Procesos Estratgicos y Misionales de la Institucin Educativa Ciudad Florida

Ministerio de Educacin Nacional MEN (2008). Las Instituciones Educativas tienen que
enfrentar grandes retos que se realizan en relacin con nuevos requerimientos y exigencias
para innovar, mejorar y modernizar una buena atencin a toda la poblacin, garantizar que la
comunidad educativa participe de los procesos de mejoramiento institucional, para que padres
de familia, estudiantes y demas actores adquieran mayor protagonismo.

Por tal razn las Instituciones Educativas deben garantizar herramientas que sean
pertinentes en el uso de las nuevas tecnologas referentes a la comunicacin ya sean escritas u
orales, recopilacin de la informacin, as como su uso y anlisis de esta, debido a que es
almacenada y principal fuente de consulta para los diferentes usuarios. Por consiguiente en el
proceso de mejoramiento institucional se consideran los elementos establecidos en la gua 34
para fortalecer las instituciones educativas y mejorar la calidad.

En consecuencia en las Instituciones Educativas se hace necesario seguir una ruta de

trabajo para llevar acabo el proceso de Autoevaluacin, esta permite identificar informacin
bsica que se expresa en diferentes dimensiones como lo es la gestin directiva, acadmica,
administrativa y comunitaria para lograr alta calidad y artcular los procesos internos hacia la
consilidacin del Proyecto Educativo Institucional (PEI) que permita al canzar los
desempeos academicos esperados en los estudiantes.

La Investigacin en los Procesos de Negocio Estratgicos y Misionales se hace en la

Institucin Educativa Ciudad Florida, es de carcter oficial, que ofrece la enseanza desde
preescolar, bsica primaria, bsica secundaria y media tcnica, es una Institucin tcnica con

su especialidad en comercio desde su fundacin y desde el ao 2008 empezo su proceso de

articulacin con el SENA en su modalidad, garantizandole a los estudiantes obtener su
certificacin en el Tcnico en Conatbilizacin de Operaciones Comerciales y Financieras.
La IE cuenta con cinco sedes, en la principal y sede gabriela mistral se encuentra bsica
secundaria y media tcnica las cuales prestan un servicio a 690 estudiantes, en las tres
restantes se encuentra la bsica primaria y parte de secundaria con un total de 1.290 con
edades que oscilan entre 5 y 11 aos aproximadamente, estn repartidos en dos jornadas
maana y tarde, en la jornada nocturna posee bachillerato por ciclos y esta representado por
ciclo 5 y 4 con un nmero de 80 estudiantes con edades entre los 18 y 50 aos.
Ninguno de los estudiantes matriculados paga los servicios complementarios como la
matricula, gracias a la politica de gratuidad del estado.

A continuacin en la grafica 1 se describen los procesos estratgicos, misionales y de

apoyo que se usan al interior de la Institucin Educativa.

Repblica de Colombia
Departamento del Valle

del Cauca

INSTITUCIN EDUCATIVA CIUDAD

FLORIDA

Florida Valle del Cauca

Reconocimiento Oficial segn Resolucin No. 1360
del 01 de Julio de 1999
INSCRIP. S. E. 02057014
DANE: 176275000915
NIT.: 800024492-6

Pg 1 de
1

MAPA DE PROCESOS
Procesos Estratgicos
Gestin Directiva

Gestin de Calidad

Gestin documental.
Control de documentos y registro.
Control del servicio.
Acciones preventivas, correctivas y
de mejora.
Satisfacin de la comunidad.
Auditoria interna.

Procesos Misionales
Gestin

de

Matrcula
Admisin y Matrcula.
Libros Reglamentarios.

Gestin
Comunitaria

Gestin
Acadmica
Planeacin Curricular.
Ejecucin Curricular.
Evaluacin y
Promocin
Acadmica.

Escuela de Padres.
Bienestar Social.
Convivencia y Paz.

Procesos de Apoyo
Gestin Administrativa y
Financiera
Presupuesto y Contabilidad.
Mantenimiento
y
Servicios
Generales.
Administracin de Recursos.

