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Cabanillas Holguin Nancy Cinthia Milagritos PDF
Cabanillas Holguin Nancy Cinthia Milagritos PDF
FORMAMOS
LDERES
CON RESPONSABILIDAD
SOCIALES
Laureate
International
Universities
CONTADOR PBLICO
AUTOR:
CABANILLAS HOLGUIN NANCY CINTHIA MILAGRITOS
ASESOR:
CPC. ERIKA ROUILLON FUDRINI
TRUJILLO- PER
2010
Bach. Nancy Cinthia Milagritos Cabanillas Holgun.
Dedicatoria
Nancy
Agradecimiento
PRESENTACIN
Seores Miembros del Jurado:
En cumplimiento de las disposiciones establecidas en el reglamento de
Grados y Ttulos de la Facultad de Estudios de la Empresa de la Universidad
Privada del Norte, someteremos a vuestra consideracin el presente trabajo
de Investigacin titulado Auditoria operativa al rea de compras de una
empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y
su impacto en la eficiencia de las operaciones, con la finalidad de optar
el Ttulo Profesional de Contador Pblico.
RESUMEN
ABSTRAC
Not all companies have their management policy documents for the
development of its activities. As well as their rules, policies and procedures
of the purchases department of the company, because of that, this project
will serve as a tool to evaluate and determine an improved in their
procedures and controls of the purchases department. In this way, I could
suggest and advise the correct decisions.
INDICE
DEDICATORIA
AGRADECIMIENTO
PRESENTACIN
RESUMEN
ABSTRACT
INDICE
ANEXOS
CAPTULO I: INTRODUCCIN
1. Realidad Problemtica ....................................................................... 01
2. Justificacin de la investigacin ......................................................... 04
3. Enunciado del Problema .................................................................... 04
3.1. Hiptesis.................................................................................... 04
3.2. Objetivos ................................................................................... 05
10
CAPITULO I: INTRODUCCION
1. REALIDAD PROBLEMTICA:
El sector farmacutico es un sector que ha venido creciendo muy
rpidamente en este nuevo milenio, con el conocimiento y tecnologa
disponible para la fabricacin de frmacos.
La produccin y la comercializacin son partes importantes de todo un
sistema comercial destinado a suministrar a los consumidores los
bienes y servicios que satisfacen sus necesidades. Al combinar
produccin y comercializacin, se obtienen las cuatro utilidades
econmicas bsicas: de forma, de tiempo, de lugar y de posesin,
necesarias para satisfacer al consumidor. En este caso utilidad
significa la capacidad para ofrecer satisfaccin a las necesidades
humanas. No hay necesidad por satisfacer y por ende no hay utilidad.
La comercializacin se ocupa de aquello que los clientes desean, y
debera servir de gua para lo que se produce y se ofrece.
Utilidad de posesin significa obtener un producto y tener el derecho
de usarlo o consumirlo.
Utilidad de tiempo significa disponer del producto cuando el cliente lo
desee.
Utilidad de lugar significa disponer del producto donde el cliente lo
desee.
Se ha comprobado la existencia de capacidad instalada sin usar. Se
usa aproximadamente un 40% de la capacidad para producir. En el
ao 2003 se observa un ligero crecimiento de la industria
farmacutica en el Per. Un factor en esta industria es la insistencia
de paradigmas en parte de los empresarios farmacuticos que
suponen que este negocio no sufre demasiados cambios, y, por ende
se concentran en buscar ser estables, ante la necesidad de innovar y
expandirse en muchos ms mercados.
Hay conocimiento y tecnologa necesaria para fabricar y producir
productos farmacuticos. Esto ha sido generado por un proceso de
juntar y acumular experiencias, dotando de manejo tcnico esencial
Bach. Nancy Cinthia Milagritos Cabanillas Holgun.
11
por los equipos que hacen los procesos para producir y control de
calidad de medicamentos.
Es mantenida la presencia de empresas importadoras de productos
frmacos
de
organizaciones
innovadoras,
las
cuales
son
productos
genricos,
no
obstante,
los
laboratorios
12
La
empresa
en
mencin
inicia
sus
actividades
13
2. JUSTIFICACIN DE LA INVESTIGACIN
2.1. TERICO:
El presente estudio busca obtener resultados sobre el manejo y
eficiencia en las operaciones del rea de compras.
2.2. PRACTICA:
Proporcionara a la gerencia mayor informacin sobre el manejo actual
de sus operaciones y saldos de compras, lo cual le sern de suma
utilidad en su toma de decisiones.
3.1. HIPTESIS
La auditoria operativa al rea de compras en la empresa
comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. impact
positivamente en la eficiencia de las operaciones del rea.
14
3.2. OBJETIVOS
3.2.1. GENERAL:
Establecer el grado de solidez y efectividad del sistema de control
interno en el rea de compras de la empresa comercializadora de
productos farmacuticos Disfarma S.A.
3.2.2. ESPECFICOS:
Determinar el grado de efectividad en cada una de las fases del
rea de compras de la empresa comercializadora de productos
farmacuticos Disfarma S.A., para demostrar su eficacia.
