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Guía Didáctica: Organización Contable

Guía Didáctica: Organización Contable PRIMER BIMESTRE 3.3. Manual de contabilidad Manual de políticas contables / Manual

PRIMER BIMESTRE

  • 3.3. Manual de contabilidad Manual de políticas contables / Manual de código contable / Manual de normas y procedimientos contables.

  • 4. Principales características de un sistema (Pág.110 - 126).

    • 4.1. Esquema de funcionamiento de un sistema contable Ingreso de los datos / Validación de datos / Actualización de registros / Emisión de reportes.

    • 4.2. Procesamiento en lote vs. Procesamiento en línea Procesamiento en lote / Procesamiento interactivo.

    • 4.3. Sistemas independientes.

  • 5. Codificación de datos. (Pág. 128 - 149)

    • 5.1. Características básicas de un sistema de codificación. Precisión del código / Flexibilidad / Conciso / Significativo / Operabilidad.

    • 5.2. Sistemas de codificación. Secuencial / Por bloques / Por grupo / Alfabético - Numérico/ Nemotécnico / Con dígito de verificación / De consonantes / Fonético / de Barras.

    • 5.3. Características de un código contable. Flexibilidad / Adecuada clasificación / Jerarquizado / Claridad en las descripciones.

    • 5.4. Diseño de un código de cuentas.

    • 5.5. Relación de la codificación con los sistemas mecanizados.

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    PRIMER BIMESTRE
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    PRIMER BIMESTRE Guía Didáctica: Organización Contable Desarrollo del Aprendizaje

    Guía Didáctica: Organización Contable

    PRIMER BIMESTRE Guía Didáctica: Organización Contable Desarrollo del Aprendizaje
    Desarrollo del Aprendizaje
    Desarrollo del Aprendizaje
    • 1. LOS SISTEMAS, GENERALIDADES

      • 1.1. Sistemas

        • 1.1.1. Concepto

        • 1.1.2. Importancia

    • 1.2. Tipos de sistemas

    • 1.3. Análisis de los sistemas contables

      • 1.3.1. Principales objetivos del análisis

      • 1.3.2. Análisis de los sistemas contables

      • 1.3.3. El tamaño de una empresa y los procesos contables

      • 1.3.4. Aspectos que influyen en los sistemas y la contabilidad

    Recuerde que el texto básico es la fuente principal de estudio y consulta. Los contenidos están desarrollados en el capítulo 1, 3, 4

    Para empezar y entender como organizar una estructura contable debemos partir de conceptos básicos y que seguramente ya los conoce pero trataremos de profundizar en cada uno de ellos e ir ampliando conocimientos. En esta primera parte veremos lo que son los sistemas, los tipos de sistemas, como

    debe presentarse la información para que sea confiable y poderla organizar teniendo en cuenta los

    requerimientos de la organización. A continuación algunos conceptos que se han tomado de consultas realizadas en la Internet para tener una visión mas clara de los conceptos que están descritos en el libro.

    “Sistemas. Concepto

    Conjunto de partes o elementos organizadas y relacionadas que interactúan entre sí para lograr un objetivo. Los sistemas reciben (entrada) datos, energía o materia del ambiente y proveen (salida) información, energía o materia.

    Un sistema puede ser físico o concreto (una computadora, un televisor, un humano) o puede ser abstracto o conceptual (un software)

    Cada

    sistema

    existe

    dentro

    de

    otro

    más

    grande,

    por

    lo

    tanto

    un

    sistema

    puede

    estar

    formado por subsistemas y partes, y a la vez puede ser parte de un supersistema. Los sistemas tienen límites o fronteras, que los diferencian del ambiente. Ese límite puede ser físico (el gabinete de una computadora) o conceptual. Si hay algún intercambio entre el sistema y el ambiente a través de ese límite, el sistema es abierto, de lo contrario, el sistema es cerrado.

    El ambiente es el medio en externo que envuelve física o conceptualmente a un sistema. El sistema tiene interacción con el ambiente, del cual recibe entradas y al cual se le devuelven salidas. El ambiente también puede ser una amenaza para el sistema. “ 1

    • 1 www.alegsa.com.ar. Definicion de Sistema - ¿qué es Sistema? http://www.alegsa.com.ar/Dic/sistema.php,.

