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Normativa Aplicable PDF
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PRESENTACIN
La Ley orgnica de la Contralora General de Cuentas, seala que es el rgano rector del
control gubernamental; y que en ese contexto, es el responsable de normar el Control Interno
y Externo Gubernamental.
Congruente con esa funcin y responsabilidad institucionales, tanto el Decreto 101-97 del
Congreso de la Repblica, Ley Orgnica del Presupuesto, en el artculo 1, inciso f, numeral II,
como el Decreto 114-97, tambin del Congreso de la Repblica, Ley del Organismo ejecutivo,
en el artculo 24, se responsabiliza a la autoridad superior de todos los entes pblicos, de
promover, organizar y fortalecer el control interno, con base en las normas generales,
emitidas por la Contralora General de Cuentas.
La importancia de estos postulados se explica por si sola, por cuanto el compromiso de
contribuir al mejoramiento de los sistemas integrados de administracin y finanzas, y de los
controles internos y de control de calidad a ellos incorporados en un marco de rendicin de
cuentas gil y transparente, es de hecho una obligacin institucional, lo cual impulsa
credibilidad ante la ciudadana, por parte de las instituciones y los funcionarios que las dirigen.
Para cumplir sus atribuciones, la Contralora General de Cuentas ha emitido el presente
cuerpo de Normas Generales de Control Interno (NGCI), en cuyo texto se han tomado
diversas declaraciones tcnicas, tanto de la profesin contable a nivel nacional, como de
autores destacados en el mbito internacional, as como de los organismos especializados
que regulan la materia.
La aplicacin cuidadosa del presente documento, contribuir a que los entes pblicos
organicen sus procedimientos de trabajo para que se ejecute un proceso administrativo
adecuado, y un mejor control e informacin de los resultados de las operaciones, en un
contexto moderno y bajo estndares exigidos por el ambiente cambiante de la administracin
pblica, as como de los sistemas integrados de administracin y finanzas, y otros medios que
utilizan las instituciones en su diario ejercicio operacional, en procura de alcanzar sus
objetivos en forma eficiente, efectiva y econmica.
1.
1.1
1.2
1.3
1.4
1.5
SEPARACIN DE FUNCIONES
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica,
delimitar cuidadosamente, las funciones de las unidades administrativas
y sus servidores.
Una adecuada separacin de funciones garantiza independencia entre los
procesos de: autorizacin, ejecucin, registro, recepcin, custodia de valores y
bienes y el control de las operaciones.
La separacin de funciones tiene como objetivo evitar que una unidad
administrativa o persona ejerza el control total de una operacin.
1.6
TIPOS DE CONTROLES
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica,
establecer e implementar con claridad los diferentes tipos de control que
se relacionan con los sistemas administrativos y financieros.
En el Marco Conceptual de Control Interno Gubernamental, se establecen los
distintos tipos de control interno que se refiere a: Control Interno Administrativo
y Control Interno Financiero, y dentro de estos, el control previo, concurrente y
posterior.
1.7
1.8
1.10
1.11
ARCHIVOS
Es responsabilidad de la mxima autoridad de cada entidad pblica, emitir,
con base en las regulaciones legales respectivas, las polticas
administrativas para que en todas las unidades administrativas de la
organizacin, creen y mantengan archivos ordenados en forma lgica,
definiendo su contenido, de manera que sea fcil localizar la informacin.
La documentacin de respaldo de las operaciones financieras y administrativas
que realice la entidad, deber estar archivada en las unidades establecidas por
los rganos rectores, siguiendo un orden lgico, de fcil acceso y consulta, de tal
manera que facilite la rendicin de cuentas.
2.2
2.4
2.5
2.6
DOCUMENTOS DE RESPALDO
Toda operacin que realicen las entidades pblicas, cualesquiera sea su
naturaleza, debe contar con la documentacin necesaria y suficiente que
la respalde.
La documentacin de respaldo promueve la transparencia y debe demostrar
que se ha cumplido con los requisitos legales, administrativos, de registro y
control de la entidad; por tanto contendr la informacin adecuada, por
cualquier medio que se produzca, para identificar la naturaleza, finalidad y
resultados
de
cada
operacin
para
facilitar
su
anlisis.
2.7
2.8
2.9
2.12
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3.1
DETERMINACIN DE PUESTOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que le
permitan determinar la cantidad de puestos de trabajo necesarios.
La cantidad de puestos de trabajo necesarios se determina en funcin del Plan
Operativo Anual -POA-como base para la formulacin de su presupuesto.
