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SOFTLAND LTDA.

Puntos de Venta Sucursales


Manual del Usuario
(Versin 4.410)

ADVERTENCIA:
Este producto es de propiedad intelectual de SOFTLAND LTDA. Toda reproduccin total o parcial de l, est penada
por la Ley.
Windows es de propiedad intelectual Microsoft.

Puntos de Venta y Sucursales

Manual editado por el Departamento de Publicaciones de SOFTLAND LTDA.


7 de Lnea 1247 - Telfono: 23889000 - Fax: 22355432 - Providencia
Santiago - Chile. (0714)

INDICE

INDICE
Parte I. Antecedentes
Generales
I. Introduccin ............................................................................................................................ I-1
Caractersticas bsicas del Sistema............................................................................................................................. I-1
Uso de la Documentacin............................................................................................................................................. I-1
Convenciones ............................................................................................................................................................... I-1
Recomendaciones para el uso del Sistema y de este Manual.................................................................................... I-2

Parte II. Descripcin de los


Procesos del Sistema
1. Dentro del sistema ................................................................................................................ 1-1
1.1 Creando una empresa ........................................................................................................................................... 1-2
1.2 Seleccionando una empresa ................................................................................................................................. 1-6
1.3 Actualizacin Estadstica de Llaves e ndices ..................................................................................................... 1-12
1.4 Eliminando una empresa ..................................................................................................................................... 1-13
1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos.............................................................................................................. 1-14
1.6 Gestin de Respaldos ......................................................................................................................................... 1-21
1.7 Desbloquear Empresa ......................................................................................................................................... 1-23
1.8 Instalar Datos Demo ............................................................................................................................................ 1-26
1.9 Verificacin de Estructura de la Base de Datos .................................................................................................. 1-27
1.10 Muestra Estructura de la Base de Datos........................................................................................................... 1-28
1.11 Desinstalar Proteccin....................................................................................................................................... 1-31
1.12 Consulta Log de Errores Registrados ............................................................................................................... 1-32
1.13 Cambiar Servidor de Empresas......................................................................................................................... 1-34
1.14 Vista de Conexiones Activas de la Licencia ...................................................................................................... 1-35
1.15 Salida del sistema.............................................................................................................................................. 1-36

2. Seguridad .............................................................................................................................. 2-1


2.1 Permisos de Usuario ............................................................................................................................................. 2-1
2.2 Permisos de Perfiles.............................................................................................................................................. 2-6
2.3 Permisos por Procesos.......................................................................................................................................... 2-9
2.4 Informe Permisos Asignados............................................................................................................................... 2-10
2.5 Cambio de Password........................................................................................................................................... 2-11
2.6 Definicin de Seguridad de Password................................................................................................................. 2-12
2.7 Usuario................................................................................................................................................................. 2-16
2.8 Restricciones por Bodega.................................................................................................................................... 2-17
2.9 Restricciones por Caja......................................................................................................................................... 2-18
2.10 Auditora de E/S Procesos................................................................................................................................. 2-20
2.11 Seguridad Sodatos MDB ................................................................................................................................... 2-22

3. Bases ..................................................................................................................................... 3-1


3.1 Definicin de Parmetros ...................................................................................................................................... 3-1
3.2 Identificacin de Sucursal.................................................................................................................................... 3-11
3.3 Definicin de Datos Empresa .............................................................................................................................. 3-12
3.4 Reparar y Compactar Base de Datos.................................................................................................................. 3-16
3.5 Definicin de Formatos........................................................................................................................................ 3-17

Puntos de Venta Sucursales


3.6 Tablas .................................................................................................................................................................. 3-24
3.6.1 Ficha de Auxiliares .................................................................................................................................... 3-24
3.6.2 Ficha de Productos.................................................................................................................................... 3-37
3.6.3 Definicin de Precios a Mayoristas ........................................................................................................... 3-49
3.6.4 Configuracin de Dispositivos ................................................................................................................... 3-52
3.6.5 Vencimiento de Folios ............................................................................................................................... 3-54
3.6.6 Recargos para Compras a Crdito............................................................................................................ 3-55

4. Ventas .................................................................................................................................... 4-1


4.1 Emisin Boletas ..................................................................................................................................................... 4-1
4.2 Emisin Masiva de Boletas.................................................................................................................................. 4-20
4.3 Emisin Facturas ................................................................................................................................................. 4-22
4.4 Emisin Notas de Crdito .................................................................................................................................... 4-25
4.5 Vales de Venta .................................................................................................................................................... 4-31
4.5.1 Emisin Vales de Venta ............................................................................................................................ 4-31
4.5.2 Valores Predeterminados .......................................................................................................................... 4-37
4.6 Autorizacin de Ventas a Clientes....................................................................................................................... 4-39
4.7 Ventas Exentas.................................................................................................................................................... 4-41
4.7.1 Boletas Exentas......................................................................................................................................... 4-41
4.7.2 Notas de Crdito Exentas.......................................................................................................................... 4-55
4.8 Visualizacin Estados de DTEs .......................................................................................................................... 4-60
4.9 Envo de DTEs por Lote a SII ............................................................................................................................. 4-62
4.10 Envo/Impresin de DTEs por Lote a Clientes.................................................................................................. 4-64
4.11 Visualizacin y Envo Boletas Electrnicas ....................................................................................................... 4-66
4.12 Reporte de Consumo de Folios......................................................................................................................... 4-68
4.13 Emisin del Libro de Boletas Electrnicas ........................................................................................................ 4-69

5. Bodegas................................................................................................................................. 5-1
5.1 Emisin Guas de Entrada..................................................................................................................................... 5-1
5.2 Emisin Guas de Salida ....................................................................................................................................... 5-8

6. Cajas ...................................................................................................................................... 6-1


6.1 Definicin de Cajas................................................................................................................................................ 6-1
6.2 Apertura y Cierre de Caja .................................................................................................................................... 6-12
6.3 Ingresos de Caja.................................................................................................................................................. 6-15
6.4 Egresos de Caja .................................................................................................................................................. 6-16
6.5 Arqueo de Caja .................................................................................................................................................... 6-18
6.6 Informes Impresora Fiscal Local.......................................................................................................................... 6-22

7. Autoservicio de Venta .......................................................................................................... 7-1


7.1 Definicin de Parmetros ...................................................................................................................................... 7-1
7.2 Definicin de Valores Predeterminados ................................................................................................................ 7-3
7.3 Definicin de Productos Favoritos......................................................................................................................... 7-5

8. Procesos................................................................................................................................ 8-1
8.1 Exportar Datos ....................................................................................................................................................... 8-1
8.2 Importar Datos ....................................................................................................................................................... 8-6
8.3 Estado de Impresin.............................................................................................................................................. 8-8
8.4 Administrador de Impresin................................................................................................................................. 8-10
8.5 Limpieza de Transacciones ................................................................................................................................. 8-13
8.6 Ingreso/Anulacin/Eliminacin de Folios para DTE ............................................................................................ 8-15

INDICE

9. Consultas............................................................................................................................... 9-1
9.1 Consulta de Stock.................................................................................................................................................. 9-1
9.2 Consulta de Promociones/Ofertas......................................................................................................................... 9-8
9.3 Estadsticas de Venta ............................................................................................................................................ 9-9
9.3.1 Estadsticas de Venta por Vendedor........................................................................................................... 9-9
9.3.2 Estadsticas de Venta por Da ................................................................................................................... 9-14
9.4 Autorizacin de Ventas........................................................................................................................................ 9-20
9.5 Guas Asociadas a Facturas................................................................................................................................ 9-21

10. Informes............................................................................................................................. 10-1


10.1 Arqueo de Caja.................................................................................................................................................. 10-1
10.2 Libro de Ventas.................................................................................................................................................. 10-5
10.3 Lista de Precios ............................................................................................................................................... 10-10
10.4 Informe de Anticipos ........................................................................................................................................ 10-12

11. Opciones Softland ERP .................................................................................................... 11-1

Parte III. Descripcin de los


Procesos del Sistema
Apndice A. Operacin bsica ............................................................................................... A-1
A.1 Botones .................................................................................................................................................................A-1
A.2 Menes..................................................................................................................................................................A-8
A.3 Barra de Estado ....................................................................................................................................................A-9
A.4 Manejo de Matrices ...............................................................................................................................................A-9
A.5 Teclas de Acceso Rpido....................................................................................................................................A-11

Apndice B. Barras de Herramientas ..................................................................................... B-1


B.1 1 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-1
B.2 2 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-2
B.3 3 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-6
B.4 4 Barra de Herramientas......................................................................................................................................B-7

Apndice C. Administrador de Base de Datos SQL.............................................................. C-1


Apndice D. TABLAS
Centros de Costo .........................................................................................................................................................D-2
Impresoras (Colas de Impresin) ................................................................................................................................D-5
Bancos .........................................................................................................................................................................D-7
Tarjetas de Crdito ......................................................................................................................................................D-8
Monedas y Equivalencias ..........................................................................................................................................D-10
Vendedores................................................................................................................................................................D-14

INTRODUCCION

I-1

I. Introduccin
Softland siempre a la vanguardia en tecnologa, ha creado Puntos de Venta Sucursales, sistema de amplia cobertura, diseado para
funcionar en ambiente Windows, que permite efectuar la gestin de ventas en las Sucursales, contando con todas las funciones
necesarias para dar una atencin gil y expedita a los clientes. As tambin permite realizar la transmisin de datos a la Central,
para centralizar y controlar los stocks y las ventas.
Este software permite emitir en forma instantnea: Boletas, Facturas, Notas de Crdito o Vales de Venta, considerando en forma
alternada o separada diversas formas de pago. As tambin entrega los reportes para el cuadre de Cajas y Libro de Ventas.
Puntos de Venta Sucursales es un sistema amigable, que utiliza todas las virtudes del ambiente Windows, proporcionando al
usuario no especializado en computacin, una serie de herramientas que le permitirn aplicar con notoria facilidad su experiencia
profesional a los objetivos que ms competen a su empresa.

Caractersticas Bsicas del Sistema

Emite de Boletas, Facturas, Notas de Crdito y Vales de Venta en forma directa y en base a formatos definidos por el usuario.
Maneja una completa ficha del cliente con sus datos bsicos, condiciones de venta, contactos, listas de precios, impuestos a los
que est exento, etc.
Control de Cajas, en cuanto a apertura, cierre, ingresos, egresos, arqueo, etc.
Captura y exporta datos desde y hacia la Central (disponible en versin ERP).
Completa ficha del producto, con su fotografa, ficha tcnica, impuestos asociados, productos sustitutos y complementarios,
etc.
Manejo de Cdigo interno y cdigo de barra.
Impuesto especfico a nivel de Producto y de cliente.
Mltiples listas de precios.
Diversas forma de pago; efectivo, cheque, tarjetas de crdito, cuotas con intereses, etc.
Consulta de Stock disponible en las distintas sucursales.
Permite administrar eficientemente una Cola de Impresin de los diferentes documentos generados, en caso de compartir una
impresora.
Completo sistema de seguridad a nivel de definiciones para perfiles de usuarios.
Emisin Libro de Ventas.
Varios aos de informacin en lnea.

Uso de la Documentacin
La documentacin de Puntos de Venta Sucursales, consiste en un Manual del Usuario y en un archivo de Ayuda en Lnea, que se
podr acceder directamente desde el sistema.
El propsito del manual, es otorgar al usuario un material de apoyo que le permita llevar un seguimiento detallado de los procesos.
Por otro lado, la ayuda en lnea le permite tener informacin de referencia inmediata, acerca de los procesos.
Siguiendo las instrucciones, consejos y advertencias aqu planteados, lograr un mejor provecho de este material y de las ventajas
que trae consigo este sistema.

Convenciones
Este Manual de Usuario est estructurado en cuatro partes:

Referencias Generales del Sistema.


Captulos I.
Aborda aspectos generales de la Introduccin.

I-2

Puntos de Venta Sucursales

Descripcin de los Procesos del Sistema.


Captulos 1 al 2.
Comprenden la descripcin de los procesos que permiten llevar a cabo la Instalacin, puesta en marcha y el control de ingreso al
sistema.
Captulos 3 en adelante.
Describen paso a paso la aplicacin de cada uno de los procesos manejados por el sistema.

Apndices.
Apndices A y B.
Contienen la descripcin de los Comandos, Menes y Barras de Herramientas manejadas por el sistema.
Apndice C.
Describe los pasos a seguir cuando se trabaja con una base de datos.
Apndice D.
Permite el ingreso de las Tablas que son de uso comn en los Sistemas Softland.

Recomendacin para el uso del Sistema y de este Manual


Para una mejor comprensin y entendimiento del manejo y funcionamiento del sistema, se recomienda iniciar su aprendizaje
leyendo este manual y trabajando directamente con el sistema, partiendo por los Apndices, luego el captulo I y continuar en
forma progresiva con la lectura de los otros captulos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-1

1. Dentro del sistema


Estando dentro de la pantalla inicial de cualquier sistema Softland, la nica opcin que se activa (aparece en color negro) en la
Lnea de Men (ver Apndice A.2 Menes), es Empresa, la cual permite llevar a cabo los procesos: Seleccionar y Crear
empresas, Respaldar y Recuperar Bases de Datos, Instalar Datos Demo, adems de Salir del sistema.
Una empresa corresponde a un rea del disco, donde se registrar toda la informacin manejada a travs de este sistema, por lo
tanto para su correcto funcionamiento se debe crear al menos una empresa o directorio de trabajo.
Para seleccionar cualquier opcin de la Lnea de men que se encuentre activa, debe ubicar el indicador del mouse sobre ella
(Ej.: EMPRESA) y hacer clic.
Al ingresar a cualquier sistema Softland, usted dispondr de una serie de Herramientas, que pueden o no ser propias del sistema
que est en uso y, cuya descripcin y forma de operar se describe detalladamente en el apndice B, de este manual.

Importante:
Si al momento de seleccionar un mdulo Softland ERP, el sistema detecta que la cantidad de usuarios sobrepasa el lmite
mximo permitido por su licencia, no permitir abrir el mdulo seleccionado desplegando el siguiente mensaje:

Seleccionando el botn Ver Detalle, podr consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones del
Sistema y las de Base de Datos, el total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese momento, tal
como se muestra a continuacin:

Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.

Sr. Usuario si Ud. ha instalado Produccin, antes de comenzar a trabajar con l, debe verificar que se encuentre
instalado Inventario y Facturacin en una versin igual o superior a la 4.16, debido a que ambos sistemas comparten
informacin. De no ser as Produccin no funcionar.

1-2

1.1 Creando una empresa


Objetivo
Permitir la iniciacin o creacin de una empresa.
A travs de este proceso se ingresan y graban todos los antecedentes de la empresa (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y
adems se crean los archivos internos, donde quedar almacenada la informacin necesaria para llevar a cabo los procesos
asociados a este sistema.
Si usted requiere crear una empresa en SQL, le solicitamos referirse al Apndice C, antes de continuar.

Importante:
Si al seleccionar esta opcin, el sistema detecta que la cantidad de usuarios sobrepasa el lmite mximo permitido por su
licencia, desplegar el siguiente mensaje:

Seleccionando el botn Ver Detalle, podr consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones del
Sistema y las de Base de Datos, el total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese momento, tal
como se muestra a continuacin:

Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.

Operatoria
desde la 3 Barra de Herramientas (Ver Apndice B), se
Al seleccionar la opcin Crear desde el men Empresa o el botn
despliega la pantalla dependiendo del sistema que haya adquirido, indicar la siguiente informacin:
Nombre que dar a la empresa (directorio), largo mximo 16 caracteres alfanumricos, luego seleccionar la base de datos bajo la
cual manejar la informacin SQL Server (opcin slo para Softland ERP Advance o Unlimited) o SQL Express (Base de Datos
pequeas), para ste ltimo dirjase al Apndice C y luego contine con esta descripcin.
A continuacin, seleccione el equipo que usar como servidor de la base de datos, seleccione en qu Pas desea crear la empresa.
Finalmente, seleccione la unidad en que desea generar la empresa y haga clic en el botn OK. Ver Figura N 1.

DENTRO DEL SISTEMA

1-3
Figura N 1

Crear empresa copiando los maestros de otra empresa


Seleccionando este check, el sistema permitir crear la empresa copiando las tablas maestras de otra empresa, al seleccionar
esta opcin se activar el botn Definir, el cual tras ser seleccionado, desplegar la siguiente ventana:
Figura N 2

En ella, el sistema mostrar la o las empresas desde donde podr obtener las tablas maestras disponibles a copiar.
Seleccionada la empresa, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso, se levantar una nueva pantalla.
Figura N 3.
Sr. Usuario:
Para buscar una empresa en particular dentro del listado que se visualiza, digite el nombre en el cuadro de texto doble que
aparece en la parte superior del listado.

1-4

Importante:
Para copiar las tablas maestras desde otra empresa, tanto la empresa de Origen como la de Destino, deben estar creadas en
el mismo Servidor de Base de Datos; de lo contrario, no podr ejecutar este proceso.
Adems, la empresa de Origen deber estar en la misma versin y Service Pack del sistema desde donde se ejecuta este
proceso.
Figura N 3

Dentro de esta pantalla y dependiendo del sistema ERP en que se encuentre, el sistema mostrar las tablas disponibles para copiar a
la nueva empresa. Para seleccionar haga clic D en la caja de chequeo que precede a la tabla que desea considerar, o bien si desea
considerarlas Todas, seleccione la caja de chequeo Seleccionar todas las tablas.

Importante:

El proceso slo copiar informacin que no exista en la empresa destino, la informacin existente no ser actualizada.
Dependiendo desde el sistema ERP que se encuentre, el sistema mostrar las tablas posibles de ser copiadas.

Indicadas las tablas que desea copiar en la nueva empresa, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso.

Durante la creacin de la empresa, se va presentando un recuadro que indica el % de creacin de cada uno de los archivos que
requerir para operar con la empresa en cuestin.
Al finalizar aparece la pantalla donde se ingresan los antecedentes de la Empresa (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Ciudad, Regin, Pas, Telfono y Fax) y del Representante Legal (RUT, Apellido Paterno, Apellido
Materno y Nombre). Ver Figura N 4

DENTRO DEL SISTEMA

1-5
Figura N 4

Una vez ingresados todos los antecedentes solicitados, seleccione cualquiera de los dos botones que se presentan en la pantalla, tras
lo cual el sistema quedar disponible para el ingreso de datos.

Importante al crear una empresa con Recursos Humanos.

Al crear una empresa en dicho sistema, Ud. deber indicar el ao y el primer mes de proceso. Si usted define como primer mes
uno distinto a Enero, no podr tener completa la informacin para la emisin de sus Certificados de Rentas.

Tambin deber sealar si la empresa que est creando ser manejada como Central o como Sucursal, ya que segn esto se
activarn o desactivarn distintas opciones del sistema.

Si por equivocacin Ud. cre la empresa como Central podr cambiar su estado a Sucursal, a travs de la opcin Parmetros
Comportamiento como, pero no podr desarrollar el proceso inverso, es decir de estado Sucursal pasar a Central, ya que no
contar con una serie de parmetros y condiciones que se generan internamente slo para la Central.

1-6

1.2 Seleccionando una empresa


Objetivo
Elegir la empresa donde desea trabajar.
Cada vez que usted ingrese al sistema o que elija la opcin Seleccionar, se desplegarn en pantalla los nombres de las empresas
que usted ha creado (Creando una empresa), para que elija aquella en que requiere trabajar.

Importante:
Si al seleccionar esta opcin, el sistema detecta que la cantidad de usuarios sobrepasa el lmite mximo permitido por su
licencia, desplegar el siguiente mensaje:

Seleccionando el botn Ver Detalle, podr consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones
del sistema y las de Base de Datos, el total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese
momento, tal como se muestra a continuacin:

Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.

DENTRO DEL SISTEMA

1-7

Operatoria
Tras elegir la opcin Seleccionar del men Empresa o el botn Seleccionar
desde la 3 Barra de Herramientas (ver
Apndice B), se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est en uso y la ficha de cada una de las
empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Para cambiar de drive o directorio seleccionar el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho del cuadro del drive
y de la lista presentada en pantalla, elegir el deseado.
Para elegir la empresa requerida, ubique el indicador del mouse sobre la pestaa de la ficha en que aparece el nombre de la
empresa y haga clic sobre ella. Luego seleccione el botn OK; si no se desea continuar, seleccione Salir.

Importante:
Sr. Usuario:
Si la empresa seleccionada tiene la Base de datos en un motor SQL Server 2000 o MSDE y la licencia del sistema es Business,
el sistema advertir a travs de un mensaje que su versin SQL Server se encuentra obsoleta y los Sistemas Softland no
funcionarn adecuadamente, por lo que deber migrar su Base de Datos a una versin superior. Al confirmar la migracin, el
sistema levantar una nueva pantalla de Bienvenida al proceso de migracin, tal como se muestra a continuacin:

Este proceso slo podr ser ejecutado por el usuario Administrador del equipo

1-8

En este proceso podr elegir instalar un nuevo motor de datos Microsoft SQL Server 2008 Express o seleccionar uno local ya
existente con versin superior a SQL Server 2000 o MSDE, este motor ser donde se dejar la base de datos definitiva.

Instalar nueva instancia (instalar SQL Server 2008 Express)


Al seleccionar esta opcin, el sistema solicitar indicar la password del usuario principal del servidor donde se encuentra
alojada la base de datos de la empresa seleccionada.

Utilizar instancia existente


Al seleccionar esta opcin, deber indicar el Servidor de datos SQL Server superior a 2000, el cual podr ser seleccionado
desde la lista que se muestra al optar por el botn , adems deber indicar el Login y Password sistema solicitar indicar
la password del usuario principal del servidor donde se encuentra alojada la base de datos de la empresa seleccionada
Cualquiera sea la opcin escogida, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, el sistema validar la
informacin ingresada y levantar una nueva pantalla, donde deber seleccionar el botn Comenzar para dar inicio al proceso
de Migracin, tal como se muestra continuacin:

Sr. Usuario:
En estos momentos y por nica vez en esta estacin de trabajo, procederemos instalar algunos componentes de Base
de Datos necesarios para Crear (o accesar segn corresponda) la empresa, por favor espere unos minutos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-9

Este proceso consta de las siguientes etapas:


Instalar SQL Server 2008 Express o Elegir uno existente
Respaldar la Base de datos de SQL Server 2000 requerida
Restaurar el respaldo sobre la nueva versin de SQL Server
Vincular el rea de la empresa a la nueva base de datos
Finalizado el proceso satisfactoriamente, su base de datos es migrada al nuevo motor SQL, permitiendo de esta forma operar
adecuadamente con los Sistemas Softland.
Al continuar con la seleccin de empresa, el sistema restringe el acceso solicitando el Usuario y la Password, de quin ingresar
(Figura N 2), dando las alternativas de seguir con el proceso a travs de OK, o cancelar con el botn Salir.
Figura N 2

Si ambos datos son ingresados correctamente, al continuar se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos,
pudiendo dar inicio a la sesin de trabajo (Captulo 3 en adelante); de lo contrario tendr que reingresar la informacin (ver Figura
N 6).

1-10

Importante al realizar un Cambio de Versin


Si el sistema detecta que su empresa requiere de un cambio de versin, chequear si existen en la misma unidad, otras empresas
con este sistema que requieran ser actualizadas. Si existen ms empresas, el sistema consultar si desea actualizar adicionalmente
alguna de ellas, tal como se muestra en la siguiente pantalla: (ver Figura N 3).

Sr. Usuario:
Los cambios de versin podrn ser realizados slo por el usuario Softland.
Figura N 3

Al seleccionar el botn S, el sistema desplegar una nueva ventana con la lista de empresas existentes en la unidad de la empresa
original que contengan el sistema, y que no estn actualizadas a la versin del sistema, tal como se muestra en la pantalla de la
Figura N 4.
Por el contrario, si selecciona el botn NO, el sistema realizar el cambio de versin slo a la empresa seleccionada inicialmente.
Figura N 4

La seleccin de empresas, podr efectuarla una a una haciendo clic a en la caja de chequeo que precede a cada empresa, o bien
seleccionar todas las empresas para realizar la actualizacin en forma masiva, haciendo clic a en el check Selecciona todas las
empresas.
Finalmente, deber digitar frente a cada empresa seleccionada la Password de usuario Softland de cada empresa, la cual ser
validada por el sistema para realizar la actualizacin.
Adems, dentro de esta pantalla se encuentran activos los siguientes botones: OK, el cual permite dar inicio al cambio de versin
de las empresas seleccionadas y Salir el sistema actualizar slo la empresa que seleccion inicialmente.

DENTRO DEL SISTEMA

1-11

Sr. Usuario:
Al realizar el cambio de versin en forma masiva, el sistema dejar en el rea de datos de la empresa inicial, un archivo HTML con
el nombre XXActualizayyyymmdd.Html (donde XX corresponde a la sigla del sistema, yyyymmdd corresponde al ao, mes y
da de la generacin del archivo).
Dentro de este archivo se listarn las empresas a las que se les efectu el cambio de versin. Si el proceso fue cancelado, el archivo
mostrar hasta la ltima empresa que se le ejecut el cambio de versin, incluyendo a la empresa donde se cancel el proceso, tal
como se muestra en la siguiente pantalla (Figura N 5):
Figura N 5

Al finalizar el cambio de versin se presenta la pantalla inicial del sistema con los mens activos, pudiendo dar inicio a la sesin de
trabajo (Captulo 3 en adelante), tal como se muestra en la siguiente pantalla:
Figura N 6

Para pasar de una empresa a otra, basta con seleccionar la pestaa que la identifica. Si el usuario tiene permiso para entrar a
la nueva empresa, sta se abre automticamente, de lo contrario tendr que ingresar el usuario y su password.

1-12

1.3 Actualizar Estadsticas de Llaves e ndices


Objetivo
Permite ejecutar en forma manual y modificar la periodicidad del proceso de actualizacin y optimizacin de llaves e ndices de la
Base de Datos.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una ventana (ver Figura N1), donde deber indicar el intervalo de das en que se
ejecutar el proceso, este intervalo no podr superar los 365 das.
Figura N 1

Indicado el N de das, seleccione el botn

para registrar la informacin dentro del sistema.

Adems, seleccionando el botn


podr ejecutar el proceso manualmente en el momento que desee y considere
necesario, el sistema desplegar un mensaje de advertencia antes de realizar el proceso, tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Este proceso actualizar la informacin de llaves e ndices de la Base de Datos. Es un proceso exclusivo, por tal motivo
NO deben existir usuarios conectados a la empresa, esto podra tardar varios minutos dependiendo del tamao de su
base de datos.
Desea ejecutar el proceso en este momento?
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-13

1.4 Eliminando una Empresa


Objetivo
Permite eliminar el rea de datos (directorios y archivos) y la base de datos relacionada a la empresa.
Sr. Usuario:
En sistemas Pyme, slo permitir eliminar empresas que se encuentren en la ruta, donde est instalada la
proteccin de Base de Datos.
Operatoria
Tras elegir la opcin Eliminar del men Empresa, se genera el despliegue de la ventana que indica el drive o directorio que est
en uso y la ficha de cada una de las empresas existentes hasta ese momento. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez seleccionada la empresa a eliminar haga clic en el botn OK, tras lo cual se desplegar el siguiente mensaje. Ver Figura
N2.
Figura N2

Al optar por No regresar a la pantalla anterior; de lo contrario al seleccionar Si (Yes) se realizar la eliminacin de la Base de
Datos seleccionada.
Si la Base de Datos se encuentra en uso por otro usuario, el sistema lo advierte a travs del siguiente mensaje:
El proceso de eliminar una empresa es exclusivo, y no debe haber ningn usuario conectado a la empresa.
Verifique que no tenga seleccionada la empresa y que no exista otro usuario conectado a ella.

Consideraciones:

Slo el usuario Softland puede eliminar una empresa, por lo que se solicitar Password del Usuario Softland de la empresa
seleccionada.
Para empresas de tipo SQL Server solicitar el ingreso del Password del usuario principal del servidor de SQL.

1-14

1.5 Respaldo/Recuperacin Base de Datos


Objetivo
Este proceso le permitir respaldar y/o recuperar bases de datos.
Respaldar Base de Datos, genera un archivo cuya estructura es NNyyyymmdd, donde NN corresponde al nombre de la base de
datos, yyyymmdd corresponde al ao, mes y da, fecha que obtiene el sistema desde Windows al momento de generar el respaldo.
Este archivo quedar almacenado en el rea de respaldos (...MSSQL\Backup).
Recuperar Base de Datos, recupera solamente los respaldos generados a travs del proceso Respaldo de Base de Datos,
proporcionando una lista con todos los respaldos disponibles.
Se solicita NO manipular el nombre del respaldo de la base de datos, esto porque NO ser reconocido como un respaldo
vlido. Slo sern recuperados los respaldos generados por los sistemas Softland.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, elija mediante el botn de opciones el proceso que desea llevar a cabo. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquiera sea el proceso a seguir, seleccione el botn Siguiente para continuar, o Salir para abandonar el proceso.

Respaldar Base de Datos, al optar por esta opcin podr respaldar una o varias empresas ubicadas en la misma unidad.
Al seleccionar Respaldar una Empresa, el sistema desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

DENTRO DEL SISTEMA

1-15
Figura N 2

En ella deber seleccionar la unidad y el nombre de la empresa donde se encuentra la Base de Datos a respaldar. Esta
seleccin se realiza eligiendo desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables, ubicado a la derecha
de cada campo.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N 3).
Figura N 3

Si Ud. est trabajando con un sistema Business, seleccione el botn Siguiente; de lo contrario, si est trabajando con un
sistema Advanced o Unlimited ingrese la password y luego seleccione el botn Siguiente.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 4.

1-16
Figura N 4

Al finalizar se desplegar un mensaje indicando el trmino del proceso. El archivo generado quedar almacenado en el rea
de respaldo, identificado con la nomenclatura especificada anteriormente (NNyyyymmdd).
Al seleccionar Respaldar Multiempresa, el sistema mostrar una pantalla donde deber seleccionar las empresas a respaldar.
Ver Figura N 5.
Figura N 5

Una vez seleccionadas las empresas a considerar contine con el proceso a travs del botn Siguiente, tras lo cual se
desplegar una nueva pantalla (ver Figura N 6).
En ella, deber ingresar la password del usuario principal SQL Server, y luego haga clic en el botn Siguiente.

Sr. Usuario, el servidor que se muestra en pantalla es donde estn fsicamente las empresas seleccionadas anteriormente.

DENTRO DEL SISTEMA

1-17
Figura N 6

A continuacin, seleccione las subcarpetas que desea respaldar existentes en el rea de datos de las empresas seleccionadas
para respaldar. Ver Figura N 7
Figura N 7

Seleccionada las subcarpetas, haga clic en el botn Siguiente para continuar con el proceso.
El sistema desplegar una pantalla donde podr optar por los siguientes botones: Ejecutar para dar inicio al proceso de
respaldo, el cual consta de las siguientes etapas: Validacin Base de Datos, Respaldo de Area de Datos y Respaldo de Datos;
Volver para regresar a la pantalla anterior, o por Salir para abandonar el proceso. Ver Figura N 8.
Importante:
Debe tener presente que los archivos de respaldo de cada empresa, quedan en sus respectivos Servidores de Datos.

1-18
Figura N 8

Recuperar, al optar por esta opcin, el sistema despliega una pantalla donde deber seleccionar la unidad donde se
encuentra la empresa a recuperar, e indicar el nombre con el cual se identifica.
Figura N 5

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, o Salir para abandonarlo.
En caso que se est realizando la recuperacin sobre la empresa que tiene seleccionada, el sistema enviar el siguiente
mensaje.

Al continuar, el procedimiento a seguir en la forma de operar, es el mismo que se presenta a partir de la Figura N 3.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-19

Sr. Usuario:
Es importante manejar un buen esquema de respaldo de informacin de los
Sistemas.
A modo de sugerencia, queremos exponer a continuacin un mtodo que usted puede implantar en su empresa con el objeto
de resguardar la informacin de sus registros.
El mtodo de almacenamiento de informacin abuelo, padre, hijo consiste en generar respaldos en medios magnticos
reciclables, los cuales se van reutilizando peridicamente, en el cual el primer respaldo se denomina Abuelo, el segundo se
denomina Padre y el tercero Hijo, de tal forma que el cuarto respaldo se utiliza el medio magntico denominado abuelo,
transformndose ste en Hijo, el denominado Padre se transforma en Abuelo y el denominado originalmente como Hijo, pasa
a denominarse ahora Padre.
Para graficar lo anteriormente expuesto se presenta el siguiente ejemplo:
Con tres juegos de medios de almacenamiento (Cds, cintas, pendrives, etc) se realiza la siguiente rotacin.

Para tener asegurado sus datos con una poltica de respaldos, le sugerimos seguir el siguiente plan derivado del mtodo
Abuelo Padre - Hijo, el cual consta de 13 medios magnticos de respaldo, los cuales aseguran un eficiente mtodo de
respaldo por un perodo de 6 meses.
Este mtodo consiste en hacer un respaldo diario, el cual aplicando el mtodo abuelo- padre hijo, usted ir rotando los
medios magnticos, reutilizndolo en forma peridica, tal como se muestra en el cuadro N1.
De esta forma usted tendr un respaldo diario por una semana, reutilizando cada da el medio magntico del mismo da de la
semana anterior, quedando con un respaldo asegurado de 5 das hbiles seguidos.
Los das viernes se har el respaldo semanal, el cual se ir rotando cada 4 semanas, asegurando de esta forma 1 mes de
respaldo, hasta utilizar el medio magntico N 13. De esta forma se asegura 6 meses de respaldos.

Cuadro N 1
LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SEMANA 1

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 2

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 3

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 4

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 8

SEMANA 5

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 6

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 7

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 8

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 9

SEMANA 9

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 10

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 11
SEMANA 12

Cinta N 1
Cinta N 1

Cinta N 2
Cinta N 2

Cinta N 3
Cinta N 3

Cinta N 4
Cinta N 4

Cinta N 7
Cinta N 10

SEMANA 13

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 14

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 15
SEMANA 16

Cinta N 1
Cinta N 1

Cinta N 2
Cinta N 2

Cinta N 3
Cinta N 3

Cinta N 4
Cinta N 4

Cinta N 7
Cinta N 11

SEMANA 17

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

1-20
SEMANA 18

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 19

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 20

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 12

SEMANA 21

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 22

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 23

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 24

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 13

A partir de la semana 25, usted podr repetir la secuencia sugerida, de tal forma de ir reciclando semanalmente los medios
magnticos a partir de la semana 1, tal como lo muestra el cuadro N 2.

Cuadro N 2
LUNES

MARTES

MIRCOLES

JUEVES

VIERNES

SEMANA 25

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 26

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 27

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 28

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 8

SEMANA 29

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 30

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 31

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 32

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 9

SEMANA 33

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 34

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 35

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 36

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 10

SEMANA 37

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 38

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 39

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 40

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 11

SEMANA 41

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 42

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 43

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 44

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 12

SEMANA 45

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 46

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 47

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

SEMANA 48

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 13

SEMANA 49

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 5

SEMANA 50

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 6

SEMANA 51

Cinta N 1

Cinta N 2

Cinta N 3

Cinta N 4

Cinta N 7

Si usted no cuenta con medios magnticos reutilizables, podr realizar sus respaldos en otros medios, tal como son los CDs.
Este medio tiene bajo costo y es de fcil utilizacin, por lo que en este caso se sugiere hacer respaldos diarios en este medio,
eliminando peridicamente los CDs antiguos, siempre tomando la precaucin de dejar un CD diario, uno mensual y uno
anual.
Como medida de precaucin, se aconseja dejar una copia semanal, mensual y anual, en un lugar fsico distinto de donde
almacena los respaldos peridicos, de tal forma que ante cualquier eventual catstrofe en la empresa, usted contar con una
copia resguardada.
Una vez adoptada una poltica de respaldo, se recomienda que adopten adems, una poltica de restauracin semanal, es decir
que puedan verificar la integridad del medio, es decir que los respaldos realizados estn en ptimas condiciones, restaurando
los backup en un equipo test, el cual debe ser distinto al servidor de datos.

DENTRO DEL SISTEMA

1-21

1.6 Gestin de Respaldos


Objetivo
Permite gestionar los respaldos de las empresas de los sistemas Softland, donde podr tener un registro ( log ) de los respaldos y
recuperaciones, consultar dichos registros y la posibilidad de incorporar un aviso recordatorio para realizar los respaldos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema verificar que exista la Base de datos WIGestionBK, en caso que no exista se crear, si el
Password del login SA es diferente a SOFTLAND se enviar el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Para configurar la opcin de Gestin de Respaldo Softland, se requiere crear una Base de datos en su Servidor de Datos,
por tal motivo requerimos el Password del login administrador SA de su motor de datos.
Desea continuar?

En esta pantalla se podr:


a) Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando hayan transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa. El botn desplegar la siguiente informacin:
La verificacin de los das transcurridos y el aviso si corresponde, se realizar al momento de ingresar a alguna de las
empresas, si no se ingresa, no habr aviso.
b) Consultar el registro o log de respaldos y recuperaciones de las empresas configuradas para este propsito.
1

Definir que los sistemas enven un mensaje de aviso cuando han transcurrido N das sin haber realizado respaldo a la
empresa
La verificacin de esto se realizar al momento de ingresar a una empresa de los sistema Softland, si el termino de una
seleccin o creacin de empresas es satisfactorio se conectar a la Base de datos WIGESTIONBK y de encontrar alguna
empresa que no se haya respaldado o que su respaldo sobrepase los N das a partir de la primera vez que se marco este aviso o
del ltimo respaldo realizado, dependiendo si se tiene registro, se enviar el siguiente mensaje informativo y se continuar con
el ingreso al Sistema Softland:
Seor Usuario:
Se ha detectado que hace ms de N das en que no se han respaldado las siguientes empresas: EMPRE1, EMPRE2,
EMPRE3.
Desea ejecutar el proceso de Respaldo y recuperacin de empresas ahora?

1-22

Consultar el registro o log de respaldos y recuperaciones de las empresas configuradas


Se ingresar a la siguiente pantalla:

Donde se podr ver el registro de los respaldos y recuperaciones registrados en la empresa. Podr filtrar la consulta para ver
slo los Respaldo, slo las Recuperaciones, Slo avisos enviados, Todos y/o entre un rango de fechas.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

DENTRO DEL SISTEMA

1-23

1.7 Desbloquear Empresa


Objetivo
Permite desbloquear una empresa eliminando los registros de bloqueo de uno o ms Sistemas Softland.
Sr. Usuario:
Para ejecutar este proceso deber contar con los permisos necesarios, los cuales son asignados en el proceso Seguridad.

Operatoria
Seleccione la opcin Desbloquear Empresa desde el Men Empresa, el sistema desplegar la pantalla Seleccin de Empresas,
en la cual debe seleccionar la empresa que desea desbloquear. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Una vez seleccionada presione OK, posteriormente el sistema solicitar el Usuario y la Password, tal como se muestra a
continuacin:

A continuacin se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

1-24
Figura N 2

Esta pantalla muestra el nmero de usuarios conectados por sistema, adems si alguno de ellos est ejecutando un proceso
exclusivo que bloquea la empresa, se muestra con a en la columna Bloqueado. Adems se muestran activos los siguientes
botones:

Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados a la empresa por los distintos sistemas. Al dar
clic enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios de todos los sistemas conectados a la
empresa XXXXXXXX (nombre de la empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier inconsistencia en sus datos.
Desea Continuar?

Este botn muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema seleccionado. Ver Figura N 3
Figura N 3

DENTRO DEL SISTEMA

1-25

Esta opcin muestra el detalle de los usuarios conectados al sistema. Adems de la informacin, se
encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite desbloquear todos los usuarios conectados al sistema. Al
ejecutarlo, enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado con los usuarios del sistema
XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre de la
empresa) sin discriminar si estn realmente conectados, por lo tanto dejamos
bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Este botn permite desbloquear un usuario conectado al sistema. Al ejecutarlo,


enva el siguiente mensaje:
Seor Usuario:
Este proceso limpiar el registro que est grabado del usuario XXXXX del
sistema XXX (sigla del sistema) conectados a la empresa XXXXXXXX (nombre
de la empresa) sin discriminar si est realmente conectado, por lo tanto
dejamos bajo su responsabilidad la ejecucin de este proceso ante cualquier
inconsistencia en sus datos. Desea Continuar?

Regresa a la pantalla anterior.

Abandona el proceso.

1-26

1.8 Instalar Datos Demo


Objetivo
Permite realizar la instalacin de los datos demo para MSDE.
Sr. Usuario:
- Para crear empresas Demo, necesita tener instalado el motor de bases de datos de Microsoft MSDE.
Operatoria
Tras elegir la opcin, el sistema desplegar un mensaje solicitando confirmar la creacin de una empresa de demostracin (Demo)
en su disco local. Al optar por continuar, se dar inicio al proceso de instalacin, crendose automticamente la Base de Datos y el
Area de Datos, Verificando adems las conexiones con diversas tablas que registra el sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1

El sistema desplegar un mensaje una vez finalizado el proceso, generando el archivo respectivo y almacenndolo en el rea de
respaldo de MSDE.
En caso que haya efectuado este proceso con anterioridad, el sistema lo advertir a travs de un mensaje y confirmar la
continuidad del proceso.

DENTRO DEL SISTEMA

1-27

1.9 Verificacin de Estructura de la Base de Datos


Objetivo
Permite al usuario verificar la estructura de la base de datos del sistema.
Operatoria
Se elige la opcin Verificacin de Estructura de la Base de Datos desde el men Empresa, tras lo cual se muestra en pantalla la
figura N 1, permitiendo el proceso de anlisis de estructura de base de datos que consta de las etapas de: Anlisis de Tablas, Vistas
y Procedimientos de la de Base de Datos.
Figura N 1

Mientras se realiza dicha verificacin se va completando la barra que muestra el estado del proceso, el cual llegar a un 100 %. En
ese momento se activar el botn Imprimir, que permitir sacar impreso el detalle de las Diferencias encontradas entre el modelo
de datos y la base de datos, un ejemplo de esto se representa en la figura N 2.
Figura N 2.

El resultado del informe podra o no presentar diferencias, en caso que stas existan comunquese con uno de nuestros
analistas de soporte para su evaluacin.
Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

1-28

1.10 Muestra Estructura de la Base de Datos


Objetivo
Permite mostrar la Estructura de la Base de Datos que contiene las opciones de seleccin y matrices apropiadas para entregar la
informacin.
Operatoria
Al seleccionar la opcin Muestra la Estructura de la Base de Datos del men Empresa, el sistema presenta la siguiente pantalla (ver
figura N 1):
Figura N 1

En esta pantalla podr visualizar la Estructura de la Base de Datos por Tablas, Vistas y Procedimientos. En este caso
representada en forma de Tablas (al lado izquierdo de la pantalla) y en columnas, la Estructura correspondiente a la
seleccin (al lado derecho de la pantalla).
Se pueden seleccionar varias opciones para mostrar la misma informacin.
Las Combinaciones posibles para mostrar la Estructura de la base de datos como Tabla son:
Tabla Columna, como lo muestra la Figura N 1. Estructura de columnas.
Tabla Indice, segn muestra la Figura N 2. Estructura de ndices.
Tabla Llaves, representado en la Figura N 3. Estructura de llaves.
Las otras dos opciones son las siguientes:
Vistas, la estructura de la Base de Datos de Vistas es mostrada como aparece en la Figura N 4. Al elegir una Vista (al
lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de columnas de la Vista.
Procedimientos, sta figura muestra la estructura de la Base de Datos de Procedimientos. Ver Figura N 5. Al elegir un
Procedimiento (al lado izquierdo de la pantalla), podr visualizar la estructura de los parmetros del Procedimiento.

