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MartinezJorge2012 PDF
MartinezJorge2012 PDF
UNIVERSIDAD EAN
FACULTAD DE POSGRADOS
BOGOTA D.C.
2012
PROPUESTA PARA LA CREACION DE LA OFICINA DE PROYECTOS CON
Estudiante
Tutor
UNIVERSIDAD EAN
BOGOTA D.C.
2012
2
Hoja de Aprobacin:
--------------------------------------------
--------------------------------------------
--------------------------------------------
--------------------------------------------
Jorge
4
Agradezco al Ing. Carlos Mndez por compartir su conocimiento
adems considero mis amigos que dejaran por siempre una huella
en mi vida
Jorge
5
Agradezco al Sr, Rector de la Universidad el Bosque
Jorge
6
CONTENIDO
CONTENIDO ................................................................................................................................... 7
GLOSARIO .................................................................................................................................... 11
LISTAS ESPECIALES ....................................................................................................................... 12
LISTA DE GRAFICOS .................................................................................................................. 12
LISTA DE TABLAS ..................................................................................................................... 13
RESUMEN .................................................................................................................................... 15
ABSTRACT .................................................................................................................................... 17
INTRODUCCION ........................................................................................................................... 18
CAPITULO 1: PROPUESTA GENERAL.............................................................................................. 19
1.1 Formulacin del problema ............................................................................................ 19
1.2 Justificacin .................................................................................................................. 26
1.3 Objetivos ...................................................................................................................... 26
1.3.1 General ................................................................................................................. 26
1.3.2 Especficos ............................................................................................................ 26
1.4 Marco terico o conceptual General ............................................................................. 26
1.5 Plan temtico ............................................................................................................... 27
1.6 Diseo metodolgico .................................................................................................... 28
1.7 Resultados esperados ................................................................................................... 28
CAPITULO 2: MARCO TEORICO CONCEPTUAL ............................................................................ 30
2.1 PMI .............................................................................................................................. 30
2.1.1 Teora sobre la administracin de proyectos ......................................................... 31
2.1.2 reas de conocimiento en la administracin de proyectos .................................... 37
2.2 Oficina de Gestin de Proyectos (PMO) ........................................................................ 41
2.2.1 Definicin ............................................................................................................. 41
2.2.2 Caractersticas y Beneficios de una PMO ............................................................... 43
2.2.3 Funciones ............................................................................................................. 45
2.2.4 Tamao ................................................................................................................ 47
2.2.5 Tipos ..................................................................................................................... 47
7
2.2.6 Modelos ............................................................................................................... 49
2.2.7 Enfoques de Implantacin..................................................................................... 51
2.3 Estndar del Modelo de madurez de una PMO de las organizaciones de Gerencia de
Proyectos ................................................................................................................................. 53
2.3.2 Gerencia de Programas ......................................................................................... 53
2.2.2 Gerencia de Portafolios ......................................................................................... 54
2.2.3 Como implementar una oficina de proyectos? ...................................................... 56
2.4 Elementos bsicos para desarrollar la cultura de gerencia de proyectos (Gerencia de
Proyectos)................................................................................................................................ 58
2.3.1 Metodologa estandarizada de proyectos.............................................................. 58
2.3.2 Definiciones de trabajos y expectativas de desempeo. ........................................ 59
2.3.3 Programas de desarrollo de habilidades individuales ............................................ 59
2.3.4 Mtricas para la ejecucin del proyecto ................................................................ 60
2.3.5 Una cultura organizacional de apoyo .................................................................... 61
2.3.6 Qu pasa si los elementos falta o son deficiente? ................................................ 61
2.5 Como construir una cultura de Gerencia de Proyectos? .............................................. 64