Evaluar las polticas, normas y procedimientos del rea de
compras
de
la
empresa
comercializadora
de
productos
15
1. AUDITORIA
La auditoria es una de las aplicaciones de los principios cientficos de
la contabilidad, basada en la verificacin de los registros patrimoniales
de las haciendas, para observar su exactitud; no obstante, este no es
su nico objetivo.
Su importancia es reconocida desde los tiempos ms remotos,
tenindose conocimientos de su existencia ya en las lejanas pocas
de la civilizacin sumeria.
Inicialmente, la auditoria se limito a las verificaciones de los registros
contables, dedicndose a observar si los mismos eran exactos.
Por lo tanto esta era la forma primaria: Confrontar lo escrito con las
pruebas de lo acontecido y las respectivas referencias de los
registros.
Auditoria, en su acepcin mas amplia significa verificar la informacin
financiera, operacional y administrativa que se presenta es confiable,
veras y oportuna. Es revisar que los hechos, fenmenos y
operaciones se den en la forma como fueron planeados; que las
polticas y lineamientos establecidos han sido observados y
respetados; que se cumplen con obligaciones fiscales, jurdicas y
reglamentarias en general. Es evaluar la forma como se administra y
opera teniendo al mximo el aprovechamiento de los recursos.
16
Auditora
Externa
del Sistema de
17
18
profesionales
que
informen
en
forma
objetiva
19
20
2. AUDITOR
Es aquella persona profesional, que se dedica a trabajos de auditora
habitualmente con libre ejercicio de una ocupacin tcnica.
Es conveniente que el equipo auditor tenga una preparacin acorde
con los requerimientos de una auditoria administrativa, ya que eso le
permitir interactuar de manera natural y congruente con los
mecanismos de estudio que de una u otra manera se emplearn
durante su desarrollo.
En forma complementaria a la formacin profesional, terica y/o
prctica, el equipo auditor demanda de otro tipo de cualidades que
son determinantes en su trabajo, referidas a recursos personales
producto de su desenvolvimiento y dones intrnsecos a su carcter.
La expresin de estos atributos puede variar de acuerdo con el modo
de ser y el deber ser de cada caso en particular, sin embargo es
conveniente que, quien se d a la tarea de cumplir con el papel de
auditor, sea poseedor de las siguientes caractersticas:
-
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
Mente analtica.
21
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Comportamiento tico.
22
4. CONTROL
El control es una etapa primordial en la administracin, pues, aunque
una empresa
estructura
23
4.1.
ELEMENTOS
4.2.
IMPORTANCIA
24
Agregar valor: Los tiempos veloces de los ciclos son una manera
de obtener ventajas competitivas. Otra forma, aplicada por el
experto de la administracin japonesa Kenichi Ohmae, es agregar
valor. Tratar de igualar todos los movimientos de la competencia
puede resultar muy costoso y contraproducente. Ohmae, advierte,
en cambio, que el principal objetivo de una organizacin debera
ser "agregar valor" a su producto o servicio, de tal manera que los
clientes lo comprarn, prefirindolo sobre la oferta del consumidor.
Con frecuencia, este valor agregado adopta la forma de una
calidad por encima de la medida lograda aplicando procedimientos
de control.
Facilitar la delegacin y el trabajo en equipo: La tendencia
contempornea hacia la administracin participativa tambin
aumenta la necesidad de delegar autoridad y de fomentar que los
empleados trabajen juntos en equipo. Esto no disminuye la
responsabilidad ltima de la gerencia. Por el contrario, cambia la
ndole del proceso de control. Por tanto, el proceso de control
permite que el gerente controle el avance de los empleados, sin
entorpecer su creatividad o participacin en el trabajo.
5. INVENTARIOS
Se refiere a las existencias de un artculo o recurso que se usa en la
organizacin, para satisfacer alguna demanda futura.
La contabilidad para los inventarios forma parte muy importante para
los sistemas de contabilidad de mercancas, porque la venta del
inventario es el corazn del negocio. El inventario es, por lo general,
el activo mayor en sus balances generales, y los gastos por
inventarios, llamados costo de mercancas vendidas, son usualmente
el gasto mayor en el estado de resultados.
Las empresas dedicadas a la compra y venta de mercancas, por ser
sta su principal funcin y la que dar origen a todas las restantes
operaciones, necesitarn de una constante informacin resumida y
analizada sobre sus inventarios, lo cual obliga a la apertura de una
Bach. Nancy Cinthia Milagritos Cabanillas Holgun.
25
5.1.
26
5.2.
claramente
definidas.
continuacin
describimos
27
I.
FASE
DE
ACTIVIDADES PRE-
LIMINARES
II. FASE
DE CONTEO FISICO
FASE
VERIFICACIN
CONTEO
DE
DE
FSICO
Inventario No. 2
Comparacin con el Sistema de Krdex
Tarjetas de Conteo Fsico VS. Sistema de Krdex
Actualizacin del Sistema de Krdex al conteo
fsico.
28
6. CONTROL DE INVENTARIOS
Es una tcnica que permite mantener la existencia de los productos a
los niveles deseados.
Consiste en el ejercicio del control de las existencias; tanto reales
como en proceso de produccin y su comparacin con las
necesidades presentes y futuras, para poder establecer, teniendo en
cuenta el ritmo de consumo,
6.1.
OBJETIVO
espacio
absolutamente
necesario
para
un
buen
almacenamiento.
