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Contabilidad Gubernamental
Contabilidad Gubernamental
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ALCANCES DEL SISTEMA
La Contabilidad como medio para ordenar las transacciones, teniendo como meta la exposicin
analtica y global de la situacin financiera del Estado, requiere una adecuada implementacin,
en tal sentido, la Contabilidad Gubernamental est estructurada en tres niveles operaciones
debidamente relacionados entre s mediante un conducto regular de comunicacin.
DELIMITACIN DE REAS CONTABLES O SUBSISTEMAS
CONCEPTO.- En base a las caractersticas de las operaciones administrativas, financieras y
presupuestarias que realizan las entidades del sector pblico, el sistema ha delimitado
reas contables con el objetivo de facilitar su registro y control, as como contribuir al
logro de una eficiente y eficaz administracin de la gestin gubernamental.
CLASIFICACIN
Considerando las caractersticas de las operaciones administrativas y financieras, el sistema ha
delimitado reas contables, con el propsito de facilitar su registro y contribuir al logro de una
eficiente administracin de la gestin pblica.
REAS DE TRIBUTACIN: Para lograr un mejor sustento de las transacciones que se
realizan en esta rea, se ha determinado entre otros, resoluciones de acotacin, plizas,
liquidaciones de cobranzas, planillas de recaudacin, resoluciones de devolucin, certificados
tributarios, convenio de fraccionamiento de pagos, etc.
REA DE FONDOS: Se refiere a operaciones relacionadas con los ingresos y egresos de
fondos en los diferentes niveles de la administracin pblica.
Documentos Fuente:
Recibo de Ingresos.
Papeleta de Depsitos.
Nota de Cargo.
Nota de Abono.
Comprobante de Pago.
Planillas de Haberes y Pensiones.
Valorizacin de Obra.
Otros.
REA DE BIENES: Comprende las operaciones de adquisicin u obtencin, almacenamiento y
distribucin de los bienes muebles del gobierno. Incluye tambin la construccin, adquisicin y
registro de la propiedad inmueble del Estado, administrados por los organismos pblicos.
Documentos Fuente:
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
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Documentos Contables:
Orden de Compra-Gua de Internamiento
Orden de Servicio
Pedido-Comprobante de Salida (PECOSA)
Nota de Entrada al Almacn
Otros
REA DE PRESUPUESTO: Comprende las operaciones que se derivan del presupuesto de
cada ejercicio fiscal, en sus etapas de promulgacin, modificacin, ejecucin del gasto e ingreso,
as como el anlisis y cierre presupuestario.
Documentos Fuente
Los documentos que sustenten las Operaciones Contables de bienes, servicios y de fondos
servirn para la afectacin presupuestaria, en lo que corresponda.
REA DE ENDEUDAMIENTO O CRDITO PBLICO: Este subsistema se refiere al registro del
ingreso por financiamientos internos y externos recibidos, y al egreso por los pagos respectivos,
as como el control de los crditos, desde su otorgamiento hasta su liquidacin.
Los ingresos obtenidos que incrementan la Deuda Pblica se registran afectando las cuentas
tpicas del subsistema de recaudacin y las erogaciones afectando las cuentas del subsistema
de egresos.
El subsistema de deuda pblica tiene por objetivos:
Registrar y controlar la informacin sobre los crditos concedidos al Gobierno en
cualquiera de sus formas, de manera que sea posible precisar el endeudamiento interno
y externo.
Proporcionar a las autoridades informacin confiable, veraz y oportuna que puedan
utilizar bsicamente para sus decisiones en materia de Deuda Pblica.
Conformar las estadsticas respectivas de acuerdo con la clasificacin prevista en la Ley
de Ingresos como en el Presupuesto de Egresos
Factura de crdito
Es un documento que sigue sin aceptacin. Permite fijar una fecha cierta para pago de
las facturas que les venden a los hipermercados y otras grandes concentraciones
comerciales o cuando son proveedoras de grandes industrias. Esto neutraliza los abusos
de posicin dominante de las grandes empresas, abusos que han sido sistemticamente
utilizados, por los grandes hipermercados y las grandes concentraciones industriales
para obtener de manera desleal una mejor posicin competitiva, en perjuicio de las
pequeas y medianas
Orden de compra
Es un documento similar a la nota de pedido, Se utiliza para solicitar mercaderas a un
determinado proveedor cuando se encuentran en una misma localidad y el proveedor no
enva vendedores para ofrecer el producto. Es el documento formal que utiliza el
departamento de compras para solicitar la mercadera que requiere. Debe ser concreto,
claro y especfico en lo que se solicita.