2.4.1 Bloques de metodologa estandarizada ................................................................. 64
2.4.2 Bloques de definiciones de trabajo de desempeo................................................ 65
2.4.3 Bloques de programas de desarrollo de habilidades individuales .......................... 65
2.4.4 Bloques de mtricas para el desempeo del proyecto........................................... 66
2.4.5 Bloques de apoyo a la cultura organizacional ........................................................ 67
CAPITULO 3: MARCO ORGANIZACIONAL ...................................................................................... 69
3.1 Historia......................................................................................................................... 69
3.2 Descripcin de la Universidad el Bosque ....................................................................... 72
3.3 Misin, Visin y Orientacin Estratgica Institucional ................................................... 73
3.3.1 Misin................................................................................................................... 73
3.3.2 Visin.................................................................................................................... 74
3.4 Estructura orgnica de la Universidad ........................................................................... 75
CAPITULO 4: DESARROLLO DE LA PROPUESTA .............................................................................. 76
4.1 Situacin actual de la Universidad el Bosque en la administracin de proyectos ........... 76
4.2 Resultados y Hallazgos Bajo de la experiencia del avance de los proyectos planteados
en el plan desarrollo 2011-2016 ............................................................................................... 77
8
4.3 Anlisis Basado en los Elementos bsicos para desarrollar la cultura de gerencia de
proyectos ................................................................................................................................. 79
4.3.1 Anlisis general de los elementos bsicos de acuerdo a los resultados de las
encuestas: ............................................................................................................................ 79
4.3.2 Anlisis 1, Metodologa estandarizada de proyectos ............................................. 86
4.3.3 Anlisis Metodologa estandarizada en administracin de proyectos de acuerdo a
los resultados de las encuestas:............................................................................................ 88
4.3.4 Anlisis 2, definiciones de trabajos y expectativas de desempeo ......................... 89
4.3.5 Anlisis definicin de puestos expectativas de desempeo en la administracin de
proyectos de acuerdo a los resultados de las encuestas: ...................................................... 90
4.3.6 Anlisis 3, Programas de desarrollo de habilidades individuales ............................ 91
4.3.7 Anlisis de desarrollo de competencias y habilidades en la administracin de
proyectos de acuerdo a los resultados de las encuestas: ...................................................... 93
4.3.8 Anlisis 4, Mtricas para la ejecucin de proyectos ............................................... 94
4.3.9 Anlisis de mtricas de desempeo en la administracin de proyectos de acuerdo
a los resultados de las encuestas: ......................................................................................... 95
4.3.10 Anlisis 5, Una Cultura organizacional de apoyo .................................................... 97
4.3.11 Anlisis de apoyo a la cultura organizacional en la administracin de proyectos de
acuerdo a los resultados de las encuestas: ........................................................................... 97
4.4 Propuesta de la Oficina Gestin de Proyectos (PMO) .................................................... 99
4.4.1 Justificacin y necesidades .................................................................................... 99
4.4.2 Ubicacin dentro de la estructura organizacional .................................................101
4.4.3 Creacin de comit de proyectos .........................................................................103
4.4.4 Tipo de oficina de proyectos ................................................................................104
4.4.5 Objetivos .............................................................................................................105
4.4.6 Alcance y Funciones .............................................................................................106
4.4.7 Estrategia de implementacin ..............................................................................111
4.4.8 Roles y Responsabilidades....................................................................................113
4.4.9 Cronograma de la estrategia propuesta ...............................................................115
4.4.10 Impactos .............................................................................................................116
4.4.11 Factores a Tener en cuenta para el xito de la implantacin................................117
4.5 Carta De Proyecto Oficina De Gestin De Proyectos Universidad el Bosque .................119
4.5.1 Resumen Ejecutivo ..............................................................................................119
9
4.5.2 Antecedentes ......................................................................................................121
4.5.3 Misin .................................................................................................................124
4.5.4 Alcance ...............................................................................................................124
4.5.5 Objetivos ............................................................................................................126
4.5.6 Descripcin detallada de funciones .....................................................................127
4.5.7 Roles y estructura organizacional ........................................................................132
