin
de lo que seleccione en la primera lista se me habiliten unas u otras opciones en la
segunda lista. Como siempre la solucin es bastante sencilla. Supongamos que
tenemos tres productos, a saber, Coca-Cola, Fanta y Powerade y que cada uno de
ellos tiene las opciones que se muestran en la tabla:

Necesitamos que cuando seleccionemos el producto deseado en la celda C3 en C6

aparezcan los subproductos correspondientes al producto seleccionado. Para ello
hacemos lo siguiente:
1. Seleccionamos el rango B12:B15 y vamos al men Insertar/Nombre/Crear. Por
defecto nos pregunta si los nombres estn en la fila superior de la seleccin y, como
as es, aceptamos.
2. Seleccionamos el rango B17:D21 y vamos al men Insertar/Nombre/Crear. Por
defecto nos pregunta si los nombres estn en la fila superior y en la columna
izquierda, ya que en esta ocasin se encuentra con texto en ambas zonas. Dejamos
marcada slo la opcin de Fila Superior, que es donde se encuentran los nombres
que utilizaremos.
3. Nos situamos en la celda C3 y vamos al men Datos/Validacin de datos. Le
indicamos permitir Lista y en Origen escribimos =Producto (que es el nombre del
rango que tiene los productos que compondrn nuestra lista). Aceptamos.

4. Nos situamos en la celda C6 y vamos al men Datos/Validacin de datos. Le

indicamos permitir Lista y en Origen escribimos =INDIRECTO(C3) y aceptamos.

.
De esta manera convertimos el nombre del producto seleccionado en C3 en el
rango que debe mostrar en C6, ya que los nombres de los rangos de los
subproductos coinciden con los nombres de los productos. INDIRECTO convierte
esta relacin y nos muestra la lista correcta en C6.

Cmo actualizar una lista desplegable en Excel

Para actualizar una lista desplegable en Excel podemos utilizar frmulas que nos
ayudarn a detectar cualquier cambio en el rango sobre el cual se basa nuestra lista
desplegable y por lo tanto se actualizarn automticamente sus elementos.

.
Supongamos la siguiente lista de productos que ser incluida dentro de un control
de lista desplegable:

Crear frmula para detectar rango

El primer paso es crear una frmula que identificar el rango donde se encuentran
las celdas que contienen los elementos de nuestra lista. Para ello utilizar la
funcin DESREF la cual devuelve como resultado una referencia a un rango de
celdas en base a ciertos parmetros de configuracin. Comenzar por escribir la
frmula de la siguiente manera:

DESREF(A2,

El primer argumento de la funcin DESREF indica la celda donde iniciar el rango

de los elementos de la lista. Los siguientes dos argumentos de la funcin DESREF
permiten especificar el nmero de celdas que deseamos movernos a partir de la
celda inicial. Ya que no deseo tener un desfasamiento de la celda A2 escribimos
la frmula de la siguiente manera:

DESREF(A2, 0, 0,

El cuarto argumento de la funcin DESREF nos permite indicar el alto del rango y
por lo tanto es importante utilizar una funcin que nos indique el nmero
adecuado de elementos de la columna A. Para esto utilizar la funcin CONTARA
que cuenta el nmero de celdas no vacas dentro de un rango. Observa con
detenimiento la manera en que utilizo la funcin CONTARA como el cuarto
argumento de la funcin DESREF:

DESREF(A2, 0, 0, CONTARA(A:A) - 1)

La funcin CONTARA tiene el argumento A:A que indica que debe tomar en
cuenta toda la columna A. De acuerdo a nuestro ejemplo, la columna A tiene 4
celdas no vacas que incluyen el ttulo, por esta razn debo restar uno al resultado

.
de la funcin CONTARA para que me devuelva el nmero real de elementos en la
columna.

De esta manera la funcin DESREF nos ayuda a obtener el rango de celdas que
contienen los elementos que formarn parte de nuestra lista desplegable en Excel.
Este rango es totalmente dinmico ya que si agregamos un nuevo elemento o
eliminamos alguno otro se devolver el rango de elementos adecuado.

