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1.

CONTROL INTERNO GUBERNAMENTAL

De acuerdo con la normativa legal vigente, la máxima autoridad administrativa, director,


gerente, ejecutivo o titular de cada institución del sector público, es responsable de implantar
y mantener vigente un ambiente y estructura de control interno, acorde a las circunstancias y
la evolución de la tecnología que promuevan el logro de los objetivos institucionales y
gubernamentales, para apoyar el proceso integral de rendición de cuentas en todos los
niveles de la organización.

La Contraloría General de Cuentas en uso de sus facultades consagradas en la Constitución


Política de la República de Guatemala y su Ley Orgánica, así como en la perspectiva
dinámica de mejoramiento de la administración pública, ha elaborado el Marco Conceptual
del Control, que constituye la guía para la elaboración de las Normas Generales de Control
Interno que deben observarse en todos los entes públicos.

El Marco Conceptual y las Normas Generales de Control Interno, son el marco de referencia
para organizar ese ambiente y estructura de control interno que cada ente público requiere a
la luz de sus necesidades, de la complejidad operacional y de las circunstancias específicas
de funcionamiento que exige el apego a las leyes y políticas gubernamentales,
institucionales, sectoriales y nacionales.

El control interno incluye: El plan de organización y el conjunto de métodos y medidas que se


adoptan para asegurar que se logren los objetivos, funciones y tareas relacionadas con la
previsión, seguimiento y control de las actividades económicas y administrativas, la
protección y conservación de los recursos naturales y el medio ambiente en un ente público;
medible tanto en lo relativo a los hechos o acontecimientos propiamente dichos, como en los
actos de los funcionarios que intervienen en ellos.

1.1 Importancia

El Control Interno es de mucha importancia ya que permite:

- EL uso eficiente de los recursos humanos, materiales y financieros asegurando su


integridad, custodia y registro oportuno, con base en sistemas integrados de
administración y finanzas.
- Promover un grado razonable de efectividad, eficiencia y economía en la
administración y uso de los recursos públicos.
- Promover el cumplimiento de las políticas dictadas por la máxima autoridad, así coma
las leyes y reglamentos aplicables, para alcanzar las metas y objetivos programados.
- Contar con la información administrativa y financiera oportuna, correcta y confiable
para la toma de decisiones y la rendición de cuentas de la gestión de los funcionarios
públicos.

1.2 Objetivos

Los objetivos del control interno se encaminan a controlar y mejorar las operaciones en las
distintas etapas de su proceso que se relacionan con:

- La eficiencia de las operaciones en la captación y uso de los recursos públicos


- La utilidad, oportuna, confiabilidad y razonabilidad de la información que se genere
sobre el manejo, uso y control de los ambientes y recursos del Estado.
- Los procedimientos para que toda autoridad, ejecutivo y funcionario, rindan cuenta
oportuna de los resultados de su gestión.
- La capacidad administrativa para impedir, identificar y comprobar el manejo
inadecuado de los recursos del Estado.

1.3 Alcance

El control interno es institucional y diseñado en forma específica para cada ámbito de


especialización funcional. Por tanto, abarca toda la estructura organizacional, los sistemas
integrados generales y específicos, y todas las operaciones de los entes que conforman el
sector público, independientemente de dónde éstas se realicen y de quienes intervengan.

1.4 Funcionamiento

Para que el control interno funcione adecuadamente, es necesario que:

 Se establezca en forma sistemática en función de la práctica institucional.


 Se le dote de la tecnología y de los elementos, humanos, materiales y financieros
necesarios.
 Se oriente a objetivos definidos de manera que los resultados, como efecto de las
acciones, puedan ser evaluados.

En el diseño e implantación de controles, es necesario tener presente que el exceso de


controles no garantiza que los errores e irregularidades se eviten, por lo que hay que definir
el costo frente al beneficio de implantar los controles.

