CONTRALORA GENERAL DE CUENTAS

SISTEMA DE AUDITORA GUBERNAMENTAL

PROYECTO SIAF-SAG

MARCO CONCEPTUAL
CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

Guatemala, junio de 2006

PRESENTACION
De acuerdo con la normativa legal vigente, la mxima autoridad administrativa,
director, gerente, ejecutivo o titular de cada institucin del sector pblico, es
responsable de implantar y mantener vigente un ambiente y estructura de control
interno, acorde a las circunstancias y la evolucin de la tecnologa que promuevan
el logro de los objetivos institucionales y gubernamentales, para apoyar el proceso
integral de rendicin de cuentas en todos los niveles de la organizacin.
Los servidores pblicos tienen la responsabilidad legal de rendir cuentas claras y
oportunas de su gestin, basado en las atribuciones y funciones inherentes al
cargo desempeado, sin importar su naturaleza: administrativas, financieras,
tcnicas, etc.
La responsabilidad otorgada a los servidores pblicos al designarles sus
atribuciones y funciones especficas, requiere de mtodos y procedimientos de
supervisin y seguimiento de su gestin, para garantizar que se alcancen los
objetivos y metas planificados, la correcta ejecucin presupuestaria, y el uso de los
recursos, bajo parmetros de eficiencia especficos que permitan medir y
retroalimentar los sistemas como medio de actualizacin y modernizacin de la
administracin pblica.
La Contralora General de Cuentas en uso de sus facultades consagradas en la
Constitucin Poltica de la Repblica de Guatemala y su Ley Orgnica, as como
en la perspectiva dinmica de mejoramiento de la administracin pblica, ha
elaborado el Marco Conceptual del Control, que constituye la gua para la
elaboracin de las Normas Generales de Control Interno que deben observarse en
todos los entes pblicos.
El Marco Conceptual y las Normas Generales de Control Interno, son el marco de
referencia para organizar ese ambiente y estructura de control interno que cada
ente pblico requiere a la luz de sus necesidades, de la complejidad operacional y
de las circunstancias especficas de funcionamiento que exige el apego a las leyes
y polticas gubernamentales, institucionales, sectoriales y nacionales.
La comprensin del Marco Conceptual y la debida aplicacin de las Normas
Generales de Control Interno, permiten una eficiente gestin y adecuada ejecucin
presupuestaria, facilitando el ejercicio eficiente de la Auditora Interna y Externa
con evaluaciones imparciales, objetivas, confiables y sobretodo profesionales,
como el medio de retroalimentacin a las mximas autoridades para la conduccin
eficiente de sus instituciones.
La preparacin del Marco Conceptual del Control Interno, tom como base la
literatura disponible emanada de organismos internacionales que se pronuncian al
respecto, autores destacados, Universidades, e Institutos y Colegios Profesionales
de Auditora

Lic. Joaqun Flores Espaa

Subcontralor de Probidad
Encargado del Despacho

I. GENERALIDADES
1. Definicin
Es un proceso efectuado por el cuerpo colegiado ms alto (Consejo de
administracin, Directorio, etctera), la gerencia y por el personal de una entidad,
diseado para dar una seguridad razonable del cumplimiento de los objetivos
institucionales, comprendidos en uno o ms de los siguientes grupos: Efectividad y
eficiencia de las operaciones, confiabilidad de la informacin financiera y
administrativa, observancia de las leyes y reglamentos aplicables.
El control interno incluye: El plan de organizacin y el conjunto de mtodos y
medidas que se adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y
tareas relacionadas con la previsin, seguimiento y control de las actividades
econmicas y administrativas, la proteccin y conservacin de los recursos
naturales y el medio ambiente en un ente pblico; medible tanto en lo relativo a los
hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los actos de los
funcionarios que intervienen en ellos.

2. Objetivos
Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las
operaciones en las distintas etapas de su proceso que se relacionan con:
a. La eficiencia de las operaciones en la captacin y uso de los recursos
pblicos.
b. La utilidad y conveniencia de los sistemas integrados de administracin y
finanzas, diseados para el control e informacin de los resultados de las
operaciones.
c. La utilidad, oportunidad, confiabilidad y razonabilidad de la informacin que
se genere sobre el manejo, uso y control de los bienes y recursos del
Estado.
d. Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan
cuenta oportuna de los resultados de su gestin.
e. La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos del Estado.

3. Importancia
El control interno es de mucha importancia porque permite:
a. El uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros,
asegurando su integridad, custodia y registro oportuno, con base en
sistemas integrados de administracin y finanzas.

b. Contar con la informacin administrativa y financiera oportuna, correcta y

confiable para la toma de decisiones y la rendicin de cuentas de la gestin
de los funcionarios pblicos.
c. Detectar los riesgos de errores e irregularidades como base para identificar
sus causas y promover acciones para eliminar las debilidades de control
existentes.
d. Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economa, en la
administracin y uso de los recursos pblicos.
e. Promover el cumplimiento de las polticas dictadas por la mxima autoridad,
as como las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y
objetivos programados.