4.5.8 Partes interesadas...............................................................................................136
4.5.9 Plan de comunicacin y mercadeo .......................................................................137
4.5.10 Plan de seguimiento y control de la operacin ....................................................138
4.5.11 Caso de negocio (financiero) ................................................................................139
4.5.12 cronograma de implementacin .........................................................................143
4.5.13 Matriz de riesgos del proyecto ............................................................................144
CAPITULO 5: VALORACION DE LA PROPUESTA.............................................................................146
CONCLUSIONES...........................................................................................................................148
RECOMENDACIONES ...................................................................................................................151
BIBLIOGRAFIA .............................................................................................................................154
10
GLOSARIO
11
LISTAS ESPECIALES
LISTA DE GRAFICOS
.............................................................................................................................. 80
Grafico 9 Elementos Bsicos alineados a los ejes estratgicos del PDI ............... 85
proyectos ............................................................................................................... 86
proyectos ............................................................................................................... 89
desempeo............................................................................................................ 91
12
Grafico 15 Resultado porcentual encuesta Mtricas de desempeo de los
proyectos ............................................................................................................... 97
LISTA DE TABLAS
proyectos ............................................................................................................... 82
proyectos ............................................................................................................... 89
.............................................................................................................................. 91
habilidades ............................................................................................................ 94
13
Tabla 8 Funciones coordinaciones Unidad de Evaluacin y Planeacin ............. 102
14
RESUMEN
importancia que tiene para la Universidad, el contar con una Oficina de Gestin de
sus proyectos dentro del plazo, costo y calidad requeridos, por medio de la
16
ABSTRACT
Development Plan 2011 - 2016 (in Spanish Plan de Desarrollo Institucional, PDI),
complexity. The mission, objectives and scope of these plans are general, broad
and abstract. It then requires greater accuracy for achieving management actions
leading to the appropriate use of resources. This accuracy is achieved through so-
hoc way. This means that, for each project is designated a responsible employee
with the experience of a particular matter. But there is not a standard methodology
neither metrics to measure its performance and its management.. The Project
leaders, the support needed to administrate their projects within the time, costs and
and performance metrics,. In addition, the PMOs are responsible for being the link
between project leaders and senior management, through a feedback system that
show to Bosque University the need to create this organizational unit to support the
execution of projects under the Institutional Development Plan 2011 - 2016 (PDI).
17
INTRODUCCION
propuesta .
Universidad.
18
CAPITULO 1: PROPUESTA GENERAL
Evaluacin y
Planeacin.
Universidad El Bosque
Planeacin.
19
4. Comunicaciones Comunicacin Corporativa Director de Desarrollo.
Interinstitucionales.
Interinstitucionales.
Organizaciones no Internacionales.
Gubernamentales
Coordinador de Multinacionales
Educacin Superior en el
Mundo
Asociaciones Internacionales
Coordinador de Tecnologa.
Autoevaluacin
Institucional. /
20
Director de
Tecnologa.
2. 1. Desarrollo de la
ACADMICO Responsable:
Vicerrector Acadmico
Vicerrector Programas
Rodrguez
acadmicas Rodrguez
21
Direccin de Tecnologa
Tecnologa
SAE
Responsable:
Coordinador de xito
Estudiantil
Administracin de Empresas. /
22
Internacionales.
Internacionales.
procesos Tecnologa
comunidad acadmica
S UN MEJOR Responsable: Rector. Desarrollo del Equipo Rector. / Director del CAD
EQUIPO Acadmico
doctorado
23
Desarrollo Integral y recreativa
Calidad de Vida
Fortalecimiento rea de Salud Director de Bienestar
Responsable:
Universitario.
Vicerrector
Fortalecimiento rea Social Coordinador SAE y voluntariado
Administrativo
(Voluntariado) Universitario
estmulos)
Internacionales.
internacional Internacionales.
de Informacin
Unificado / Jefe de
Talento Humano
DESARROLLO Acadmicos
Servicios del Campus Vicerrector Administrativo
DEL Responsable:
Recursos Acadmicos para el Coordinacin de Laboratorios /
ENTORNO Vicerrector
Apoyo a la Formacin y la Director de Biblioteca. / Director
PARA EL Administrativo Dr.
Investigacin de Recursos Audiovisuales
APRENDIZAJE Rafael Snchez Paris
24
Vicerrector 2. Fortalecimiento de Relacin con los Aspirantes Jefe Oficina de Atencin al
Responsables: Jefe
Oficina de Atencin al
Usuario / Coordinador
de Egresados
Responsable: Interna.
Administrativo
Servicios Internacionales Director de Desarrollo Fsico
Informacin Unificado Cs
25
1.2 Justificacin
de las mejores del pas, ubicarla a la vanguardia de los cambios que trae la
familia.
Institucin es una necesidad, que no puede esperar y que debe ser atendida
1.3 Objetivos
1.3.1 General
1.3.2 Especficos
26
La propuesta de trabajo dirigido se desarrollar en el siguiente marco
terico:
de la implementacin de la estrategia
28
La propuesta para la creacin de la oficina de proyectos (PMO) con
de proyectos (PMO).
