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La Auditoria Administrativa y Su Proceso de Ejecucion
La Auditoria Administrativa y Su Proceso de Ejecucion
Licenciatura en:
Gestin y administracin de pequeas y medianas empresas
Programa de la asignatura
Auditora administrativa
Clave
07143525
Auditora administrativa
Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Unidad I. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Presentacin de la unidad.
Como se conoce, la auditora administrativa se realiza para verificar si el proceso
administrativo de una empresa funciona como debe de ser, adems, da informacin
precisa sobre la eficacia que debe tener el proceso administrativo en una estructura
organizacional como la PyME.
Debido a que la auditora administrativa es una herramienta de apoyo para la gerencia de
una PyME, as como tambin para la toma de decisiones para los empresarios, la cual
permitir en este captulo al estudiante de la carrera de Gestin y administracin contar
con los conocimientos necesarios sobre el marco conceptual de la auditora
administrativa; por lo tanto, esta unidad servir de base para que el estudiante analic
temas relacionados con la auditora administrativa y su proceso de ejecucin, tema
central de esta unidad.
Como primer punto se presenta los fundamentos de la auditora administrativa,
documento contextual de la asignatura, en la que se plasman la definicin, objetivo,
campo de aplicacin y el perfil del auditor, necesario para que el estudiante desarrolle los
fundamentos necesarios de la auditora administrativa; as como el identificar esos
fundamentos que te permitir alcanzar su comprensin.
En el segundo tema, se aborda lo que se refiere a las etapas del proceso de ejecucin de
la auditora administrativa, como tambin la manera de establecer la identificacin del
proceso de ejecucin de dicha auditora, esto necesario para lograr una planeacin y
desarrollo de la informacin necesaria para la obtencin del informe y seguimiento, con
este proceso de ejecucin poder terminar con la integracin de personal necesario en la
auditora y la calidad de la auditora esperada.
Por ltimo, se explica el proceso de auditora en donde se refleja el programa de la
auditora administrativa desarrollando la planeacin y programa del trabajo de la auditora
para asegurar la adecuacin y el cumplimiento de la ejecucin de la auditora
administrativa, Informe y seguimiento del proceso de auditora administrativa.
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Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Propsitos de la unidad
Al finalizar la unidad, el estudiante lograr:
Identificar alcance y campo de accin de la auditora administrativa
Distinguir las etapas de ejecucin de una auditora
Determinar el proceso de auditora administrativa
Competencia especifica.
Analizar los fundamentos tericos de la auditora administrativa para identificar su alcance
y campo de accin mediante la interpretacin del proceso administrativo en las PyME.
Auditora administrativa
Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Temario de la unidad
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Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
1.1. Fundamentos de auditora administrativa
Es importante sealar que actualmente la administracin requiere ser ms eficiente y
efectiva en su proceso administrativo, logrando con esto ser ms congruente con la
adecuada toma de decisiones de una empresa. Por tanto, es elemental que comprendas
el contexto de la auditora administrativa para que entiendas su significado y su campo de
aplicacin en el contexto de las exigencias de un ambiente competitivo dentro del mundo
de las PyME.
De esta manera, en la auditora administrativa es necesario aplicar el enfoque del proceso
administrativo, basado en las funciones administrativas de una empresa, tales como son
la planeacin, organizacin, integracin, direccin y control. Para los grandes expertos en
el estudio de la auditora utilizan diversas terminologas para referirse a ella, por lo que en
este tema identificars esas definiciones, su proceso y etapas contribuyendo a establecer
al logro del anlisis de los fundamentos de la auditora administrativa actual en las PyME.
Una auditora se dice que es un proceso independiente, sistemtico y documentado para
obtener un tipo de evidencia y evaluarlas de manera objetiva, a fin de determinar el
alcance con el que se satisface el criterio de la auditora. Estas auditoras se realizan con
la finalidad que den informacin sobre la aplicacin de su proceso que se implanto en una
organizacin que maneja un proceso administrativo. Al paso del tiempo grandes autores
han intervenido en el anlisis de esta actividad administrativa, tal es el caso de Enrique
Benjamn Franklin y Alfonso Amador Sotomayor que realizan importante aportacin, en
donde Franklin hace mencin que la auditora administrativa abarca una revisin de los
objetivos, planes y programas de la empresa; su estructura orgnica, nivel jerrquico y
calidad de los recursos humanos y materiales; programas de capacitacin y
adiestramiento; divisin de actividades y supervisin; existencia y aplicacin de manuales
de organizacin; desconcentracin y simplificacin administrativa; mecanismos de
autoevaluacin; y a su vez Sotomayor establece que son Funciones, sistemas,
procedimientos y controles; las instalaciones y el medio en que se desarrolla, en funcin
de la eficiencia de operacin y el ahorro en los costos.
