PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

CODIGO DEL PROCEDIMIENTO: 4014

VERSIN No. 4.0
FECHA:

REVISADO POR:

Contralor Auxiliar
CARGO

APROBADO POR:

Director Tcnico
Direccin de Planeacin
CARGO

COPIA No.

Dr. Ernesto Tuta Alarcn

NOMBRE

FIRMA

Alirio Rodrguez Ospina

NOMBRE
No. FOLIOS:

FIRMA
12

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

1. OBJETIVO :
Estandarizar a travs de los elementos de Identificacin, referenciacin, conclusiones y
clasificacin, la elaboracin y entrega de los papeles de trabajo, que en archivo duro y/o
magntico deba entregar al concluir el Proceso de Prestacin de Servicio Micro, cada uno
de los integrantes del equipo auditor, de acuerdo con la labor desarrollada.

2. ALCANCE:
Inicia cuando el Equipo Auditor determina la forma de realizar la referenciacin y las marcas
de auditora a utilizar en la elaboracin de papeles de trabajo y termina cuando el
responsable del aprueba y procede a archivar los papeles de trabajo.

3. BASE LEGAL:

Constitucin Poltica de Colombia, artculos 268 y 272.

Ley 42, de 1993, artculos 8 y 65.
Decreto Ley 1421 de 1993, artculo 105.
Normas de Auditora Gubernamental Colombianas: Manejo y Custodia de los Papeles de
Trabajo

4. DEFINICIONES :
ARCHIVO: Ordenamiento clasificado de documentos y archivos magnticos, que
correspondan al proceso de Prestacin de Servicio Micro
ARCHIVO CORRIENTE: Documentos que soportan la labor y evidencias del Proceso de
Prestacin de Servicio Micro.
ARCHIVO GENERAL: Correspondencia interna recibida y enviada durante el tiempo de
realizacin del Proceso de Prestacin de Servicio Micro
ARCHIVO PERMANENTE: Documentos del sujeto de control o aplicables a ste, tales
como: normas, reglamentos, disposiciones, procedimientos, manuales, entre otros, que no
son susceptibles de cambio frecuente, que constituyen fuente de consulta en posteriores
auditoras.
CONCLUSION: Juicios de carcter profesional, basados en las observaciones resultantes
del examen efectuado.
PAGINA 2 DE 10

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

MARCAS DE AUDITORIA: Smbolos, numricos, alfabticos, grficos registrados en los

papeles de trabajo, con el propsito de facilitar y abreviar la clasificacin, archivo y para
explicar el trabajo realizado.
PAPELES DE TRABAJO: Conjunto de documentos, y/o planillas elaboradas y/o utilizadas
por el auditor en forma manual o medio magntico, que registran, soportan, evidencian e
identifican la labor de auditora realizada, as como las conclusiones a las que se ha llegado
en el desarrollo de su trabajo. Sirven para sustentar los hallazgos y como punto de apoyo
para verificaciones y futuras auditoras. Los papeles de trabajo estn conformados por los
documentos contenidos en el Archivo Corriente, Archivo General y Archivo Permanente.
REFERENCIACION: Identificacin alfanumrica colocada en la parte superior derecha de
los papeles de trabajo. Se asignar en mesa de trabajo, segn criterio seleccionado para
agrupar por lneas o componentes de integralidad, como por ejemplo: C= Contratacin, P=
Presupuesto.
REFERENCIACION CRUZADA: Se refiere a la interrelacin de asuntos contenidos en uno o
varios documentos analizados o papel de trabajo, con las anotaciones de datos, cifras, etc.,
incluidos en otros papeles de trabajo

5. REGISTROS
Mesa de Trabajo.
Papeles de Trabajo.

6. ANEXOS

Anexo 1: Modelo de Referenciacin de Papeles de Trabajo.

Anexo 2: Marcas de Auditora.
Anexo 3. Modelo papeles de trabajo.
Anexo 4. Archivo de Papeles de Trabajo.

PAGINA 3 DE 10

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

7. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO:

No

EJECUTOR

ACTIVIDAD
Determina la forma cmo se
va realizar la referenciacin y
las marcas de auditora a
utilizar en la elaboracin de
papeles de trabajo.

1.

PROFESIONAL
UNIVERSITARIO,
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO

Registra en la parte superior

del papel de trabajo que
elabore,
el
encabezado
registrando la fecha inicial y
la referenciacin previamente
definida.