Recibo
El recibo es un documento, mediante el cual una persona acredita haber recibido de otra
una determinada suma de dinero en efectivo o en especie y sirve de comprobante de
pago. Documento en que el acreedor reconoce expresamente haber recibido del deudor
dinero u otra cosa a efectos del pago o cumplimiento de la obligacin.
La Cotizacin
La cotizacin es darle valor a un bien, de esta manera se cotizan los valores que
participan en el mercado burstil. Tambin se cotiza el trabajo. Precio registrado en una
Bolsa cuando se realiza una negociacin de valores, o tambin expresin de uso burstil
para sealar el valor de acciones y otros instrumentos que se venden a travs de bolsas
de valores. La primera acepcin de este trmino hace referencia al precio de equilibrio
para un ttulo en funcin de la oferta y la demanda.
Los Pagares
Es un ttulo- valor de circulacin y aparece como forma impropia del contrato de cambio
que contena intereses. Es un documento de crdito al igual que la letra de cambio, con
la promesa pura y simple de pagar una suma de dinero, en un determinado tiempo. A
diferencia de la letra de cambio, que es un documento de orden abstracto, el pagar es
un ttulo- valor de origen causal, es decir que en documento se podr pactar los
intereses, puede incluirse la causa que da origen al pagar, como tambin podr
incluirse la garanta con la cual se afianza la obligacin
Cheque
Un cheque es un documento bancario en el que una persona autorizada para extraer
dinero de una cuenta (por ejemplo, el titular), extiende a otra persona una autorizacin
para retirar una determinada cantidad de dinero de su cuenta sin que sea necesaria su
presencia. Es una orden de pago pura y simple (sin condicin alguna) librada contra el
banco en el cual el librador tiene fondos depositados a su orden en cuenta corriente
bancaria, o est autorizado para girar en descubierto.
Letra de cambio
La letra de cambio es un documento de crdito que sirve para respaldar las operaciones
comerciales realizadas a plazos, la letra de cambio es una orden de pago escrita, por la
cual una persona llamada deudor o cargo debe pagar a su vencimiento al tenedor del
documento. La letra de cambio histricamente ha surgido, debido a exigencias
econmicas, que necesitaban de un medio acto para satisfacerlas teniendo en cuenta
las mltiples relaciones recprocas entre los individuos.
Recibo de compra
Recibo de compra es aquel que se da a la persona o al cliente al momento de haber
hecho una compra o al haber cancelado una deuda. El recibo de compra es que el
especifica la compra realizada.
Nota de crdito
La Nota de Crdito ser emitida al mismo adquiriente o usuario para modificar
comprobante de pago emitidas con anterioridad. Especficamente para disminuir (abonar
o acreditar) el importe de una factura a la que no se le ha considerado oportunamente
ciertos descuentos o que por pronto pago se deba conceder un determinado descuento,
as como por la anulacin de operaciones
Caja Menuda
La caja menuda es un dinero que se guarda y que solo se utiliza en caso de urgencia o
en el momento que no halla fondo.
SOPORTES CONTABLES
Los soportes contables son los documentos que sirven de base para registrar las operaciones
comerciales de una empresa, es por ello que se debe tener un especial cuidado en el momento
de elaborarlos
Nota Dbito
Es un comprobante que utiliza la empresa para cargar en la cuenta de sus clientes, un
mayor valor por concepto de omisin o error en la liquidacin de facturas y los intereses
causados por financiacin o por mora en el pago de sus obligaciones. Todos los
soportes contables deben contener la siguiente informacin general: Nombre o razn
social de la empresa que lo emite. Nombre, nmero y fecha del comprobante.