El resultado de la auditora administrativa, es una opinin sobre la eficiencia administrativa
que se desarrolla en una organizacin, asimismo, es una accin utilizada para verificar,
evaluar y promover el cumplimiento y a apego a los factores o elementos del proceso
administrativo, evaluando la calidad de la administracin es su conjunto. Paralelamente
Sotomayor (2008) menciona que la auditora administrativa representa la conjuncin de
una tcnica de control ya existente (la auditora) y una disciplina que se inicia
formalmente y que continua desarrollndose con nuevos enfoques (la administracin).
Auditora administrativa
Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Para la comprensin y anlisis Lee el Captulo1: Marco conceptual, del
libro auditora administrativa. Gestin estratgica del cambio de Enrique
Benjamn Franklin, para revisar los argumentos del autor respecto a las
consideraciones que hace sobre las conceptualizaciones de la auditora, su
objetivo y campo de accin.
Tomando en cuenta lo antes expuesto sobre las caractersticas de un auditor, en las que
se determina la importancia en el proceso de decisin al aplicar la auditora administrativa,
en virtud de que es en el que recae la responsabilidad de la conceptualizacin y ejecucin
de la auditora administrativa logrando con ello mejores resultados necesarios para
generar un desempeo eficiente y efectivo de las estructuras en las pequeas y medianas
empresas.
Auditora administrativa
Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
Para ilustrar mejor la aplicacin de la auditoria administrativa, se presenta un
caso real, denominado: Farmacia San Carlos: Un caso de auditora
administrativa.
El anlisis de esta lectura te permitir entender mejor la importancia de aplicar
una auditora administrativa en la empresa, en especial las pequeas y
medianas para un buen funcionamiento y logro de resultados positivos para
lograr una exitosa incursin en el mercado.
Auditora administrativa
Unidad 1. La auditora administrativa y su proceso de ejecucin.
1.2. Etapas de Ejecucin de Auditora
Una vez que has revisado el alcance de la auditora administrativa y las caractersticas del
auditor es necesario identificar las reas de ejecucin de la auditora y esto se logra
previo a la elaboracin del plan de auditora, se debe investigar todo lo relacionado con la
entidad a auditar, para poder elaborar el plan en forma objetiva. Este anlisis debe
contemplar: su naturaleza operativa, su estructura organizacional, giro del negocio,
capital, estatutos de constitucin, disposiciones legales que la rigen, sistema contable que
utiliza, volumen de sus ventas, y todo aquello que sirva para comprender exactamente
cmo funciona la empresa PyME. Para el logro del conocimiento y comprensin de su
ejecucin se deben establecer diferentes mecanismos o tcnicas que el auditor deber
dominar y estas son: visitas al lugar, entrevistas y en cuestas, anlisis comparativos de
Estados financieros, anlisis FODA (Fortalezas, Oportunidades, Debilidades, Amenazas),
anlisis Causa-Efecto o Espina de Pescado, el objetivo y alcance de la auditora, con la
intencin de informar a la gerencia sobre el estado real de la empresa, o si es por
cumplimiento de los estatutos que mandan efectuar auditoras anualmente a estructuras,
en todo caso, siempre se cumple con el objetivo de informar a los socios, a la gerencia y
resto de interesados sobre la situacin encontrada, esto es para que sirvan de base para
la toma de decisiones.
Para el autor Alfonso A. Sotomayor (2008) comenta que en la auditora administrativa
existen etapas bien definidas, que permiten llevar acabo esta actividad de manera
estructurada y sistematizada. Dentro de las etapas se encuentra la planeacin, el
desarrollo, la elaboracin del informe y seguimiento, desempeando en ellas tareas
especficas, las cuales son necesarias para para efectuar con eficiencia y eficacia las
actividades de evaluacin.
El alcance de dicha auditora tiene que ver por un lado, con la extensin del examen, es
decir, si se van a examinar todo el proceso administrativo, en su totalidad, o solo uno de
ellos, o una parte de uno de ellos, o ms especficamente el proceso en s, el anlisis
preliminar reviste de vital importancia porque de su resultado se comprender la
naturaleza y extensin del plan de auditora y la valoracin y oportunidad de los
procedimientos a utilizarse durante su evaluacin. Otro aspecto es la correcta planeacin
especfica de la auditora. Para la auditora que se va a practicar, se debe elaborar un
plan. Este plan debe ser tcnico y administrativo.
El plan administrativo debe contemplar todo lo referente al personal que conformarn los
equipos de auditora, horas hombres, honorarios y cronograma de actividades, en la
elaboracin de programa de auditora cada miembro del equipo debe tener en sus manos
el programa detallado de los objetivos y procedimientos de auditora que corresponden al
logro de esos objetivos planteados. Es decir, debe contener dos aspectos fundamentales:
objetivos de la auditora y procedimientos a aplicar durante el examen de auditora. En la
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etapa de desarrollo es donde se realiza formalmente la ejecucin de la auditora, donde
se lleva el trabajo de campo, aplicando las tcnicas, efectuando estudios y anlisis de la
informacin, as como la deteccin de los hallazgos.