Anota registros, clculos,

resumen de lecturas y/o
(EQUIPO AUDITOR) anlisis de documentos y
fuentes de informacin que
han servido para comprobar y
verificar, as
como
las
conclusiones a las que ha
llegado. Firma el responsable
de la ejecucin del trabajo e
indica fecha de terminacin,
anexando
cualquier
otro
documento que soporte lo
indicado en el papel de
trabajo.
SUBDIRECTOR DE
Solicita en forma aleatoria los
FISCALIZACIN
papeles de trabajo para
ejercer el control de los
PROFESIONAL
soportes
de
hallazgos
ESPECIALIZADO o
generados, a travs, de la
UNIVERSITARIO
auditora que se realiza en el
(LDER)
proceso de prestacin de
servicio Micro, en los que
JEFE DE UNIDAD
consignar la firma y fecha.
LOCAL (*)

PAGINA 4 DE 10

REGISTRO

OBSERVACION

Mesa de
trabajo

Labor
a
realizarse
en
mesa de Trabajo
de la fase de
planeacin.
Ver Anexo 1 y 2

Ver Anexo 3

PROCEDIMIENTO PARA ELABORAR PAPELES DE TRABAJO

No

4.

EJECUTOR

PROFESIONAL
UNIVERSITARIO,
PROFESIONAL
ESPECIALIZADO
(EQUIPO AUDITOR)

PROFESIONAL
ESPECIALIZADO o
UNIVERSITARIO
(LIDER)
JEFE DE UNIDAD
LOCAL(*)

ADMINISTRADOR
DE ARCHIVO
Y/O
5.
FUNCIONARIO
DESIGNADO POR
EL SUBDIRECTOR
DE FIS

ACTIVIDAD

REGISTRO

OBSERVACION

Archiva papeles de trabajo1

debidamente
foliados
y
clasificados
segn
corresponda
en archivo
permanente,
general
o
corriente.

La cuenta se
devuelve a la
Direccin con la
misma foliacin
presentada por
el sujeto
de
control.

Elabora el ndice segn la

clasificacin y nmero de
folios por componente de
integralidad y entrega al Lder
o Jefe de Unidad Local.

Ver Anexo 4

Elabora ndice final y entrega

papeles
de
trabajo
al
administrador de archivo y/o
funcionario designado por el
Subdirector de FIS.
En caso de las unidades
locales los papeles de trabajo
se entregan al Archivo
Central, codificados segn
tabla
de
retencin
documental.

Papeles de
Trabajo

El
Archivo
Permanente y las
Resoluciones del
Proceso Micro no
deben
ser
entregados
al
Archivo Central;
debe reposar en
la direccin para
ser entregado al
Lder
de
la
prxima auditora,
el cual deber ser
actualizado
una
vez terminada la
misma.

Revisa,
aprueba
o
desaprueba los papeles de
trabajo codificados segn
Tabla
de
Retencin
Documental de la Direccin.
Si no son aprobados devuelve
papeles de trabajo al Equipo
Auditor para ajustes y regresa
actividad 3.

* Aplica para la Direccin de Desarrollo Local y Participacin Ciudadana

Los Papeles de Trabajo estn conformados por los documentos contenidos en los Archivos; Corriente, General y Permanente.

PAGINA 5 DE 10

ANEXO 1

MODELO DE REFERENCIACIN DE PAPELES DE TRABAJO

Referencia

Contenido

A0

ndice o Cartula del Efectivo2

A2

Objetivos de la evaluacin del Efectivo

A4

Criterios de Auditora y Fuentes de Criterio

ACI4

Evaluacin del Sistema de Control Interno Efectivo

A8

Procedimientos de Evaluacin del Efectivo

A10

Desarrollo del Procedimiento No. 1

A12

Desarrollo del Procedimiento No. 2

A14

Desarrollo del Procedimiento No. 3

A16

Desarrollo del Procedimiento No. 4

A18

Desarrollo del Procedimiento No. 5

A20
.
.
.
AN

Desarrollo del Procedimiento No. 6

Borrador de Informe de la lnea o componente de integralidad auditado

Desarrollo del procedimiento N

FORMATO CDIGO 4014001

Nota: Seor Auditor este es un modelo por lo tanto, est sujeto a los cambios y sugerencias
para la debida utilizacin en los resultados de su trabajo. La referenciacin se realizar
en color rojo

