Que es Asiste Libros?

Es la Herramienta de Operacin y Entrega Electrnica de Libros de Compras y

Servicios Adquiridos y de Ventas y Servicios Prestados, diseada bajo parmetros
legales y apoyndose en sistemas informticos de fcil y prctica utilizacin, para
llevar el control del registro de los documentos que forman parte de los libros del
IVA y que deben ser enviados a la SAT, por los contribuyentes obligados.
Adicionalmente esta herramienta cuenta con opcin de impresin de los libros del
IVA segn parmetros legales, puesta a disposicin del pblico en general, para lo
cual es necesario que los datos se graben en la herramienta y contar con folios
autorizados por la SAT para la impresin en hojas movibles.

Para usar Asiste Libros

Si es la primera vez que utiliza Asiste Libros, debe hacer lo siguiente.
Primero...

MEN CATLOGOS
Debe dirigirse al men CATLOGOS y seleccionar la opcin CONTRIBUYENTES
1. Ingresar NIT del Contribuyente
2. Ingresar Nombre o Razn Social del contribuyente
3. Ingresar Establecimiento:
Nmero (Este nmero es el que le asignen en el
Registro Tributario Unificado) y Nombre de Establecimiento.
4. Presionar Enter o Guardar
Ejemplo: Juan Prez, Establecimiento 1 Panadera la Mejorcita (nmeros sin
guiones y espacios)
Importante: En esta opcin puede registrar, modificar y eliminar
contribuyente y sus establecimientos, como usuario de la herramienta.
tiene establecimiento, debe registrar un Establecimiento nico.

Segundo...
MEN ARCHIVO
Debe dirigirse a men Archivo en opcin Cambio de Contribuyente y Perodo

a un
Si no

All podr seleccionar el NIT de los libros a trabajar, es decir en la herramienta

puede trabajar ms de una empresa, las que necesite para el envo de los libros.
Solo debe seleccionar:
1. NIT a trabajar
2. Mes
3. Ao
4. Presiona el botn Fijar y listo, todas las pantallas a las que ingrese sin salirse de
la herramienta se le presentar el encabezado que usted recin fij. Si se sale,
ser necesario nuevamente fijar una empresa y periodo a trabajar.

Tercero...
MEN CATLOGOS
1. Puede
dirigirse
al
men
CATLOGOS
y
seleccionar
la
opcin
Clientes/Proveedores, si lo desea.
Si no desea grabar una lista de
proveedores o clientes, la herramienta al momento del ingreso de sus
documentos en la opcin Libros le trasladar automticamente a esta pantalla
para grabar al Proveedor o Cliente que opere en ese momento.
2. Ingresar NIT del Cliente/Proveedor.
3. Ingresar Nombre o Razn Social del Cliente/Proveedor.
4. Presionar Enter o Guardar.
Ejemplo: 7378106 Operadora de Tiendas Walmart (Nombres sin comas)

Importante: En esta opcin puede Guardar, modificar, Limpiar, registros de sus

clientes / proveedores.

Cuarto...
Para el ingreso manual de los documentos, es decir uno a uno, debe dirigirse al
men Libros y seleccionar una de las opciones que se le presentan:
Libros de Compras o
Libros de Ventas

Operacin de los libros

MEN LIBROS
Los valores que se ingresan en estas pantallas son positivos, enteros de dos
decimales, an cuando el resultado sea restar al total del libro que se oper, en
el caso particular de la nota de Crdito, en ambos libros. Y tambin tomar en
cuenta que las Constancias de retencin del IVA, de Adquisicin de Insumos y
Exencin, solo se colocan como referencia en el Libro de Ventas, no restan al
total del Libro de Ventas, ni se cuentan como parte del resultado del total de
documentos presentados a la SAT.