La transparencia de los rubros de Existencias y Costo de Ventas
en los estados financieros.
6.2.
IMPORTANCIA
29
7. AUDITORIA DE INVENTARIOS
7.1.
Con
la
idea
precisa
que
los
inventarios
repercuten
cuantificacin
de
su
monto,
clasificacin
adecuada
30
7.2.
pblica
de
dependencias
gubernamentales
fiscalizadoras.
La determinacin del valor de los inventarios afecta directamente
al costo de ventas y consecuentemente a la utilidad del ejercicio.
Los inventarios son ms susceptibles de errores y manipulaciones
de importancia que cualquier otra categora de activos.
Los niveles rpidamente cambiantes de precios de los ltimos
aos han llamado la atencin sobre la incoherencia e ineficacia de
los mtodos convencionales de la contabilizacin de inventarios.
La verificacin de cantidades, condiciones y valores de los
inventarios es una labor ms compleja y difcil que la verificacin
de la mayor parte de los elementos de la situacin financiera.
31
profesores
universitarios
de
contabilidad),
cuyas
tienen
relacin
directa
con
el
Control
Interno
32
9. ADMINISTRACIN DE RIESGOS
La administracin de riesgos es reconocida como una parte integral
de las buenas prcticas gerenciales. Es un proceso iterativo que
consta de pasos, los cuales, cuando son ejecutados en secuencia,
posibilitan una mejora continua en el proceso de toma de decisiones.
Administracin de riesgos es el trmino aplicado a un mtodo lgico y
sistemtico de establecer el contexto, identificar, analizar, evaluar,
tratar, monitorear y comunicar los riesgos asociados con una
actividad, funcin o proceso de una forma que permita a las
organizaciones minimizar prdidas y maximizar oportunidades.
Administracin de riesgos es tanto identificar oportunidades como
evitar o mitigar prdidas.
Este Estndar puede ser aplicado a todas las etapas de la vida de una
actividad, funcin, proyecto, producto o activo. El beneficio mximo se
obtiene generalmente aplicando el proceso de administracin de
riesgos desde el principio.
A menudo se llevan a cabo una cantidad de estudios diferentes en las
diferentes etapas de un proyecto.
9.1. DEFINICIONES
9.1.1. ACEPTACIN DE RIESGO:
Una decisin informada de aceptar las consecuencias y
probabilidad de un riesgo en particular.
33
9.1.9. CONSECUENCIA:
El
producto
de
un
evento
expresado
cualitativa
34
parte
de
administracin
implementacin
de
de
polticas,
riesgos que
estndares,
involucra
la
procedimientos
9.1.11.
COSTO:
9.1.12.
El
EVALUACIN DE RIESGOS:
proceso
utilizado
para
determinar
las
prioridades
de
9.1.13.
EVENTO:
9.1.14.
EVITAR UN RIESGO:
9.1.15.
FINANCIAMIENTO DE RIESGOS:
35
9.1.16.
FRECUENCIA:
9.1.17.
IDENTIFICACIN DE RIESGOS:
9.1.18.
INGENIERA DE RIESGOS:
9.1.19.
INTERESADOS:
9.1.20.
MONITOREO:
9.1.21.
ORGANIZACIN:
9.1.22.
PRDIDA:
9.1.23.
PROBABILIDAD:
36
9.1.24.
9.1.25.
REDUCCIN DE RIESGOS:
9.1.26.
RETENCIN DE RIESGOS:
9.1.27.
RIESGO RESIDUAL:
9.1.28.
RIESGO:
Se
mide
en
trminos
de
consecuencias
probabilidades.
9.1.29.
TRANSFERIR RIESGOS:
37
9.1.30.
TRATAMIENTO DE RIESGOS:
9.2.
MONITOREO Y REVISIN
Es necesario monitorear los riesgos, la efectividad del plan de
tratamiento de los riesgos, las estrategias y el sistema de
administracin que se establece para controlar la implementacin.
Los riesgos y la efectividad de las medidas de control necesitan
ser monitoreadas para asegurar que las circunstancias cambiantes
no alteren las prioridades de los riesgos. Pocos riesgos
permanecen estticos.
Es esencial una revisin sobre la marcha para asegurar que el
plan de administracin se mantiene relevante. Pueden cambiar los
factores que podran afectar las probabilidades y consecuencias
de un resultado, como tambin los factores que afectan la
conveniencia o costos de las distintas opciones de tratamiento. En
consecuencia, es necesario repetir regularmente el ciclo de
administracin de riesgos. La revisin es una parte integral del
plan de tratamiento de la administracin de riesgos.
9.3.
COMUNICACIN Y CONSULTA
La comunicacin y consulta son una consideracin importante en
cada paso del proceso de administracin de riesgos. Es importante
desarrollar un plan de comunicacin para los interesados internos
y externos en la etapa ms temprana del proceso. Este plan
debera encarar aspectos relativos al riesgo en s mismo y al
proceso para administrarlo.
La comunicacin y consulta involucra un dilogo en ambas
direcciones entre los interesados, con el esfuerzo focalizado en la
consulta ms que un flujo de informacin en un slo sentido del
tomador de decisin hacia los interesados.
38
que
aquellos
responsables
por
implementar
la
10.
