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MDULO 2:

En este mdulo trabajaremos con una planilla de clculo. Veremos cmo est
compuesta una planilla u hoja de clculo. Analizaremos los distintos tipos de
datos que podemos ingresar en una planilla de clculo. Vamos a identificar y a
trabajar con celdas y rangos. Tambin aprenderemos a darle formato y a editar
las distintas celdas y los rangos. Veremos que Excel nos permite insertar y
eliminar filas y columnas. Y por ltimo podremos conocer y aprender las
estructuras de las funciones que tiene Excel y las funciones bsicas que tiene
disponible para nosotros.

INGRESO DE DATOS: CELDAS, RANGOS, NOMBRES DE CELDAS,


AUTOCOMPLETAR

En este mdulo vamos a comenzar a trabajar con una planilla de clculo. Para ello vamos a
analizar cmo esta compuesta la misma. En este caso tenemos abierta una nueva planilla de
clculo, totalmente vaca, y vemos que contienen columnas y filas. Las columnas estn
encabezadas por una letra y las filas por un nmero.
Tambin vemos que existen celdas que justamente es la interseccin, o el lugar donde se
encuentra una columna con una fila. Las celdas contienen una direccin en Excel que nos
dice dnde estamos posicionados en la planilla de clculo. Para ello podemos ver la
direccin de la celda en el cuadro de nombres, que aparece aqu arriba a la izquierda. Por
ejemplo, en este caso estamos posicionados en la celda E3,
y el cuadro de nombre nos muestra la direccin de la misma. Si nos desplazamos a lo largo
de la planilla con las flechas direccionales del teclado, vemos que la direccin de las celdas
van cambiado.
Tambin Excel nos permite modificar el nombre de la celda.
Si en lugar de llamarse E2, podramos llamarla de otra manera, ejemplo, si quisiera llamarla
a la celda E2 PRUEBA,
podramos modificar el nombre de la misma en el cuadro de nombre. Con un Enter, you
Excel determina que esa celda, E2, ahora se llama PRUEBA.
Tambin tenemos en Excel lo que llamamos rango, que es un conjunto de clulas
continuas. Por ejemplo, en este caso yo estoy seleccionando este conjunto de
clulas continuas y Excel me indica en el cuadro de nombre que este rango est
conformado por dos filas y cuatro columnas. Si yo agregara una fila ms, me indicara que
son tres filas y cuatro columnas, y as sucesivamente. La celda es el lugar donde nosotros
vamos a poder ingresar distintos tipos de datos. Por ejemplo, datos de texto, frmulas,
fechas, etc. Vamos a suponer que nosotros quisiramos,
por ejemplo, un listado de productos con sus cantidades vendidas y el precio unitario de
cada producto. Podramos tener productos que se llamen LINEA 1, LINEA 2, y vamos a
suponer que tenemos diez lineas distintas de producto. Excel permite, en lugar de copiar
LINEA 3, LINEA 4, y as hasta la diez. Excel contiene una funcin que se llama
Autocompletar o Autorellenar, que lo que permite es al identificar un patrn auto, como la

palabra lo dice, Autocompletar o completar automticamente ese patrn que encuentra. Por
ejemplo, en este caso, hasta la lnea diez, que es la cantidad de lineas de nuestros productos
que tenemos en nuestra planilla. Lo mismo pasa, por ejemplo, con los das de la semana. Si
nosotros tipeamos LUNES y MARTES, Excel automticamente reconoce el patrn y nos
permite completar o autocompletar,
por ejemplo, hasta el VIERNES o, si quisiramos, hasta el DOMINGO.
Bueno, entonces como estbamos en nuestro ejemplo, tenemos las distintas lneas de
productos y tenemos en esta columna, en la columna C, la cantidad vendida de cada
producto, por ejemplo.
En la Lnea 1 se vendieron diez productos, en la Lnea 2, 25, en la Lnea 10, 340. Y el
precio unitario de la Lnea 1 es 100 pesos, de la Lnea 2, 150, y de la Lnea 3, 250 pesos.
En este caso vemos que estamos ingresando datos de textos, de nmeros, y por ejemplo los
das de la semana.
En el prximo mdulo vamos a ver cmo darle formato a esta tabla para que quede mejor
presentada. Muchas gracias.