1.5 Características

Un ambiente y estructura de control interno sólido y efectivo, debe incluir criterios específicos
que se relacionan con:

- Controles de la legalidad, a través de los cuales sólo se autoricen e inicien


operaciones legítimas y apropiadas.
- Controles de la oportunidad, a través de los cuales las transacciones autorizadas se
ejecuten y se registren oportunamente como fueron autorizadas.
- Controles preventivos, por medio de los cuales, se evite la colusión para cometer
delitos contra la administración pública.
- Controles gerenciales, por medio de los cuales se evalúe y mida la eficiencia,
efectividad y economía de los indicadores de gestión en los distintos niveles
operacionales, así como el costo frente al beneficio de los controles.
- Controles detectivos, por medio de los cuales se detecten a tiempo los riesgos de
errores e irregularidades en la ejecución o registro de las operaciones, y sirvan como
base de acciones correctivas para minimizar el efecto de esos riesgos.
- Controles prácticos, que sólo se diseñen e implanten medidas de control que
obedezcan a un análisis del costo frente al beneficio institucional, evitando la
abundancia de controles pero sin disminuir la calidad de los mismos.
- Controles funcionales, que las medidas que se tomen no debiliten o compliquen los
procesos ya existentes, sino que más bien, sean complementarios y ágiles.
- Controles generales, por medio de los cuales se estandaricen controles que cubran
todos los departamentos, funciones y personas que se quieren controlar, de acuerdo a
las necesidades.
- Controles específicos, son aquellos diseñados en el detalle necesario, para cubrir
todos los ángulos de la operación que se quiere controlar.
1.6 Limitaciones

La falta de planificación e integración de esfuerzos en el diseño e implantación de controles


internos, puede convertirse en un riesgo que genere costos adicionales y disminuya la
eficiencia y efectividad de las operaciones.

La abundancia de controles, al igual que la insuficiencia de los mismos, genera serios


indicios de ineficiencia operativa, con efectos perjudiciales para el usuario de los servicios del
Estado.

2. PRINCIPIOS DE CONTROL INTERNO

Los Principios de Control Interno son indicadores fundamentales que sirven de base para el
desarrollo de la estructura y procedimientos de control interno en cada área de
funcionamiento institucional, divididos, por su aplicación, en tres grandes grupos:

2.1 Aplicables a la estructura orgánica

La estructura orgánica necesita ser definida con bases firmes relacionadas con la separación
de funciones y la asignación de responsabilidad y autoridad, para lo cual se aplicarán los
siguientes Principios de Control Interno:

a. Responsabilidad delimitada: Permite fijar con claridad el campo de acción de cada


funcionario dentro del ámbito de su competencia.
b. Separación de funciones: Asegura que un mismo servidor no realice todas las etapas
de una operación dentro de un mismo proceso.
c. Instrucciones por escrito: Las instrucciones por escrito garantizan que sean
entendidas y cumplidas por todos los servidores gubernamentales, así como los
procedimientos para ponerlos en funcionamiento, conforme fueron diseñados.

2.2 Aplicables a los sistemas contables integrados

Todos los sistemas integrados o no, deben ser diseñados tomando en cuenta que el control
es para salvaguardar los recursos del ente público; por tanto, son aplicables los siguientes
Principios de Control Interno:
a. Aplicación de pruebas continúas de exactitud: La aplicación de estas pruebas permite
que los errores cometidos por otros funcionarios sean detectados oportunamente, y se
tomen medidas para corregirlos y evitarlos.
b. Uso de numeración en los documentos: Permite el control suficiente sobre la emisión y
uso de los mismos; además, sirven de respaldo de la operación, así como para el
seguimiento de los resultados de las operaciones ejecutadas.
c. Uso de dinero en efectivo: Los únicos pagos en efectivo, para aquellos conceptos de
urgencia, se deberán realizar a través de un fondo de caja chica, reglamentando su
uso y reposición.
d. Uso de cuentas de control: La apertura de los sistemas integrados de contabilidad,
debe ser lo suficientemente amplia para facilitar el control de los distintos momentos
de las operaciones, así como de aquellos datos que, por sus características no
formen parte del sistema en sí.
e. Depósitos inmediatos e intactos: Según la tecnología utilizada, las recaudaciones
pueden ser captadas por entes ajenos al ente beneficiario, quienes informan de la
gestión y de las transferencias hacia la Cuenta Única.

2.3 Aplicables a la Administración de Personal

La Administración de Personal requiere de criterios básicos para fijar técnicamente sus


responsabilidades, para lo cual se aplicarán los siguientes Principios de Control Interno:

a. Selección de personal capacitado: Permite que cada puesto de trabajo disponga del
servidor idóneo.
b. Capacitación continua: Todo ente público deberá programar la capacitación de su
personal en los distintos campos y sistemas integrados que funcionen en su interior,
para el fortalecimiento de conocimiento que garantice la eficiencia en los servicios.
c. Vacaciones y rotación de personal: Generan la especialización de otros servidores y
motiva al descanso anual de aquellos que hacen uso de este derecho, así como el
reemplazo temporal de cada uno de ellos, para evitar el entorpecimiento de las
operaciones.
d. Cauciones: El estado debe promover el uso de pólizas de seguro contra siniestros y
se asegure así la recuperación de bienes.
3. ELEMENTOS DEL CONTROL INTERNO