Crear la lista desplegable en Excel

Ahora que ya tenemos la frmula que nos devolver el rango de celdas adecuado
podemos iniciar con la creacin de la lista desplegable. Selecciona el comando
Datos > Herramientas de datos > Validacin de datos. Se mostrar el cuadro de
dilogo Validacin de datos y en la pestaa Configuracin selecciona la opcin

Lista y en el cuadro de texto origen pega la frmula que acabamos de construir en

los pasos anteriores:

Al pulsar el botn Aceptar se habr creado una nueva lista desplegable en Excel
cuyos elementos son los enlistados en la columna A:

.
Actualizar la lista desplegable en Excel

Para actualizar los valores de la lista desplegable ser suficiente con agregar un
nuevo elemento en la columna A para que sea incluido automticamente dentro de
la lista desplegable.

Lo mismo suceder si eliminamos algn elemento de la columna A ya que ser

excluido de la lista desplegable. La nica condicin es que todos los valores de la
columna A sean contiguos, es decir, que no existan celdas en blanco entre ellos.

.
Informe de tablas y graficos dinamicos
Una tabla dinmica es una de las herramientas ms poderosas de Excel, pero
tambin es una de las caractersticas que ms usuarios de Excel se sienten
intimidados a utilizar. Si eres uno de ellos te ests perdiendo de utilizar una gran
herramienta de Excel.

Las tablas dinmicas te permiten resumir y analizar fcilmente grandes cantidades

de informacin con tan slo arrastrar y soltar las diferentes columnas que formarn
el reporte.

Funcionamiento de las tablas dinmicas

Las tablas dinmicas en Excel permiten agrupar datos en una gran cantidad de
maneras diferentes para poder obtener la informacin que necesitamos. En esta
ocasin explicar el funcionamiento bsico de una tabla dinmica.

Supongamos que tienes una tabla de datos que contiene mucha informacin sobre
las ventas de la compaa entre las cuales se encuentra una columna con los
productos de la empresa, tambin la ciudad donde se vende y las ventas
correspondientes para cada ciudad.

Me han solicitado un reporte con el total de ventas por ciudad y el total de ventas
por producto. As que lo que necesitas hacer es sumar las ventas para cada ciudad
y sumar las ventas de cada producto para obtener el reporte. En lugar de utilizar
frmulas podemos utilizar una tabla dinmica para obtener el resultado deseado.
Una tabla dinmica nos permite hacer una comparacin entre diferentes columnas
de una tabla. Puedes imaginarte una tabla dinmica de la siguiente manera:

.
Lo primero que debemos hacer es especificar los campos de nuestra tabla de datos
que vamos a comparar. Elegimos las ciudades como las filas de nuestra tabla
dinmica:

Excel tomar todos los valores de ciudades de nuestra tabla de datos y los
agrupar en la tabla dinmica, es decir, colocar los valores nicos de la columna
de datos eliminando las repeticiones. Ahora hacemos lo mismo para especificar las
columnas de la tabla dinmica.

.
Finalmente elegimos una columna de valores numricos que sern calculados y
resumidos en la tabla dinmica:

As tendrs un reporte que compara las ciudades y los productos y para cada
combinacin obtendrs el total de ventas. Lo ms importante que quiero
transmitir con este artculo es que las tablas dinmicas te permiten elegir entre
todas las columnas de una tabla de datos y hacer comparaciones entre ellas para
poder realizar un buen anlisis de la informacin.

.
Cmo crear una tabla dinmica
Las tablas dinmicas en Excel reciben su nombre por su capacidad de cambiar
dinmicamente la informacin agrupada con tan solo rotar las columnas o filas de
la tabla. En esta ocasin veremos un ejemplo claro de cmo crearlas.

Crear una tabla dinmica en Excel 2010

Haz clic sobre cualquier celda de la tabla de datos que se desea considerar en la
nueva tabla dinmica.

.
Ahora selecciona el comando Tabla dinmica que se encuentra dentro del grupo
Tablas de la ficha Insertar.