QUITZ

1. Las columnas tienen encabezado numrico y las filas alfabticos.


Verdadero
Falso
2. Puedo modificar el nombre de una celda desde la barra de frmulas.
Verdadero
Falso
3. La celda es la interseccin entre una fila y una columna.
Verdadero
Falso
4. La funcin de autocompletar de Excel permite copiar celdas iguales.
Verdadero
Falso
5. Un rango es un conjunto de celdas contiguas.
Verdadero
Falso
6. En una celda se pueden ingresar datos numricos, textos y frmulas.

Verdadero
Falso
7. En Excel puedo seleccionar una celda pero no puedo seleccionar un rango.
Verdadero
Falso
8. En Excel se pueden completar los datos de las celdas contiguas automticamente con la
funcin ordenar.
Verdadero
Falso
9. En una celda no se pueden ingresar datos de fecha.
Verdadero
Falso
10. Asignar un nombre a un rango nos permite acceder al mismo sin necesidad de
seleccionarlo.
Verdadero
Falso

Formatos bsicos de las celdas*


En este video vamos a darle formato a los datos que tenemos en la planilla de
clculo. En este caso recordemos que habamos empezado a tipear en el video
anterior, las cantidades de ventas, de las distintas lneas de producto, y su
precio unitario.
Vamos a comenzar por ponerle un ttulo a nuestros datos.
En este caso como tenemos las cantidades de ventas y los precios unitarios,
podramos ponerle como ttulo ventas por producto.
Tipeamos el ttulo y vemos que el ttulo ocupa ms de una celda.
En este caso podramos seleccionar las celdas que querramos y Excel nos
permite realizar una combinacin de celdas. Es decir, de las cuatro celdas

hacer una. Esto para qu sirve? Por ejemplo para darle un formato
directamente a una sola celda y no a cuatro distintas.
Por ejemplo tenemos dos opciones para combinar esta celda. La primera
opcin es ir a la ficha de inicio y en la parte de alineacin elegir combinar y
centrar. Entonces Excel automticamente lo que hace es combinar mis cuatro
celdas en slo una.
La otra opcin es, seleccionado la celda que quiero combinar con un clic del
botn derecho seleccionamos formato de celda.
En esta nueva ventana que se nos abre tenemos todo lo referido a los distintos
tipos de formatos que podemos darle a una celda. En este caso podemos ir a la
pestaa de alineacin y vemos que la opcin de combinar celdas you se
encuentra tildada. Porque obviamente nosotros you tenemos esas celdas
combinadas.
Tambin podemos decirle que adems de combinar las celdas, nos centre la
palabra de manera horizontal.
Y tambin nos centre la palabra de manera vertical. Le damos aceptar y you
queda centrada y combinada el ttulo.
Por otro lado, vamos a ver el tema del estilo de los nmeros y las letras. Por
ejemplo, si yo quiero, selecciono todos los datos que tengo en mi planilla y voy
a elegir la fuente Arial. En lugar, en este caso tenemos la fuente Calibri. Que
tambin la podemos elegir desde la ficha inicio. Si tenemos seleccionados los
datos que queremos modificar y con un clic del botn derecho del mouse. En
Formato de celda, en la opcin Fuente, podemos ir a seleccionar la fuente Arial.
Arial normal. Aceptar. Y se me modifica la fuente tanto de los nmeros como de
las letras.
En el caso de la columna Cantidad, seleccionamos los nmeros de cantidad,
botn derecho, Formato de celda. Podemos elegir la categora nmero. Esto
qu quiere decir? Ac le estamos diciendo a Excel o configurando en Excel
que estos datos que aparecen en esta columna son todos nmeros. En este
caso le vamos a decir que
no quiero decimales y que son nmeros.
Tambin lo que podemos agregarle, y lo podemos tomar como criterio. Cuando
tenemos un formato de nmero, podemos siempre decirle que la alineacin sea
hacia la izquierda. La alineacin horizontal hacia la izquierda.
Le damos Aceptar y los nmeros quedan todos posicionados hacia la izquierda.
En el caso de la columna de precio unitario.
Sabemos que al ser el precio unitario un nmero, le podramos dar si queremos
el formato de contabilidad.

Tambin vamos a la solapa de nmeros y elegimos la opcin de contabilidad.