El control interno es global, sin embargo, sus elementos son identificables y se relacionan
con los siguientes aspectos:

3.1 Ambiente del control

El ambiente institucional es uno de los elementos del control interno que, básicamente, tiene
que ver con la imagen institucional y abarca la estructura del ente público, sus políticas, su
planificación estratégica, el conjunto de operaciones, el personal, sus recursos y
obligaciones, etcétera; sus componentes son los siguientes.

a. Filosofía del control interno: Se refiere al planteamiento concreto por parte de la


administración, de la filosofía de control interno, los valores éticos de sus servidores.
b. Integridad y valores éticos: Se refiere a las políticas, criterios y mecanismos que
marcan las pautas que establecen los valores éticos institucionales que regulan la
conducta de todo el personal de la organización.
c. Competencia del personal: Se refiere a los perfiles y requerimientos acerca de los
conocimientos y habilidades que debe de poseer el personal.

3.2 Evaluación de riesgos

Este componente involucra la identificación y análisis de riesgos relevantes, como base para
determinar la forma cómo tales riesgos deben ser manejados.

La evaluación de riesgos debe ser una responsabilidad ineludible para todos los niveles que
están involucrados en el logro de objetivos y metas operacionales; para tal efecto es
necesario establecer los siguientes aspectos:

a. Objetivos de control: Aparte de ser importante la fijación de objetivos en cualquier


actividad, los objetivos de control interno, representan la orientación básica de todos
los recursos y esfuerzos, y proporcionan una base sólida para un control interno
efectivo.
b. Evaluación de riesgos: El establecimiento de un proceso de evaluación, mediante el
cual se identifiquen, analicen y se manejen los distintos tipos de riesgos, forma parte
de un buen ambiente y estructura de control interno.
c. Manejo de cambios: Esta actividad está enfocada a la identificación de los cambios
que pueden influir en la efectividad de los controles internos, debido a que ciertos
controles, diseñados bajo ciertas condiciones, pueden no funcionar favorablemente en
otras.

3.3 Los sistemas integrados contables y de información

La integración de los sistemas tanto contables como de información es de mucha importancia


en el control interno, debido a que integran información de otros subsistemas, y, a través de
éstos, se pueden integrar, procesar, resumir, consolidar e informar de las operaciones tanto
financieras como patrimoniales, así como para realizar evaluaciones específicas.

a. Políticas Contables: Se refiere al registro de las operaciones, cuando se reconocen y


se registran los ingresos y egresos, así como los compromisos del ente público.
b. Aplicación de principios contables: El Sistema Integrado de Administración financiera,
incorpora sus propios criterios técnicos para la contabilización e información de las
operaciones.
c. Comunicación: La producción de información no es suficiente si no se han diseñado
los canales de comunicación tanto internos como externos.
d. Procedimientos de registro: Los pasos empleados para registrar y controlar las
operaciones, en términos de salvaguarda física y de uso adecuado de los recursos,
deben constar por escrito en un Manual General de Contabilidad.

3.4 Actividades de Control

Es otro elemento del control interno, que garantiza que las operaciones se controlen e
informen con base en las necesidades generales y específicas que se desprenden del
contexto del ente público y sus sistemas integrados de administración y finanzas, se
relacionan con los siguientes aspectos:

a. Necesidad de controlar: Se basa, además en los objetivos institucionales y el grado de


autoridad que tiene cada ejecutivo en el proceso de toma de decisiones y rendición de
cuentas.
b. Necesidad de informar: Los sistemas contables producen información relevante, útil,
por lo que no se puede utilizar para todo, la información es incompleta y puede
conducir a juicios equivocados.
c. Apoyo de toma de decisiones: Todo esfuerzo de control de información, deben
constituirse en un respaldo para el ejecutivo en las decisiones que éste tome, y el
proceso de rendición de cuentas establecido para todos los niveles.
d. Generar historia operacional: Los procesos de control interno deben permitir crear la
historia operacional, a más de que la información pueda ser controlada y conservada
en los archivos en la medida de las necesidades y con base en las leyes específicas.

3.5 Supervisión y seguimiento del ambiente y estructura de control

La gerencia debe realizar la supervisión y evaluación sistemática de los componentes y


elementos que forman parte del ambiente y estructura de control interno, la evaluación debe
conducir a la identificación de los controles débiles, insuficientes o necesarios, para promover
el apoyo de la gerencia para su reforzamiento y actualización.