DENTRO DEL SISTEMA

1-29

Figura N 2

Figura N 3

Figura N 4

1-30
Figura N 5

Botn Imprimir: Est activo en todas las combinaciones de Muestra de Estructura de la Base de Datos. En la Figura N 6 se

muestra un ejemplo del documento que se podr imprimir al seleccionar este botn.
Figura N 6

Botn Salir: Abandona el proceso, regresando a la pantalla principal del Sistema.

DENTRO DEL SISTEMA

1-31

1.11 Desinstalar Proteccin


Objetivo
Este proceso desinstala y desactiva la proteccin registrada va Internet, con el objeto de disponer de ella en una nueva instalacin
del sistema.
Importante:
- Este proceso slo podr ser ejecutado, seleccionando una empresa con el usuario principal Softland.
- Slo estar disponible para equipos con conexin a Internet.

Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla solicitando indicar mediante el botn de opciones, si desea desinstalar la
proteccin de la Base de Datos o del Sistema. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Indicada la proteccin que desea desinstalar, seleccione el botn OK para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una
nueva pantalla. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Dentro de esta pantalla, ingrese la clave de proteccin del Sistema o de la Base de Datos que desea desinstalar, la cual es sensitiva
a minsculas y maysculas y viene especificada en el folleto de claves que viene en el sobre del producto. Posteriormente
seleccione el botn OK, tras lo cual va Internet la aplicacin enviar a Softland la solicitud de desinstalacin, ste la recibir y
retornar la respuesta indicando el resultado, el cual ser comunicado al usuario con un mensaje a pantalla. Ver Figura N 3.
Figura N 3

1-32

1.12 Consulta Log de Errores Registrados


Objetivo
Permite ver el registro de anomalas generado por los sistemas en una empresa.
Importante:
Esta consulta no requiere de permisos especiales, cualquier usuario podr obtener esta informacin.
Operatoria
Este proceso podr ser ejecutado sin necesidad de tener seleccionada una empresa mediante la opcin Consulta Log de Errores
registrados, del men Empresa.

Sr. Usuario:
Si Ud. no ha seleccionado ninguna empresa para esta consulta, el sistema desplegar la pantalla de la Figura N 1, de lo contrario,
mostrar directamente la pantalla de la Figura N 2:
Figura N 1

Elegida la empresa a consultar, seleccione el botn Aceptar, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2

DENTRO DEL SISTEMA

1-33
Figura N 2

En ella, se despliega la informacin que corresponde a los errores registrados en la empresa y sistema que Ud. est ejecutando.
El orden de despliegue ser por fecha de forma descendente, adems podr filtrar por un rango de fechas y/o por un Usuario de red
existente en el registro de anomalas.
Al marcar el check Deseo filtrar por se habilitarn los filtros Fecha y Usuario, si se marca el check Fecha se propondr el rango
entre el primero y el ultimo da del mes de la fecha del PC. Si se marca el check Usuario, el sistema propondr el primero de la
lista, en caso de no existir usuario debido a que es un nuevo dato, no se habilitar este check. El filtro se aplicar al momento de
presionar el botn Filtrar.
Cada grilla mostrar la fecha y hora en la cual se detecto el error, el mdulo, procedimiento y usuario a quien se le present el
problema.
Junto a esta informacin, cada registro mostrar el detalle de la anomala.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

1-34

1.13 Cambiar Servidor de Empresas


Objetivo
Esta opcin permitir cambiar el Servidor de Base de datos donde residen sus empresas en caso que desee seleccionar o crear
empresas en otro Servidor distinto al que tiene definido.
Operatoria:
Al ingresar a la opcin aparecer la pantalla indicada en la Fig, N 1:
Fig, N 1

En esta pantalla deber indicar los siguientes datos:


Actual Servidor: Se despliega el Servidor o la lista de servidores que tiene definido para trabajar con los sistemas Softland. Con
el botn
usted podr hacer una bsqueda de los servidores disponibles en su red, la bsqueda de los servidores depender
directamente de la correcta configuracin de red.
Nuevo Servidor: En este campo usted podr ingresar manualmente o seleccionar de la lista el nombre del Servidor de Base de
Datos por el que reemplazar su Actual Servidor.
Ingrese Password del administrador sa: En este campo deber ingresar la password del login sa del motor de BD de nuevo
Servidor de Empresas a definir, si usted desconoce la password intente dejar en blanco este campo, si el sistema le indica que no
es la password correcta. entonces comunquese con el administrador de sus sistema para que le provea la password necesaria para
ejecutar este proceso.
Clave Sistema: En este campo deber ingresa la Clave del sistema en el que est realizando este proceso, la clave es la que viene
en la tarjeta de registro de productos que Softland entrega junto a los sistemas para su activacin.
NOTA: Si necesita tener ms de un Servidor de Empresas disponible para su aplicacin deber comunicarse con su ejecutivo
comercial Softland.

DENTRO DEL SISTEMA

1-35

1.14 Vista de Conexiones Activas de la Licencia


Objetivo
Permite consultar las conexiones activas de la licencia, correspondientes a las conexiones del Sistema y las de Base de Datos, el
total contratado por cada una de ellas y el listado de las sesiones activas en ese momento.

Importante:
Sr. Usuario, esta opcin estar habilitada slo si posee Licencia SH; de lo contrario, no se mostrar en el men
Empresa.
Operatoria
Tras seleccionar esta opcin, el sistema desplegar una pantalla de consulta con la vista de conexiones activa de la Licencia, tal
como se muestra a continuacin:

Sr. Usuario:
Las conexiones activas de Base de Datos se contabilizan 1 por equipo o sesin en Terminal Server.

1-36

1.15 Salida del Sistema


Objetivo
Permitir la salida desde este sistema al ambiente Windows, para desarrollar otra actividad.
Operatoria
Para llevar a cabo este proceso, seleccione la opcin Salir, del men Empresa o el botn Salir
Herramientas.

desde la 3 Barra de

Tras elegir cualquiera de las dos alternativas, se cierran todas las ventanas del sistema. Si est trabajando en algn proceso en
especial, el sistema confirma la salida.

SEGURIDAD

2-1

2. Seguridad
Objetivo
Administrar el control de ingreso de los usuarios a las distintas opciones de este sistema.
A travs de Administracin de Seguridad, el usuario principal podr definir permisos de acceso a los distintos procesos del sistema,
por parte de los usuarios secundarios y a la vez asignarle una password o clave de ingreso.
Los sistemas Softland, estn concebidos dentro de un esquema de seguridad que contempla:

La definicin de un Usuario Principal o Administrador del sistema, el cual viene autorizado por el programa para
ejecutar todos los procesos. (En primera instancia viene definido como Usuario SOFTLAND, Password SOFTLAND).
La definicin por parte del Usuario Principal, de Usuarios Secundarios o Perfiles de Usuarios a los cuales dar
permisos de acceso a determinados procesos del sistema.
La Creacin de una password secreta de ingreso al sistema, para cada uno de los Usuarios Secundarios.
Cambio de password del Usuario Principal.

El proceso de Seguridad, se activa solamente cuando existe una empresa seleccionada.


Operatoria
Al seleccionar la opcin Seguridad o la flecha que aparece en el botn Llave
, desde la primera Barra de Heramientas
(Ver en Apndice B), se despliega un men de bajada con las siguientes opciones (Ver Figura N 1):
Figura N 1

2.1 Permisos por Usuario


Objetivo
Crear usuarios que tengan acceso al sistema y a la vez asignarle los permisos necesarios para la operacin en los distintos procesos.
- La nica persona autorizada a operar dentro de este proceso, es el Usuario Principal o Administrador del sistema.
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su Password
estando; por ejemplo, en Cotizaciones y Notas de Ventas, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier
sistema Softland.
Operatoria
Al seleccionar la Definicin de Usuario por primera vez, se presenta una pantalla similar a la de Asignacin de Privilegios a
Usuarios (Figura N 1), variando las opciones segn el sistema que est en uso. En ella tendr que sealar el Cdigo del Usuario
(mximo 8 caracteres) y su Nombre (mximo 50 caracteres). Por ejemplo: como usuario se podr ingresar la sigla del nombre
(PQN) y en la descripcin el nombre completo (Pablo Quiroga Nez).

2-2
Figura N 1

Importante
Sr Usuario:
Si su empresa es emisora de documentos electrnicos, deber indicar el Rut y E-mail de los usuarios autorizados para
la generacin y envo de documentos electrnicos.
El usuario Softland slo podr realizar consultas respecto a los DTE.
A continuacin se activan las carpetas: Permisos, Perfiles y Firma, donde se ingresa la informacin asociada al usuario, conforme a
lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta el usuario principal asigna los permisos al usuario en definicin, para que pueda ingresar a determinados procesos
del sistema.
Al elegirla, se despliega una lista de los procesos y los estados que stos tienen respecto al usuario en definicin. La Figura que se
presenta a continuacin (que corresponde al sistema de Inventario y Facturacin), muestra un ejemplo de esta carpeta:
Figura N 2

SEGURIDAD

2-3

Los permisos pueden ser otorgados proceso a proceso a un Usuario, o tomando como base los permisos de un Perfil:

Permisos al usuario proceso a proceso: se otorgan cuando se desea asignar una responsabilidad individual a un usuario,
sobre uno o varios procesos. Por ejemplo: en el caso del sistema de Inventario y Facturacin, el digitador Francisco
Fuentes estar a cargo de la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma, labores que no sern realizadas
por otro digitador.
Permisos al usuario tomando como base un Perfil: se otorgan al usuario todos los permisos que tenga asociado un
Perfil, adems de aquellos que le hayan sido dados en forma independiente. Por ejemplo: digitador Francisco Fuentes
tendr permiso para la Mantencin de las Facturas en Lnea, por Lotes y Proforma y, adems los permisos del Perfil
Operadores. (Los Perfiles se crean en el proceso Permisos por Perfiles, Captulo 2.2).

En esta carpeta se pueden llevar a cabo las siguientes operaciones, seleccionando el botn de opciones que aparece al lado
izquierdo de cada una de las alternativas:
Global:

Permite consultar todos los permisos otorgados al usuario en definicin, ya sea como usuario independiente o como
parte de un Perfil. Todos aquellos procesos que aparezcan con un 9 en la columna "Asignado", podrn ser
realizados por l.

Usuario:

Permite otorgar permisos individuales al usuario en definicin, con el fin de que pueda acceder a uno o varios
procesos del sistema.
Para llevar a cabo esta opcin, elija el proceso a autorizar en la columna Formulario, ubicando el indicador del
mouse sobre l y haciendo clic. Con esto se despliegan en la columna Permiso, una o varias alternativas de
operacin que son dependientes del proceso recientemente elegido, a las cuales podr tener acceso el usuario.
Para dar autorizacin se hace un doble click sobre la o las operaciones deseadas en la columna Permiso. Aquellas
que sean elegidas irn apareciendo con un 9 en la columna "Asignado".
Para dar por finalizado el proceso de definicin se selecciona el botn Salir quedando el usuario con los permisos
correspondientes.
De esta misma forma, se pueden dar permisos adicionales a un usuario que tiene asignados Permisos por perfil,
para ello se elige el usuario y luego se ingresan los permisos adicionales.
Perfiles: Permite consultar los permisos del usuario en definicin, en base al Perfil al que se encuentra asociado,
siempre y cuando le hayan sido asignados desde la Carpeta Perfiles.
Para ello se selecciona de la lista desplegable que aparece en el campo Perfiles de este Usuario, el perfil a
consultar.
Todos aquellos procesos que tenga autorizado el usuario, segn el perfil elegido, aparecern con un 9 en la columna
"Asignado".

Carpeta Perfiles
Si los permisos van a ser otorgados por perfil, ANTES de ingresar a esta carpeta se deben haber definido los perfiles
correspondientes, en el proceso Permisos por Perfiles (captulo 2.2).
A travs de esta carpeta se indican los perfiles que sern asociados al usuario en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos
ventanas, una con los perfiles Disponibles y otra de perfiles Asignados (Ver Figura N 3).

2-4
Figura N 3

En la ventana del lado derecho aparece la lista de perfiles que fueron creados a travs del proceso Permisos por Perfiles (Captulo
2.2); mientras que en la de la izquierda irn apareciendo los perfiles que sean atribuidos al usuario en definicin.

Asignacin de Perfiles
Para asignar perfiles al usuario, se elige el perfil deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha
que indica a la izquierda, borrndose automticamente el perfil de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los perfiles de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados", es decir
asigna de una sola vez todos los perfiles al usuario en definicin.

Quitar Asignacin de Perfiles


Para quitar una asignacin de perfil al usuario, marque el perfil correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y seleccione el
botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de perfiles, selecciona el botn con la doble flecha
a la derecha.

Carpeta Firma
Permite el acceso a un archivo con formato BMP, cuyo contenido debe ser la firma digitalizada del usuario, de tal forma que pueda
ser incorporada en los documentos que lo requieran.
Los archivos de la firma digitalizada deben grabarse en el directorio \SOFTLAND\BITMAPS, con extensin BMP, ya que al
elegir la Carpeta General, el sistema accede dicho directorio.
Para seleccionar la firma se debe ubicar el indicador del mouse en el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho del
campo Firma y, de la lista presentada (siempre y cuando hayan firmas digitalizadas), elegir la que corresponda al usuario en
definicin.
La firma seleccionada aparecer en la ventana que est en blanco bajo el campo Firma, tal como muestra la siguiente Figura N 4.

SEGURIDAD

2-5
Figura N 4

Finalizado el ingreso de los antecedentes en las carpetas, podr cambiar la password del usuario, que viene predefinida como
Softland, a travs de la seleccin del botn Cambio Password, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el nombre del
usuario y su password actual, dando acceso para el ingreso de una nueva.
En este punto podr modificar la password de cualquier usuario, ya que frente al campo usuario se activa el botn Buscar, el cual
le permite acceder a cualquier usuario de la lista y cambiarle su password. Cualquiera haya sido el caso, bastar con que seleccione
el botn OK, para que la nueva password quede registrada. Para mayores antecedentes respecto al tema password refirase al
captulo 2.4 Cambio de Password.
Ingresados todos los antecedentes para "Permisos por usuarios", se selecciona el botn Salir, quedando el usuario con los permisos
correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de usuarios definidos, (Ver Figura N 6) pudiendo
Agregar, Modificar y/o Eliminar Usuarios, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).
Figura N 6

En caso que la lista de usuarios sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo
ingresando el cdigo o la descripcin del usuario, en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego
seleccionando el botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se despliega al ingresar a este proceso, cuando existen usuarios que fueron definidos.
Para abandonar el proceso, basta con seleccionar el botn Salir.

2-6

2.2 Permisos por Perfiles


Objetivo
Crear perfiles basados en permisos de ingreso a procesos que son comunes a varios usuarios.
La nica persona autorizada a modificar los Permisos por Perfiles, es el Usuario Principal.
Operatoria
Al ingresar por primera vez a este proceso, se despliega la ventana Detalle de Perfiles, tal como muestra la Figura N 1. En ella
indicar el cdigo del perfil a crear (mximo 8 caracteres) y su descripcin (mximo 40 caracteres).
Dado que la forma de proceder ante este proceso es comn a cualquier sistema Softland, tomaremos como ejemplo el sistema
Inventario y Facturacin: Supongamos que todas las personas que estn autorizadas para generar Guas de Despacho,
pertenecern al perfil MGD, todos los que estn autorizados para generar las Facturas, pertenecern al perfil MFA y as
sucesivamente.
Figura N 1

Indicado lo anterior, se activan las Carpetas Permisos y Usuarios, las cuales estarn a su disposicin para efectuar lo siguiente:

Carpeta Permisos
En esta carpeta usted podr elegir los procesos a los cuales tendrn acceso todos los usuarios que pertenezcan al perfil en
definicin. Para ello deber indicar el Formulario o proceso a autorizar, haciendo doble clic sobre el recuadro que aparece frente
al proceso y en la columna Estado, tras lo cual aparecer un 9 en seal de su seleccin.
Si el proceso elegido cuenta con subopciones, stas se desplegarn en la columna Permiso, para que le sean ingresadas las
autorizaciones respectivas, de la misma forma que se indic anteriormente.
Los procesos elegidos, debern presentarse tal como muestra la Figura N 2.

SEGURIDAD

2-7
Figura N 2

Carpeta Usuarios
En esta carpeta se indican los usuarios que formarn parte del perfil en definicin. Al seleccionarla se despliegan dos ventanas, una
con los usuarios Disponibles y otra de usuarios Asignados (Ver Figura N 3).
Figura N 3

Asignacin de Usuarios a un Perfil


Para asignar Usuarios al perfil, se elige el deseado en la ventana "Disponibles" y luego se selecciona el botn con la flecha que
indica a la izquierda, borrndose automticamente el usuario de esta ventana y apareciendo en la de "Asignados".
El botn con doble flecha a la izquierda pasa todos los usuarios de la ventana "Disponibles", a la ventana "Asignados"; es decir,
asigna de una sola vez todos los usuarios al perfil en definicin.
Quitar Asignacin de Usuarios
Para quitar una asignacin de usuario al perfil, se marca el usuario correspondiente en la ventana "del lado izquierdo" y se
selecciona el botn con la flecha que indica a la derecha. Para quitarle todas las asignaciones de usuarios, selecciona el botn con
la doble flecha a la derecha.
Para dar por finalizado este proceso de "Definicin de perfiles", se selecciona el botn Salir, quedando el perfil con los usuarios y
permisos correspondientes. Cuando esto ocurre, se despliega la pantalla con la lista de perfiles (Ver Figura N 4) definidos,
pudiendo Agregar, Modificar y/o Eliminarlos, a travs de los botones de la 2 Barra de Herramientas (Ver Apndice B).

2-8
Figura N 4

En caso que la lista de perfiles sea muy extensa, se podr utilizar el sistema de bsqueda automtica, que se lleva a cabo ingresando
el cdigo o la descripcin del perfil en uno de los recuadros de bsqueda (parte superior de esta ventana) y luego seleccionando el
botn Aplicar.
Esta pantalla es la misma que se presenta al ingresar a este proceso una vez que se han definido perfiles.
Para salir de este proceso se elige el botn Salir.

SEGURIDAD

2-9

2.3 Permisos por Procesos


Objetivo
Permitir que los distintos procesos del sistema sean ejecutados por determinados usuarios y/o perfiles.
La nica persona autorizada para dar permisos por proceso es el Usuario Principal.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se abre una ventana con la lista de procesos del sistema, donde tendr que sealar si la visualizacin se
efectuar por Usuarios o por Perfiles, y si en ella tendr que aparecer slo los usuarios o perfiles con permisos asignados, o todos.
Ver Figura N 1.
Figura N 1

Cualquier proceso que se encuentre activo aparecer precedido por un signo 9 (VB) dentro de una celda, lo mismo ocurrir con
los perfiles o usuarios, donde el 9 (VB) aparecer en las celdas que estn en la columna asignada.
Para dar o quitar permisos, tendr que hacer clic sobre la celda del campo requerido y el signo 9 se activar (aparecer) o se
desactivar (desaparecer).
Un usuario o un Perfil, podr tener todos los permisos o procesos que se estime conveniente, segn las necesidades de la empresa.

Procedimiento a seguir:
1. Seleccione el Proceso que Ud. requiere autorizar o quitar el permiso, haciendo clic sobre l.
Si necesita conocer los subprocesos del proceso en cuestin, haga clic sobre el signo + que le antecede.
2. Una vez elegido el proceso, seleccione el perfil o el usuario que ser autorizado o desautorizado para utilizar dicho proceso,
haciendo clic sobre la celda que aparece en la columna Asignado.
3. Finalizada la seleccin salga del proceso.
En caso que slo requiera visualizar aquellos Usuarios o Perfiles que tengan permisos asignados, seleccione la celda que est a la
derecha del campo Mostrar slo con Permisos.

2-10

2.4 Informe Permisos Asignados


Objetivo
Permitir el despliegue en una matriz Excel de los permisos asignados a los usuarios en cada uno de los sistemas creados en la
empresa.
Operatoria
Al ingresar a la opcin se desplegar una pantalla con el texto "Analizando Permisos" donde el proceso buscar los permisos
asignados a los usuarios para cada sistema y los desplegar luego en una matriz Excel separados en hojas diferentes para cada
sistema.
Se despliega la columna "Proceso" con el detalle de los permisos de cada opcin de sistema y en otra columna el detalle de los
usuario que tienen al menos un permiso dentro del sistema, indicando la palabra "SI" en el cuadre Proceso/Usuario para el permiso
asignado al usuario.

Nota: NO sern desplegados en el informe los usuarios que NO tienen permisos asignados.

SEGURIDAD

2-11

2.5 Cambio de Password


Objetivo
Modificar la password de los usuarios, tanto principal como secundarios.
En primera instancia todos los usuarios que se generan en este sistema, quedan con la password SOFTLAND, por lo tanto para
modificarla y asignarle a cada usuario su propia password, se debe usar esta opcin.
- La password puede ser modificada solamente al usuario que est activo al momento de elegir esta opcin. Para cambirsela
a otro usuario, primero se debe activar el usuario deseado (Captulo Usuario) y luego ingresarle la nueva password en este
proceso. (Un usuario est activo cuando aparece en la Barra de Estado que se despliega en la parte inferior de la pantalla,
ver Apndice A.3).
- Tanto los Usuarios, como sus Passwords son nicas en los sistemas Softland, por lo tanto si un Usuario cambia su
Password estando en Contabilidad y Presupuestos, sta quedar registrada y ser vlida para el ingreso a cualquier sistema
Softland.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se presenta una ventana con el nombre del usuario y se solicita la password original. Una vez que sta
es ingresada, el sistema pasa a solicitar la nueva password, la cual debe ser ingresada dos veces con el fin de verificar que se
ingres correctamente. (Ver Figura N 1).
Figura N 1

Al finalizar se podr optar por la alternativa OK para que la nueva password quede registrada, o por Salir, para irse del proceso sin
cambiar la password.
El usuario y la password son solicitados por el sistema, cada vez que se selecciona una empresa.

2-12

2.6 Definicin de Seguridad de Password


Objetivo
Mediante este proceso el administrador podr definir restricciones para la generacin de usuarios y password.
Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde deber parametrizar la siguiente informacin. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Exige largo mximo de la Password, al seleccionar este check bdeber indicar el nmero de caracteres (mximo 10).
Exige que la Password tenga los siguientes tipos de caracteres (debe seleccionar al menos 3), seleccione la caja de chequeo b
que preceden a los tipos de caracteres que desea considerar (letras minsculas, letras maysculas, nmeros y/o caracteres tales
como $ % = ?, etc.)
Cambio de Password, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- Obliga a cambiar la password la primera vez que el usuario entra a un sistema Softland.
- El usuario deber ser obligado a cambiar su password cada N das, donde N es el nmero de das en que el sistema va a solicitar
el cambio de password.
- El usuario no podr repetir las N ltimas password utilizadas, donde N es la cantidad de veces en que el usuario no podr hacer
uso de sus password anteriores.
- El usuario podr visualizar su password actual al momento de hacer el cambio.
Bloqueo de Usuarios, seleccionando la caja de chequeo b que precede a cada opcin, podr indicar:
- El usuario no podr acceder al sistema despus de N intentos fallidos, donde N es el nmero de intentos fallidos para que el
usuario sea bloqueado por el sistema.
- Los usuarios que no se han logeado en N o ms das sern bloqueados por el sistema, donde N es la cantidad de das para que el
sistema detecte que usuarios no han usado su login.
Indicada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas para que los cambios sean registrados
en el sistema.
Slo se activar la seguridad de password al acceder a la opcin y grabar los datos correspondientes. De lo contrario, el
sistema seguir operando como antes.

SEGURIDAD

2-13

El comportamiento del login estar ligado a los parmetros ingresados en la opcin Parmetros, men Seguridad.

Al presionar OK luego de ingresar el usuario y la password, el sistema chequear si el usuario se encuentra bloqueado, de ser as
desplegarn los siguientes mensajes dependiendo del motivo de su bloqueo y no se le permitir logearse.

Sr. Usuario:
Si se est logeando por primera vez, el sistema solicitar realizar el cambio de password, tal como se muestra a continuacin:

2-14
Al presionar S, el sistema levantar la pantalla Ingreso de Password, al presionar No, el sistema no se le permitir logearse.
Importante:
El sistema validar que el nmero de intentos fallidos no supere el nmero ingresado en los parmetros. Si lo supera,
el usuario ser bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no ha realizado el cambio de password obligatorio dentro de los das especificados en los parmetros ser
bloqueado y no se le permitir logearse.
Si el usuario no se ha logeado dentro del tiempo ingresado en los parmetros, el sistema lo bloquear y no se le
permitir logearse.
Luego de realizadas todas las validaciones y si el usuario logr logearse, el sistema actualizar la tabla usuarios con la fecha del
sistema.
El comportamiento de la opcin Cambio de Password se encontrar tambin ligado a los parmetros ingresados en la opcin
Parmetros, men Seguridad.

Al digitar la nueva password y pasar al campo Repetir Nuevo Password, el sistema validar lo siguiente:
Si el usuario se encuentra en esta pantalla porque se est logeando por primera vez, el sistema no le permitir salir de la opcin
mientras no ingrese una password distinta a la asignada, tal como se muestra en el siguiente mensaje:

Al ingresar una nueva password, el sistema realizar las siguientes validaciones:

Si el largo mnimo de la password tiene un largo mayor al especificado en los parmetros, el sistema no permitir grabar y
desplegar el siguiente mensaje:

Si en los parmetros se exige una o varias de las siguientes condiciones: que la password contenga minscula, mayscula,
nmeros y caracteres especiales se validar que se cumpla la condicin. De no cumplirse no permitir grabar y enviar el
siguiente mensaje:

SEGURIDAD

2-15

Este mensaje ser paramtrico, dependiendo de las condiciones exigidas para la password en la opcin de Seguridad de
Password.
Si en los parmetros se exige que no se repitan las ltimas (nmero ingresado en los parmetros) password, el sistema validar que
se cumpla esta condicin. De no cumplirse, no permitir grabar y enviar el siguiente mensaje:

Luego de realizar todas las validaciones el usuario podr grabar la nueva password.
Para desbloquear o bloquear un usuario se deber ingresar a la opcin Permisos por Usuario, donde se agregarn dos botones,
bloqueo y desbloqueo de usuario. Si el usuario seleccionado se encuentra bloqueado, se informar mediante un mensaje en la
pantalla sobre el motivo de bloqueo del usuario.

Icono parpadeante
que indica que el
usuario se encuentra
bloqueado

Texto informativo sobre el


motivo de bloqueo del
usuario.

El botn de
bloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado no
este bloqueado.

El botn de
desbloqueo
slo se habilitar
cuando el usuario
seleccionado este
bloqueado.

2-16

2.7 Usuario
Objetivo
Cambiar Usuario dentro de una sesin de trabajo, con el fin de que el sistema quede activo con los permisos que el nuevo usuario
tenga asignados.
Cuando el usuario est activo aparece su identificacin en la Barra de Estado del sistema, en la parte inferior de la pantalla
(Apndice A.3).

Operatoria
Al seleccionar esta alternativa, se presenta una ventana donde se debe ingresar el nombre del usuario a activar y su password. Ver
Figura N 1.
Figura N 1

Si se ingresa un usuario que no ha sido definido como tal, el sistema lo advierte a travs de un mensaje que se despliega en
pantalla, y lo vuelve a solicitar.

SEGURIDAD

2-17

2.8 Restricciones por Bodega


Objetivo
Restringe a un usuario el ingreso de documentos y emisin de Libro de Ventas en la las bodegas que le hayan sido restringidas.
Los informes y Consultas (excepto el Libro de Ventas) siempre podrn ser emitidos para todas las Bodegas. No existe
restriccin al respecto.
Operatoria
Para restringir la visualizacin de una Bodega a un usuario en particular, lo primero que deber hacer es identificarlo y
seleccionarlo desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo Usuario. Ver Figura
N 1.
Una vez indicado el nombre del usuario, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las bodegas que maneja la empresa.
Posicinese en la columna Restringe, frente a la Bodega a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una 9 en
seal de Restringido.
Figura N 1

Junto a la informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro, Guardar graba
los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del sistema de
Inventario y Facturacin, en los cuales el usuario seleccionado no tendr acceso. Ver Figura N 2.
Figura N2

Si la empresa ha sido creada a travs del sistema de Puntos de Venta, en el listado de los procesos restringidos aparecern
tambin los procesos restringidos para el usuario en este sistema.
Seleccionando el botn Salir, regresar a la pantalla anterior.

2-18

2.9 Restricciones por Caja


Objetivo
Restringe el acceso a un usuario a las distintas Cajas que maneja la empresa.
Operatoria
El sistema despliega una pantalla solicitando indicar el usuario al cual le aplicar las restricciones, el nombre podr digitarlo
directamente o bien seleccionarlo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo
Usuario. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Indicado el nombre, el sistema desplegar el cdigo y descripcin de todas las Cajas que maneja la empresa. Posicinese en la
columna Restringe, frente a la Caja a considerar y haga doble clic, tras lo cual el sistema dejar una 9 en seal de Restringido, lo
que significa que el usuario no podr acceder a esa Caja dentro de los procesos del sistema. Ver Figura N 2
Figura N 2

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones: Salir abandona el proceso sin dejar registro,
Guardar graba los cambios generados dentro de este proceso y Procesos Restringidos permite consultar los procesos dentro del
sistema de Puntos de Venta Softland a los cuales el usuario no podr acceder en la o las Cajas restringidas. Ver Figuras N 3.

SEGURIDAD

2-19
Figura N 3

Los procesos en los cuales usted no podr usar ninguno de los cdigos seleccionados en el Sistema Puntos de Venta son:
Definicin de Caja, Egreso de Caja, Ingreso de Caja, Consulta e Impresin Arqueo de Caja y Apertura y Cierre de Caja.

2-20

2.10 Auditora de E/S Procesos


Objetivo
Este proceso permite auditar la Entrada y Salida de los usuarios a los distintos procesos del sistema.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, el sistema desplegar una pantalla en la cual deber indicar los filtros necesarios para efectuar la
consulta, tal como se solicita a continuacin. Ver Figura N 1
Figura N 1

Opciones de Consulta:
Sistemas:

Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar el sistema a consultar, por defecto el
sistema muestra el que est corriendo.

Procesos por sistemas:

Al seleccionar el botn listas desplegables, podr seleccionar los procesos de cada sistema, por
defecto el sistema muestra Todos.

Usuarios por sistemas:

Muestra los usuarios autorizados de cada sistema para efectuar este proceso, por defecto el sistema
muestra Todos.

Rango de fecha a Auditar: Indique la fecha desde/hasta a considerar en la consulta, por defecto el sistema muestra la fecha
actual, la cual podr ser mantenida o modificada a travs del botn

Para continuar con el proceso, seleccione el botn Consultar tras lo cual se desplegar la siguiente pantalla. Ver Figura N 2

SEGURIDAD

2-21
Figura N 2

En ella, se desplegar la informacin con el resultado de la bsqueda, dependiendo de los filtros indicados: Sistema, Proceso
Fecha de Entrada, Usuario, Hora de Entrada, Hora de Salida y Tiempo ocupado.
Sr. Usuario:
El sistema mostrar en la parte inferior de la pantalla, el tiempo total ocupado, dependiendo de los filtros indicados.
Excel permite
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones: Volver regresa a la pantalla anterior y
enviar el resultado del reporte a un archivo Excel, para poder desde ah aplicarle las funciones y opciones de formato
correspondiente, junto con permitir hacer uso de todas las opciones que Microsoft proporciona.

2-22

2.11 Seguridad Sodatos MDB


Objetivo
Este proceso le permite a usted proteger y desproteger el archivo SODATOS.MDB con Password.
El archivo SODATOS.MDB es utilizado por algunos procesos de los sistemas Softland para acceder a la informacin de la base de
datos en Consultas e Informes de manera eficiente.
Sr. Usuario:
Esta opcin estar disponible slo para el usuario Softland, el que posee los permisos y privilegios para operar en este
proceso.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, el sistema desplegar una pantalla (Figura N 1), donde se muestra el objetivo, ventajas y desventajas
del proceso.
Figura N 1

Importante:
Si su empresa no est preparada para asignarle seguridad al archivo MDB, el sistema desplegar el siguiente
mensaje:
Seor Usuario:
Su empresa no est completamente preparada para poder asignarle seguridad al archivo
SODATOS.MDB, para poder realizar esta tarea se deben actualizar los siguientes mdulos con esta
caracterstica.
Sistemas
- Contabilidad y Presupuestos
- Produccin
- HelpDesk
- Inventario y Facturacin
- Cotizaciones y Notas de Venta
- Ordenes de Compra
- Cuenta Corriente Proveedores y Tesorera
- Recursos Humanos
- Punto de Venta y Sucursales
- Cuentas Corrientes Clientes y Cobranzas
Por favor contctese con su ejecutivo comercial para actualizar sus sistemas.
Al seleccionar el botn OK, se desplegar la pantalla de la aplicacin. Ver Figura N 2

SEGURIDAD

2-23

Figura N 2

Al seleccionar la opcin Colocar Password al Sodatos.MDB, deber ingresar la password de seguridad, el sistema
solicitar confirmar la password por segunda vez.
Seor Usuario:
La password debe ser mayor o igual a 8 caracteres alfanumricos y menor o igual a 10.

Importante:
Si el usuario Softland tiene asignada una password distinta a la que los sistemas configuran por defecto, de ser as, se
recomendar cambiar esta password para que la proteccin tenga una verdadera validez, esto es en caso que sea motor
SQL Server y no SQL Express (Base de Datos pequeas), tal como se muestra a continuacin:
Seor Usuario:
Para que la proteccin de su informacin sea realmente efectiva es altamente recomendable cambiar la password del
usuario Softland en SQL, de no hacerlo, un usuario podr continuar ingresando a la Sodatos va una copia anterior al
cambio de la Sodatos.MDB.
Desea cambiar la Password del Usuario Softland en la Base de Datos?
Si elige SI, el sistema pedir la password que se cambiar en el SQL Server dos veces para mayor seguridad, luego al dar
Aceptar, se realizar el cambio de la password y adems revincular el sodatos.mdb pues con esta accin se pierden los
vnculos.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn Aplicar Cambios para aplicar y grabar los cambios indicados.
Finalmente, el sistema desplegar un mensaje confirmando el xito de los cambios, entendindose que se efectuaron las dos tareas
que se seleccionaron, ingreso de password al archivo sodatos.mdb e ingreso de una nueva password al sql server con el fin de
proteger efectivamente la seguridad del sodatos.

2-24

Al seleccionar Quitar password al SODATOS.MDB, el sistema enva un mensaje informando los riesgos a los que est
expuesto al dejar sin password este archivo, tal como se muestra a continuacin
Seor Usuario:
Usted va a quitar la proteccin de password al archivo sodatos.mdb, con lo cual se permitir el ingreso a su Base de
Datos a travs de este archivo, sin ninguna restriccin.
Est seguro?
El sistema solicitar confirmar la eliminacin. Una vez confirmar deber seleccionar el botn Aplicar Cambios para
grabar los cambios y eliminar la password al archivo.

Al seleccionar Generar MDB Vinculado, el sistema solicitar al usuario el nombre del archivo a crear y la ruta fsica en
. Este archivo contendr todas las
disco donde quedar tal archivo MDB, lo cual podr realizar a travs del botn
tablas de la empresa a excepcin de las de seguridad y procesos propios de los sistemas Softland, tal como lo muestra la
siguiente imagen:
Figura N 3

Junto con indicar el directorio, se habilitarn en pantalla las opciones grabar con Password o sin Password..

Si elige grabar con password, se le habilitaran dos campos para ingresar la contrasea y la confirmacin de ella.
Si elige sin password se deshabilitarn los campos de ingreso de password.

Sr. Usuario:
El sistema informar a travs de un mensaje si el archivo seleccionado ya existe, solicitando que sea reemplazado para
continuar con el proceso, de lo contrario no podr generar el archivo.
Cualquiera sea la opcin elegida, seleccione el botn Aplicar Cambios para dar inicio con el proceso, tal como se muestra
en la siguiente pantalla:

SEGURIDAD

2-25

Figura N 4

Al finalizar, el sistema desplegar un mensaje confirmando la generacin exitosa del archivo.

BASES

3-1

3. Bases
Objetivo
Permitir la definicin de una serie de antecedentes bsicos, que sern requisito necesario para el correcto funcionamiento de este
sistema.
Dentro de estos antecedentes se encuentran la definicin de parmetros, identificacin de la sucursal, los datos de la empresa y, la
definicin de los formatos para los diferentes documentos que podrn ser creados en este sistema: Boletas, Facturas, Notas de
Crdito y Vales de Venta, adems de la definicin de las tablas de datos.
Al seleccionar esta opcin se presenta un submen de bajada (Figura N1) que muestra a modo de opciones, los distintos procesos
que desde aqu podrn ser llevados a acabo y cuya aplicacin se describe a lo largo de este captulo:
Figura N 1

Varias de las Tablas de datos son compartidas por todos los sistemas Softland, de ah que cualquier modificacin que sea
efectuada en alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.

3.1 Definicin de Parmetros


Objetivo
Permite definir algunos parmetros que sern utilizados durante el funcionamiento del Sistema.
Operatoria
Al ingresar a Parmetros se presenta una pantalla (ver Figura N1) dividida en 8 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la
siguiente informacin:
Figura N 1

3-2

Puntos de Venta Sucursales

Carpeta Generales
Esta carpeta se encuentra dividida en 3 sub-carpetas, dentro de las cuales deber ingresar la siguiente informacin:

Generales
Carpeta a dividida en 2 sub-carpetas:

Generales
Aviso Preparacin de Despacho
Cada vez que se genere una Factura o Boleta, usted tendr la posibilidad que el sistema enve un correo automticamente al
destinatario.
La activacin o no de dicho proceso, se efecta a travs de la seleccin del botn de chequeo que antecede a cada opcin. Al
activar dicho botn, se dar por aceptado el proceso, por lo tanto tendr que indicar la direccin e-mail a la cual se enviar el
correo que informar la generacin de estos documentos, una vez que sean emitidos en el sistema.
Controla la vigencia de Folios de Documentos Legales?
Si desea desactivar este chequeo, debe realizarlo a travs de la opcin Bases - Parmetros del sistema de Inventario y Facturacin
- Punto de Venta en Lnea
El check se activar o desactivar automticamente
- Punto de Venta Remoto (disponible slo en versin ERP)
Deber realizar un traspaso desde la central al punto de venta y en el punto de venta realizar la importacin para que el
check tome el valor asignado.
N de decimales en porcentaje de descuentos
Ingrese el N de decimales en porcentaje (Mx. 2). Adems, podr seleccionar la caja de chequeo si prevalece el porcentaje (%) de
descuento ingresado, es decir, conservar el porcentaje de descuento ingresado por el usuario sobre el calculado por el sistema.
Formato para Vales de Venta para Boletas
Seleccione la caja de chequeo a considerar como formato para vales de venta para boletas: Formato Preimpreso (mximo 30
movimientos) o Formato para papel en Rollo.
Para los Vales para Boletas, estos parmetros slo indican la forma en que sern impresos, ya que los vales
permiten un ingreso mximo de 999 movimientos.

BASES

3-3

Fijacin Precio Piso


Corresponde al Costo Promedio del Producto ms el Porcentaje de Margen que usted ingresar en esta opcin. Al seleccionarla, el
sistema permitir controlar ventas bajo el precio del piso del producto, es decir, si usted ingresa un precio inferior al precio piso, el
sistema no permitir vender ese producto a ese precio.
Importante:
Si ya tiene un Porcentaje de Margen para el Precio Piso en el Sistema de Cotizaciones y Notas de Ventas, se cargar ese
dato al marcar por primera vez la opcin de Control de Ventas bajo Precio Piso, dato que usted podr cambiar y manejar
independiente entre los diferentes mdulos.
Utiliza Verificacin de Cheques va Orsan
Seleccionando la caja de chequeo indicar que utiliza el servicio de consulta de cheques va ORSAN.
- En Produccin, corresponde a la etapa una vez autorizado por ORSAN para utilizar el servicio.
- En certificacin, corresponde a la etapa de pruebas internas de Softland previo a la autorizacin de ORSAN.
Su sitio de visualizacin de Boletas Electrnicas es externo?
Seleccionando este check, el sistema permitir enviar las Boletas Electrnicas a un Sitio especfico para que sus Clientes puedan
consultas sus Boletas segn disposiciones del SII.
El botn Valida Url, permitir validar la Url del Web Services.

Productos

Si desea Manejar anticipos asociados a los productos de tipo servicios (opcin habilitada slo en versin ERP), seleccione la
caja de chequeo, tras lo cual el sistema activar el botn Definir Productos, donde deber seleccionar los productos que sern
tratados como anticipos. Adems, el sistema habilita el check que permite cambiar el precio del anticipo en la venta (aunque el
usuario no tenga permisos para cambiar precios).
El sistema mostrar slo Productos marcados como No inventariables
Ayuda para seleccin de Productos en Documentos de Venta
Seleccione la caja de chequeo a considerar: desplegar slo los productos definidos en la Ficha con atributo para Venta o Si el
producto maneja ms de una unidad de medida, asuma la unidad de medida por defecto sin pasar por la columna Unidad de
medida en los movimientos de los documentos, Mostrar Stock de los Productos en las Bsquedas y/o Mostrar Precio de los
Productos en las Bsquedas.
Si desea Utilizar etiquetas cdigo de barra con Producto Peso/Unidad generados desde una Balanza, seleccione la caja de
chequeo.
Si usted selecciona esta opcin, esto indica que utiliza una balanza que genera etiquetas Producto Peso y que al momento
de la venta ser capturada esta informacin por medio de un lector de cdigo de barras.

3-4

Puntos de Venta Sucursales

Al seleccionar, el sistema habilitar los campos donde deber indicar la cantidad de dgitos para: el Cdigo del Producto (tenga
presente que el sistema no restringir el largo del cdigo al momento de la creacin de Productos. Por lo que queda bajo su
responsabilidad crear los productos con esta cantidad dgitos como mximo), el Peso/Unidad, la cantidad para estos 2 campos no
podr ser mayor a 6 ni menor a 1
La cantidad de dgitos para el Peso /Unidad, estar vinculado al campo Dgitos para el Peso/Unidad
, es decir, si el usuario define 5 dgitos para el Peso/unidad, la suma de la cantidad de dgitos
enteros y decimales no puede superar esa cantidad, el campo decimales ser producto de una formula entre la cantidad de dgitos
para el Peso/Unidad menos los enteros.
Finalmente, deber indicar la Unidad de Medida de pesaje, definida en la balanza para estos productos (esta definicin debe ser la
misma definida para los productos que utilizar la Balanza).
Todos los parmetros definidos deben ser iguales a los que maneja la balanza a utilizar.

Punto de Venta en Lnea (esta opcin no se habilita en Punto de Venta Remoto)

Para Puntos de Venta en Lnea


Contabilizacin: Slo estar habilitado si tiene instalado el sistema de Contabilidad y Presupuestos.
Seleccione mediante el botn de opciones si desea que el sistema Contabilice la venta al imprimir el documento o Contabilice
la venta en forma posterior (en forma manual desde inventario o en forma automtica a travs del servicio de contabilizacin).

Sr. Usuario:
Para realizar en forma exitosa la Contabilizacin en Lnea de un documento, deber indicar en el sistema de Inventario y
Facturacin ERP, todos los parmetros de contabilizacin necesarios para efectuar este proceso, los cuales son solicitados en las
siguientes opciones:
- Men Bodega/Ficha de Productos, carpeta Contabilizaciones.
- Men Contabilizacin/Parmetros de Contabilizacin, carpetas Parmetros Generales y Parmetros de
Contabilizacin Automtica. En esta ltima carpeta, deber ingresar la descripcin para los comprobantes y el centro de
costo por defecto (slo si su empresa maneja centros de costo), adems seleccionando el botn Editar Loger, podr
revisar o consultar los documentos que fueron contabilizados en forma exitosa y los documentos que presentan errores,
indicando la causa por la cual no fueron contabilizados.
En caso de requerir ayuda en el ingreso de los parmetros solicitados en el sistema de Inventario y Facturacin ERP,
remtase a consultar el manual en Lnea o PDF que vienen incorporados en el sistema.