4. Alcance
El control interno es institucional y diseado en forma especfica para cada mbito
de especializacin funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional,
los sistemas integrados generales y especficos, y todas las operaciones de los
entes que conforman el sector pblico, independientemente de dnde stas se
realicen y de quienes intervengan.

5. Funcionamiento
Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que:
a. Se establezca en forma sistemtica en funcin de la prctica institucional.
b. Se le dote de la tecnologa y de los elementos, humanos, materiales y
financieros necesarios.
c. Se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto
de las acciones, puedan ser evaluados.
En el diseo e implantacin de controles, es necesario tener presente que el
exceso de controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo
que hay que definir el costo frente al beneficio de implantar los controles.

6. Caractersticas
Un ambiente y estructura de control interno slido y efectivo, debe incluir criterios
especficos que se relacionan con:
a. Controles de la legalidad, a travs de los cuales slo se autoricen e inicien
operaciones legtimas y apropiadas.

b. Controles de la oportunidad, a travs de los cuales las transacciones

autorizadas se ejecuten y se registren oportunamente como fueron
autorizadas.
c. Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusin para
cometer delitos contra la administracin pblica.
d. Controles gerenciales, por medio de los cuales se evale y mida la
eficiencia, efectividad y economa de los indicadores de gestin en los
distintos niveles operacionales, as como el costo frente al beneficio de los
controles.
e. Controles detectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los
riesgos de errores e irregularidades en la ejecucin o registro de las
operaciones, y sirvan como base de acciones correctivas para minimizar el
efecto de esos riesgos.
f.

Controles prcticos, que slo se diseen e implanten medidas de control

que obedezcan a un anlisis del costo frente al beneficio institucional,
evitando la abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los
mismos.

g. Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o

compliquen los procesos ya existentes, sino que ms bien, sean
complementarios y giles.
h. Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que
cubran todos los departamentos, funciones y personas que se quieren
controlar, de acuerdo a las necesidades.
i.

Controles especficos, son aquellos diseados en el detalle necesario, para

cubrir todos los ngulos de la operacin que se quiere controlar.

7. Limitaciones
La falta de planificacin e integracin de esfuerzos en el diseo e implantacin de
controles internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y
disminuya la eficiencia y efectividad de las operaciones.
La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, generan
serios indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario
de los servicios del Estado.

II. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de
base para el desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en
cada rea de funcionamiento institucional, divididos, por su aplicacin, en tres
grandes grupos:

8. Aplicables a la estructura orgnica

La estructura orgnica necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la
separacin de funciones y la asignacin de responsabilidad y autoridad, para lo
cual se aplicarn los siguientes Principios de Control Interno:
a. Responsabilidad delimitada
Permite fijar con claridad el campo de accin de cada funcionario y la autoridad
especfica para que pueda actuar dentro del mbito de su competencia.
b. Separacin de funciones de carcter incompatible
Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas de una operacin,
dentro de un mismo proceso, por lo que se debe separar la autorizacin, el registro
y la custodia dentro de las operaciones administrativas y financieras, segn sea el
caso.
c. Instrucciones por escrito
Las instrucciones por escrito garantizan que sean entendidas y cumplidas, por
todos los servidores gubernamentales, las rdenes y las polticas generales y
especficas, dictados por los distintos niveles jerrquicos, as como los
procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseados.

9. Aplicables a los sistemas contables integrados

Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseados tomando en cuenta que
el control es para salvaguardar los recursos del ente pblico; por tanto, son
aplicables los siguientes Principios de Control Interno:

a. Aplicacin de pruebas continas de exactitud

La aplicacin de pruebas continas de exactitud, independientemente de que
estn incorporadas a los sistemas integrados o no, permiten que los errores
cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se tomen
medidas para corregirlos y evitarlos.
b. Uso de numeracin en los documentos
El uso de numeracin consecutiva, para cada uno de los distintos formatos
diseados para el control y registro de las operaciones, sea o no generados por el
propio sistema integrado de administracin financiera, permite el control suficiente
sobre la emisin y uso de los mismos; adems, sirven de respaldo de la operacin,
as como para el seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.