    [Consultado 2008 04/01/2008]; Disponible en:

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    Guía Didáctica: Organización Contable PRIMER BIMESTRE “Un sistema ( lat. systema , proveniente del griego σ

    PRIMER BIMESTRE

    “Un sistema (lat. systema, proveniente del griego σúστημα) es un conjunto de elementos interrelacionados e interactuantes entre sí a los que llamaremos módulos. El concepto de sistema tiene

    dos usos muy diferenciados, que se refieren respectivamente a los sistemas de conceptos y a los objetos

    reales más o menos complejos y dotados de organización”. 2

    Importancia

    “En la actualidad, todo proceso contable requiere de los sistemas. En una empresa, el funcionamiento

    del proceso contable depende de los sistemas. De esto se deduce la importancia que tienen los sistemas,

    y cómo su uso, redunda en beneficios para toda la empresa. Es imposible llevar un adecuado control sobre las operaciones y transacciones financieras.” 3

    Cabe señalar que los sistemas han venido a reemplazar el trabajo tedioso y manual que se desarrollaba hace algunos años, pero todo esto siempre se realizará con el buen uso de los interesados en obtener información oportuna y correcta. Ya que un sistema por si solo no funciona, pues existe un proceso que se debe mantener, como a continuación se describe.

    Guía Didáctica: Organización Contable PRIMER BIMESTRE “Un sistema ( lat. systema , proveniente del griego σ

    Tipos de sistemas

    Para poder entender los tipos de sistemas debemos tener en cuenta lo que en el texto guía nos

    manifiesta:

    “El sistema contable es el sistema alrededor del cual giran todos los demás. Es necesario identificar las

    relaciones entre los sistemas administrativos que operan en la empresa y el sistema contable propiamente

    dicho. Al final de todos los procesos, el sistema contable recibirá en forma resumida los movimientos

    que tengas lo demás.” 4

    De ahí se desprende que se analizará los sistemas administrativos básicos y su relación e integración con el sistema contable que la empresa adopte según sus necesidades.

    • 2 Wikimedia Foundation Inc. Sistema - Wikipedia, la enciclopedia libre. 2007 [Consultado 2008 04/01/08]; Disponible en: http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema.

    • 3 Catacora Carpio, F., Sistemas y Procedimientos Contables. 1997, Caracas, Venezuela: McGRAW-HILL Interamericana de Venezuela S.A. 388.

    • 4 Catacora Carpio, F., Sistemas y Procedimientos Contables. 1997, Caracas, Venezuela: McGRAW-HILL Interamericana de Venezuela S.A. 388.

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    PRIMER BIMESTRE Guía Didáctica: Organización Contable Los sistemas que estudiaremos son: • Sistemas Integrados • Sistemas

    Guía Didáctica: Organización Contable

    Los sistemas que estudiaremos son:

    PRIMER BIMESTRE Guía Didáctica: Organización Contable Los sistemas que estudiaremos son: • Sistemas Integrados • Sistemas

    Sistemas Integrados

    Sistemas no Integrados

    Sistemas Auxiliares

    Para un desarrollo más profundo de los contenidos revisados hasta aquí revise su libro básico en el capítulo cuatro Análisis de los Sistemas Contables. Adicionalmente Ud. podrá encontrar las referencias necesarias para buscar en Internet de acuerdo a la bibliografía adjunta.

    • 2. FUNCION DE LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES

      • 2.1. Procedimientos contables y no contables

      • 2.2. Técnicas para documentar y comunicar decisiones.

      • 2.3. Memorandums / Instructivos / Circulares / Manuales / Narrativos.

      • 2.4. Cómo graficar los procedimientos. Flujogramas secuenciales / Flujogramas columnares / Flujogramas analíticos.