Gestin del Recurso

Humano

Satisfacin de la Comunidad Educativa

Requerimientos y Expectativas de la Comunidad Educativa

Direccionamiento estratgico.
Revisin de la direccin.
Planeacin
y
Autoevaluacin
Institucional.
Comunicacin.

Induccin.
Formacin y Capacitacin
Evaluacin de Desempeo.

Mejora Continua

Ilustracin 1. Mapa de Procesos. Recuperado de PEI 2008. Sistema de Calidad de la

Institucin Educativa Ciudad Florida.

En el Mapa de Procesos correspondiente a la figura 1 de la Institucin Educativa Ciudad

Florida, como se puede observar, en el Proceso Misional se encuentra establecido la Gestin
de Matrcula, la cual la implanta directamente la secretaria de educacin del departamento con
sus respectivas fechas para las admisiones y reportes del nmero de estudiantes vnculados a
la IE, adems los libros reglamentarios como es el de matrcuala, renovacin de esta a traves
de su respectiva firma, cancelacin y traslados de una Institucin a otra. En este mismo
proceso se organiza la Gestin Acadmica la cual esta integrada por la planeacin curricular
que no es mas que relacionar en el formato CF-FR-111 Versin: 2 Fecha: 10/09/2013, todo lo
que corresponde a ejes curriculares, propositos de grado, stndares curriculares, competencia,
transversalidad, estndares bsicos de competencias ciudadanas, estndares bsicos de
competencias laborales, nivel de competencia, logros, medios didacticos y recursos
educativos, indicadores de desempeo y planes de apoyo. Este formato es revisado peridos
tras periodo para saber si se este ejecutando el plan y luego se evalua a trves de una encuesta
de caracterizacin, realizada por padres de familia y estudiantes, as como las pruebas
externas (saber y saber pro) y por ultimo se tiene la Gestin Comunitaria en donde participan
miembros de la comunidad educativa (Padres de Familia), estos se vinculan por medio de
charlas con psicoorientadores para mejorar la convivencia escolar y el rendimeinto acadmico
de los estudiantes.

Tabla 1. Descripcin de los procesos de la Institucin Educativa Ciudad Florida.

DESCRIPCIN DE LOS PROCESOS
Gestin Directiva
Se refiere a las directrices que se trazan las cuales se
constituyen en procesos orientadores de la Institucin
Procesos Estratgicos

Educativa teniendo en cuenta las actividades,

propuestas, proyectos y acciones que mejoran la vida

Son aquellos que tienen como

objetivo establecer lineamientos

institucional enmarcada en la filosofa y el horizonte.

Gestin de la Calidad
En la Institucin Educativa se desarrolla una gama

que orientan los ambitos de trabajo,

amplia de actividades que orientan la calidad y las
permitiendo establecer el horizonte
buenas practicas acadmicas, con herramientas de
institucional, desarrollo del clima
gestin adecuadas y compromiso de todo el talento
organizacional, identificar los
humano como por ejemplo los sistemas de medicin
componentes de la gestin escolar,
y anlisis academico a travs de pruebas externas
la determinacin de los procesos
como el ISCE (Indice Sinttico de la Calidad
comunicativos, la integracin,
Educativa), Saber pro y Saber (ICFES), as como las
consolidacin de equipos de
evaluaciones de periodo en las diferentes asignaturas,
trabajo, estratgias, valores
otro factor importante es el desempeo profesional y
institucionales, metas,
desarrollo Institucional, planes correctivos,
direccionamiento, politca de
evaluacin de los diferentes procesos con indicadores
inclusin para personas con
de desempeo, retroalimentacin de los procesos,
discapacidades y diversidad
verificacin de los resultados, elaboracin de planes
cultural.
de mejoramiento, anlisis de eficacia y eficiencia,
aplicacin del ciclo de mejoramiento continuo como
es el de Planear, Hacer, Verificar y Actuar.
Gestin de Matrcula