Al seleccionar esta opcin, el sistema validar la existencia de stock en la bodega para los productos que se despachen en Facturas,
Boletas y Guas de Salida.
Si decide NO controlar stock al momento de vender, tampoco se validar el permiso para controlar stock en los Vales de
Venta.

BASES

3-5

Al seleccionar esta opcin, el sistema permitir facturar y no despachar o despachar parcialmente los productos de una venta.
Al Facturar una Nota de Venta:
Seleccione mediante el botn de opciones, si al facturar una Nota de Venta, el sistema sugerir Cantidad Despachada igual a la
Facturada o Cantidad Despachada igual a Cero 0 (el usuario deber ingresar la cantidad). Esta ltima opcin estar habilitada
slo si anteriormente seleccion la opcin Permite Venta Anticipada.
Al facturar: Esta opcin se habilitar slo si anteriormente ha seleccionado la opcin Permite Venta Anticipada.
Permite indicar a travs del botn de opciones si al momento de facturar, el sistema sugerir cantidad despachada igual a facturada
o sugerir cantidad despachada igual a 0 (si dejar modificar).
Al facturar una Nota de Venta:
Dentro de esta opcin podr:
Sugerir cantidad despachada igual a facturada o sugerir cantidad despachada igual a 0 cero (el usuario deber ingresar la
cantidad, esta ltima opcin, se habilitar slo si anteriormente seleccion Permite venta anticipada.
Controla Bloqueo y Sobregiro de los Clientes:
Dentro de esta opcin podr:
Seleccionar la caja de chequeo Exige autorizacin para Generar Factura, Boletas o Despachos a Clientes Bloqueados o
Sobregirados, el sistema permitir manejar, al momento de realizar una venta (facturacin o guas de salida), el nivel de
bloqueo de ventas que maneja una empresa.
Desea controlar el Sobregiro de los clientes, el sistema enviar un mensaje informativo o restrictivo (dependiendo si el
usuario tiene permisos para generar documentos para clientes Sobregirados), al momento de generar Facturas en Lnea y/o
Boletas a Clientes Sobregirados.
El clculo del Sobregiro considera el Saldo Contable ms los Documentos NO traspasados a Contabilidad: Facturas,
Boletas, Notas de Dbito, Notas de Crdito ms las salidas concepto 01, 04, 10 y 11

Si exige aprobacin cuando el Cliente se encuentre Bloqueado o Sobregirado podr vender sin autorizacin slo bajo
condicin de Venta EFECTIVO:
Si desea que el sistema exija aprobacin, deber indicar qu cdigo de venta ha definido como EFECTIVO.
Adems, se habilitar el check Prevalece pago por defecto de caja, es decir, cuando la venta es en efectivo, prevalece el tipo de
pago por defecto, definidos en los valores predeterminados de la caja.

Punto de Venta Remoto


Permite indicar los parmetros para el control de stock en un punto de venta remoto para los documentos: Facturas, Boletas y
Guas de Salida.

3-6

Puntos de Venta Sucursales

Para Puntos de Venta Remoto


Estas opciones se habilitarn slo si ha realizado una importacin de datos desde Inventario y Facturacin.
Controla Stock en Facturas con Despacho, Boletas y/o Guas de Salida?
Seleccione el o los parmetros para el control de stock en un punto de venta remoto a considerar. Al seleccionar cualquiera de los
parmetros, podr indicar optando por el botn de opciones: que no permita venta sin stock o que avise si se produce una venta sin
stock.

Carpeta Vale de Venta


Cada vez que se genera un documento (factura o boleta) asociado a un Vale de Venta, usted tendr la posibilidad de eliminar el
Vale Asociado con la finalidad de utilizar nuevamente el nmero correspondiente.
Para esto, haga clic en la caja de chequeo que antecede a cada opcin.
Valores Predeterminados: podr indicar si Asume Valores predeterminados de una Caja, si es as deber indicar la caja, ya sea
ingresndola directamente, o bien, seleccionndola desde las opciones que aparecen luego de seleccionar el botn de bsqueda, o
indicar si Asume Valores Predeterminados definidos en la opcin Vales de Venta/Valores Predeterminados.
Sr. Usuario:
Al seleccionar en la opcin Vales de Venta/Valores Predeterminados el check Asume Valores Predeterminados, se
desmarcar el check Asume Valores Predeterminados de una Caja y se limpiar el texto de la caja.

Carpeta Fecha - Hora


Seleccionando las cajas de chequeo que anteceden a cada opcin, podr indicar si exige utilizar la misma fecha de la apertura de
caja al momento de generar documentos (facturas o boletas), la cual no podr ser modificada, adems podr seleccionar si exige
que aperturas y cierres de Caja DEBE se usar la hora del sistema.
Apertura y Cierre de Caja, selecciona la caja de chequeo para indicar si al utilizar Impresora Fiscal, el sistema Verifica que la
Fecha y Hora del computador sea igual a la Fecha y Hora de la Impresora Fiscal?
Importante:
En caso de no seleccionar esta opcin, pueden quedar documentos en fechas diferentes a la fecha de Apertura de la Caja
provocando descuadre al momento de realizar el Cierre.

BASES

3-7

Carpeta Productos KIT


Seleccionando las cajas de chequeo que preceden a cada opcin, podr indicar si imprimir la descripcin del Producto KIT en:
Facturas, Boletas, Guas de Salida, Vales de Venta y Notas de Crdito.
Importante:
- La impresin de descripcin del producto KIT no aplica para las Boletas Fiscales.

Carpeta Talla Color


En esta carpeta se define si el sistema manejar productos con atributo Talla/Color. As como tambin seleccionar el mtodo de
ingreso de los productos con atributo de Talla Color (Lineal o Matricial), en los distintos documentos que maneja el sistema:
Facturas, Boletas, Guas de Salida, Guas de Entrada y Vales.
Sr. Usuario:
Los Parmetros de Talla/Color corresponden a la informacin obtenida desde la Central.

3-8

Puntos de Venta Sucursales

Importante:
Si maneja cdigo de barra, al ingresar un cdigo de barra en la mantencin de documentos, se asumir
automticamente ingreso Lineal, independiente si se define ac que el ingreso es matricial.

Carpeta Consulta de Stock (carpeta disponible slo en versin ERP)


En esta carpeta se definen los parmetros para realizar la consulta de stock en lnea conectndose a una pgina WEB que distribuye
el sistema de Gestin.
Esta carpeta estar habilitada slo si est operando un sistema Punto de Venta Remoto.
Si usted tiene instalado el sistema de Gestin Softland, deber ingresar la URL o direccin http:// del Servidor WEB donde est
instalado.
A continuacin seleccione el botn Conectar, tras lo cual el sistema verificar la existencia del sitio ingresado.
Sr. Usuario:
Si la URL no corresponde, el sistema enviar el siguiente mensaje:
No existe conexin al sistema WEB Softland Gestin en la direccin indicada por usted (xxxxxxxxxxx), consulte al
Administrador.
Finalmente, deber seleccionar una empresa gestionada por el sistema Softland Gestin, desde el listado que se presenta al
presionar el botn de listas desplegables.

BASES

3-9

Carpeta Bsqueda de Productos


Esta carpeta permite definir la prioridad para la bsqueda de productos en los siguientes documentos (Boletas, Facturas, Vales de
Venta, Guas de Entrada y Salida, Toma de Inventario (Ingreso manual).

Al seleccionar el botn OK, el sistema registrar la informacin ingresada y regresar a la pantalla principal.
Al seleccionar el botn Cancelar, el sistema abandona el proceso y regresa a la pantalla principal, sin considerar los cambios
efectuados.

Carpeta Serie
Esta carpeta permite tener activa o no la opcin de manejar productos seriados en Facturas y/o Boletas (habilitado en versin ERP).

Maneja Productos con Series:


Permite indicar si los productos sern manejados con series o no, proceso que se logra seleccionando la caja de chequeo (ver
Apndice A.1 Botones) que aparece a la izquierda de la opcin.

3-10

Puntos de Venta Sucursales

Si la opcin no aparece seleccionada, significar que el sistema no podr manejar productos seriados.
Al optar por activar esta opcin, adems podr determinar la impresin de series, ya sea para Facturas y/o Boletas (disponible en
versin ERP).
Adems, seleccionando la caja de chequeo, el sistema imprimir Series junto con el Detalle del Producto.
Sr. Usuario:
Al desmarcar esta opcin, deber indicar en el formato de la Factura y/o Boleta el lugar en que desea que se muestre la
serie de los productos
Una vez definida la informacin en las diferentes carpetas, seleccione el botn OK para grabar y registrar los datos dentro del
sistema

BASES

3-11

3.2 Identificacin de Sucursal


Objetivo
Permite dar una identificacin a la sucursal, con el objeto de que cuando se exporten los datos a la central de la empresa, esta
informacin pueda ser claramente identificada y que no se mezcle con la de otras sucursales.
Previo a este proceso tendr que haber definido la Identificacin de las Sucursales en Inventario y Facturacin y luego
exportarlos a este sistema. Este proceso se encuentra habilitado slo en Versin ERP.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla mostrando todos los Puntos de Ventas definidos en Inventario y Facturacin
(ver Figura N1).
Figura N1

En ella deber seleccionar el Punto de Venta que lo identificar, posteriormente presione el botn OK, tras lo cual quedar
registrado en el sistema y regresar a la pantalla principal.

3-12

Puntos de Venta Sucursales

3.3 Definicin Datos Empresa


Objetivo
Permitir el ingreso de los datos de la empresa en que se est trabajando, es decir, modificar cualquier antecedente de sta o del
representante legal.
Adems, permite el ingreso de los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se despliega la ventana dividida en 4 carpetas, dentro de las cuales deber indicar la siguiente
informacin. Ver Figura N 1.
Figura N1

Datos Empresa
Permite ingresar los datos de la empresa en que se est trabajando; es decir: (RUT, Razn Social, Giro, Direccin, Comuna,
Apartado Postal, Provincia, Cdigo Postal, Ciudad, Regin, Pas, Fax, Fecha inicio actividad, la cual podr ser digitada
directamente o seleccionada desde el botn .
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo ubicada a la derecha de la imagen Factura Electrnica, podr indicar si la empresa es
emisor de documentos electrnicos, tras seleccionar este check, se validar que el ambiente de trabajo sea apto para la emisin de
estos documentos; si lo es, habilitar la carpeta Datos de envo de documentos electrnicos; de lo contrario se desplegar el
siguiente mensaje:
Sr. Usuario
Para emitir documentos electrnicos, deber tener instalado el Software Microsoft. NET Framework 1.1 + Microsoft.NET
Framework 1.1. Hot Fix; de lo contrario, el sistema detectar que no tiene el ambiente de trabajo necesario para la emisin
de estos documentos y lo informar por pantalla, sugirindole contactarse con su Administrador de Sistemas o con nuestro
Departamento de Soporte Softland, tal como se muestra en la siguiente figura.

BASES

3-13
Figura N 2

Datos Representante Legal


Permite ingresar los datos personales del representante legal de la empresa (RUT, Apellido Paterno, Apellido Materno y Nombre).
Adems podr ingresar la firma digitalizada asociada al representante legal. Ver Figura N 3.

Importante:
El sistema crear un directorio bajo la siguiente ruta c:\SOFTLAND\DATOS\DEMO\fotos\, donde debe dejar los
archivos *.bmp, *.jpg, *.gif.
Figura N 3

3-14

Puntos de Venta Sucursales

Configuracin DTE
Permite ingresar los datos necesarios para el envo de documentos electrnicos: Cdigo Actividad Econmica, son definidos por
SII y los podr digitar directamente o seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, el sistema
validar que se ingrese un cdigo como mnimo, Nombre Sucursal la cual es asignada por el SII, e-Mail DTE casilla electrnica de
la empresa, donde sern recibidos los documentos electrnicos y confirmaciones o rechazos de documentos enviados y el sito Web.
Adems deber indicar mediante el botn de opciones, si el emisor se encuentra en etapa de Certificacin (donde emite
documentos de pruebas a SII para certificacin) o de Produccin (dnde se encuentra autorizado para emitir documentos
electrnicos). Adems, el botn
informativo desplegar el siguiente mensaje: Los documentos mnimos exigidos por S.I.I. para
emisin de DTEs son Facturas, Notas de Crdito y Notas de Dbito electrnicas. Para documentos opcionales como por
ejemplo Guas de despacho o Boletas electrnicas debe indicar manualmente el manejo de stos en la carpeta Documentos
Electrnicos de esta misma ventana.
Cualquiera sea la etapa seleccionada, deber indicar la Fecha de Resolucin donde el SII autoriza al contribuyente para realizar
dichas operaciones. Si est en etapa de Produccin, deber adems indicar el Nmero de Resolucin por medio de la cual SII
autoriza al contribuyente a emitir documentos electrnicos. Ver Figura N 4.
Sr . Usuario
Para el envo de documentos electrnicos, es necesario que ingrese todos los datos solicitados; de lo contrario el sistema no
le permitir que grabe la informacin y desplegar un mensaje indicando los datos que se requieran.
Figura N 4

Finalizado el proceso, se puede seleccionar el botn OK, para que el sistema registre la modificacin, o el botn Salir, para que
anule los cambios y regrese al men principal.

BASES

3-15

Documentos Electrnicos
El sistema desplegar una grilla con todos los documentos electrnicos que emite el sistema.
Adems, podr indicar haciendo clic en el check si desea guardar los archivos XML enviados a SII en la carpeta DTE junto con
guardarlos en la Base de Datos.
Figura N 5

3-16

Puntos de Venta Sucursales

3.4 Reparar y Compactar Base de Datos


Objetivo
El objetivo de esta opcin, es reparar y compactar cualquier posible dao que se haya producido en su Base de Datos.

Por razones de seguridad y de evitar un trmino anmalo de este proceso, deber realizarse en forma exclusiva, por lo tanto
no podr haber ningn usuario conectado a la Base de Datos al momento de ejecutar el proceso.
Operatoria
Para llevarlo a cabo, tendr que seleccionar la opcin y el sistema comenzar a trabajar.
Usted se dar cuenta que ha finalizado el proceso cuando en vez del reloj de arena, aparezca nuevamente la flecha.

BASES

3-17

3.5 Definicin Formatos Impresin de Documentos


Objetivo
Permitir el diseo de Formatos para la impresin de Boletas, Facturas, Facturas Electrnicas, Notas de Crdito, Notas de Crdito
Electrnicas, Vales de Venta, Guas de Entrada y Guas de Salida, ya sean nicos para cada tipo de documento o uno por cada
Concepto, segn las necesidades de la empresa.
Es necesario crear formatos para la impresin de los documentos, ya que de lo contrario stos no podrn ser emitidos.
Operatoria
Cada vez que ingrese a este proceso, se encontrar con una pantalla donde deber sealar el Tipo de Documento para el que
definir el formato y Plantilla o formato que tendr asociado. Ver Figura N 1
Figura 1

Puntos de Venta Sucursales, dispone de 10 plantillas con formatos de documentos que pueden ser utilizados tal como estn, as
como tambin podrn ser adaptados conforme a las necesidades de la empresa o bien servirn como base crear nuevos formatos.
Los nombres de las plantillas predefinidas son: VW_BOLE.XLS (Boletas), VW_FACU.XLS (Facturas),VW_FACTUDTE.XLS
(Facturas Electrnicas) VW_Gent.XLS (Guas de Entrada), VW_Gsali.XLS (Guas de Salida), VW_NCRED.XLS (Notas de
Crdito), VW_NCREDDTE.XLS (Notas de Crdito Electrnicas) y VW_VALE.XLS (Vales de Venta).

Conociendo las Plantillas Existentes:


Para este efecto tendr que ingresar la siguiente informacin:
Tipo de Documento:

Haciendo clic sobre el botn de lista desplegables que aparece a la derecha de este campo ( ),
seleccione el Tipo de Documento para el que desea conocer el formato: Boleta, Factura, Guas de
Entrada, Notas de Crdito o Vales de Venta. Como ejemplo tomaremos "Facturas".

Plantilla:

Una vez elegido el Tipo de Documento, se despliega en este campo el nombre de la plantilla que tiene
asociada.
Si la plantilla no es la que usted desea, tendr que hacer clic en el botn de bsqueda que aparece a la
derecha de este campo, con lo cual se presentar la ventana de directorio de archivos, en modo Abrir
(Open). Ver Figura N 2.

3-18

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 2

En ella tendr que elegir el formato deseado. Por ejemplo VW_FACTU, para facturas.
Una vez elegido, seleccionar el botn Abrir, y su nombre aparecer en este campo.
A continuacin, y si corresponde, podr modificar o mantener, tanto el N de Movimientos a Imprimir por Pgina en Excel,
como el Largo Mximo de Caracteres para el Detalle del Producto.
Finalmente podr optar por visualizar en pantalla el formato a travs de la seleccin del botn Ver Plantilla o bien, por abandonar
el proceso a travs del botn Salir.
Al optar por Ver Plantilla, se abre la una planilla en Excel. Ver Figura N 3.
Figura N 3

Estando en este punto, podr hacer uso de todas las capacidades de Excel, especialmente de la opcin Imprimir, la cual le
permitir emitir el formato en papel con el fin de que pueda evaluar, si cumple o no con lo requerido.
Para regresar a Puntos de Venta Sucursales, tendr que salir normalmente de Excel.

BASES

3-19

Creando una Nueva Plantilla:


Para crear un nuevo formato, tendr que ingresar en el campo plantilla el nombre que le ser asignado y luego responder a la
consulta que confirma si desea copiar la plantilla en un original. Si la respuesta es negativa, el sistema sale de la consulta dejando
todo tal como estaba; de lo contrario si es afirmativa, se despliega una nueva consulta que confirma si est seguro. Nuevamente,
una respuesta negativa, lo har salir des este proceso, mientras que una afirmativa lo dejar almacenado y el sistema quedar a la
espera del procedimiento a seguir.

Modificando una Plantilla:


Como dijimos anteriormente, Puntos de Venta Sucursales trae predefinidas 5 Plantillas con formatos de documentos, las cuales si
bien es cierto son distintas en su formato, operan bajo una misma metodologa cuando se requiere modificarlas. Para tal caso
debemos aclarar lo siguiente:
Al abrir una plantilla, se abre automticamente el Excel y junto a l dos archivos con distintas extensiones. El primero que se
presenta en pantalla (Vw_nnnn.xls, que para efectos de descripcin en el manual llamaremos Formato), es aqul que contiene el
formato del documento propiamente tal (ver Figura N 3), el segundo (Vw_plant.txt, que llamaremos Base), que se accede desde
la opcin Ventana (Windows) de Excel, muestra los campos o antecedentes que podrn formar parte del formato del documento
(ver Figura N 4).
Figura 4

Para efectuar la modificacin de una Plantilla conforme a sus necesidades, tendr que utilizar siempre como base los antecedentes
que provee el archivo Vw_plant.txt que hemos denominado Base (Figura N 4), ya que all se encuentran los campos estndares
para este tipo de documentos.
Para llevar a cabo este proceso habr que:
1.

En el archivo Base, hacer clic en la Celda donde se encuentra el valor del campo (XXXX, 9999, XX/XX/XXXX), a incluir
en la Plantilla que va a ser modificada. Ver Figura N 5

3-20

Puntos de Venta Sucursales

Figura N 5

Todas aquellas celdas que contienen texto (Nombre, RUT, Fecha, N de Guas, N de Ln., Cd. Prod., etc.), corresponden
slo a los nombres de los campos. Ver Figura N 6
Figura N 6

Recuerde que el documento para el cual se define el formato viene preimpreso y que en caso de requerir un dato que no
aparezca en el documento, podr agregarlo digitndolo en la plantilla y luego agregndole el campo del valor, para que el dato
aparezca impreso al momento de emitir el documento.
Para el caso de los campos de "Movimientos", tendr que marcar hacia abajo, tantas celdas como movimientos tenga
definidos para el documento en cuestin, tal como se muestra en la siguiente Figura:
Figura N 7

2.

Luego hacer clic sobre el botn derecho del mouse y elegir la opcin Copiar, o bien seleccionar la alternativa Edicin Copiar,
del men de Excel.

BASES

3-21

3.

Ir al archivo de la Plantilla que contiene el Formato, eligindolo desde la opcin Ventana (Windows) de Excel.

4.

Ubicarse en el lugar donde se incorporar el nuevo campo y hacer clic en botn derecho del mouse.

5.

Elegir la opcin Pegado Especial.

6.

En la ventana desplegada (Figura N 8) elegir el botn Pegar vnculos, lo cual har aparecer el campo indicado en el formato
del documento.
Figura 8

De esta forma podr incorporar todos los campos que requiera, para que su Plantilla quede acorde con el formato deseado.
En caso que requiera eliminar un campo bastar, con que ubique el indicador del mouse sobre l , en la Plantilla (Figura N 3) y
pulse la tecla SUP.
Usted podr utilizar en la definicin de su formato todas las potencialidades que provee Excel. Ejemplo: Ver ambas ventanas
en pantalla, cambiar largo de un campo, etc.
Finalizada la definicin del nuevo formato para la plantilla y si todo est conforme, cerrar Excel grabando las modificaciones. Tras
esto regresar a la ventana de " Definicin de Formato" (Figura N 1), donde podr optar por continuar trabajando en este
proceso, o bien por salir de l.

Definicin de Formatos Documentos Tributarios Electrnicos (DTE)


La definicin de formatos de Documentos Tributarios Electrnicos, opera de la misma manera que cualquier definicin de formato
de otro documento, teniendo en consideracin lo siguiente:
Lo primero, es indicar el tipo de DTE al cual definir el formato, el concepto bajo el cual se regir (para los DTE slo
estar habilitado Formato nico) y Plantilla o formato asociado.
Punto de Venta y Sucursales, dispone de 4 plantillas con formatos con los Documentos Tributarios Electrnicos que
vienen predefinidos con las exigencias que requiere el SII. Los nombres de las planillas son: VW_BOLELEC.xls (Boleta
Electrnica), VW_FactuDTE.xls (Facturas Electrnicas), VW_NCREDDTE. xls (Notas de Crdito Electrnica) y
VW_NDEBIDTE.xls (Nota de Dbito Electrnica).

Al optar por el botn Ver Plantilla, se abre automticamente el Excel y junto a l dos archivos con distintas extensiones.
El primero que se presenta en pantalla VWFactuDTE.xls, VW_NCredDTE. xls o VW-Bolelec.xls (dependiendo del
documento seleccionado), es aqul que contiene el formato del documento propiamente tal (ver Figura N 9), el segundo
VW_PLANT.txt, que se accede desde la opcin Ventana (Windows) de Excel, muestra los campos o antecedentes que
podrn formar parte del formato del documento (ver Figura N 10).

3-22

Puntos de Venta Sucursales

Figura N 9

Importante:
-

El Timbre Electrnico no debe ser modificado ya que viene configurado segn los datos requeridos por el SII. Si es
adulterado, el Servicio de Impuestos Internos rechazar el documento que se enve.
Tanto para la etapa de Certificacin como Produccin, la primera hoja de las Facturas Electrnicas debe llevar la
palabra CEDIBLE.
En etapa de Produccin, el usuario deber ingresar bajo el timbre electrnico, el nmero y fecha de Resolucin por
medio de la cual, SII autoriza al contribuyente a emitir documentos electrnicos.

Para ms informacin, revise la documentacin publicada por SII acerca del Formato para los Documentos
Electrnicos.

BASES

3-23
Figura N 10

Para efectuar la modificacin de una Plantilla conforme a sus necesidades, tendr que utilizar siempre como base los
antecedentes que provee el archivo VW_PLANT.txt, ya que all se encuentran los campos estndares para este tipo de
documentos.
Para salir de Microsoft Excel, seleccione Archivo, Salir.

3-24

Puntos de Venta Sucursales

3.6 Tablas
Objetivo
Permitir el ingreso de antecedentes que quedarn registrados en las bases de datos y que se podrn acceder cada vez que sean
requeridos, desde cualquier proceso y cada vez que sea necesario, en forma rpida y eficiente, sin tener que memorizarlos o
digitarlos cada vez.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, se presenta un submen con las distintas Tablas que desde aqu se podrn acceder:

Figura N1

Todos los manuales de los sistemas Softland disponen de un captulo estndar dedicado a la creacin de Tablas, por este motivo en
este captulo slo se describir la Tabla Ficha de Auxiliares, Productos, Definicin de Precios a Mayoristas y Configuracin
de Dispositivos.
Para el resto de las tablas le solicitamos referirse al Apndice D Tablas, que aparece al final de este manual.

3.6.1 Ficha de Auxiliares


Objetivo
Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes, proveedores y empleados),
con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin administrativa (Contabilidad, Clientes, Proveedores,
Inventario y Facturacin, Puntos de Venta Sucursales, etc.).
Previo al ingreso de antecedentes de Auxiliares, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este
manual), lo cual permitir efectuar un ingreso rpido y eficiente de los Auxiliares. Esto no quita que si en algn momento un
determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin cuando an no se han definido antecedentes para esta tabla, se presenta una pantalla en modo agrega
(Figura N 1).

BASES

3-25
Figura N 1

Ingresando un Nuevo Auxiliar


La cantidad de carpetas que se presenten variar conforme a la clasificacin que tenga el Auxiliar, lo que ser indicado ms
adelante en el punto respectivo.
Es importante tener en cuenta que junto a las carpetas de Auxiliares desplegadas en pantalla, se presentan tambin los botones de la
2 Barra de Herramientas, los cuales se activarn una vez que los antecedentes del auxiliar, que se est ingresando, sean grabados,
ya sea a travs del botn Grabar o al pasar a otra carpeta.
A continuacin se analizar por separado cada una de ellas:

Carpeta Datos Bsicos


En esta carpeta se ingresan los antecedentes personales del Auxiliar y su clasificacin como tal (Figura N 2), es decir, si ser
considerado como Cliente, Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u otra categora.
Figura N 2

3-26

Puntos de Venta Sucursales

Lo primero que habr que indicar en esta carpeta es el Cdigo con el cual se identificar al Auxiliar dentro de la empresa, el cual
podr ser de tipo alfanumrico y tendr un largo mximo de 10 caracteres.
La tabla de Auxiliares es compartida en los distintos sistemas que forman la lnea Softland ERP, por lo tanto el cdigo que se le
asigne al auxiliar ingresado, es muy importante pues lo har nico dentro de la base de datos de la empresa.
A continuacin habr que ingresar todos los antecedentes personales del auxiliar en definicin: RUT, Razn Social, Nombre,
Giro, Pas, Provincia, Regin, Ciudad, Comuna, Direccin, Nmero y Departamento, Cdigo Postal, Apartado Postal,
Telfonos, Extensin, Fax, Cd. Area, E-Mail y del sitio Web, en caso que el auxiliar disponga de una pgina en Internet.
Si el auxiliar pertenece a la Ciudad de Santiago, luego de ingresar el campo Ciudad, se activa el botn "Map City" (junto al N de
la direccin), el cual le permitir tener acceso, a travs de Internet, al mapa de pases y ciudades que le permitir buscar en el mapa
la ubicacin fsica de la calle indicada.
El contar con la informacin del E-mail del Auxiliar, permitir al usuario enviarle un correo electrnico en cualquier momento.
Para ello tendr que seleccionar el botn del Correo que aparece a la derecha de este campo y luego en la ventana desplegada
escribir el correo y despacharlo.
Al igual que en el caso anterior, el contar con la direccin del sitio Web del auxiliar, permitir al usuario, a travs de la seleccin
del botn que aparece a la derecha de este campo, acceder la pgina del Auxiliar en Internet.
Para hacer uso de los botones de conexin al correo electrnico e Internet, debe contar con los sistemas Microsoft Outlook y
Microsoft Internet Explorer, en sus ltimas versiones.
Al observar esta carpeta de Datos Bsicos podr ver que los campos Giro, Pas, Ciudad y Comuna, tienen a su derecha un botn de
bsqueda ( ), lo cual se debe a que estos antecedentes son estndares y se encuentran definidos en las tablas respectivas, por lo
tanto podrn ser digitados directamente, as como tambin podrn ser obtenidos al elegir este botn y seleccionarlos desde la lista
que se presenta en pantalla (ver Apndice A.1 Botones).
El campo Regin podr ser ingresado directamente, o bien podr ser obtenido desde el listado predefinido que proporciona el
sistema al seleccionar el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Si por algn motivo se requiere ingresar un dato que no se encuentra registrado en el sistema, podr hacerlo directamente desde
este proceso, indicando el Cdigo o Descripcin que le corresponde y luego respondiendo en forma afirmativa a la consulta
desplegada en pantalla. La forma de operar a continuacin ser conforme a lo indicado en el Apndice D. Tablas.
En conjunto con los antecedentes anteriores, habr que sealar tambin el estado del Auxiliar en definicin, el cual podr ser:
Activo o no Activo. El hecho de que un Auxiliar se encuentre activo permitir, por ejemplo que ste pueda ser asociado a las
cuentas correspondientes, al momento de ingresar los movimientos en los comprobantes contables, de lo contrario no podr ser
considerado. Otro caso similar se da por ejemplo: al desactivar un Cliente que no ha cumplido con los pagos, un Proveedor que no
cumple con las fechas de entrega, etc.
Seleccionando el check Bloqueado como Cliente podr indicar que el Auxiliar creado se encuentra bloqueado para realizarle
Ventas esto se reflejar en los sistemas Inventario y Facturacin, Sucursales y Puntos de Venta y Notas de Venta ERP, el botn
mostrar el historial de bloqueos que registre el auxiliar, El check Bloqueado como Proveedor, permitir bloquear al auxiliar
como proveedor, el cual ser validado por el sistema al momento de crear rdenes de Compra Directa, rdenes de Compra en
Base a Requisiciones y Captura de Ordenes de Compra en el sistema de Ordenes de Compra ERP.

Clasificacin de un Auxiliar
Indicados los antecedentes anteriores, habr que sealar la Clasificacin del Auxiliar, de acuerdo a la siguiente tabla: Cliente,
Proveedor, Empleado, Socio, Distribuidor u Otro. La clasificacin que se efecte depende exclusivamente de la relacin que tenga
su empresa con el Auxiliar.
) que aparece a la izquierda de categora
Para realizar la seleccin de una clasificacin, se hace clic sobre la Caja de Chequeo (
elegida (ver Apndice A.1 Botones).
Al clasificar a un Auxiliar como Cliente, se activarn las carpetas: Contactos, Ventas, Despacho, Cobranza, Impuestos, DTEs y
Notas. Bajo cualquier otra clasificacin se activarn slo las carpetas Contactos, Impuestos y Notas.
Un auxiliar podr pertenecer a una o a varias clasificaciones a la vez, segn su situacin frente a la empresa. Por ejemplo un
Cliente, podr ser Distribuidor y Proveedor, o un Empleado podr tener esta clasificacin y a la vez ser Cliente.

BASES

3-27

Finalmente, se encuentran activos los botones:

Permite ingresar al Sistema Portal.

(Habilitado slo en versin ERP) Permite consultar y agregar Clasificaciones de Negocio a un


auxiliar, mostrar en pantalla todas las clasificaciones definidas en el proceso Tablas/ Clasificaciones de Negocio, dando la
posibilidad de agregar o eliminar clasificaciones asociadas.

(Habilitado slo en versin ERP), el cual tras ser seleccionado despliega una nueva pantalla (ver
Figura N 4) permitiendo asignar y consultar atributos al auxiliar.

Figura N 4

Para ingresar o modificar valores de un atributo, se debe hacer clic sobre la flecha que se muestra al costado derecho de la celda de
la columna Valor.
Una vez asignado el tipo de valor, podr optar por los siguientes botones: Volver graba la informacin y regresar a la pantalla
anterior, Borra Valor permite eliminar el valor de la matriz seleccionada o por Agregar Atributo, el cual tras ser seleccionado
despliega una nueva pantalla (ver Figura N 5).
Figura N 5

3-28

Puntos de Venta Sucursales

En ella, deber indicar:


Nombre Atributo:

Ingrese el nombre del nuevo atributo a considerar. Por ejemplo: Pases.

Descripcin Atributo: Representa al nombre o descripcin del atributo propiamente tal. Por ejemplo: Pases a los cuales exporta
el cliente (campo no obligatorio para la ejecucin del proceso).
Tipo de Atributo:

Indique el tipo de campo a considerar para el atributo, el cual podr ser:


Numrico, se debe indicar el nmero de dgitos a considerar.
Lgico Si/No, si toma valor por defecto, indicar si es Si o No.
Fecha, al seleccionar esta opcin y si toma valor por defecto, deber indicar la fecha a considerar en
formato dd/mm/aaaa.
Listado de datos, al indicar esta opcin el sistema activar el botn Valores, el cual tras ser seleccionado
se desplegar una nueva pantalla en modo agrega. Ver Figura N 6.
Figura N 6

En ella, deber ingresar la lista de valores bajo la cual se condicionar el atributo. Por ejemplo: los
pases a los que se exporta la fruta: China, Alemania, etc..
Para eliminar un valor desde la lista, deber seleccionarlo y suprimir con la tecla Supr, automticamente
el sistema lo elimina del registro, siempre y cuando el atributo no se encuentre asignado a un cliente.
Una vez ingresado, seleccione el botn Volver para guardar la informacin y regresar a la pantalla
anterior.
Toma Valor por Defecto:
Tiene por finalidad sugerir un valor al momento de asignar un atributo a un Auxiliar, por lo tanto si se
modifica el valor, este no se cambiar para auxiliares con atributos ya asignados. Al optar por Si y
dependiendo del tipo de campo considerado, el sistema activar una opcin para el ingreso de
informacin, tal como se muestra en la siguiente pantalla. Ver Figura N 7.

BASES

3-29
Figura N7

Si opt por el tipo de campo Listado de datos, el sistema obligar que exista al menos 1 valor en la lista,
de lo contrario desplegar un mensaje y no dejar grabar la informacin.
Seleccione el botn Guardar para grabar la informacin ingresada y regresar a la pantalla de la Figura N
6.
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso. Cualquiera
sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.

Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.

Para seleccionar una carpeta determinada, tendr que hacer clic sobre la solapa o lengeta donde parece el nombre que la
identifica, para que sta se presente en la pantalla.

Carpeta Contactos
Se activa bajo cualquier clasificacin de Auxiliar.
En esta carpeta se ingresan los antecedentes de aquellas personas que representarn al Auxiliar frente a su empresa, es decir con
quienes se mantendr contacto ante cualquier situacin que lo requiera.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, al ingresar a esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de
Herramientas, que permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar contactos.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes del Contacto: Nombre,
Telfonos, Fax, E-mail y Cargo. Este ltimo podr ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Cargos, a travs
de la seleccin del botn de bsqueda que aparece a la derecha.
Luego de haber ingresado los antecedentes, tendr de inmediato la opcin de incluir la direccin e-mail del contacto, en la Carpeta
de Contactos de Outlook, para lo cual bastar con seleccionar la caja de chequeo que precede al mensaje Use este Check......
Adems si Ud. lo desea, puede enviar de inmediato un correo al contacto, con el fin de corroborar los antecedentes, a travs del
botn Correo que all se presenta.
En caso que el cargo no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con cualquier antecedente que
forme parte de las Tablas. (Ver Apndice D. Tablas).
Luego de ingresados los antecedentes se podr optar por la opcin OK, para registrar el ingreso o Cancelar, para anularlo. Los
antecedentes se irn desplegando en una lista en pantalla a medida que van siendo ingresados. Ver Figura N 8.

3-30

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 8

En caso que la lista de contactos sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que aparece
en blanco sobre los antecedentes del contacto.
Para Modificar o Eliminar un Contacto, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn correspondiente, en la
2 Barra de Herramientas.

Carpeta Ventas
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes comerciales del cliente (Figura N 9), partiendo por la condicin de venta bajo el
cual se opera con l, el monto de crdito autorizado, la categora en que se encuentra, la zona y el canal a que pertenece, la lista de
precios a la cual est asociado, hasta llegar al o los vendedores que lo atienden.
Figura N 9

La Condicin de Venta, as como Categora del cliente, Zona, Canal y Lista de Precios, son antecedentes que forman parte de las
tablas de datos, por lo tanto podrn ser digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin
de los botones de bsqueda que aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas.

BASES

3-31

Para asociar al Cliente los vendedores que lo atendern habr que hacer clic en el botn Editar Vendedores, esto har que se
active el botn de listas desplegables que aparece bajo el campo Cdigo y, que al ser seleccionado despliega la lista de vendedores
para que se elija desde all el deseado. Una vez elegido, podr continuar con la seleccin de otros vendedores haciendo clic en la
lnea siguiente y seleccionando otro vendedor tal como se hizo en el caso anterior. Una vez asociados todos los vendedores,
seleccionar el botn Vendedores OK (este botn aparece en la misma posicin donde aparece Editar Vendedores).
Indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso, no obstante
habiendo grabado la informacin a travs del botn del diskette que aparece en la 2 Barra de Herramientas:

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, regresa al men principal del sistema.

Al optar por pasar a otra carpeta, tendr que grabar la informacin y luego seleccionar aquella que se desea acceder.

Carpeta Despacho
Se activa solamente bajo la clasificacin de Cliente. Los datos aqu ingresados se utilizan principalmente en los sistemas
Inventario y Facturacin y Puntos de Venta Sucursales.
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes que se requieren para el despacho de mercaderas al cliente.
Al igual que en la carpeta de Datos Bsicos, en esta ventana tambin se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas, que
permiten Agregar, Modificar, Eliminar y Grabar lugares de despacho.
Al elegir el botn Agregar ( ), se despliega una ventana donde habr que indicar los antecedentes para el Despacho: Nombre del
lugar, Direccin, Comuna, Ciudad, Pas, Telfono, Fax y Atencin. Pudiendo obtener la Comuna, Ciudad y Pas, desde las tablas
que se despliegan al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de estos campos.
Si por algn motivo, uno de estos antecedentes no se encuentra registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquier antecedente que forme parte de las Tablas.
Luego de haber sealado los antecedentes, podr optar por la opcin Cancelar para anularlo u OK para registrar el ingreso, con lo
cual se despliega la lista de los despachos (ver Figura N 10).
Figura N 10

En caso que la lista de lugares de despacho sea muy extensa, podr buscar uno de ellos con slo digitar el nombre en el campo que
aparece en blanco sobre los antecedentes del lugar de Despacho.
Para Modificar o Eliminar un lugar de Despacho, deber seleccionarlo haciendo clic sobre l y luego elegir el botn
correspondiente, en la 2 Barra de Herramientas.

3-32

Puntos de Venta Sucursales

Carpeta Cobranza
Se activa solamente bajo la clasificacin de "Cliente".
En esta carpeta se ingresan todos los antecedentes para la cobranza al cliente (Figura N 11), partiendo por el nombre del Cobrador
que la llevar a cabo, la Direccin, Comuna, Ciudad y Pas en que lo efectuar, adems del telfono y el da del mes en que el
cliente efecta los pagos a sus proveedores.
Figura N 11

El Cobrador, as como la Comuna, Ciudad y Pas, son antecedentes que forman parte de las tablas de datos, por lo tanto podrn ser
digitados directamente, o bien podrn ser accedidos desde las tablas, a travs de la seleccin de los botones de bsqueda que
aparecen a la derecha de estos campos.
En caso que alguno de los antecedentes no se encuentre registrado, el sistema confirmar su creacin, tal como ocurre con
cualquiera de los datos que forman parte de las Tablas (ver Apndice D. Tablas).
Una vez indicados todos los antecedentes, podr optar por pasar a ingresar datos en las carpetas restantes o por salir del proceso.
Cualquiera sea el caso, el sistema confirmar la grabacin de la informacin ingresada.

Al optar por la opcin Salir y confirmar la Grabacin, el sistema regresa a la pantalla anterior y despliega el Cdigo y
Nombre del Auxiliar en una lista en la pantalla.

Al optar por pasar a otra carpeta, bastar con seleccionar aquella que se desea acceder y el sistema confirmar la
grabacin.

Carpeta Impuestos
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del Auxiliar y, siempre y cuando se disponga de Inventario y Facturacin.
Permite indicar si los impuestos manejados por la empresa afectan o no al Auxiliar. Al ingresar a esta carpeta se presenta la lista de
impuestos disponibles, tal como muestra la siguiente figura:

BASES

3-33
Figura N 12

Para indicar si un tipo de impuesto afecta o no al cliente, habr que hacer clic en la columna afecto, justo en la celda que
corresponde al impuesto. Esto generar que se active un botn de listas desplegables, el cual al ser elegido presentar dos opciones:
Si o No, debiendo seleccionar all la correspondiente.
Sea cual sea la asignacin de Afecto o No afecto, quedar registrada de inmediato en el sistema.

Carpeta DTEs
En esta carpeta podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si el auxiliar ingresado es emisor o receptor de documentos
electrnicos, de serlo, deber ingresar el e-Mail DTE o casilla electrnica, a la cual se enviarn los documentos electrnicos
emitidos. Ver Figura N 13
Figura N 13

Carpeta Notas
Esta carpeta se presenta bajo cualquier clasificacin del auxiliar.
A travs de ella se podrn mantener comentarios o anotaciones referentes al auxiliar en definicin (ver Figura N 14).

3-34

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 14

Finalizado el ingreso de las anotaciones tendr que elegir el botn Grabar, para que stas queden registradas en el sistema.

Carpeta Pagos
Esta carpeta se habilitar slo si el auxiliar se define como proveedor, solicitando ingresar los siguientes datos:

Banco: corresponde al cdigo del banco del proveedor donde recibir los pagos.

Cuenta Corriente: corresponde a la cuenta del banco del proveedor. El largo de la cuenta es 15 para el Banco
BCI y se debe validar que no lleve guiones ni puntos, para el banco de Chile el largo es de 22. Para el resto de los
bancos el largo ser el del campo.
Figura N15

Junto a la toda la informacin asociada al Auxiliar, se encuentran habilitado en la parte superior de la pantalla 5 conos, los cuales
le permitirn realizar consultas relacionadas con el auxiliar:

BASES

3-35

Este botn estar habilitado slo si se encuentra instalado el Sistema de Contabilidad y Presupuestos ERP,
permitiendo realizar una consulta al proceso de Consulta de Estado de Cuenta Auxiliares, la cual se abrir en su segunda pantalla
teniendo ya seleccionado el auxiliar y todas las cuentas contables.

Permite consultar las Ventas por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Inventario
y Facturacin ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar y por defecto con un rango de
fechas, el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Cotizaciones por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Notas de Venta por Cliente, estar habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de
Cotizaciones y Notas de Venta ERP, y el auxiliar tiene marcado el check de cliente, mostrando los datos del auxiliar cargados por
defecto y con un rango de fechas el cual podr ser modificado por el usuario.

Permite consultar las Ordenes de Compra por Proveedor, el cual mostrar la pantalla con detalles
correspondientes al auxiliar, botn habilitado slo si se encuentra instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y el auxiliar
tiene marcado el check de proveedor.

Modificando un Auxiliar
Indique el cdigo del auxiliar a modificar (Figura N 1), tras lo cual el sistema desplegar toda la informacin asociada y luego
elegir el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas, donde podr realizar las modificaciones requeridas, operando de la
misma forma que se indic en el punto anterior Ingresando un Nuevo Auxiliar.

Eliminando un Auxiliar
Este proceso podr ser efectuado siempre y cuando el Auxiliar no tenga movimientos asociados. Para ello deber ubicar el
indicador del mouse sobre l, seleccionar el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas y luego confirmar la eliminacin.
Si el Auxiliar no tiene movimientos asociados, se borra automticamente; de lo contrario, el sistema advierte a travs de un
mensaje que el auxiliar tiene movimientos asociados.