EMPRESA
La empresa es una entidad conformada bsicamente por
personas,
aspiraciones,
realizaciones,
bienes
materiales
10.1.1.1. PBLICAS:
Son empresas creadas por el gobierno para prestar servicios
pblicos. Son aquellas entidades que pertenecen al Estado, tienen
personalidad jurdica, patrimonio y rgimen jurdico propio. Se
crean mediante un decreto del ejecutivo, para la realizacin de
Bach. Nancy Cinthia Milagritos Cabanillas Holgun.
39
10.1.1.2. PRIVADAS:
Sociedades comerciales o industriales en que todas o la mayora
de las acciones u otras formas de participacin en el capital
pertenecen a particulares y son controladas por stos, siendo su
principal objetivo la obtencin de utilidades al competir en el
mercado. Unidades productoras de bienes y/o servicios para la
venta en el mercado, independientes del Estado.
10.1.1.3. MIXTAS:
Aquella en la que personas privadas y el estado son propietarios
del
capital,
tomndose
las
decisiones
conjuntamente.
La
10.1.2.
40
10.1.3.
responsabilidad
frente
terceros
es
ilimitada.
41
10.1.4.
POR SU DIMENSIN:
42
11.
EXISTENCIAS
Conforme la contabilidad podemos considerar a las existencias
como los bienes tangibles, con la posibilidad de ser almacenables,
que las empresas adquieren en el exterior, con la finalidad de
utilizarlos en el proceso productivo para la obtencin de productos
finales, o bien para el mantenimiento de los equipos productivos.
De una manera ms general, podramos definirlas como los bienes
de propiedad de la empresa destinados a la venta o a su
transformacin
incorporacin
al
proceso
productivo.
Su
43
incorporarlos
la
produccin
sin
someterlos
transformacin.
MATERIALES PARA EL CONSUMO Y REPOSICIN
Son los destinados a la estructura de la empresa, es
decir, a mantener la capacidad estructural de la misma.
Tienen fines de reparacin y prevencin de roturas o
desgastes de los equipos.
PRODUCTOS EN PROCESO O EN CURSO
Son aquellos materiales que al finalizar el ejercicio
econmico se encuentran en proceso de produccin en
algn centro de actividad de la empresa.
PRODUCTOS SEMI-TERMINADOS
Son los que al finalizar el ejercicio econmico se
encuentran an sin terminar y estn pendientes de pasar
por algn proceso de terminacin o acabado de la
empresa.
PRODUCTOS TERMINADOS
Son los productos finales del proceso productivo.
MERCADERAS
Son las existencias de las empresas comerciales, es
decir, productos que se adquieren en el exterior y son
revendidos posteriormente sin sufrir transformaciones
12. ABASTECIMIENTO
El proceso de abastecimiento es el conjunto de actividades que
permite identificar y adquirir los bienes y servicios que la compaa
requiere para su operacin, ya sea de fuentes internas o externas.
Partiendo de esta definicin, se puede ver que el abastecimiento
Bach. Nancy Cinthia Milagritos Cabanillas Holgun.
44
12.1. INCIDENCIA
EN
BENEFICIOS
RIESGO
DE
ABASTECIMIENTO:
Esta clasificacin se basa en que toda empresa en la actualidad
procura reducir los riesgos y vulnerabilidad o distribucin fsica de
los materiales o productos y, lgicamente aprovechar al mximo el
poder de compra que posee para negociar con sus proveedores, a
fin de llegar a acuerdos que le permitan actuar de la mejor forma
en provecho de su empresa. Ello hace que el conocimiento de
cmo incide cada artculo o lnea de artculos en los beneficios de
la entidad, le permita trazar planes para efectuar mayor control
sobre ellos y mejor el abastecimiento o la distribucin fsica y as
regular los inventarios que deba poseer y dar un mejor servicio a
los usuarios y clientes. Sin embargo si solo se clasificasen por la
incidencia en los beneficios, se podra llegar a decisiones
errneas; por lo cual esta forma de clasificar se combina con el
riesgo de abastecimiento que cada material pueda presentar; de
esa manera si por la primera clasificacin se llegase a la
conclusin de disponer de grandes existencias, el riesgo de
abastecimiento podr restringir o aumentar las adquisiciones,
segn sea el caso.
45
46
1. MATERIAL DE ESTUDIO
1.1.
POBLACIN
Empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma
S.A.
1.2.
MUESTRA
rea de compras de la Empresa comercializadora de productos
farmacuticos Disfarma S.A.
2.MTODOS Y TCNICAS
2.1.
MTODO ESPECFICO
CORRELACIONAL
La presente investigacin mostrar la relacin entre la variable
independiente que es la adecuada auditoria operativa rea de
compras y la variable dependiente eficiencia en sus operaciones.
2.2.
DISEO DE CONTRASTACIN
El diseo de contrastacin es el siguiente:
M1
Donde
O1
47
2.3.
TECNICAS
2.3.1. DE RECOLECCIN
Anlisis del rea de compras
FICHAJE
Se utilizar el fichaje para registrar y ordenar los datos que se
obtendrn en el desarrollo de la investigacin, para lo cual se
utilizarn las fichas tanto de informacin bibliogrfica como de campo.