En este proceso se realizan las actividades de

Admisin, registro y control academico de los
estudiantes y dems usuarios, este se aplica desde su
ingreso al preescolar hasta su terminacin del grado
Undcimo (Proceso de Grado).
Gestin Acadmica
Es la puesta en marcha de los planes de estudio,
artculacin de grados, niveles, reas, de aula, los
resultados de las pruebas internas como externas y
Procesos Claves o Misionales
Son los que ayudan a cumplir con
la misin de la Institucin, ademas
porque es la razn de ser del
servicio educativo que presta a la
comunidad.

los estndares de competencia, con estos procesos se

aspira a formar un estudiante integro, tico y
responsable para que le sirva a la sociedad.
Los procesos acadmicos se fundamentan con base al
Proyecto Educativo Institucional (PEI).
Gestin Comunitaria
En la Institucin Educativa se promueve la
participacin, conviviencia, inclusin, permanencia
de los actores educativos dentro de esta. La
referencia de este proceso se visualiza con el PEI, el
Manual de Convivencia, la Escuela para Padres,
Alianza con Entidades Pblicas y Privadas, entidades
gubernamentales y no gubernamentales, los
Proyectos Transversales Obligatorios y los de Aula
de acuerdo con el contexto de la IE.
Gestin Administrativa y Financiera

En esta Gestin se desarrollan los procesos de tipo

Administrativo y Financiero, articulando el sistema
de servicios complementarios como es recaudo,
pagos, registros contables y dems actividades que se
relacionan con el rea de acuerdo con la
normatividad vigente, para obtener las metas
Procesos de Apoyo
Son necesarios para ofrecer los

institucionales.
Es la encargada de revisar las necesidades prioritarias

servicios de la Institucin, provee

de la IE y sus sedes para dotarlas de bienes y

todos los recursos necesarios para

servicios mediante la administracin efectiva de los

que la IE pueda realizar las

recursos que se dispone.

operaciones de los procesos

misionales y estratgicos.
Gestin del Recurso Humano
Es la contribucin al desarrollo de las competencias,
habilidades y motivar al talento humano para su
fortalecimiento. Se verifica permanentemente las
competencias de los actores educativos a travs de la
evaluacin de desempeo para establecer planes de
mejoramiento.
Identifica las necesidades de capacitacin de su
personal y mantiene actualizadas las hojas de vida de
los docentes y personal administrativo en cuanto a
experiencia y formacin acadmica.

Sistemas de Informacin que Soportan los Procesos en la Institucin Educativa Ciudad

Florida
Tabla 2.Sistema Integrado de Matrcula (SIMAT) Institucin Educativa Ciudad Florida.
SISTEMAS DE
INFORMACIN

Sistema Integrado de Matrcula (SIMAT)

Afirma el MEN (2012) que el SIMAT es una herramienta que
permite organizar y controlar el proceso de matrcula en todas
sus etapas, as como fuente de informacin confiable y
disponible para la toma de decisiones, por lo tanto presenta las
siguientes caracteristicas:

Apoya a las Secretarias de Educaacin en el proceso de

Matrcula.

CARACTERISTICAS

La administracin de las etapas y usuarios de SIMAT es

responsabilidad de cada Secreataria de Educacin
Certtificada Circular 09 de 2012. (Pg 5).

Sistema de gestin de la matrcula de los estudiantes de

instituciones oficiales.

Facilita la Inscripcin de alumnos nuevos.

Registro y actualizacin de los datos existentes del

estudiante.

FUNCIONALIDAD

Consulta del estudiante por Institucin y traslado a otra.

Administrar los usuarios y roles.

Configurar las etapas del proceso de matrcula.

Hacer seguimiento al cumplimiento de las etapas del

proceso de matrcula.

Capacitar a los funcionarios de la Secretaria de Educacin

y Establecimientos Educativos.

Garantizar que la informacin sea veraz, completa, exacta,

actualizada y comprobable.

Definir las politcas de administracin del SIMAT.

Notificar por oficio al MEN los datos completos del

funcionario administrador del SIMAT de la Secreataria de

Educacin Certificada.
Segn el MEN, (2012) el SIMAT es importante para las
Instituciones Educativas por la siguiente afirmacin:

IMPORTANCIA

Mediante la automatizacin del proceso de matrcula, a

travs del SIMAT, se logra sistematizar, consolidar y
anlizar la informacin. De esta manera, se mejoran los
procesos de inscripcin, asignacin de cupos y matrcula, y
por ende el servicio a la comunidad.