Impresin del Informe de Auxiliares


Emite un informe global o parcial de Auxiliares.
Para hacerlo en forma global, bastar con elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas.
Para hacerlo en forma parcial, tendr que elegir aquellos Auxiliares que desea incluir en el informe, haciendo clic sobre los
deseados mientras se mantiene pulsada la tecla Shift (para rangos continuos) o Control (para la seleccin de Auxiliares alternados),
y luego elegir el botn Imprimir desde la 2 Barra de Herramientas.
La emisin del informe tambin podr ser efectuada a travs de la Pantalla o bien a un archivo a Disco.
La forma de operar con las opciones de impresin se describe detalladamente al final de este manual en el Apndice B, 2 Barra de
Herramientas.
En la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe:

3-36

Puntos de Venta Sucursales

Informe Ejemplo de la Lista de Auxiliares


Empresa Demo Softland
7 de Lnea 1247
Demostracin
Providencia
Santiago
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Auxiliares
Cdigo

Descripcin

00000010
00000020
00010001
00010004
00020001
00020002
1
10
11266966
11266967
123
13313
2
3
4
5
6
7
78200300
7878
79020000
8
80002000
84472400
88000000
89015200
89277000
9
90970000
92667000
93390000
93441000
96511570
96514950
99061000

CLIENTES NO HABITUALES
PROVEEDORES NO HABITUALES
PEREZ OYARCE MAURICIO
TORRES ALFARO JOSE F.
MARIA I. BOLTERS
PEDRO P. BOLTERS
CONFECCIONES LAYSE
ALMACENES COMERCIALES S.A.
YASMN GATICA M.
NOEMA VERA POBLETE
EMPRESA CASERS
LUIS ENRIQUEZ E HIJOS
BOUTIQUE KARINAE S.A.
CONFECCIONES LA PORTADA
BOUTIQUE REYNALD
TIENDAS RIQUELEME S.A.
FABRICA DE CONFECCIONES ASTAWWA
NIESE Y CIA. LTDA.
RHEIN LTDA
AGRICOLA LOS QUELTEHUES S.A.
AGRICOLA EL PEASCO
ABUSLEME Y CIA. LTDA.
DISTRIBUIDORA CCSS
ENTAC. S.A.
VESTUARIO DE NIOS LTDA.
IMPORFORM LTDA.
BERTTONI S.A
FABRICA DE CONFECCIONES HILAR
ESTETIC DINAMIC LTDA.
COMERCIAL EL ALBA LTDA.
ESPER Y CIA. LTDA.
MULTITIENDAS DEGUIE S.A.
TRINITONIC LTDA.
INDUSTRIA Y COM. REMIS S.A.
ENVASES PLASTICOS LTDA.

29/03/2000
1

BASES

3-37

3.6.2 Ficha de Productos


Objetivo
Permite la codificacin y creacin de los productos o temes que sern controlados con el Inventario, pudiendo definir para cada
uno de ellos: Caractersticas Generales (unidad de medida, peso, grupo, subgrupo, etc.), Ubicacin en que se encuentran en cada
bodega, Niveles de stock, Productos por los que podrn ser sustituidos o con los que podrn complementarse en un determinado
momento; as como tambin ingresar la informacin necesaria para el proceso de contabilizacin.
Cada producto que sea ingresado quedar registrado en una ficha, pudiendo as, Agregar nuevos temes, Modificar y/o Eliminar los
existentes, e imprimirlo cuando se requiera.
Previo al ingreso de antecedentes de Productos, es ideal contar con datos en las Tablas (ver Apndice D al final de este
manual), lo cual permitir efectuar una revisin rpida y eficiente de los Productos. Esto no quita que si en algn momento
un determinado dato que no se encuentra registrado en una tabla pueda ser creado directamente desde este proceso.

Operatoria
Dado que la creacin de un producto va desde su ingreso hasta su eliminacin, pasando por la consulta, modificacin e impresin
de la ficha del mismo, a continuacin se describen los procesos a seguir en cada una de estas situaciones:

Ingresando un Nuevo Item


Al ingresar se presenta una Ficha en blanco con el cursor en el campo Cdigo del Producto, a la espera del ingreso del primer
tem a definir. Ver Figura N 1
Figura N 1

La informacin a ingresar por cada tem, es la siguiente:


Cdigo del Producto: Representa al cdigo con el cual se identificar el tem que ser ingresado. Dicho cdigo podr estar
compuesto por caracteres alfanumricos y su largo deber tener como mximo aquel que fue establecido
dentro de los Parmetros (manual de Inventario y Facturacin).
La estructura de los cdigos es abierta, es decir que el usuario los define de acuerdo a sus propias
necesidades, teniendo en cuenta que posteriormente podrn ser asociados a un Grupo y un Subgrupo.
(Ver Apndice D. Tablas).

3-38

Puntos de Venta Sucursales


Tomemos por ejemplo una Gran Tienda que vende ropa, productos de lnea blanca, cosas para el hogar,
etc.
Entonces su codificacin podra tener un mximo de 5 dgitos:
2 caracteres para el tipo de producto:
CH:
Chalecos
CA:
Camisas
SW:
Sweaters
LV:
Lavadoras
CO:
Cocinas
TV:
Televisores
CU:
Cubrecamas
SA:
Sbanas
1 Carcter para una clasificacin anexa:
H:
Hombre
M:
Mujer
A:
Automtica
G:
Con Grill
S:
Sin Grill
2 caracteres para la marca:
01:
ABC
02:
LANASUAVE
03:
LA PLUMA
04:
BLACK BOX
05:
MAGICA
06:
TEXTIL LOBOS
07:
DRESSES S.A.
Con esto tenemos que el Chaleco de mujer marca LANASUAVE, tendra el cdigo CHM02, mientras
que una Cocina con grill, marca MAGICA, tendra el cdigo COG05.

Descripcin 1:

Este campo permite el ingreso de informacin ms detallada acerca del producto, tiene una capacidad de
60 caracteres alfanumricos.

Cd. Rpido:

Este cdigo que es opcional, permite asociar un cdigo mas corto al producto, el cual se puede acceder a
travs de la tecla Ctrl y los caracteres que aqu se indiquen (mximo 3). Podra ser asociado, por ejemplo,
a aquellos productos que tienen mayor salida, como ayuda en la digitacin de Guas, Facturas, etc.

Descripcin 2:

Este campo permite ingresar informacin adicional a la indicada en la Descripcin 1. Tambin podra ser
usado para poner la descripcin en otro idioma, todo depende del uso que el usuario desee darle. Al igual
que el anterior tiene una capacidad de 60 caracteres alfanumricos.

Cd. Barra:

Corresponde a un patrn de codificacin y simbolizacin, que permite garantizar la identificacin


automtica nica y no ambigua de cualquier artculo de consumo masivo.
Podr ser utilizado por el sistema en todos aquellos procesos que requieren del ingreso de productos:
Guas de Despacho y Entrada, Facturas, etc.

Luego de ingresar el cdigo del producto, se activan una serie de carpetas que solicitan informacin detallada acerca del tem en
cuestin, las cuales se seleccionan a travs de la eleccin de la pestaa que sobresale de ellas. Junto a estas carpetas en la parte
superior de la pantalla, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite consultar el stock del producto seleccionado, el sistema considerar la fecha del ltimo mes abierto.

Permite obtener informacin correspondiente a las ventas diarias de un producto en particular registradas durante un
mes.

BASES

3-39

Este botn estar activo slo si tiene instalado el sistema de Ordenes de Compra ERP, y permite consultar las
Ordenes de Compra asociadas al producto seleccionado.

Carpeta Caractersticas:
En ella se ingresa la informacin que se detalla continuacin, una vez definido el cdigo:

Unidad de Medida Base: Corresponde a la unidad en que se mide el producto (C/U, Docena, Kg, etc.). Para ello se debe ingresar
el cdigo con que se identifica (mx. 6 caracteres alfanumricos).
Este campo puede ser completado digitando directamente el cdigo de la unidad, el cual no debe exceder
a los 6 caracteres de largo, as como obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn
de Bsqueda, que aparece al lado derecho de este campo. Las unidades que all se presentan corresponden
a aquellas que fueron ingresadas a travs de la Tabla de Unidades de Medida, (Ver Apndice D. Tablas).
En caso de digitar directamente un cdigo que no exista en la Tabla de Unidades de Medida, el sistema da
la alternativa de crearlo desplegando una consulta en pantalla. De aceptar la creacin, el proceso a seguir
es el mismo que se detalla en el Apndice D. Tablas.
Peso/Unidad:

Se debe ingresar en este campo el peso del producto, esto con el fin de controlar los costos de importacin
por Kgs.
La capacidad de este campo es de 9 dgitos enteros ms 2 decimales.

Maneja Dimensin:

Esta opcin se activa al seleccionar la caja de chequeo, ubicada a la derecha del campo. Una vez activada,
deber ingresar a modo informativo la dimensin que registra el producto (Largo x Ancho).

1 y 2 Unidad de Medida de Venta:


Dentro de estos campos, podr indicar dos nuevas unidades de medida que sern utilizadas en las ventas.
Adems, deber definir la equivalencia que considerar en cada una de ellas, la cual representa la
cantidad correspondiente de la nueva unidad de medida con respecto de la unidad de medida base.
Importante:
No podr repetir unidades de medida para el mismo producto.
Si un producto tiene movimientos de bodega, no podrn ser modificadas las unidades de medida ni las
equivalencias que tengan definidas.
Unidad de Medida Sugerida en los Documentos:
Indique la unidad de medida que sugerir el sistema, al momento de ingresar un producto en los
documentos (Cotizaciones, Notas de Venta, etc.)

3-40

Puntos de Venta Sucursales

Grupo:

Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Grupo, lo cual ser utilizado al momento de generar los
informes de gestin.
Para realizar esta asignacin se debe ingresar el cdigo del grupo, ya sea digitndolo directamente o bien
seleccionndolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo. Los Grupos que all se presentan, corresponden a aquellos que fueron ingresados
en la Tabla de Grupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.
En caso de digitar un cdigo que no exista en la Tabla de Grupos, el sistema da la alternativa de crearlo
desplegando una consulta en pantalla. De aceptar habr que ingresar su Descripcin.

Subgrupo:

Permite asociar (opcionalmente) el producto a un Subgrupo, lo cual ser utilizado al momento de generar
los informes de gestin.
La operacin dentro de este campo es similar al anterior, slo que aqu se asocian subgrupos que fueron
creados en la Tabla de Subgrupos, proceso que se describe en el Apndice D. Tablas.

Categora Comis.:

Opcin no implementada an.

Moneda de Venta:

Se debe ingresar el cdigo de la moneda en que ser valorizado el producto, el cual al igual que en la
unidad de medida, puede ser ingresado directamente o bien obtenerse desde la Tabla de Monedas, proceso
que se describe en el Apndice D. Tablas.

Precios:

Se debe definir por cada unidad de medida un valor, ya sea neto o con impuesto (la conversin lo realiza
el sistema en base a lo definido en los impuestos).
Este precio es utilizado en la Guas de Despacho y Facturas y podr ser considerado como base, al
momento de crear listas de precios (Ver Apndice D. Tablas).

Maneja Impuestos:

De estar activo, permite asociar al producto los impuestos que lo afectarn.


Al seleccionar el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de este atributo, se despliega la tabla de
impuestos (ver Apndice D. Tablas), desde donde habr que seleccionar aquellos a los cuales estar
afecto el producto. Ver Figura N 2.
El IVA es un impuesto que viene predefinido en el sistema y es reconocido como tal, por lo tanto si
la empresa requiere usar este impuesto debe utilizar el que viene predefinido.
Figura N 2

En esta ventana se activan los siguientes botones:


Agregar, traspasa el impuesto elegido en la tabla de Impuestos Disponibles, a la de Seleccionados.
Todos>>, traspasa la totalidad de impuestos existentes en la lista de Disponibles a la de Seleccionados.
<<Todos, saca la totalidad de los impuestos que estn en la tabla de seleccionados y los devuelve a la de

Disponibles.
Eliminar, devuelve el impuesto elegido en la lista de Seleccionados a la de Disponibles.

BASES

3-41

Indicados estos antecedentes, habr que sealar una serie de atributos que podrn ser asignados a los productos, dependiendo de
como vayan a ser tratados.
Todos ellos se encuentran precedidos de un botn de chequeo (ver Apndice A.1 Comandos), que permite indicar su estado, el cual
puede ser activo o inactivo.
Ficha Tcnica:

A travs de este atributo se podr ingresar una detallada descripcin del producto, junto a su fotografa. Al
activarlo, se enciende el botn de bsqueda que al ser seleccionado despliega la pantalla de la Figura N 3.

Figura N 3

En ella aparecen como encabezado, el Cdigo y Descripcin del producto. Bajo estos antecedentes se
presentan los campos Descripcin Tcnica y Archivo.
El campo Descripcin Tcnica que tiene una capacidad de 4.060 caracteres, se utiliza para ingresar
informacin adicional que complemente los antecedentes del producto.
El campo Archivo permite asociar a la ficha del producto, la imagen o fotografa del mismo.
Si al asociarle una imagen, sta abarca mas all de lo que se visualiza en pantalla, existen dos alternativas
para verla completa. Una de ellas es moverla a travs de las Barras de Desplazamiento y otra es ampliarla
al tamao total del monitor.
Esto ltimo se logra ubicando el indicador del mouse, convertido en lupa, sobre la figura y haciendo clic.
Estando en la pantalla ampliada (zoom), se activan los botones estndares de Windows, que aparecen en
la parte superior derecha de la ventana, permitiendo disminuir su tamao o cerrarla para regresar a la Ficha
Tcnica.
Cualquier fotografa de productos debe ser digitalizada y almacenada en formato BMP, para que
sea reconocida por este proceso.
Si por algn motivo se asoci una figura errnea al producto, existe el botn Eliminar, que borra la
imagen asociada.
Para salir de este Atributo de Ficha Tcnica y regresar a la Carpeta Caractersticas, se usa el botn Volver.
Ante cualquier modificacin que sea efectuada, el sistema confirma la grabacin de la informacin.
Inventariable:

Este atributo debe estar activo para todos aquellos productos a los cuales se les controla el stock.

Nmero de Serie:

Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros, se
seleccion que la empresa maneja Series.

Kit:

Este atributo podr ser seleccionado slo si el producto ingresado no es inventariable. Al seleccionarlo
habilita la carpeta KIT, la cual se describe ms adelante.

Talla-Color:

Este atributo permite indicar que el producto solicitar el ingreso de un cdigo de Talla y/o Color al
momento de generar movimientos que actualicen stock (Guas de Entrada, Guas de Salida, Reserva de
Materiales, Facturas en Lnea Afectas y Exentas, Facturas en Moneda Extranjera y en Boletas).
El producto podra manejar slo Talla, slo color o ambos atributos.
Un producto que tenga el atributo de manejar Talla Color podra en cualquier momento cambiarse por
manejo de Partida Pieza.

3-42

Puntos de Venta Sucursales

Partida:

Este campo se activa y desactiva a travs del botn de chequeo que aparece a su izquierda.
Al estar activo, tendr que sealar si maneja Pieza y Fecha de Vencimiento.
Toda esta informacin es opcional, ya que por ahora es utilizada slo a modo informativo.

Producto para:

Seleccionando la caja de chequeo, podr definir si el producto ser considerado para Venta o para
Compra.

Carpeta Ubicaciones:
A travs de esta carpeta se indica la ubicacin en la cual se encuentra el producto en las distintas bodegas.
Al seleccionar la Carpeta Ubicaciones, se presenta la lista de bodegas con que cuenta la empresa, las que se ingresan en la Tabla de
Bodegas (ver Apndice D). Ver Figura N4.
Figura N 4

Para ingresar una ubicacin, se selecciona la celda que se encuentra en la interseccin de la columna Ubicacin con la Bodega
correspondiente. Luego se ingresa el detalle del lugar donde se almacena.
Al finalizar el sistema registrar automticamente la informacin recin ingresada, ya sea al seleccionar el botn Salir o al elegir
otra carpeta.

Carpeta Niveles de Stock:


Permite indicar los distintos niveles de stock que se manejarn para el producto en definicin para los niveles Mnimo, Mximo y
de Reposicin.
Estos niveles podrn ser definidos para toda la empresa (Global), o por bodega, todo depender de los parmetros indicados en la
"Carpeta de Datos Globales", del proceso "Parmetros" (Sistema Inventario y Facturacin).
En las figuras siguientes se presentan dos ejemplos de esta carpeta, uno considerando los niveles de inventario para el global de la
empresa (Figura N 5) y otra a nivel de bodegas (Figura N 6).
Figura N 5

BASES

3-43
Figura N 6

En esta ltima habr que sealar para cada bodega los distintos Niveles.
Stock Mnimo:
Stock Mximo:
Stock de Reposicin:

Corresponde a la mnima cantidad del producto, que podr existir en la bodega.


Corresponde a la cantidad que habr que considerar como base mxima del inventario.
Representa a la cantidad en que deber encontrarse el stock para hacer reposicin del producto.

A travs del informe de Niveles de Stock, definido en el captulo 9.5 del manual de Inventario y Facturacin, se puede
conocer el estado de los stocks, respecto a los niveles indicados, para tomar decisiones de reposicin (si se est bajo el
mnimo) o de liquidar, por ejemplo si se est sobre el stock mximo.

Carpeta Sustitutos: (Carpeta disponible slo en versin ERP)


En esta carpeta se ingresan todos aquellos productos por los cuales podr ser sustituido el tem en definicin, en caso que no exista
stock suficiente. Por ejemplo un chaleco marca XX, por uno marca YY, con caractersticas similares. Ver Figura N 7
Figura N 7

Para ingresar un sustituto del producto, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el
campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el sustituto, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto
en definicin y su sustituto.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto sustituto quede registrado el producto en definicin, al responder en
forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la sustitucin sea slo para el producto en
definicin y no para el producto sustituto.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto sustituto desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar la
tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.

3-44

Puntos de Venta Sucursales

Carpeta Complementarios: (Carpeta disponible slo en versin ERP)


En esta carpeta se indican todos aquellos productos que son complemento de aqul que est en definicin.
Por ejemplo, en el caso de un chaleco sport podra haber una camisa o un pantaln que le combinen perfectamente bien y que
podran ofrecerse al cliente en determinado momento como un complemento.
Otro caso podra darse una tienda de repuestos para automviles, donde un repuesto no funcionar si no se hace acompaar de
determinadas piezas adicionales. Ver Figura N 8.
Figura N 8

Para ingresar un producto complementario, se ubica el indicador del mouse sobre el botn de listas desplegables que aparece en el
campo Cdigo y, de la lista presentada elegir el correspondiente.
Una vez seleccionado el complemento, se presenta su descripcin y unidad de medida.
En esta carpeta tambin se presenta el campo "Recproco", a travs del cual se podr indicar si hay reciprocidad entre el producto
en definicin y su complemento.
Un "SI" en este campo, har que en la Ficha del producto complemento quede registrado el producto en definicin, al responder
en forma afirmativa a la consulta desplegada en pantalla; mientras que un "NO" har que la complementacin sea slo para el
producto en definicin y no para el producto complemento.
Si por algn motivo se desea eliminar un producto complemento desde esta carpeta, habr que seleccionarlo y luego pulsar
la tecla SUP o DEL, para que sea borrado definitivamente.

Carpeta Contabilizaciones:
A travs de esta carpeta se ingresan todos los antecedentes de contabilizacin del producto.
Esta carpeta se activa solamente cuando se encuentra conectado el sistema Contabilidad y Presupuestos de Softland. Ver Figura
N 9
Figura N 9

BASES

3-45

En ella habr que indicar:

Cdigo de las cuentas contables asociadas al producto en definicin. Estas cuentas se movern automticamente por cada
movimiento de venta del producto.
Los cdigos de las cuentas podrn ser digitados directamente o bien podrn seleccionarse desde la lista que se despliega al
elegir el botn de bsqueda ( )que se presenta a la derecha de estos campos.
La cuenta contable de consumo est disponible slo en versin ERP.

Monto del Costo de Reposicin.

Origen del producto, que puede ser Nacional o Importado. En este ltimo caso tendr que sealar adems el tipo de
moneda en que ser manejado.
Fecha y Precio de la ltima Correccin Monetaria (disponible slo en versin ERP).
Fecha y Costo de compra ms alta que se efectu del producto (disponible slo en versin ERP).
Junto a estos antecedentes se presenta el campo Mandatorio (disponible slo en versin ERP), el cual podr o no estar
activo.
Este campo acta directamente con la Correccin Monetaria y se utiliza cuando se detecta algn error en los datos
ingresados en el ao anterior y se requiere ingresar nuevos valores, diferentes a los de los movimientos registrados en el
sistema.
Cuando este campo se encuentra activo, el sistema toma como validos los valores aqu ingresados para corregir, sin
considerar los movimientos ingresados a travs de Guas de Compras.

Carpeta Kit:
En esta carpeta se ingresan todos los componentes del producto, el stock aproximado del kit en nuestras bodegas y el precio y
descuento asignado. Ver Figura N 10
Figura N 10

En ella habr que indicar:


Cdigo Producto:

Ingrese el cdigo del producto que compone el nuevo KIT.

Descripcin:

Ingresado el cdigo del producto, el sistema desplegar la descripcin

Cantidad:

Indique la cantidad de productos que sern incluidos por cada unidad KIT.

Precio Base Unitario: Indique el Precio Base unitario del producto.


% Incidencia:

Es el porcentaje que corresponde al peso relativo del precio base de cada producto, de acuerdo al Valor
Total Base que corresponde a la sumatoria del Precio Base multiplicado por la Cantidad para todos los
productos que componen el KIT.

Precio Venta en el Kit: Corresponde al valor que resulta de la divisin entre el Precio de Venta del KIT por el porcentaje de
incidencia del producto, multiplicado por 100.

3-46

Puntos de Venta Sucursales

% Descto:

Indique el porcentaje de descuento aplicable al producto

Monto Descuento:

El sistema lo calcula en forma automtica.

Carpeta Atributos: (Carpeta disponible slo en versin ERP y si est instalado el sistema de Produccin)
En ella, deber definir la clasificacin del producto, es decir si es un producto de materia prima, de fabricacin u otro. Ver Figura
N 11.
Figura N 11

) desde la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el


Finalizada el ingreso de un tem tendr que seleccionar el botn grabar (
sistema quedar a la espera del ingreso de un nuevo tem o de la consulta de alguno de los existentes.

Seleccionando un Item
El acceso a cualquier tem que se encuentre registrado en el sistema, se logra digitando directamente su cdigo en el campo Cdigo
del Producto, o bien obtenindolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de Bsqueda (Ver Apndice A) que
aparece al lado derecho de este campo.
Indicado el Cdigo, se despliega en pantalla toda su informacin pudiendo llevar a cabo cualquiera de las operaciones desplegadas
en la 2 Barra de Herramientas.
En caso de desear ingresar un nuevo tem o de seleccionar otro producto distinto al que se est visualizando en pantalla, se dispone
del botn Agregar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, el cual al ser seleccionado limpia el campo cdigo dejndolo
abierto al ingreso de un cdigo para un nuevo tem o para la seleccin de uno existente (botn de bsqueda).

Consultando un Item
Una vez elegido el tem, se podr consultar su informacin con solo seleccionar la carpeta deseada.

Durante el proceso de consulta se activa este botn, el cual permite crear un nuevo tem a partir del que est en
pantalla y copiarle determinados antecedentes del producto que est siendo consultado. Al elegir este botn se presenta una
ventana de la Figura N 12, donde habr que indicar el cdigo del nuevo tem donde se copiarn los datos y a la vez habr que
sealar, a travs de la seleccin de los cajas de chequeo, si se copian o no las Ubicaciones y Niveles de Stock, los Sustitutos y los
Complementos (estos 2 ltimos disponibles en versin ERP).

BASES

3-47

Figura N 12

Tras seleccionar el botn OK, se presenta la ficha completa del nuevo producto.

Modificando un Item
Elegido el tem a modificar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B) y se realizan las modificaciones requeridas, teniendo en consideracin la definicin de cada uno de los campos,
descritas en el comienzo de este captulo, en el punto "Ingresando un Item".
Las modificaciones quedarn registradas, ya sea al pasar de una carpeta a otra, as como al seleccionar el icono del diskette de
grabacin que aparece tambin en la 2 Barra de Herramientas.

Eliminando un Item
Elegido el tem a eliminar, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B).
No se podrn eliminar temes que tengan movimientos asociados.

Imprimiendo un Item
Estando en el tem a imprimir, se selecciona el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (tal como se indica en el
Apndice B) dentro del cual podr emitir el informe por pantalla o por la impresora. La informacin que se imprime corresponde a
los Datos Generales, Caractersticas y Ficha Tcnica del producto, tal como se muestra en el siguiente informe ejemplo:

3-48

Puntos de Venta Sucursales

Informe Ejemplo de Ficha de Productos

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha
Pgina

Ficha de Producto
DATOS GENERALES
Cdigo :
Descripcin 1:
Descripcin 2:
Cdigo Rpido:
Cdigo Barra:

CHM02
CHALECOS MUJER LANA MERINO

1111111111116
CARACTERISTICAS

Unid.Medida:
Peso:
Grupo:
Sub Grupo:
Moneda Venta:
Precio Neto:
Precio Boleta:

C.U.
0,00
CH
CHM
01
$
$

CADA UNA
Kilos
CHALECOS
CHALECOS MUJER
Peso Chileno
30,250
35,695
FICHA TECNICA

Chaleco hecho en Chile. 100% lana merino. Coloreado con tintas naturales.

: 23/05/2002
:1

BASES

3-49

3.6.3 Definicin de Precios a Mayoristas


Objetivo
Permitir la definicin de Descuentos o Recargos a lo s precios de los productos de acuerdo a la cantidad vendida, Puede seleccionar
los productos por Grupos/Subgrupos o por Productos.
Operatoria
Cada vez que ingrese a este proceso, se encontrar con una pantalla donde deber seleccionar el producto, grupo y /o subgrupo al
cual se le aplicar determinado Descuento o Recargo. (Ver Figura N 1).
Figura N 1

Si usted tiene creados productos con Descuentos o Recargos, ya definidos, y los selecciona en esta oportunidad, los valores sern
reemplazados automticamente.
Usted cuenta con el botn Ver todos los productos definidos, que tras seleccionarlo el sistema le mostrar una matriz en la cual
aparecen todos los productos que ya tienen definido el porcentaje de Descuento o Recargo, el cual se hace efectivo desde el
momento que se realiza la primera venta mayor o menor a la cantidad especificada en Sobre Cantidad Menor a..., o en Sobre
Cantidad Mayor a..., (ver Figura N 2).
Figura N 2

3-50

Puntos de Venta Sucursales

Tras seleccionar el botn Volver, el sistema muestra nuevamente la pantalla anterior.


En la pantalla principal luego de seleccionar Grupo, Subgrupo y Productos, el sistema activar el botn Siguiente el cual
presentar la pantalla donde podr seleccionar Descuento o Recargo para la seleccin anterior, ya sea por Rango o todos, segn lo
haya definido anteriormente. Ver Figura N 3.
Figura N 3

Luego de seleccionar Descuento o Recargo segn sea su eleccin, debe elegir si aplicar el porcentaje en forma Individual
(manual uno a uno a los productos y en ese caso se desactivar el cuadro de ingreso del porcentaje), o en forma Masiva (para
todos los productos de su eleccin) y escribir el porcentaje en el cuadro, para aplicar a la seleccin.
Adems usted tendr que ingresar el valor de las cantidades lmites (sobre cantidades menores a..., o bien, sobre cantidades
mayores a...), para que la venta considere el Descuento o Recargo segn sea el caso.
Tanto Descuento o Recargo, como aplicar el porcentaje en forma Individual o Masiva, y sobre cantidades menores a... o
Cantidades mayores a..., son excluyentes, usted podr seleccionar slo una de cada opcin por vez.
Ejemplo:
Si usted hizo la seleccin de Descuento, aplicrselo en forma manual y sobre una cantidad mayor a (en este caso mayor a 5
unidades vendidas), tendr que hacer doble clic en la celda que esta a la derecha de la descripcin para ingresar el porcentaje de
descuento a cada uno de los productos. (Ver Figura N 4). En todo momento estar activo el botn Anterior.
Figura N 4

BASES

3-51

Luego de ingresar la informacin usted podr Grabar desde el botn que se encuentra en la 2 Barra de herramientas, el cual luego
de seleccionarlo presentar un mensaje confirmando que los datos fueron grabados correctamente. El botn Eliminar permite
eliminar la lnea seleccionada y Salir, el sistema consultar si desea guardar los cambios realizados.
En caso de no ingresar un valor de Recargo o Descuento sobre un producto, al momento de la venta se considerar el
Precio Base del Producto.

En el caso que ya existan productos definidos con DESCUENTOS o RECARGOS y estos son seleccionados nuevamente,
los valores sern reemplazados automticamente.

3-52

Puntos de Venta Sucursales

3.6.4 Configuracin de Dispositivos


Objetivo
Permitir configurar los dispositivos (visor y Cajn de Dinero) que podrn ser asociados posteriormente en la Definicin de Caja y
utilizados en la Emisin de Boletas.
Sr. Usuario: es importante recordar que el ingreso de cdigos de control y configuracin del puerto para un nuevo visor o
cajn de dinero, vienen descritos en el manual que otorga el proveedor al momento de adquirir el dispositivo.
Operatoria
Al seleccionar la opcin se despliega una pantalla donde se presentan las siguientes carpetas:

Carpeta Visor
En esta carpeta deber ingresar el nombre del visor a configurar, el sistema trae predefinido una lista de visores, a los cuales se
podr acceder seleccionando el botn de bsqueda. Para ingresar un nuevo visor haga clic en el botn Agregar ubicado en la 2
Barra de Herramientas, los cdigos de control de visor luminoso y configuracin del puerto vienen descritos en el manual otorgado
por el Proveedor del dispositivo, los cuales debern ser ingresados correctamente, de lo contrario el sistema mostrar un mensaje
de error al momento de comprobar la configuracin ingresada. Ver Figura N 1.
Figura N 1

Ingresados los parmetros, seleccione el botn Probar tras lo cual se visualizar en su visor el nombre del mismo para comprobar
as que la configuracin es correcta.

BASES

3-53

Carpeta Cajn de Dinero


En esta carpeta deber ingresar el nombre del cajn a configurar, el sistema trae predefinido una lista de cajones, a los cuales se
podr acceder seleccionando el botn de bsqueda. Para ingresar un nuevo cajn haga clic en el botn Agregar ubicado en la 2
Barra de Herramientas, los cdigos de control del cajn de dinero y configuracin del puerto vienen descritos en el manual
otorgado por el Proveedor del dispositivo, los cuales debern ser ingresados correctamente, de lo contrario el sistema mostrar un
mensaje de error al momento de comprobar la configuracin ingresada. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Ingresados los parmetros, seleccione el botn Probar tras lo cual se abrir el cajn de dinero, para comprobar as que la
configuracin es la correcta.
Para abandonar este proceso y regresar al men principal del sistema, seleccione el botn Salir desde la 2 barra de herramientas.

3-54

Puntos de Venta Sucursales

3.6.5 Vencimiento de Folios


Objetivo
Permitir consultar vencimiento de folios para documentos legales (Facturas, Notas de Crdito Notas de Dbito y Guas de Salida
este ltimo disponible slo en versin ERP).

Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla donde deber seleccionar mediante el botn de listas desplegables, el documento a considerar
en la consulta. Ver Figura N 1.

Indicado el documento, el sistema desplegar la informacin concerniente al rango de fechas de vencimiento y de folios
desde/hasta definidos.
Para salir del proceso elegir el botn Salir.

BASES

3-55

3.6.6 Recargos para Compras a Crdito


Objetivo
Permitir calcular el % de recargo que se debe aplicar a los productos cuando se trate de venta a crdito en cuotas.

Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla donde deber indicar el n de cuotas y el porcentaje de recargo a aplicar. Ver Figura N 1.

Indicada la informacin, podr optar por los siguientes botones: Guardar permite grabar la informacin y registrarla en el sistema,
Limpiar Recargos, permite eliminar del sistema los porcentajes ingresados , el sistema solicitar confirmar esta limpieza y Salir
regresa al men principal del sistema.

VENTAS

4-1

4. Ventas
Objetivo
Este proceso permite mantener y emitir los distintos documentos relativos a la venta de productos: Boletas, Facturas, Notas de
Crdito y Vales de Venta. Adems podr autorizar documentos de venta para clientes sobregirados y/o bloqueados.
Sr. Usuario:
El proceso Autorizacin de Ventas a Clientes, slo est disponible en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se presenta un submen con las distintas opciones que desde aqu se podrn acceder:

4.1 Emisin Boletas


Objetivo
Este proceso permite la generacin y emisin de Boletas de Venta normales o electrnicas.
En caso que su empresa maneje Colas de Impresin, es recomendable que antes de ingresar a este proceso Ud. deje activo el
Administrador de Impresoras tal como se indica en este manual. De no hacerlo, el sistema le dar la alternativa de activarlo una
vez que ingrese al mantenedor de documentos, completando inicialmente los datos requeridos por la caja.
Sr. Usuario:
Previo a este proceso tendr que haber realizado la definicin y apertura de la caja (men Cajas), dependiendo si
son boletas electrnicas o normales , ya que de lo contrario no podr emitir Boletas.
Adems, para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales
se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N1) donde lo primero que deber indicar es la caja para trabajar
en la emisin de documentos y el N de Boleta (el N de Folio que muestra el sistema corresponde al primero disponible de la
sesin que se active), slo si es una Boleta Normal. Si est emitiendo una Boleta Electrnica, el sistema solicitar slo
seleccionar la caja para trabajar.
Sr. Usuario:
Junto con utilizar la tecla TAB para pasar de un campo a otro, Ud. podr hacer uso de la tecla ENTER, que cumple
la misma funcin en este proceso.
Adems, seleccionando la tecla ESC, una vez ingresado los movimientos de productos dentro de una fila, el sistema
abrir automticamente la ventana de pagos, dentro de la cual podr ingresar las formas de pago a considerar.

4-2

Puntos de Venta Sucursales


Figura N1

Esta informacin es la siguiente:


N de Boleta: El sistema muestra el nmero asignado a la boleta.
Si se ingresa un nmero de Boleta y ste no se encuentra registrado, significar que es Nueva, de lo contrario
significar que existe y desplegar el documento en estado consulta y usted podr realizar algunas modificaciones,
eliminarla o imprimirla.
Fecha:

Corresponde a la fecha en que se emite el documento, el sistema sugiere la del da correspondiente a la


configuracin de su computador y puede ser mantenida o modificada conforme a sus necesidades, manteniendo el
formato dd/mm/aaaa.

Hora:

Corresponde a la hora de emisin del documento. Esta hora se ir modificando automticamente mientras dure el
proceso de generacin de la Boleta, y al igual que la fecha que corresponde a la configuracin de su computador.

Ingresando una Nueva Boleta


Para iniciar un ingreso de Boletas, usted debe primero haber ingresado a una caja (ver operatoria), y luego cuando se encuentre en
el formulario ver lo siguiente:
Caja:

Corresponde al cdigo de la caja asociada a la transaccin, los cuales fueron definidos con anterioridad en el
proceso Definicin de Cajas.
Importante:
Si se han asociado dispositivos a la caja ingresada, stos se reflejarn al ingresar los movimientos del producto.
Al ingresar una 2 Boleta, el sistema sugerir el cdigo de caja ingresada anteriormente.
Si la caja indicada se encuentra asociada directamente a una impresora, o si est asociada a una cola de impresin y
el administrador de impresin se encuentra activo, el sistema le permitir pasar directamente al campo Vale; de lo
contrario si est asociada a una cola de impresin el sistema chequear que el Spooler o Administrador asociado, se
encuentre activo. De no estarlo, se desplegar un mensaje confirmando su apertura. Tras una respuesta negativa,
usted no podr emitir la boleta pero si podr grabarla para su posterior emisin.
Si su respuesta fue afirmativa deber activarlo tal como se indica en el proceso Administrador de Impresin.

VENTAS

4-3

N Vale:

Es opcional y se utiliza para formalizar la venta cuando se han emitido Vales de Venta. Este ingreso podr ser
efectuado digitando el N del Vale directamente, o bien ser obtenido desde la lista que se presenta al seleccionar el
botn de bsqueda, donde se muestran todos los Vales de Venta an no considerados en Boletas ni en Facturas.
Al Ingresar un Vale, el sistema traer a la pantalla la informacin que registra, dejndola en la Boleta. Esta
informacin podr ser mantenida o modificada conforme a sus necesidades.
Si no se utiliza Vale, tendr que continuar con el ingreso de los campos siguientes.

Importante:

Si est rescatando un Vale de Venta generado para Facturas, el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El Vale de Venta seleccionado fue generado para una Factura.
Desea utilizarlo realmente?

Si el Vale de Venta tiene Lista de Precios, el sistema desplegar el siguiente mensaje:


Sr. Usuario:
El Vale de Venta seleccionado fue generado para una Factura, adems tiene asignada una Lista de
Precios, al ser utilizado en una Boleta no se traer la Lista de Precios asociada pero se respetarn los
valores ingresados en el Vale de Venta.
NOTA: Es posible que el Total Final presente diferencias con respecto al del Vale de venta, debido a
los nuevos clculos que se realizan.
Desea utilizarlo realmente?

Los campos Bodega, Lista de Precios, Vendedores, Centro de Costo y Descripcin, sern mostrados por defecto si
han sido asociado a la caja en el proceso Definicin de Cajas.
Condicin Vta.: Corresponde a la forma de pago del documento, la que puede ser: Contado, Cheque a 30 das, Crdito, etc. Esta
informacin se ingresa en la ficha de auxiliares y es modificable, por lo que el sistema la presentar directamente.
Su Cdigo o Descripcin, pueden ser digitados directamente, o bien, pueden ser obtenidos desde la ventana que
se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega desde la cual se rebajar el stock. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser
digitados directamente, as como pueden ser obtenidos desde la ventana que se despliega al seleccionar el botn
de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Fecha Vcto.:

Es la fecha en que deber ser pagado el documento, que debe corresponder a la condicin de venta seleccionada,
usted deber ingresar da, mes y ao del pago, o bien, seleccionarlo del botn de calendario que aparece a la
derecha de este campo.

Nota Venta:

Indique el N de la Nota de Venta asociada a la boleta. Este nmero podr ser digitado directamente o
seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda.

Vendedor:

Corresponde al nombre de la persona que realiz la venta.

Lista de Precios: Deber ingresar el cdigo de lista de precios que se usar como base para los precios. Si no se ingresa lista, el
sistema tomar el precio base que est en la ficha del producto. Esta informacin podr ser ingresada
directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la
derecha de este campo.
Adems, tendr disponible un cuadro de chequeo en el cual podr seleccionar, si utilizar Lista de Precios
Mayorista/Minorista.
Centro de Costo:
Indique el centro de costo asociado a la venta, ste podr ser digitado directamente o bien ser obtenido a travs
del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la opcin.

4-4

Puntos de Venta Sucursales

Descripcin:

En este campo se ingresa un texto que ser asociado a la venta, cuyo largo mximo podr ser de 50 caracteres.

Cliente:

Al cual se le est vendiendo la mercadera.


Importante:
Si el cliente ingresado se encuentra sobregirado o bloqueado, el sistema lo advertir a travs del despliegue de
una ventana, slo si anteriormente en el proceso Parmetros, carpeta Punto de Venta en Lnea, seleccion el
check Desea Controlar el sobregiro de Clientes al emitir una Boleta.

El sistema chequear que el usuario que genere una boleta a un cliente bloqueado o sobregirado tenga los
permisos necesarios para realizar la venta
En caso que el cliente no cuente con este nuevo permiso, la venta puede realizarse ingresando la condicin de
venta EFECTIVO definida en los parmetros del sistema, tal como lo informar el sistema a travs del siguiente
mensaje.

VENTAS

4-5

Estado:

La Boleta puede tener tres estados que son: Vigente, Pendiente o Nulo, dichos estados se seleccionan a travs
del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Las boletas grabadas en estado Pendiente, no aparecern en el Libro de Ventas y tampoco sern traspasadas a
Inventario y Facturacin.

Ingreso de Movimientos por Producto


Cada Boleta tiene una capacidad mxima de 30 movimientos, por lo tanto en caso de requerir lneas adicionales
habr que continuar en una Boleta nueva.

Importante:
Dependiendo de lo seleccionado y definido en el proceso Parmetros, men Bases, si la empresa controla venta bajo Precio Piso
del Producto, el sistema advertir a travs de un mensaje si el precio del producto indicado en la venta se encuentra bajo esta
situacin, permitiendo continuar con el proceso slo si tiene los permisos necesarios para vender un producto bajo precio piso o
modificando el valor ingresado.

Los antecedentes a ingresar son:


Cdigo Producto:
Corresponde al cdigo del tem o producto que ser vendido al cliente. Su ingreso se efecta digitndolo
directamente, obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo, tal como se muestra en la siguiente figura, o bien se captura a travs de un lector de
cdigo de barra.

Dentro de esta pantalla podr indicar opciones de filtro para realizar una bsqueda avanzada de productos, ya sea
por atributo, slo los productos activos, slo productos de venta o definidos para la compra, etc..
Importante:
Para incluir y visualizar el Stock y Precio de Venta de los Productos, deber tener habilitado estos campos en la
carpeta Productos del proceso Parmetros, men Bases.
Adems la lupa
ubicada a la derecha de la columna Stock, permitir mostrar el stock de otras bodegas para el
productos seleccionado.
Junto a esta informacin, se encuentran activos los botones Sustitutos y Complementos los cuales muestran la
informacin de los productos que cumplen con esta condicin, dependiendo del producto seleccionado.

4-6

Puntos de Venta Sucursales

Importante:
Dependiendo de lo indicado en el proceso Parmetros, si la empresa controla Anticipos, al momento de digitar un
producto de tipo servicio no inventariable y que est seleccionado como anticipo, el sistema mostrara una venta
solicitando el nmero de trabajo.
Podr ingresar un Nmero de trabajo por movimiento.
Si se ingreso un cdigo de servicio con cantidad negativa, se asumir que se esta haciendo uso del anticipo
por lo que el sistema chequear el auxiliar + anticipo (nmero de trabajo) y traer el valor, el sistema
validar que correspondan al cliente seleccionado (siempre que exista en el Vale) y no se haya utilizado.
Al traer el Nmero de Trabajo, el sistema completar el campo Precio Unitario del movimiento
No podr utilizar un anticipo de un Vale en una Boleta, si esta ltima no fue generada a partir de un Vale.
U. Med.:

Cantidad:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta informacin
, el cual desplegar las otras unidades de medida
puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).
Indicar la cantidad del producto a vender.

La cantidad de decimales a considerar, depender de lo que se ha definido en el proceso Definicin de Parmetros


del sistema de Inventario y Facturacin.

Importante:
Si el Punto de Venta tiene definido que Controla Stock en Boletas, se controlar si la cantidad supera el stock
existente en bodega. Si a nivel de parmetros define que Controla Stock y Avisa si se produce una venta sin
Stock, lo advertir y permitir generar el movimiento. Sin embargo, si a nivel de parmetros define que Controla
Stock y que NO permite venta sin Stock, NO se permitir generar el movimiento y desplegar un mensaje similar
a este:
Sr. Usuario:
El stock en la Bodega Disponible es insuficiente, la cantidad permitida es: 0
Talla-Color:

Al ingresar un producto que maneje Talla-Color el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese los
Datos de las Tallas en los Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un producto que
maneja Talla/Color. Para ingresar esta informacin, usted debe hacer doble clic en el botn Datos de Talla/Color
del Producto, (que aparece entre la columna de Cantidad y la Columna (+)), o bien, pasar con la tecla TAB por el
mismo botn. El sistema muestra una pantalla en la que pide ingresar la Talla y el Color, que dependiendo del
tipo de ingreso en los parmetros se solicitar el ingreso en forma lineal o matricial.

Ingreso Lineal

Ingreso Matricial

VENTAS

4-7

Luego de ingresar Talla y Color a cada uno de los productos que manejan sta caracterstica, usted puede hacer un clic en el signo
ms (+) y el sistema desplegar la informacin, ya sea de Partida/ Pieza o Talla/ Color, segn sea la caracterstica sealada por
producto, para cerrarla se hace clic en el signo menos (-).

