Elaboracin del Presupuesto

Una forma comn de elaborar un presupuesto es presentar los distintos tipos de gasto
(categoras de costo) y los ingresos (fondos disponibles o que deben recaudarse) en
una hoja de clculo simple (por ejemplo en Microsoft Excel). Podra ser necesario el
uso de presentaciones ms complejas, como varias hojas de clculo vinculadas entre
s, debido a la magnitud de la campaa o a los requisitos especficos de los donantes.
Qu debe contener un presupuesto
1. Gastos previstos

Personal: Todas las personas que cobran un salario por trabajar en la campaa.
Pueden indicarse por separado los costos directos (salarios) e indirectos
(impuestos y seguros del personal).
Inversiones: Es el equipo adquirido para el uso a largo plazo en la campaa, por
ejemplo dispositivos electrnicos, como cmaras y telfonos celulares. Para una
rendicin de cuentas eficaz, debera tomarse un inventario y actualizrselo
peridicamente, es decir una lista de todo el equipo, dnde se almacena y para
qu puede usarse. Deberan celebrarse acuerdos por escrito respecto de qu
organizaciones recibirn el equipo despus de la finalizacin de la campaa.
Costos operacionales: Son los costos relacionados directamente con la ejecucin
de la campaa que no son costos de personal ni inversiones. Los costos de
impresin de los materiales de la campaa, el alquiler de vallas publicitarias, el
tiempo de emisin en la radio y el transporte de un grupo de teatro itinerante son
ejemplos de este tipo de costos.
Administracin: Son los gastos cotidianos de gestin de la campaa (por ejemplo
alquiler de espacio de oficina, electricidad, papelera, telfonos).

Adems, podra requerirse una partida por separado para los subcontratos, por
ejemplo si se contrata una empresa para disear los carteles de la campaa o a un
consultor para que redacte un informe de investigacin.
Recuerde: Cada categora de costo debera ser suficientemente detallada para poder
hacer un seguimiento adecuado de los gastos. Por ejemplo, en la partida de
personal, debera llevarse por separado cada puesto; en la de inversiones todo
artculo o tipo de equipo debe tener su propio rengln presupuestario (por ejemplo
dos impresoras).
2. Ingresos proyectados

Subvenciones de donantes institucionales (por donante)

Donaciones de empresas, entidades de beneficencia locales, grupos
confesionales, redes profesionales y otras organizaciones que no son donantes
institucionales
Donaciones de particulares
Suscripciones o cuotas de los miembros
Ganancias provenientes de la venta de artculos de la campaa e ingresos de otras
actividades
Otros ingresos

Si parte de los ingresos se recauda para fines especficos (por ejemplo un donante
sufraga los gastos relativos a la participacin en una conferencia internacional),
debera hacerse la distincin entre las donaciones restringidas o para fines
especiales que se usarn exclusivamente para esos fines, y los ingresos no
restringidos, que pueden usarse para otros aspectos de la campaa (como gastos
generales de administracin o personal).
3. Ingresos y gastos reales
Muchas veces los gastos previstos pueden ser mayores o menores que los previstos o
los ingresos proyectados pueden ser inferiores a los necesarios para ejecutar la
estrategia de la campaa. Es til que un presupuesto tambin haga el seguimiento de
las cantidades reales que se recaudan y gastan, y que se usen para compararlas con
las cantidades proyectadas. El presupuesto tambin es un medio para determinar si se
necesitan ajustes en la movilizacin y asignacin de recursos a medida que la
campaa progresa.
Recuerde: En general no es conveniente cambiar un presupuesto muchas veces a lo
largo de una campaa, pues lleva a cuestionar si la planificacin de la campaa tuvo
en cuenta adecuadamente los recursos necesarios para ejecutarla. No obstante,
determinados factores (tanto internos como externos) podran obligar a ajustar el
presupuesto, en particular si la campaa es muy prolongada, por ejemplo si
un donante que ha prometido una contribucin se retira, se han subestimado los
gastos reales de comunicacin o se han producido cambios administrativos, como la
renuncia de personal o un aumento no previsto del alquiler de la oficina. Debera
examinarse el presupuesto cada seis meses y luego ajustarse de conformidad con los
datos reales si fuera necesario, para que siga siendo una proyeccin realista de los
ingresos y gastos futuros.
Puntos importantes que deben tenerse en cuenta al elaborar un presupuesto:

En campaas grandes y complejas, es aconsejable preparar una hoja del

presupuesto por cada conjunto de actividades, entre otras cosas para 1)
investigacin formativa, 2) costos de produccin de anuncios de inters pblico por
televisin, 3) costos de transmisin de esos anuncios, 4) produccin de material
impreso, 5) diseo y mantenimiento del sitio web de la campaa, y 6) actividades
de recaudacin de fondos. Cada hoja debe incluir las distintas categoras de costo
y todos los ingresos especficos de la actividad. Una hoja resumen debera
agrupar todos estos presupuestos de actividades en una hoja, para mostrar los
ingresos y gastos generales de la campaa.
Para el seguimiento financiero eficaz, el presupuesto debera desglosarse
en fases. Por ejemplo en una campaa de dos aos, cada seis meses podran
agregarse los gastos del semestre en una columna complementaria de la hoja de
clculo. Para una gestin financiera eficaz, los presupuestos deben examinarse
peridicamente y ajustarse rpidamente si se producen cambios importantes, por
ejemplo un cambio de las actividades de la campaa o una disminucin imprevista
de los ingresos proyectados.
El equipo de la campaa debera aprobar formalmente todas las revisiones del
presupuesto, que debera distribuirse a todos los interesados pertinentes. Para
evitar confusiones y la mala gestin financiera, es esencial incluir la fecha de

aprobacin en la hoja del presupuesto y marcar los proyectos de presupuesto

como PROYECTOS que an no han sido aprobados.
Modelo de Plantilla de presupuesto
Presupuesto para la campaa XYZ
Versin del presupuesto X, aprobada el [fecha]

GASTOS

Partida

1. A.

Costo
unitario

Personal

A.1 Administrador de la campaa

/mes

A.2 Coordinador de comunicaciones

A.3 Consultor para la evaluacin

B. Inversiones

B.1 Cmara digital de vdeo

C. Costos operacionales

C.1 Gastos de impresin de carteles

C.2 Gastos de viaje

Suma fija

Nmero de Costo total Ao 1

unidades

Ao 2

C.3 Alquiler de sitios para actividades

C.4 Tiempo de emisin en radio

D. Costos de administracin

D.1 Alquiler de espacio de oficina

/mes

D.2 Telfonos e Internet

/mes

D.3

INGRESOS

Fuente del ingreso

Contribucin propia (cuotas de los

miembros )

Subvencin del donante A

Subvencin del donante B

Contribuciones de la comunidad

Donaciones de particulares

Total

Ao 1

Ao 2

Fuente: http://www.endvawnow.org/es/articles/1344-elaboracion-del-presupuesto.html?
next=1346