c. Uso de dinero en efectivo

La alta tecnologa actual del mercado aplicable a los sistemas integrados, permite
que los pagos se realicen sin el uso de dinero en efectivo ni chequeras, utilizando
los servicios bancarios y las redes computacionales que ayudan a ordenar el pago
a travs de transferencias bancarias, directamente a las cuentas de los
beneficiarios, segn las necesidades y facilidades del ente pblico.
Los nicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos considerados de urgencia,
se debern realizar a travs de un fondo de Caja Chica, reglamentando su uso y
reposicin.
d. Uso de cuentas de control
La apertura de los sistemas integrados de contabilidad, debe ser lo
suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos de las
operaciones, as como de aquellos datos que, por sus caractersticas, no formen
parte del sistema en s; por ejemplo: control de existencias, control de consumo de
gasolina, control de mantenimiento y otras operaciones; se deben disear los
registros auxiliares que sean necesarios para controlar e informar al nivel de
detalle que la operacin requiera.
e. Depsitos inmediatos e intactos
Segn la tecnologa utilizada, las recaudaciones pueden ser captadas por entes
ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la gestin y de las transferencias
hacia la Cuenta nica.
Se debe crear mecanismo que permitan conocer, a la brevedad posible, el monto
de las recaudaciones efectuadas, para evitar que se queden valores en poder de
terceros, sin que se registren oportunamente en los sistemas integrados.
En los casos de recaudaciones directas de fondos privativos, esos valores deben
ser depositados en forma inmediata e intacta, para evitar que se utilice el efectivo
en operaciones ordinarias.
f. Uso mnimo de cuentas bancarias
La aplicacin del concepto de Cuenta nica dentro de los sistemas integrados de
administracin financiera, minimiza el uso de cuentas bancarias ya que, utilizando
la tecnologa disponible en el mercado, el pago se puede efectuar a travs de
transferencias bancarias, sin que se cuente con una chequera.
Sin embargo, en los casos necesarios, su uso debe ser limitado a las cuentas
exclusivamente necesarias, para facilitar el control del movimiento y disponibilidad
de fondos.
g. Uso de dispositivos de seguridad
En los entes pblicos que dispongan de equipos informticos, mecnicos o
electrnicos, formando parte de los sistemas integrados de administracin
financiera, deben crearse las medidas de seguridad que garanticen un control

adecuado del uso de esos equipos en el proceso de las operaciones, as como

para que permitan la posibilidad de comprobacin de las operaciones ejecutadas.
h. Uso de indicadores de gestin
El uso de indicadores de gestin que permitan medir el grado de control integral de
las operaciones y su avance tanto fsico como financiero, debe formar parte de los
sistemas integrados, de tal manera que se puedan hacer anlisis de la gestin que
ayuden a reorientar las acciones, en los casos especficos.
10. Aplicables a la administracin de personal
La Administracin de Personal requiere de criterios bsicos para fijar tcnicamente
sus responsabilidades, para lo cual se aplicarn los siguientes Principios de
Control Interno:
a. Seleccin de personal capacitado
Permite que cada puesto de trabajo disponga del servidor idneo, seleccionado
bajo criterios tcnicos que se relacionen con su especializacin, el perfil del puesto
y su respectiva jerarqua, y dentro del marco legal correspondiente.
Las unidades administrativas encargadas de esta actividad, debern coordinar con
las unidades solicitantes, para que el proceso de seleccin sea el ms adecuado a
los intereses del ente pblico.
b. Capacitacin contina
Todo ente pblico deber programar la capacitacin de su personal en los distintos
campos y sistemas integrados que funcionen en su interior, para fortalecer el
conocimiento y garantizar eficiencia en los servicios que brinda.
Los entes pblicos debern coordinar con los entes rectores del Sistema Integrado
de Administracin Financiera y Control (SIAF-SAG), Ministerio de Finanzas
Pblicas y la Contralora General de Cuentas, para la programacin de la
capacitacin de su personal, en forma permanente, as como el seguimiento de la
aplicacin de lo aprendido.
c. Vacaciones y rotacin de personal
Vacaciones y rotacin de personal, generan la especializacin de otros servidores
y motiva el descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho; adems
permite el descubrimiento de nuevas ideas de trabajo y eventuales malos manejos.
Todos los entes pblicos, a travs de las unidades administrativas respectivas,
deben planificar anualmente el uso de vacaciones de todos los servidores, as
como el reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento
de las operaciones.
d. Cauciones (Plizas de seguro)
Cada ente pblico, especialmente en las reas que tienen que ver con el manejo y
custodia de valores y bienes del Estado, debe promover el uso de cauciones o

plizas de seguro contra siniestros, de tal manera que se eviten prdidas

innecesarias, y se asegure la recuperacin del bien.

III. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El Control Interno es global; sin embargo, sus elementos son identificables y se
relacionan con los siguientes aspectos.
11. El ambiente de control
El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que,
bsicamente, tiene que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del
ente pblico, sus polticas, su planificacin estratgica, el conjunto de operaciones,
el personal, sus recursos y obligaciones, etctera; sus componentes son los
siguientes.
a. Filosofa de control interno
Se refiere al planteamiento concreto por parte de la administracin, de la filosofa
de control interno, los valores ticos de sus servidores, los valores corporativos, y
las polticas y estrategias para su desarrollo, implantacin y actualizacin
permanente.
b. Integridad y valores ticos
Se refiere a las polticas, criterios y mecanismos que marcan las pautas que
establecen los valores ticos institucionales que regulan la conducta de todo el
personal de la organizacin.
c. Competencia del personal
Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los conocimientos y habilidades
que debe poseer el personal para cumplir adecuadamente sus tareas.
d. Filosofa administrativa y estilo de operacin
Se refiere a los criterios tcnicos y cientficos que regularn el proceso de las
operaciones, as como el estilo gerencial que debe imprimir el ejecutivo para
cumplir con el proceso administrativo, en el marco de una planificacin y control
operacional, que incluya planes de desarrollo y los mecanismos de control y
seguimiento, dentro del concepto de empresa en marcha
e. Estructura organizacional
La organizacin tiene que ver con una adecuada separacin de funciones de
carcter incompatible, tomando en cuenta los objetivos institucionales y de servicio
que sta brinda en el sector al que pertenece. La estructura organizacional debe
responder a las necesidades de poner en ejecucin las funciones del ente pblico,
as como de controlar las mismas.