KIT:

Al ingresar un producto que maneje KIT el sistema desplegar la pantalla Detalle de la Composicin del
Producto KIT, que contiene una matriz donde se encuentran los productos que componen el KIT y su
completa informacin: con Cdigo, Descripcin, Unidades por KIT, Cantidad Facturada, Precio Base, %de
Incidencia, Precio Venta en el KIT, % de Descuento, Descuento y el botn de bsqueda. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Los productos KIT por definicin no pueden ser inventariables, por lo tanto no se validar el stock de estos productos, en su
defecto, se validar el stock del conjunto de los productos que lo componen (Slo en el caso de ser un Punto de Ventas en
Lnea). Por ejemplo, si usted desea despachar N unidades de un producto KIT X, se validar que los productos que componen
el producto X, tengan proporcionalmente las N unidades necesarias para construir cada KIT a despachar. Para comprender
esto, como ejemplo utilizaremos el producto KIT Automvil.
Supongamos que necesita despachar 10 unidades del Producto KIT Automvil, el cual, entre otros elementos, se compone de 4
neumticos y 4 puertas.
Para cumplir con el pedido solicitado se necesitan 40 neumticos y 40 puertas. En la bodega hay disponibles 30 neumticos y 50
puertas. Con las Puertas podramos construir 12 unidades del producto KIT Automvil, pero con los neumticos slo es posible
construir 7 unidades de este producto.
De ser as el sistema enviar un mensaje en el cual se indicar, cual es la cantidad mxima de productos KIT que se pueden
despachar, informndole adems cual es el producto cuya cantidad de stock disponible no es suficiente para cumplir con la
cantidad solicitada.
No se permitir repetir un producto KIT en un mismo Documento.
Si alguno de los productos que componen el producto KIT, maneja Partida / Pieza / Fecha de Vencimiento o maneja Serie y se
ingres una cantidad a Despachar, se solicitar el ingreso de estos atributos a travs del botn que aparece en la ltima columna de
la pantalla anterior.
Al momento de Imprimir, se debe verificar que se indic si se imprime el Producto KIT o el desglose de ste, desde el men Bases,
opcin Parmetros, carpeta Productos KIT.

4-8

Puntos de Venta Sucursales

Nmero de Serie:
Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros del
Sistema Inventario y Facturacin, se seleccion que la empresa maneje Series. Al ingresar un producto con
atributo N de Serie, el sistema solicitar Ingresar los Datos de las SERIES, para lo cual presentar una
pantalla donde usted podr ingresarlos directamente, o bien, seleccionarlos, tras elegir el botn de bsqueda.
Ver Figura N 3.
Figura N 3

Al ingresar la cantidad y pasar al campo siguiente se despliega una pantalla donde usted deber seleccionar tantos
nmeros de serie como cantidad de productos est vendiendo.
Precio Unitario:

Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad de medida indicada, puede ser
mantenido, o modificado en caso de requerirlo.

Sub Total ($):

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor, esta informacin es desplegada automticamente por el
sistema.

Descuento ($):

En este campo se ingresan el o los % de descuento que se aplicarn al producto en forma individual. Cuando
el cursor se ubica en este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta
una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (Ver Captulo Descuentos en Apndice D. Tablas al
final de este manual) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N3).
Figura N3

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin.

VENTAS
Total ($):

4-9
Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento individual indicados en el campo anterior. Este
campo es entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto:


El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos
Para modificar o escribir varias lneas de detalle, deber pulsar la tecla F2 o hacer doble clic, con esto en la
pantalla se marcarn esas lneas como ocupadas, dejando as el prximo producto en la 1 lnea que queda
libre.
Finalizado el ingreso de los movimientos a la boleta, se activarn en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones:
Al seleccionar el botn Imprimir, el sistema imprimir el documento seleccionado.

Al seleccionar este botn se despliega la ventana de la Figura N4, donde se ingresan los descuentos a nivel
de totales de la boleta. Aparecern visibles tantos descuentos como hayan sido definidos en los parmetros en
Inventario y Facturacin. Debiendo ingresar valores slo en aquellos que usted requiera.
Figura N 4

Para salir de esta ventana y regresar a la anterior, seleccione el botn Volver.

Al seleccionar este botn el sistema despliega la ventana de la Figura N 5, donde deber ingresar el pago del
monto total, el cual podr ser pagado bajo una sola modalidad, o bien distribuido en distintas formas de pago
(Ej: una parte en efectivo y otra en cheques).

4-10

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 5

En ella tendr que definir la forma de pago a considerar para el documento y que puede ser por: Pago o a cargo de Cuenta
Corriente.
Si su opcin es por Pago, el sistema activar las siguientes formas en que ste podr ser efectuado:
Efectivo:.

Digite el monto a considerar para el pago en efectivo.

Promocin: En caso que la compra efectuada por el cliente este asociada a una promocin, en este campo tendr que
sealar su monto, ya que si bien es cierto no hay un Documento de Pago, vendra siendo como un descuento
que debe quedar registrado en el sistema.
Cheques:

Si la forma de pago es con cheque, seleccione el cono con la lupa ubicado a la derecha del campo, tras lo cual
se desplegar una ventana (ver Figura N 6), dentro de la cual tendr que ingresar la siguiente informacin por
cada cheque:
Figura N 6

N Cheque:

Digite el nmero de cheque con el cual se est realizando el pago.

N Serie:

Digite el nmero de serie correspondiente al talonario de cheques.

Fecha Emisin: Ingrese la fecha de emisin del cheque. Esta fecha es propuesta por el sistema y podr
mantenida, o bien modificada ingresando una nueva fecha de acuerdo al formato propuesto.

VENTAS

4-11
Fecha Vencto.: Ingrese la fecha de vencimiento que tendr el cheque en formato dd/mm/aaaa.
Cod. Banco:

Ingrese el cdigo del Banco al cual pertenece el cheque. Este ingreso puede ser efectuado
digitando directamente el cdigo, o bien obtenindolo a travs del botn de bsqueda que
permite acceder la lista registrada en el sistema (Ver Apndice D. Tablas).

Monto:

Indique el monto del cheque.

Esta informacin debe ser repetida tantas veces como cheques se ingresen en el sistema.
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.

Sr. Usuario:
Si usted tiene contrato con una Empresa verificadora de Cheques (Ej.: ORSAN), y anteriormente en el
proceso Parmetros seleccion el check Utiliza Verificacin de Cheques va ORSAN y la caja utilizada
tiene asignado el ID entregado para operar, el sistema mostrar la siguiente pantalla:

El Monto Cheque, Serie Rut Telfono, Das de Vencimiento y MICR sern de ingreso obligatorio, el sistema
sugerir el da de vencimiento de acuerdo a la diferencia entre la fecha actual y la fecha de vencimiento.
El ingreso del MICR puede ser Manual o deslizando el cheque en la mquina lectora.

Sr. Usuario:
El MICR tiene la siguiente estructura para el caso que no sea factible leer el Cheque y necesite ingresarlo
manualmente:
- Nmero de Cheque (largo 7 caracteres)
- Separador (^) (largo 1 carcter, [Ascci94]
- Espacio en blanco (largo 1 carcter)
- Cdigo del banco (largo 3 caracteres)
- Plaza bancaria (largo 4 caracteres por defecto 0000)
- Separador (^) (largo 1 carcter, [Ascci94]
- Cuenta corriente (largo 11 caracteres)
- Separador (/) (largo 1 carcter)
- Espacio en blanco (largo 1 carcter)
- Valor por defecto 01 (largo 2 caracteres)
Ejemplo:
0001234^ 1230000^00001234587/ 01

4-12

Puntos de Venta Sucursales


Al seleccionar el botn Ingreso Manual de MICR, el sistema desplegar una nueva ventana, donde deber
ingresar el detalle del MICR, tal como se muestra en la imagen de ejemplo:

Al ingresar la informacin requerida en la verificacin, seleccione el botn Verifica Cheques, tras lo cual el
sistema proceder a realizar la conexin al WEB Services con la Empresa verificadora de cheques ORSAN
permitiendo obtener una Aprobacin o Rechazo del documento, el sistema listar los documentos consultados
indicando dependiendo del color si el documento se encuentra Rechazado, No Verificado o Verificado.
Seleccionando el botn Captura nuevo cheque, el sistema levantar la ventara de ingreso de informacin
para consultar documentos.

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.

Tarjeta Crdito:
Si la forma de pago es a travs de una Tarjeta de Crdito, seleccione el cono con la lupa ubicada a la derecha
del campo, tras lo cual el sistema desplegar una ventana (ver Figura N7), donde deber ingresar la siguiente
informacin, por cada tipo de tarjetas con que pague:

VENTAS

4-13
Figura N7

Tipo Tarjeta:

Ingrese el cdigo correspondiente a la Tarjeta de Crdito a utilizar. Este ingreso puede ser
efectuado digitando directamente, o bien obtenindolo a travs del botn de bsqueda que
permite acceder la lista registrada en el sistema (Ver Apndice D. Tablas).

Si el pago es manual, deber indicar la siguiente informacin:


N Tarjeta:

Digite el nmero correspondiente a la Tarjeta de Crdito presentada para el pago del


documento.

N Comprobante: Digite el nmero del comprobante o vale donde se registran los datos de la tarjeta de
crdito.
Fecha Vencto.: Ingrese la fecha de vencimiento que tendr el pago. Esta fecha deber ir en formato
dd/mm/aaaa.
Monto:

Digite el monto a cancelar con la tarjeta.

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.


Crdito:

Si la forma de pago es a travs de Crdito en cuotas, seleccione el cono con la lupa ubicada a la derecha del
campo, tras lo cual el sistema desplegar una ventana (ver Figura N 8), donde deber registrar por cada
cuota:
Figura N 8

4-14

Puntos de Venta Sucursales

N Cuota:

En esta columna se ingresa el nmero de cada una de las cuotas a considerar para el crdito.

Fecha Vencto.: Corresponde a la fecha de vencimiento que tendr la o las cuotas otorgadas, cuyo formato
ser dd/mm/aaaa.
% de Inters:

Ingrese el porcentaje de inters que se aplicar a cada cuota registrada.

Monto:

Digite el monto a cancelar en cada cuota.

Las cuotas se digitan una a una y en la medida que van siendo ingresadas van quedando registradas y
apareciendo dentro de una lista en la pantalla.
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.
Nota de Crdito: Este campo se utiliza en caso que el cliente que efecta la compra, cuente con una Nota de Crdito por
mercadera devuelta y desee descontarla del monto total de la nueva compra. Para ello seleccione el
cono con la lupa ubicada a la derecha del campo, tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N
9), donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N9

N N. Crdito: Ingrese el nmero correspondiente a la Nota de Crdito del cliente.


Fecha Emisin: Ingrese la fecha de emisin que registra la Nota de Crdito, cuyo formato ser dd/mm/aaaa.
Monto:

Digite el de la Nota de Crdito a descontar.

VENTAS

4-15
Cd. Doc. Origen: Ingrese el cdigo del documento original al cual fue asociada la Nota de Crdito
(Ejemplo: Factura FA). Este ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser obtenido
desde la lista que se presenta, al pulsar el botn de listas desplegables ubicado a la
derecha del campo.
N Doc. Origen: Digite el nmero del documento asociado a la Nota de Crdito.
Al estar cancelando un Documento con una Nota de Crdito y se est trabajando en lnea con Inventario y
Facturacin. El sistema chequear los siguientes datos, que el Documento exista en Inventario y Facturacin,
que el monto utilizado sea menor o igual al de la Nota de Crdito, si se detecta alguna inconsistencia, el
sistema lo advertir por pantalla a travs de un mensaje.
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.

Tarjeta de Dbito: Si la forma de pago es a travs de una Tarjeta de Dbito (RedBanc), seleccione el cono con la lupa
ubicada a la derecha del campo, tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N10), donde deber
ingresar la siguiente informacin:
Figura N10

N Comprobante: Ingrese el nmero del comprobante o vale donde se registran los datos de la tarjeta.
N Tarjeta:

Ingrese el nmero de tarjeta.

Fecha Vencto.: Ingrese la fecha de vencimiento considerado para el pago del documento, cuyo formato ser
dd/mm/aaaa.
Cod. Banco:

Ingrese el cdigo del Banco al cual se encuentra asociada la Tarjeta de Dbito (Redbanc).
Este ingreso puede ser efectuado digitndolo directamente, o bien obtenerse a travs del
botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema (Ver Apndice D.
Tablas).

Monto:

Ingrese el monto a cancelar

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.


Cambio:

Corresponde a la diferencia entre el total del documento y el total de la suma de las formas de pago, siempre y
cuando esta diferencia sea mayor que cero.

Si su opcin es por Cuenta Corriente, el monto ser cargado a la cuenta corriente del cliente, una vez efectuado el
traspaso a la central y luego de la Centralizacin del Inventario y Facturacin a Contabilidad.
Finalizado el ingreso de la forma de pago se activa el botn Imprimir, el cual permitir imprimir la boleta, o por el botn Grabar,
el cual le permitir almacenar la informacin dejndola en pantalla en modo de consulta. Una vez confirmado los datos, la boleta
queda registrada en la base de datos y el sistema vuelve a la pantalla inicial.

4-16

Puntos de Venta Sucursales

En este momento tambin se podr optar por elegir el botn Agrega, que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para continuar
ingresando otras Boletas.

Ingresando una Boleta por cambio de mercaderas


Para emitir este tipo de boletas, usted debe ingresar la lnea del producto que se est cambiando con el valor de la cantidad en
negativo, Ejemplo:
Si un cliente quiere realizar el cambio de una prenda, usted ingresar el encabezado de la boleta como si estuviera realizando una
venta normal, pero al momento de pasar a la lnea de producto, en la columna de la cantidad debe ingresar la cantidad con valor
negativo (Ej: -1) y de ah en adelante el clculo se har automticamente. Para completar el cambio de mercadera, usted debe
ingresar el producto por el cual se est reemplazando y en la columna cantidad debe agregar el valor de la salida con negativo.
Se puede dar la situacin de que la boleta quede en valor cero porque la cantidad y el precio del producto entrante, coinciden con la
cantidad y precio del producto por el cual se realiza el cambio. Otro caso especial es cuando la cantidad que est saliendo por el
cambio, es mayor que la entrante, por lo tanto, el total de la boleta corresponder a la diferencia entre ambas lneas.
El sistema no permite ingresar documentos con el total en negativo, por lo tanto lo obliga a efectuar slo cambios de
mercaderas.

Seleccionando una Boleta registrada en el Sistema


El acceso a cualquier Boleta que haya sido registrada, se realiza de la siguiente forma. Estando en la pantalla presentada en la
Figura N1, ingresar el nmero de la boleta a seleccionar, el cual puede ser digitado directamente o bien ser obtenido desde la lista
que se presenta al presionar el botn de bsqueda, el sistema despliega toda la informacin que tiene asociada la boleta.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando una Boleta Cambio de Folio - Anulacin


Seleccionada la Boleta a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B.
Si la boleta a modificar ya fue impresa
Al modificar, el sistema consulta si se desea cambiar el N de folio a la boleta. Si su respuesta es afirmativa, le sugerir el 1er
nmero disponible al ltimo digitado, pudiendo mantenerlo o cambiarlo. Al confirmar el nmero ste ser registrado
automticamente en el sistema. Por el contrario si su respuesta es No, el sistema consultar si desea anular la boleta, si se
confirma la consulta, el estado pasa de Vigente a Nulo y su folio no podr ser ocupado nuevamente, si su respuesta es no el
sistema consultar si desea modificar los pagos.
Si el documento o movimientos de pagos que usted desea modificar estn contabilizados, debe modificarlos
manualmente en la Contabilidad.
No podr anular un documento si ste tiene pagos asociados o la caja donde se emiti no est abierta.
Si la boleta no ha sido impresa.
Podr modificar casi todos los datos excepto su N, Caja asociada y Cliente.

Importante:

Si el documento a modificar se encuentra en mantencin por otra estacin de trabajo u otro usuario, el sistema desplegar
un mensaje de advertencia al usuario, tal como se muestra a continuacin:
Atencin!
Existe(n) 1 documento(s) en mantenimiento por el Usuario XXXXXX, Desea visualizarlo para posteriormente
modificarlo o eliminarlo?.
Importante: Antes de realizar cualquier accin sobre el documento, verifique que no esta siendo ingresado desde
esta u otra estacin.

VENTAS

4-17

Al continuar con el proceso, el sistema desplegar un segundo mensaje de advertencia, indicando lo siguiente:
Atencin!
Sr. Usuario:
Este documento est en mantenimiento por el usuario XXXXXX. Si lo Edita o Modifica puede perder
informacin!
Cualquier accin realizada por Ud. queda bajo su responsabilidad.
Est seguro de querer visualizarlo para posteriormente modificarlo o eliminarlo?

Si a pesar de las advertencias, el segundo usuario igual ingresa al documento, al salir de este, el sistema validar si el
documento ya fue grabado por otro de los usuarios, enviando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El documento actual fue guardado por otro usuario.

Si usted no posee los permisos necesarios para editar un documento, el sistema desplegar el siguiente mensaje de
advertencia:
Sr. Usuario:
Existe(n) X documento(s) en mantenimiento por el Usuario XXXXX
Ud. no tiene permiso para editar documentos en mantencin. Si desea editar este documento debe hacerlo
mediante un usuario que tenga permisos.

Para uso de la emisin de documentos con 2 instancias en el mismo equipo, para que cuando el usuario seleccione un
documento que est en Mantencin en el mismo equipo pero con otra instancia de la emisin de documentos y no posee
los permisos necesarios, el sistema desplegar el siguiente mensaje de advertencia:
Sr. Usuario:
El documento que est seleccionado, se encuentra en mantencin en otra instancia de este equipo, por lo que no
puede ser editado en una nueva instancia.

Eliminando una Boleta


Seleccionada la boleta a Eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B. El sistema confirma la eliminacin, y si la respuesta es afirmativa, dejar disponible el folio para ser utilizado
nuevamente.

El sistema no permitir eliminar boletas que se encuentren en cajas Cerradas o Rendidas.

Imprimiendo una Boleta


Una Boleta slo podr ser emitida si existe un formato definido (ver Captulo Definicin de Formatos).
Al efectuar la seleccin de una Boleta se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), dentro de los cuales
se encuentra el botn de la impresora, que permite realizar la emisin, ya sea a travs del monitor o a la impresora.

4-18

Puntos de Venta Sucursales

Emisin de Boletas Electrnicas


Importante:
Para la generacin de Documentos Tributarios Electrnicos (DTEs), el sistema exigir la existencia de un
certificado digital con el cual se firmar el documento. Certificado que debe ser equivalente al E-mail y RUT
registrado, este Usuario debe ser distinto de SOFTLAND y debe tener los permisos necesarios para envo de DTEs
al SII.
Deben existir Folios disponibles, los cuales deben ser capturados desde el Sistema de Inventario y Facturacin,
proceso Ingreso/Anulacin/Eliminacin de Folios para DTE, slo si el Punto de Venta es en Lnea; si es Remoto se
capturar desde el Punto de Venta Remoto.
Al seleccionar este proceso, lo primero que deber indicar es la caja para trabajar en la emisin de documentos, la cual deber estar
definida para que emita Boletas Electrnicas y abierta (procesos Definicin de Cajas y Apertura y Cierre de Caja, men Cajas).
A continuacin seleccione el botn OK, para continuar con el proceso. Figura N 1
Figura N 1

Al seleccionar la emisin de un documento electrnico, deber tener las siguientes consideraciones:


N Boleta, el N de Folio es otorgado en forma automtica por el sistema, de acuerdo a los folios que existen disponibles y no
podr ser asignado por el usuario.
Fecha: Este dato es otorgado en forma automtica por el sistema (entrega la fecha del da) pudiendo ser modificada por el usuario.
Los campos restantes se ingresarn de la misma forma que una Boleta normal.

VENTAS

4-19

Para grabar una Boleta Electrnica


Seleccione el botn
ubicado en la 2 Barra de Herramientas, el sistema solicitar indicar la forma de pago, y podr imprimir el
documento (slo si ha definido anteriormente el formato de impresin del documento, proceso Definicin Formato Impresin de
Documentos, men Bases).
A continuacin se muestra un ejemplo de una Boleta Electrnica

4-20

Puntos de Venta Sucursales

4.2 Emisin Masiva de Boletas


Objetivo
Este proceso permite generar boletas en forma masiva a partir de una boleta base.
Importante:
El proceso controlar stock, slo si la Si la Base de datos controla stock
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla, donde lo primero que deber indicar es la caja para trabajar en la emisin de
documentos, la cual deber estar abierta y asociada a una impresora normal. A continuacin, se desplegar una nueva pantalla (ver
Figura N 1) donde deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1

Seleccione el N de Folio de la Boleta Base: Digite el N de la Boleta o seleccinela desde la lista que se presenta al optar por el
botn de bsqueda.

Importante:
Seor Usuario:
La boleta seleccionada como base para ejecutar el proceso, deber cumplir con los siguientes requisitos mnimos necesarios:
- La Boleta no debe tener Auxiliar
- El estado de a Boleta debe ser: Vigente
- La Forma de Pago debe ser slo: Efectivo
- Los productos que contengan no pueden manejar atributo de Serie
Si no cumple con estos requisitos mnimos, el sistema desplegar un mensaje de advertencia no permitiendo continuar con
el proceso.
Indique la Fecha con la que se generarn las nuevas boletas: El sistema trae por defecto la fecha de la boleta base, la cual podr
ser modificada segn se requiera, a travs del botn .

VENTAS

4-21

Indique el nmero de Boletas a generar: digite el nmero de boletas a generar a partir de la boleta base.
Una vez ingresada la informacin, seleccione el botn OK para dar inicio al proceso de generacin masiva de boletas.

Importante:
Si la Base de Datos controla stock al momento de vender, el sistema validar la existencia de stock en la bodega para los productos
que registre la boleta.

Finalizado el proceso, el sistema desplegar en pantalla el nmero de Folio de las Boletas generadas y mostrar un mensaje
indicando la ruta del archivo log de resultados, tal como se muestra continuacin:

Para salir del proceso, seleccione el botn Aceptar y luego Salir.

4-22

Puntos de Venta Sucursales

4.3 Emisin Facturas


Objetivo
Este proceso permite generar, mantener y emitir Facturas electrnicas o normales, donde podr controlar diversas formas de pago.
Sr. Usuario:
Mediante este proceso podr realizar Documentos Tributario Electrnicos (DTE) y no Electrnicos. Para la
generacin de DTEs, el sistema exigir la existencia de un certificado digital con el cual se firmar el documento.
Junto con utilizar la tecla TAB para pasar de un campo a otro, Ud. podr hacer uso de la tecla ENTER, que cumple
la misma funcin en este proceso.
Seleccionando la tecla ESC, una vez ingresado los movimientos de productos dentro de una fila, el sistema abrir
automticamente la ventana de pagos, dentro de la cual podr ingresar las formas de pago a considerar.
Adems, para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales
se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.

Importante al momento de seleccionar un documento

Si usted no posee los permisos necesarios para editar un documento en mantencin, el sistema desplegar el siguiente
mensaje de advertencia:
Sr. Usuario:
Existe(n) X documento(s) en mantenimiento por el Usuario XXXXX
Ud. no tiene permiso para editar documentos en mantencin. Si desea editar este documento debe hacerlo
mediante un usuario que tenga permisos.

Para uso de la emisin de documentos con 2 instancias en el mismo equipo, para que cuando el usuario seleccione un
documento que est en Mantencin en el mismo equipo pero con otra instancia de la emisin de documentos y no posee
los permisos necesarios, el sistema desplegar el siguiente mensaje de advertencia:
Sr. Usuario:
El documento que est seleccionado, se encuentra en mantencin en otra instancia de este equipo, por lo que no
puede ser editado en una nueva instancia.

Operatoria
Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla donde deber indicar: el cdigo de la caja para trabajar en la emisin de
documentos, seleccionar el documento a emitir (electrnico o normal), al indicar documento no electrnico, el sistema solicitar
digitar el N de Factura (el N de Folio que muestra el sistema corresponde al primero disponible de la sesin que se active).
Esta opcin opera de la misma forma que la opcin anterior Emisin de Boletas, para lo cual le solicitamos seguir los pasos all
sealados.

Tener en consideracin al momento de seleccionar un Vale de Venta:

Si est rescatando un Vale de Venta generado para Boletas, el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El Vale de Venta seleccionado fue generado para una Boleta.
Desea utilizarlo realmente?

Si el Vale de Venta tiene Lista de Precios el mensaje ser el siguiente:


Sr. Usuario:
El Vale de Venta seleccionado fue generado para una Boleta, adems tiene asignada una Lista de Precios, al ser
utilizado en una Factura no se traer la Lista de Precios asociada pero se respetarn los valores ingresados en el Vale
de Venta.
NOTA: Es posible que el Total Final presente diferencias con respecto al del Vale de venta, debido a los nuevos
clculos que se realizan.
Desea utilizarlo realmente?

VENTAS

4-23

Importante:
- La diferencia es producto de los reclculos realizados al ser un Vale de venta originado para boleta.
- Para los documentos con impuestos especiales, se comportar de la misma forma sumndole los impuestos.

Al rescatar un Vale de Venta que venga con un Auxiliar definido, el sistema validar que el auxiliar no tenga documentos
vencidos, de ser as, desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El Auxiliar tiene documentos vencidos.
Este mensaje se mostrar siempre y cuando el Punto de Venta este ligado al sistema de Contabilidad y Presupuestos
ERP.

Emisin de Facturas Electrnicas


Importante:
Para la generacin de Documentos Tributarios Electrnicos (DTEs), el sistema exigir la existencia de un
certificado digital con el cual se firmar el documento. Certificado que debe ser equivalente al E-mail y RUT
registrado, este Usuario debe ser distinto de SOFTLAND y debe tener los permisos necesarios para envo de DTEs
al SII.
Deben existir Folios disponibles
Al seleccionar la emisin de un documento electrnico, deber tener las siguientes consideraciones:
N Factura, el N de Folio es otorgado en forma automtica por el sistema, de acuerdo a los folios que existen disponibles y no
podr ser modificado por el usuario.
Fecha: Este dato es otorgado en forma automtica por el sistema (entrega la fecha del da) pudiendo ser modificada por el usuario.
Estado: El estado de un DTE siempre es vigente (esta opcin no podr ser modificada por el usuario).
Descripcin: Si la empresa se encuentra en Etapa de Certificacin, en este campo debe indicar el N del Caso entregado por SII en
el Set de Pruebas (CASO XXXX-X).

Para grabar un DTE


En etapa de Certificacin, el documento se grabar en la Base de Datos mediante el botn
, ubicado en la 2 Barra de
Herramientas para su posterior envo desde el proceso Procesos, Enviar Set al SII en Etapa de Certificacin.
En etapa de Produccin, dependiendo de lo seleccionado en el proceso Definicin Datos Empresa, carpeta Informacin para
DTE, el envo de DTEs al SII ser Uno a Uno o por Lotes (Este ltimo no disponible en esta versin)
Si opto por enviar documentos uno a uno, deber grabar y enviar directamente al SII a travs del botn Genera y Enva
DTE

desde la 2 Barra de Herramientas.

Si opt por enviar documentos por lotes, deber grabar a travs del botn

y se desplegar el siguiente mensaje:

Sr. Usuario:
Se ha generado el documento (FT) FACTURA ELECTRNICA con el Folio N XXX.
Recuerde enviar posteriormente este Documento Tributario Electrnico al SII. Para ello est disponible la opcin de
men Envo de DTEs por Lote a SII.

4-24

Puntos de Venta Sucursales

Adems, seleccionando los siguientes botones podr:

Anula el documento electrnico generando en forma automtica una Nota de Crdito Electrnica.

Consultar la glosa del Estado del Documento Tributario Electrnico informada por SII.

Permite asociar documentos de referencia en la generacin de este documento.

VENTAS

4-25

4.4 Emisin Notas de Crdito


Objetivo
Este proceso permite el ingreso de las Notas de Crdito.
Importante:
Las Notas de Crdito generadas dentro de este sistema, al ser exportadas a Inventario y Facturacin no actualizan
stock, por lo que usuario debe generar las Guas de Recepcin por los productos de Cambios.
Las Notas de Crdito Electrnicas podrn ser generadas a travs del botn Anular del proceso Emisin de Factura,
men Ventas o bien desde el sistema de Inventario y Facturacin ERP.
En caso que su empresa maneje Colas de Impresin, es recomendable que antes de ingresar a este proceso Ud. deje activo el
Administrador de Impresoras tal como se indica en el proceso Administrador de Impresin, men Procesos. De no hacerlo, el
sistema le dar la alternativa de activarlo una vez que ingrese el campo Caja.
Previo a este proceso tendr que haber realizado la apertura de la caja, ya que de lo contrario no podr emitir Notas
de Crdito.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N1) donde lo primero que deber indicar es la caja para trabajar
en la emisin de documentos. A continuacin tendr que ingresar la informacin asociada a la Nota de Crdito.
Figura N1

Sr. Usuario:
Junto con utilizar la tecla TAB para pasar de un campo a otro, Ud. podr hacer uso de la tecla ENTER, que cumple
la misma funcin en este proceso.

4-26

Puntos de Venta Sucursales

Esta informacin es la siguiente:


N de N Crd:

Permite ingresar un nmero o dejar la opcin Autom sugerida por el sistema, que consiste en otorgar en forma
automtica el correlativo siguiente.
La 1 vez que emita una Nota de Crdito, deber ingresar su nmero ya que de ah en adelante el sistema
continuar sugirindolo.
Si se ingresa un nmero de Nota de Crdito y ste no se encuentra registrado, significar que es Nueva, de lo
contrario significar que existe, por lo tanto podr ser modificada, eliminada o impresa.

Fecha:

Corresponde a la fecha en que se emite la Nota de Crdito, el sistema sugiere la del da y puede ser mantenida o
modificada conforme a sus necesidades, manteniendo el formato dd/mm/aaaa

Hora:

Corresponde a la hora de emisin del documento. Esta hora se ir modificando automticamente mientras dure el
proceso de generacin de una Nota de Crdito.

Ingresando una Nueva Nota de Crdito


Luego de haber indicado los datos anteriores tendr que sealar:
Caja:
Ingrese el cdigo de la caja asociada a la transaccin, los cuales fueron definidos con anterioridad en el proceso
Definicin de Cajas.
Si la caja indicada se encuentra asociada directamente a una impresora, o si est asociada a una cola de impresin
y el administrador de impresin se encuentra activo, el sistema le permitir pasar directamente al campo Bodega;
de lo contrario si est asociada a una cola de impresin el sistema chequear que el Spooler o Administrador
asociado, se encuentre activo. De no estarlo, se desplegar un mensaje confirmando su apertura. Tras una
respuesta negativa, usted no podr emitir la Nota de Crdito pero si podr grabarla para su posterior emisin.
Si su respuesta fue afirmativa deber activarlo tal como se indica en el proceso Administrador de Impresin.
Los campos Bodega, Centro de Costo y Descripcin, sern mostrados por defecto si han sido asociados a la caja en el
proceso Definicin de Cajas.
Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega a la que se asociar la Nota de Crdito, para realizar la posteriores
estadsticas. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser digitados directamente, as como pueden ser obtenidos desde la
ventana que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Vendedor:

Corresponde a la persona que realiz la venta.

Lista de Precios:
Deber ingresar el cdigo de lista de precios que se usar como base para los precios. Si no se ingresa lista, el
sistema tomar el precio base que est en la ficha del producto. Esta informacin podr ser ingresada
directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a
la derecha de este campo.
Adems tendr disponible un cuadro de chequeo en el cual podr seleccionar, si utilizar Lista de Precios
Mayorista/Minorista.
C. de Costo:

Indique el centro de costo asociado a la venta, ste podr ser digitado directamente o bien ser obtenido a travs
del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la opcin.

Descripcin:

En este campo se ingresa un texto que ser asociado a la Nota de Crdito, cuyo largo mximo podr ser de 50
caracteres.

Cliente:

Ingrese el cliente al cual se le generar la Nota de Crdito.

Condicin Vta.:

Corresponde a la forma de pago del documento, la que puede ser: Contado, Cheque a 30 das, Crdito, etc. Esta
informacin se ingresa en la ficha de auxiliares y es modificable, por lo que el sistema la presentar
directamente. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser digitados directamente, o bien, pueden ser obtenidos desde
la ventana que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

VENTAS

4-27

Estado:

La Nota de Crdito puede tener tres estados que son: Vigente, Pendiente o Nulo, dichos estados se seleccionan
a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Al grabar la Nota de Crdito el
sistema lo deja en estado Vigente.

Concepto:

Indique el concepto por el cual se generar la Nota de Crdito, lo cual depende del tipo de documento que lo
gener.
Estos conceptos viene predefinidos en el sistema y son los siguientes:
01 Nota de Crdito con Factura asociada
02 Nota de Crdito con Boleta asociada

N Factura o
Dependiendo del concepto seleccionado, el sistema solicitar ingresar
Boleta Referencia:El nmero de la Factura o Boleta, a la cual se har referencia con esta Nota de Crdito. Si existe, el sistema
desplegar todos sus datos.
Los campos Bodega, Lista de Precios, Vendedores, Centro de Costo y Descripcin, se despliegan en forma automtica si han sido
definidos como Valores Predeterminados en el proceso Definicin de Cajas.

Ingreso de Movimientos por Producto


Los antecedentes correspondientes a los movimientos en una Nota de Crdito son desplegados por el sistema conforme a la Factura
a la cual se hace referencia (ver Figura N2). El usuario podr efectuar cambios en la cantidad o en el precio, pero no podr
ingresar productos adicionales.
Figura N2

Los antecedentes son:


Cdigo Producto: Corresponde al cdigo del tem o producto que ser vendido al cliente. Su ingreso se efecta digitndolo
directamente, obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al
lado derecho de este campo, o bien se captura a travs de un lector de cdigo de barra.
U. Med.:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta
informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
, el cual desplegar las otras unidades de
medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto al cual se generar la Nota de Crdito.

La cantidad de decimales a considerar, depender de lo que se ha definido en el proceso Definicin de Parmetros


del sistema de Inventario y Facturacin.
Precio Unitario:

Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad de medida indicada, puede ser
mantenido, o modificado en caso de requerirlo.

4-28

Puntos de Venta Sucursales

Sub Total ($):

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor, esta informacin es desplegada automticamente por el
sistema.

Descuento ($):

En este campo se ingresan el o los % de descuento que se aplicarn al producto en forma individual. Cuando
el cursor se ubica en este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta
una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (Ver Captulo Descuentos en Apndice D. Tablas al
final de este manual) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N5).
Figura N5

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin (Ver Captulo Parmetros en el manual de dicho sistema).
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento individual indicados en el campo anterior. Este
campo es entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto:


El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos
Para modificar o escribir varias lneas de detalle, deber pulsar la tecla F2 o hacer doble clic, con esto en la
pantalla se marcarn esas lneas como ocupadas, dejando as el prximo producto en la 1 lnea que queda
libre.
Finalizado el ingreso de los movimientos a la Nota de Crdito, se activarn en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones:
Botn Descuentos: Al seleccionar este botn se despliega la ventana de la Figura N3, donde se ingresan los descuentos a nivel
de totales de la Nota de Crdito. Aparecern visibles tantos descuentos como hayan sido definidos en los
parmetros en Inventario y Facturacin. Debiendo ingresar valores slo en aquellos que usted requiera.
Figura N3

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.


Botn Imprimir:

Al seleccionar ste botn usted podr imprimir la Nota de Crdito, luego de seleccionar la impresora a
utilizar, la descripcin de los productos que contiene el KIT aparecer impreso, si usted as lo seleccion,
desde el men Bases, opcin Parmetros, carpeta Productos KIT.

VENTAS

4-29

Si todo est conforme se selecciona el botn Salir, con lo cual el sistema confirma el registro de la Nota de Crdito y del nmero
asignado. Confirmado los datos, la Nota de Crdito es registrada en el sistema y vuelve a la pantalla inicial.
En este momento tambin se podr optar por elegir el botn Agrega, que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para continuar
ingresando Notas de Crdito.
Para regresar a la pantalla principal del sistema, seleccione el botn Salir.

Seleccionando una Nota de Crdito


El acceso a cualquier Nota de Crdito que haya sido registrada en el sistema con anterioridad, se realiza de la siguiente manera:
Estando en la pantalla presentada en la Figura N1, ingresar el nmero de Nota de Crdito a seleccionar y pulsar tecla Tab, la
pantalla que se despliegue deber ser similar a la presentada en la Figura N2.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de la operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando una Nota de Crdito Cambio de Folio - Anulacin


Seleccionada la Nota de Crdito a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en
el Apndice B.
Si la Nota de Crdito a modificar ya fue impresa
Al modificar, el sistema consulta si se desea cambiar el N de folio a la Nota de Crdito. Si su respuesta es afirmativa, le
sugerir el 1er nmero disponible al ltimo digitado, pudiendo mantenerlo o cambiarlo. Al confirmar el nmero ste ser
registrado automticamente en el sistema. Por el contrario si su respuesta es No, el sistema consultar si desea anular la Nota de
Crdito, si se confirma la consulta, el estado pasa de Vigente a Nulo y su folio no podr ser ocupado nuevamente, si su
respuesta es no el sistema consultar si desea modificar los pagos.
Si la Nota de Crdito no ha sido impresa.
Podr modificar casi todos los datos excepto su N, Caja asociada y Cliente.

Importante:
Si el documento a modificar se encuentra en mantencin por otra estacin de trabajo u otro usuario, el sistema desplegar un
mensaje de advertencia al usuario, tal como se muestra a continuacin:
Atencin!
Existe(n) 1 documento(s) en mantenimiento por el Usuario XXXXXX, Desea visualizarlo para posteriormente
modificarlo o eliminarlo?.
Importante: Antes de realizar cualquier accin sobre el documento, verifique que no esta siendo ingresado desde esta u otra
estacin.
Al continuar con el proceso, el sistema desplegar un segundo mensaje de advertencia, indicando lo siguiente:
Atencin!
Sr. Usuario:
Este documento est en mantenimiento por el usuario XXXXXX. Si lo Edita o Modifica puede perder informacin!
Cualquier accin realizada por Ud. queda bajo su responsabilidad.
Est seguro de querer visualizarlo para posteriormente modificarlo o eliminarlo?
Si a pesar de las advertencias, el segundo usuario igual ingresa al documento, al salir de este, el sistema validar si el documento
ya fue grabado por otro de los usuarios, enviando el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
El documento actual fue guardado por otro usuario.
Si usted no posee los permisos necesarios para editar un documento en mantencin, el sistema desplegar el siguiente mensaje de
advertencia:

4-30

Puntos de Venta Sucursales

Sr. Usuario:
Existe(n) X documento(s) en mantenimiento por el Usuario XXXXX
Ud. no tiene permiso para editar documentos en mantencin. Si desea editar este documento debe hacerlo mediante un
usuario que tenga permisos.
Para uso de la emisin de documentos con 2 instancias en el mismo equipo, para que cuando el usuario seleccione un documento
que est en Mantencin en el mismo equipo pero con otra instancia de la emisin de documentos y no posee los permisos
necesarios, el sistema desplegar el siguiente mensaje de advertencia:
Sr. Usuario:
El documento que est seleccionado, se encuentra en mantencin en otra instancia de este equipo, por lo que no puede ser
editado en una nueva instancia.

Eliminando una Nota de Crdito


Seleccionada la Nota de Crdito a eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en
el Apndice B, El sistema solicita confirmar la eliminacin y advierte que si los movimientos se encuentran contabilizados,
debern ser eliminados manualmente en la Contabilidad. Ver Figura N4.
Al eliminar una Nota de Crdito su nmero queda disponible para ser usado nuevamente.
Figura N4

El sistema no permitir eliminar Notas de Crdito que se encuentren en cajas Cerradas o Rendidas.

Imprimiendo una Nota de Crdito


Una Nota de Crdito slo podr ser emitida si existe un formato definido (ver Captulo Definicin de Formatos).
Al efectuar la seleccin de una Nota de Crdito se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), dentro de
los cuales se encuentra el botn de la impresora, que permite realizar la emisin, ya sea a travs del monitor o a la impresora.

VENTAS

4-31

4.5 Vales de Venta


Objetivo
Permite la generacin y emisin de Vales de Venta, cuyos antecedentes podrn ser utilizados para la generacin de boletas o
facturas al momento que el cliente decida realizar la compra.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega un submen con las siguientes opciones:

4.5.1 Emisin Vales de Venta


Objetivo
Permite la generacin y emisin de Vales de Venta, cuyos antecedentes podrn ser utilizados para la generacin de boletas o
facturas al momento que el cliente decida realizar la compra.
Sr. Usuario:
Para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales se describen en
el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega la siguiente pantalla (ver Figura N1), dentro de la cual deber ingresar la siguiente
informacin:
Figura N1

N Vale:

Permite ingresar un nmero o dejar la opcin Autom sugerida por el sistema, que consiste en otorgar en forma
automtica el correlativo siguiente.
La 1 vez que emita una boleta, deber ingresar su nmero ya que de ah en adelante el sistema continuar
sugirindolo.
Si se ingresa un nmero de Vale y ste no se encuentra registrado, significar que es Nuevo, de lo contrario
significar que existe, por lo tanto podr ser modificado, eliminado o impreso.

Fecha:

Corresponde a la fecha en que se emite el Vale, el sistema sugiere la del da y puede ser mantenida o modificada
conforme a sus necesidades, manteniendo el formato dd/mm/aaaa.

4-32

Puntos de Venta Sucursales


Los campos Bodega, Lista de Precios, Vendedores, Centro de Costo y Descripcin, se despliegan en forma
automtica si han sido definidos como Valores Predeterminados en el proceso Definicin de Cajas; de lo
contrario podrn ser ingresados directamente.

Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega desde la cual se rebajar el stock. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser
digitados directamente, as como pueden ser obtenidos desde la ventana que se despliega al seleccionar el botn
de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Cliente:

Corresponde al cdigo del cliente al cual se le emitir el Vale de Venta, ste podr ser digitado directamente o
bien ser obtenido a travs del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la
opcin.

Vendedor:

Corresponde al cdigo del vendedor que emite el documento, ste podr ser digitado directamente o bien ser
obtenido a travs del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la opcin.

C. de Costo:

Indique el centro de costo asociado a la venta, ste podr ser digitado directamente o bien ser obtenido a travs
del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la opcin.

Lista de Precio: Deber ingresar el cdigo de lista de precios que se usar como base para los precios. Si no se ingresa lista, el
sistema tomar el precio base que est en la ficha del producto. Esta informacin podr ser ingresada
directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la
derecha de este campo.
Adems tendr disponible un cuadro de chequeo en el cual podr seleccionar, si utilizar Lista de Precios
Mayorista/ Minorista, al seleccionar este check el sistema agrupar los productos en los movimientos, en cuanto a
precio y descuento actualizando el precio si pertenecen a la lista mayorista/minorista, para productos con
atributos y no son iguales ej.: talla, color el sistema actualiza slo el precio.
Descripcin 1: Corresponde a algn mensaje adicional que se desee incluir en el Vale de Venta. Es opcional.
Descripcin 2: Corresponde a algn mensaje adicional que se desee incluir en el Vale de Venta. Es opcional.
Vale para Factura o para Boleta:
Permite indicar si el vale en cuestin estar asociado a una Factura o a una Boleta.

Ingreso de Movimientos por Producto


Se podr efectuar modificaciones a los movimientos o continuar con el pago.
Cada Vale tiene una capacidad mxima de 30 movimientos, por lo tanto en caso de requerir lneas adicionales habr
que continuar en un Vale nuevo.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto: Corresponde al cdigo del tem o producto que ser vendido al cliente. Su ingreso se efecta digitndolo
directamente, obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo, o bien se captura a travs de un lector de cdigo de barra.