Fuente: Educacin de Calidad, Sistemas de Matrculas SIMAT, Recuperado de:

http://www.mineducacion.gov.co/1759/articles-310052_archivo_pdf_30_julio_p7.pdf

De acuerdo a esta ilustracin el proceso de Matrcula de la Institucin queda expresada en

el lenguaje Unificado de Modelado de la siguiente manera ya que permite representar en
mayor o menor medidad todas las fases del sistema de matrcula, desde el anlisis con el caso
de uso, que es la representacin que observamos a continuacin.

Iniciar proceso

Verificar los datos para

iniciar el proceso

Mostrar los grados

disponibles

Seleccionar el grado

Secretaria
Sistema

Matrcular en el
grado

Guardar los cambios

en el sistema

Tabla 3. Sistema de Gestin de Calificaciones Software Excel "Ciudad Florida"

SISTEMAS DE
INFORMACIN

Sistema de Gestin de Calificaciones

Software en EXCEl Ciudad Florida
Es un sistema de trabajo operativo y colaborativo, que ayuda a
controlar las materias a desarrollar que se le asigna a cada
docente, totalmente adaptado al decreto 1290, llegado el
momento de la evaluacin de periodo se recogen las notas de

CARACTERISTICAS
pruebas escritas, orales, trabajos realizados en el aula de clase,
la actitud en las clase hacia la asignatura, la autoevaluacin, la
cooevaluacin, participacin y el conjunto de valores objetivos
y subjetivos que luego se traduce en la evaluacin por
FUNCIONALIDAD

competencias, la cual se convierte en un nmero.

En primer lugar se selecciona la celda en donde se va a
introducir el dato nmerico y se llena una a una cada celda,
escribiendo con el teclado y terminado se pulsa enter.

Para desplazarse de una celda a otra se usan las flechas del

teclado o se pincha con el mouse en la celda deseada.

Los valores nmericos ubicados en cada celda con la

formula establecida inmediatamente se convierten en
porcentaje correspondiente a cada proceso o nivel de
desempeo.

El docente debe reportar la totalidad de notas en la planilla

de forma automatica, lo que hace que se calculen los
resultados intermedios y finales.

Se presenta las estadisticas acadmicas de los estudiantes

de manera global e individual.

El informe que se presenta es cuantitativo y cualitativo.

Tambin se efecta el reporte de Asistencia, Encuestas.

Automatizacin y gestin de boletines

La estructura de una formula.

Permite de manera facil, confiable, asegurar y admnistrar

la informacin escolar, laboral y financiero.

El software de Excel Ciudad Florida fue diseado para

facilitar, organizar realizar los calculos correspondiente a
las notas de los cuatro periodos para la valoracin de los
estudiantes

IMPORTANCIA

Es de Facil acceso porque se puede colocar mucha

informacin.

La importancia radica simplemente en que el docente

pueda usar filas y columnas para almacenar la informacin
creando una base de datos, permitiendo automatizar la

totalidad de las operaciones y ahorrar mucho tiempo.

Fuente: Institucin Educativa Ciudad Florida, Sistema de Gestin de Calificaciones,
Software Excel Ciudad Florida ao 2012.

Registrar Encabezamiento
(Nombre docente, grado,
asignatura y fecha)

Registrar Nombre de todos

los estudiantes por grado y
asignatura

Enviar al correo de los

docentes
Registrar las valoraciones
por parte de los docentes

Secretaria
Docente

Validar las calificaciones

Enviar calificaciones

Generar Consolidados
para corregir notas

Imprimir Boletines

Tabla 4. Sistema de Gestin de Contabilidad Software Excel "Institucin Educativa

Ciudad Florida"
SISTEMAS DE
INFORMACIN

Sistema de Gestin de Contabilidad

Software Contable en EXCEl Ciudad Florida
Este software contable lo diseo la Auxiliar Administrativa
(Tesorera) de la IE y se relaciona con la contabilidad de la
Secretaria de Educacin del Valle del Cauca, debido a que se
efecta la prenmina correspondiente a todo el personal que

CARACTERISTICAS

labora en la Institucin, otra ventaja de este es que se introduce

el proceso de compras y licitaciones en el SECOP (Sistema
Electrnico de Contratacin Pblica) por parte de los diferentes
contratista para el mantenimiento de las planta fsica de la sede
principal y sus filiales, en consecuencia es un programa que le

FUNCIONALIDAD

hace la vida ms facil al contable.