3.2
CLASIFICACIN DE PUESTOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que le
permitan clasificar los puestos de acuerdo a las disposiciones legales
correspondientes.
Cada ente pblico para clasificar los puestos debe observar las disposiciones
legales que le apliquen (Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios, Manual
de Clasificaciones Presupuestarias, Circulares, etc.)
3.3
SELECCIN Y CONTRATACIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas para
la seleccin y contratacin de personal, teniendo en cuenta los requisitos
legales y normativas aplicables.
Cada ente pblico para seleccionar y contratar personal, debe observar las
disposiciones legales que le apliquen (Leyes especificas de Servicio Civil y
Reglamento, Manual de Clasificacin de Puestos y Salarios, Manual de
Clasificaciones Presupuestarias, Ley de Contrataciones del Estado y su
Reglamento, otras leyes aplicables, circulares, etc.)
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3.4
3.5
CAPACITACIN Y DESARROLLO
La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable de promover y
respaldar la ejecucin de programas de capacitacin continua para
desarrollar las capacidades y aptitudes de su personal.
Toda unidad administrativa responsable de la capacitacin institucional de su
personal, debe disear el programa anual de capacitacin, de acuerdo a sus
necesidades y considerando el Plan de Capacitacin Continua, elaborado por
los rganos rectores del Sistema Integrado.
3.6
EVALUACIN Y PROMOCIN
La mxima autoridad de cada ente pblico debe dictar las polticas para
evaluar el desempeo del personal, cuyo resultado permita su promocin.
Cada jefe de unidad administrativa, deber evaluar en forma peridica el
rendimiento del personal a su cargo, de acuerdo a los Manuales de Funciones.
Adems, deber observarse que la evaluacin del desempeo sea superior a
los parmetros establecidos en la programacin de las metas presupuestarias.
3.7
CONTROL DE ASISTENCIA
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que
permita establecer un adecuado control de asistencia para el personal.
En cada ente pblico, se establecern procedimientos para el control de
asistencia, que aseguren la puntualidad y permanencia en los sitios de trabajo
de todos los servidores.
El control se ejercer por el jefe inmediato superior y por la unidad de personal,
en concordancia con los sistemas diseados para el efecto.
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3.8
VACACIONES
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar la poltica que
determine la obligacin de programar adecuadamente las vacaciones de
su personal.
Los Jefes de las unidades administrativas de cada institucin, conjuntamente
con el rea encargada de personal, deben elaborar cada ao un plan de
vacaciones, a fin de no interferir en las funciones designadas a cada puesto de
trabajo y por lo tanto, que no obstaculice, la marcha normal de las operaciones
y evitar la acumulacin de las vacaciones no gozadas.
3.9
ROTACIN DE PERSONAL
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
permitan establecer los procedimientos para una adecuada rotacin de
personal.
Cada entidad pblica establecer, en forma sistemtica, la rotacin de los
servidores vinculados con las reas de administracin, registro y custodia de
bienes y recursos de la entidad, para lo cual deber contar con la informacin
necesaria sobre la capacitacin de los servidores, que puedan ocupar los
puestos de aquellos que se encuentran de vacaciones o se han retirado de la
institucin, con el fin de que stos, garanticen un buen desempeo en los
nuevos cargos.
3.10
PRESTACIONES
La mxima autoridad de cada ente pblico debe dictar las polticas que
permitan el cumplimiento de las prestaciones establecidas en las
disposiciones legales aplicables.
Las prestaciones por retiro o en servicio que conforme la ley deben pagarse al
personal, se efectuarn por las unidades administrativas responsables
ejerciendo el debido control para que las mismas se hagan efectivas en los
plazos y montos que correspondan, sustentados con la documentacin
pertinente, previa aprobacin y autorizacin de los niveles correspondientes.
3.11
MOTIVACIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar las polticas que
propicien la estabilidad laboral y el bienestar de sus trabajadores, a travs
de programas motivacionales.
Cada ente pblico, debe propiciar la elaboracin de programas motivacionales,
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4.1
FORMULACIN
14
los recursos financieros que harn posible alcanzar las metas propuestas, por
lo que deber existir interrelacin entre ambos.
Copia de dicho Plan debe ser enviado a la Contralora General de Cuentas,
una semana despus de haber sido aprobado su presupuesto, para efectos de
la evaluacin de la calidad del gasto y su impacto en la gestin pblica.