Los siguientes son los elementos que forman parte de este segmento:

a. Las actividades cotidianas de supervisión: Permiten observar si, efectivamente, los


objetivos de control se están cumpliendo y si los riesgos se están controlando
adecuadamente, a través de la comparación de los resultados, informes preparados al
interior y exterior del ente público, registros contra existencias, manejo de riesgos,
etcétera, lo cual permitirá detectar indicios de errores, fraudes o algún tipo de
irregularidad.
b. Evaluaciones independientes: Los objetivos, extensión, enfoque y frecuencia de las
evaluaciones, varían de un ente a otro, dependiendo de las circunstancias específicas.
Las evaluaciones pueden ser efectuadas por personal interno, por personal o
instituciones externos, o por profesionales independientes especializados.
c. Informes de deficiencias: El proceso de información de las evaluaciones, debe ser
dirigido a quienes manejan y tienen autoridad sobre las operaciones, para que tomen
decisiones para mejorar las debilidades de control interno.

4. RESPONSABLES POR EL CONTROL INTERNO

El control interno representa el contexto institucional. Por esto, dentro de cada campo de
acción, los distintos procedimientos involucran a los responsables de la ejecución de las
funciones.

4.1 La Gerencia (Ministros, Directores, Rectores, etcétera)

Por ser el principal responsable de la existencia y mantenimiento del control interno al interior
del ente público, la gerencia deberá:

a. Diseñar la filosofía de control interno institucional, y una estrategia para su desarrollo a


corto, mediano y largo plazos.
b. Divulgar e instruir para que se apliquen las Normas Generales de Control Interno
emitidas por la Contraloría General de Cuentas.
c. Disponer el diseño de los procedimientos y las medidas de control interno
complementarias, que permitan definir su propio ambiente y estructura de control
interno de acuerdo a las circunstancias específicas del ente público, e informar a la
Contraloría General de Cuentas.
d. Solicitar periódicamente, la evaluación de los logros alcanzados utilizando todos los
medios disponibles de control y seguimiento, que permitan mejorar y actualizar el
control interno.

4.2 Ejecutivos financieros

A más de sus funciones típicas del área, deberán exigir la aplicación de las normas y
procedimientos de control interno, para apoyar la prevención y detección de informes
financieros fraudulentos.
4.3 Comité de Auditoría

Este órgano tiene la facultad de cuestionar a la gerencia relacionado con el cumplimiento de


sus responsabilidades, además de asegurar que se tomen las medidas correctivas
necesarias.

4.4 Comité de Finanzas

Contribuye a fortalecer el control interno a través de evaluar la consistencia de los


presupuestos con los planes operativos.

4.5 Área jurídica

Contribuye con la revisión de los controles y otros instrumentos jurídicos, con el fin de
salvaguardar los recursos.

4.6 La Auditoría Interna

La Unidad de Auditoría Interna tiene la responsabilidad de evaluar permanentemente toda la


estructura de control interno, los sistemas operacionales y los flujos de información, para
evitar que surja o se incremente el nivel de riesgo de errores e irregularidades, asegurando
su solvencia actual y aquella impuesta por la dinámica necesaria de una organización.

Deberán informar oportunamente de cualquier anomalía para que la administración tome


acciones correctivas en forma oportuna, con el objeto de minimizar los riesgos existentes.

5. RECTORIA DEL CONTROL INTERNO

5.1 De la institución

Como responsable primaria de la ejecución y control de las operaciones, en el marco


institucional, deberá aplicar las Normas Generales de Control Interno y las medidas que
deban incorporarse a los sistemas diseñados, para asegurar el cumplimiento de los
requisitos mínimos operacionales tales como la aplicación de políticas, procedimientos,
leyes, y reglamentos.

5.2 De la Contraloría General de Cuentas


Como Órgano Rector del Control Gubernamental, según el mandato Constitucional y Legal,
será quien emita las Normas Generales de Control Interno que complementen los sistemas
que se diseñen e implanten en el sector público. Promocionará los cambios que introduzcan
reformas para darle mayor eficiencia y garantizar que el proceso de rendición de cuentas sea
claro y oportuno.

6. NORMAS GENERALES DE CONTROL INTERNO

Las Normas Generales de Control Interno, constituyen el elemento básico para desarrollar
adecuadamente la organización, las políticas y los procedimientos que serán incorporados a
los sistemas integrados de administración y finanzas, con el objeto de controlar las
operaciones institucionales. Asimismo, constituyen el marco de referencia para evaluar la
eficacia del control interno.