El funcionamiento del software es sencillo:

Se le ingresa la informacin necesaria al programa como

Compras, Gastos, Inventarios, Prenmina, etc.

El programa usa esta informacin, la ordena, extra

conclusiones y datos como Estados Financieros (Estado de
resultados, Balance General), Nmina, relacin de Gastos
y Compras, Pagos a terceros, etc.

En el software se da ingreso a las facturas emitidas por

entidades pblicas y privadas para cancelar servicios de
funcionamiento como es Agua, Energa, Telfono, Internet,
entre otros.

Se genera informes de acuerdo a la utilidad dependiendo

del usuario de la informacin como es, direccin, auditoria

y contabilidad.

En el programa solo se digita una vez, para que el

documento que sirve de fuente alimente los restantes
modulos a los cuales afecte los diferentes soportes
contables.

Incluye manejar la calculadora con el teclado en sus

funciones F1 F6.

Permite elaborar documentos como facturas, Soportes de

Compras, Formato de Nmina, Notas de Entradas y
Salidas de Mercancas, Devoluciones en Compras, Recibo
de Consignacin para estudiantes por otros pagos, etc.

Se puede observar un documento en el sistema o si se

desea puede ser impreso en cualquier momento.

IMPORTANCIA

El software Contable en Excel Ciudad Florida esta

adaptado a las necesidades de la IE en cuanto a la
informacin solicitada por la Gestin Directiva y
Administrativa y Financiera.

Tiene la opcin de hacer buckups, es decir permite guardar

toda la informacin para segurarla ante cualquier fallo
informatico.

Esta configurado de tal forma que es compatible con el

programa de contabilidad de la Secretaria de Educacin
del Valle del Cauca.

El software es administrado por el usuario que lo creo

aunque hay otras personas que saben del manejo de este
como el contador de la IE.

Soporta toda la informacin que se desea subir y guardar

todos los datos.

Es un programa intuitivo, facil de usar y con una curva de

aprendizaje cas nula.

Fuente: Institucin Educativa Ciudad Florida, Sistema de Gestin de Contabilidad,
Software Excel Ciudad Florida ao 2012.

Creacin de Software Contable

Ciudad Florida

Insertar todos los datos en el

software Contable

Actualizacin de los Datos

Modificacin de los Datos

Impresin de Documentos y
Soportes contables

Rectora
Revisin y Auditoria

Auxiliar
Contable
(Tesorera)

TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN QUE SOPORTAN LA OPERACIN DE

LOS PROCESOS EN LA IE CIUDAD FLORIDA

La Institucin Educativa Ciudad Florida desde el ao 2008 con las modificaciones realizadas
al PEI , esta utilizando los diferentes Sistemas de Informacin que el Ministerio de Educacin
biene implementando en la Educacin Pblica para mejorar los procesos administrativos y la
calidad educativa, con la siguiente grfica se observa los diferentes Sistemas de Informacin.

SISTEMAS DE INFORMACIN
MEN

SIMAT

SIGCE

SICIE
D

SINEB

SGCF

RRH
H

SISTEMA
INTEGRAD
O DE
MATRCUL
A

SISTEMA
DE
GESTIN
DE LA
CALIDAD
EDUCATIV

SISTEMA
INTERRACTIVO
DE CONSULTA
DE
INFRAESTRUCT
URA EDUCATIVA

SISTEMA DE
INFORMACI
N NACIONAL
DE
EDUCACIN
BSICA Y

SISTEMA
DE
GESTIN
Y
CONTROL
FINANCIE

SISTEMA
DE
GESTIN
DE
RECURSO
S