f. Funcionamiento de la alta direccin

Dependiendo del tipo de organizacin del ente, la definicin del rol del cuerpo
colegiado de ms alto nivel (Junta de Directores, Comit de Auditora, Comit de
Finanzas, etctera.), para que intervenga en las decisiones y conduccin de las
operaciones es fundamental, as como la creacin de Comits que ejecuten y
controlen reas especficas, dentro del proceso administrativo y operacional.
g. Mtodos para fijar funciones y autoridad
Las polticas y estrategias permitirn definir los mtodos que faciliten la asignacin
de responsabilidades especficas y el establecimiento de la autoridad requerida
para la ejecucin de las actividades de cada servidor.
Dichas polticas y procedimientos, deben formar parte de un manual de
organizacin y funciones.
h. Mtodos de control gerencial
Debe definirse la responsabilidad y la autoridad de las distintas herramientas
gerenciales para que realicen la supervisin de la ejecucin de las operaciones,
as como para la evaluacin del control interno, las operaciones y sus resultados.
La definicin, fijacin, respaldo y autoridad de las herramientas gerenciales, as
como los medios de informacin gerencial, deben quedar claramente establecidos
y conocidos por todos los niveles operacionales, de tal manera que se cumplan
oportunamente.
i.

Polticas y prcticas de administracin de personal

Con base en las polticas y estrategias institucionales, la definicin de los criterios

tcnicos que permitan seleccionar, contratar, evaluar, promocionar y sancionar al
personal, es de fundamental importancia en el desarrollo de las operaciones y el
grado de eficiencia con que stas se ejecuten.
j.

Influencias externas

Los mecanismos de informacin gerencial deben proveer de los datos necesarios

sobre eventos producidos por los cambios que se relacionan con la legislacin,
crecimiento institucional, leyes gubernamentales, normas internacionales, etctera,
que afecten las operaciones y la prctica del ente pblico, y que deben ser
incorporados a los sistemas integrados y procedimientos, para garantizar la
actualizacin permanente.
12. Evaluacin de riesgos
Este componente involucra la identificacin y anlisis de riesgos relevantes, como
base para determinar la forma cmo tales riesgos deben ser manejados.
La evaluacin de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los
niveles que estn involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales;
para tal efecto es necesario establecer los siguientes aspectos:

10

a. Objetivos de control
Aparte de ser importante la fijacin de objetivos en cualquier actividad, los
objetivos de control interno, representan la orientacin bsica de todos los
recursos y esfuerzos, y proporcionan una base slida para un control interno
efectivo, que se encaminan bsicamente a los siguientes campos: Objetivos de
operacin, objetivos de informacin financiera, y objetivos de cumplimiento de la
legislacin.
b. Evaluacin de riesgos
El establecimiento de un proceso de evaluacin, mediante el cual se identifiquen,
analicen y se manejen los distintos tipos de riesgos, forma parte de un buen
ambiente y estructura de control interno.
Es necesario establecer un proceso suficientemente amplio que tome en cuenta
sus interacciones ms importantes entre todas las reas al interior y exterior del
ente pblico. El proceso debe incluir, sin importar la metodologa, la estimacin de
la magnitud o significancia de los riesgos, la evaluacin de la frecuencia en que
stos ocurren y el establecimiento de acciones peridicas.
c. Manejo de cambios
Esta actividad est enfocada a la identificacin de los cambios que pueden influir
en la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos controles,
diseados bajo ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en otras.
Es de vital importancia la identificacin de las condiciones que pueden tener un
efecto desfavorable sobre los controles internos, as como la seguridad razonable
de que los objetivos sean logrados.
13. Los sistemas integrados contables y de informacin
La integracin de los sistemas tanto contables como de informacin es de mucha
importancia en el control interno, debido a que integran informacin de otros
subsistemas, y, a travs de stos, se pueden integrar, procesar, resumir,
consolidar e informar de las operaciones tanto financieras como patrimoniales, as
como para realizar evaluaciones especficas.
Los sistemas pueden estar integrados a la estructura organizacional, as como a
las operaciones; sus componentes son los siguientes:
a. Polticas Contables
La definicin de las polticas relacionadas con la contabilizacin de las operaciones
es muy importante, por lo que se debe fijar con claridad, cundo se reconocen y
registran los ingresos y egresos, as como los compromisos del ente pblico, con
relacin a los presupuestos asignados, tomando como base los criterios
desarrollados en el Sistema Integrado de Administracin Financiera.

