REQUERIMIENTOS DE INFORMACIN ECONMICA Y FINANCIERA PARA EL PEQUEO

NEGOCIO
En el momento en que se toma la decisin de iniciar una empresa se debe considerar aspectos
importantes que ayuden y apoyen al momento de las decisiones de quien o quienes sern
responsable del nuevo negocio.
Ya has aprendido cmo se estructura una empresa, desde identificar las ideas de producto, la
innovacin y desarrollo que pueden alcanzar, hasta definir su estructura legal y fiscal,
determinando los recursos humanos necesarios y la manera de administrar sus capacidades,
habilidades y dems caractersticas que los hacen necesarios para la empresa.
Con todo lo anterior, ahora es el momento de analizar la parte financiera, cuya importancia
radica esencialmente en la posibilidad de conocer las ventajas econmicas que vienen a
impulsar al pequeo negocio desde su apertura, hasta su desarrollo y crecimiento, generando los
beneficios directos para quienes lo integran.
Por otra parte, t ya sabes que la base de cualquier decisin es la informacin, por lo tanto, sta
torna indispensable en cualquiera de las acciones que vaya a tomar el pequeo negocio. Es por
esto que iniciaremos el bloque considerando algunos aspectos financieros que deben analizarse
para ir definiendo con mayor precisin la idea de negocio que has venido construyendo desde
que iniciaste este campo de conocimiento.
Son varios los aspectos financieros que tendrn que definirse para asegurar la conveniencia de
emprender el proyecto, entre ellos estn:
Inversin necesaria
Anlisis de costos
Proyeccin de ventas
Punto de equilibrio
Flujo de efectivo
Presupuestos
Administracin de cuentas por cobrar

Revisaremos cada uno de los puntos anteriores tratando de acercarnos, lo mayormente

posible a su clculo y anlisis para obtener as los elementos de decisin sobre la idea
la empresa.

Inversin necesaria
La inversin de capital inicial ofrece a las empresas los recursos necesarios para obtener el xito.
Una vez tomada la decisin de desarrollar un proyecto de negocio, se debe analizar con
detenimiento el monto de dinero que se necesita para ponerlo en prctica. De acuerdo a
Lawrence Gitman, la inversin de capital, es el desembolso de fondos por parte de los
inversionistas, del cual se espera se generen beneficios durante un perodo mayor de un ao.

Es necesario considerar todos aquellos requerimientos en bienes muebles e inmuebles, que se

ocuparn. Entre ellos estn propiedades, planta y equipo, estas inversiones son los medios
esenciales para que las empresas proporcionen los bienes y servicios a los clientes. Las
compaas hacen inversiones de capital por muchas razones, los motivos fundamentales son las
inversiones en operaciones, expansin, sustitucin o renovacin de activos fijos, o la obtencin
de algn otro beneficio menos tangible durante un periodo determinado. En casos donde la
empresa ya se encuentra establecida, se realizan estudios llamados Proyectos de Inversin, los
cuales se les conoce como la evaluacin econmica de un proyecto empresarial, que es la base
fundamental para la toma de decisiones de inversin; esta contempla 7 etapas:
1. Generacin de una propuesta de inversin
2. Estudio de mercado
3. Estudio tcnico
4. Evaluacin econmica o financiera
5. Evaluacin sustentable
6. Implementacin
7. Control o seguimiento

Anlisis de costos
El Costo representa el gasto econmico que representa la fabricacin de un producto o la
prestacin de un servicio. El costo de un producto est formado por el precio de la materia
prima, el precio de la mano de obra directa empleada en su produccin, el precio de la mano de
obra indirecta empleada para el funcionamiento de la empresa y el costo de amortizacin de la
maquinaria e inmuebles.
Dicho en otras palabras, el costo es el esfuerzo econmico que se lleva a cabo para lograr un
objetivo operativo (el pago de salarios, la compra de materiales, la fabricacin de un producto, la
obtencin de fondos para la financiacin, la administracin de la empresa, etc.). Cuando no se
alcanza el objetivo deseado, se dice que una empresa tiene perdidas; por tanto el costo es el
sacrificio o concesin de recursos con un propsito especfico, que se mide en unidades
monetarias que se pagan por los bienes y servicios.
El anlisis de costo es una tcnica usada para evaluar programas o proyectos de inversin, que
consisten comparar los costos con los beneficios asociados a la realizacin del proyecto. Un
proyecto ser fructfero si los beneficios superan los costos. Los beneficios pueden ser de tipo
monetario o social, directo o indirecto. Toda empresa que produce o comercializa bienes o
servicios, debe estar atenta a los costos que se presentan por la actividad. Cuando se trata de
empresas comerciales que slo revenden los productos, toman en cuenta los costos de
adquisicin y el manejo de los productos que tienen para recuperar sus costos a travs del precio
de venta. Las empresas cuya naturaleza es industrial, considerarn los costos de produccin y
dems que se generen hasta la comercializacin de los productos.
Uno de los errores frecuentes en las pequeas empresas, es que se fija el precio de venta a partir
del precio manejado por la competencia, esto, sin considerar que realmente cubra todos los
costos y que adems se genere un margen de utilidad.
Bsicamente, el clculo de los costos se realiza para determinar lo siguiente:
Calcular el precio de los productos y servicios.
Identificar los bienes o servicios que producen mayor utilidades o prdidas.
Controlar los costos reales en comparacin con los costos presupuestados.
Comparar los costos por las diferentes actividades de la empresa.
Controla el impacto de las medidas de racionalizacin realizadas.
Disear nuevos productos y servicios que satisfagan las expectativas de los clientes y al
mismo tiempo, puedan ser producidos y entregados con un beneficio.
Guiar las decisiones de inversin.
Elegir entre proveedores alternativos.