29
CAPITULO 2: MARCO TEORICO CONCEPTUAL
2.1 PMI
(PMP).
etc.
Educacin y capacitacin.
30
Publicacin del PMQ Special Report on Ethics Standards and
Accreditation.
organizacin.
31
Desarrollar o adquirir un sistema de informacin nuevo o modificado.
otros trabajos que se agrupan para facilitar la direccin eficaz de ese trabajo
32
pueden incluir elementos de trabajo relacionados que estn fuera del
gobernabilidad compartida.
los proyectos.
33
Una oficina de direccin de proyectos es un cuerpo o entidad dentro de una
directamente.
organizacin).
establecidas de la organizacin.
proyecto u operaciones.
repetitivos. Los proyectos (junto con los miembros del equipo y a menudo
2.1.1.11 Interesados
35
2.1.1.12 Activos de los procesos de la organizacin
que pueden usarse para influir en el xito del proyecto. Estos activos de
formales o informales.
grupos de procesos):
o fase.
curso de accin necesario para alcanzar los objetivos para cuyo logro se
emprendi el proyecto.
36
Grupo del Proceso de Seguimiento y Control. Aquellos procesos
37
La Gestin del Alcance del Proyecto incluye los procesos necesarios para
Recopilar Requisitos
Definir el Alcance
Crear la EDT
Verificar el Alcance
Controlar el Alcance
La Gestin del Tiempo del Proyecto incluye los procesos requeridos para
Desarrollar el Cronograma
Controlar el Cronograma
38
La Gestin de los Costos del Proyecto incluye los procesos involucrados en
Determinar el Presupuesto
Proyecto, a saber:
Planificar la Calidad.
39
Desarrollar el Equipo del Proyecto
Distribuir la Informacin
Informar el Desempeo
saber:
necesario obtener fuera del equipo del proyecto. Los procesos de Gestin
2.2.1 Definicin
41
medio de un sistema de retroalimentacin que permite el perfeccionamiento
42
ejecucin de los proyectos y por otro establece las normas y
2.2.2.1 Caractersticas:
definidas.
6 personas.
43
Identificacin y desarrollo de la metodologa de direccin de
proyectos.
externa.
2.2.2.2 Beneficios:
proyecto.
44
Informacin veraz y oportuna.
Estandarizacin de procedimientos.
Capitalizacin de aprendizajes.
Mejoras en la calidad.
Ahorros en costo.
2.2.3 Funciones
45
Prestar servicios internos en gerencia de proyectos (entrenamiento, y
proyectos)
proyectos.
cliente.
46
responsabilidad directas en s mismas para lograr los objetivos del
proyecto.
permanentes).
2.2.4 Tamao
sus necesidades.
2.2.5 Tipos
(ver Grafico 3)
47
Grafico 3 Tipos PMO
2.2.5.1 Estratgica:
iniciativas.
proyectos.
48
2.2.5.2 Tctica
los proyectos.
proyectos.
2.2.5.3 Operativa
2.2.6 Modelos
2001):
49
Grafico 4Tipos de PMO, (Casey, 2001).
tipos de informes.
ellos.
No tiene autoridad.
50
Establece metodologas de gestin de proyectos, incluyendo
de directores de proyectos.
directores de proyectos.
De acuerdo con la definicin del PMI, la funcin de una PMO dentro de una
51
competencia que proporciona experiencia en gestin. Podemos resumir
PMO PMO
PMO Bsica
Estandarizada Avanzada
Empresarial puede ser ms efectivo son sobre todas las que utilizar las
proyectos individuales.
53
La gerencia de programa tiene atributos fundamentales que la diferencian de
Asegurar que los objetivos del programa soporten las estrategias del
portafolio
proyecto.
programa
54
otros trabajos relacionados para lograr los objetivos estratgicos especficos
del negocio.
interno.
el hecho de reconocer que los proyectos, al igual que otras inversiones, deben
(Archibald, 2003)
gerencia y la directiva.
un criterio uniforme
55
Identificar y agrupar los proyectos segn las categoras y programas
definidos.
organizacin
56
La mayora de las organizaciones ya tienes una idea de como esta su estado
errneamente.
de proyectos.
in facilitador.
anlisis de sus orgenes puede resultar difcil. Tratar de medir los sntomas y
De esta manera se facilita para las organizaciones que estn en sus primeras
57
2.4 Elementos bsicos para desarrollar la cultura de gerencia de
proyectos (Gerencia de Proyectos)
2.3.1 Metodologa estandarizada de proyectos
como:
tiene sentido.
para decir porqu la estandarizacin debe ser desarrollada. Es cierto que los
proyectos son nicos y variables, as lo que les brindara consistencia son los
58
Aunque puede ser costoso desarrollar estndares, los costos puedes ser
Mucha gente est administrando proyecto sin saber en realidad cuales son
ms duro en el proyecto.