Se mostrar el cuadro de dilogo Crear tabla dinmica. Si es necesario podrs

ajustar el rango de datos que se considerar en la tabla dinmica.

.
En este mismo cuadro de dilogo se puede elegir si se desea colocar la tabla
dinmica en una nueva hoja de Excel o en una ya existente. Haz clic en el botn
Aceptar y se crear la nueva tabla dinmica.

.
Excel agregar en la parte izquierda del libro la tabla dinmica y en la parte
derecha la lista de campos. Esta lista de campos est dividida en dos secciones,
primero la lista de todos los campos de los cuales podremos elegir y por debajo
una zona a donde arrastraremos los campos que darn forma al reporte ya sea
como columna, fila, valor o como un filtro.

Para completar la tabla dinmica debemos arrastrar los campos al rea

correspondiente. Siguiendo el ejemplo propuesto del artculo anterior, colocar
como columna el campo Producto y como fila al campo Ciudad. Finalmente como
valores colocar el campo Ventas.

.
De manera predeterminada Excel aplica la funcn SUMA a los valores y la tabla
dinmica que resulta despus de hacer esta configuracin es la siguiente:

Utilizando una tabla dinmica fue posible crear un reporte de una manera fcil y
sin la necesidad de utilizar frmulas. Pronto veremos cmo se pueden elaborar
tablas dinmicas ms complejas que permitirn realizar un anlisis profundo de la
informacin.

Partes de una tabla dinmica

Una vez que has aprendido cmo crear una tabla dinmica en Excel es conveniente
detenerse un momento para conocer las partes que la componen y comprender el
funcionamiento de cada una de ellas.

Partes de una tabla dinmica en Excel

Justo cuando se ha creado una tabla dinmica se muestra en la parte derecha de la

hoja la lista de campos disponibles y por debajo las reas donde podemos arrastrar
dichos campos. Estas reas denotan cada una de las partes de una tabla dinmica.

.
 Filtro de informe. Los campos que coloques en esta rea crearn filtros para
la tabla dinmica a travs de los cuales podrs restringir la informacin que
ves en pantalla. Estos filtros son adicionales a los que se pueden hacer entre
las columnas y filas especificadas.

Etiquetas de columna. Esta rea contiene los campos que se mostrarn como
columnas de la tabla dinmica.

Etiquetas de fila. Contiene los campos que determinan las filas de la tabla
dinmica.

Valores. Son los campos que se colocarn como las celdas de la tabla
dinmica y que sern totalizados para cada columna y fila.

Una vez especificados los campos para cada una de las reas, la tabla dinmica
cobra vida. Puedes tener una tabla dinmica funcional con tan solo especificar las
columnas, filas y valores. Los filtros son solamente una herramienta para mejorar
el anlisis sobre los datos de la tabla dinmica.

Dar formato a una

tabla dinmica
Una vez que has
creado una tabla
dinmica, Excel
permite aplicarle
formato fcilmente
como si fuera una
tabla de datos. La ficha Diseo incluye comandos especiales para aplicar formato a
una tabla dinmica.

.
La ficha Diseo es una ficha contextual, por lo que debers seleccionar la tabla
dinmica para que se muestre.

Formato de valores en una tabla dinmica

En esta ocasin te mostrar cmo dar formato rpidamente a los valores agrupados
de una tabla dinmica de manera de puedan tener el formato de nmero
adecuado. Solamente sigue los siguientes pasos:

Supongamos la siguiente tabla dinmica:

Para dar formato a los valores numricos

debes hacer clic sobre el campo
correspondiente dentro del rea Valores.

Del men mostrado debes seleccionar la

opcin Configuracin de campo de valor.

Se mostrar el cuadro de dilogo.

Configuracin de campo de valor.