4.3
4.4
INDICADORES DE GESTIN
La mxima autoridad de cada ente pblico es responsable porque la
unidad especializada elabore los indicadores aplicables a cada nivel que
permitan medir la gestin institucional.
La unidad especializada en coordinacin con los entes rectores deben definir
los procedimientos que permitan establecer, de acuerdo a los objetivos
institucionales, unidades de medida y relaciones financieras que permitan
definir tcnicamente los indicadores de su gestin.
4.5
15
4.6
4.7
4.8
4.9
16
4.11
PROGRAMACIN PRESUPUESTARIA
El ente rector u rgano competente debe emitir e informar oportunamente
a los entes pblicos las polticas para efectuar la programacin de la
ejecucin presupuestaria.
Las polticas para la programacin de la ejecucin presupuestaria deben
contener los criterios para elaborar la programacin fsica y financiera anual de
acuerdo al presupuesto aprobado, y trimestral de acuerdo al presupuesto
modificado.
El rgano rector debe proporcionar la asesora necesaria para su eficaz
aplicacin.
4.12
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4.13
4.14
COMUNICACIN DE CUOTAS
La mxima autoridad de cada ente pblico a travs de la unidad
especializada, debe comunicar oportunamente, los montos aprobados de
cuotas de compromiso, devengado y pago.
Los montos aprobados de cuotas de compromiso, devengado y pago, por
fuente de financiamiento y grupo de gasto, deben comunicarse por escrito a
los responsables de programas y proyectos institucionales, de acuerdo a lo
solicitado.
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4.16
CONTROL DE CUOTAS
La mxima autoridad de cada ente pblico, a travs de la unidad
especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de programas y
proyectos, deben promover, apoyar y supervisar la utilizacin adecuada
de las cuotas aprobadas.
La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de
programas y proyectos deben establecer los procedimientos de control
ascendente y descendente de la utilizacin adecuada y oportuna de las cuotas
aprobadas, as como procedimientos de conciliacin del comportamiento de su
utilizacin, para comunicar oportunamente a la unidad especializada, sobre los
resultados obtenidos, con el fin de hacer un uso racional y eficiente de las
cuotas aprobadas.
4.17
EJECUCIN PRESUPUESTARIA
La mxima autoridad de cada ente pblico, con base en la programacin
fsica y financiera, dictar las polticas administrativas para lograr la
calidad del gasto, con criterios de probidad, eficacia, eficiencia,
transparencia, economa y equidad.
La unidad especializada y los responsables de unidades ejecutoras, de
programas y proyectos deben velar por el cumplimiento de los procedimientos y
mecanismos establecidos, de acuerdo a las polticas administrativas dictadas
por las mximas autoridades, para el control de: adquisicin, pago, registro,
custodia y utilizacin de los bienes y servicios, as como para informar de los
resultados obtenidos por medio de sus indicadores de gestin, sobre el impacto
social de las polticas institucionales.
4.18
REGISTROS PRESUPUESTARIOS
La mxima autoridad de cada ente pblico, a travs de la unidad
especializada debe velar porque se lleve un sistema de registro
presupuestario eficiente, oportuno y real.
La unidad especializada debe crear los procedimientos que permitan el registro
eficiente, oportuno y real de las transacciones de ingresos (devengado y
percibido), y de egresos (compromiso, devengado y pagado), apoyados en un
adecuado sistema, sea este manual o computarizado, de tal manera que
permita proporcionar informacin para la toma de decisiones.
4.19
MODIFICACIONES PRESUPUESTARIAS
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y
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4.21
4.22
20
4.24
4.25
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INFORMES DE GESTIN
La mxima autoridad de cada ente pblico, debe dictar polticas y
procedimientos que permitan elaborar y remitir los informes con enfoque
gerencial al ente rector y autoridad competente, sobre la ejecucin
presupuestaria y de su gestin.
La unidad especializada de cada ente pblico, debe solicitar y consolidar la
informacin de todas las unidades ejecutoras, para elaborar y remitir el informe
de ejecucin presupuestaria y de gestin, en los plazos y bajo las
caractersticas establecidas por el ente rector y autoridad competente.
Estos informes deben formar parte del proceso de rendicin de cuentas a todo
nivel.
4.27
LIQUIDACIN PRESUPUESTARIA
El ente rector y la autoridad competente de cada ente pblico, deben
emitir las normas y procedimientos para realizar una adecuada y oportuna
liquidacin presupuestaria.
