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Departamento de Atencion Al Cliente PDF
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ATENCIONALCLIENTE
El gran desafo que tiene actualmente el marketing es lograr que el cliente se sienta
complacido y con sus necesidades cubiertas, pero ya sea por la dinmica social y
cultural que posee la empresa actual como a la aparicin de las nuevas tecnologas,
est forzada a inculcar cambios en su filosofa y modo de crear. Esto significa
desarrollar dentro de la compaa una cultura cliente lo que requiere contar con un
personal en actitud positiva, con un gran compromiso y con formacin suficiente para
poder informar a los clientes todos los intangibles que tiene la palabra servicio o
producto.
El mercado se ha vuelto repentinamente ms completo y firmemente competitivo, la
calidad en la atencin ha quedado a ser un categrico del siglo XXI, por esto las
compaas espaolas no puedenpermitirseellujodetoleraratrasosasimismoeneste
aspecto.
Los empresarios conocen que el precio de mantenimiento de un cliente es
considerablemente inferior al coste de obtener uno nuevo y a la vez menor al de
recuperacin de un cliente perdido. Entonces, por qu no potenciar ya una cultura de
atencinalclientequenospermitaconfiar.Utilicemoselmarketingrelacional.
La meta esencial de cualquierempresaeslograrlasatisfaccintotaldelcliente.Ahora
mismo cubrir las necesidades no satisface completamente. Un clientesatisfechoes
aquelcuyasexpectativasdeproductosevenadelantadasporelmismoproducto.
La bsqueda de nuevas expectativas en los productos se encuentran por dos vas:
unaexternayotrainterna.Lavaexterna estformadaporlospropiosclientesconsus
peticiones directas e indirectas, suscomportamientosysuscostumbres.Lavainterna
est en la propia empresa. Con una informacin y formacin interna bien organizada,
una empresa puede llegar a conseguir nuevos valores en sus productos, que la
conviertanenlderdemercado.
Entonces, podemos decir que la atencin al cliente a travs de un departamento
propio es una fuerte y til herramienta estratgica del marketing ya que ejerce como
dispositivo de control, recopilador y asuvezdifusordeinformacintantoalaempresa
como al cliente, contribuye hacer las previsiones de venta y seguimiento de la red de
ventas. Hoy en da internet y las redes sociales hanfacilitadoanmsestareadela
empresa,primordialmente,atravsdelafiguradel
communitymanager.
1.1.1FuncionesdelDepartamentodeAtencinalCliente
Lasfuncionesdeundepartamentodeatencinalclientevaranenfuncindeltipode
empresa,perohayalgunasquesonimprescindiblesparaquetengansentidolos
costesdetenercreadoestedepartamentoyparaqueproduzcaparanuestraempresa
lasventajasnecesarioseimprescindibles.
Asquepodemosdecirqueeselencargadodelasrelacionescontodoslosclientesde
laempresa:internosyexternos,parasatisfacerlasnecesidadesdeestos.
Entreesasfuncionesnecesariasdestacan:
Serlaunindecomunicacinentrelasnecesidadesdelosclientesylas
empresasquepuedensatisfacerlas.
Atencindelosclientesquesolicitaninformacinreferentealaempresaysus
productososervicios
Larecepcindereclamacionesysutramitacinhastaquequedensatisfechos.
Recibimientodelassugerenciasdelosclientes.
Seguimientodelasactuacionesyvalorarlasgestionesrealizadas
Prevencindelasposiblescausasdeconflictosconlosclientes.
Seguimientodelassolicitudesdeproductosyserviciosquedecidacomprarun
cliente
Coordinacindelaestrategiaparaasegurarlaentregadeesosproductoso
servicios.
11.2.Rentabilidaddeldepartamento
Mi experiencia profesional como auditor en marketing y comercial me ensea que es
importante tener un anlisis del funcionamiento del departamento, puesto que
independientemente de obtener los costes directos e indirectos que tiene la empresa
nosdarunavisinsobrelafacilidadcomercialdelacompaa.