    Recuerde que el texto básico es la fuente principal de estudio y consulta. Los contenidos están desarrollados en el capitulo 5

    A continuación en la presente unidad estudiaremos el concepto de procedimientos y como estos se

    aplican a la parte contable, podremos identificar dentro del a empresa cuales son esos procedimientos que afectan directamente a la situación financiera y económica de la empresa y cuales son procedimientos

    que están relacionados directamente con la administración y organización de la empresa. Además revisaremos que tan importante es documentar todas transacciones y procesos dentro de la empresa mediante el uso de documentos ya establecidos. Recuerde que las técnicas de documentar y comunicar decisiones que se encuentran descritas en el texto guía no son las únicas Ud. puede implementar en la entidad los documentos y formularios que sean necesarios.

    “Definiciones de procedimiento

    Gómez Ceja: es una serie de labores concatenadas (unidas) que constituyen una sucesión cronológica y la manera de ejecutar un trabajo encaminado al logro de un fin determinado.

    Barrios: es el conjunto de rutinas específicas de trabajo en las que se incluyen el flujo de documentos, la manutención de registros, el establecimiento de normas de trabajo, arreglo de espacio, etcétera.

    • Koontz y O”Donnnell: son planes en cuanto establecen un método habitual de manejar actividades futuras. Son verdaderas guías de acción, más que de pensamiento, que detallan la forma exacta bajo la cual ciertas actividades deben cumplirse. “ 5

    • 5 Rodríguez Valencia, J., Estudio de Sistemas y procedimientos administrativos. Tercera Edición ed. 2003, México D.F. : Thomson. 299.

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    Guía Didáctica: Organización Contable Ejemplos de procedimientos: 1. Producir un escritorio 2. Gestionar un permiso en

    Ejemplos de procedimientos:

    • 1. Producir un escritorio

    • 2. Gestionar un permiso en la empresa

    • 3. Brindar un servicio bancario

    • 4. Vender y comercializar productos.

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    En la empresa existen dos grandes grupos de procedimientos:

    Procedimientos Contables

    Procedimientos no contables.

    Desde la página 70 del libro guía Ud. hallar los conceptos que en esta parte solo se encuentran nombrados.

    Las técnicas para documentar y comunicar decisiones en una empresa son:

    Memorandums

    “La palabra “memorándum” es un cultismo reciente que nos llega del latín. Significa “algo que hay que recordarse”. Se refiere a una nota escrita, menos formal que una carta. Es aquel escrito que se usa para

    intercambiar información entre diferentes departamentos de una empresa, con el propósito de dar a conocer alguna recomendación, indicación, instrucción, disposición, etc.

    Generalmente este tipo de escrito contiene las siguientes partes:

    El nombre de la persona a quien va dirigido.

    El nombre del remitente.

    La fecha.

    El asunto.

    El texto.

    Y la firma del remitente.

    Su redacción debe ser breve, clara y precisa; aun cuando en este tipo de comunicación no se acostumbra usar la despedida, hay ocasiones en que se debe utilizar para darle un toque personal y cortés al mensaje.” 6

    • 6 Empresario Presencia Empresarial En La Internet. Ejemplo de un Memorándum-Empresario. 2007 30/05/2007 [Consultado 2008 04/01/2008]; Disponible en: http://www.empresario.com.mx/2007/ejemplo-de-un-memorndum/.

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    PRIMER BIMESTRE

    Ejemplo de Memo

    PRIMER BIMESTRE Ejemplo de Memo Guía Didáctica: Organización Contable MEMO PARA : Dra. Julieta Guayasamín DE:

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    PRIMER BIMESTRE Ejemplo de Memo Guía Didáctica: Organización Contable MEMO PARA : Dra. Julieta Guayasamín DE:

    MEMO

    PARA:

    Dra. Julieta Guayasamín

    DE:

    Contadora de M&G Asociados Loja. Margoth Cañizares

    Direccion Financiera M&G Asociados

    FECHA:

    04 de enero de 2008

    ASUNTO:

    Conciliaciones Bancarias

    Estimada Julieta:

    Comunico a Ud. que las conciliaciones bancarias deben ser presentadas máximo hasta el 5 de cada mes, como

    es de su conocimiento éstas se deben adjuntar a los informes financieros que sepresentan a la junta directiva

    de manera mensual. Particular que pongo a su conocimiento,

    Atentamente,

    Mgs. Margoth Cañizares

    DIRECCIÓN FINANCIERA

    Dentro de la entidad es importante que podamos tener claro como funciona y como se desarrolla cada transacción y actividad de la empresa para ello es importante revisar como diseñar y elaborar un

    flujograma, tenga en cuenta que esta manera de informar debe ser clara para que los usuarios tanto

    internos como externos puedan entender cual es el proceso que se esta indicando.

