El Coaching como ayuda a la buena gestin del tiempo

Rosa Esta*
colaboradores@tisoc.com

El tiempo es inflexible, pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensacin de todo lo contrario.
El tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Pasamos la mayor parte de nuestro tiempo dedicados a
muchos problemas relativamente secundarios en lugar de concentrarnos en pocas actividades, pero de vital
importancia. Un coach le ayudar a gestionar y a rentabilizar su tiempo.

La Ley de Pareto sobre el tiempo, fijada por el economista italiano Vilfredo Pareto, que formul realizando
investigaciones estadsticas dice que:
- El 20% de la entrevista proporciona el 80% de las conclusiones.
- El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del xito en el trabajo total.
- El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados.
- El resto suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, etc.

Esta ley puede aplicarse para conocer lo que da resultado en la empresa y para decidir correctamente qu
hacer en primer lugar, con el objetivo centrado en las tareas de mayor rentabilidad.
La mayor parte del tiempo y de la energa se malgastan porque faltan objetivos, planificacin, prioridades y
visiones de conjunto.

Una perfecta gestin del tiempo nos abrir caminos para:

- Obtener una mejor panormica de las actividades y prioridades.

- Tener ms tiempo libre para la creatividad.
- Dominar, reducir y evitar el estrs.
- Tener ms tiempo libre.
- Alcanzar consecuente y sistemticamente los objetivos propuestos.

La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran cada vez ms en
sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la competitividad de la organizacin.

Los ladrones del tiempo son: las interrupciones, el mal uso del telfono, reuniones no previstas, dejar las
cosas para despus, desorden y burocracia, comunicacin ineficaz, el mal uso del correo electrnico, la
escasa disciplina personal.

As, gestin del tiempo es cualquier sistema para controlar el tiempo de la forma ms eficiente posible.
Estableciendo un sistema de control del tiempo en el quehacer diario es posible aprender a identificar y
eliminar los factores que hacen perder el tiempo y desarrollar su control con eficacia.

Para gestionar bien el tiempo se pueden aplicar una serie de principios bsicos:

- Planificar por adelantado.

- Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas importantes, tareas urgentes y
tareas minucia.
- Agrupar las tareas segn las capacidades requeridas.
- Programar actividades de descanso.
- Prometer menos y cumplir ms.
- Hacer un seguimiento de los procesos.
- Delegar todo lo que se pueda.
- Establecer parmetros para decir no
- Tener en cuenta la curva del rendimiento.

La Agenda, programa diario o conjunto de acciones previstas para el da, es una excelente forma de
recordar, flexibilizar o priorizar los objetivos laborales. La principal dificultad con la que nos encontramos es su
alteracin por imprevistos que surgen.

Como sugerencias se ofrecen las siguientes:

- Anotar en primer lugar las fechas ya comprometidas para entrevistas, citas o reuniones.
- Sealar las tareas con fechas/horas lmite establecidas previamente.
- Reservar espacios temporales para asuntos con fechas lmite.
- Anotar el resto de cuestiones que se consideren importantes a las que tengamos que dedicarles tiempo.

Su Coach le plantear las siguientes preguntas:

- Cmo resuelve cumplir con todo lo que quiere o necesita hacer a diario a lo largo del da, va pasando
tranquilamente de una actividad a la siguiente?
- Cmo determina cunto tiempo le llevar una actividad?

- Escribe una lista de los asuntos que debe resolver en el da?

- Cmo establece prioridades?
- Sabe decir no?
- Cmo es ahora mismo un da normal de trabajo?
- Cuntas cosas intenta hacer en una sola jornada?
- Es realista al respecto?
- Qu actividades de su trabajo, son prioritarias?
- Cmo puede saber qu actividades son prioritarias?
- Qu necesita que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista de cosas urgentes o
importantes?
- Qu le gusta ms hacer de todos los asuntos que son de su competencia?
- Sabe delegar?
- Es capaz de darse a Ud. mismo el apoyo que necesita?
- Qu va a hacer para alcanzar su objetivo? Cundo, dnde y cmo?

El coaching en la gestin del tiempo

Rosa Esta
El tiempo es inflexible: pasa y no se detiene, aunque a veces tengamos la sensacin
opuesta. Incluso el tiempo es el bien ms valioso que tenemos. Sin embargo, pasamos la
mayor parte de ste dedicados a muchos problemas relativamente secundarios, en lugar
de concentrarnos en pocas actividades, pero de vital importancia.
Por ejemplo, la Ley de Pareto sobre el tiempo -fijada por el economista italiano Vilfredo
Pareto mediante sus investigaciones de estadstica- establece lo siguiente:

El 20% de una entrevista proporciona el 80% de las conclusiones.

El 20% del trabajo de mesa posibilita el 80% del xito en el trabajo total.
El 20% de nuestro tiempo contribuye al 80% de los resultados.
El resto del tiempo suelen ser imprevistos, urgencias, interrupciones, correcciones, entre
otras situaciones. Esta ley puede aplicarse para conocer lo que nos ofrece resultados en
la empresa y para decidir correctamente qu hacer en primer lugar, con el objetivo
puestos en las tareas de mayor rentabilidad.
Por otra parte, la Ley del trabajo interrumpido dice: cuando interrumpimos continuamente
nuestro trabajo, ste pierde rentabilidad y el sumatorio de los tiempos empleados en una
tarea que interrumpimos continuamente es mayor que el obtenido de una tarea que se
desarrolla de forma continua. Esta ley puede servirnos para:

No interrumpir trabajos importantes en el momento de planear la agenda.