Libros de compras
En el libro de compras puede realizar el ingreso uno a uno de los 10 diferentes
documentos de Compras: 1) Factura=FC, 2) Factura Electrnica=FCE, 3) Factura
Pequeo Contribuyente=FPC, 4) Factura Especial=FE, 5) Nota de Dbito=ND, 6)
Nota de Crdito=NC, 7)Declaracin Aduanera=DA, 8) FAUCA=FA, 9) Formulario
SAT=FO y 10) Escritura Pblica; siguiendo los pasos que se presentan a
continuacin.
1. Ingresar al Men Libro
2. Seleccionar la opcin Libro de Compras
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en
opcin Cambio de Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes
y Ao)
4. Seleccionar Nmero de Establecimiento
5. Seleccionar NIT del Proveedor
6. Seleccionar Tipo de Documento e ingresar los datos que se solicitan segn el
Tipo de Documento seleccionado.
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del
mismo, es decir con IVA incluido, en las casillas con el ttulo Total de Documento
Gravado, ya que el sistema realizar la separacin de la base y el Impuesto. Las
Casillas con ttulo Total de Documento Exento, no se les realiza ninguna separacin
o calculo. La casilla del IVA est disponible para cambios toda vez sea para ms
valor del calculado, esto se puede presentar en los casos en que facturan por lnea
de producto y al totalizar el documento existe por diferencia en decimales que el
monto del IVA es mayor al calculado sobre el total del documento. Los documentos
registrados en un mes en el libro de compras, pueden tener fecha de hasta dos
meses anteriores al que se est trabajando.

Libros de Ventas
En el libro de
documentos de
1) Factura=FC,
Dbito=ND, 5)
continuacin.

ventas puede realizar el ingreso uno a uno de los 5 diferentes

Ventas:
2) Factura Electrnica=FCE, 3) Factura Especial=FE, 4) Nota de
Nota de Crdito=NC; siguiendo los pasos que se presentan a

1. Ingresar al Men Libros

2. Selecciona la opcin Libro de Ventas
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en
opcin Cambio de Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes
y Ao)
4. Seleccionar Nmero de Establecimiento
5. Seleccionar NIT del Cliente Seleccionar
6. Tipo de Documento e ingresar los datos que se solicitan segn el Tipo de
documento seleccionado
Importante: Para el registro de documentos debe acceder el monto total del
mismo, es decir con IVA incluido, en las casillas con el ttulo Total de Documento
Gravado, ya que el sistema realizar la separacin de la base y el Impuesto. Las

casillas con ttulo Total de Documento Exento, no se les realiza ninguna separacin
o clculo. Los documentos registrados en un mes en el libro de ventas, no pueden
tener fecha mayor o menor a la del mes que se est trabajando.

OTROS MENS
MEN PROCESOS ESPECIALES
Carga y Envo Electrnico de Libros
Esta opcin es dirigida a las empresas que cuentan con bases de datos de los
documentos que integran los libros del IVA y que por medio de una instruccin a sus
sistemas pueden conformar la estructura necesaria para la carga masiva de datos
al aplicativo, nicamente para verificar que cumplen con los informacin correctos
por cada lnea, libro y tipo de documento, para el envo de la informacin a la SAT.

La estructura de carga masiva se conforma de 32 columnas, diseada para

contener la informacin de ambos libros (Compras y Ventas del IVA), por lo que no
todas las columnas aplican a un mismo tipo de documento, por ello es necesario
que las columnas que no aplican vengan vacas o bien si son obligatorias debern
llenarse con cero para una misma lnea dependiendo del Libro, tipo de documento.
Para obtener la estructura del archivo de carga dar clic aqu.
Si usted no cuenta con apoyo tcnico informtico, puede elaborar en un formato
Excel, respetando el contenido de la estructura.
Este archivo Excel al concluir de vaciar la informacin requerida deber trasladarla
a formato texto con nombre de extensin .asl, para obtener el instructivo de
traslado de archivo Excel a texto dar clic aqu.
Al tener listo el archivo de carga, debe proceder con los siguientes pasos:
1. Ingresar al Men Procesos Especiales.
2. Seleccionar la opcin Carga y Envo Electrnico de Libros
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en
opcin Cambio de Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes
y Ao)
4. Seleccionar opcin Carga y envo de archivos, habilita botones de acciones
(Bsqueda, Validar Archivo, Limpiar Datos y Descartar Archivo Cargado)
5. Presionar botn Bsqueda, para localizar en el directorio de la mquina o
dispositivo externo el archivo a cargar, presionando el botn Abrir del cuadro de
dilogo que le muestre.
6. Luego debe presionar el botn "Validar Archivo" la herramienta verifica la
informacin:
6.1.Si detecta errores, le orienta a guardar el archivo texto de lneas con
mensajes de error establecidas.
6.2.Si todo est en orden mostrar cuadro de dilogo con mensaje La
informacin ha sido validada y se gener un archivo para su envo. Desea
guardar la informacin en la base de datos local de su computador, presione
Aceptar (dependiendo del tamao del archivo puede demorar varios
minutos), o puede enviar la informacin a la SAT sin guardar en base de
datos, con presionar Cancelar.
6.2.1. Si presiona botn Aceptar la herramienta graba en la base local de su
mquina la informacin del archivo de carga, puede verificar en
pantallas de ingreso de datos men Libros para asegurarse que grab la
informacin y posteriormente presionar el botn Consulta segn inciso 7
continuando el proceso de envo de datos.
6.2.2. Si presiona botn Cancelar, la herramienta habilita opciones de envo.
(Consultar, Enva e Imprimir)
7. Presiona botn de Consulta en opcin de envo, le muestra constancia con
informacin a transmitir, si la informacin esta correcta presiona la equis (X) en
la esquina superior derecha y le regresa a la. pantalla de envo.