Descripcin del contenido del documento. Firmas de los responsables de elaborar,
revisar, aprobar y contabilizar los comprobantes
Cheque
TITULOS VALORES
Los ttulos de crdito son una institucin que se incorpora tardamente a la ciencia del Derecho,
pues su funcionamiento no es concebible sino en una economa de cierto desarrollo. Estos
constituyen el mecanismo jurdico destinado a resolver de manera simple y segura los problemas
propios de la circulacin de los derechos.
Los ttulos al portador son aquellos que designan como titular al portador o aquellos en que la
falta de designacin implica atribucin al portador
CLASIFICACIN DE LOS TTULOS VALORES
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Por el objeto del derecho incorporado, los ttulos valores son personales, reales y
obligacionales.
Los ttulos personales representan la participacin del titular en una sociedad, razn
por la cual tambin se les llama ttulos de participacin.
Los ttulos reales confieren al poseedor legtimo un derecho real sobre una cosa.
Estos ttulos tambin reciben el nombre de ttulos representativos de mercancas,
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Por el sujeto que los crea, los ttulos son pblicos o privados. En el primer grupo entran los
ttulos de deuda pblica o los ttulos emitidos por las diversas personas de derecho pblico.
Al segundo grupo corresponden los creados por las personas de derecho privado.
Por los efectos de la causa en la vida de los ttulos, estos pueden agruparse en causales y
abstractos.
En los ttulos causales, la causa esta deliberadamente expresada en el documento y
no se separa de l para ningn propsito.
En los ttulos abstractos, la causa es desvinculada del ttulo, aunque est indicada en
l, y no tiene ninguna relevancia ulterior en la vida de ste.
CLASIFICACIN:
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NIVEL NACIONAL: este nivel cumple el ente rector del sistema de contabilidad, que se
encarga de uniformizar, centralizar y consolidar la contabilidad pblica, as como de elaborar
la cuenta general de la repblica, adems tiene la funcin de proponer las normas centrales
que deben regir un pas.
NIVEL CENTRAL O INSTITUCIONAL: se refiere a las operaciones registradas y reportadas
por cada una de las entidades captadoras de recursos financieros y por los Ministerios o
Direccin General de Administracin u Oficina que hagan sus veces:
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NIVEL REGIONAL: este nivel est representado por las oficinas regionales contables
establecidas por la entidades captadoras de recursos financieros, as como por aquellas
dependencias regionales contables de cada uno de los pliegos presupuestarios, cuyo nivel
se registran la operaciones que realizan o informan las entidades.
PARALELISMO CONTABLE
CONCEPTO.- A travs de este principio, las operaciones realizadas por las entidades pblicas
son registradas tanto en la contabilidad patrimonial como en la contabilidad presupuestal; es
decir, bajo este principio, a toda operacin real registrada en el proceso contable financiero
corresponde paralela y simultneamente un registro en el proceso contable presupuestario.
De tal manera que en el mismo momento y con los mismos documentos fuentes, pero en
distintas reas contables se procesa informacin especializada simultneamente, con la finalidad
de obtener estados financieros integrados que muestren en su conjunto las operaciones de
bienes, fondos, presupuesto, rentas y operaciones complementarias
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b. CONTABILIDAD PRESUPUESTAL
El Estado para cumplir con los planes y programas que debe desarrollar en el corto
plazo, necesita de un instrumento que contenga metas, objetivos, polticas y estrategias,
esto es lo que se denomina presupuesto; por lo tanto la contabilidad presupuestaria, es
el campo de la contabilidad que abarca las normas, procedimientos, cuentas, libros, etc.,
para registrar el comportamiento de cada presupuesto fiscal, regulando as las
incidencias del proceso presupuestario con criterio programtico
c. CONTABILIDAD DE LAS CUENTAS DE ORDEN
La funcin principal de las cuentas de orden es facilitar el control de diversos aspectos
administrativos en un municipio, permitiendo el registro de operaciones derivadas de los
derechos u obligaciones contingentes.
En este rubro destacan principalmente las cuentas de Presupuesto de Ingresos,
Presupuesto de Egresos, Control de Almacn, Control de Deuda Avalada, Control de
Activos de Arrendamiento Financiero, entre otras. Con estas cuentas se pretende dar
claridad a las cifras contables y presupuestales presentadas en los Estados Financieros.