La opcin de contabilidad qu nos permite? Tambin le vamos a dejar sin
decimales, porque en ese caso todos los nmeros son sin decimales. Y nos
permite ponerle, en este caso, la opcin del signo pesos. Para tener bien
identificado que esta columna corresponde a nmeros monetarios y no a
cantidades como en la otra columna.
Lo mismo, nos olvidamos hacer pero lo vamos hacer, es seleccionar el ttulo
con la letra tambin arial.
Para que quede todo igual. Y vemos que la palabra precio unitario. Por ejemplo
en este caso, sobresale mucho de lo que es la primera columna.
Si quisiramos, Excel nos permite ampliar el ancho que viene predeterminado
de una columna. Cmo se puede lograr eso? Podemos posicionarnos entre, en
este caso, de la columna G, y la columna H,
y nos aparece un indicador de flecha distinto al habitual. Eso nos quiere decir
que haciendo un click, nosotros podramos mover el lateral de la columna y
hacerlo ms ancho si quisiramos.
De la misma manera podramos tambin, por supuesto, achicarlo.
La otra opcin sera posicionarnos sobre el encabezado de la columna, hacer
un click para que se seleccione toda la columna.
Y con el botn derecho del mouse, ancho de columna y le podramos poner el
ancho que quisramos. Por ejemplo 15. Lo mismo se puede hacer con las filas.
Podramos modificar el alto de la fila, a mano. O haciendo un click sobre el
encabezado de la fila botn derecho, alto de fila, y tambin le podemos tipear
el nmero que deseamos. As es como podemos modificar el ancho de la
columna, el alto de la fila. Tambin podramos, si quisiramos, ocultar una
columna.
En este caso seleccionamos nuevamente la columna con un click en el
encabezado, y vamos a ocultar columna.
Y automticamente, Excel nos oculta esa columna que seleccionamos. Lo
mismo si quisiramos mostrar la columna. Seleccionamos la columna, la que
sabemos que est oculta, la anterior y la posterior. Y en mostrar se nos vuelve
a mostrar la columna que antes habamos ocultado. Lo mismo si quisiramos
insertar una nueva columna, tambin podramos hacerlo desde la opcin
insertar columna.
Como ven, en ese aspecto, Excel es muy flexible. Nos permite hacer todo lo
que querramos con las filas y las columnas. you sea modificarle en ancho,
eliminarla, ocultarla, o insertar nuevas.
Bueno, si seguimmos con el formato de nuestra planilla, podramos pensar que
le vamos a dar un mismo ancho. En este caso, por ejemplo este ancho es de
18,57. A estas dos columnas les vamos a dar el mismo ancho, 18,57. A los

ttulos los vamos a centrar. Ac estamos usando el acceso rpido en la cinta de


opciones
Y nos restara agregarle un poco de color, y algunos bordes a la celdas. Por
ejemplo, si selecciono todos mis datos, vamos a nuevamente formato de celda,
borde, y elegimos algn estilo de borde a eleccin.
Y le vamos haciendo click a donde queremos que le coloque un borde. En este
caso un borde a todo el contorno de los datos. Y le podemos poner tambin a
las columnas.
Damos aceptar y vemos que automticamente le pone el borde.
Tambin le podemos poner un borde, como para separar,
al ttulo de los encabezados
y tambin le podemos poner un color. Por ejemplo, seleccionamos esta parte,
vamos a formato de celda, en relleno le podemos poner un azul.
Y aqu adentro por ejemplo, un gris.
Y al ttulo tambin le podemos poner un color azul. Si quisiramos copiarle el
formato, por ejemplo a sto,
podramos usar el botn copiar formato.
Para ponerle el mismo formato que hemos elegido en el otro ttulo. Bueno, les
dejo como tarea de este video, indagar o seguir investigando sobre las
distintas opciones de formato que hay en la ficha de inicio.

QUITZ
1. La nica opcin para modificar la fuente de una celda es desde la pestaa
Inicio, grupo Fuentes.
Verdadero
Falso
2. El ancho de una columna no puede ser modificado
Verdadero
Falso
3. El alto de una fila puede ser modificado en Excel.
Verdadero
Falso
4. Las columnas en Excel pueden eliminarse u ocultarse.

Verdadero
Falso
5. En Excel podemos cambiar el ancho de una celda sin afectar el ancho de las
otras celdas de la misma columna.
Verdadero
Falso
6. En Excel toda una columna debe ser del mismo color.
Verdadero
Falso
7. En Excel si asigno un borde a una celda no puedo cambiar el color de fondo.
Verdadero
Falso
8. En Excel si inserto una columna, solo se desplazan las columnas que estn a
la derecha de la insercin.
Verdadero
Falso
9. Una fila o columna oculta no puede volver a ser visible.
Verdadero
Falso
10. Si elimino una fila, puedo volver a visualizarla haciendo click derecho del
mouse, opcin mostrar.
Verdadero
Falso