.
Debes hacer clic en el botn Formato de nmero y se mostrar el cuadro de dilogo
Formato de celdas donde podrs seleccionar el formato deseado:

Despus de hacer la seleccin adecuada acepta los cambios y de inmediato se

aplicar el nuevo formato a todos los valores de la tabla dinmica:

.
Filtrar una tabla dinmica
Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla
dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el
reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de las opciones del filtro, la informacin ser resumida y

solamente mostrar un subconjunto de los datos de la tabla dinmica.
Filtrar una tabla dinmica

Puedes filtrar y ordenar la informacin que se encuentra dentro de una tabla

dinmica utilizando los filtros que Excel coloca de manera predeterminada en el
reporte como Etiquetas de columna y Etiquetas de fila.

Al seleccionar cualquier de
las opciones del filtro, la
informacin ser resumida y
solamente mostrar un
subconjunto de los datos de
la tabla dinmica.

Una vez que se ha aplicado un filtro, Excel reemplaza el icono predeterminado

para indicar que ese campo est siendo actualmente filtrado

.
Para mostrar de nuevo todos los valores de los campos filtrados debes hacer clic en
el botn de filtrado y seleccionar la opcin Borrar filtro de.

De igual manera puedes ordenar

instantneamente los valores de la tabla
dinmica. Solamente haz clic sobre el
botn de Etiquetas de fila o Etiquetas de
columna y elige la opcin Ordenar de A a
Z o la opcin Ordenar de Z a A.

Segmentacin de datos en tablas dinmicas

La segmentacin de datos en tablas dinmicas es una nueva caracterstica de Excel
2010 que permite hacer un filtrado de los datos dentro de una tabla dinmica. De
esta manera puedes filtrar fcilmente la informacin por ms de una columna.

En primer lugar debes hacer clic sobre cualquier celda de la tabla dinmica y
posteriormente en la ficha Opciones y dentro del grupo Ordenar y filtrar debers
hacer clic sobre el comando Insertar Segmentacin de datos.

Excel mostrar el cuadro de dilogo Insertar segmentacin de datos.

.
 En este cuadro debers seleccionar los
campos que deseas utilizar como filtros en
la tabla dinmica y Excel colocar un filtro
para cada campo seleccionado:

Para filtrar la informacin de la tabla

dinmica es suficiente con hacer clic sobre
cualquiera de las opciones del filtro.

Excel ajustar la informacin de la tabla dinmica de

acuerdo a las opciones seleccionadas. Para mostrar de
nuevo toda la informacin puedes hacer clic en el botn
Borrar filtro que se encuentra en la esquina superior
derecha de cada panel.

.
Podrs agregar tantos filtros como campos disponibles tengas en la tabla dinmica,
lo cual te permitir hacer un buen anlisis de la informacin.

Modificar campos de una tabla dinmica

Las tablas dinmicas son muy fciles de manipular y de modificar. Excel permite
cambiar los campos de la tabla de una manera muy sencilla y reestructurar la
informacin con tan solo arrastrar los nuevos campos.

Quitar un campo de una tabla dinmica

Para remover un campo arrstralo fuera del rea donde se encuentra y cuando el
puntero del ratn se convierta en una X suelta el botn del ratn para eliminar el
campo. Otra manera de eliminar el campo es haciendo clic sobre l y seleccionar la
opcin Quitar campo

Mover un campo de una tabla dinmica

Para mover un campo ya existente hacia una nueva ubicacin solamente arrstralo
de un rea a otra o de igual manera selecciona cualquiera de las opciones de men
que permiten mover el campo a cualquiera de las
reas disponibles: Mover al filtro de informe, Mover
a rtulos de fila, Mover a rtulos de columna o
Mover a valores.

Con este mtodo puedes cambiar fcilmente las

columnas por filas y viceversa.

.
Nuevo campo en una tabla dinmica
Finalmente para agregar un nuevo campo puedes arrastrarlo desde la lista de
campos hacia el rea deseada. Tambin puedes marcar la caja de seleccin del
campo lo cual har que sea agregado a alguna de las reas predeterminadas.

Las tablas dinmicas son un elemento

de anlisis de informacin de Excel
muy poderoso y esa fortaleza proviene
de la facilidad que provee para
manipular la informacin de acuerdo a
tus necesidades.