Se clasifican en 7 grupos:

NORMAS DE APLICACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución sujeta a


la fiscalización de la Contraloría General de Cuentas, independientemente de su magnitud y
de los sistemas en funcionamiento. Las normas de aplicación general se refieren a: filosofía
de control interno, estructura de control interno, rectoría del control interno, funcionamiento
de los sistemas, separación de funciones, tipos de controles, evaluación del control interno y
archivos.

NORMAS APLICABLES A LOS SISTEMAS DE ADMINISTRACIÓN GENERAL

Se refieren a los criterios técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución, para


que los sistemas de administración se definan y ajusten en función de los objetivos
institucionales, de tal manera que se evite la duplicidad de funciones y atribuciones mediante
la adecuación y fusión o supresión de unidades administrativas, para alcanzar eficiencia,
efectividad y economía en las operaciones.
En tal sentido, los sistemas de administración general se fundamentan en los conceptos de
centralización normativa y descentralización operativa, para lo cual la definición de las
políticas, las normas y procedimientos, se centralizará en la alta dirección de cada entidad
pública, mientras que la toma de decisiones de la gestión se realizará lo más cerca posible
de donde se realizan los procesos de producción de bienes y servicios.

NORMAS APLICABLES A LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL

Se refieren a los criterios legales, técnicos y metodológicos aplicables a cualquier institución


pública, para que el sistema de administración de personal se defina y ajuste en función de
los objetivos institucionales, para alcanzar eficiencia, efectividad, economía y equidad en las
operaciones.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE PRESUPUESTO PÚBLICO

Se refieren a los criterios técnicos generales de control interno, que deben ser observados en
la metodología uniforme establecida en los manuales emitidos por el órgano rector,
aplicables a cualquier institución pública, dentro del proceso presupuestario, que comprende:
la formulación, programación, ejecución, control, evaluación y liquidación en función de las
políticas nacionales y los objetivos institucionales.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE CONTABILIDAD INTEGRADA


GUBERNAMENTAL

Se refieren a los criterios técnicos generales de control interno, que deben ser aplicados en
el registro de los hechos que tienen efectos presupuestarios, patrimoniales y en los flujos de
fondos inherentes a las operaciones del sector público no financiero, conforme la
metodología uniforme establecida en los manuales emitidos por el órgano rector.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE TESORERÍA

Se refieren a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el


adecuado control interno en la administración de efectivo y sus equivalentes, por parte del
órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de tesorería en todo
el sector público no financiero.

NORMAS APLICABLES AL SISTEMA DE CRÉDITO PÚBLICO


Se refieren a los criterios técnicos y la metodología uniforme que permita establecer el
adecuado control interno en las operaciones de endeudamiento del sector público, por parte
del órgano rector y la unidad especializada que tenga a su cargo la función de crédito público
en todo el sector público no financiero.

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo tiene como objetivo sustentar no sólo el conocimiento sobre la


administración en las entidades públicas sino el funcionamiento de las mismas tanto en el
área administrativa como en la financiera, ya que éstas actividades deben de estar regidas
bajo la supervisión de la Contraloría General de Cuentas, entre sus funciones consagradas
por la Constitución Política de la república de Guatemala.

Cada área de las entidades gubernamentales están compuestas por diferentes


características que deben de ser supervisadas, analizadas e investigadas a fondo por
personal capacitado para dicha labor, sin embargo existe el Manual de Control Interno
Gubernamental, el cuál debe de hacerse cumplir por todas las entidades gubernamentales
que están al servicio de las comunidades como lo son las municipalidades.

CONCLUSION

Es de suma importancia el conocimiento de los profesionales de las Ciencias Económicas


sobre el funcionamiento y reglamento utilizado por las entidades gubernamentales, ya que de
ellos es la responsabilidad tanto de velar por una buena administración como del
financiamiento que se necesita para el correcto funcionamiento y del desembolso de fondos
con el que cuenta cada entidad para su funcionamiento.
BIBLIOGRAFIA

- CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS SISTEMA DE AUDITORÍA


GUBERNAMENTAL PROYECTO SIAF-SAG NORMAS GENERALES DE CONTROL
INTERNO GUBERNAMENTAL

- CONTRALORÍA GENERAL DE CUENTAS SISTEMA DE AUDITORÍA


GUBERNAMENTAL PROYECTO SIAF-SAG MARCO CONCEPTUAL CONTROL
INTERNO GUBERNAMENTAL