Importante:
Dependiendo de lo indicado en el proceso Parmetros, si la empresa controla Anticipos, al momento de digitar
un producto de tipo servicio no inventariable y que est seleccionado como anticipo, el sistema mostrar una
venta solicitando el nmero de trabajo.
Podr ingresar un Nmero de trabajo por movimiento.
El valor indicado como precio unitario ser considerado como anticipo cuando se utilice en una Boleta o
Factura.
Si se ingreso un cdigo de servicio con cantidad negativa, se asumir que se esta haciendo uso del anticipo
por lo que el sistema chequear el auxiliar + anticipo (nmero de trabajo) y traer el valor, el sistema
validar que correspondan al cliente seleccionado (siempre que exista en el Vale) y no se haya utilizado.

VENTAS

4-33

U. Med.:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta
, el cual desplegar las otras unidades de
informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad:

Corresponde a la cantidad del producto solicitado.

La cantidad de decimales a considerar, depender de lo que se ha definido en el proceso Definicin de Parmetros


del sistema de Inventario y Facturacin.
KIT:

Al ingresar un producto que maneje KIT el sistema desplegar la pantalla Detalle de la Composicin del
Producto KIT, que contiene una matriz donde se encuentran los productos que componen el KIT y su completa
informacin: con Cdigo, Descripcin, Unidades por KIT, Cantidad Facturada, Precio Base, %de Incidencia,
Precio Venta en el KIT, % de Descuento, Descuento y el botn de bsqueda. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Los productos KIT por definicin no pueden ser inventariables, por lo tanto no se validar el stock de estos
productos, en su defecto, se validar el stock del conjunto de los productos que lo componen (Slo en el caso de
ser un Punto de Ventas en Lnea). Por ejemplo, si usted desea despachar N unidades de un producto KIT
X, se validar que los productos que componen el producto X, tengan proporcionalmente las N unidades
necesarias para construir cada KIT a despachar. Ver Figura N 3.
Figura N 3

Talla-Color:

Al ingresar un producto que maneje Talla-Color el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese
los Datos de las Tallas en los Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un
producto que maneja Talla/Color.

4-34

Puntos de Venta Sucursales


Para ingresar esta informacin, usted debe hacer doble clic en el botn Datos de Talla/Color del Producto, (que
aparece entre la columna de Cantidad y la Columna (+)), o bien, pasar con la tecla TAB por el mismo botn. El
sistema muestra una pantalla en la que pide ingresar la Talla y el Color, que dependiendo del tipo de ingreso en
los parmetros se solicitar el ingreso en forma lineal o matricial.
Ingreso Lineal

Ingreso Matricial

Luego de ingresar Talla y Color a cada uno de los productos que manejan sta caracterstica, usted puede hacer un clic en el signo
ms (+) y el sistema desplegar la informacin, ya sea de Partida/ Pieza o Talla/ Color, segn sea la caracterstica sealada por
producto, para cerrarla se hace clic en el signo menos (-).
Nmero de Serie:
Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros del Sistema
Inventario y Facturacin, se seleccion que la empresa maneje Series. Al ingresar un producto con atributo N
de Serie, el sistema solicitar Ingresar los Datos de las SERIES.
Tras ingresar la cantidad y pasar al campo siguiente se despliega una pantalla donde usted deber ingresar los
nmeros de serie de los productos que est vendiendo. Ver Figura N 4.
Figura N 4

VENTAS

4-35

Precio Unitario: Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y la unidad de medida indicada, puede ser mantenido, o
modificado en caso de requerirlo.
Sub Total ($):

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor, esta informacin es desplegada automticamente por el
sistema.

Descuento ($):

En este campos e ingresa el % de descuento del producto en forma individual. Cuando el cursor se ubica en este
campo, se activa el botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta la lista de descuentos que
utiliza la empresa (ver Apndice D. Tablas) para que se ingrese junto al tipo correspondiente, el porcentaje a
aplicar (ver Figura N5).
Figura N5

Una vez que este es indicado aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin (Ver Captulo Parmetros en el manual de dicho sistema).
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento individual indicados en el campo anterior. Este
campo es entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto:


El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos.
Para modificar o escribir varias lneas de detalle, deber pulsar la tecla F2 o hacer doble clic, con esto en la
pantalla se marcarn esas lneas como ocupadas, dejando as el prximo producto en la 1 lnea que queda
libre.
Total Precio Bruto:
Muestra en pantalla el monto total de la compra, incluidos todos los impuestos y descuentos asociados a l o
los productos.
El signo de interrogacin que aparece a la derecha de este campo, le otorga ayuda acerca de las razones por las
cuales podra producirse una diferencia entre el monto calculado en forma manual y el calculado por el
sistema.
Para pasar de un campo a otro se utiliza el indicador del mouse, o bien la tecla tab.
Botn Descuentos:
Al seleccionar este botn se despliega la ventana de la Figura N6, donde se ingresan los descuentos a nivel de
totales del Vale de Venta. Aparecern visibles tantos descuentos como hayan sido definidos en los parmetros
en Inventario y Facturacin. Debiendo ingresar valores slo en aquellos que usted requiera.

4-36

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 6

Si todo est conforme se selecciona el botn Grabar que aparece en la 2 Barra de Herramientas, tras lo cual el documento es
registrado en el sistema quedando a la espera de un nuevo ingreso.

Seleccionando un Vale de Venta


El acceso a cualquier Vale de Venta que haya sido registrada, se realiza de la siguiente forma. Estando en la pantalla presentada en
la Figura N1, ingresar el nmero del Vale a seleccionar, el cual puede ser digitado directamente o bien ser obtenido desde la lista
que se presenta al presionar el botn de bsqueda, el sistema despliega toda la informacin que tiene asociada al Vale.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando un Vale de Venta Cambio de Folio - Anulacin


Seleccionado el Vale a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B.
Si el vale a modificar ya fue impreso
Al modificar, el sistema consulta si se desea cambiar el N de folio al vale. Si su respuesta es afirmativa, le sugerir el 1er
nmero disponible al ltimo digitado, pudiendo mantenerlo o cambiarlo. Al confirmar el nmero ste ser registrado
automticamente en el sistema. Por el contrario si su respuesta es No, el sistema consultar si desea anular el vale, si se
confirma la consulta, el estado pasa de Vigente a Nulo y su folio no podr ser ocupado nuevamente, si su respuesta es no el
sistema consultar si desea modificar los pagos.
Si el vale no ha sido impreso.
Podr modificar casi todos los datos excepto su N y Cliente.

Eliminando un Vale de Venta


Seleccionado el Vale de Venta a eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B. El sistema solicita confirmar la eliminacin dejando disponible el nmero para ser ocupado nuevamente.

Imprimiendo un Vale de Venta


Un Vale de Venta slo podr ser emitida si existe un formato definido (ver Captulo Definicin de Formatos).
Al efectuar la seleccin de un Vale de Venta se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), dentro de los
cuales se encuentra el botn de la impresora, que permite realizar la emisin, ya sea a travs del monitor o a la impresora.

VENTAS

4-37

4.5.2 Valores Predeterminados


Objetivo
Permite la definicin de valores predeterminados propios en el uso de los vales de venta.

Importante:
Podr hacer uso de este proceso slo si en la opcin Parmetros, carpeta Vale de Venta tiene seleccionado el check Asume
valores predeterminados definidos en opcin Vales de Venta, de lo contrario desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
Para parametrizar el vale de Venta, usted debe tener marcado en los parmetros del sistema: Asume Valores
predeterminados definidos en opcin Vales de Venta/Valores Predeterminados.
Verifique la Definicin de parmetros del men Bases y vuelva a intentar.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1), dividida en 2 carpetas, donde deber ingresar la
siguiente informacin:
Figura N 1

Valores Predeterminados
Dentro de esta carpeta, podr predeterminar campos solicitados al momento de generar un Vale de Venta, tales como: Bodega,
Lista de Precios para Boletas y Facturas, Vendedor, Centro de Costo, Descripcin 1 y Descripcin 2, los cuales podrn ser
ingresados directamente o seleccionado desde la lista que se presenta al optar por el botn de bsqueda, los campos Descripcin 1
y 2 slo podrn ser digitadas con un largo mximo de 25 caracteres alfanumricos).
En cada campo podr seleccionar a travs de un check, si el sistema obligar a pasar por el campo al momento de generar un vale
de venta o lo saltar asumiendo el cdigo ingresado.
Finalmente, podr definir si en los Vales de Venta generados para Boletas, el sistema obliga a pasar por el campo Cliente.

4-38

Puntos de Venta Sucursales

Otros Parmetros
Dentro de esta carpeta podr definir otros parmetros para el uso de vales de venta, los cuales permitirn saltarse algunos campos
en particular para hacer el ingreso ms rpido de los vales de venta
Sr. Usuario:
Ud. podr definir si al estar ingresando un Vale de Venta pasa por los campos que estn marcados. Por defecto estarn
marcados pero Ud. puede habilitarlos o deshabilitarlos en cualquier momento.

Ingresada la informacin, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas.

VENTAS

4-39

4.6 Autorizacin de Ventas a Clientes


Objetivo
Este proceso permite autorizar documentos (Afectos, Exentos y/o Electrnicos) de venta para clientes sobregirados y/o bloqueados.
Importante:
Esta opcin estar disponible slo para empresas que en el proceso Parmetros, carpeta Punto de Venta en Lnea
tienen seleccionado el check Exige Autorizacin para Generar Facturas o Despachos a Clientes Bloqueados o
Sobregirados.
El usuario que realizar la modificacin debe tener los permisos necesarios para realizar la aprobacin.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, el sistema listar los documentos de venta de clientes sobregirados y/o bloqueados, desplegando la
siguiente informacin: Estado (por defecto es Pendiente), Usuario (persona que solicita aprobacin), N Solic (nmero de
solicitud de aprobacin), Folio, Tipo Doc (Factura, Nota de Crdito, etc) junto al subtipo del documento ([A] Documentos Afectos
ISA, [E] Documentos Exentos IVA y [T] Documentos Electrnicos Afectos IVA), Cliente (nombre del cliente), Tipo Bloqueo
(Bloqueado o Sobregirado) Crdito Actual, Monto Solicitado y Aprobador. Ver Figura N1.
Al modificar el Estado del documento a Aprobado, deber ingresar el Monto Mximo que podr tomar la venta.
Figura N 1

El sistema solicitar indicar el Monto Autorizado, que ser el valor mximo que podr tomar la venta, y el Estado en que quedar
la venta (Aprobado, Pendiente o Rechazado).
Al modificar el estado a Aprobado, el sistema desplegar una ventana (ver Figura N 2), donde deber indicar el Monto Autorizado
para el documento seleccionado, el sistema validar internamente que el monto ingresado no sea superior a cero (0) y sugerir el
Monto Solicitado.

4-40

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 2

Ingresado el monto, seleccione el botn OK para su autorizacin, el sistema regresa a la pantalla anterior.
Adems se encuentran activos los siguientes botones:

Permite refrescar la informacin de los documentos desplegados.

Permitir la definicin de antecedentes de los auxiliares, ya sean personas naturales o empresas (clientes,
proveedores y empleados), con las cuales opera habitualmente la compaa en todo su proceso de gestin
administrativa

Consultar e imprimir para cada cliente, el monto global de su cuenta corriente detallando cada uno de los
documentos que conforman dicho saldo, y analizando los pagos efectuados por cada uno de ellos. Este botn
estar habilitado slo si tiene instalado el sistema de Contabilidad y Presupuestos.

Abandona el proceso.

VENTAS

4-41

4.7 Ventas Exentas


Objetivo
Este proceso permite la generacin y emisin de Boletas y Notas de Crdito Exentas.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, el sistema desplegar un submen con las siguientes opciones:

4.7.1 Boletas Exentas


Objetivo
Este proceso permite la generacin y emisin de Boletas de Venta Exentas.
En caso que su empresa maneje Colas de Impresin, es recomendable que antes de ingresar a este proceso Ud. deje activo el
Administrador de Impresoras. De no hacerlo, el sistema le dar la alternativa de activarlo una vez que ingrese al mantenedor de
documentos, completando inicialmente los datos requeridos por la caja.
Sr. Usuario:
Previo a este proceso tendr que haber realizado la apertura de la caja, ya que de lo contrario no podr emitir
Boletas Exentas.
Adems, para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales
se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N1) donde lo primero que deber indicar es la caja para trabajar
en la emisin de documentos y el N de folio asignado a la Boleta, el cual corresponder al primero de la sesin que se active.
Figura N 1

4-42

Puntos de Venta Sucursales

A continuacin tendr que ingresar la informacin asociada a la Boleta.

Sr. Usuario:
Junto con utilizar la tecla TAB para pasar de un campo a otro, Ud. podr hacer uso de la tecla ENTER, que cumple
la misma funcin en este proceso.
Adems, seleccionando la tecla ESC, una vez ingresado los movimientos de productos dentro de una fila, el sistema
abrir automticamente la ventana de pagos, dentro de la cual podr ingresar las formas de pago a considerar.
Figura N2

Esta informacin es la siguiente:


N de Boleta: Permite ingresar un nmero o dejar la opcin Autom sugerida por el sistema, que consiste en otorgar en forma
automtica el correlativo siguiente.
La 1 vez que emita una boleta, deber ingresar su nmero en el ingreso a la caja y de ah en adelante el sistema se
encargar de asignar el folio a los documentos siguientes.
Si se ingresa un nmero de Boleta y ste no se encuentra registrado, significar que es Nueva, de lo contrario
significar que existe y desplegar el documento en estado consulta y usted podr realizar algunas modificaciones,
eliminarla o imprimirla.
Fecha:

Corresponde a la fecha en que se emite el documento, el sistema sugiere la del da correspondiente a la


configuracin de su computador y puede ser mantenida o modificada conforme a sus necesidades, manteniendo el
formato dd/mm/aaaa.

Hora:

Corresponde a la hora de emisin del documento. Esta hora se ir modificando automticamente mientras dure el
proceso de generacin de la Boleta Exenta, y al igual que la fecha que corresponde a la configuracin de su
computador.

VENTAS

4-43

Ingresando una Nueva Boleta Exenta


Para iniciar un ingreso de Boletas Exentas, usted debe primero haber ingresado a una caja (ver operatoria) y luego cuando se
encuentre en el formulario ver lo siguiente:
Caja:

Corresponde a la caja asociada inicialmente en el proceso, definida con anterioridad en Definicin de Cajas.
Importante:
Si se han asociado dispositivos a la caja ingresada, stos se reflejarn al ingresar los movimientos del producto.
Al ingresar una 2 Boleta, el sistema sugerir el cdigo de caja ingresada anteriormente.
Si la caja indicada se encuentra asociada directamente a una impresora, o si est asociada a una cola de impresin y
el administrador de impresin se encuentra activo, el sistema le permitir pasar directamente al campo Vale; de lo
contrario si est asociada a una cola de impresin el sistema chequear que el Spooler o Administrador asociado, se
encuentre activo. De no estarlo, se desplegar un mensaje confirmando su apertura. Tras una respuesta negativa,
usted no podr emitir la boleta pero si podr grabarla para su posterior emisin.
Si su respuesta fue afirmativa deber activarlo tal como se indica en el proceso Administrador de Impresin.
Es opcional y se utiliza para formalizar la venta cuando se han emitido Vales de Venta. Este ingreso podr ser
efectuado digitando el N del Vale directamente, o bien ser obtenido desde la lista que se presenta al seleccionar el
botn de bsqueda, donde se muestran todos los Vales de Venta an no considerados en Boletas ni en Facturas.
Al Ingresar un Vale, el sistema traer a la pantalla la informacin que registra, dejndola en la Boleta. Esta
informacin podr ser mantenida o modificada conforme a sus necesidades.
Si no se utiliza Vale, tendr que continuar con el ingreso de los campos siguientes.

N Vale:

Los campos Bodega, Lista de Precios, Vendedores, Centro de Costo y Descripcin, sern mostrados por defecto si
han sido asociado a la caja en el proceso Definicin de Cajas.
Condicin Vta.: Corresponde a la forma de pago del documento, la que puede ser: Contado, Cheque a 30 das, Crdito, etc. Esta
informacin se ingresa en la ficha de auxiliares y es modificable, por lo que el sistema la presentar directamente.
Su Cdigo o Descripcin, pueden ser digitados directamente, o bien, pueden ser obtenidos desde la ventana que
se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega desde la cual se rebajar el stock. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser
digitados directamente, as como pueden ser obtenidos desde la ventana que se despliega al seleccionar el botn
de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Fecha Vcto.:

Es la fecha en que deber ser pagado el documento, que debe corresponder a la condicin de venta seleccionada,
usted deber ingresar da, mes y ao del pago, o bien, seleccionarlo del botn de calendario que aparece a la
derecha de este campo.

Vendedor:

Corresponde al nombre de la persona que realiz la venta.

Lista de Precios: Deber ingresar el cdigo de lista de precios que se usar como base para los precios. Si no se ingresa lista, el
sistema tomar el precio base que est en la ficha del producto. Esta informacin podr ser ingresada
directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la
derecha de este campo.
Adems, tendr disponible un cuadro de chequeo en el cual podr seleccionar, si utilizar Lista de Precios
Mayorista/Minorista.
Centro de Costo:
Indique el centro de costo asociado a la venta, ste podr ser digitado directamente o bien ser obtenido a travs
del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la opcin.
Descripcin:

En este campo se ingresa un texto que ser asociado a la venta, cuyo largo mximo podr ser de 50 caracteres.

Cliente:

Al cual se le est vendiendo la mercadera.

4-44

Puntos de Venta Sucursales

Estado:

La Boleta puede tener tres estados que son: Vigente, Pendiente o Nulo, dichos estados se seleccionan a travs
del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Las boletas grabadas en estado Pendiente, no aparecern en el Libro de Ventas y tampoco sern traspasadas a
Inventario y Facturacin.

Ingreso de Movimientos por Producto


Cada Boleta tiene una capacidad mxima de 30 movimientos, por lo tanto en caso de requerir lneas adicionales
habr que continuar en una Boleta nueva.
Los antecedentes a ingresar son:
Cdigo Producto:
Corresponde al cdigo del tem o producto que ser vendido al cliente. Su ingreso se efecta digitndolo
directamente, obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de este campo, o bien se captura a travs de un lector de cdigo de barra.
U. Med.:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta informacin
puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
, el cual desplegar las otras unidades de medida
adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto a vender.

La cantidad de decimales a considerar, depender de lo que se ha definido en el proceso Definicin de Parmetros


del sistema de Inventario y Facturacin.

Importante:
Si el Punto de Venta tiene definido que Controla Stock en Boletas, se controlar si la cantidad supera el stock
existente en bodega. Si a nivel de parmetros define que Controla Stock y Avisa si se produce una venta sin
Stock, lo advertir y permitir generar el movimiento. Sin embargo, si a nivel de parmetros define que Controla
Stock y que NO permite venta sin Stock, NO se permitir generar el movimiento y desplegar un mensaje similar
a este:
Sr. Usuario:
El stock en la Bodega Disponible es insuficiente, la cantidad permitida es: 0
Talla-Color:

Al ingresar un producto que maneje Talla-Color el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese los
Datos de las Tallas en los Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un producto que
maneja Talla/Color. Para ingresar esta informacin, usted debe hacer doble clic en el botn Datos de Talla/Color
del Producto, (que aparece entre la columna de Cantidad y la Columna (+)), o bien, pasar con la tecla TAB por el
mismo botn. El sistema muestra una pantalla en la que pide ingresar la Talla y el Color, que dependiendo del
tipo de ingreso en los parmetros se solicitar el ingreso en forma lineal o matricial.

VENTAS

4-45

Ingreso Lineal

Ingreso Matricial
Luego de ingresar Talla y Color a cada uno de los productos que manejan sta caracterstica, usted puede hacer un clic en el signo
ms (+) y el sistema desplegar la informacin, ya sea de Partida/ Pieza o Talla/ Color, segn sea la caracterstica sealada por
producto, para cerrarla se hace clic en el signo menos (-).

KIT:

Al ingresar un producto que maneje KIT el sistema desplegar la pantalla Detalle de la Composicin del
Producto KIT, que contiene una matriz donde se encuentran los productos que componen el KIT y su
completa informacin: con Cdigo, Descripcin, Unidades por KIT, Cantidad Facturada, Precio Base, %de
Incidencia, Precio Venta en el KIT, % de Descuento, Descuento y el botn de bsqueda. Ver Figura N 2.
Figura N 2

4-46

Puntos de Venta Sucursales

Los productos KIT por definicin no pueden ser inventariables, por lo tanto no se validar el stock de estos productos, en su
defecto, se validar el stock del conjunto de los productos que lo componen (Slo en el caso de ser un Punto de Ventas en
Lnea). Por ejemplo, si usted desea despachar N unidades de un producto KIT X, se validar que los productos que componen
el producto X, tengan proporcionalmente las N unidades necesarias para construir cada KIT a despachar. Para comprender
esto, como ejemplo utilizaremos el producto KIT Automvil.
Supongamos que necesita despachar 10 unidades del Producto KIT Automvil, el cual, entre otros elementos, se compone de 4
neumticos y 4 puertas.
Para cumplir con el pedido solicitado se necesitan 40 neumticos y 40 puertas. En la bodega hay disponibles 30 neumticos y 50
puertas. Con las Puertas podramos construir 12 unidades del producto KIT Automvil, pero con los neumticos slo es posible
construir 7 unidades de este producto.
De ser as el sistema enviar un mensaje en el cual se indicar, cual es la cantidad mxima de productos KIT que se pueden
despachar, informndole adems cual es el producto cuya cantidad de stock disponible no es suficiente para cumplir con la
cantidad solicitada.

No se permitir repetir un producto KIT en un mismo Documento.

Si alguno de los productos que componen el producto KIT, maneja Partida / Pieza / Fecha de Vencimiento o maneja Serie y se
ingres una cantidad a Despachar, se solicitar el ingreso de estos atributos a travs del botn que aparece en la ltima columna de
la pantalla anterior.
Al momento de Imprimir, se debe verificar que se indic si se imprime el Producto KIT o el desglose de ste, desde el men Bases,
opcin Parmetros, carpeta Productos KIT.
Nmero de Serie: Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros del
Sistema Inventario y Facturacin, se seleccion que la empresa maneje Series. Al ingresar un producto con
atributo N de Serie, el sistema solicitar Ingresar los Datos de las SERIES, para lo cual presentar una
pantalla donde usted podr ingresarlos directamente, o bien, seleccionarlos, tras elegir el botn de bsqueda.
Ver Figura N 3.
Figura N 3

Al ingresar la cantidad y pasar al campo siguiente se despliega una pantalla donde usted deber seleccionar tantos
nmeros de serie como cantidad de productos est vendiendo.
Precio Unitario:

Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad de medida indicada, puede ser
mantenido, o modificado en caso de requerirlo.

Sub Total ($):

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor, esta informacin es desplegada automticamente por el
sistema.

VENTAS
Descuento ($):

4-47
En este campo se ingresan el o los % de descuento que se aplicarn al producto en forma individual. Cuando
el cursor se ubica en este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta
una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (Ver Captulo Descuentos en Apndice D. Tablas al
final de este manual) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N3).
Figura N3

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin.
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento individual indicados en el campo anterior. Este
campo es entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto:


El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos
Para modificar o escribir varias lneas de detalle, deber pulsar la tecla F2 o hacer doble clic, con esto en la
pantalla se marcarn esas lneas como ocupadas, dejando as el prximo producto en la 1 lnea que queda
libre.
Finalizado el ingreso de los movimientos a la boleta, se activarn en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones:
Al seleccionar el botn Imprimir, el sistema imprimir el documento seleccionado.

Al seleccionar este botn se despliega la ventana de la Figura N4, donde se ingresan los descuentos a nivel
de totales de la boleta. Aparecern visibles tantos descuentos como hayan sido definidos en los parmetros en
Inventario y Facturacin. Debiendo ingresar valores slo en aquellos que usted requiera.
Figura N 4

Para salir de esta ventana y regresar a la anterior, seleccione el botn Volver.

4-48

Puntos de Venta Sucursales

Al seleccionar este botn el sistema despliega la ventana de la Figura N 5, donde deber ingresar el pago del
monto total, el cual podr ser pagado bajo una sola modalidad, o bien distribuido en distintas formas de pago
(Ej: una parte en efectivo y otra en cheques).
Figura N 5

En ella tendr que definir la forma de pago a considerar para el documento y que puede ser por: Pago o a cargo de Cuenta
Corriente.
Si su opcin es por Pago, el sistema activar las siguientes formas en que ste podr ser efectuado:
Efectivo:.

Digite el monto a considerar para el pago en efectivo.

Promocin: En caso que la compra efectuada por el cliente este asociada a una promocin, en este campo tendr que
sealar su monto, ya que si bien es cierto no hay un Documento de Pago, vendra siendo como un descuento
que debe quedar registrado en el sistema.
Cheques:

Si la forma de pago es con cheque, seleccione el cono con la lupa ubicado a la derecha del campo, tras lo cual
se desplegar una ventana (ver Figura N 6), dentro de la cual tendr que ingresar la siguiente informacin por
cada cheque:
Figura N 6

N Cheque:

Digite el nmero de cheque con el cual se est realizando el pago.

N Serie:

Digite el nmero de serie correspondiente al talonario de cheques.

VENTAS

4-49
Fecha Emisin: Ingrese la fecha de emisin del cheque. Esta fecha es propuesta por el sistema y podr
mantenida, o bien modificada ingresando una nueva fecha de acuerdo al formato propuesto.
Fecha Vencto.: Ingrese la fecha de vencimiento que tendr el cheque en formato dd/mm/aaaa.
Cod. Banco:

Ingrese el cdigo del Banco al cual pertenece el cheque. Este ingreso puede ser efectuado
digitando directamente el cdigo, o bien obtenindolo a travs del botn de bsqueda que
permite acceder la lista registrada en el sistema (Ver Apndice D. Tablas).

Monto:

Indique el monto del cheque.

Esta informacin debe ser repetida tantas veces como cheques se ingresen en el sistema.
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.
Tarjeta Crdito:
Si la forma de pago es a travs de una Tarjeta de Crdito, seleccione el cono con la lupa ubicada a la derecha
del campo, tras lo cual el sistema desplegar una ventana (ver Figura N7), donde deber ingresar la siguiente
informacin, por cada tipo de tarjetas con que pague:
Figura N7

Tipo Tarjeta:

Ingrese el cdigo correspondiente a la Tarjeta de Crdito a utilizar. Este ingreso puede ser
efectuado digitando directamente, o bien obtenindolo a travs del botn de bsqueda que
permite acceder la lista registrada en el sistema (Ver Apndice D. Tablas).

N Tarjeta:

Digite el nmero correspondiente a la Tarjeta de Crdito presentada para el pago del


documento.

N Comprobante: Digite el nmero del comprobante o vale donde se registran los datos de la tarjeta de
crdito.
Fecha Vencto.: Ingrese la fecha de vencimiento que tendr el pago. Esta fecha deber ir en formato
dd/mm/aaaa.
Monto:

Digite el monto a cancelar con la tarjeta.

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.

4-50

Puntos de Venta Sucursales


Crdito:

Si la forma de pago es a travs de Crdito en cuotas, seleccione el cono con la lupa ubicada a la derecha del
campo, tras lo cual el sistema desplegar una ventana (ver Figura N 8), donde deber registrar por cada
cuota:
Figura N 8

N Cuota:

En esta columna se ingresa el nmero de cada una de las cuotas a considerar para el crdito.

Fecha Vencto.: Corresponde a la fecha de vencimiento que tendr la o las cuotas otorgadas, cuyo formato
ser dd/mm/aaaa.
% de Inters:

Ingrese el porcentaje de inters que se aplicar a cada cuota registrada.

Monto:

Digite el monto a cancelar en cada cuota.

Las cuotas se digitan una a una y en la medida que van siendo ingresadas van quedando registradas y
apareciendo dentro de una lista en la pantalla.
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.
Nota de Crdito: Este campo se utiliza en caso que el cliente que efecta la compra, cuente con una Nota de Crdito por
mercadera devuelta y desee descontarla del monto total de la nueva compra. Para ello seleccione el
cono con la lupa ubicada a la derecha del campo, tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N
9), donde deber ingresar la siguiente informacin:

VENTAS

4-51
Figura N9

N N. Crdito: Ingrese el nmero correspondiente a la Nota de Crdito del cliente.


Fecha Emisin: Ingrese la fecha de emisin que registra la Nota de Crdito, cuyo formato ser dd/mm/aaaa.
Monto:
Digite el de la Nota de Crdito a descontar.
Cd. Doc. Origen: Ingrese el cdigo del documento original al cual fue asociada la Nota de Crdito
(Ejemplo: Factura FA). Este ingreso podr ser digitado directamente, o bien ser obtenido
desde la lista que se presenta, al pulsar el botn de listas desplegables ubicado a la
derecha del campo.
N Doc. Origen: Digite el nmero del documento asociado a la Nota de Crdito.
Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.
Tarjeta de Dbito: Si la forma de pago es a travs de una Tarjeta de Dbito (RedBanc), seleccione el cono con la lupa
ubicada a la derecha del campo, tras lo cual se desplegar una ventana (ver Figura N10), donde deber
ingresar la siguiente informacin:
Figura N10

N Comprobante: Ingrese el nmero del comprobante o vale donde se registran los datos de la tarjeta.
N Tarjeta:

Ingrese el nmero de tarjeta.

Fecha Vencto.: Ingrese la fecha de vencimiento considerado para el pago del documento, cuyo formato ser
dd/mm/aaaa.

4-52

Puntos de Venta Sucursales


Cod. Banco:

Ingrese el cdigo del Banco al cual se encuentra asociada la Tarjeta de Dbito (Redbanc).
Este ingreso puede ser efectuado digitndolo directamente, o bien obtenerse a travs del
botn de bsqueda que permite acceder la lista registrada en el sistema (Ver Apndice D.
Tablas).

Monto:

Ingrese el monto a cancelar

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.


Cambio:

Corresponde a la diferencia entre el total del documento y el total de la suma de las formas de pago, siempre y
cuando esta diferencia sea mayor que cero.

Si su opcin es por Cuenta Corriente, el monto ser cargado a la cuenta corriente del cliente, una vez efectuado el
traspaso a la central y luego de la Centralizacin del Inventario y Facturacin a Contabilidad.
Finalizado el ingreso de la forma de pago se activa el botn Imprimir, el cual permitir imprimir la boleta, o por el botn Grabar,
el cual le permitir almacenar la informacin dejndola en pantalla en modo de consulta. Una vez confirmado los datos, la boleta
queda registrada en la base de datos y el sistema vuelve a la pantalla inicial.
En este momento tambin se podr optar por elegir el botn Agrega, que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para continuar
ingresando otras Boletas.

Ingresando una Boleta Exenta por cambio de mercaderas


Para emitir este tipo de boletas, usted debe ingresar la lnea del producto que se est cambiando con el valor de la cantidad en
negativo, Ejemplo:
Si un cliente quiere realizar el cambio de una prenda, usted ingresar el encabezado de la boleta como si estuviera realizando una
venta normal, pero al momento de pasar a la lnea de producto, en la columna de la cantidad debe ingresar la cantidad con valor
negativo (Ej: -1) y de ah en adelante el clculo se har automticamente. Para completar el cambio de mercadera, usted debe
ingresar el producto por el cual se est reemplazando y en la columna cantidad debe agregar el valor de la salida con negativo.
Se puede dar la situacin de que la boleta quede en valor cero porque la cantidad y el precio del producto entrante, coinciden con la
cantidad y precio del producto por el cual se realiza el cambio. Otro caso especial es cuando la cantidad que est saliendo por el
cambio es mayor que la entrante, por lo tanto, el total de la boleta corresponder a la diferencia entre ambas lneas.
El sistema no permite ingresar documentos con el total en negativo, por lo tanto lo obliga a efectuar slo cambios de
mercaderas.

Seleccionando una Boleta Exenta registrada en el Sistema


El acceso a cualquier Boleta que haya sido registrada, se realiza de la siguiente forma. Estando en la pantalla presentada en la
Figura N1, ingresar el nmero de la boleta a seleccionar, el cual puede ser digitado directamente o bien ser obtenido desde la lista
que se presenta al presionar el botn de bsqueda, el sistema despliega toda la informacin que tiene asociada la boleta.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando una Boleta Exenta Cambio de Folio - Anulacin


Seleccionada la Boleta a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B.
Si la boleta a modificar ya fue impresa
Al modificar, el sistema consulta si se desea cambiar el N de folio a la boleta. Si su respuesta es afirmativa, le sugerir el 1er
nmero disponible al ltimo digitado, pudiendo mantenerlo o cambiarlo. Al confirmar el nmero ste ser registrado
automticamente en el sistema. Por el contrario si su respuesta es No, el sistema consultar si desea anular la boleta, si se
confirma la consulta, el estado pasa de Vigente a Nulo y su folio no podr ser ocupado nuevamente, si su respuesta es no el
sistema consultar si desea modificar los pagos.

VENTAS

4-53

Si el documento o movimientos de pagos que usted desea modificar estn contabilizados, debe modificarlos
manualmente en la Contabilidad.
No podr anular un documento si ste tiene pagos asociados o la caja donde se emiti no est abierta.
Si la boleta no ha sido impresa.
Podr modificar casi todos los datos excepto su N, Caja asociada y Cliente.

Eliminando una Boleta Exenta


Seleccionada la boleta a Eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B. El sistema confirma la eliminacin, y si la respuesta es afirmativa, dejar disponible el folio para ser utilizado
nuevamente.

El sistema no permitir eliminar boletas que se encuentren en cajas Cerradas o Rendidas.

Imprimiendo una Boleta Exenta


Una Boleta slo podr ser emitida si existe un formato definido (ver Captulo Definicin de Formatos).
Al efectuar la seleccin de una Boleta se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), dentro de los cuales
se encuentra el botn de la impresora, que permite realizar la emisin, ya sea a travs del monitor o a la impresora.

Emisin de Boletas Exenta Electrnicas


Importante:
Para la generacin de Documentos Tributarios Electrnicos (DTEs), el sistema exigir la existencia de un
certificado digital con el cual se firmar el documento. Certificado que debe ser equivalente al E-mail y RUT
registrado, este Usuario debe ser distinto de SOFTLAND y debe tener los permisos necesarios para envo de DTEs
al SII.
Deben existir Folios disponibles, los cuales deben ser capturados desde el Sistema de Inventario y Facturacin,
proceso Ingreso/Anulacin/Eliminacin de Folios para DTE, slo si el Punto de Venta es en Lnea; si es Remoto se
capturar desde el Punto de Venta Remoto.
Al seleccionar este proceso, lo primero que deber indicar es la caja para trabajar en la emisin de documentos, la cual deber estar
definida para que emita Boletas Exentas Electrnicas y abierta (procesos Definicin de Cajas y Apertura y Cierre de Caja,
men Cajas). A continuacin seleccione el botn OK, para continuar con el proceso. Figura N 1

4-54

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 1

Al seleccionar la emisin de un documento electrnico, deber tener las siguientes consideraciones:


N Boleta, el N de Folio es otorgado en forma automtica por el sistema, de acuerdo a los folios que existen disponibles y no
podr ser asignado por el usuario.
Fecha: Este dato es otorgado en forma automtica por el sistema (entrega la fecha del da) pudiendo ser modificada por el usuario.
Los campos restantes se ingresarn de la misma forma que una Boleta normal.

Para grabar una Boleta Electrnica


Seleccione el botn
ubicado en la 2 Barra de Herramientas, el sistema solicitar indicar la forma de pago, y podr imprimir el
documento (slo si ha definido anteriormente el formato de impresin del documento, proceso Definicin Formato Impresin de
Documentos, men Bases).
A continuacin se muestra un ejemplo de una Boleta Exenta Electrnica

VENTAS

4-55

4.7.2 Notas de Crdito Exentas


Objetivo
Este proceso permite el ingreso de las Notas de Crdito Exentas.
Las Notas de Crdito Exentas generadas dentro de este sistema, al ser exportadas a Inventario y Facturacin no
actualizan stock, por lo que usuario debe generar las Guas de Recepcin por los productos de Cambios.
En caso que su empresa maneje Colas de Impresin, es recomendable que antes de ingresar a este proceso Ud. deje activo el
Administrador de Impresoras tal como se indica en el Captulo 7.4 de este manual. De no hacerlo, el sistema le dar la
alternativa de activarlo una vez que ingrese el campo Caja.
Previo a este proceso tendr que haber realizado la apertura de la caja, de lo contrario no podr emitir Notas de
Crdito.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se despliega una pantalla (ver Figura N1) donde lo primero que deber indicar es la caja para trabajar
en la emisin de documentos y el N de folio asignado a la Nota de Crdito, el cual corresponder al primero de la sesin que se
active.
Figura N1

Sr. Usuario:
Junto con utilizar la tecla TAB para pasar de un campo a otro, Ud. podr hacer uso de la tecla ENTER, que cumple
la misma funcin en este proceso.
Esta informacin es la siguiente:
N de N Crd:

Corresponde al N de folio asignado anteriormente a la Nota de Crdito.

Fecha:

Corresponde a la fecha en que se emite la Nota de Crdito, el sistema sugiere la del da y puede ser mantenida o
modificada conforme a sus necesidades, manteniendo el formato dd/mm/aaaa

Hora:

Corresponde a la hora de emisin del documento. Esta hora se ir modificando automticamente mientras dure el
proceso de generacin de una Nota de Crdito.

4-56

Puntos de Venta Sucursales

Ingresando una Nueva Nota de Crdito Exenta


Luego de haber indicado los datos anteriores tendr que sealar:
Caja:

Ingrese el cdigo de la caja asociada a la transaccin, los cuales fueron definidos con anterioridad en el proceso
Definicin de Cajas.
Si la caja indicada se encuentra asociada directamente a una impresora, o si est asociada a una cola de impresin
y el administrador de impresin se encuentra activo, el sistema le permitir pasar directamente al campo Bodega;
de lo contrario si est asociada a una cola de impresin el sistema chequear que el Spooler o Administrador
asociado, se encuentre activo. De no estarlo, se desplegar un mensaje confirmando su apertura. Tras una
respuesta negativa, usted no podr emitir la Nota de Crdito pero si podr grabarla para su posterior emisin.
Si su respuesta fue afirmativa deber activarlo tal como se indica en el proceso Administrador de Impresin.
Los campos Bodega, Centro de Costo y Descripcin, sern mostrados por defecto si han sido asociados a la caja en el
proceso Definicin de Cajas.

Bodega:

Corresponde al cdigo de la bodega a la que se asociar la Nota de Crdito, para realizar la posteriores
estadsticas. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser digitados directamente, as como pueden ser obtenidos desde la
ventana que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Vendedor:

Corresponde a la persona que realiz la venta.

Lista de Precios:
Deber ingresar el cdigo de lista de precios que se usar como base para los precios. Si no se ingresa lista, el
sistema tomar el precio base que est en la ficha del producto. Esta informacin podr ser ingresada
directamente, o bien obtenerse desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a
la derecha de este campo.
Adems tendr disponible un cuadro de chequeo en el cual podr seleccionar, si utilizar Lista de Precios
Mayorista/Minorista.
C. de Costo:

Indique el centro de costo asociado a la venta, ste podr ser digitado directamente o bien ser obtenido a travs
del botn de bsqueda (ver Apndice A.1 Botones) que aparece al lado derecho de la opcin.

Descripcin:

En este campo se ingresa un texto que ser asociado a la Nota de Crdito, cuyo largo mximo podr ser de 50
caracteres.

Cliente:

Ingrese el cliente al cual se le generar la Nota de Crdito.

Condicin Vta.:

Corresponde a la forma de pago del documento, la que puede ser: Contado, Cheque a 30 das, Crdito, etc. Esta
informacin se ingresa en la ficha de auxiliares y es modificable, por lo que el sistema la presentar
directamente. Su Cdigo o Descripcin, pueden ser digitados directamente, o bien, pueden ser obtenidos desde
la ventana que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Estado:

La Nota de Crdito puede tener tres estados que son: Vigente, Pendiente o Nulo, dichos estados se seleccionan
a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo. Al grabar la Nota de Crdito el
sistema lo deja en estado Vigente.

Concepto:

Indique el concepto por el cual se generar la Nota de Crdito, lo cual depende del tipo de documento que lo
gener.
Este concepto viene predefinidos en el sistema:
02 Nota de Crdito con Boleta asociada

Boleta Referencia: Ingrese el nmero de la Boleta, a la cual se har referencia con esta Nota de Crdito. Si existe, el sistema
desplegar todos sus datos.
Los campos Bodega, Lista de Precios, Vendedores, Centro de Costo y Descripcin, se despliegan en forma automtica si han sido
definidos como Valores Predeterminados en el proceso Definicin de Cajas.

VENTAS

4-57

Ingreso de Movimientos por Producto


Los antecedentes correspondientes a los movimientos en una Nota de Crdito son desplegados por el sistema conforme a la Factura
a la cual se hace referencia (ver Figura N2). El usuario podr efectuar cambios en la cantidad o en el precio, pero no podr
ingresar productos adicionales.
Figura N2

Los antecedentes son:


Cdigo Producto: Corresponde al cdigo del tem o producto que ser vendido al cliente. Su ingreso se efecta digitndolo
directamente, obtenindolo desde la ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece al
lado derecho de este campo, o bien se captura a travs de un lector de cdigo de barra.
U. Med.:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta
informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
, el cual desplegar las otras unidades de
medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto al cual se generar la Nota de Crdito.

La cantidad de decimales a considerar, depender de lo que se ha definido en el proceso Definicin de Parmetros


del sistema de Inventario y Facturacin.
Precio Unitario:

Es propuesto por el sistema en base a la lista de precios y de la unidad de medida indicada, puede ser
mantenido, o modificado en caso de requerirlo.

Sub Total ($):

Corresponde a la cantidad multiplicada por el valor, esta informacin es desplegada automticamente por el
sistema.

Descuento ($):

En este campo se ingresan el o los % de descuento que se aplicarn al producto en forma individual. Cuando
el cursor se ubica en este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta
una lista de tipos de descuentos que utiliza la empresa (Ver Captulo Descuentos en Apndice D. Tablas al
final de este manual) para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar (ver Figura N5).

4-58

Puntos de Venta Sucursales


Figura N5

Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
La cantidad de descuentos a aplicar depender absolutamente de los parmetros de descuentos definidos en
Inventario y Facturacin (Ver Captulo Parmetros en el manual de dicho sistema).
Total ($):

Corresponde al subtotal menos los porcentajes de descuento individual indicados en el campo anterior. Este
campo es entregado automticamente por el sistema.

Detalle del Producto:


El sistema despliega la descripcin del producto, la cual podr ser mantenida o modificada segn los
requerimientos
Para modificar o escribir varias lneas de detalle, deber pulsar la tecla F2 o hacer doble clic, con esto en la
pantalla se marcarn esas lneas como ocupadas, dejando as el prximo producto en la 1 lnea que queda
libre.
Finalizado el ingreso de los movimientos a la Nota de Crdito, se activarn en la parte inferior de la pantalla los siguientes botones:
Botn Descuentos: Al seleccionar este botn se despliega la ventana de la Figura N3, donde se ingresan los descuentos a nivel
de totales de la Nota de Crdito. Aparecern visibles tantos descuentos como hayan sido definidos en los
parmetros en Inventario y Facturacin. Debiendo ingresar valores slo en aquellos que usted requiera.
Figura N3

Para regresar a la pantalla anterior, presione el botn Volver.


Botn Imprimir:

Al seleccionar ste botn usted podr imprimir la Nota de Crdito, luego de seleccionar la impresora a
utilizar, la descripcin de los productos que contiene el KIT aparecer impreso, si usted as lo seleccion,
desde el men Bases, opcin Parmetros, carpeta Productos KIT.

Si todo est conforme se selecciona el botn Salir, con lo cual el sistema confirma el registro de la Nota de Crdito y del nmero
asignado. Confirmado los datos, la Nota de Crdito es registrada en el sistema y vuelve a la pantalla inicial.
En este momento tambin se podr optar por elegir el botn Agrega, que aparece en la 2 Barra de Herramientas, para continuar
ingresando Notas de Crdito.
Para regresar a la pantalla principal del sistema, seleccione el botn Salir.