Consolidar datos en Excel con tablas dinmicas

Frecuentemente necesitamos consolidar datos en Excel pero la tcnica que
utilicemos depende mucho del tipo de consolidacin a realizar as como la manera
en como se encuentre las fuentes de datos.

En esta ocasin mostrar la tcnica de consolidacin de datos en Excel con tablas

dinmicas. Este mtodo no solamente consolidar los datos sino que tendrs un
reporte flexible al mismo tiempo sin mayor esfuerzo.

Datos a consolidar en Excel

Para este ejemplo, tengo tres hojas de Excel. Cada una de las hojas tiene las ventas
de los tres vendedores en la empresa en los primeros 2 meses del ao.

.
El reporte que necesito realizar es sobre las ventas del mes de enero y febrero. Para
iniciar debo abrir el Asistente para tablas y grficos dinmicos con el atajo de
teclado ALT+T+B, o bien puedes agregar el botn a la barra de acceso rpido, el
botn se llama Asistente para tablas dinmicas.

Seleccionamos la opcin Rangos de consolidacin mltiples y tambin la opcin

Tabla dinmica. Al pulsar el botn siguiente deber seleccionar la opcin Crear un
solo campo de pgina.

En el siguiente paso debers agregar

los rangos de cada una de las tablas en
las diferentes hojas de Excel:

Finalmente hago clic en Siguiente y en

el ltimo paso selecciono la opcin
Hoja de clculo nueva que significa que

.
Excel crear una nueva hoja en mi libro donde pondr el resultado. A continuacin
puedes ver los datos consolidados:

.
Puedes dar el detalle final a esta tabla dinmica aplicando un formato de nmero a
las celdas.

Campos calculados
Calcular una comisin para cada vendedor, directamente en las tablas dinmicas?

S, se puede.

De hecho ese es el ejemplo que voy a usar para mostrarte cmo se puede agregar
una columna adicional en la tabla dinmica, sin tener que modificar tu base de
datos original.

Imagina que tienes una base de datos en la que tengas

estas dos columnas. Te interesa hacer un reporte por
vendedor con su respectivo monto de ventas.

Si sigues los pasos para crear una tabla dinmica tendrs

como resultado algo parecido a esto:

Pero, necesitas asignar una comisin del 10% a aquellos que lograron un total de
ventas mayor a $3,000

.
Cmo calculamos eso en las tablas dinmicas?
1. Pincha en cualquier celda dentro de tu tabla dinmica.
2. Pincha en la pestaa Opciones.
3. Ahora pincha en el botn Campos, elementos y conjuntos. Luego
selecciona la opcin Campo calculado como te muestro en la imagen:

4. Aparecer un cuadro de dilogo como el de la siguiente imagen, en el que

debes hacer lo siguiente:
Escribe el nombre de la nueva columna
Comisin
- Escribe la frmula que se usar para
calcular la nueva columna
= SI(Ventas > 3000, Ventas * 0.1, 0)
5- Pincha sobre el botn Sumar (3 Vers que
la nueva columna se agreg a la lista de campos disponibles:

Vers que la nueva columna se agreg a la lista de campos disponibles:

Solo debes pinchar sobre el botn Aceptar y vers una nueva columna en tu tabla
dinmica.

.
El resultado ser ste:

Crear un grfico dinmico

Un grfico dinmico es un grfico que est basado en los datos de una tabla
dinmica y que se ajusta automticamente al aplicar cualquier filtro sobre la
informacin. Con este tipo de grfico podrs ayudar en la compresin de los datos
de una tabla dinmica.

Cmo crear un grfico dinmico en Excel

Para crear un grfico dinmico debes hacer

clic sobre cualquier celda de la tabla
dinmica que servir como base del grfico
y posteriormente hacer clic sobre el
comando Grfico dinmico que se
encuentra dentro del grupo Herramientas
de la ficha Opciones.

Se mostrar el cuadro de dilogo Insertar grfico de donde podrs seleccionar el

tipo de grfico que
deseas utilizar.