Las unidades especializadas con base en las normas de liquidacin
presupuestaria, deben preparar la liquidacin presupuestaria cuidando que
todos los ingresos y egresos hayan sido operados de acuerdo a la base
contable establecida por la Ley.
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FUNCIN NORMATIVA
El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs del rgano rector respectivo,
debe emitir las polticas y la normativa para el registro contable de todas
las operaciones que realicen los entes del sector pblico no financiero.
La Direccin de Contabilidad del Estado emitir las polticas y criterios de
aplicacin de las mismas, para el registro de las operaciones que tiene n
efectos presupuestarios, contables y de tesorera, integrados en los conceptos
de activos, pasivos, patrimonio, ingresos, gastos etc., deben reflejarse en los
estados financieros, as como, en la centralizacin, actualizacin y
consolidacin de las operaciones realizadas por las diferentes entidades.
La normatividad debe ajustarse a las Normas Internacionales de Contabilidad
Gubernamental, para el registro contable, elaboracin y presentacin de los
estados financieros a niveles institucionales y consolidados del sector pblico,
incluyendo la presentacin de informacin complementaria.
5.2
5.3
23
5.4
5.5
5.6
24
La autoridad superior de cada ente rector, debe velar porque se cumplan las
normas relativas a la actualizacin e intercambio de informacin
oportunamente, para que la Direccin del Contabilidad Estado, cuente con
informacin suficiente para elaborar y presentar los Estados Financieros,
incluyendo informacin complementaria, que facilite la interpretacin adecuada
por parte de los usuarios y que stos constituyan instrumentos gerenciales para
la toma de decisiones.
5.7
CONCILIACIN DE SALDOS
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Contabilidad del Estado, debe normar y emitir polticas y
procedimientos para la adecuada y oportuna conciliacin de saldos.
Las unidades especializadas deben realizar las conciliaciones de saldos de
acuerdo a la normatividad emitida por la Direccin de Contabilidad del Estado y
las autoridades superiores de cada entidad, quienes velarn, en su respectivo
mbito, porque se apliquen los procedimientos de conciliacin de saldos de una
manera tcnica, adecuada y oportuna.
5.8
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5.10
RENDICIN DE CUENTAS
Las mximas autoridades de los entes pblicos, deben rendir cuentas
pblicamente de su gestin institucional.
El medio para rendir cuentas pblicamente, deben ser los informes oficiales
establecidos en el reglamento de la Ley Orgnica del Presupuesto y su
informacin complementaria, que incluya el anlisis del impacto econmico
social de la gestin institucional con base en las normas emitidas por la
Direccin de Contabilidad del Estado, en su carcter de ente rector del Sistema
de Contabilidad Integrada Gubernamental.
5.11
5.12
6.
26
6.1
FUNCIN NORMATIVA
El Ministerio de Finanzas Pblicas a travs de la Tesorera Nacional, debe
emitir las polticas y normativa para la administracin del efectivo y sus
equivalentes.
La Tesorera Nacional y la autoridad superior de cada ente pblico, en su
respectivo mbito, deben velar por el cumplimiento de las polticas y normas
emitidas para la adecuada administracin de: La captacin de los ingresos, los
pagos de obligaciones y el control de las disponibilidades.
6.2
NORMATIVA INTERNA
Las empresas pblicas y otros entes del sector pblico no financiero, por
disposiciones legales o tcnicas, podrn utilizar otras polticas y
normativa aprobada por la autoridad competente.
Los entes pblicos, que por razones internas deban aplicar otras polticas y
normas en la administracin del efectivo y su equivalente, estas deben
adaptarse en lo que sea aplicable a la normativa emitida por el Ministerio de
Finanzas Pblicas, mismas que deben ser comunicadas a dicho Ministerio.
6.3
6.4
27
presupuestaria.
6.5
FLUJO DE CAJA
La mxima autoridad del Ministerio de Finanzas Pblicas y la autoridad
superior de cada ente pblico, a travs de la unidad especializada, deben
normar que se elabore el Flujo de Caja,
La Tesorera Nacional y las unidades especializadas de cada ente pblico,
deben emitir el manual de procedimientos, para estandarizar la elaboracin del
Flujo de Caja mensual, como instrumento de seguimiento, control y evaluacin
de la programacin financiera anual.
6.6
6.7
6.8
28
los ingresos.
Las unidades especializadas deben implementar procedimientos que le
permitan de una manera tcnica controlar y darle seguimiento a los ingresos,
para asegurarse que los mismos estn disponibles oportunamente en las
cuentas bancarias habilitadas.