La solucin es que la gente debe saber que se espera de ella y que debe
59
aptitud. El entrenamiento es solo un medio por el cual el individuo aprende a
mejorar su trabajo.
Mide las salidas del proyecto contra los objetivos que tan eficientemente
Mide la efectividad en cumplir con los requisitos del cliente. Puede ayudar
60
prcticas pueden daar el proceso. Rompe el mito de que si se cumplen
resultados
hace tan difcil es que existen muchos aspectos. Adems, muchos de estos se
Usar las seales de deficiencia puede ser de gran valor para ser
deficiencia.
proceso
61
o Prevalece una mentalidad de que el fin justifica los medios
al azar y variable.
62
o Conflicto en definir que constituye el xito o fracaso del proyecto
por la organizacin.
gerencia de proyectos.
o Se dificulta el proceso de reconciliar los objetivos del equipo con los del
administrador.
se recompensan.
prioritaria.
63
2.5 Como construir una cultura de Gerencia de Proyectos?
elementos:
siguientes:
responsabilidades
el xito del proyecto. El xito deber ser enfocado a usar los procesos y
mtodos apropiados.
64
Desarrollo y utilizacin de formas estandarizadas y de apoyo a
procedimientos:
Medios de crecimiento:
Medios de carrera:
organizacin.
65
Los medios para ascensos deben ser bien definidos para crear
Un plan de capacitacin:
crecimiento ventajoso
66
Se refiere a la revisin interna del proyecto cuando este est en progreso.
positivo.
del proyecto:
68
CAPITULO 3: MARCO ORGANIZACIONAL
3.1 Historia
69
Fundacin de la Biblioteca
1980
1990
1996
Bosque
2000
por 3 aos
Quirrgica
2010
Universidades
por 4 aos
Europeo EFQM
Derecho
72
Grafico 6 Programa Acadmicos Universidad el Bosque
Claustro.
3.3.1 Misin
73
ms justa, pluralista, participativa, pacfica y la afirmacin de un ser humano
3.3.2 Visin
74
Por otra parte, con respecto a su visin, la Universidad orientar todos sus
evitar la desercin.
75
CAPITULO 4: DESARROLLO DE LA PROPUESTA
una de la mejores del pas y ubicarla a la vanguardia de los cambios que trae la
familia.
76
Rectora para la presentacin final ante el Claustro, mxima autoridad de gobierno
proyectos.
77
Fortalecer los procesos de capacitacin al talento humano en la
programas
de Proyectos.
Existe seguimiento de avance peridico de los proyectos por parte del alto
gobierno.
Rectora.
78
correspondiente a la planeacin, ejecucin y a la vez realizar control y
seguimiento.
los proyectos.
seguimiento.
de los proyectos.
79
preguntas, basada en los cinco elementos bsicos para desarrollar la
Universo y mbito:
Tamao de la muestra
80
La muestra diseada consta de 17 encuestas realizadas, lo que supone operar,
para unos datos globales, con un margen de error estadstico de 10%, para un
Distribucin de la muestra:
los proyectos
Tipo de encuesta:
Ficha Tcnica
Persona natural a quien se Universidad el Bosque
realizo
Temas a los que se refiere Cinco elementos para desarrollar la cultura de
gerencia de proyectos (Heerkens, 2000)
Cantidad de preguntas 50 (Ver anexo)
Personajes encuestados Responsables de la ejecucin de los proyectos
descrito en el plan de desarrollo
Tipo de muestreo Muestreo probabilstico agrupado por cada
elementos bsico para el desarrollo de la cultura
de gerencia de proyectos
Grupo Objetivos Responsables de los proyectos del PDI
Tcnica de recoleccin de Encuesta
los datos
Margen de error obtenido +/- 10%
Tamao de la muestra 17 encuestas de un total de 20 responsables de
proyectos del PDI
rea Cubrimiento Universidad el Bosque
Fecha realizacin: 19 al 30 de junio de 2012
81
2 Rara vez Solo aplica para algunos casos
82
de la oficina de proyectos, quien ser la responsable de la implementacin
gerencia de proyectos.