    “Diseño y elaboración de flujogramas.

    Este se rige por una serie de símbolos, normas y pautas convencionales las cuales son:

    • a. El formato o esqueleto del flujograma debe dividirse en partes que representan a los departamentos, secciones o dependencias involucradas en el procedimiento. Cada departamento o sección debe mostrarse una sola vez en el flujograma y en el mismo orden o secuencia cronológica de su aparición en el procedimiento que se describe de izquierda a derecha.

    • b. Se debe mostrar una misma dependencia más de una vez en el flujograma aun cuando las acciones del procedimiento regresen a la misma.

    • c. Las líneas indicadoras del flujograma deben ser más delgadas que las líneas divisorias del formato, rectas y angulares, dotadas de flechas en sus extremos terminales.

    • d. Cada paso o acción del procedimiento debe enumerarse con claridad y describirse brevemente con muy pocas palabras.

    • e. Cuando algún documento queda retenido en alguna dependencia del flujograma se indica según sea archivado: definitivamente, temporalmente o retenido por algunos días (“D”), horas (“O”) o minutos (´)

    • f. Cuando hay que destruir algún documento luego de ser utilizado en el procedimiento se indica con una (X) grande.

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    Guía Didáctica: Organización Contable PRIMER BIMESTRE g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a

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    • g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a otro se indicará en el flujograma mediante una flecha interrumpida.

    • h. Al igual que vimos en los organigramas en los flujogramas cuando varias líneas se intercruzan sin tener relación se indica mediante una inflexión en cualquiera de ellas.

    Siempre resultará mejor que el flujograma se muestre en una sola hoja, pero cuando en su extensión

    se tenga que continuar en otra página, se señala mediante un símbolo cualquiera dentro de un círculo, en la página donde se interrumpe y el mismo que suele llamarse conector se colocará en otra

    página como sigue.

    Guía Didáctica: Organización Contable PRIMER BIMESTRE g. Cuando en el procedimiento algún documento da origen a

    Wikilearning, c.d.w.l.p.a. Monografía: Diagramas causa-efecto, pareto y flujogramas - Diseño y Elaboración de

    Flujogramas 2007

    [Consultado 2008 04/01/2008]; Disponible en: http://www.wikilearning.com/monografia/

    diagramas_causa_efecto_pareto_y_flujogramas.

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    PRIMER BIMESTRE Guía Didáctica: Organización Contable 3. Procedimientos contables y manuales 3.1. Importancia de la documentación.

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    • 3. Procedimientos contables y manuales

    PRIMER BIMESTRE Guía Didáctica: Organización Contable 3. Procedimientos contables y manuales 3.1. Importancia de la documentación.
    • 3.1. Importancia de la documentación.

    • 3.2. Tipos de manuales Manuales de sistemas, métodos y procedimientos manuales / Manuales de sistemas computarizados

    • 3.3. Manual de contabilidad Manual de políticas contables / Manual de código contable / Manual de normas y procedimientos contables.

    Recuerde que el texto básico es la fuente principal de estudio y consulta. Los contenidos están desarrollados en el capitulo SEIS Y SIETE

    Hoy en día vemos como la era de la información está avanzando y que somos dependientes de ella y su imperante necesidad para poder llevar a cabo tanto asuntos comerciales como personales, pues a la información la podemos encontrar impresa en documentos, en cds, memorias extraíbles, en la web, ipods, entre otros. Bajo esta premisa las empresas en la actualidad ven la necesidad de automatizar los servicios prestados, incluyendo el control de todos los documentos que se generan en la institución, para ello es necesario implementar un buen control en la administración de la información para poder tener las pautas necesarias para tomar las decisiones acertadas y poder hacerlas extensivas a las personas que están involucradas en el proceso.