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b. Aplicacin de principios contables

El proceso de las operaciones debe contemplar los principios, normas de
contabilidad, as como los procedimientos que los organismos rectores del SIAFSAG, han desarrollado para el sector pblico, y aquellos de origen internacional
que sean aplicables a cada ente pblico, segn sus necesidades.
El Sistema Integrado de Administracin Financiera, incorpora sus propios criterios
tcnicos para la contabilizacin e informacin de las operaciones.
c. Adecuacin a las Leyes
El proceso de las operaciones debe estar enmarcado en la legislacin general para
el sector pblico y aquella que particularmente rige a la institucin, adems de
aquellas que norman el Sistema Integrado de Administracin Financiera.
d. Registros Contables
La existencia de registros contables para controlar e informar de la ejecucin y
resultado de las operaciones, debe responder a las necesidades de control e
informacin dentro del contexto institucional y los distintos niveles de consolidacin
sectorial y nacional, bajo los criterios tcnicos del Sistema Integrado de
Administracin Financiera.
e. Informacin peridica
La produccin de informacin interna y externa debe ser oportuna y guardar
relacin con las necesidades de los diferentes niveles ejecutivos, su campo de
accin y la autoridad asignada, as como para el control y agregacin, integracin y
consolidacin que realicen otros organismos, con base en la informacin que
produzcan los sistemas integrados de administracin y finanzas.
f. Comunicacin
La produccin de informacin no es suficiente si no se han diseado los canales
de comunicacin tanto internos como externos.
Estos canales deben informar de los aspectos relevantes a todos los niveles
necesarios para apoyar la toma de decisiones oportunas y confiables, y la
evaluacin de la gestin en todos los niveles institucionales, sectoriales y
nacionales; la comunicacin es de vital importancia para la toma de decisiones
oportunas y correctas.
g. Procedimientos de registro
Los pasos empleados para registrar y controlar las operaciones, en trminos de
salvaguarda fsica y uso adecuado de los recursos, deben constar por escrito en
un Manual General de Contabilidad, y en particular, para cada ente pblico o
actividad gubernamental.
El diseo del Sistema Integrado de Administracin Financiera, incluye los
procedimientos de registro de las operaciones en forma centralizada en la Base de
Datos Central (SIAF-CENTRAL), ubicada en el Ministerio de Finanzas Pblicas, la

12

cual se alimenta desde las UDAFs de cada entidad, va Internet, por medio del
SICOIN WEB.
14. Las actividades de control
Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se
controlen e informen con base en las necesidades generales y especficas que se
desprenden del contexto del ente pblico y sus sistemas integrados de
administracin y finanzas, se relacionan con los siguientes aspectos:
a. Necesidad de controlar
Los datos que se produzcan en las diferentes etapas del proceso, deben
documentar adecuadamente el ingreso o egreso de los recursos del Estado,
creando un marco ptimo para la seguridad e integracin de la informacin, a
travs de los sistemas integrados de administracin y finanzas.
La necesidad de controlar se basa, adems, en los objetivos institucionales y el
grado de autoridad que tiene cada ejecutivo en el proceso de toma de decisiones y
rendicin de cuentas.
b. Necesidad de informar
Basada en las necesidades de los distintos sectores y niveles jerrquicos, ya que
cada uno de ellos necesita informacin especfica para la toma de decisiones en
forma oportuna, por lo que los sistemas integrados de administracin y finanzas,
deben producir los informes necesarios para cumplir con una gestin
administrativa oportuna y eficaz.
Los sistemas contables, especialmente, producen informacin relativamente, til,
por lo que no se puede utilizar para todo; la informacin es incompleta y puede
conducir a juicios equivocados.
Especialmente la informacin financiera, puede decir lo que ocurri pero no dice lo
que va a ocurrir en el futuro, por lo que resulta insuficiente para conducir
adecuadamente a un ente pblico.
c. Sistemas integrados de informacin
Todos los sistemas que funcionan en un ente pblico, se encuentran integrados o
entrelazados con las operaciones o con la estructura organizacional, y la tendencia
es que, stos, deben apoyar la implantacin de estrategias y como medios
efectivos para la realizacin de las actividades de los entes pblicos.
La calidad e la informacin, est ligada directamente con la capacidad de la
gerencia, y constituye un verdadero activo institucional, para lo cual debe tener
ciertas caractersticas como: relevancia en el contenido, oportunidad,
actualizacin, accesibilidad; en la medida en que los sistemas de informacin
apoyen las operaciones, en esa misma medida, se convierten en medio til de
control.