83
Eje estratgico 4: Construimos un mejor equipo: atender los
84
Grafico 9 Elementos Bsicos alineados a los ejes estratgicos del PDI
85
Consolidado de resultados de elementos basicos para la gestion de
proyectos
77 79
63 64 63
57
47 48
35 39 38 37
32 29
26 28 22
20 16
9 7 8
1 1 0
86
Inmerso en el plan de desarrollo 2011-2016 de la Universidad el Bosque
de la calidad.
Universidad.
se observo una gestin bsica y aplicada solo por algunos miembros; sin
como: integracin eficiente de los grupos de proceso y las nueves reas del
sus proyectos que ha tenido a cargo o que actualmente ejecutan (ver Grafico
12)
88
Tabla 3 Resultados encuesta Metodologa estandarizada en
administracin de proyectos
89
tienen a su cargo frente a la estrategia y al desarrollo de la Universidad, pero
participantes deben saber que espera de ellos y que deben hacer den puesto
90
Se presentan conflictos acerca de los roles y responsabilidades entre los
91
La Universidad el Bosque en su Plan de Desarrollo, define el Eje Estratgico
gerenciales, por tanto es cuestin que las directivas enfoquen una campaa a
92
nivel de los grupos responsables de los proyectos hacia el entrenamiento para
gerenciales.
(ver tabla 5)
proyectos de la Universidad.
93
En la Universidad hay aceptacin del uso de mtodos adecuados para la
94
No se cuenta con mecanismos que permitan medir la eficiencia de cada
proyecto frente a sus salidas contra los objetivos que tan eficientemente se
momento justo.
mismo que los proyectos tengan objetivos claros y que sean medibles.
95
Las siguientes preguntas identifican las necesidades mas sentidas para el
Tabla 6)
96
Grafico 15 Resultado porcentual encuesta Mtricas de desempeo de los
proyectos
97
Universidad desconocen el apoyo a la cultura organizaciones en la
y su estado
98
Grafico 16 Resultado porcentual encuesta Apoyo a la Cultura
Organizacional
4.4 Propuesta de la Oficina Gestin de Proyectos (PMO)
99
Aunque en la actualidad los resultados de los proyectos son satisfactorios, es
administracin de proyectos
100
Apoyar el proyecto del Modelo de Gestin de la Informacin para la Calidad
Acreditacin Institucional.
de proyectos
proceso de autoevaluacin.
acadmicas.
102
La Divisin de Evaluacin y Planeacin depende orgnicamente de la Rectora;
las directivas de la Universidad, con los siguientes integrantes (ver Grafico 17):
Rector (Responsable)
Vicerrector Acadmico
Vicerrector Administrativo
103
Director de la Unidad de Evaluacin y Planeacin
Coordinar de Planeacin
Evaluacin de Proyectos
Priorizacin de proyectos
resolver problemas que se presenten que estn fuera del alcance de la unidad
104
responsables de la ejecucin de los objetivos estratgicos, asegurar la
comunicacin fluida con las dependencias; (ver Tabla 9) tener la autoridad para
cultural.
4.4.5 Objetivos
105
Apoyar y alinear la estrategia de la Universidad mediante la gestin
gastos innecesarios.
proyectos.
4.4.6.1 Alcance
106
El alcance propuesto para la Oficina de Proyectos consiste en liderar la
107
Grafico 18 Propuesta PMO Bsica para la implementacin en
la Universidad el Bosque
4.4.6.2 Funciones
o Herramientas comunes
o Procesos repetibles
108
Proveer a la organizacin con resultados de acuerdo a la revisin de
o Entrenamiento
proyectos.
los proyectos.
109
Coordinar de forma centralizada la gestin de la comunicaciones entre los
proyectos,
gerencia de proyecto
110
La PMO debe proporcionar respaldo para la gestin de proyectos,
herramientas (Software):
actuar como interesada y gestin los recursos necesarios para cada equipo
o responsable de proyecto
En el cierre de cada proyecto junto con los responsables debe generar las
de proyectos.