.
Una vez que has seleccionado el grfico adecuado Excel lo insertar en la hoja de
trabajo. Observa cmo el grfico se modifica al momento de aplicar algn filtro
sobre la tabla dinmica:

De igual manera puedes filtrar la informacin utilizando los botones de filtrado

que aparecen dentro del grfico dinmico:

Para eliminar un grfico dinmico solamente debes seleccionarlo y pulsar la tecla

Suprimir.

.
Mover un grfico dinmico
Es probable que encuentres til el mover un grfico dinmico a su propia hoja de
Excel para poder trabajar con l de manera independiente e inclusive aplicar algn
estilo y formato personalizado.

Mover un grfico dinmico a otra hoja

Para mover un grfico dinmico debes seleccionarlo y posteriormente seleccionar

el comando Mover grfico que se encuentre en el grupo Ubicacin dentro de la
ficha Diseo.

Se mostrar el cuadro de dilogo Mover grfico y podrs seleccionar una nueva

hoja donde ser colocado.

.
Modificar el estilo de un grfico dinmico

Ya sea que muevas el grfico a una nueva hoja de Excel o lo dejes en su ubicacin
original puedes modificar su estilo con los comandos de la ficha Diseo,
Presentacin y Formato:

Dentro de la ficha Diseo encontrars los comandos necesarios para seleccionar un

nuevo estilo del grfico dinmico. Con los comandos de la ficha Presentacin
podrs personalizar an ms el grfico dinmico agregando ttulos, rtulos de eje y
leyendas. Finalmente la ficha Formato permitir refinar los estilos de forma del
grfico creado.

Cambiar origen de datos de una tabla dinmica

Es probable que el origen de datos de una tabla dinmica haya cambiado de

ubicacin y ahora tengas que considerar este cambio en tu tabla dinmica. A
continuacin unos pasos muy sencillos para modificar el origen de los datos.

Haz clic sobre la tabla dinmica y selecciona el comando Cambiar origen de datos
que se encuentra en la ficha Opciones dentro del grupo Datos.

.
Se mostrar el cuadro de dilogo Cambiar origen de datos de tabla dinmica el
cual te permitir ampliar (o reducir) o cambiar el rango de los datos de la tabla
dinmica.

Acepta los cambios y la tabla dinmica reflejar el nuevo rango de datos que has
especificado.

Subtotales

Cuando hablamos de crear un resumen de los datos de una lista, nos referimos a
crear subtotales agrupando los registros por alguno de los campos de la lista.

Un ejemplo sera una tabla de vehculos clasificados por marca y modelo; y

queremos averiguar el costo total de cada marca.

Copie la siguiente tabla y realizaremos un subtotal por marca

.
VEHICULOS
MARCA MODELO AOS COSTO

Ford Fiesta 5 $ 16,000.00

Peugeot 205 2 $ 16,000.00
Ford Fussion 3 $ 17,500.00
Opel Zafirra 4 $ 18,500.00
Opel Vectra 6 $ 17,600.00
Seat Crdoba 8 $ 17,250.00
Peugeot 306 5 $ 16,300.00
Seat Len 3 $ 15,800.00

Pasos para crear subtotal:

1- Ordene la tabla por la columna Marca

mantenga seleccionada la tabla.
2- Haga clic en la pestaa
3- Datos en el grupo Esquema
selecciones el comando Subtotal.
4- Se abre un cuadro de dialogo,
seleccione en para cada cambio
Marca.
5- En usar Funcin: elije la opcin
suma, en agregar subtotal
seleccione la opcin Costo.
6- Aceptar

Este es el resultado:
Subtotales anidados
En este tema se muestra cmo utilizar los subtotales anidados, es decir, insertar
subtotales de grupos ms pequeos, donde, ya existen otros subtotales, puede
utilizar distintas funciones en una misma hoja y con los mismos datos.

En otras palabras es una funcin que contiene otra funcin por lo que se les
denomina anidados. En el ejemplo a continuacin, los subtotales de cada reporte
estn en una lista que ya tiene subtotales para cada regin.