Por lnea o componente de integralidad

PAGINA 6 DE 10

ANEXO 2
MARCAS DE AUDITORA
Aunque no exista un sistema de marcas estndar, a menudo se utiliza una escala limitada de
estandarizacin de smbolos para un componente de integralidad o para grupos especficos
de cuentas, mediante el uso de leyendas o marcas en cdulas determinadas. Dichos
smbolos o marcas deben ser explicados en los papeles de trabajo.
Las marcas deben ser distintivas y en color (generalmente rojo) para facilitar su ubicacin en
el cuerpo de un papel de trabajo, compuesto de anotaciones y cifras escritas en lpiz. Si se
elaboran en computador, debe escogerse una letra diferente y ojal resaltada.
Algunos requisitos y caractersticas de las marcas son los siguientes:

La explicacin de las marcas debe ser especfica y clara.

Los procedimientos de auditora efectuados que no se evidencian con base en marcas,

deben ser documentados mediante explicaciones narrativas, anlisis, etc.

FORMATO CDIGO 4014002

PAGINA 7 DE 10

ANEXO 3
MODELO PAPELES DE TRABAJO

E
N
C
A
B
E
Z
A
D
O

SECTOR XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
PERIODO PAD:

FASE:

PERIODO AUDITADO (Vigencia):

SUJETO DE CONTROL:
MODALIDAD DE AUDITORIA :

Desarrollo del contenido del papel de trabajo (El formato y el contenido de los papeles
de trabajo es un asunto relativo al juicio y criterio profesional del auditor; no hay sentencias
disponibles que indiquen lo que se debe incluir en los papeles de trabajo, sin embargo, es
esencial que los papeles de trabajo contengan suficiente evidencia del trabajo realizado
para sustentar las conclusiones alcanzadas).

CONCLUSION :
AUDITOR:
FECHA INICIO:
SUPRVISADO POR3:
Nombre:
Cargo:

FECHA TERMINACION:
Firma:

Fecha:
FORMATO CDIGO 4014003

Se diligencia cuando aleatoriamente se supervise por parte del Subdirector de FIS, Lder del Equipo
o Jefe de Unidad Local.

PAGINA 8 DE 10

ANEXO 4
ARCHIVO DE PAPELES DE TRABAJO
Las clases de archivo que se manejan en el proceso de prestacin de servicio micro por
parte de los equipos de auditora, son los siguientes:

A/P ARCHIVO PERMANENTE

Referenciacin

Contenido
Indice
Ficha Tcnica
Leyes
Decretos
Resoluciones
Acuerdos
Actas
Circulares
Antecedentes y actividades de la Entidad
Organigrama general del sujeto de control
Contratos de Fideicomiso
Principios y procedimientos administrativos y contables
Informes de Auditora anteriores
Directores y funcionarios claves en la toma de decisiones
Otros

A/G ARCHIVO GENERAL

Referenciacin

Contenido
Indice
Actas resultantes de las Mesas de Trabajo.
Comunicaciones Oficiales recibidas externas.
Comunicaciones Oficiales enviadas externas.
Comunicaciones Oficiales recibidas internas.
Comunicaciones Oficiales enviadas internas.
Cuentas rendidas por los sujetos de control.
Inventario parte interesada
Otros.

De conformidad con lo acordado en mesa de trabajo.

PAGINA 9 DE 10

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE PLANEACIN

Referenciacin

Contenido
ndice
Encargo de Auditoria
Memorando de Planeacin
Programas de Auditoria Aprobados
Otros

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE EJECUCIN

Referenciacin

Contenido
Indice o Cartula de la Lnea de Auditora o componente de integralidad
Programas de Auditoria por componente de Integralidad debidamente
diligenciado
Evaluacin del Sistema de Control Interno
Procedimientos de Evaluacin
Desarrollo del Procedimiento (Seguimiento Plan de Mejoramiento) No. 1
Desarrollo del Procedimiento No. 2
Desarrollo del Procedimiento No. 3
Desarrollo del Procedimiento No. 4
Desarrollo del procedimiento No. 22
Desarrollo del procedimiento N
Borrador de Informe de los resultados de la evaluacin de la lnea de
auditoria o del componente de integralidad.

A/C ARCHIVO CORRIENTE FASE DE INFORME

Referenciacin

Contenido
Informe Preliminar
Respuesta de la Entidad
Informe Final
FORMATO CDIGO 4014004

Nota: La utilizacin de nmeros pares obedece a que si el auditor olvida algn documento
para archivar o un procedimiento a desarrollar podr hacer uso de los nmeros impares.

PAGINA 10 DE 10