ENTREVISTA
Se utilizar la entrevista no estructurada a fin de establecer contacto
con las personas que son fuente de informacin y as obtener
informacin ms espontnea y abierta.
DE APOYO
Se consult al asesor durante el proceso de informe.
2.4.
INSTRUMENTOS
2.4.1. DE RECOLECCIN
CUESTIONARIO
Se utilizar el cuestionario de preguntas cerradas en el que se
formularn interrogantes con lmite el cual el entrevistado
responder en forma clara y precisa.
2.5.
DE PROCESAMIENTO
MATRIZ DE RIESGOS
Se desarrollar una matriz de riesgos para la auditoria operativa.
48
1. ASPECTOS GENERALES
1.1.
RAZON SOCIAL
Comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A.
1.2.
UBICACIN GEOGRAFICA
La empresa se encuentra ubicada en la Av. Vctor Larco Nro 640 Urb.:
San Andrs, distrito de Vctor Larco Herrera, provincia de Trujillo,
departamento de La Libertad.
1.3.
ACTIVIDAD ECONMICA
Venta al por mayor de productos farmacuticos.
1.4.
VISIN
Lograr niveles de xito implementando nuevos locales y abarcar
totalmente el mercado con la mejor infraestructura, mejor calidad de
atencin brindando un buen producto y servicio diferenciado.
1.5.
MISIN
Somos una empresa dedicada a la comercializacin de productos
farmacuticos, integrada por personas con espritu de empresa,
comprometidas en fijar nuevos estndares de excelencia en la
satisfaccin de nuestros clientes.
1.6.
VALORES
Puntualidad:
Estar
tiempo
para
cumplir
nuestras
49
Compromiso:
Identificarnos
con
la
empresa,
tomando
2. RESEA HISTORICA
La empresa dedicada a la venta de productos farmacuticos fue
autorizada a operar por la Direccin Regional de Medicamentos,
Insumos, y Drogas (DIREMID), que tiene las facultades de fiscalizar y
controlar al establecimiento as como disponer la autorizacin y
clausura del local.
Tambin se encuentra registrada ante el Colegio Qumico Regional
del Norte de la ciudad de Trujillo.
DISFARMA, es una sociedad annima cerrada segn la ley de
sociedades.
La empresa en mencin inicia sus actividades comerciales en el ao
de 1996 en la ciudad de Trujillo con la finalidad de abastecer de una
variedad de productos y marcas de frmacos al mercado Trujillano.
Disfarma S.A., presenta ciertas debilidades de control en la
realizacin de las operaciones en el rea de compras, por lo que se
nos solicita realizar una auditora a dicha rea.
50
3.1.
3.2.
51
3.3.
3.4.
GERENTE GENERAL
Autoriza el pedido emitido por el rea de compras, acuerda las
condiciones de pago de las facturas, las cuales son realizadas y
aprobadas por va telefnica, en algunos casos son en efectivo y otras
al crdito.
Tambin acuerda el pago del flete por el transporte de la mercadera
al transportista.
52
3.5.
ASISTENTE CONTABLE
Recepciona los documentos como facturas, notas de crdito y las
anota en el registro de compras y archiva dichos documentos en el file
junto con las guas de remisin.
4. ORGANIGRAMA
En la empresa no existe un organigrama formalizado y difundido, el
siguiente organigrama lo elabor segn las indicaciones del gerente del
negocio.
53
Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
ORGANIGRAMA DE LA EMPRESA
DIRECTORIO
GERENCIA
Dra. Yolanda Quito De Ramrez
JEFE DE VENTAS
JEFE DE ALMACN
JEFE DE CONTABILIDAD
ASISTENTE DE
CONTABILIDAD
Srta. Sandra Licuona S.
JEFE DE COMPRAS
Sr. Jos Quipuzcoa C.
ASISTENTE DE
COMPRAS
Sr. Csar Guevara V.
54
2. METODOLOGIA A UTILIZAR
Se propone realizar una matriz de riesgos al rea de compras, y de esta
manera poder determinar los riesgos altos que tiene la empresa en la
situacin actual, con dicha matriz se realizarn las observaciones y
recomendaciones a la empresa para un mejor manejo de sus futuras
funciones.
55
2.1.
PROBABILIDAD DE RIESGO
ALTA probabilidad de que se presente o ha sido de frecuente
ocurrencia(varias veces al ao)
MEDIA probabilidad de que se presente o ha sido de
ocurrencia ocasional(una vez al ao)
BAJA probabilidad de que se presente o ha ocurrido en
periodos de cinco aos.
REMOTA probabilidad de que se presente o ha ocurrido en
periodos de diez aos o ms.
2.2.
16
RIESGO MXIMO
8-9-12
RIESGO ALTO
4-6
RIESGO MEDIO
1-3
RIESGO BAJO
56
12
16
12
Mximo
Alto
PROBABILIDAD
Medio
Bajo
Muy
Leve
Moderado
Critico
Critico
IMPACTO
3.
3.1.
3.2.
FACTOR HUMANO
LEVE: Se afecta temporalmente la integridad fsica, mental o
social de la persona, sin necesidad de intervencin reparadora.
57
3.3.
FACTOR INFORMACIN
LEVE: Se afecta la integridad y/o oportunidad de la
informacin. Consecuencias menores (no afecta la continuidad
de flujos operativos). Dao temporal (reparable).
