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Manual Tramite Documentario PDF
Manual Tramite Documentario PDF
INTRODUCCCIN:
El proceso de Trmite Documentario tiene como principal objetivo lograr atender los
requerimientos de los usuarios, ya sean ingenieros, empresas, consejos departamentales o
personas naturales, superando las expectativas en tiempo, costo y calidad de la
informacin en los trmites que se solicita, adems de brindar orientacin y atencin de
calidad al usuario. Para este propsito se ha elaborado esta GUA DE PROCEDIMIENTO
ADMINISTRATIVO PARA EL TRMITE DOCUMENTARIO, que describe las acciones
paso a paso y en cada caso que los usuarios deben de realizar, garantizando de esta
manera una mejor atencin a los usuarios.
El proceso de Trmite Documentario compromete a todas las oficinas que conforman del
Colegio de Ingenieros del Per-Consejo Nacional, pero principalmente Mesa de Partes,
Secretaria General, Administracin, Decanato, Registros, Tesorera y la Oficina de
Informtica.
El propsito es mostrar un autntico compromiso con la calidad del servicio a los usuarios
mediante una atencin rpida de sus requerimientos.
BANDEJA DE TRMITE
Consultar expedientes 2
Registrar nuevo registro 3
Enviar registro seleccionado 4
Imprimir reporte de cargo 5
Recepcionar 6
Enviar varios 7
Atender 8
Terminar proceso 9
CONSULTA DE TRMITE
PREGUNTAS FRECUENTES 15
El proceso de trmite documentario se inicia por MESA DE PARTES quien dirige los
documentos a SECRETARIA GENERAL y DECANATO, y luego de estas oficinas se
derivan al resto de las dependencias con su respectivo reporte de cargos.
Fig. 01
A. BANDEJA DE TRMITE
La bandeja de trmite (Fig. 02) nos muestra la lista de todos los documentos que tiene
pendiente de atencin un usuario.
Adems desde esta bandeja podernos realizar las siguientes funciones:
1. Consultar
2. Nuevo Registro
3. Enviar registro seleccionado
4. Imprimir reporte de cargo
5. Recepcionar
6. Enviar varios (registros)
7. Atender
8. Terminar proceso
Fig. 02
2. Nuevo registro (Solo Mesa de Partes): Esta opcin nos sirve para ingresar un
nuevo registro (que generar un nmero de expediente), que va a ser atendido por
una determinada oficina en la institucin. El cual consta de un Remitente, y adems
del tipo de Trmite que se est ingresando. Como en el grafico de la Fig. 03
Fig. 03
Sin embargo tambin podremos ver los detalles de cada envo en la HOJA DE
acompaado por pequeo icono como este - - que nos indica que ese envo
tuvo alguna observacin, como se muestra en la figura siguiente.
5. RECEPCIONAR
Cuando un documento en fsico es derivado a nuestra oficina debemos:
Primero: Verificar los nmeros de expedientes pendientes en el Sistema y que
aparece en el expediente fsico bajo un sello. Los documentos que han sido
enviados a nuestra oficina y no
han sido recepcionados se
caracterizaran al estar pintados
de Color plomo y ya cuando
estn RECEPCIONADOS se
pintarn de azul (Como en la Fig.
), para ser atendidos y enviados
eventualmente a otra oficina.
Segundo: Una vez verificado que
los Nmeros de expedientes
coincidan, seleccionar los
registros con nmero de expediente y luego presionar en el botn RECEPCIONAR.
7. ATENDER
Este proceso de atender se utiliza para prestar atencin a un expediente, cuando
no tenga que ir a ninguna oficina. La diferencia principal con la opcin de enviar
es que el documento/expediente no se derivar a ninguna oficina sino se
registrar alguna observacin producto de su atencin.
8. TERMINAR PROCESO
Solo los usuarios autorizados pueden TERMINAR PROCESO, sin embargo el
TERMINAR PROCESO implica que ya el expediente ya no deber circular por
ninguna oficina y que ha culminado su trmite, el expediente ser archivado,
adems al terminar el proceso el expediente generar algn tipo de documento, ya
sea oficio, carta u otros este debe de ser registrado indicando el numero y si no
generara ningn documento simplemente se deja marcado No registrar
documento y si tuviera alguna observacin se la coloca en el rea correspondiente.
IMPORTANTE:
Tanto administracin como informtica pueden eliminar las fechas de atencin (4) y las
rutas (3) de los procesos seguidos, en la hoja de ruta del expediente en cuestin, donde
adems tenemos informacin relevante como el comentario (1) en los detalles (2) de un
documento, sta accin se realiza si el envo o atencin de un documento ha sido por
error.
CONSULTA DE DOCUMENTO
La consulta de un trmite, es decir Trmite documentario / Consulta de documento
contempla varios criterios de consulta, es decir:
Por tipo de trmite.- Para hacer este tipo de consulta necesitamos saber que tipo
de trmite se est buscando y desde ya se tiene una lista de trmites.