8. Despus de verificar la constancia de envo, presiona el botn Enviar y la

herramienta transmite la informacin por medio de Internet a la SAT.
9. Presiona el botn Imprimir en este momento para obtener la constancia del
envo realizado, debe hacerlo en este momento, porque si se sale no podr
recuperar esta constancia.
10.Adicionalmente esta pantalla cuenta con la opcin de Limpiar cuando se trate
de varios envos
Importante:
Tiempo de Grabacin: Para la grabacin de los documentos la herramienta tiene la
capacidad de grabar en 23 minutos aproximadamente un total de 100,000 lneas.
No es necesario grabar sus documentos en sta herramienta, si su propsito es
nicamente enviar la informacin, bastar con que valide la misma en la opcin
Validar Archivo dentro de la opcin Carga de Documentos y desde all poder
transmitirla.

MEN IMPRESIN
Libro de Compras / Ventas
La herramienta cuenta con la opcin para imprimir los Libros de Compras y de
Ventas, para lo cual debe proceder con los pasos siguientes.
1. Ingresar al Men Impresin
2. Seleccionar la opcin de Libro de Compras/Ventas
3. Verificar el encabezado del periodo que fijo por medio del Men Archivo, en
opcin Cambio de Contribuyente y Perodo (NIT del contribuyente a trabajar, Mes
y Ao)
4. Selecciona el Libro a imprimir se le presenta combo de seleccin con:

Libro de Compras
Libro de Compras Detallado Establecimiento
Libro de Ventas
Libro de Ventas Detallado Establecimiento
5. Ingresa el nmero folio a partir del cual imprimir la herramienta, es decir
que si el ltimo nmero que se utiliz fue el 13, ahora le corresponde
colocar que debe iniciar a imprimir a partir del folio 14 hasta donde

llegue segn la cantidad de datos que haya ingresado en el mes a

imprimir.

6. Presionar Libro a Imprimir

7. Presionar botn Generar PDF, la herramienta le mostrar los directorios de

la mquina para que seleccione en donde quiere dejar guardado su

archivo de impresin para las veces que desee lo pueda recuperar para
imprimir esas hojas movibles.
MEN AYUDA
En este men le indicar la versin con la cuenta de la herramienta, con la cual
podr saber si est actualizada a la que se tenga publicada en el portal de la SAT.
Debe recordar que una vez se conecte al internet, la herramienta se actualizar
automticamente, cuando exista en el portal disponible una actualizacin.
Se le

recomienda que si usted va a correr manualmente un proceso de

actualizacin o instalacin, copie su base de datos por seguridad de que en
su proceso manual puede existir un fall, evitando con ello perder toda su
informacin.
Adicionalmente le proporcionara telfono en donde se puede comunicar con los
profesionales de cartera de Contribuyentes Especiales 23297070, indicando a que
cartera pertenecen si de Grandes o Medianos Contribuyentes Especiales y Call
Center 1550 por cualquier consulta que tenga acerca del funcionamiento de la
herramienta.