Costedeltratamientodereclamaciones.
Costedelosproductosdevueltosydelosabonosobtenidos.
Costedelasaccioneslegalesquesetenganqueefectuar,silashubiera.
Costedelasrelacionespblicasorientadasacorregirloserrorescometidos.
Costes indirectos. Se obtienen a medio y a largo plazo, y son,probablemente,
ms elevadosquelos anterioresconlaprdidadeimagenycompetitividadque
conlleva:
Costedelaprdidadeclientesafectadosporloserroresylamalaatencin.
Obtencinyfidelidaddelosclientes.
Acortareltiempodeservicio.
Acelerarloscobros.
Averiguarlasreasdemejora.
Sealarlastendenciasdelmercado.
Mejorarelcontroldelareddeventas.
Localizarrpidamentelaentradadelacompetencia.
Controlarpreciosdeventareales.
Actuarcomofuentedeinformacin.
11.4.Funcionesyestructuradeldepartamento
La experiencia profesional que tiene nos muestra que este departamento es
probablemente el de mayor nmero de definiciones que tiene respecto a sus
funciones, eso, dependiendo del sector, cultura corporativa ypticademarketing,que
puede haber mucha diferencia, desde enfocarlo estrictamente a emisin y control de
pedidos en el sector industrial y algo de consumo, hasta en las empresas de nuevas
tecnologas, con principales deberes como informar, cubrir necesidades y fidelizar al
cliente.
Como prioridad activo del marketing, tiene como principales funciones las de atender
las llamadas y solicitudes de los clientes, realizar su seguimiento y control hasta la
satisfaccindelcliente.
En su estructura, depender de la cantidad de trabajo que entre en el departamento
para dividirlo bien por zonasgeogrficas,caractersticasdelproducto,tiposdeventao
unidades de negocio, y asignar zona y tareas a cada persona del departamento. Con
esta estructura de departamento es ms fcilcontrolareltrabajodelequipoqueforma
la atencinaclientes.Selimitanlasresponsabilidadesylacalidaddeltrabajoaumenta
notablemente.
Finalmente, es preferible analizar el tipo declientealquenosestamosdirigiendo:est
el cliente minorista que obtiene nuestro producto para su comercializacin o cliente
finalqueeseldetelefonamvil.
11.5.Metodologadeltrabajo
Para garantizar el buenfuncionamiento deldepartamento esnecesariocrearunaserie
de procedimientos giles y flexibles que nos faciliten la actividad y no creen
problemas. La capacidad de responder, de este departamento, es fundamental para
llevar a cabo el xito de una compaa, existen todas estas posibilidades de
colaboracin.
11.5.1.Pedidos
Los pedidos pueden llegar a las empresas por varias vas: telfono,
email
...,
directamente por un vendedor o porelmismocliente.Decualquierformaesnecesario
completar un proceso de datos bsicos para evitar errores: nombre del cliente o
nmero de cdigo, fecha en la que desea la entrega, referencias y cantidad de
producto, nombre de la persona que solicita el pedido y cualquier observacin sobre
forma de entrega, horarios, etc. Por otro lado en la pantalla del ordenador debe
aparecer un apartado de observaciones donde podamos ver los problemas a
solucionar.
11.5.2.Solicituddeinformacin
El objetivo principal de las empresas
Focus customer
significa que muy pocas
consiguen llevarlo a la realidad, a pesar de crear o subcontratar este servicio, hoy en
da nos demuestralocontrario.Estasituacinseveelesfuerzo quemuchasempresas
hacen para reforzar y mejorar sus vas de comunicacin con los clientes, cada vez
msvariado:enpersona,telfono,internet
11.5.3.Reclamaciones
El modelo que se elabore debe servir, en principio, para todo tipodereclamacinque
pueda hacerse. Por hoy el telfono, a travs de los
call centers,
tiene el mayor
protagonismo,perointernetmuestraunfuturoprometedor.Seobserva:
Grfico3.
Modelodereclamacin