Dedicar las horas de menos interrupciones a los asuntos que reportan mayores
rendimientos.

Adems, la Ley de productividad negativa puntualiza: un excesivo horario de trabajo

provoca rendimientos proporcionalmente inversos. Esta ley puede ayudarnos a programar
nuestra agenda de forma que no influyamos de manera negativa en la realizacin de
tareas, que por un excesivo afn de trabajo resulta un fracaso.
Ahora bien, la mayor parte del tiempo y de la energa se malgastan porque faltan
objetivos, planificacin, prioridades y visiones de conjunto. Una perfecta gestin del
tiempo nos abrir caminos para:

Obtener una mejor panormica de las actividades y prioridades.

Tener ms tiempo libre para la creatividad.
Dominar, reducir y evitar el estrs.
Tener ms tiempo libre.
Alcanzar consecuente y sistemticamente los objetivos propuestos.
La capacidad para gestionar bien el tiempo es una habilidad que las empresas valoran
cada vez ms en sus trabajadores, ya que este factor mejora la productividad y la
competitividad de la organizacin. Un primer paso para mejorar su gestin consiste en
detectar aquellos factores a los que podemos denominar ladrones de tiempo.
Los ladrones del tiempo son: las interrupciones, el mal uso del telfono, las reuniones previstas o no -, dejar las cosas para despus, el desorden y la burocracia, la
comunicacin ineficaz, el mal uso del correo electrnico y la escasa disciplina personal.
Ahora bien, "gestin del tiempo" es cualquier sistema para controlar el tiempo de la forma
ms eficiente posible. Estableciendo un sistema de control del tiempo en el quehacer
diario podemos aprender a identificar y eliminar los factores que nos hacen perder el
tiempo y desarrollar su un control eficaz.
Y entonces surge la interrogante: Cmo gestionar de manera ptima el tiempo? Para
gestionar bien el tiempo se pueden aplicar una serie de principios bsicos:

a) Planificar por adelantado.

b) Hacer y seguir una lista de prioridades: tareas importantes y urgentes, tareas
importantes, tareas urgentes y tareas de minucia.
c) Agrupar las tareas segn las capacidades requeridas.
d) Programar actividades de descanso.
e) Prometer menos y cumplir ms.
f) Hacer un seguimiento de los procesos.
g) Delegar todo lo que se pueda.
h) Establecer parmetros para decir no.
i) Tener en cuenta la curva del rendimiento.
Una herramienta clave para gestionar el tiempo es la agenda. Por medio de ella se
programa un conjunto de acciones previstas para el da; por eso resulta una excelente
forma de recordar, flexibilizar o priorizar los objetivos laborales. La principal dificultad con
la que nos encontramos es la alteracin de la misma por imprevistos que surgen.

Sugerencias para llevar la agenda de forma ptima:

Anotar, en primer lugar, las fechas ya comprometidas para entrevistas, citas o

reuniones.
Sealar las tareas con fechas/horas lmite establecidas previamente.
Reservar espacios temporales para asuntos con fechas lmite.
Anotar las dems cuestiones que se consideren importantes a las que tengamos
que dedicarles tiempo.
Para estar seguro de poder poner en prctica cualquier cambio que se decida hacer en la
agenda de trabajo o en la personal, es necesario reflexionar primero sobre la capacidad
propia de organizacin. Ahora se habla mucho de la gestin del tiempo, aunque el
concepto est ntimamente relacionado con el hecho de saberse organizar en general. En
el mbito laboral, cuando se est a punto de comenzar una reunin, por ejemplo, es
beneficioso para todos los asistentes establecer unos lmites temporales teniendo en
cuenta el tiempo del que se dispone, ya que cuando las reuniones se alargan y quedan
muchas cuestiones por resolver sobre la mesa, o no se trata lo importante, la gente se
frustra.
Si al final de la jornada de trabajo usted se siente esterado o frustrado porque tiene cosas
pendientes, entonces aprender a calcular las tareas factibles a lo largo del da puede
resultarle beneficioso. Cuando inicie una tarea, pregntese de cunto tiempo dispone. A
partir de ah, le ser ms fcil ceirse a lo que haya planificado para ese da.
Por ltimo, algunas de las preguntas que debemos responder son las siguientes:

Le resulta fcil cumplir con todo lo que quiere o necesita hacer a diario?
A lo largo del da, va pasando tranquilamente de una actividad a la siguiente?
Le resulta fcil determinar cunto tiempo le llevar una actividad?
Escribe una lista de los asuntos que debe resolver en el da?
Establece prioridades?
Sabe decir no?
Cmo es ahora mismo un da normal de trabajo?
Cuntas cosas intenta hacer en una sola jornada?
Es realista al respecto?
Qu actividades de su trabajo, como Director de Oficina, son prioritarias?
Cmo puede saber qu actividades son prioritarias?
Qu necesita que ocurra para que determinadas actividades no acaben en la lista
de cosas urgentes o importantes?
Qu le gusta ms hacer de todos los asuntos que son de su competencia?
Sabe delegar?
Es capaz de darse a usted mismo el apoyo que necesita?
Qu hace para alcanzar determinado objetivo? Cundo, dnde y cmo?