Al final del ejercicio las cuentas de orden presupuestales, invariablemente debern
quedar con saldo cero. Una vez descrita la estructuracin de cuentas, se presenta el
catlogo de cuentas autorizado.
TRATAMIENTO DE LAS CUENTAS PRESUPUESTARIAS DE INGRESOS Y GASTOS
Cuentas de Orden Presupuestales de Ingresos y Egresos.- Con el propsito de contar con
herramientas de control que permitan identificar los registros por ingresos y egresos de una
entidad con el ejercicio presupuestal, se deben incluir en el catlogo de cuentas, dentro del
grupo de Cuentas de Orden, las cuentas presupuestales de ingresos y egresos.
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LIBROS
PRINCIPALES
ESTADOS FINANCIEROS
ESTADOS PRESUPUESTARIOS
BALANCE
BALANCE DE
EJECUCIN
DEL
AUXILIARES
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ESTADO
DE
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Recibo de Ingresos
Papeleta de Depsitos
Nota de Cargo
Nota de Abono
Comprobante de Pago
Valorizacin de Obra
Otros
rea de Bienes
Documentos Fuente
Orden de Servicio
Inventario Fsico
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INVENTARIOS Y BALANCES
El libro Inventarios y Balances, se apertura con el inventario inicial, al empezar sus
operaciones el mismo que revelar:
Direccin Nacional de Contabilidad Pblica - Instructivo N 0013
La relacin exacta de dinero, valores, crditos, efectos por cobrar, bienes muebles e
inmuebles, mercaderas y otros, que constituyan el activo de la Entidad.
La relacin exacta de las deudas y toda clase de obligaciones pendientes, si las tuviere,
y que formen el pasivo de la Entidad.
Fijar en su caso, la diferencia exacta entre el activo y el pasivo, que ser el patrimonio
con que inicia su gestin.
La entidad adems al finalizar el ejercicio reflejar en el mismo libro el Inventario Final y
Balance General de su Gestin.
Este libro ser de foliacin simple.
Cuando se trata de la creacin, fusin o transferencia de Activos, Pasivos y Patrimonio a otra
entidad, deber figurar en este libro y ser coincidente con la verificacin fsica de los mismos.
LIBRO DIARIO
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LIBRO MAYOR
En este libro principal se registrarn todas las cuentas asentadas en el libro Diario.
Auxiliares
Caja.- Utilizar el diseo que estime conveniente el usuario.
Registro de Ventas.
Registro de Compras.
Fondo para Pagos en Efectivo.- Se utilizar el documento denominado "Rendicin del
Fondo para Pagos en Efectivo".
Bancos.- se deber aperturar por cada cuenta corriente
El registro de las operaciones de los libros Auxiliares mencionados deber efectuarse en el
formato Auxiliar Estndar del Sistema de Contabilidad Gubernamental, excepto el Registro de
Ventas y el de Compras.
En lo referente a los auxiliares Documentos por Cobrar, Documentos por Pagar, Anticipos
Concedidos, Encargos Otorgados, Encargos recibidos; estos registros debern tener una
informacin ms detallada para facilitar su anlisis.
En cuanto al auxiliar Inmuebles, Maquinaria y Equipo, se debe llevar en forma individual por cada
bien, indicando la fecha de adquisicin, monto, fecha de salida para su uso, adiciones y mejoras,
ajuste, para facilitar el proceso de su depreciacin y/o revaluacin.
Legalizacin de Libros Contables
COMENTARIO
Las entidades cuya contabilidad lo llevaren por programas computarizados, siempre y cuando
cumpla con las exigencias del Sistema de Contabilidad Gubernamental, debern compaginarse y
empastarse los libros principales y auxiliares, para proceder a su legalizacin respectiva.
Registros auxiliares. Se efectan registros en base a los documentos fuente que han servido
para elaborar la informacin de cada rea, contabilizando pormenorizadamente las operaciones
de cada una de las cuentas de mayor y sus correspondientes cuentas divisionarias.
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Balance General.
Estado de Ganancias y Prdidas.
Estado de Cambios en el Patrimonio Neto.
Estado de flujo de efectivo
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