111
Para la implementacin de una exitosa Oficina de Proyectos, debe existir el apoyo
solucin tecnolgica.
requerimientos de la Universidad
de proyectos.
112
Ejecucin de un proyecto piloto con el acompaamiento de la consultora
113
Asegurar que se usen las metodologas, estndares, formatos, software para le
competencias del personal que se requiera para los proyectos de acuerdo a las
mejores prcticas.
(Aulas virtuales)
114
Grafico 21 Responsabilidades de la PMO
115
Tabla 10 Cronograma de la estrategia propuesta para la implementacin de
la PMO
4.4.10 Impactos
estar definido y formulado para ser puesto en prctica, el plan de debe definir:
116
Los responsables de los proyectos deben conocer los criterios de las
proceso de cambio.
lmites. Este es un periodo no fcil que debe tener como objetivo fundamental
expectativas.
117
Exigir calidad y cumplimiento en los proyectos, puntualidad en la entrega y
118
4.5 Carta De Proyecto Oficina De Gestin De Proyectos Universidad el
Bosque
tiene por objeto mostrar la importancia que tiene para la Institucin crear la
otros.
119
La propuesta est compuesta por 5 captulos descritos as: el primer captulo
propuesta .
(HEERKENS - 2000):
En primera instancia:
120
Elementos que confirman la necesidad de crear la oficina de proyectos de tipo
Justificacin y necesidades
Tipo de oficina
Objetivos
Alcance y funciones
Estrategia de implementacin
Roles y responsabilidades
Cronograma de implementacin
Impactaos
4.5.2 Antecedentes
121
valores y enfoque bioquisocial, una propuesta de universidad moderna, orientada
funcionales (Rector, Vicerrectores, Decanos, Jefes de reas etc.) quienes son los
Universidad.
Planeacin:
Aseguramiento
Calidad
122
Aunque los resultados esperados de los proyectos cumplen con la expectativa de
desarrollo.
de los $100.000.000.000
proyectos.
(PMO, por sus siglas en ingls), quien la observas como un rea de alta
123
importancia para el desarrollo de la estrategia a travs de la ejecucin exitosa de
los proyectos.
4.5.3 Misin
desarrollo 2011-2016.
4.5.4 Alcance
124
Grafico 22 procesos de gestin de proyectos
Elemento de Definicin
Alcance
funciones proyectos
proyectos.
disciplina.
125
Velar por la aplicacin consistente y continua del sistema de
2011-2016.
alcance.
4.5.5 Objetivos
126
cliente Obtener un Crecimiento al Crecimiento ingresos
anterior
respuesta)
proyectos*30%)
127
o Herramientas comunes administracin de proyectos.
o Procesos repetibles
practicas
o Verifica la variacin de
proyectos
diferentes GP
o Asegurando el cumplimiento
de los objetivos.
diferentes proyectos.
Documentar y gestionar el
128
proyectos acerca de los estatus y
proyecto
un rol de supervisin y
asesoramiento.
129
Ser la unidad formal dentro de la Universidad.
Universidad la responsable de
proyectos.
proyectos a travs de la
metodologa de gerencia de
proyecto
herramientas (Software):
se asegurara de la transferencia de
conocimiento, capacitacin
metodologas, herramientas,
130
debe registrarlas y difundir dicho
direccin de proyectos.