    Es relevante dentro de la empresa estar atentos a todos los movimientos que surgen en la empresa para ello se debe contar con un buen método de manejo, administración y control de los documentos para poder almacenar y recuperar la información, pues la información hoy en día es considerada como un activo organizacional y sobre la cual está toda la historia de la empresa. Sin duda existen empresa que guardan aun la información de manera manual pero otras están en el proceso de digitalización de la misma para poder ganar recursos y espacios.

    Una forma de organizar toda la información en la empresa son los manuales en todas las dimensiones que podamos considerar, en la presente unidad revisaremos en que consiste un manual, podemos hacer uso de ellos, que características deben tener entre otras aspectos importantes.

    Tipos de manuales

    “MANUALES ADMINISTRATIVOS

    El manual como medio de comunicación:

    La tarea de elaborar manuales administrativos se considera como una función de mantener informado al

    personal clave de los deseos y cambios en las actitudes de la dirección superior, al delinear la estructura organizacional y poner las políticas y procedimientos en forma escrita y permanente. Un manual correctamente redactado puede ser un valioso instrumento administrativo. En esencia, los manuales administrativos representan un medio de comunicación de las decisiones administrativas, y por ello, que

    tiene como propósito señalar en forma sistemática la información administrativa.

    Objetivos de los manuales:

    De acuerdo con la clasificación y grado de detalle, los manuales administrativos permiten cumplir con

    los siguientes objetivos:

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    Guía Didáctica: Organización Contable PRIMER BIMESTRE a. Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como:

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    • a. Instruir a la persona, acerca de aspectos tales como: objetivos, funciones, relaciones, políticas, procedimientos, normas, etc.

    • b. Precisar las funciones y relaciones de cada unidad administrativa para deslindar responsabilidades, evitar duplicidad y detectar omisiones.

    • c. Coadyuvar a la ejecución correcta de las labores asignadas al personal, y propiciar la uniformidad en el trabajo.

    • d. Servir como medio de integración y orientación al personal de nuevo ingreso, facilitando su incorporación a las distintas funciones operacionales, entre otras.

    Por su contenido:

    Se refiere al contenido del manual para cubrir una variedad de materias, dentro de este tipo tenemos

    los siguientes:

    • Manual de Historia: Su propósito es proporcionar información histórica sobre el organismo:

    sus comienzos, crecimiento, logros, administración y posición actual. Esto le da al empleado

    un panorama introspectivo de la tradición y filosofía del organismo. Bien elaborado y aplicado

    contribuye a una mejor comprensión y motiva al personal a sentir que pertenece y forma parte de la organización.

    • Manual de organización: Su propósito es exponer en forma detallada la estructura organizacional formal a través de la descripción de los objetivos, funciones, autoridad y responsabilidad de los distintos puestos, y las relaciones.

    Manual de políticas: Consiste en una descripción detallada de los lineamientos a se seguidos en la toma de decisiones para el logro de los objetivos. El conocer de una organización proporciona

    el marco principal sobre el cual se basan todas las acciones. Una adecuada definición de políticas

    y su establecimiento por escrito, permite:

    Agilizar el proceso de toma de decisiones

    Facilitar la descentralización, al suministrar lineamientos a niveles intermedios.

    Servir de base para una constante y efectiva revisión.

    Puede elaborarse manuales de políticas para funciones operacionales tales como: producción,

    ventas, finanzas, personal, compras, etc.

    • Manual de procedimientos: Es la expresión analítica de los procedimientos administrativos a través de los cuales se canaliza la actividad operativa del organismo. Este manual es una guía (como hacer las cosas) de trabajo al personal y es muy valiosa para orientar al personal de nuevo ingreso. La implementación de este manual sirve para aumentar la certeza de que el personal utiliza los sistemas y procedimientos administrativos prescritos al realizar su trabajo.

    • Manual de contenido múltiple: Cuando el volumen de actividades, de personal o simplicidad de la estructura organizacional, no justifique la elaboración y utilización de distintos manuales,

    puede ser conveniente la confección de este tipo de manuales. Un ejemplo de este manual es el

    de “políticas y procedimientos”, el de “historia y organización”, en si consiste en combinar dos o

    mas categorías que se interrelacionan en la practica administrativa. En organismos pequeños, un

    manual de este tipo puede combinar dos o mas conceptos, debiéndose separar en secciones.

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