6.9
6.10
6.11
29
6.12
FINALES
DE
CAJA
6.14
6.15
30
Las autoridades superiores de las entidades del sector pblico, velarn porque
las unidades ejecutoras reporten a la unidad especializada en las fechas y
forma establecidas en la normativa interna, las cuentas bancarias que utilizan
para la administracin de la disponibilidad de efectivo. Adems deben velar
porque las unidades especializadas
cumplan con la normativa y los
procedimientos establecidos por la Tesorera Nacional, en lo relativo al estatus
y movimiento de las cuentas bancarias entre otros.
6.16
6.17
6.18
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las
un
las
las
7.1
FUNCIN NORMATIVA
El Ministerio de Finanzas Pblicas como ente rector del Sistema de
Crdito Pblico, a travs de la Direccin de Crdito Pblico, debe emitir
las polticas y normativa para la administracin del endeudamiento
pblico y otras operaciones financieras.
La Direccin de Crdito Pblico, debe velar por el cumplimiento de las polticas
y normas emitidas para la adecuada administracin de: emisin, negociacin,
colocacin, amortizacin de bonos y ttulos pblicos, contratacin, amortizacin
y gastos financieros de prstamos.
De igual manera tambin debe velar por el cumplimiento de las polticas y
normas relacionadas con la administracin de los recursos obtenidos por
donaciones y los fondos en fideicomisos.
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7.2
7.3
EVALUACIN Y SEGUIMIENTO
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, es la responsable de disear e implementar
procedimientos de evaluacin y seguimiento para el cumplimiento de la
poltica de Crdito Pblico.
La Direccin de Crdito Pblico, evaluar y dar seguimiento, durante el
ejercicio fiscal del comportamiento de los crditos obtenidos en funcin de la
poltica de crdito pblico definida, para asegurarse que los mismos estn
siendo utilizados en forma oportuna y adecuada.
De igual manera deben evaluarse durante el ejercicio fiscal, las necesidades
reales de endeudamiento, en funcin del comportamiento presupuestario y de
la poltica de crdito pblico.
7.4
CONTROL DE COLOCACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin
de las colocaciones.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer los procedimientos de control
interno, en los procesos de programacin, negociacin, registro y
administracin de las colocaciones de ttulos- valores, observando los criterios
de economa, eficiencia, eficacia y transparencia.
7.5
CONTROL DE PRSTAMOS
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin
de los prstamos.
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CONTROL DE DONACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el control adecuado en la administracin
de las donaciones.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer los procedimientos de control
interno en los procesos de programacin, negociacin, registro y administracin
de las donaciones, observando los criterios de economa, eficiencia, eficacia y
transparencia.
7.7
CONTROL DE FIDEICOMISOS
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que garanticen el adecuado control en la administracin
de los fideicomisos.
La Direccin de Crdito Pblico, debe establecer procedimientos de control
interno en el proceso de constitucin, formulacin, programacin, colocacin de
fondos, solicitud de fondos, autorizacin de fondos, ejecucin y registro y
evaluacin peridica de los fondos en fideicomiso, observando los criterios de
economa, eficiencia, eficacia y transparencia.
7.8
CONCILIACIN DE OPERACIONES
La autoridad superior del Ministerio de Finanzas Pblicas, a travs de la
Direccin de Crdito Pblico, debe disear e implementar los
procedimientos que permitan conciliar todos los resultados de las
operaciones de crdito pblico.
La Direccin de Crdito Pblico, a travs de los procedimientos
implementados, debe conciliar oportunamente todos los resultados de las
operaciones de colocaciones, prstamos, donaciones y fideicomisos, con la
Direccin Tcnica del Presupuesto, Tesorera Nacional, Direccin de
Contabilidad del Estado y las unidades ejecutoras de las entidades pblicas.
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7.9
SISTEMA DE INFORMACIN
El Ministerio de Finanzas Pblicas como ente rector del Sistema de
Crdito Pblico, a travs de la Direccin de Crdito Pblico, es el
responsable de implementar un sistema de informacin, relacionado con
su gestin y administracin.
La Direccin de Crdito Pblico, debe llevar el registro detallado de las
operaciones de colocaciones y prstamos, as como el servicio de la deuda y
otros gastos relacionados, donaciones y situacin de los fideicomisos; en lo
que respecta a ingresos, egresos, saldos y la administracin de los mismos,
debiendo generar informacin gerencial para la toma de decisiones oportunas.
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