 Negociar con los clientes el precio, las caractersticas del producto, la calidad, las condiciones
de entrega y el servicio a satisfacer.
Estructurar los procesos ms eficientes y eficaces de distribucin para los segmentos de
mercado.
Como instrumento de planificacin y control.

Clasificacin de los costos

1. Clasificacin segn la funcin que cumplen
Es la informacin requerida para la administracin, para evaluar y controlar los costos de los
procesos productivos, donde los encargados tomarn las herramientas necesaria para la toma de
decisiones, se mencionarn algunos criterios que se toman en cuenta en sus funciones o
actividades de los costos.

Clasificacin de los costos

Clasificacin segn su grado de variabilidad

Esta clasificacin es importante para la realizacin de estudios de planificacin y control de

operaciones. Est vinculada con las variaciones o no de los costos, segn los niveles de
actividad.

Punto de equilibrio

El punto de equilibrio es una herramienta financiera, que permite determinar el momento en el

cual las ventas cubrirn exactamente los costos, expresndose en: valores, porcentaje y/o
unidades, adems muestra la magnitud de las utilidades o prdidas de la empresa cuando las
ventas exceden o caen por debajo de este punto. ste, viene a ser un punto de referencia a
partir del cual, un incremento en los volmenes de venta generar utilidades, pero tambin un
decremento ocasionar perdidas. Por tal razn, se debern analizar algunos aspectos
importantes como son: los costos fijos, costos variables y las ventas generadas.
El anlisis del punto de equilibrio, es un aspecto importante que todo negocio debe conocer, ya
que del resultado obtenido, se podrn tomar diversas decisiones sobre el futuro del pequeo
negocio. De lo anterior, debemos destacar lo siguiente sobre el punto de equilibrio.
Es aquel punto de actividad (volumen de ventas) donde los ingresos totales (IT) son iguales a los
costos totales(CT); es decir, el punto de actividad donde no existe utilidad ni prdida.
El anlisis que se realice sobre el resultado nos permitir:
Saber a partir de qu cantidad de ventas se empezarn a obtener utilidades.
Conocer la viabilidad de un proyecto, al saber si nuestra demanda supera nuestro punto de
equilibrio.
Establecer en qu nivel de ventas puede ser recomendable cambiar un Costo Variable por un
Costo Fijo o viceversa, por ejemplo, cambiar comisiones de ventas, por un sueldo fijo en un
vendedor.
Determinar qu nmero de unidades o ventas se debe realizar, para lograr cierta utilidad.
Para el clculo del punto de equilibrio, se requiere conocer:
1. Precio de venta por unidad
2. Costo variable unitario
3. Costo fijo, proyectado a una unidad de tiempo (mensual, semestral o anual).
Punto de equilibrio en unidades: para calcular el punto de equilibrio por unidades, se calcula con
la siguiente frmula:

Ejemplo: Un producto tiene un costo variable de $500 y se requiere costos fijos de $1,500,000.
Su precio de venta al consumidor es de $2,000.

Se interpreta que 1,000 representa la cantidad de productos por producir y vender para alcanzar
el punto de equilibrio, donde no se generan ganancias pero tampoco prdidas.
Cualquiera de las dos tcnicas nos llevar al clculo del punto de equilibrio, ya sea en unidades o
en dinero. Finalmente sabemos que cualquier unidad o cantidad, arriba del punto del equilibrio
representar ganancia y debajo de ste, representar prdida.