MODERADO: Se afecta la integridad y/o oportunidad de la
informacin. Consecuencias menores (no afecta la continuidad
de flujos operativos). Dao permanente (irreparable).
CRITICO: Se afecta la integridad y/o oportunidad de la
informacin. Consecuencias mayores (afecta la continuidad de
flujos operativos). Dao temporal (reparable).
MUY CRITICO: Se afecta la integridad y/o oportunidad de la
informacin. Consecuencias mayores (afecta la continuidad de
flujos operativos). Dao permanente (irreparable).
3.4.
FACTOR SERVICIO
LEVE: Se genera indisponibilidad menor slo en equipos y
lneas (< 24 hrs.).
58
4.
59
Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
JEFE DE ALMACN
Solicita
mercadera
ASISTENTE CONTABLE
Emite
reporte de
productos
GERENTE
PROVEEDOR
Aprueba el
pedido
Emite orden
de compra
Recibe la orden
de compra
Recepciona y
verifica
Enva
mercadera
Factura/Gua
de remisin
Conforme
No
Emite gua de
devolucin canje
Si
Recepciona
factura
Atiende solicitud
segn sea el caso
Ingresa factura
al sistema
Anota en el
registro de
compras
Archiva
Bach. Nancy Cinthia Milagritos Cabanillas Holgun.
60
Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
5.
MATRIZ DE OBJETIVOS
Con dicha matriz se realizarn las observaciones y recomendaciones a la empresa para un mejor manejo de sus futuras
funciones, y a la vez se podr observar el grado de efectividad y cumplimiento del rea.
Determinacin de necesidades
1 Solicitud de bienes(mercadera) y/o servicios
productos necesarios.
la necesidad de compra.
Adquisicin
3 Adquisicin de mercadera segn cotizaciones y ofertas. Adquirir mercadera con solicitud de cotizaciones y
elaboracin de estudio comparativo de ofertas.
4 Compra de mercadera autorizada por el gerente.
contrato.
61
Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
Recepcin y Control
6 Recepcin de mercadera verificando y almacenando.
Pago
8 Compra de mercadera con el pago y registro por la
compra.
9 Pago al proveedor segn solicitud de compra y/o
servicio.
62
Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
P: Probabilidad
I: Impacto
RIESGOS
LAS ACCIONES /
RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
Determinacin de
necesidades
Solicitar mercadera de
1 acuerdo a la necesidad de
compra.
flujo de caja.
2 correspondiente aprobacin
de la necesidad de compra.
Verificacin de los
requerimientos segn la
necesidad de compra.
1 2
Sustentar el requerimiento de la
3 3
almacn.
Escala de Valoracin
del Riesgo
16 Riesgo Mximo
8-12 Riesgo Alto
4-6 Riesgo Medio
1-3 Riesgo Bajo
63
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RIESGOS
LAS ACCIONES /
RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
Proceso de Adquisicin
Adquirir mercadera con la
solicitud de cotizaciones y
ofertas de proveedores y la
elaboracin de estudio
justificacin de la seleccin.
3 comparativo de ofertas.
Autorizaciones y Niveles de
Decisin".
emitiendo la correspondiente
efectuado.
su adquisicin.
2
Escala de Valoracin
del Riesgo
16 Riesgo Mximo
8-12 Riesgo Alto
4-6 Riesgo Medio
1-3 Riesgo Bajo
64
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RIESGOS
LAS ACCIONES /
RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
Proceso de Recepcin y
Control
de Inventarios" y "Procedimiento
adecuado almacenamiento.
Almacenamiento y Control de
Trabajadores.
el mdulo de contabilidad.
de la empresa.
de proveedores.
Proceso de Pago
Comprar mercadera y realizar
8 contable.
Escala de Valoracin
del Riesgo
16 Riesgo Mximo
8-12 Riesgo Alto
4-6 Riesgo Medio
1-3 Riesgo Bajo
65
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RIESGOS
LAS ACCIONES /
RIESGO
ACTIVIDADES DE CONTROL
indicado en la Solicitud de
Compra o Servicio.
11
Existencia de un registro de
proveedores sistematizado por tipo
mercadera requerida.
oferten.
de producto o servicios.
Verificacin de documentos
Incumplimiento de Reglamento de
su seleccin.
o tributariamente.
4
2
4
2
Escala de Valoracin
del Riesgo
16 Riesgo Mximo
8-12 Riesgo Alto
4-6 Riesgo Medio
1-3 Riesgo Bajo
como tal.
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
6.
1.
Preguntas
Respuestas
N/A SI
con
un
organigrama
Observaciones
NO
A pesar de la estructura de
x
la empresa, el rea no
cuenta con un organigrama.
funcional?
siguientes documentos:
a. Manual de Organizacin y
No
x
cuenta
con
los
manuales.
funciones.
b. Manual de procedimientos.
3.
No
el rea?
4.
5.
tienen
definidas
las
lneas de responsabilidad y
autoridad.
No se establece objetivos y
metas al personal del rea.
No existen programaciones
67
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
Se
6.
Respuestas
Preguntas
encuentra
Observaciones
N/A SI NO
ordenado
encuentran
ordenadas
cronolgicamente.
informada a la gerencia a
x
travs
de
los
representantes
de
los
laboratorios.
