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5W+2H
Qu es?
Es una herramienta que se utiliza para definir con claridad un
proyecto, determinar las razones por las cuales se va a trabajar ese
proyecto y no otro, definir la meta e identificar la mejora que se
necesita.
El nombre de la herramienta viene de las iniciales de las palabras
en ingls conforme se muestra en la siguiente figura.
What Qu...? How Cmo... ?
Why Por qu... ? How Much Cunto... ?
Who Quin... ?
When Cundo... ?
Where Dnde... ?
Es una herramienta simple y fcil, basta con responder estas siete
preguntas.
Cundo se utiliza?
Cuando se necesita enunciar un proyecto o solucin de un
problema en forma clara y precisa con hechos y datos.
Cmo se utiliza?
Respondiendo las siguientes preguntas:
1. Qu: Se elabora una lista de problemas o actividades que se
puedan realizar en el rea de trabajo. Usualmente se utiliza la
herramienta de Tormenta de Ideas para que, en equipo, se llegue a
una lista completa y detallada de problemas o actividades.
Se identifican los problemas prioritarios que el equipo en consenso
seleccione.
Se enuncia el problema convertido en proyecto en trminos de la
diferencia entre el estado actual y el deseado.
En funcin de los recursos econmicos, humanos y tecnolgicos
disponibles se establece una meta cuantificable, medible y
verificable. Es importante que el valor de las metas a lograr sea
realista, no ideal.
Por ejemplo (P.e.): Qu actividades voy a realizar para resolver el
problema?
2. Por qu: Se definen claramente las razones por las cuales se
trabajar en ese proyecto en particular.
P.e.: Por qu debo realizar cada una de las actividades
seleccionadas anteriormente?
3. Quin: Se establecen los responsables de llevar a cabo cada
una de las etapas del proyecto.
P.e.: Quin ser el responsable de realizar cada actividad?
4. Cundo: Se establece la fecha lmite de alcanzar la solucin del
problema, es decir, la culminacin del proyecto. Un proyecto que no
tiene un calendario bien definido, ser un proyecto con bajo nivel de
prioridad.
P.e.: Cundo se terminar cada una de las actividades?
5. Dnde: Se determina la extensin y ubicacin del proyecto.
P.e.: Dnde se realizar cada actividad?
6. Cmo: Se debe reunir toda la informacin disponible, cualitativa
y cuantitativa, que permita:
Sealar la importancia del problema.
Mostrar el comportamiento histrico.
Definir el grado de mejora que se pretende lograr.
Determinar la fecha estimada de finalizacin del proyecto.
Definir las personas responsables del proyecto.
Establecer el beneficio esperado con la mejora.
P.e.: Cmo se realizar cada actividad?
7. Cunto: Se debe enunciar los costos del problema y como
incide en la satisfaccin del cliente y en la productividad de la
organizacin.
P.e.: Cunto costar realizar cada actividad?, Cunto ser el
beneficio econmico por solucionar este problema?, Cunto
incrementar la satisfaccin del cliente la solucin al problema?
Es muy importante que se defina cul es el problema y no cul ser
la solucin, concentrarse en el efecto, mostrar la diferencia entre lo
que es y lo que debera ser, cuantificar el problema estableciendo
cundo, cunto y qu tan frecuentemente ocurre y sealar las
personas o reas que se afectan.
Ejemplo:
Se tienen las siguientes actividades para
mejorar la operatividad del montacargas
del rea de almacn:
Colocar Alarma de seguridad.
Reparar abolladuras
Cambiar llantas.
Se tomar como ejemplo la instalacin de la alarma de seguridad.
1. Qu actividad se va realizar?
- Instalar alarma de retroceso.
2. Por qu se va instalar la alarma?
- Porque el montacargas puede atropellar a un peatn durante
alguna maniobra.
3. Quin instalar la alarma?
- El electricista Luis Vega Pasco de mantenimiento elctrico.
4. Cundo se realizar la instalacin?
- El da 20 de Enero a las 18:00 horas.
5. Cmo se realizar la instalacin?
- Siguiendo las instrucciones del manual de instalacin.
6. Dnde se realizar la instalacin?
- En el taller de transporte pesado.
7. Cunto costar instalar la alarma?
- S/. 80 soles por alarma, accesorios y costo de horas-hombre.
Relacin con otras herramientas
La herramienta 5W + 2H generalmente se relaciona con:
Tormenta de Ideas. Matriz de Seleccin.
 Diagrama de Gantt.