Proyeccin de ventas
Una de las tareas de un pequeo negocio es determinar el volumen de ventas antes de abrir al
pblico. La pregunta clave para un empresario que va iniciando su actividad, sera qu
informacin estratgica permite una proyeccin realista de ventas? Para los negocios ya
establecidos que cuentan con informacin de ventas pasadas, ser ms fcil calcular un ndice
promedio para realizar alguna proyeccin.
Una proyeccin de ventas, es la cantidad de ingresos que una empresa espera ganar en algn
momento en el futuro. sta, ayuda a determinar la salud de una empresa y si las tendencias de
ventas estn a la alza o a la baja. Las pequeas empresas utilizan varias inversiones para
determinar las proyecciones de ventas. La iniciativa de llevarla a cabo, por lo general comienza
en el departamento de ventas.
Hay ciertas ventajas inherentes cuando se calcula y son utilizadas las proyecciones de ventas,
una de ellas, es que puede ser ms fcil obtener prstamos. Adems permite un apoyo a la
comercializacin con una proyeccin para crear presupuestos y planificar proyectos. Por otro
lado, si son favorables, podran atraer posibles inversionistas aumentando el valor de la
empresa.
La informacin que podra considerar un pequeo negocio antes de iniciar actividades es:
Realizar un estudio de mercado, referente a la ubicacin del negocio, en busca de informacin
sobre el trfico de personas que circulan en ese lugar, poblacin de la zona, etc.
Obtener informacin sobre las ventas de la competencia o de negocios similares de la zona
elegida para su negocio.
Considerar la experiencia, si se cuenta con ello, para analizar el comportamiento y
rendimiento del pasado.
Obtener informacin a travs de publicaciones especializadas, censos y cmaras
empresariales, para verificar el movimiento del sector en el que se piensa ubicar.
La mayora de las pequeas empresas se apoyan en sus propietarios o empresarios para realizar
las proyecciones de venta, primero calculan los costos de produccin o compra de sus productos
y/o servicios. A continuacin, determinan el nmero de ventas que se necesita para alcanzar el
equilibrio. Posteriormente, los empresarios calculan el nmero de llamadas de ventas que
planean hacer y la cantidad de publicidad que se ejecutar.
Las condiciones econmicas, los puntos de ventas estacionales, la intensidad de la competencia
y los cambios en la poblacin, tambin se tienen en cuenta para determinar las proyecciones de
ventas.
Las tcnicas de estimacin se aplican a travs de criterios razonables para el clculo. El criterio
debe basarse en la Razonabilidad, a fin que las cifras obtenidas no vayan al extremo del
optimismo y pesimismo. No se debe olvidar que, la proyeccin de ventas, nos ayuda a calcular la
rentabilidad del negocio, tomando en cuenta los costos de los bienes o servicios.

ESTADOS FINANCIEROS PROFORMA

Concepto
Los estados financieros pro forma son las proyecciones financieras del proyecto de inversin que
se elaboran para la vida til estimada o tambin llamado horizonte del proyecto.
Dichos estados financieros revelan el comportamiento que tendr la empresa en el futuro en
cuanto a las necesidades de fondos, los efectos del comportamiento de costos, gastos e
ingresos, el impacto del costo financiero, los resultados en trminos de utilidades, la generacin
de efectivo y la obtencin de dividendos.
Es importante sealar que los estados financieros pro forma sirven de base para los indicadores
financieros que se elaboran al realizar la evaluacin financiera del proyecto.
Los estados financieros pro forma fundamentales son: el estado de resultados, el flujo de
efectivo, el estado de origen y aplicaciones y el balance general (o estado de situacin
financiera).
Caractersticas
Con base en ellos se planean las utilidades. Su elaboracin depende de procedimientos tcnicos
para contabilizar costos, ingresos, gastos, activos, pasivos y capital social.
Su caracterstica principal es presentar el horizonte en el tiempo de la inversin que se pretende
efectuar. Va a coadyuvar, con otras tcnicas financieras, el saber si es factible realizar el
proyecto de inversin.
Estado de resultados proforma
Se define como un resumen de los ingresos y gastos de una empresa o proyecto durante un
periodo especfico, que termina en una utilidad o prdida para el periodo despus de impuestos.
Se considera un estado financiero dinmico ya que corresponde a la operacin durante un cierto
periodo que por lo general es anual, por consiguiente, se inicia a partir del ao 1 de operaciones.
Los rubros que debe contener un estado de resultados para que sean adecuado a la evaluacin
financiera son los siguientes:
Ingresos
Se consideran las ventas netas, es decir, sin hacer clculos de devoluciones o descuentos puesto
que se est hablando de proyecciones y el clculo de estas partes especficas puede dar un
resultado poco certero. Esta informacin se obtiene del estudio que se realiz previamente.
Costo de Produccin. Incluye los costos totales en los que se incurri para la produccin en un
periodo.

Utilidad Bruta. Es la diferencia obtenida al restar los costos de produccin a los ingresos totales.
Gastos de Administracin. Son los gastos en los que se incurre por administrar la empresa.
Depreciacin y Amortizacin. Se manejan de forma separada respecto al monto de costos y
gastos.
Utilidad antes de Impuesto. Es el resultado de restar a la utilidad bruta, los gastos anteriores.
ISR Y PTU.
Utilidad Neta. Es el resultado de restar a las utilidades anteriores, los impuestos y el PTU.