Se conservan dichas cotizaciones
8.
Se
encuentran
debidamente ordenadas.
momento?
Se
9.
verifican
las
facturas
de
proveedores con:
a. Listado de precios y
la
orden
de
compra
respectivas?
guas
de
recepcionadas
remisin
con
las
mercaderas.
Las
Estn
claramente
identificadas
facturas
proveedores
x
de
estn
utilizacin?
68
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
Respuestas
Preguntas
N/A SI NO
revisadas,
aprobadas
Observaciones
almacn.
seccin correspondiente?
En un cuaderno elaborado
13.
Se realizan programaciones de
pago de los proveedores?
manualmente en base a la
condicin
de
pagos
a. Efectivo
efectivo y cheque.
b. Cheque
15. Se
rota
peridicamente
al
personal?
Se rota en el periodo de
tres meses.
por
un
funcionario
Por el gerente.
responsable?
Por la letra de cambio y la
boleta
Existe
17.
pagos
evidencia
de
efectuados
proveedores
son
que
los
los
verificados
de
depsito
del
dinero en el banco.
controlados?
69
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
Respuestas
Preguntas
Observaciones
N/A SI NO
los
siguientes
Si lo recibe directamente
x
b. Factura
c. Gua de remisin
Existe evidencia de que toda la
Verifique
documentacin
que
sustentatoria
ha
cuenten
con
la
documentacin,
con
la
intervienen
verificacin
lo
realiza
un
funcionario responsable?
en
las
operaciones de compra.
22.
personalmente
trabajadores.
El jefe de almacn.
No
x
esta
asegurada
con
el almacn
70
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
Respuestas
Preguntas
Los bienes malogrados o con
26.
defecto
se
proveedores
devuelven
con
Observaciones
N/A SI NO
los
guas
de
Se
x
remisin?
La devolucin de la mercadera a
27. los proveedores se controla con la
recepcin de la nota de crdito?
devuelven
proveedores
sus
con
la
cuanto:
a. Diseo
b. Llenado
Cumple
x
con
los
tres
requisitos.
c. Legalizacin
6.1.
71
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
72
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
74
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su impacto en la eficiencia de las operaciones.
75
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7.
en
la
empresa
de
acuerdo
la
implementacin
de
las
76
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PROCESO
OBSERVACIONES
Solicitud
mercadera.
Carencia de un
organigrama
funcional en el rea
de compras.
Solicitud de
mercadera de
acuerdo a la
necesidad de
compra.
Falta de lneas de
responsabilidad y
autoridad de las
funciones.
RECOMENDACIN
Se recomienda a la
gerencia que se contrate
a un administrador que
prepare un organigrama
funcional donde indique
los departamentos
necesarios para las
diversas operaciones
que realiza la empresa,
sus relaciones de
dependencia y jerarqua
entre cada
departamento.
Se debe establecer
claramente las lneas de
autoridad y
responsabilidad para la
iniciacin y aprobacin
de transacciones para
un adecuado
cumplimiento de
polticas administrativas.
Se contratar personal
idneo, capaz, eficiente
para dirigir y ordenar en
el rea, delegando de
esta manera
responsabilidad de
dirigir y controlar las
labores del personal del
rea y de esta manera
tome decisiones en
cualquier operacin
realizada.
Llevar un adecuado
cumplimiento de
polticas administrativas
para la iniciacin y
aprobacin de las
transacciones.
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Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
PROCESO
Adquisicin
de
mercadera
segn
cotizaciones
y ofertas.
OBSERVACIONES
Falta de
programaciones de
compra
Se recomienda a la
Gerencia que el Manual de
Funciones y
Procedimientos disponga
la elaboracin de un
programa de adquisiciones
de mercadera previa
verificacin con el stock
fsico de almacn.
Contar con un
cronograma de
adquisicin llevando un
mejor control de las
compras de acuerdo al
stock de almacn, y
atiende de manera ms
efectiva a los clientes.
No se establece
metas y objetivos.
Se recomienda a la
Gerencia establecer
criterios para implementar
metas y objetivos al
personal del rea, y as
puedan determinar su
adecuada funcin dentro
del rea.
Realiza procedimientos
ineficaces, no pudiendo
determinar desviaciones en
la ejecucin de lo previsto
con los objetivos y analizar
las causas de los menores
logros para adoptar
medidas correctivas.
Compra
mercadera
autorizada
por el
4 gerente.
RECOMENDACIN
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PROCESO
Adquisicin
de
mercadera
con orden de
compra y/o
5
contrato.
Recepcin de
mercadera
verificando y
almacenando.
OBSERVACIONES
RECOMENDACIN
Falta de un krdex
en el rea de
almacn y la
realizacin de
inventarios
peridicos.
Se recomienda a la
gerencia implantar un
sistema de control de
mercaderas en almacn
por Krdex para cada
proveedor y disponer
polticas de realizar
inventarios fsicos
permanentes.
Llevar un control
adecuado, y una mejor
contabilizacin,
determinando la
razonabilidad de los
saldos mostrados en los
estados, y solo realizar
compras programadas.
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Auditoria operativa al rea de compras de la empresa comercializadora de productos farmacuticos Disfarma S.A. y su impacto en la eficiencia de las operaciones.