VENTAS

4-59

Seleccionando una Nota de Crdito


El acceso a cualquier Nota de Crdito que haya sido registrada en el sistema con anterioridad, se realiza de la siguiente manera:
Estando en la pantalla presentada en la Figura N1, ingresar el nmero de Nota de Crdito a seleccionar y pulsar tecla Tab, la
pantalla que se despliegue deber ser similar a la presentada en la Figura N2.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de la operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas

Modificando una Nota de Crdito Cambio de Folio - Anulacin


Seleccionada la Nota de Crdito a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en
el Apndice B.
Si la Nota de Crdito a modificar ya fue impresa
Al modificar, el sistema consulta si se desea cambiar el N de folio a la Nota de Crdito. Si su respuesta es afirmativa, le
sugerir el 1er nmero disponible al ltimo digitado, pudiendo mantenerlo o cambiarlo. Al confirmar el nmero ste ser
registrado automticamente en el sistema. Por el contrario si su respuesta es No, el sistema consultar si desea anular la Nota de
Crdito, si se confirma la consulta, el estado pasa de Vigente a Nulo y su folio no podr ser ocupado nuevamente, si su
respuesta es no el sistema consultar si desea modificar los pagos.
Si la Nota de Crdito no ha sido impresa.
Podr modificar casi todos los datos excepto su N, Caja asociada y Cliente.

Eliminando una Nota de Crdito


Seleccionada la Nota de Crdito a eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en
el Apndice B, El sistema solicita confirmar la eliminacin y advierte que si los movimientos se encuentran contabilizados,
debern ser eliminados manualmente en la Contabilidad. Ver Figura N4.
Al eliminar una Nota de Crdito su nmero queda disponible para ser usado nuevamente.
Figura N4

El sistema no permitir eliminar Notas de Crdito que se encuentren en cajas Cerradas o Rendidas.

Imprimiendo una Nota de Crdito


Una Nota de Crdito slo podr ser emitida si existe un formato definido (ver Captulo Definicin de Formatos).
Al efectuar la seleccin de una Nota de Crdito se activan los botones de la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), dentro de
los cuales se encuentra el botn de la impresora, que permite realizar la emisin, ya sea a travs del monitor o a la impresora.

4-60

Puntos de Venta Sucursales

4.8 Visualizacin Estado de DTEs


Objetivo
Permite visualizar el estado (enviados/no enviado y aceptado) de los documentos tributarios electrnicos correspondientes a un
perodo determinado con respecto al SII.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema desplegar una ventana donde lo primero que deber indicar el rango de fechas a considerar la
consulta, el sistema desplegar por defecto el da actual, el cual podr ser modificado a travs del botn

. Ver Figura N 1

Figura N 1

DTEs generados por... Seleccione mediante el botn de opciones, si los DTEs generados sern mostrados por: Un usuario en
particular o Todos. El sistema mostrar por defecto la opcin Uno marcada y se mostrar al usuario conectado al sistema
Tipo de Documentos:
Seleccione mediante un b la caja de checo que antecede al tipo de documento a considerar en esta
consulta (Facturas afectas y exentas, Notas de Crdito, Notas de Dbito y/o Guas de Despacho).
Sr. Usuario
En el Sistema de Punto de Venta slo existen facturas afectas electrnicas. Las Notas de Dbito y Guas de Despacho
estarn disponibles en una prxima versin del sistema.

Finalmente, seleccionando el check podr actualizar el estado a Todos los DTEs que cumplan las condiciones indicadas (fecha,
usuario y tipo de documento) podr indicar el e
Indicada la informacin, seleccione el botn Visualizar, tras lo cual el sistema da inicio a la consulta en SII del estado de los
documentos, si ha seleccionado el check para actualizar el estado a Todos los DTEs, el sistema realizar la actualizacin de
acuerdo a SII, se desplegar una nueva pantalla. Ver Figura N 2:

VENTAS

4-61
Figura N 2

Dentro de esta pantalla se desplegar la siguiente informacin:


Tipo DTE: Tipo de documento electrnico 33 (Factura Electrnica), 61 (Nota de Crdito Electrnica), 56 (Nota de Dbito
Electrnica) o 52 (Gua de Despacho Electrnica).
Descripcin: Descripcin del tipo de documento.
Folio: Nmero de folio asignado por el SII
Fecha Emisin: Fecha de emisin del documento
Glosa: Descripcin del documento.
RUT y Nombre Receptos de DTE
Fecha Envo al SII
Estado Envo: Estado de envo a SII
Estado Aceptacin: Estado de aceptacin de DTE informado por el SII
Motivo: Glosa asociada al estado del DTE informada por el SII
Enviado a Cliente Estado de envo al Cliente del archivo XML
Fecha de Envo a Cliente
ID Envo N identificador de Envo entregado por el SII
Sistema Sigla del sistema desde donde se envo el DTE

Sr. Usuario: si el sistema detecta que para el mes y ao de consulta, no existen DTEs generados, lo informar a travs de
un mensaje por pantalla.

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

4-62

Puntos de Venta Sucursales

4.9 Envo de DTEs por Lote a SII


Objetivo
Permitir el envo de Documentos Tributarios Electrnicos por Lote al SII, en una etapa posterior a la generacin de documentos.

Punto de Venta en Lnea


Seor Usuario:
El envo de los Documentos Electrnicos en un Punto de Venta en Lnea, deber realizarse por el sistema de
Inventario y Facturacin, proceso Envo de DTEs por Lote a SII, men Ventas.

Punto de Venta Remoto operar de la siguiente forma:


Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema desplegar una ventana donde deber indicar la fecha de generacin de DTEs que desea
enviar. Por defecto el rango de fechas desde hasta tendr el da en curso.
A continuacin, seleccione mediante el botn de opciones, si los DTEs generados sern enviados por: Un usuario en particular o
Todos. El sistema mostrar por defecto la opcin Uno marcada y se mostrar al usuario conectado al sistema. Adems, deber
indicar seleccionando b la caja de chequeo el tipo de documento que desea enviar (Facturas afectas y exentas, Notas de Crdito,
Notas de Dbito y/o Guas de Despacho). Ver Figura N 1
Figura N 1

Importante:
Este proceso, antes de desplegar la lista de DTEs pendiente de envo para que usted seleccione los que enviar, realiza una
consulta a SII de los DTEs que estn enviados pero no se ha podido an obtener su estado o se encuentran rechazados por esta
entidad.
Dado que este proceso de consulta puede tomar un tiempo considerable dependiendo de la cantidad de DTEs que usted tenga en
esta situacin, podr obviar este proceso seleccionando la alternativa No realizar proceso de consulta.

VENTAS

4-63

Es importante tener presente que si usted decide no realizar el proceso de consulta, los documentos que en lista aparezcan como
enviados a SII y con estado: No se pudo consultar estado del documento a SII o El Set de envo de este documento est
siendo procesado por SII NO los debera incluir para ser enviados nuevamente.
Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Al continuar, el sistema validar en SII el
estado de los documentos que est enviando, por si existe algn documento que fue enviado anteriormente y no aceptado (slo si
anteriormente seleccion Realizar proceso de consulta). Ver Figura N 2
Figura N 2

Dentro de esta pantalla se listar los documentos que cumplan siguientes condiciones:
- Dentro de las fechas seleccionadas
- Que se encuentran No Enviados a SII
- Que se encuentran Enviados, pero No Aceptados
Si no se encuentran documentos que cumplan las condiciones de bsqueda, el sistema desplegar el siguiente. mensaje:
Seor Usuario
No existen documentos pendientes de envo a SII o con reparos, para las condiciones dadas.
A continuacin, seleccione los documentos a considerar en el envo al SII, para seleccionar uno a uno los documentos a considerar
haga clic a en la caja de chequeo que precede cada columna. Para seleccionar todos los documentos de la grilla, presione el botn
Selecciona Todos, el botn Limpiar Todos quitar la seleccin a todos los documentos considerados.
Al presionar el botn OK se generar el SET firmado con los documentos seleccionados, dejando el archivo en carpeta DTE del
rea de datos con el siguiente nombre: SS + RutEmisor + D + TipoDTE + Folio.XML
Finalmente, luego de enviar se realiza una consulta del estado del envo y se genera un archivo con la respuesta de SII en la misma
carpeta con el nombre RC + SS + RutEmisor + D + TipoDTE + Folio.XML. En este archivo se encuentran los cdigos de
respuesta a la consulta definidos por SII.
Al presionar el botn Salir, abandonar esta ventana volviendo a la ventana anterior.

4-64

Puntos de Venta Sucursales

4.10 Envo/Impresin de DTEs por Lote a Clientes


Objetivo
Permitir el envo por correo de documentos autorizados por el SII a los clientes, en una etapa posterior a la generacin y envo de
documentos al SII.

Punto de Venta en Lnea


Seor Usuario:
El envo de los Documentos Electrnicos en un Punto de Venta en Lnea, deber realizarse por el sistema de
Inventario y Facturacin, proceso Envo/Impresin de DTEs por Lote a Clientes, men Ventas.

Punto de Venta Remoto operar de la siguiente forma:


Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema desplegar una ventana donde deber indicar la fecha de generacin de DTEs que desea enva
a clientes. Por defecto el rango de fechas desde hasta tendr el da en curso, las cuales podrn ser modificadas mediante el botn
. Adems, seleccione mediante el botn de opciones, si los DTEs fueron generados por: Un usuario en particular o Todos. El
sistema mostrar por defecto la opcin Uno marcada y se mostrar al usuario conectado al sistema Ver Figura N 1
Figura N 1

Indicada la informacin, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso. Al continuar, el sistema validar en SII el
estado de los documentos que est enviando, por si existe algn documento que fue enviado anteriormente y no aceptado.
Sr. Usuario
Antes de desplegar la informacin, se realizar la consulta de estado de los documentos que se encuentran
enviados a SII pero No Aceptados, mediante el servicio de upload que provee el SII. Durante este proceso de
consulta se desplegar el siguiente mensaje:
"Consultando en SII estado de los documentos. Espere..."

VENTAS

4-65

La grilla desplegar los documentos que cumplan las condiciones indicadas:


-Se encuentran Enviados a SII
-Se encuentran Aceptados por SII
-No se encuentran Aceptados por SII, porque la consulta de estado de DTE ha fallado. En cuyo caso ser responsabilidad del
usuario verificar el estado a travs de la pgina o mesa de ayuda del SII, si decide enviar el documento al cliente;

Si no se encuentran documentos que cumplan las condiciones de bsqueda, el sistema desplegar el siguiente mensaje:
Seor Usuario
No existen documentos pendientes de envo a Clientes, para las condiciones dadas.
A continuacin, seleccione los documentos a considerar en el envo, para seleccionar uno a uno los documentos a considerar haga
clic a en la caja de chequeo que precede cada columna. Para seleccionar todos los documentos de la grilla, presione el botn
Selecciona Todos, el botn Limpiar Todos quitar la seleccin a todos los documentos considerados.
Al presionar el botn OK:
-Se generar un SET firmado con los documentos seleccionados por cada cliente involucrado, dejando los archivos en carpeta DTE
del rea de datos con el siguiente nombre:
SC + RutEmisor + SS + TipoDTE + F + folio.XML
-Se enva el SET por correo a los clientes involucrados, y se actualizan los campos:
EnviadoCliente = 1, FechaEnvioCliente = Fecha de envo y IDSetDTECliente = nombre del set generado.
Si el proceso finaliza en forma exitosa, el sistema desplegar mensaje al usuario:
Sr. Usuario:
Se han enviado los documentos seleccionados a los clientes receptores electrnicos.

Al presionar el botn OK, abandonar esta ventana volviendo a la ventana anterior.

4-66

Puntos de Venta Sucursales

4.11 Visualizacin y Envo Boletas Electrnicas


Objetivo
Permite visualizar y enviar va correo electrnico Boletas Electrnicas generadas, ya sea por fiscalizacin del SII o a los receptores.
Importante:
La visualizacin slo podr ser generada si opera con Office superior a 2005.

Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema desplegar una pantalla donde deber indicar los siguientes filtros. Ver Figura N 1
Figura N 1

Tipo de Boletas: Indique el tipo de boleta a considerar en este proceso: Afectas o Exenta o no Afecta
Rango de Folios: Ingrese el rango de folios desde/hasta a considerar, este ingreso podr digitarse directamente o seleccionado
desde la lista que se despliega al optar por el botn de bsqueda.
Rango Fechas de Emisin:
Si el filtro a considerar es por rango de fechas de emisin, deber indicar seleccionando el botn
desde/hasta a considerar.
Clientes:

las fechas

Indique los clientes a considerar, pudiendo contemplar a todos los que registra el sistema o slo a uno en
particular.

El monto total de los documentos que se desean mostrar debe ser: igual, menor, menor o igual, mayor, mayor o igual que el
monto de las boletas electrnicas.
Finalmente podr indicar seleccionando la caja de chequeo, si la seleccin de documentos es por Fiscalizacin del SII.
Para continuar con el proceso, seleccione el botn OK, tras lo cual se desplegar el resultado de los filtros indicados, tal como se
muestra a continuacin:

VENTAS

4-67
Figura N 2

Dentro de esta pantalla se desplegar la informacin de las boletas que cumplan con los filtros ingresados: Folio, Fecha de
Emisin, Rut Receptor, Razn Social Receptor, Monto Total, Anulada por Nota d Crdito (NC), Afecta (Afecta check marcado/
Exenta check desmarcado)
En la columna Marca podr seleccionar las boletas que desea visualizar o enviar por email en este proceso.
Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:

Permite visualizar las boletas en formato PDF.


Sr. Usuario:
Es importante tener definido con anterioridad el formato de impresin del documento antes de ejecutar ,a
visualizacin, esto se realizar en el proceso Definicin de Formatos, men Bases.

Al seleccionar este botn, el sistema consultar a qu correo electrnico se desea enviar los documentos
seleccionados, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Importante:
El envo de las boletas depender de si se seleccion en la pantalla inicial el check Seleccin de
Documentos por Fiscalizacin de SII, en este caso, el sistema adjuntar los archivos XML de los
documentos generados. En caso contrario, se tomarn las boletas en formato PDF y las adjuntar en el
correo electrnico generado.

Regresa a la pantalla anterior.

4-68

Puntos de Venta Sucursales

4.12 Reporte de Consumo de Folios


Objetivo
Este proceso permite a los contribuyentes autorizados a la emisin de Boletas Electrnicas y Boletas Electrnicas Exentas o no
Afectas a generar y enviar un reporte de los folios que se han utilizado diariamente, el cual es exigido por el Servicio de Impuestos
Internos.
Importante:
- Este informe es enviado por la Casa Matriz con la informacin centralizada de las distintas sucursales

Punto de Venta en Lnea


Seor Usuario:
Este proceso se realizar a travs del sistema de Inventario y Facturacin, proceso Reporte de Consumo de Folios,
men Libros Electrnicos/Informes.

Punto de Venta Remoto operar de la siguiente forma:


Operatoria
Al ingresar se despliega una pantalla, donde deber indicar la Fecha para Informa al SII, el sistema muestra la fecha del da
actual para la generacin del reporte. (Ver Figura N 1).
Figura N 1

Sr. Usuario:
Este reporte permite informar a la Casa Matriz, los folios ocupados en Boletas de Venta Electrnicas tanto afectas como
exentas y Notas de Crdito Electrnicas utilizadas durante la fecha seleccionada.
Recuerde que la emisin de este reporte es obligatorio si es emisor de boletas electrnicas.
Junto a esta informacin se encuentra activos los siguientes botones:

, permite generar el archivo slo con los documentos de la fecha indicada, y lo guarda en el rea de datos, carpeta
DTE para su posterior captura a travs del Sistema de Inventario y Facturacin.

, permite enviar la informacin a una planilla Excel para su posterior visualizacin.

VENTAS

4-69

4.13 Emisin del Libro de Boletas Electrnicas


Objetivo
Este proceso permite generar y enviar al SII, el Libro de Boletas Electrnicas en base a la informacin recopilada por las sucursales
de la empresa.
Importante:
- Esta opcin estar habilitada slo si la empresa es emisor de Documentos Tributarios Electrnicos.
- Para la emisin del Libro de Boletas Electrnicas, el sistema exigir la existencia de un certificado digital instalado en
su equipo con el cual se firmar el Libro.
- Los contribuyentes debern mantener un Libro de Boletas Electrnicas, el cual deber estar actualizado y cumplir con
el formato publicado por el Servicio de Impuestos Internos en su Oficina Virtual en Internet.
- Cada vez que se emita una Boleta Electrnica o una Boleta no Afecta o Exenta Electrnica, deber registrarse la
informacin del documento en esta archivo. Al trmino de cada perodo tributario deber guardarse el archivo
firmado electrnicamente y trasladar la informacin de totales al Archivo Informacin Electrnica de ventas a que
se refiere el resolutivo octavo de la Res. Ex. SII N 45, de 2003. El Libro de Boletas Electrnicas no debe enviarse al
Servicio de Impuestos Internos a menos que sea solicitado en forma especial para fines de Fiscalizacin, pero debe
estar disponible para su revisin, de acuerdo a lo sealado en el resolutivo quinto de la presente Resolucin.
Operatoria
Al ingresar se despliega una pantalla, donde lo primero que debe indicar es el mes y ao para el cual se desea generar el Libro de
Boletas Electrnicas. (Ver Figura N 1).
Figura N 1

Folio de Notificacin: Indique el folio de Notificacin enviado por el SII por solicitud de fiscalizacin.
Proceso a realizar para la generacin del Libro:
Generar y enviar, al seleccionar esta opcin el sistema solicitar ingresar el correo al cual desea enviar el Libro de
Boletas generado y validar el ingreso del Folio de Notificacin, de no indicar este dato no podr continuar con el
proceso.
Generar y Guardar, permite generar un archivo XML del Libro de Boletas para el mes seleccionado y lo guarda en el
rea de datos, carpeta DTE con el formado LVBaaaamm.XML

4-70

Puntos de Venta Sucursales

Junto a esta informacin, se encuentran activos los siguientes botones:

: Permite enviar la informacin a una planilla Excel, de esta forma podr visualizar la informacin que se ha
generado.

: Permite dar inicio al proceso de Generar y Enviar o Generar y Guardar el Libro de Boletas Electrnicas.

: Abandona el proceso y regresa al men principal.

BODEGAS

5-1

5. Bodegas
Objetivo
Permite el ingreso de productos a bodega por distintos conceptos y, la generacin de las Guas de Recepcin y Despacho
respectivas.
Sr. Usuario:
El men Bodegas y sus procesos, estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria
Tras seleccionar esta opcin, se presenta el siguiente un submen:

5.1 Emisin Guas de Entrada


Objetivo
Permitir el ingreso de las Guas de Entrada de Productos a bodega, por los siguientes conceptos de recepcin: Compra con Gua de
Despacho, Compra con Factura, Transferencia desde otra bodega, devoluciones de Clientes y Producto de Produccin a Bodega.
Sr. Usuario:
Usted podr agregar, modificar o eliminar Guas de Entrada en meses cerrados, solamente si cuenta con el permiso
necesario, el cual es definido por el Administrador del Sistema (o Usuario Principal), en el proceso Seguridad (ver
Captulo Definicin de Usuarios de este manual).
Adems, para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales
se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N 1, la cual est dividida en tres partes que son: Identificacin,
Movimientos y Datos variables.
La parte de la Identificacin (izquierda del monitor) es aquella donde van todos los antecedentes que aparecern en el encabezado
de la Gua; Movimientos (Centro inferior) donde se registran los ingresos de cada uno de los Productos que se recepcionan y
Datos Variables (lado derecho de Identificacin) es aquella donde habr que ingresar distintos tipos de informacin, de acuerdo al
Concepto de Recepcin por el cual se realiza el ingreso de la mercadera a bodega.
Figura N 1

5-2

Puntos de Venta Sucursales

Existen dos antecedentes bsicos en este ingreso, ya que a travs de ellos el sistema determinar si la Gua es nueva o se encuentra
registrada en la base de datos. Estos antecedentes son:
Bodega:

Corresponde a la bodega en la cual se ingresar la mercadera, la cual podr ser digitada directamente en el campo, o
bien obtenerse a travs del botn de bsqueda que permite acceder la lista de datos registrados en el sistema, y cuya
aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice A.1 Botones, que se encuentra al final de este manual.

N de Gua: Corresponde al nmero de la Gua de Entrada, en la cual quedar registrado el ingreso de la mercadera a la bodega
indicada.
Si el nmero de la Gua no se encuentra registrado, significar que es Nueva, y se podr optar por ingresarlo en forma automtica,
permitiendo as al sistema, otorgar un nmero dependiendo del correlativo que registre; de lo contrario significar que existe, por lo
tanto podr ser modificada, eliminada o impresa. Todos los procesos aqu sealados se describen a continuacin:

Ingresando una Gua de Entrada Nueva


Luego de haber ingresado la Bodega y el Nmero de la Gua de Entrada, habr que sealar el Concepto de Recepcin, es decir el
motivo por el cual se ingresa el producto a la Bodega.
Estos conceptos vienen predefinidos en el sistema, y son los siguientes:
01
Compra con Gua de Despacho
02
Compra con Factura
03
Transferencia desde otra Bodega
04
Devolucin de Cliente
10
Producto Terminado de Produccin a Bodega
Su ingreso podr efectuarse a travs de la digitacin directa o bien obtenindolos desde la lista que se presenta al elegir el botn de
Bsqueda.
Una vez elegido el concepto se despliegan al lado derecho de la pantalla (Datos Variables) los campos correspondientes a los
antecedentes que sern requeridos para la recepcin de la mercadera, pero antes de ingresarlos habr que terminar de sealar los
datos del encabezado (Identificacin), que corresponden a lo siguiente:
Fecha:

Corresponde a la Fecha de ingreso de la mercadera a bodega. Esta fecha es propuesta por el sistema y podr ser
mantenida pasando directamente al campo siguiente o modificada ingresando una nueva, de acuerdo al formato de la
fecha propuesta.

Estado:

La Gua de Entrada puede tener tres estados que son Vigente, Pendiente o Nulo. Los dos primeros son establecidos
por el usuario operador, en el caso que tenga permiso, aunque el nico caso en que la Gua quedar en estado
Pendiente en forma automtica, ser cuando dicho usuario no tenga permiso para Modificar Costos, ya que en esta
situacin no podr ingresar los valores de los productos en la Gua (Ver Captulo 2.1 Definicin de Usuarios).
Una Gua de Entrada quedar en estado Nulo, cada vez que se justifique su anulacin. Por ejemplo: Ingreso de
mercadera con cdigo errneo, Cantidades mal digitadas, etc.

Descripcin: En este campo se ingresa un texto que ser asociado a la Gua de Entrada, cuyo largo mximo podr ser de 50
caracteres.
Sealada esta informacin y dependiendo del Concepto de Recepcin al cual se debe la entrada de la mercadera a bodega, habr
que ingresar los antecedentes que se detallan a continuacin y posteriormente los movimientos:
01 Compra con Gua de Despacho: En este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que son recepcionadas con una Gua
de Despacho del proveedor y que no necesariamente vienen con la Factura en forma inmediata. Aqu habr que ingresar los
siguientes antecedentes:
- Proveedor al cual se le compr la mercadera. Su cdigo o Nombre puede ser digitado directamente u obtenerse desde la
lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda. En caso de seleccionar un Auxiliar que no se encuentra dentro de
la categora de Proveedor, el sistema da la opcin de asignrsela dejndolo como tal.
- N de la Gua con la cual efectu el despacho el proveedor.
- Fecha de la Gua del proveedor.
- N de la Factura , en la cual se detalla y valoriza la adquisicin efectuada.
- Fecha de la factura
- O. de Compra, corresponde al N de la orden de compra en la cual fue solicitada la mercadera, por parte de la empresa al
proveedor.

BODEGAS

5-3

02 Compra con Factura: En este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que son recepcionadas con una Factura del
proveedor. Aqu habr que ingresar los siguientes antecedentes:
- Proveedor al cual se le compr la mercadera. Su cdigo o Nombre puede ser digitado directamente u obtenerse desde la
lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda. En caso de seleccionar un Auxiliar que no se encuentra dentro de
la categora de Proveedor, el sistema da la opcin de asignrsela dejndolo como tal.
- N de la Factura , en la cual se detalla y valoriza la adquisicin efectuada.
- Fecha de la factura
- O. de Compra, corresponde al N de la orden de compra en la cual fue solicitada la mercadera, por parte de la empresa al
proveedor.
03 Transferencia desde otra Bodega: Este tipo de Gua de Entrada ser generada cada vez que se ingresen mercaderas
provenientes desde otras bodegas. En este caso se ingresa el Cdigo de la Bodega de Origen, que corresponde a aquella
desde la cual proviene la mercadera.
04

Devolucin de Cliente: En este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que ingresan a bodega porque son devueltas
por parte del cliente, por diversos motivos (despacho superior a lo solicitado, producto errneo, etc.). Bajo este concepto se
ingresan los siguientes antecedentes:
-

Cliente que devuelve la mercadera. Su cdigo o Nombre puede ser digitado directamente u obtenerse desde la lista que se
presenta al seleccionar el botn de bsqueda.
Gua de despacho, con la cual se le hizo entrega de la mercadera al cliente (ingresar el nmero).
Fecha del despacho al cliente.
Factura , en la cual se detall y valoriz la adquisicin realizada por el cliente (ingresar el nmero).
Fecha de la factura.
Nota de Venta, asociada a la compra realizada por el cliente (ingresar el nmero).
Nota de Crdito, con la cual se anul la factura emitida por la compra del cliente.

10 Producto Terminado de Produccin a Bodega: Por este concepto ingresan a bodega todas aquellas mercaderas que salen del
proceso de produccin. En este caso el nico antecedente a ingresar es:
-

O. de Produccin, que corresponde al nmero de la Orden con la cual se inicio el proceso de produccin de la
mercadera.

Ingreso de movimientos por producto


Los antecedentes solicitados durante el ingreso de movimientos en una Gua de Entrada, son estndares para cualquier Concepto de
Ingreso, con la diferencia que en algunos casos slo corresponde indicar parte de ellos, dado que los dems no son necesarios o no
corresponden al Concepto de Ingreso para el cual se est generando la Gua.
Cada Gua de Entrada tiene una capacidad de 30 movimientos, en caso de requerir ms habr que continuar en una Gua nueva.
Los antecedentes a ingresar son:
Producto:

Corresponde al cdigo del tem o producto que ser ingresado a bodega, de acuerdo al concepto especificado
anteriormente. Su ingreso se efecta, ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana que
se despliega al elegir el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo.

U.M.:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta informacin
puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
, el cual desplegar las otras unidades de medida
adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto que se est ingresando a bodega, de acuerdo a la unidad de medida.

5-4
Talla-Color:

Puntos de Venta Sucursales


Al ingresar un producto que maneje Talla-Color el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese los
Datos de las Tallas en los Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un producto que
maneja Talla -Color. En este caso al hacer clic en el botn Datos de la Talla/Color del Producto, (que aparece
entre la columna de Cantidad y la Columna (+)), el sistema muestra una pantalla en la que pide ingresar la Talla y
el Color que dependiendo del tipo de ingreso definido en los parmetros se solicitar el ingreso en forma lineal o
matricial.
En la medida en que se ingresan productos con los nuevos atributos al mismo producto, van apareciendo en la
matriz para que usted pueda seleccionarlos directamente.

Ingreso Lineal

Ingreso Matricial
Luego de ingresar Talla y Color a cada uno de los productos que manejan esta caracterstica, usted puede hacer un clic en el signo
(+) y el sistema desplegar la informacin, ya sea de Partida/ Pieza o Talla/ Color, segn sea la caracterstica sealada por
producto, para cerrarla se hace un clic en el signo (-).

Nmero de Serie:
Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Definicin de
Parmetros del Sistema Inventario y Facturacin, se seleccion que la empresa maneje Series. Al ingresar un
producto con atributo N de Serie, el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese los Datos de las
SERIES en los Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un producto que manejan
SERIES. Tras ingresar la cantidad solicitar Ingresar los Datos de las SERIES, para lo cual presentar una
pantalla donde usted podr ingresarlos directamente. Ver Figura N 2.

BODEGAS

5-5
Figura N 2

Pre. Unitario ($):


Corresponde al valor del producto que es recepcionado en bodega. Segn el Concepto de Ingreso por el cual se
est generando la Gua de Entrada, el sistema propondr el costo promedio que tiene registrado a ese da, o bien
permitir ingresar el valor indicado en la Gua de Despacho o Factura proveniente del proveedor.
Fecha Compra: Este campo aparece slo por aquellos conceptos que involucran una compra o produccin de mercadera y es
propuesta por el sistema, pudiendo ser mantenida o modificada. Corresponde a la fecha en que se ingres a la
bodega la mercadera.
Ubicacin:

Corresponde al lugar fsico donde se almacenar el producto. Este campo es propuesto por el sistema, el cual es
sacado de la ficha cuando existe registro de ello, pudiendo mantener la ubicacin o bien modificarla de acuerdo a
lo deseado.

Total Lnea ($): Este total corresponde a la cantidad, multiplicada por el valor del producto. Es entregada automticamente por el
sistema.
Para pasar de un campo a otro hacer clic con el mouse sobre el deseado o pulsar la tecla Tab.
Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla "Supr".
Para continuar con el ingreso de los temes siguientes, basta con pulsar la tecla Tab, o bien ubicar el indicador del mouse sobre el
campo del producto e iniciar un nuevo ingreso.
En cualquier momento podr hacer uso del botn Totales, el cual permite conocer la cantidad total de productos ingresados a
bodega a travs de esta Gua y el monto Total de la misma.
El aspecto de la Gua ingresada es similar al presentado en la siguiente Figura:

5-6

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 3

Finalizado el ingreso de informacin podr optar por:


-

Seleccionar el botn Grabar desde la 2 Barra de Herramientas, con lo cual la Gua quedar registrada en la base de datos
del sistema.

Seleccionar el botn Salir, con lo cual el sistema confirmar si se guardan o no los datos ingresados, entregando las
siguientes tres alternativas: Si, que graba y abandona el proceso operando de la misma forma que el botn Grabar; No, que
sale sin dejar registro de la Gua recin ingresada y Cancela, que regresa a la Gua, por ejemplo, para efectuarle
modificaciones.

Cualquiera haya sido la opcin elegida, despus de grabar la Gua o salir de ella sin haberlo hecho, podr continuar con el ingreso
de una nueva o bien Imprimir, Modificar o Eliminar una Gua existente, haciendo uso de los botones que se presenta en la 2 Barra
de Herramientas, tal como se detalla a continuacin:

Seleccionando una Gua de Entrada Registrada en el Sistema


El acceso a cualquier Gua Entrada que haya sido registrada, se realiza de la siguiente forma: Estando en la pantalla presentada en
la Figura N 1, ingresar en el campo Bodega el Cdigo de aquella a la cual corresponde la Gua de Entrada a seleccionar, sealar su
nmero en el campo siguiente y a continuacin pulsar la tecla Tab. La pantalla que se despliegue deber ser similar a la presentada
en la Figura N 2.
A continuacin se podr llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando una Gua de Entrada


Seleccionada la Gua de Entrada a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). A
continuacin realizar las modificaciones requeridas, teniendo en consideracin la definicin de cada uno de los campos, a partir del
punto "Ingresando una Gua de Entrada".

Eliminando una Gua de Entrada


Seleccionada la Gua de Entrada a Eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). El
sistema chequear, antes de eliminar una Gua, que los productos no queden con stock negativo, si as fuese el sistema lo advierte a
travs de un mensaje.

BODEGAS

5-7

Imprimiendo una Gua de Entrada


La Gua podr ser emitida a travs del monitor, a un archivo en disco o bien en papel. El procedimiento a seguir en cualquiera de
estos casos se detalla en el Apndice B, en la 2 Barra de Herramientas.
Una Gua de Entrada slo podr ser emitida si le fue definido un formato en el proceso Bases, Definicin de Formatos (Captulo
3.4 Definicin de Formatos).
A continuacin se presenta un ejemplo.
En caso que la Gua ingresada tenga ms lneas de movimientos que las indicadas en el "Formato de Guas de
Entrada", el proceso lo advierte a travs de un mensaje y deber ser generado un nuevo documento para los
movimientos restantes.

Informe Ejemplo de Gua de Entrada


EMPRESA DEMO SOFTLAND
SANTIAGO

N:

10.100.100-1

Fecha:

17
15/02/2001

2356788
Nombre:

COMERCIALIZADORA LAYSE S.A.

Direccin:

Apoquindo 3456

Comuna:

LAS CONDES

Pas:

CHILE

Telfono:

3242556

R.U.T.:
Ciudad:
Fax:

Descripcin:

32.453.536 5
SANTIAGO
6593969

Vendedor:

Cantidad

U. Med.

Descripcin

P.Unit

Valor Total

2.

C.U.

CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA

6,450

12,900

100.

C.U.

BOTON PANTALON STANDARS

42

4,200

Total

17,100

.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
.
Total

DIECISIETE MIL CIEN CON 00/00

5-8

Puntos de Venta Sucursales

5.2 Emisin Guas de Salida


Objetivo
Permitir el ingreso de Guas de Salida de Productos desde bodega, por distintos conceptos de despacho.
Sr. Usuario:
- Usted podr agregar, modificar o eliminar Guas de Salida en meses cerrados, solamente si cuenta con el permiso
necesario, el cual es definido por el Administrador del Sistema (o Usuario Principal), en el proceso Seguridad.
- Adems, para hacer ms eficiente el uso de esta opcin, podr acceder a las funciones del teclado rpido, las cuales
se describen en el Apndice A5 Teclas de Acceso Rpido, ubicado al final de este manual
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega una pantalla (ver Figura N 1), la cual est dividida en tres partes que son: Identificacin,
Movimientos y Datos variables.
La parte de la Identificacin (izquierda del monitor) es aquella donde van todos los antecedentes que aparecern en el encabezado
de la Gua; Movimientos (Centro inferior) es donde se registran los ingresos de cada uno de los Productos que se despachan y
Datos Variables (lado derecho de Identificacin) es aquella donde habr que ingresar distintos tipos de informacin, de acuerdo al
Concepto de Despacho por el cual sale la mercadera desde la Bodega.
Figura N 1

Existen dos antecedentes que son bsicos en este ingreso, ya que a travs de ellos el sistema determinar si la Gua es nueva o se
encuentra registrada en la base de datos. Estos antecedentes son:
Bodega:

Corresponde a la bodega desde la cual saldr la mercadera.


La informacin podr ser digitada directamente en el campo, o bien obtenerse a travs del botn de bsqueda que
permite acceder la lista de datos registrados en el sistema, y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el
Apndice A.1 Botones, que se encuentra al final de este manual.

N de Gua: Corresponde al nmero de la Gua de Salida, en la cual quedar registrado el despacho de la mercadera desde la
bodega indicada.
Si el nmero de la Gua no se encuentra registrado, significar que es Nueva, y se podr optar por ingresarlo en
forma automtica, permitiendo as al sistema, otorgar un nmero dependiendo del correlativo que registre; de lo
contrario significar que existe, por lo tanto podr ser modificada, eliminada o impresa. Todos los procesos aqu
sealados se describen a continuacin:

BODEGAS

5-9

Ingresando una Gua de Salida Nueva


Luego de haber ingresado la Bodega y el Nmero de la Gua de Salida, habr que sealar el Concepto de Despacho, es decir el
motivo por el cual sale el producto desde la Bodega.
Estos conceptos vienen predefinidos en el sistema, no pudiendo ser modificados ni eliminados y son los siguientes:
01
02
03
04
05
06
07
08
09
10
11
12
13
14
15

Despacho por Facturar


Despacho de Productos Facturados
Despacho a Bodega Transitoria
Despacho de Bodega a Cliente en Consignacin
Devolucin de Material a Proveedor
Transferencia hacia otra Bodega
Consumo Centro de Costo
Consumo Orden de Trabajo
Consumo Orden de Produccin
Despacho de Bodega Transitoria a Cliente
Despacho de Reserva a Cliente
Despacho de Reserva a Centro de Costo
Despacho de Reserva a Orden de Trabajo
Despacho de Reserva a Orden de Produccin
Salida por Toma de Inventario

Su ingreso podr efectuarse a travs de la digitacin directa o bien obtenindolos desde la lista que se presenta al elegir el botn de
Bsqueda.
Una vez elegido el concepto se despliegan al lado derecho de la pantalla (Datos Variables) los campos correspondientes a los
antecedentes que sern requeridos para la recepcin de la mercadera, pero antes de ingresarlos habr que terminar de sealar los
datos del encabezado (Identificacin), que corresponden a lo siguiente:
Fecha:

Corresponde a la Fecha de despacho de la mercadera desde la bodega. Esta fecha es propuesta por el sistema y podr
ser mantenida pasando directamente al campo siguiente o modificada ingresando una nueva, de acuerdo al formato
de la fecha propuesta.

Estado:

La Gua de Despacho puede tener tres estados que son Vigente, Pendiente o Nulo.
El estado Vigente quedar asociado a una Gua de Salida cada vez que la mercadera sea despachada desde la
bodega, mientras que podr permanecer como Pendiente, mientras no se haga el despacho real.
Una Gua de Despacho se dejar en estado Nulo, cada vez que se requiera mantener un registro de ella, ya que de lo
contrario podr eliminarse.
Las Guas que se encuentren en este estado, no sern consideradas en otros procesos.

Descripcin: En este campo se ingresa un texto que ser asociado a la Gua de Despacho, cuyo largo mximo podr ser de 50
caracteres.
Sealada esta informacin y dependiendo del Concepto de Despacho al cual se deba la salida de la mercadera desde la bodega,
habr que ingresar los antecedentes que se detallan a continuacin y posteriormente los movimientos:
01 Despacho por Facturar: En este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que son despachadas con una Gua de Salida y
que posteriormente sern facturadas. Aqu habr que ingresar los siguientes antecedentes:
-

Cliente al cual se le despacha la mercadera. Si el auxiliar elegido no se encuentra dentro de la categora de cliente, el
sistema da la opcin de asignrsela, dejndolo como tal.
Nota de Venta con la cual se registr la compra efectuada por el cliente.
Vendedor que realiz la venta.
Lista de Precios, en base a la cual se valorizar la Gua de Despacho.

Tanto para el ingreso del Cliente, como del Vendedor y de la Lista de Precios asociada a la Gua, los datos podrn ser registrados
digitando directamente sus cdigos o nombres, as como tambin a travs de su obtencin desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda. (Ver Apndice A.1 Botones).

5-10

Puntos de Venta Sucursales

02 Despacho de Productos Facturados: En este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que ya han sido facturadas, pero
que an les falta por despachar. Aqu habr que ingresar los siguientes antecedentes:
-

N de la Factura, en la cual se detalla y valoriza la venta efectuada. En este caso se ingresa el N de una factura existente.
En caso que al ingresar el N de Factura, el sistema detecta que existen 2 Facturas con el mismo nmero, una afecta y otra
exenta de IVA, se desplegar un mensaje para que seleccione la que corresponde.

Una vez que este nmero es ingresado, automticamente se despliegan:


-

Cliente al cual se le despacha la mercadera (Cdigo y Descripcin).


Fecha de emisin de la facturas.
N Nota de Venta efectuada por el vendedor y en la cual se basarn para el despacho de la mercadera.
Vendedor que realiz la ventas.
Lista de Precios, en base a la cual se valorizar la Guas.

Tanto para el ingreso del Cliente, como del Vendedor y de la Lista de Precios asociada a la Gua, los datos podrn ser registrados
digitando directamente sus cdigos o nombres, as como tambin a travs de su obtencin desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda. (Ver Apndice A.1 Botones).
03 Despacho a Bodega Transitoria, corresponde a todas aquellas mercaderas que se despachan desde una bodega, a otra que
funciona en forma espordica o momentnea (Por ejemplo: Camiones que salen a vender, una bodega implementada en una feria o
exposicin, etc.).
En este caso slo se ingresa el detalle de movimientos.
04 Despacho de Bodega a Cliente en Consignacin, en este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que se despachan en
consignacin a los clientes. Bajo este concepto se ingresan los siguientes antecedentes:
-

Cliente al que se le despacha la mercadera en consignacin.


Vendedor que realiz la venta.
Lista de Precios, en base a la cual se valorizar la Gua en consignacin.

Tanto para el ingreso del Cliente, como del Vendedor y de la Lista de Precios asociada a la Gua, los datos podrn ser registrados
digitando directamente sus cdigos o nombres, as como tambin a travs de su obtencin desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda. (Ver Apndice A.1 Botones).
05 Devolucin de Material a Proveedor, en este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que se despachan al proveedor,
producto de una devolucin generada por algn desperfecto en los productos, por excedente, etc. Bajo este concepto se ingresan
los siguientes antecedentes:
-

Proveedor al que se devuelve la mercadera. Su cdigo o Nombre puede ser digitado directamente u obtenerse desde la lista
que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda.
Orden de Compra, con la cual efectu la compra de la mercadera (ingresar el nmero).
Nota de Crdito, con la cual se documenta la devolucin (ingresar el nmero).

06 Transferencia hacia otra Bodega, n este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que se despachan hacia otra bodega de
la empresa, ya sea por razones de espacio, porque hay excedentes que no van a ser requeridos, mientras que en la otra bodega
existe carencia, etc. Bajo este concepto se ingresa el siguiente antecedente:
-

Destino que corresponde a la bodega hacia donde se enviar la mercadera. Se debe ingresar su cdigo o descripcin, ya
sea digitando uno de los dos directamente u obtenindolos desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda.
Genera Gua de Entrada en Bodega Destino, donde a travs del botn de chequeo se indica si se requiere o no que al
efectuar este tipo de Gua de Salida, se genere automticamente una Gua de Entrada asociada a la Bodega hacia donde va la
mercadera.
En caso de generar una Gua de Entrada, sta no quedar ligada a la Gua de Salida, por lo tanto cualquier
modificacin posterior afectar slo a la Gua que sea modificada y no a ambas.

BODEGAS

5-11

07 Consumo Centro de Costo, corresponde a todas aquellas mercaderas que son despachadas a un determinado Centro de Costo,
para ser consumidas. Bajo este concepto se ingresa el siguiente antecedente:
-

Centro de Costo al cual se enviar la mercadera. Se debe ingresar su cdigo o descripcin, ya sea digitando uno de los dos
directamente u obtenindolos desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda.

08 Consumo Orden de Trabajo, corresponde a todas aquellas mercaderas que salen de bodega, producto de una Orden de
Trabajo. Por ejemplo un cliente que solicit la confeccin de un producto determinado.
Bajo este concepto se ingresan siguientes antecedentes:
-

Cliente que solicita la mercadera. Se debe ingresar su cdigo o descripcin, ya sea digitando uno de los dos directamente u
obtenindolos desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda.
Orden de Trabajo, a travs de la cual fue solicitado el producto (ingresar el nmero).

09 Consumo Orden de Produccin, corresponde a todas aquellas mercaderas que se despachan a produccin. Por ejemplo, para
la confeccin de productos que se fabrican en la misma empresa.
Bajo este concepto se ingresa lo siguiente:
-

Orden de Produccin, a travs de la cual fue solicitado el producto (ingresar el nmero).

10 Despacho de Bodega Transitoria a Cliente, en este caso se encuentran todas aquellas mercaderas que se despachan desde
una bodega transitoria al cliente. Bajo este concepto se ingresan los siguientes antecedentes:
-

Cliente al cual se le efecta el despacho de la mercadera.


Nota de Venta efectuada por el vendedor y en la cual se basarn para el despacho de la mercadera (ingresar el nmero).
Vendedor que realiz la venta.
Lista de Precios, en base a la cual se valorizar la Gua.