la gestin de proyectos
calificados
trabajo
o Especificacin de roles y
responsabilidades
la capacitacin en su manejo:
131
de campus agremeent) para la
documentos establecidos
132
Oficina de Crear la Por lo menos el 70% de Evaluacin de
proyectos
Disear plan de
formacin para
gerente de
programa
2013
ao 2013 acciones
proactivas
133
Oficina de Capacitar y Guiar El 90% de los Evaluacin de
completo en mximo 24
lanzamiento de la PMO
implementacin de
la PMO
134
de la administracin proyectos, antes del gestin de
proyectos ao 2013
Organigrama:
135
4.5.8 Partes interesadas
FUNCIONES
equipo)
y de la Calidad)
136
(Eje Estratgico 4: Construimos un mejor
equipo)
equipo)
equipo)
equipo)
MERCADEO
propuesta
implementacin PMO
137
Proyectos Capacitaciones
los proyectos
UTILIZAR
capacitacin
evaluacin de
satisfaccin
Vicerrector
Administrativo
Director de la
Unidad de
138
Evaluacin y
Planeacin
Coordinar de
Planeacin
Responsable de
la oficina de
proyectos
(Secretario)
Evaluacin de
resultado de los
proyectos
COSTOS
139
Costo x Mes
(Distribuido 36
Beneficios Cuantificables Tiempo Costo Total Meses)
Reducir la deserc ion de estudiantes en 0.5% 12 $ 2.850.000.000,00 $ 79.166.666,67
Incrememento de estudiantes en un 3% 12 $ 1.900.000.000,00 $ 52.777.777,78
140
Distribucion Costos y Beneficios Cuantificables
Tiempo Costos Beneficios Neto
1 $ 262.000.000,00 $ - $ (262.000.000,00)
2 $ - $ - $ -
3 $ 37.000.000,00 $ - $ (37.000.000,00)
4 $ - $ -
5 $ - $ - $ -
6 $ - $ - $ -
7 $ 30.000.000,00 $ - $ (30.000.000,00)
8 $ - $ - $ -
9 $ - $ -
10 $ - $ -
11 $ - $ -
12 $ 489.600.000,00 $ (489.600.000,00)
13 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
14 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
15 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
16 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
17 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
18 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
19 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
20 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
21 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
22 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
23 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
24 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
25 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
26 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
27 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
28 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
29 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
30 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
31 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
32 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
33 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
34 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
35 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
36 $ 131.944.444,44 $ 131.944.444,44
VPN $ 281.452.754,94
TIR 9%
141
Distribucion Costos y Beneficios Cuantificables + Incuantificables
Tiempo Costos Beneficios Neto
1 $ 262.000.000,00 $ - $ (262.000.000,00)
2 $ - $ - $ -
3 $ 37.000.000,00 $ - $ (37.000.000,00)
4 $ - $ -
5 $ - $ - $ -
6 $ - $ - $ -
7 $ 30.000.000,00 $ - $ (30.000.000,00)
8 $ - $ - $ -
9 $ - $ -
10 $ - $ -
11 $ - $ -
12 $ 489.600.000,00 $ (489.600.000,00)
13 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
14 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
15 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
16 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
17 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
18 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
19 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
20 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
21 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
22 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
23 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
24 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
25 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
26 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
27 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
28 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
29 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
30 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
31 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
32 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
33 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
34 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
35 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
36 $ 134.722.222,22 $ 134.722.222,22
VPN $ 298.778.152,70
TIR 9%
142
4.5.12 cronograma de implementacin
143
4.5.13 Matriz de riesgos del proyecto
144
Riesgo Causa Impacto Probabilid Responsa Estrateg Respuesta
(Costo / ad ble ia
Duracin )
145
CAPITULO 5: VALORACION DE LA PROPUESTA
Desarrollo Institucional 2011 2016 que logra una mejor planificacin estratgica,
los resultados.
los entregables.
Para realizar este trabajo de grado se conto con la tutora del profesor Carlos
146
Rector de la Universidad el Bosque, Dr. Carlos Felipe Escobar, responsable de la
ejecucin del Plan de Desarrollo 2011 2016, personas que le generaron valor a
este trabajo.
147
CONCLUSIONES
conclusiones:
El 30% rara vez aplican algunos los elementos bsicos para la gestin de
proyectos.
proyectos.
148
3. Apoyo a la cultura organizacional: 17%
tipo Bsico.
150
RECOMENDACIONES
puestos, perfiles que les facilite a travs de metodologas y estndares ejecutar los
proyectos a su cargo
proyectos
151
incluirla como uno de los proyectos que va apoyar el desarrollo de la estrategia y
institucional
los proyectos, El software que se adquiera debe ser de fcil manejo, que se
integre con herramienta de ofimtica (Ej. Outlook, Excel, Visio etc.), con la
153
BIBLIOGRAFIA
Management Maturity Model. USA, John Wiley and Sons, Inc. 2001.
154
JUAN CARLOS RIBERO GMEZ (Profesor Universidad EAN). Curso Creacin de
una oficina de proyectos con enfoque PMI (presentacin en Power Point OPM3,
2000
155