PROCESO
OBSERVACIONES
RECOMENDACIN
Recepcin de
mercadera
verificando y
almacenando.
Falta de extintores
como medida de
seguridad en caso
de incendio.
Se recomienda a la Gerencia
suscribir una pliza de seguros
contra robos e incendios en la
brevedad posible, entrenar al
personal para caso de siniestros,
adems deber implementar
polticas de seguridad y equipos,
para la prevencin de desastres.
Se encontrar
debidamente
equipada, para
poder prevenir
cualquier desastre.
Compra de
mercadera
con el pago y
registro por la
compra.
La falta de los
manuales de
organizacin,
funciones,
procedimientos y
polticas.
Existir una
adecuada
realizacin de las
operaciones,
coadyuvando de
esta manera a tener
un ambiente de
control, basndose
en un orden y
estructura
organizacional bien
definida.
80
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PROCESO
Pago al
proveedor
segn
solicitud de
compra y/o
servicio.
OBSERVACIONES
RECOMENDACIN
Deficiencia en los
datos de las notas
de crdito.
Incumplimiento con
el pago a los
proveedores en la
fecha establecida.
Mantendr un orden
de las cuentas por
pagar a la fecha,
generando confianza
y responsabilidad a
sus proveedores.
81
en la
82
CONCLUSIONES
83
que
la
auditora
realizada
permite
minimizar
por lo
riesgos
cual se pide la
84
RECOMENDACIONES
1. A pesar que la empresa cuenta con las reas de: Directorio, Gerencia,
Ventas, Almacn y el rea de evaluacin: Compras, se recomienda a
la gerencia que se contrate a un administrador que elabore y difunda
un
organigrama
funcional
donde
indique
los
departamentos
85
86
BIBLIOGRAFIA
http://es.wikipedia.org
http://www.monografias.com/trabajos10/conco/conco.shtml
http://www.elprisma.com/apuntes/curso
http://www.pe.kpmg.com/Auditoria.html
Auditoria integral (Miguel H. Bravo Cervantes)
Gua de auditora (Mc. Graw Hill)
Normas y procedimientos de la auditoria integral (Yanel Blanco Luna)
Auditoria del sector solidario (Hernn Cardozo Cuenca)
La auditoria operativa en la prctica, tcnicas de mejora organizativa
(Jordi Mas).
El control interno en los negocios (Gmez Joaqun ao 2000)
Enciclopedia de la auditoria (grupo editorial ocano).
Metodologa de la investigacin (Hernndez Samperti Roberto).
La auditoria (Samuel Alberto Mantilla).
Logstica integral: la gestin operativa de la empresa (Anya Tejero
Julio).
La administracin por control (Gutirrez Plazas GERARDO)
http://www.gestiopolis.com/recursos6/Docs/Fin/finanzas-controlinterno.htm
87
ANEXOS
Como anexos a continuacin mostrar un cuadro que indica la clase de
productos de mayor rotacin en la empresa, la encuesta realizada a cada
trabajador del rea de compras, y algunas hojas de pedido que tenemos
como evidencia.
ANEXO 1
PRODUCTOS OFERTADOS POR LA EMPRESA COMERCIALIZADORA DE
PRODUCTOS FARMACEUTICOS DISFARMA S.A.
N
CLASIFICACIN
PORCENTAJE DE
MAYOR
ROTACIN (%)
34%
6%
14%
7%
26%
5%
8%
De Administracin inhalada.
88
89
90
91
92
93
94
Preguntas
N
1 La implementacin de un organigrama
funcional permitir tener un mayor control,
orden y lneas de autoridad para el personal
del rea de la empresa?
2 La elaboracin de un programa de
adquisiciones de la mercadera con la
verificacin del stock de almacn permitir
mayor control y atencin efectiva a los
clientes?
3 La implementacin de metas y objetivos al
personal del rea permitir que el personal
cumpla y desarrolle sus funciones enfocadas
hacia un objetivo y as contribuir con toda la
organizacin?
4 La implementacin de un procedimiento
donde establezca los pasos de recepcionar,
verificar y emitir informes al recibir la
mercadera e ingresarla al almacn permitir
al rea de compras identificar las mercaderias
sin problema alguno de faltantes, o cualquier
gasto innecesario?
5 La implementacin de un Kardx llevar un
control
adecuado,
y
una
mejor
contabilizacin, determinando la razonabilidad
de los saldos mostrados en los estados?
6 La implementacin de equipos de seguridad
y de una pliza de seguros contra robos e
incendios permitir enfrentar cualquier caso
de emergencia y prevenir desastres?
7 La implemetacin de los manuales de
organizacin, funciones, procedimientos y
polticas permitir mejor desarrollo de sus
operaciones y a tener un ambiente de control,
basndose en un orden y estructura
organizacional bien definida?
8 El mayor control en el pago de sus deudas
dentro del plazo estipulado, permitir
mantener orden de las cuentas por pagar a la
fecha, generando confianza credibilidad y
responsabilidad a sus proveedores?
9 La capacitacin de personal sobre la
realizacin de funciones llevar a obtener
mejores resultados y cumplimiento de metas
en la organizacin?
2
3
4
Muy
Muy Altamente
Poco poco probable probable
95
96
97
98
99