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A
Introduccin
PLANTACION ADENTRO C.A presentara a continuacin su informe final de 3
Distribuidoras el cual representa una prueba tangible y confiable de la posicin
que tiene la empresa para el momento en el cual fue realizado dicho informe.
La importancia del informe final gira en torno a que va a representar un
instrumento administrativo mostrando el estado de los asuntos y recursos de la
unidad para facilitar el cambio de directores o responsables en una forma
ordenada y coherente con el principio de rendicin de cuentas.
Gracias a la realizacin de este informe final se puede conocer las condiciones y
posicin que ocupan las Distribuidoras y por ende aplicar las medidas correctivas
en caso de ser necesario, o por el contrario contribuir eficaz y eficientemente al
mejoramiento y desarrollo de la misma, en una sociedad tan exigente en cuanto a
gestiones administrativas y de control se refiere como la que enfrentamos hoy en
da.
Examen Preliminar
Distribuidora 1 PALMAR
15-02-2016: Se visit esta distribuidora, haciendo un recorrido por la empresa pero
considerando la evaluacin en el rea de Ventas, donde se pudo apreciar que
representa el 5% de las ventas y la relacin con el personal era extraordinaria,
cuentan con exceso de personal (Asistente Administrativo) y no cuentan con una
estructura organizativa
16-02-2016: Se visit la distribuidora para entrevistar al siguiente personal:
-
Distribuidora2 PALMOR
-
Control Interno
Las distribuidoras PALMAR, PALMOR Y PALMISAR, para su metodologa
se hicieron observaciones en el examen preliminar por lo que presentan
dificultades en sus controles internos los cuales no son los adecuados
para la empresa cliente ya que no cuentan con una estructura organizativa
donde no exista una adecuada asignacin de responsabilidades y la
correspondiente delegacin de autoridad, sus procedimientos no se
encuentran acertadamente diseados y su aplicacin es muy deficiente por
lo que las actividades se desarrollan de forma no planificada y no
corresponden a los objetivos determinados.
El rea de ventas no cuenta con una contralora interna por lo que no se
cumple con exactitud las responsabilidades de la misma y la Alta
Administracin no est controlando el cumplimiento de las directrices que
se emanan de su seno.
Con relacin a recursos, activos, registros los controles administrativos no
son suficientes para su seguridad y an ms preocupante se estn
produciendo despilfarros en los inventarios. Y en cuanto al aspecto del
personal se not su poca capacidad profesional en cada una de sus
actividades no teniendo claro los objetivos de la organizacin.
Se utilizaron tcnicas de observacin, en las diferentes reas, se
confirmaron informacin financiera, se rastre operaciones contables y
financieras y se verifico la informacin recolectada detectando el
comportamiento real de la organizacin y evaluando que los controles
financieros y administrativos no son cumplidos a cabalidad y no estn
relacionados con la gestin de la empresa como un todo.
Cliente
Preparado Por
Fecha
Preguntas:
Organizacin
no
n/a
Se utilizan los Organigramas?
Estn Actualizados?
Existen descripcin de cargos?
Existen polticas generales bien definidas?
Existen manuales y procedimientos para toda la operatividad?
Administracin:
El equipo de oficina es el ms adecuado para
Desempear las actividades?
Existe un programa de medicin de trabajo?
Hay funciones duplicadas?
Presupuestos
Hay una adecuada programacin presupuestaria?
La programacin presupuestaria incluye comparacin
Oportuna de resultados reales?
Jefatura de personal
Existe un programa de clasificacin y evaluacin
De cargos
-Existe un manual de procedimiento para los empleados
Jefatura de contabilidad
Est en prctica un manual de contabilidad?
Cul es la periocidad de la informacin Financiera?
Cules son las polticas contables?
Existe cdigo de cuenta?
Informes Administrativos
Existe el sistema de informar por reas?
Cumplen su funcin?
Existe desinformacin?
Jefatura de contabilidad de costo
Justifican los resultados a los costos?
Si no existe el procesamiento de datos, es factible
Su puesta en funcionamiento?
si
INFORME FINAL
.
Sntesis.
Plantacin Adentro C.A es una empresa dedicada a la produccin y
comercializacin de productos agrcolas, cuenta con 30 distribuidoras a Nivel
Nacional, pero 3 de ellas estn presentando las siguientes irregularidades:
Distribuidora1: Representa el 5% de las ventas y cuenta con el siguiente personal
(1 Depositario, 1 Analista y 3 Asistentes Administrativos) las cuentas por cobrar no
Distribuidora2.
Distribuidora3
NOMBRE
NOTAS
Ramon
Rodriquez
3
facturas
FECHA
EMITID
A
03-0516
FECHA
VENCID
A
18-05-16
SALDO
120.000
67
Maria
Martinez
89
Pedro&Danzo
n
21
Alfonso
Petron
vencida
s
5
facturas
vencida
s
2
facturas
vencida
s
1
factura
vencida
15-0316
03-30-16
230.000
04-0416
19-04-16
500.000
23-0416
08-05-16
TOTAL=
130.000
980.000
40.000
80.000
15-05-16
Fernndez Ala
Maz en Concha (6 sacos)
15.000
90.000
19-05-16
Pereira De Sousa
Machete 10
30.000
300.000
23-06-16
Gonzlez Fermn
Caraota Pintada (10 sacos)
100.000
1000.000
27-07-16
Fernndez Ala
Maz Trillado ( 20 sacos)
30.000
600.000
Distribuidora 2.
PLANTACION ADENTRO C.A
DISTRIBUIDORA 2
DEVOLUCIONES EN VENTA
23-06-16
Carlos Ortiz
Semillas de Pimenton (2 sacos)
80.000
160.000
02-07-16
Ortiz Fermin
Semillas de tomate (1 saco)
90.000
90.000
25-07-16
Betitza chacin
Instrumentos de Riego
1200.000
Faltantes en Inventario
21-05-2016
30.000
30.000
NOMBRE
NOTAS
FECHA
EMISION
FECHA
VENCIDA
SALDO
02
Jose
Fernandez
Rosa Jiron
1 factura
vencida
6 facturas
vencidas
06-06-15
21-06-15
85.000
24-08-15
09-09-15
650.000
06
Frison
Leyen
2 facturas
vencidas
03-01-16
18-01-16
200.000
22
Luis
Caroles
1 factura
vencida
23-01-16
08-01-16
140.000
12
Amilcar
Miche
2 facturas
vencidas
03-03-16
18-03-16
TOTAL=
70.000
24
1.145.000
Nivel de servicio de planta
si
Distribuidora PALMOR.
Distribuidora PALMISAR.
Beneficios
-
Perfil recomendado
Estudios Oficiales
T.S.U Administracion de Empresa o Licenciado En Administracin de Empresas
Formacin:
-
Habilidades:
-
Beneficio de la empresa
Considerando los aspectos mencionados anteriormente, las 3 distribuidoras
tendrn como beneficio lograr la rentabilidad y productividad de la misma
,cumpliendo y aplicando correctamente las diferente normas y procedimientos
administrativos por parte de su personal capacitado, recuperndose la empresa en
un plazo de 6 meses.