La fase de ejecucin viene a ser el centro de lo que es el trabajo de auditora, donde se
realizan todas las pruebas y se utilizan todas las tcnicas o procedimientos para encontrar
las evidencias de auditora que sustentarn el informe de auditora.
De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) menciona que los elementos de la
fase de ejecucin Son:
Evidencias de Auditora.
Hallazgos de Auditora.
Las Pruebas de Auditora.
Papeles de Trabajo.
Tcnicas de Muestreo.
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De acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004) el desarrollo de La prctica de la
Auditora se divide en tres fases:
Planeacin
Ejecucin
Informe
En estas fases se establecen las relaciones entre auditores y la PyME, para determinar
alcance y objetivos. Se hace un bosquejo de la situacin de la entidad, acerca de su
organizacin, sistema administrativo, controles internos en el proceso administrativo,
estrategias y elementos que le permitan al auditor elaborar las fases de ejecucin en el
programa de auditora que se llevar a efecto en la auditora administrativa.
En sntesis la prctica de una auditora administrativa hace que su realizacin sea
constructiva y que su finalidad permita tomar decisiones que sirvan para tomar mejoras
evaluando la efectividad de las operaciones desarrolladas en la organizacin a efecto de
contrarrestar las deficiencias e irregularidades existentes. Apoyado por la primera etapa
del proceso de auditora, la planeacin; la cual hace posible encausar la evolucin de la
auditora con orden, rapidez y seriedad para asegurar el xito del plan de auditora.
Por lo que la planeacin siendo la etapa inicial de la auditora administrativa traza una
directriz que determina el curso de accin para que se desarrollen y culminen las
actividades con eficiencia. Esto le da una visin al auditor de la forma en la que se llevara
acaba la auditora administrativa. Por lo que en el siguiente tema se integra el proceso de
la auditora administrativa.
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1.3. Proceso de auditora
En la auditora administrativa, se debe de tomar en consideracin las etapas que hacen
posible la generacin de esta auditoria, desde su planeacin, metodologa, su ejecucin,
informe y seguimiento. Con estas actividades, el proceso de la auditoria se desarrollara de
manera clara y cronolgica en su aplicacin.
Este proceso inicia al considerar a la planeacin en la auditora, como la funcin donde se
define el desarrollo cronolgico de las actividades encaminadas dentro de los programas,
as como la determinacin del tiempo requerido para el desarrollo de cada una de sus
etapas. La finalidad de la planeacin consiste en poder prever, anticipadamente a la
accin, todos aquellos factores que se requieran y que por ausencia de stos no limiten el
curso de accin a seguir en pro de los objetivos esperados.
En la planeacin, el auditor debe considerar entre otros, los siguientes puntos de acuerdo
con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004):
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auditora, con ello indicando que el resultado que arroje la revisin y observacin, ser en
beneficio del rea auditada o como se le conoce rea de oportunidad.
En esta etapa (examen) es en donde se aplican las tcnicas de investigacin (encuesta
de opinin, cuestionarios y observacin directa), para la captacin y anlisis de la
informacin, documentacin, formas y aspectos operativos, a saber. Basados en la
verificacin y en la observacin de los datos encontrados.
Terminada la investigacin de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica (2004), el
auditor proceder a formular sus conclusiones, atendiendo el siguiente orden en forma de
evaluacin:
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reunir, entre otros los siguientes requisitos de acuerdo con Juan Ma. Madariaga Gorocica
(2004), seala que debe contener lo siguiente:
De acuerdo con lo anterior Sotomayor (2008) establece que el plan de auditora debe ser
revisado por el responsable asignado para la ejecucin de la auditora administrativa y a
su vez aprobado. El contenido de la informacin requerida de la empresa es:
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g. Definicin de las tcnicas y herramientas a utilizar.
h. Aprobacin del programa de auditora.
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Recuerda:
Antes de elaborar tu evidencia de aprendizaje, realiza la
autoevaluacin que te permitir medir el avance de los
conocimientos adquiridos de esta unidad. Esta actividad no
pondera.
Una vez finalizada tu evidencia de aprendizaje, debes elaborar tu
reflexin a partir de los cuestionamientos presentados por tu
docente. Esta actividad es considerada en el esquema de
evaluacin.
Para saber ms
Para complementar tu aprendizaje, revisa las siguientes lecturas:
Ejecucin de auditora, en esta lectura sirve de ejemplo para entender los mtodos y
procedimientos para desarrollar un proceso de auditora. Asimismo puedes revisar el
documento auditora administrativa en una consultora, donde se presenta una gua
para llevar a cabo una auditora.
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Fuentes de consulta
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