Estructura de las funciones

you tenemos los datos en la planilla de clculo con un formato. Ahora vamos a agregar ms
informacin con los datos que you tenemos.
En este caso tenemos los datos de cantidad y de precio unitario. Qu voy a poder agregar a
partir de estos datos? Voy a poder agregar por ejemplo el monto total de venta en pesos de
cada lnea de producto. Por lo tanto vamos a agregar una columna que se llame monto.
Le podemos copiar el formato con el botn copiar formato
a la columna de precio unitario, y

vamos a calcular el monto de cada lnea. Para ello vamos a utilizar lo que en Excel
llamamos frmulas.
Las frmulas en Excel se utilizan para realizar un clculo a partir de determinados
datos, esos datos pueden ser datos constantes o pueden ser referencias a otras celdas. En
este caso vamos a utilizar datos de otras celdas para realizar esta frmula.
La frmula debe comenzar con un signo igual you que Excel reconoce que luego de un
signo igual siempre va a haber algn clculo para realizar.
Por lo tanto agregamos el signo igual y seleccionamos
en la celda F6 multiplicada por la celda G6.
Le damos un enter y Excel automticamente me calcula el monto total en pesos vendida de
la lnea una.
O sea es decir me calcula la frmula que yo le ped.
Como you vimos en otro video, podemos arrastrar esta frmula
para no tener que tipearla cada vez. Para ello, como you lo hemos aprendido arrastramos o
copiamos hacia abajo la frmula y Excel automticamente me toma la celda que
corresponda.
Le podemos tambin copiar el formato, con el botn copiar formato, a los nmeros y ah
tenemos nuestra columna de montos terminada.
Por otro lado nosotros tambin quisiramos agregar el total de venta realizado por todas las
lneas de producto. Entonces decimos bueno, quiero agregarle a mi tabla el total de
ventas. Para eso, tengo varias opciones, podra tambin usar una frmula y ponerme a
sumar, agregar el signo igual y sumar esta, ms esta, ms esta, as hasta el final. Pero Excel
you trae frmulas predeterminadas en su configuracin. Eso es lo que nosotros llamamos
funciones.
En este caso vamos a utilizar la funcin suma que es una de las funciones ms bsicas que
nos pone a disposicin Excel.
Para ello vamos a ir a la pestaa de frmulas y vemos que hay un botn que se llama
autosuma.
Este botn es como el acceso rpido a generar o a insertar la funcin suma. Si hacemos un
clic, si estamos posicionados donde queremos insertar la funcin, hacemos un clic en el
autosuma y automticamente Excel me inserta esta funcin seleccionndome los datos que
estn prximos y que entiende que son los que quiero sumar.
Si le doy un enter me va a traer el resultado total de la suma. Pero antes vamos a ver cmo
estn compuestas las funciones.
Todas las funciones tienen una misma estructura, comienzan con el signo igual como you lo
dijimos porque Excel despus entiende que va a haber una frmula o una funcin o un
clculo, luego tienen un nombre de funcin que en este caso el nombre es la funcin suma,
el nombre de la funcin es suma y tiene argumentos de funcin,
que estn separados por un punto y coma o un coma depende de la configuracin de cada
mquina. En este caso usamos punto y coma para separar cada argumento.
En este caso vemos que el argumento es un rango que empieza en H6 y termina en H15.
Estos argumentos pueden ser referencias a celdas como en este caso que estamos utilizando
un rango, pueden ser otras frmulas o pueden ser tambin valores constantes. Le damos
enter y Excel automticamente me calcula la suma que yo quera lograr.
A simple vista, uno no ve si en la celda hay una frmula o una funcin, o si solamente es un
dato tipeado. Para eso si nos posicionamos sobre esa celda, y vamos a la barra de frmulas,
vemos que en esa celda est escrita una frmula.