13

d. Necesidad de integrar, descentralizar o desconcentrar

La centralizacin normativa y descentralizacin operativa contemplada en el
Proyecto denominado Sistema Integrado de Administracin Financiera y Control
(SIAF-SAG), debe tomar en cuenta los elementos sustantivos para que el ente
pblico, adquiera la eficiencia operativa necesaria, fortaleciendo sus controles y
agilizando sus acciones.
Sin embargo, en la medida de las necesidades y realidades institucionales de cada
ente pblico, se debe procurar que:
-

Se integren actividades, informacin, funciones, procesos, etc.;

Se descentralicen procesos, funciones, controles, autoridad, etc.; y,

Se
desconcentren
actividades,
informes,
supervisin,
control,
especialmente la autoridad en las distintas actividades, para facilitar el flujo
continuo de las operaciones.

e. Fijacin de lmites d e actuacin

Como soporte de la ejecucin de las funciones y el ejercicio de la responsabilidad
y autoridad asignadas a un funcionario, los procedimientos deben establecer con
claridad cules son los lmites en su aplicacin, tanto al interior como al exterior del
ente pblico.
Las grandes actividades operativas dentro de una institucin, deben quedar bien
establecidas para que se pueda especificar los lmites de actuacin en lo que se
refiere a la autorizacin, al registro y a la custodia de los bienes.
f. Apoyo a la toma de decisiones
Todo esfuerzo de control e informacin, deben constituirse en un respaldo para el
ejecutivo en las decisiones que ste tome, y en el proceso de rendicin de cuentas
establecido para todos los niveles.
g. Generar historia operacional
Los procesos de control interno deben permitir crear la historia operacional, a ms
de que la informacin pueda ser controlada y conservada en los archivos en la
medida de las necesidades y con base en las leyes especficas.
Los criterios de conservacin de la documentacin, deben formar parte de las
medidas de control interno.
15. Supervisin y seguimiento del ambiente y estructura de control
La gerencia debe realizar la supervisin y evaluacin sistemtica de los
componentes y elementos que forman parte del ambiente y estructura de control
interno, la evaluacin debe conducir a la identificacin de los controles dbiles,
insuficientes o necesarios, para promover el apoyo de la gerencia para su
reforzamiento y actualizacin.

14

Los siguientes son los elementos que forman parte de este segmento:
a. Actividades de supervisin
Las actividades cotidianas de supervisin permiten observar si, efectivamente, los
objetivos de control se estn cumpliendo y si los riesgos se estn controlando
adecuadamente, a travs de la comparacin de los resultados, informes
preparados al interior y exterior del ente pblico, registros contra existencias,
manejo de riesgos, etctera, lo cual permitir detectar indicios de errores, fraudes
o algn tipo de irregularidad.
b. Evaluaciones independientes
Los objetivos, extensin, enfoque y frecuencia de las evaluaciones, varan de un
ente a otro, dependiendo de las circunstancias especficas.
Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal interno, por personal o
instituciones externos, o por profesionales independientes especializados.
c. Informes de deficiencias
El proceso de informacin de las evaluaciones, debe ser dirigido a quienes
manejan y tienen autoridad sobre las operaciones, para que tomen decisiones para
mejorar las debilidades de control interno.

IV. RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO

El control interno representa el contexto institucional. Por sto, dentro de cada
campo de accin, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la
ejecucin de las funciones.
16.

La Gerencia (Ministros, Directores, Rectores, etctera)

Por ser el principal responsable de la existencia y mantenimiento del control

interno al interior del ente pblico, la gerencia deber:
a. Disear la filosofa de control interno institucional, y una estrategia para su
desarrollo a corto, mediano y largo plazos.
b. Divulgar e instruir para que se apliquen las Normas Generales de Control
Interno emitidas por la Contralora General de Cuentas.
c. Disponer el diseo de los procedimientos y las medidas de control interno
complementarias, que permitan definir su propio ambiente y estructura de
control interno de acuerdo a las circunstancias especficas del ente pblico,
e informar a la Contralora General de Cuentas.
d. Solicitar peridicamente, la evaluacin de los logros alcanzados utilizando
todos los medios disponibles de control y seguimiento, que permitan
mejorar y actualizar el control interno.

15

e. Tomar las medidas correctivas que le permitan anular cualquier posibilidad

de riesgos de errores o irregularidades o de uso indebido de los recursos
institucionales, y optimizar el control interno.
17.

Ejecutivos financieros

A ms de sus funciones tpicas del rea, debern exigir la aplicacin de las normas
y procedimientos de control interno, para apoyar la prevencin y deteccin de
informes financieros fraudulentos.
18.

Comit de Auditora

Este rgano tiene la facultad de cuestionar a la gerencia relacionado con el

cumplimiento de sus responsabilidades, adems de asegurar que se tomen las
medidas correctivas necesarias.
19.

Comit de Finanzas

Contribuye a fortalecer el control interno a travs de evaluar la consistencia de los

presupuestos con los planes operativos.
20.

rea jurdica

Contribuye con la revisin de los controles y otros instrumentos jurdicos, con el fin
de salvaguardar los recursos.
21.

La Auditora Interna

La Unidad de Auditora Interna tiene la responsabilidad de evaluar

permanentemente toda la estructura de control interno, los sistemas operacionales
y los flujos de informacin, para evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo
de errores e irregularidades, asegurando su solvencia actual y aquella impuesta
por la dinmica necesaria de una organizacin.
Debern informar oportunamente de cualquier anomala para que la administracin
tome acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los
riesgos existentes.
22.