Insertar subtotales anidados

Asegrese de que los datos cuyos subtotales desea calcular estn en el siguiente
formato: cada columna tiene un rtulo en la primera fila, contiene hechos similares
y no hay filas ni columnas en blanco en el rango.

Ordene el rango por varias columnas, ordenando primero por la columna de

subtotales exteriores, despus por la siguiente columna interior de los subtotales
anidados

Transcriba la siguiente tabla.

VENDEDORES

Vendedor Ao Producto Region Ventas

Carlos 2006 Carnes Norte 40000
Luis 2006 Lcteos Norte 25000
Roberto 2007 Bebidas Centro 60000
Carlos 2007 Carnes Centro 35000
Luis 2006 Lcteos Norte 20000
Luis 2007 Bebidas Centro 30000
Roberto 2006 Carnes Centro 60000
Carlos 2007 Lcteos Norte 30000
Carlos 2006 Bebidas Centro 60000
Roberto 2007 Carnes Norte 30000
Roberto 2006 Lcteos Centro 25000
Luis 2007 Bebidas Norte 37000
Carlos 2006 Carnes Centro 90000
Roberto 2006 Lcteos Norte 71000
Roberto 2007 Bebidas Centro 56000
Luis 2007 Carnes Norte 70000

Crear un subtotal que muestre el resumen de los datos para cada cambio en
vendedor, la funcin que utilizara ser mximo y el campo sobre el que se realizara
el subtotal ser ventas.
Agregar un subtotal anidado que muestre otro resumen de datos por ao, la
funcin a utilizar ser suma y el campo sobre el que se calculara ser ventas.

Procedimiento

1- Ordene la tabla por vendedor y mantenga seleccionado los datos.

2- Ir a la pestaa Datos en el grupo esquema seleccione en comando
Subtotales
3- En la lista para cada cambio seleccione Vendedor
4- En funcin seleccione Max
5- En agregar subtotal seleccione Ventas
6- Haga clic en el botn Aceptar.
7- Para realizar el subtotal anidado haga clic en la pestaa Datos, grupo
Esquema seleccione el comando Subtotal.
8- En la lista para cada cambio en, seleccione Ao
9- En funcin seleccione suma.
10- En agregar subtotal seleccione Ventas
11- Desactivar opcin reemplazar subtotales actuales si sta se encuentra
activa
12- Haga clic en el botn Aceptar.
 13- Observe el resultado.

Consolidar Hojas de Trabajo

Esta herramienta sirve para obtener datos de dos o ms libros y obtener un
resultado, a partir de estos, en un libro nuevo; por ejemplo puede tener los
volmenes de ventas de varios almacenes por mes en libros distintos y con esta
herramienta puede crear uno nuevo con la suma anual de cada almacn.
Un ejemplo donde se puede utilizar la consolidacin de hojas de trabajo puede ser
una compaa que dispone de varios departamentos, cada uno de ellos con un
presupuesto, para conocer el presupuesto total de la empresa, crearamos una hoja
dependiente y los libros fuentes seran los libros de los departamentos con sus
prepuestos.

Nota: el consolidado se puede hacer en una nueva hoja o en la hoja actual.

Enero 2014
Pasos para consolidar datos: Ingreso 500, 000
Gasto 300, 000
1. Ir a la pestaa Datos, ubicarse en el grupo Beneficio 200, 000
herramientas de datos y seleccionar el
comando consolidar.
 2. Nos aparece un cuadro de dialogo en
como se observa en la imagen.
3. En Funcin: seleccione la funcin
suma.
4. En Referencia: vamos seleccionando
las celdas donde estn los datos que
deseas consolidar.
5. Haga clic en Agregar para aadir las
celdas seleccionadas a la lista de
todas las referencias,
6. Haz clic nuevamente en Agregar,
para seleccionar otro rango.
7. Activa la casilla columna izquierda
Fila superior y columna izquierda
8. Aceptar.
Este ser el resultado de la suma de ingreso, gasto y beneficio de Diciembre 2008 a
Febrero 2009.
Ingreso 130, 000
Gastos 720, 000
Beneficios 630, 000