As como tenemos la funcin suma, en este caso si nosotros adems de querer saber el total
de ventas de todos los productos quisiramos saber el por ejemplo, el promedio de ventas,
tambin Excel tiene preparada una funcin para calcular el promedio. En este caso si
apretamos el botn, si insertamos el igual
y tipeamos la palabra promedio, con un tap nos
muestra la estructura de la funcin promedio. En este caso la funcin promedio tiene
solamente argumentos separados por punto y coma que son argumentos simples. Como en
la suma vamos a seleccionar el rango en el que queremos calcular el promedio, y le damos
enter y me calcula el promedio de nuestra venta. Tambin le vamos a copiar el mismo
formato para que quede todo igual
y lo mismo si quisiramos saber el mnimo
de venta, cul fue el mnimo monto de nuestra venta. Entonces vamos a elegir la funcin
min que es la que devuelve as como lo dice Excel, devuelve el valor mnimo de una lista
de valores.
Elegimos la funcin mnima y seleccionamos el mismo rango
y nos devuelve el mnimo de ese rango de valores. Por supuesto lo mismo con el mximo.
Seleccionamos la funcin max, esta devuelve el mximo de un rango de valores, y vemos
que
la lnea de producto uno es la que tuvo el mnimo en ventas y la lnea de producto ocho es
la que tuvo el mximo en ventas.
Hay otra funcin que es de mucha utilidad y es muy utilizada en Excel y est dentro de las
bsicas de Excel que es la funcin condicional, y como su nombre lo indica
se utiliza para plantear una condicin,
tiene una condicin y un valor verdadero si la condicin es verdadera y un valor falso si la
condicin es falsa. En este caso podramos tener una estadstica.
En esta empresa en donde pensemos que si la cantidad vendida del producto
es arriba de, es mayor a 32 las ventas de ese producto son buenas.
Y si las ventas en cantidades son menores a 32 podramos decir que es regular, cmo
podemos hacer para no, o sea yo podra ir y leer lnea por lnea y decir, bueno esta tiene 10,
vendi 10 cantidades de la lnea uno. Entonces, podra poner es regular
y esta vendi 25, tambin es regular, esta vendi 40, es buena.
Esto lo podra hacer si tuviera como en este caso tres, cuatro o 10 lneas de producto. Pero,
se puede pasar y de hecho pasa muy seguido que nunca tenemos tantas pocas filas o tan
pocos datos.
Por eso es que es de gran utilidad en este caso la funcin de la cual estbamos hablando,
que es la funcin condicional.
Qu vamos a plantear? Vamos a plantear una condicin y vamos a insertar una
funcin que se llama si, que lo que hace es chequea, tiene tres argumentos distintos, una
prueba lgica, un valor si la prueba es verdadera y un valor si la prueba es falsa.
La prueba lgica es una condicin que le vamos a poner a la frmula
para que nos devuelva dos alternativas de valores. En este caso lo que le vamos a decir, que
esa va a ser la condicin, es que si la celda de la cantidad es mayor a 32, este sera nuestro
primer argumento de la funcin.
Punto y coma, en el caso de que sea mayor le vamos a decir que nos escriba la palabra
bueno, porque en ese caso el producto tiene una buena venta. Lo escribo entre comillas
porque cuando se escribe un texto entre comillas este reconoce que justamente que
queremos que nos devuelva un texto.

Punto y coma, y si no cumple la condicin, o sea que si la cantidad es menor a 32 queremos


que nos devuelva la palabra regular.
Cerramos parntesis y le damos enter. Vemos que automticamente la funcin si
evala esa condicin y nos devuelve bueno o regular. Si arrastramos la funcin para
abajo vemos que automticamente se completa sin necesidad de ir uno por uno. you
sabemos que tenemos tres buenos y el resto son productos regulares
que le podemos poner la palabra condicin o ranking.
Le copiamos el formato y dejamos lista nuestra tabla con todas las funciones y los datos
que hemos creado a partir de una cierta informacin. De tarea para este video es
evaluar con mayor profundidad la estructura de la funcin si,
que es la estructura de la funcin condicional para poder implementarla de manera ms
efectiva.

MiniQuiz

1. En Excel las funciones deben estar precedidas del signo %.


Verdadero
Falso
2. En Excel solo se pueden sumar celdas contiguas.
Verdadero
Falso
3. En Excel solo existen funciones matemticas.
Verdadero
Falso
4. Los argumentos de una funcin pueden hacer referencias a varias celdas.
Verdadero
Falso
5. Las funciones solo se puede aplicar a celdas de una misma hoja de clculo.
Verdadero
Falso
6. A las celdas con una funcin no se les puede cambiar el formato.
Verdadero
Falso

7. El nombre asignado a un rango de datos se puede utilizar como argumento


de una funcin.
Verdadero
Falso
8. Las funciones de una celda no se pueden copiar en otras celdas.
Verdadero
Falso
9. Las funciones disponibles en Excel las podemos encontrar en la pestaa
Frmulas.
Verdadero
Falso
10. La funcin SI comprueba si se cumple una condicin y devuelve un valor
si se evala como verdadero y otro si se evala como falso.
Verdadero
Falso