Los funcionarios pblicos

Todo servidor pblico es responsable, en el campo de su competencia, por aplicar

las Normas Generales de Control Interno y buscar e informar de nuevos mtodos
de trabajo que aumenten la eficiencia operacional y los controles de su rea, as
como denunciar irregularidades que conozcan y descubran como producto de su
trabajo.
23.

La Contralora General de Cuentas

Como rgano Rector del Control Gubernamental, es responsable por establecer

las Normas Generales de Control Interno (NGCI) que permitan:

16

a. A cada ente pblico, definir su propio ambiente y estructura de control

interno, basado en la complejidad, el mbito de las operaciones, y las
circunstancias presupuestarias propias de las mismas.
b. Asesorar en la implantacin de las Normas Generales de Control Interno,
as como en la aplicacin de las recomendaciones que emita la Unidad de
Auditora Interna y las firmas privadas que sean contratadas, para fortalecer
el control interno.
c. Evaluar peridicamente la existencia, implantacin y actualizacin de los
sistemas operacionales, y el control interno en todos los entes que
conforman el sector pblico.
24.

Los Auditores independientes

Todo auditor independiente o firma privada de auditores que sea contratada, para
que realice trabajos de auditora en el sector pblico, es responsable por evaluar el
control interno para detectar los niveles de riesgo existentes en todos los
elementos del control interno, e informar el resultado de su trabajo, incluyendo las
recomendaciones respectivas para mejorar las deficiencias detectadas.
25.

Autoridades (Ejecutivas, Legislativas)

Contribuyen mediante el establecimiento de requerimientos de control interno, a

travs del examen directo de las operaciones de la organizacin.
V. TIPOLOGIA DEL CONTROL INTERNO
Los diferentes tipos de control interno existentes dentro de la administracin
pblica, dependen de las reas y del momento de su aplicacin.
26. Control Interno Administrativo
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a los procesos de
decisin que llevan a la autorizacin de transacciones o actividades por la
administracin, de manera que fomenta la eficiencia de las operaciones, la
observancia de la poltica prescrita y el cumplimiento de los objetivos y metas
programados.
Este tipo de control sienta las bases para evaluar el grado de efectividad, eficiencia
y economa de los procesos de decisin.
27. Control Interno Financiero
Son los mecanismos, procedimientos y registros que conciernen a la salvaguarda
de los recursos y la verificacin de la exactitud, veracidad y confiabilidad de los
registros contables, y de los estados e informes financieros que se produzcan,
sobre el activo, pasivo y patrimonio institucional.
28. Control Interno Previo
Son los procedimientos que se aplican antes de la ejecucin de las operaciones o
de que sus actos causen efectos; verifica el cumplimiento de las normas que lo

17

regulan y los hechos que las respaldan, y asegura su conveniencia y oportunidad

en funcin de los fines y programas de la institucin.
Es de suma importancia que se definan y se desarrollen los procedimientos de los
distintos momentos del control previo ya sea dentro de las operaciones o de la
informacin a producir.
Los distintos momentos que deben identificarse y desarrollar sus procedimientos,
en todos los niveles que sean necesarios, se refieren al: control previo, control
concomitante y control posterior interno.
29. Documentacin del Control Interno
El control interno se encuentra en todos los niveles y en todas las acciones y
funciones, por tanto, debe estar respaldado por toda la legislacin, sistemas,
documentacin de soporte, informacin y dems criterios utilizados en las
operaciones, creando los archivos que las necesidades ameriten.

VI. RECTORIA DEL CONTROL INTERNO

30. De la institucin
Como responsable primaria de la ejecucin y control de las operaciones, en el
marco institucional, deber aplicar las Normas Generales de Control Interno y las
medidas que deban incorporarse a los sistemas diseados, para asegurar el
cumplimiento de los requisitos mnimos operacionales tales como la aplicacin de
polticas, procedimientos, leyes, y reglamentos.
31. De la Contralora General de Cuentas
Como rgano Rector del Control Gubernamental, segn el mandato Constitucional
y Legal, ser quien emita las Normas Generales de Control Interno que
complementen los sistemas que se diseen e implanten en el sector pblico.
Promocionar los cambios que introduzcan reformas para darle mayor eficiencia y
garantizar que el proceso de rendicin de cuentas sea claro y oportuno.

VII. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

32. Definicin
Las Normas Generales de Control Interno, constituyen el elemento bsico para
desarrollar adecuadamente la organizacin, las polticas y los procedimientos que
sern incorporados a los sistemas integrados de administracin y finanzas, con el
objeto de controlar las operaciones institucionales. Asimismo, constituyen el marco
de referencia para evaluar la eficacia del control interno.
33.

Objetivos

Las Normas de Control Interno tienen como objetivos los siguientes:

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a. Dar las bases para estructurar el control interno en cada ente pblico.
b. Orientar y fortalecer el control interno en cada ente del sector pblico, en el
marco del concepto de Rendicin de Cuentas.
c. Permitir la evaluacin del control interno
y
definir
el
grado
de
responsabilidad de los servidores en los diferentes niveles de la
organizacin.
d. Facilitar la evaluacin de la eficacia, eficiencia y economa de la
administracin pblica.
e. Permitir que los sistemas sean auditables para el desarrollo eficiente de la
Auditora interna y externa.
34.

Importancia

Las Normas Generales de Control Interno se consideran importantes porque:

a. Sirven de gua en el desarrollo de procedimientos de control e informacin,
y como parmetros para medir su eficiencia.
b. Son uniformes y especficas para temas que son afines en todas las
instituciones.
c. Son indispensables para disponer de un buen ambiente de control interno
institucional.
d. Son obligatorias y su actualizacin y mantenimiento obedecen a la
evolucin institucional.
35.

Fundamento de las normas

El diseo de las Normas Generales de Control Interno, debe considerar la literatura

tcnica disponible emitida por los organismos internacionales de control,
Universidades, autores destacados, auditores internos y externos, as como las
condiciones y costumbres nacionales.
36. mbito de aplicacin
Las Normas Generales de Control Interno son parte integrante del Control
Gubernamental que se aplicar en todo el sector pblico.
a. En los sistemas operacionales
Diseados para la administracin de los recursos pblicos que comprende el
funcionamiento de los sistemas de administrativos y el Sistema Integrado de
Administracin Financiera (SIAF), compuesto por los subsistemas de:
Presupuesto, Crdito Pblico, Tesorera, Administracin de Personal,
Administracin de Bienes y Servicios, Contabilidad Integrada y los medios
informticos como soporte del proceso de informacin.

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b. En el sector pblico guatemalteco

Se extiende a todas las personas que tengan a su cargo la custodia y manejo de
fondos pblicos u otros bienes del Estado, del Municipio, de la Universidad, de las
instituciones estatales autnomas, semiautnomas o descentralizadas, as como
sobre las dems entidades o personas que reciban fondos del Estado y las que
hagan colectas pblicas.
El control interno, Involucra a todos los entes pblicos que conforman los tres
Organismos del Estado (Ejecutivo, Legislativo y Judicial) y toda otra persona
jurdica donde el Estado forme parte del patrimonio.
37. Compatibilizacin
Todas las normas, disposiciones internas y procedimientos administrativos que se
dicten o establezcan en cada institucin, estarn en concordancia con las Normas
Generales de Control Interno dictadas por la Contralora General de Cuentas.
38. Obligatoriedad
Las Normas Generales de Control Interno constituyen la base terica para
desarrollar el ambiente y estructura de control interno, por lo que, obligatoriamente,
stas se incorporarn en las regulaciones especficas del Sistema Integrado de
Administracin Financiera (SIAF), y en cualquier otro sistema en funcionamiento
en cada institucin del sector pblico
39. Mantenimiento y actualizacin
Por ser de carcter tcnico, las Normas Generales de Control Interno emitidas por
la Contralora General de Cuentas, sern revisadas peridicamente, a fin de
garantizar su actualizacin, segn el desarrollo de los sistemas de administracin y
los avances tecnolgicos.
La mxima autoridad de cada institucin tiene la responsabilidad de promocionar el
mantenimiento y actualizacin de las Normas Generales de Control Interno, y
sugerir los cambios, de ser el caso, a la Contralora General Cuentas.
40. Emisin y divulgacin
La Contralora General de Cuentas, es la responsable por la emisin, publicacin y
divulgacin de las Normas Generales de Control Interno (NGCI), y de asesorar
para garantizar la implantacin de las mismas en forma eficiente y oportuna en
todos los entes del sector pblico.
41. Seguimiento
La aplicacin de las Normas Generales de Control Interno dictadas por la
Contralora General de Cuentas, ser evaluada en forma permanente por la
Unidad de Auditora Interna de la respectiva institucin y, en todos los casos, por el
ejercicio de la auditora externa gubernamental, a travs del Sistema de Auditora

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Gubernamental (SAG), de lo cual se desprendern acciones oportunas de

actualizacin y mejoramiento.
42. Estructura y contenido de las normas
Su estructura obedece al proceso administrativo y a los subsistemas que
componen el Sistema Integrado de Administracin Financiera (SIAF), as como a
otras actividades que se desarrollan en el sector pblico.
43. Coordinacin con otros organismos
Tanto la Contralora General de Cuentas como la institucin, integrarn esfuerzos
orientados a incorporar los avances tcnicos a travs de la coordinacin con
organismos internos y externos que tengan que ver con la materia.
VIII. DISPOSICIONES TRANSITORIAS
44. nica.
Para hacer viable oficialmente la implantacin de las Normas Generales de Control
Interno que se diseen, y garantizar que exista coordinacin con todos los niveles
institucionales e interinstitucionales, la Contralora General de Cuentas y el
Ministerio de Finanzas Pblicas, formarn comisiones de trabajo al interior de cada
ente pblico, la misma que debe estar formada por todos los sistemas y
subsistemas que forman parte del Proyecto SIAF, y aquellos que sean
complementarios.

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