Tanto para el ingreso del Cliente, como del Vendedor y de la Lista de Precios asociada a la Gua, los datos podrn ser registrados
digitando directamente sus cdigos o nombres, as como tambin a travs de su obtencin desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda.
11 Despacho de Reserva a Cliente, por este concepto se despachan al cliente, slo aquellos productos que haba reservado
previamente. La reserva se efecta en el proceso Reserva de Materiales.
Los antecedentes adicionales que se ingresan bajo este concepto son:
-

Cliente al cual se le efecta el despacho de la mercadera.


Nota de Venta efectuada por el vendedor y en la cual se basarn para el despacho de la mercadera (ingresar el nmero).
Vendedor que realiz la venta.
Lista de Precios, en base a la cual se valorizar la Gua.

Tanto para el ingreso del Cliente, como del Vendedor y de la Lista de Precios asociada a la Gua, los datos podrn ser registrados
digitando directamente sus cdigos o nombres, as como tambin a travs de su obtencin desde la lista que se presenta al
seleccionar el botn de bsqueda. (Ver Apndice A.1 Botones).
12 Despacho de Reserva a Centro de Costo, por este concepto se despachan slo aquellas mercaderas que haban sido
reservadas previamente por un determinado Centro de Costo. La reserva se efecta a travs del proceso Reserva de Materiales.
Bajo este concepto se ingresa el siguiente antecedente:
-

Centro de Costo al cual se enviar la mercadera. Se debe ingresar su cdigo o descripcin, ya sea digitando uno de los dos
antecedentes directamente u obtenindolos desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda.

13 Despacho de Reserva a Orden de Trabajo, a travs de este concepto se despachan slo aquellas mercaderas que haban sido
reservadas previamente producto de una Orden de Trabajo. La reserva se efecta a travs del proceso Reserva de Materiales.
Bajo este concepto se ingresa el siguiente antecedente:
-

Orden de Trabajo, a travs de la cual fue solicitado el producto (ingresar el nmero).

5-12

Puntos de Venta Sucursales

14 Despacho de Reserva a Orden de Produccin, corresponde a aquellas mercaderas que haban sido reservadas previamente,
las cuales se despachan a produccin. Por ejemplo, para la confeccin de productos que se fabrican en la misma empresa. La
reserva se efecta a travs del proceso Reserva de Materiales.
Bajo este concepto se ingresa lo siguiente:
-

Orden de Produccin, a travs de la cual fue solicitado el producto (ingresar el nmero).

15 Salida por Toma de Inventario, este concepto es de uso exclusivo del asistente para Toma de Inventario, slo es posible
Consultar y Modificar las Guas generadas por este concepto.

Ingreso de movimientos por producto


Los antecedentes solicitados durante el ingreso de movimientos en una Gua de Salida, son estndares para cualquier Concepto de
Egreso, con la diferencia que en algunos casos slo corresponde indicar parte de ellos, dado que los dems no son necesarios o no
corresponden al Concepto de Salida para el cual se est generando la Gua.
Cada Gua de Salida tiene una capacidad de 30 movimientos. En caso de requerir mas, habr que continuar en una Gua nueva.
Los antecedentes a ingresar son:
Producto:

Corresponde al cdigo del tem o producto que ser sacado de bodega, de acuerdo al concepto especificado
anteriormente. Su ingreso se efecta, ya sea digitndolo directamente, o bien obtenindolo desde la ventana
que se despliega al elegir el botn de listas desplegables que aparece al lado derecho de este campo.

U.M.:

Corresponde a la unidad de medida del producto (C/U, Kgr., Mt, etc.). Este campo es llenado en forma
automtica por el sistema, dependiendo de lo que ha definido en el proceso Ficha del Producto, esta
informacin puede ser mantenida, o modificada a travs del botn
, el cual desplegar las otras unidades de
medida adicionales a considerar en la venta (slo si fue definido en la Ficha del Producto).

Cantidad:

Indicar la cantidad del producto que se est despachando desde la bodega, de acuerdo a la unidad de medida.

Importante:
Si el Punto de Venta tiene definido que Controla Stock en Guas de Salida, se controlar si la cantidad supera
el stock existente en bodega. Si a nivel de parmetros define que Controla Stock y Avisa si se produce una
venta sin Stock, lo advertir y permitir generar el movimiento. Sin embargo, si a nivel de parmetros define
que Controla Stock y que NO permite venta sin Stock, NO se permitir generar el movimiento y desplegar
un mensaje similar a este:
Sr. Usuario:
El stock en la Bodega Disponible es insuficiente, la cantidad permitida es: 0
KIT:

Al ingresar un producto que maneje KIT el sistema desplegar la pantalla Detalle de la Composicin del
Producto KIT, que contiene una matriz donde se encuentran los productos que componen el KIT y su
completa informacin: con Cdigo, Descripcin, Unidades por KIT, Cantidad Facturada, Precio Base, %de
Incidencia, Precio Venta en el KIT, % de Descuento, Descuento y el botn de bsqueda. Ver Figura N 2.
Figura N 2

Los productos KIT por definicin no pueden ser inventariables, por lo tanto no se validar el stock de estos
productos, en su defecto, se validar el stock del conjunto de los productos que lo componen (Solo en el caso
de ser un Punto de Ventas en Lnea). Por ejemplo, si usted desea despachar N unidades de un producto KIT
X, se validar que los productos que componen el producto X, tengan proporcionalmente las N
unidades necesarias para construir cada KIT a despachar.

BODEGAS
Talla-Color:

5-13
Al ingresar un producto que maneje Talla-Color el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese
los Datos de las Tallas en los Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un
producto que maneja Talla/Color. Para ingresar esta informacin, usted debe de hacer clic en el botn Datos
de Talla/Color del Producto, (que aparece entre la columna de Cantidad y la Columna (+)). El sistema
muestra una pantalla en la que pide ingresar la Talla y el Color, que dependiendo del tipo de ingreso definido
en los parmetros se solicitar el ingreso en forma lineal o matricial.
Ingreso Lineal

Ingreso Matricial

Luego de ingresar Talla y Color a cada uno de los productos que manejan esta caracterstica, usted puede hacer un clic en el signo
(+) y el sistema desplegar la informacin, ya sea de Partida/ Pieza o Talla/ Color, segn sea la caracterstica sealada por
producto, para cerrarla se hace un clic en el signo (-).
Nmero de Serie:
Este atributo ser aplicable a productos inventariables y se habilitar slo si en el proceso Parmetros del Sistema
Inventario y Facturacin, se seleccion que la empresa maneje Series. Al ingresar un producto con atributo N
de Serie, el sistema mostrar con letras rojas bajo de la matriz, Ingrese los Datos de las SERIES en los
Movimientos resaltados, adems de dejar en rojo la lnea que contiene un producto que manejan SERIES. Tras
ingresar la cantidad solicitar Ingresar los Datos de las SERIES, para lo cual presentar una pantalla donde usted
podr ingresarlos directamente, o bien, elegirlos desde la matriz que aparece luego de seleccionar el botn buscar.
Ver Figura N 3
Figura N 3

5-14

Puntos de Venta Sucursales

Pre. Unitario ($):

Corresponde al valor del producto que se despacha desde bodega. Este precio es sugerido por el sistema,
segn la lista de precios y de la unidad de medida indicada, pudiendo ser modificado. De no ingresar una lista
de precios especfica, el sistema considera los precios de la lista base registrados en la ficha de cada producto.

Ubicacin:

Corresponde al lugar fsico donde se encuentra el producto. Este campo es propuesto por el sistema cuando
existe registro de ello.

Subtotal:

Este total corresponde a la cantidad, multiplicada por el valor del producto. Es entregada automticamente
por el sistema.

% Descuento:

En este campo se ingresa el % de descuento del producto en forma individual. Cuando el cursor se ubica en
este campo, se activa un botn de listas desplegables, el cual al ser seleccionado presenta la lista de Tipos de
Descuentos (ver Apndice D Tablas), para que se ingrese junto al tipo correspondiente el porcentaje a aplicar.
Una vez que ste es indicado, aparece automticamente el monto del descuento.
Con este sistema se podrn aplicar varios % de descuento a un mismo producto.
Para salir de esta ventana, hacer clic en el mismo campo % Descuento.

Total Lnea($):

Corresponde al Subtotal menos del % de descuento indicado en el campo anterior.


automticamente por el sistema.

Es entregado

Para pasar de un campo a otro, deber hacer clic con el mouse sobre el deseado o pulsar la tecla Tab.
Para eliminar un movimiento, seleccionar la lnea en la cual se encuentra y luego pulsar la tecla "Supr".

Para continuar con el ingreso de los temes siguientes, basta con pulsar la tecla Tab, o bien ubicar el indicador del mouse sobre el
campo del producto e iniciar un nuevo ingreso.
Finalizado el ingreso de movimientos y, segn Concepto por el cual se ingresa la Gua de Salida, se activan los siguientes botones:

Aparece slo bajo los Conceptos de Despacho: 01, 02, 04, 06, 10, 11.
Al seleccionarlo se despliega una ventana, que permite sealar los distintos tipos de descuento que se le
realizarn al monto total de la Gua de Salida, los cuales corresponden a aquellos que fueron ingresados en la
Tabla de Descuentos (Ver Apndice D Tablas).
As tambin habr que indicar el Flete y Embalaje si corresponde. El IVA lo calcula el sistema (slo cuando el
producto est afecto a este Impuesto).
En el campo Otros Impuestos, se encuentra el detalle de todos los impuestos que afectan a los productos que se
estn despachando en la Gua. Su ingreso se efecta digitndolo directamente o bien seleccionndolo desde la
lista que se presenta al elegir el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho de este campo.
El Total Final de la Gua, depender de todos los valores ingresados.
A continuacin habr que sealar la Condicin de Venta o forma en que ser Pagada la Venta por parte del
cliente (Contado, 30 das, etc.). Su ingreso se efecta digitndola directamente o bien seleccionndola desde la
lista que se presenta al elegir el botn de Listas Desplegables que aparece al lado derecho de este campo.
Las Condiciones de Venta, se ingresan en el proceso que lleva este mismo nombre y cuya aplicacin se describe
en el Apndice D Tablas).
Para salir de esta ventana se usa el botn Volver

Aparece slo bajo los Conceptos de Despacho: 01, 04, 10 y 11. Al seleccionarlo se despliega una ventana
Este botn se utiliza para indicar el lugar al cual tendr que ser despachada la mercadera.
Lo primero que se debe indicar es el lugar de despacho, el cual puede ser digitado directamente, as como puede
obtenerse seleccionando el botn de Bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
En este ltimo caso, se presenta la lista de lugares de despacho que fueron asociados al cliente definida en
su ficha.
Al elegir uno de los lugares de despacho, registrados en el sistema, la informacin concerniente al lugar de
despacho se despliega automticamente, debiendo indicar slo la informacin restante.

BODEGAS

5-15
Por el contrario, si se indica un lugar de despacho no registrado, el sistema confirma su creacin, luego solicita
uno a uno los antecedentes.
Cualquier lugar de despacho que sea ingresado de esta forma quedar registrado en la ficha del auxiliar en la
carpeta "Despachos".
En esta ventana tambin se activa el botn Saldo Cliente, el cual tras ser elegido despliega una ventana con el
Saldo Pendiente del Cliente al cual le est siendo emitida la Gua de Salida.

Adems podr ingresar el Centro de Costo al cual ser asociado el documento. Este ingreso podr efectuarlo digitndolo
directamente, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al seleccionar el botn de bsqueda, ubicado a la derecha del
campo.
Finalizado el ingreso de informacin podr optar por:
-

Seleccionar el botn Grabar desde la 2 Barra de Herramientas, con lo cual la Gua quedar registrada en la base de datos
del sistema.
Seleccionar el botn Salir, con lo cual el sistema confirmar si se guardan o no los datos ingresados, entregando las
siguientes tres alternativas: Si, que graba y abandona el proceso operando de la misma forma que el botn Grabar; No, que
sale sin dejar registro de la Gua recin ingresada y Cancela, que regresa a la Gua, por ejemplo, para efectuarle
modificaciones.

Cualquiera haya sido la opcin elegida, despus de grabar la Gua o salir de ella sin haberlo hecho, podr continuar con el ingreso
de una nueva o bien Imprimir, Modificar o Eliminar una Gua existente, haciendo uso de los botones que se presenta en la 2
Barra de Herramientas, tal como se detalla a continuacin:

Seleccionando una Gua de Salida Registrada en el Sistema.


El acceso a cualquier Gua Salida que haya sido registrada, se realiza de la siguiente forma: Estando en la pantalla inicial, ingrese
en el campo Bodega el Cdigo de aquella a la cual corresponde la Gua de Entrada a seleccionar, sealar su nmero en el campo
siguiente y a continuacin pulsar la tecla Tab. El sistema desplegar una pantalla con toda la informacin asociada.
A continuacin se podr llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando una Gua de Salida


Seleccionada la Gua de Salida a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). A
continuacin realizar las modificaciones requeridas, teniendo en consideracin la definicin de cada uno de los campos, a partir del
punto Ingresando una Gua de Salida.

Eliminando una Gua de Salida


Seleccionada la Gua de Salida a Eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B). El
sistema chequear, antes de eliminar una Gua, que los productos no queden con stock negativo, si as fuese el sistema lo advierte a
travs de un mensaje.

Imprimiendo una Gua de Entrada


La Gua podr ser emitida a travs del monitor, a un archivo en disco o bien en papel. El procedimiento a seguir en cualquiera de
estos casos se detalla en el Apndice B, en la 2 Barra de Herramientas.
Una Gua de Salida slo podr ser emitida si le fue definido un formato en el proceso Bases, Definicin de Formatos.
En caso que la Gua ingresada tenga ms lneas de movimientos que las indicadas en el Formato de Guas de Salida, el
proceso lo advierte a travs de un mensaje y deber ser generado un nuevo documento para los movimientos restantes.
A continuacin se presenta un ejemplo.

5-16

Puntos de Venta Sucursales

Informe Ejemplo de Gua de Salida


EMPRESA DEMO SOFTLAND
SANTIAGO

N:

10.100.100-1

Fecha:

39
15/02/2004

2356788
Nombre:

EL CAUQUE NORTE 4322

Direccin:

Las Condes 4578

Comuna:

LAS CONDES

Pas:

CHILE

Telfono:

3242556

R.U.T.:
Ciudad:
Fax:

Descripcin:

89.564.789-6
SANTIAGO
6593969

Vendedor:

Cantidad

U. Med.

Descripcin

P.Unit

2.

C.U.

CAMISAS HOMBRE MGA. CORTA

6,450

Descuento

Valor Total
12,900

100.

C.U.

BOTON PANTALON STANDARS

42

4,200

.
.
.
.
.
.
Sub Total
Descuento
SubTotal
Flete
Total

DIECISIETE MIL CIEN CON 00/00

Forma de Pago:
Cajero:

Embalaje
IVA
Otros Imptos
Total

17,100

CAJAS

6-1

6. Cajas
Objetivo
A travs de esta opcin, podr llevar a cabo todas las operaciones relacionadas con el manejo de cajas o puntos de venta con los
cuales va a trabajar, pudiendo realizar las aperturas y cierres para su posterior rendicin.
Adems podr realizar ingresos y egresos de dinero a las diferentes cajas, permitiendo generar los comprobantes respectivos.
Operatoria
Al seleccionar este proceso, se presenta un submen con las distintas opciones que desde aqu se podrn acceder:

6.1 Definicin de Cajas


Objetivo
Este proceso permite definir y mantener las cajas o puntos de ventas que se utilizarn en el sistema, y las impresoras que stas
utilizarn para la emisin de los distintos documentos ya sean: Boletas, Facturas o Notas de Crdito/Dbito.
Las cajas deben estar definidas para poder emitir documentos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, usted tendr la alternativa de crear una nueva caja, o bien modificar y/o eliminar cajas existentes. Ver
Figura N1.
Figura N1

6-2

Puntos de Venta Sucursales

Definiendo una Nueva Caja


Lo primero que tendr que indicar es el cdigo que le asignar a la caja, cuyo largo mximo es de 3 caracteres alfanumricos.
Una vez que ste es sealado, se ingresa la descripcin o nombre que tendr la caja a definir (mximo 30 caracteres).
Indicados estos campos se activan las siguientes carpetas:

Impresin de Documentos
Esta carpeta se divide en 3 subcarpetas, dentro de las cuales tendr que seleccionar el o los tipos de documentos (Boleta Afecta o
Exenta, Factura y/o Nota de Crdito Afecta o Exenta), para luego asignar la forma de impresin que tendr esta caja para los
documentos que defina.

Boletas
Al seleccionar esta carpeta, podr optar por la impresin de Boletas Normales o Electrnicas Afectas o Exentas.
Importante:
Slo si la Base de Datos maneja Boletas Electrnicas, el sistema habilitar la opcin Boleta Electrnica

Boleta Normal
Al seleccionar esta opcin podr seleccionar una impresora normal, cola de impresin o impresora fiscal.
Al optar por Impresora, tanto para Boletas Afectas como Exentas tendr que seleccionar la deseada a travs del botn de
listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Las impresoras que aqu se presentan corresponden a aquellas que usted tenga definidas en Windows.
Al optar por Cola de Impresin, tanto para Boletas Afectas como Exentas tendr que hacer uso del botn de bsqueda que
aparece a la derecha de este campo, y de la lista que se despliega elegir la deseada.
Las Colas de Impresin se definen en el proceso Definicin de Colas de Impresin que se presenta bajo el men
Bases/Tablas (ver Apndice D punto Impresoras). Estas permiten controlar los documentos que sern impresos, ya que
aquellos que sean enviados por esta va quedarn en un Spooler, o una lista de impresin a la espera de ser emitidos.
Al optar por Impresora Fiscal, (disponible slo para Boletas Afectas) se habilitar la caja de chequeo para indicar si desea
emitir ticket de cambio y junto a esto sugerir si emite ticket, lo que significa que al momento de preguntar en la emisin de
boletas si emite ticket de cambio aparecer marcado por defecto en el mensaje la opcin SI o NO.
Para mayor informacin, consulte el botn Qu hacer para trabajar con impresora fiscal

Emite copia en Bodega para una Boleta Afecta o Exenta tanto Normal como Electrnica:
Al seleccionar estos check, podr indicar si enva al momento de imprimir la boleta una copia a bodega, para esto el sistema
solicitar definir la impresora a considerar, la cual puede ser digitada directamente, o bien, seleccionada desde la lista que se
presenta al optar por el botn de listas desplegables.
Emite Ticket de Cambio y Sugerir SI emite ticket:
Al seleccionar estos check, podr indicar que al momento de preguntar en la emisin de boletas si emite ticket de cambio
aparecer marcado por defecto en el mensaje la opcin SI o NO.

CAJAS

6-3

Junto a esta informacin se encuentra activo el botn Detalle Impresora Fiscal, el cual tras ser seleccionado se desplegar una
nueva pantalla, donde deber indicar la siguiente informacin:

Nmero de Puerto donde est conectada la impresora, N Fiscal de la Impresora (N asignado por el SII al momento de
autorizar la impresora fiscal).
Seleccionando el check Activa registro de errores, podr grabar un registro de errores con el nombre ErrF999AAAAMM.txt
donde 999 corresponde al cdigo de la caja asociada.
Importante:
En el caso que la Impresora Fiscal maneje Cajn de Dinero, deber seleccionar el check Usa cajn de Dinero.
Trabajo bajo Terminal Server, permite configurar una caja para que pueda imprimir una Boleta Fiscal en forma local cuando
est utilizando Terminal Server.
Sr. Usuario:
- El uso de esta opcin est orientada slo para aquellos usuarios que tengan problemas de conexin con su
impresora fiscal, impidiendo una normal operacin al momento de imprimir su boleta.
- Para configurar esta opcin es necesario instalar primero la aplicacin de impresin local de sus boletas fiscales, la
cual se encuentra dentro del rea de programas del mdulo de Punto de Ventas y Sucursales
(C:\SOFTLAND\PROGRAMA\VW\Servicio_Impresion_fiscal). Este ejecutable deber ser instalado en su equipo
local desde donde se conecta a Terminal Server.
Al seleccionar el check Imprime la Boleta con una aplicacin de impresin local, se habilitar el botn Verificar aplicacin
de impresin local, permitiendo verificar si la aplicacin de impresin local se encuentra activa, de lo contrario el sistema
desplegar el siguiente mensaje:
Sr. Usuario:
No est instalada la aplicacin de impresin local o no se encuentra activa, se sugiere activar o instalar la aplicacin de
impresin en el equipo local antes de configurar esta opcin.
Cmo configurar Terminal Server, el seleccionar este botn, el sistema levantar un archivo HTML donde se indica paso a
paso como debe configurar Terminar Server.

6-4

Puntos de Venta Sucursales

Importante:
Sr. Usuario:
El Servicio de Impresin de Boletas Fiscales Softland est diseado para realizar la impresin de Boletas Fiscales en equipos
remotos que trabajan en Terminal Server donde se encuentra instalado el Sistema de Puntos de Venta Softland, el cual para su
funcionamiento debe ser ejecutado desde el botn Inicio\Todos los Programas\Softland ERP y seleccione el programa
Servicio de Impresin Fiscal, tal como se muestra en la siguiente imagen:

Boleta Electrnica

Al seleccionar esta opcin, se habilitar Impresora, tanto para Boletas Afectas como Exentas tendr que seleccionar la
deseada a travs del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Las impresoras que aqu se presentan corresponden a aquellas que usted tenga definidas en Windows.

Facturas
Al seleccionar esta carpeta, podr optar por la impresin de Facturas electrnicas y no electrnicas .
Al optar por Impresora, tanto para Facturas electrnicas como no electrnicas tendr que seleccionar la deseada a travs
del botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Las impresoras que aqu se presentan corresponden a aquellas que usted tenga definidas en Windows.
Al optar por Cola de Impresin, tanto para Facturas electrnicas como no electrnicas, tendr que hacer uso del botn de
bsqueda que aparece a la derecha de este campo, y de la lista que se despliega elegir la deseada.
Las Colas de Impresin se definen en el proceso Definicin de Colas de Impresin que se presenta bajo el men
Bases/Tablas (ver Apndice D punto Impresoras). Estas permiten controlar los documentos que sern impresos, ya que
aquellos que sean enviados por esta va quedarn en un Spooler, o una lista de impresin a la espera de ser emitidos.
Sr. Usuario:
El sistema imprimir los documentos tributario electrnicos (Factura Electrnica) slo si ha seleccionado la caja
de chequeo Imprime DTE.
Emite copia en Bodega para una Factura:
Al seleccionar estos check, podr indicar si enva al momento de imprimir la factura una copia a bodega, para esto el sistema
solicitar definir la impresora a considerar, la cual puede ser digitada directamente, o bien, seleccionada desde la lista que se
presenta al optar por el botn de listas desplegables. Adems, deber definir a travs del botn de opciones si desea considerar
que la copia se enviar siempre o slo cuando hay salidas asociadas.

Notas de Crdito/Dbito
Al seleccionar esta carpeta, podr optar por la impresin de Notas de Crdito y Dbito Afectas (electrnicas y no electrnicas) y
Exentas que registre en el sistema.
Al optar por Impresora, tanto Notas de Crdito/Dbito Afectas y/o Exentas tendr que seleccionar la deseada a travs del
botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo.
Las impresoras que aqu se presentan corresponden a aquellas que usted tenga definidas en Windows.

CAJAS

6-5

Al optar por Cola de Impresin, tanto para Notas de Crdito/Dbito Afectas y/o Exentas, tendr que hacer uso del botn de
bsqueda que aparece a la derecha de este campo, y de la lista que se despliega elegir la deseada.
Las Colas de Impresin se definen en el proceso Definicin de Colas de Impresin que se presenta bajo el men
Bases/Tablas (ver Apndice D punto Impresoras). Estas permiten controlar los documentos que sern impresos, ya que
aquellos que sean enviados por esta va quedarn en un Spooler, o una lista de impresin a la espera de ser emitidos.
Sr. Usuario:
El sistema imprimir los documentos tributario electrnicos (Nota de Crdito/Dbito Electrnica) slo si ha
seleccionado la caja de chequeo Imprime DTE.
Junto a esta informacin se encuentran activos los botones: Qu es una Cola de Impresin? y Qu hacer para trabajar con
Impresora Fiscal?, los cuales al ser seleccionados levantan una pgina Html con la siguiente informacin:

Una Cola de Impresin es una lista de trabajos de Impresin que esperan ser impresos.
En otras palabras, son un conjunto de documentos que se ordenan y esperan su turno para ser impresos.

Cuando debo utilizar las Colas de Impresin?


Las colas de impresin se deben utilizar cuando se dispone de solo una impresora para atender a varias cajas que
estn en lnea, y que por lo tanto si cada una imprimiera sus documentos (Facturas, Boletas, Notas de Crdito) en
forma independiente hacia una misma impresora, se produciran colisiones en lo que respecta al Nmero de Folio
del Documento.
Por ejemplo, si no existen las colas de impresin y una Caja enva a imprimir una Factura con el Folio 100 y una
segunda caja enva a imprimir una Factura con el Folio 101, pero la segunda caja tiene acceso ms rpido a la
impresora, sucedera que se imprimira la Factura 101 en el papel que est asignado para la Factura 100, y en el
papel que est asignado para la Factura 100 se imprimira la Factura 101.
Las Colas de Impresin solucionan este problema, al ordenar los documentos en una fila consecutiva, e
imprimindolos de a uno a la vez, y asignndoles un folio nico al momento de imprimirlos.

Como Funcionan las Colas de Impresin?


El siguiente esquema muestra el funcionamiento de las colas de Impresin.

6-6

Puntos de Venta Sucursales

Para poder emitir Boletas desde una Impresora Fiscal, primero debe activarlas desde el Sistema Inventario y Facturacin
desde el men Procesos\Punto de Venta\Activar Impresora Fiscal.

Si trabaja con Puntos de Venta Remotos, debe hacer una Exportacin de Datos desde Inventario y Facturacin para luego
ser Importados desde Punto de Ventas.

Luego desde esta opcin Definicin de Cajas se debe crear o modificar una caja e indicarle que las Boletas se
imprimirn en impresora fiscal, seleccionar la impresora que se activ desde Inventario y Facturacin y presionar el botn
Detalle Impresora Fiscal para ingresar los datos que desea aparezcan impresos en su Boleta.

Al seleccionar el botn de listas desplegables


, podr optar por el uso de los siguientes modelos de
Impresora Fiscal: Epson TM-T88IV, IBM 1NR IBM TF6, SAMSUNG SRP-350, Epson TM6000II, Epson
TM6000III, Epson TM88III, IBM KC4, Los 3 ltimos modelos, adems le permitirn en el caso que el pago
sea con cheque, leer e imprimir el documento.

En el botn Detalle Impresora Fiscal deber indicar:


-

Resolucin de SII.
Si usa cajn de Dinero.
N del puerto COM al que conect la Impresora.
Datos del Encabezado de la Boleta.
Comentarios Iniciales.
Comentarios Finales.

Una vez ingresados los datos requeridos, debe presionar el botn Enviar Datos Impresora. Luego presione el botn Salir.

Para finalizar, en la pantalla principal, presione el botn Grabar.


Ahora est preparado para emitir sus Boletas a travs de su Impresora Fiscal.

Importante: El sistema exige definir previamente las formas de pago en la Impresora Fiscal, y deben ser las siguientes:
Cdigo Fiscal Descripcin
01

Efectivo

02

Cheque

03

Tarjeta de Crdito

04

Tarjeta de Dbito

05

Crdito (Tarjeta Propia)

06

Cuenta Corriente

07

Nota de Crdito

08

Promocin

Observaciones

Esto debe ser definido si el usuario


maneja algn tipo de tarjeta de
administracin propia

CAJAS

6-7

Valores Predeterminados
En esta carpeta tendr la opcin de asociar determinados antecedentes a la caja en definicin y dejarlos para que aparezcan por
defecto cada vez que sta sea elegida. Tambin podr indicar si el sistema pasar en forma obligada por estos campos al momento
de emitir un documento permitiendo modificarlos o no, o bien, que los salte y los mantenga fijos. Ver Figura N 2
Figura N 2

Estos antecedentes son:


Bodega:

Indique la bodega que quiere asignar por defecto a la caja o punto de venta en definicin. Este ingreso
podr ejecutarlo digitando directamente el cdigo, o bien obtenindolo desde la lista que se despliega
al presionar el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.
Los movimientos de venta son asociados a una Bodega, para la rebaja de inventario posteriormente
en la central.

Lista de Precios para Boletas:


Corresponde a la lista de precios que utilizar por defecto en la emisin de boletas asociadas a la caja. Esta
informacin puede ser ingresada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se despliega al
seleccionar el botn de bsqueda. Adems cuenta con la opcin de chequear un cuadro que indicar si
utilizar la lista de precios para Mayorista/Minorista. Este campo es opcional.
Lista de Precios para Facturas:
Corresponde a la lista de precios que utilizar por defecto en la emisin de facturas asociadas a la caja. Esta
informacin puede ser ingresada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se despliega al
seleccionar el botn de bsqueda. Adems cuenta con la opcin de chequear un cuadro que indicar si
utilizar la lista de precios para Mayorista/Minorista. Este campo es opcional.
Vendedor:

Corresponde al vendedor que estar asociado por defecto a la caja o punto de venta definido. Su cdigo o
nombre podr ser digitado directamente, o bien podr ser obtenido desde la lista que se despliega al elegir el
botn de bsqueda. Este campo es opcional.

Centro de Costo: Corresponde al centro de costo que estar asociado por defecto a las ventas realizadas a travs de esta caja o
punto de venta. Su cdigo o nombre podr ser digitado directamente, o bien podr ser obtenido desde la lista
que se despliega al elegir el botn de bsqueda. Este campo es opcional.
Adems, seleccionando las cajas de chequeo que precede a cada opcin, podr: En la Emisin de Boletas obliga a pasar por el
campo Cliente, Usar Vale de Venta en Boletas y/o en Facturas y Pago por Defecto.
Importante:
Al generar documentos se habilitarn slo las forma de pagos que NO se encuentren restringidas en funcin de las
condiciones de venta. Estas restricciones son definidas en los parmetros de Inventario y Facturacin.

6-8
Descripcin:

Puntos de Venta Sucursales


En este campo se ingresa un texto que ser asociado por defecto a cada documento emitido por esta caja, cuyo
largo mximo podr ser de 50 caracteres. Este campo es opcional en los documentos.

Finalmente, se encuentra activo el botn Configuracin de otros parmetros, el cual tras ser seleccionado desplegar una
ventana donde podr definir si al estar ingresando una boleta, factura o nota de crdito pasa por los campos que estn marcados.
Por defecto estarn marcados pero Ud. puede habilitarlos en cualquier momento.

Indicados los parmetros a considerar, seleccione el botn Guardar para registrar los cambios y regresar a la carpeta Valores
Predeterminados.

Dispositivos
En esta carpeta se subdivide en tres carpetas, donde podr asociar dispositivos (cajn de dinero, visor y Pinpad) a la caja en
definicin, y dejarlos para que sean utilizados, cada vez que sta sea elegida. Ver Figura N 3

Cajn de Dinero
Maneja Cajn de Dinero:
Seleccione la caja de chequeo para indicar si la caja maneja cajn de dinero. Si maneja, deber indicar el
nombre del cajn a considerar, el cual podr ser digitado directamente o bien, seleccionado desde la lista
predefinida (proceso Configuracin de Dispositivos) que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado
a la derecha del campo.

CAJAS

6-9

Figura N 3

Visor
Figura N 4

Maneja Visor:

Seleccione la caja de chequeo para indicar si la caja maneja visor. Si maneja, deber indicar el nombre del
visor a considerar, el cual podr ser digitado directamente o bien, seleccionado desde la lista predefinida
(proceso Configuracin de Dispositivos) que se presenta al optar por el botn de bsqueda ubicado a la
derecha del campo.

6-10

Puntos de Venta Sucursales

Activar Publicidad en Visor:


Este campo se activa slo si ha seleccionado el check Maneja Visor.
Seleccione la caja de chequeo para indicar si desea activar publicidad en visor, al chequear este campo deber
ingresar el tiempo en segundos para la activacin de la publicidad.
Publicidad:

Este campo se activa slo si ha seleccionado el check Activar Publicidad en Visor.


Ingrese un texto fijo (mximo 20 caracteres) y un texto mvil (mximo 250 caracteres) que ser desplegado en
el visor en el tiempo de activacin sealado.

Bienvenida / Fin de Boleta:


Este campo se activa slo si ha seleccionado en check Maneja Visor.
Ingrese un texto fijo de bienvenida y fin de boleta (mximo 30 caracteres) en la 1 y 2 lnea que ser
desplegado en el visor al partir con un nuevo documento.
Producto:

Este campo se activa slo si ha seleccionado el check Maneja Visor.


Ingrese en la 1 y 2 lnea la informacin que se reflejar en el visor al digitar un producto, la cual podr
seleccionar desde la lista que se presenta al optar por el botn de listas desplegables ubicado a la derecha de
cada campo.

Total:

Este campo se activa slo si ha seleccionado el check Maneja Visor.


Ingrese el texto que ser desplegado en el visor al momento de entregar el total de la compra al cliente
(mximo 10 caracteres).

Paga Cliente:

Este campo se activa slo si ha seleccionado el check Maneja Visor.


Ingrese el texto que ser desplegado en el visor al momento de solicitar el ingreso del pago del cliente
(mximo 10 caracteres).

Vuelto:

Este campo se activa slo si ha seleccionado el check Maneja Visor.


Ingrese el texto que ser desplegado en el visor al momento de entregar el vuelto que se debe dar al cliente por
su compra (mximo 10 caracteres).

Verificacin de Cheques
En esta carpeta podr ingresar el ID (clave) proporcionado por ORSAN al momento de contratar el servicio.
Sr. Usuario:
El ID es entregado por la Empresa ORSAN y permite validar Cheques en forma automtica al momento de pagar una
Boleta o factura.
Para obtener esta informacin debe comunicarse directamente con la Empresa ORSAN.

CAJAS

6-11

Si todo est conforme se selecciona el botn Grabar, con lo cual los datos ingresados son registrados como parte de la base de
datos del sistema.
Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

Seleccionando una Caja


El acceso a cualquier Caja que haya sido registrada, se realiza de la siguiente forma. Estando en la pantalla presentada en la Figura
N1, ingresar el cdigo de la caja a seleccionar, el cual puede ser digitado directamente o bien ser obtenido desde la lista que se
presenta al presionar el botn de bsqueda, el sistema activa las carpetas con la informacin que tiene asociada la caja.
A continuacin se podrn llevar a cabo cualquiera de las operaciones que se presentan en la 2 Barra de Herramientas.

Modificando una Caja


Seleccionada la Caja a modificar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el
Apndice B.
El sistema permite modificar la descripcin de la caja y los campos que registran las carpetas.
Una vez realizada la modificacin, deber grabar los cambios con el botn del disco que se ubica en la 2 Barra de Herramientas,
posteriormente el sistema solicita confirmar la modificacin

Eliminando una Caja


Seleccionada la Caja a Eliminar, elegir el botn correspondiente en la 2 Barra de Herramientas, tal como se detalla en el Apndice
B. El sistema confirma la eliminacin.
Las cajas que tengan movimientos asociados no podrn ser eliminadas, el sistema lo advierte por pantalla a travs de un
mensaje.

6-12

Puntos de Venta Sucursales

6.2 Apertura y Cierre de Caja


Objetivo
Mediante este proceso podr abrir o inicializar una caja o punto de venta, as como realizar el arqueo y su cierre.
Tambin podr eliminar la apertura de una caja, siempre y cuando no tenga movimientos asociados.
Sr. Usuario:
- Es necesario que la caja est abierta para efectuar movimientos de venta, ya que de lo contrario el sistema no le
permitir realizar ninguna accin.
- Las cajas a utilizar en este proceso, fueron definidas anteriormente en el men Cajas, proceso Definicin de Cajas.
- Este proceso est asociado a las impresoras fiscales definidas en las cajas para la impresin de boletas.
- Los modelos de Impresoras Fiscales compatibles son: Epson TM-T88IV, IBM 1NR IBM TF6, SAMSUNG SRP-350,
Epson TM6000II, Epson TM6000III, Epson TM88III, IBM KC4, Los 3 ltimos modelos, adems le permitir en el caso
que el pago sea con cheque, leer e imprimir el documento
Operatoria
Al ingresar a esta opcin el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1), dentro de la cual se presenta un listado con las cajas
definidas en el punto anterior y los movimientos de apertura, cierre o rendicin en cada una de ellas.
Figura N1

Realizando una Apertura de Caja


De la lista de cajas, elegir aquella para la cual se realizar la apertura. Si esta caja no ha sido abierta con anterioridad o si se
encuentra en estado cerrada (y no hay una apertura posterior), se activa el botn Agregar ubicado en la parte inferior izquierda de
la pantalla, el cual tras ser elegido despliega la ventana de apertura de caja (Figura N2), donde tendr que sealar:
Figura N2

CAJAS
Apertura:

6-13
Fecha y hora de apertura de la caja. Estos datos son desplegados por el sistema al momento de abrir esta
ventana y pueden ser modificados o mantenidos segn se requiera.

Para que el sistema pueda validar la hora de apertura o cierre de una caja, siempre se deber aclarar si la hora es AM o PM.
Cajero:

Ingrese el nombre del cajero asignado a la caja seleccionada. Este ingreso podr ser realizado digitando
directamente el cdigo, o bien seleccionndolo desde la lista que se presenta al presionar el botn de
bsqueda.

Monto Inicial:

Ingrese el monto inicial en efectivo que tendr la caja, este monto ser reflejado y considerado al momento de
realizar el arqueo, ya sea en este mismo proceso, o posteriormente en el proceso Rendicin de Caja.

Estado:

Corresponde al estado actual de la caja, el cual por defecto aparece como apertura.

Una vez indicada la informacin se elige el botn Guardar, tras lo cual el sistema confirma el registro de la nueva apertura. Si la
respuesta es negativa regresa a la pantalla en que estaba; de lo contrario se efecta el registro de la apertura y los antecedentes se
despliegan en la pantalla de movimientos de las cajas. Ver Figura N3.
Figura N3

Modificando un Registro de Apertura de Caja


Las modificaciones que puedan ser efectuadas a un registro de apertura de caja, dependern exclusivamente del estado que tenga la
caja en ese momento: Abierta, Cerrada o Rendida.
Si est Abierta, tras elegir el botn Modificar se presenta una pantalla similar a la de la Figura N 2, donde podr cambiar
el monto inicial y pasarla de estado Abierta a Cerrada, tal como se indica ms adelante en el punto Cerrando una Caja.
Si est Cerrada, podr cambiar el monto inicial y si lo requiere realizar el Arqueo, tal como se indica a continuacin en
el punto Arqueo de una Caja.
Si est Cerrada, y est conectada a una impresora fiscal, no podr ser modificado el estado.
Finalmente, si est Rendida, podr modificar la fecha y hora de cierre y, si lo requiere, hacer el Arqueo.

Cerrando una Caja


Despus de haber ingresado a la pantalla de Apertura (Figura N 2)a travs de la seleccin del botn Modificar, vaya al campo
Estado y a travs del botn de listas desplegables seleccione la opcin Cerrada.
Finalizado el cambio seleccione el botn Guardar, para que quede registrado, o Salir para que la modificacin no sea considerada.

Arqueo de una Caja


Slo podr efectuar arqueo a cajas que se encuentren en estado Cerrada o Rendida.

6-14

Puntos de Venta Sucursales

Para llevar a cabo este proceso, elija la caja y luego el botn Modificar, tras lo cual se presentar una pantalla similar a la de la
Figura N 2, pero adems tendr activo el botn Arqueo, el cual al ser elegido presenta la pantalla de la Figura N3, donde el
proceso a seguir es el mismo que se describe en forma detallada en el Captulo 6.5 Arqueo de Caja.
Figura N3

Efectuado el arqueo podr optar por el botn Rendir para que la caja pase de Cerrada a Rendida, o por Salir sin que los
cambios sean contemplados, quedando nuevamente en la pantalla de apertura, donde podr optar por Guardar los cambios
hasta aqu realizados, o bien Salir sin que sean considerados.
Slo se podrn abrir cajas que no hayan sido abiertas en otra oportunidad, o cuyo ltimo registro de apertura se encuentre en
estado Cerrada.

Eliminando Aperturas de Cajas


Slo se podrn eliminar aperturas de cajas que no tengan movimientos asociados, ya que de ser as, el sistema lo advierte a travs
de un mensaje y no permite la eliminacin.
Para llevar a cabo el proceso, tendr que elegir la apertura y luego el botn Eliminar, tras lo cual el sistema confirma la
eliminacin.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

CAJAS

6-15

6.3 Ingresos a Caja


Objetivo
Permite ingresar en forma adicional, dinero en efectivo a una caja que se encuentre en estado Abierta.

Estos ingresos no son sumados al monto inicial de una caja, pero sern considerados como aportes adicionales, al momento de
efectuar la rendicin.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega la pantalla de Ingresos de Caja (ver Figura N1), donde tendr que ingresar la
siguiente informacin:
Figura N1

Caja:

Tendr que identificar la caja en la cual se registrar el ingreso. Para esto podr ser digitado directamente el cdigo o
nombre de la caja, o bien ser obtenida desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda.

Indicada esta informacin, el sistema despliega la fecha y hora de la ltima apertura que registra en estado Abierta y adems
activa el campo Efectivo, donde deber ingresar el monto del dinero que ingresar a la caja. Ver Figura N2.
Figura N2

Finalizado el ingreso, seleccione el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, con lo cual quedar registrado en el
sistema y en la caja especificada.
Si requiere efectuar otro ingreso, indique nuevamente la caja a la cual ser imputado y contine con el proceso, tal como se indica a
partir de la Figura N1.
Para salir de Ingreso de Cajas, seleccione el botn Salir.

6-16

Puntos de Venta Sucursales

6.4 Egresos de Caja


Objetivo
Permite retirar una cantidad de dinero en efectivo de una determinada caja, o bien retirar documentos de pagos recibidos (Cheques,
Tarjeta de Crdito y Dbito, Nota de Crdito); generando un comprobante de egreso.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega la pantalla de Egresos de Caja (ver Figura N1), dentro de la cual deber ingresar la
siguiente informacin:
Figura N1

Cdigo de Caja: Especificar es el cdigo de la caja desde la cual realizar el egreso, para esto digite el cdigo o nombre
directamente, o bien seleccinelo desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda que aparece al
lado derecho del campo.
Indicado esto, el sistema solicitar ingresar la fecha y hora del egreso. A su vez desplegar la fecha y hora de la ltima apertura en
estado Abierta que registra la caja, conjuntamente activar los tipos de documentos con los cuales se podr realizar el egreso.
Ver Figura N2.
Figura N2

Aqu podr identificar uno o ms tipos de documentos a retirar, as como tambin indican los retiros en efectivo. Para esto
seleccione la caja de chequeo que aparece a la izquierda de estas opciones.

CAJAS

6-17

Si el egreso es en efectivo, tras ser seleccionada esta opcin el sistema sugerir el total de dinero que registra la caja. Este
monto podr ser modificado o mantenido, conforme al retiro que ser efectuado.
Si el egreso es para los documentos (Cheques, Tarjeta de Crdito, etc.), podr optar por hacer un retiro de Todos los
documentos de un mismo tipo (Ej: todos los cheques, todos los documentos de venta con tarjeta de crdito) marcando el botn
de chequeo respectivo que aparece junto a la palabra Todos, o bien de un documento especfico (Ej: Cheque 2352). Esto ltimo
se logra a travs de la seleccin de la lupa, ya que al elegir este cono se presenta la lista de cada uno de los documentos,
debiendo elegir el deseado. Ver Figura N3
Figura N3

Para seleccionar un documento tendr que hacer clic en la primera celda ubicada a la izquierda, de tal forma que todo el registro
quede seleccionado. A continuacin seleccionar el botn Volver, tras lo cual aparecer el monto que egresa por ese concepto.
Si requiere seleccionar ms de un documento, podr hacerlo manteniendo la tecla Shift presionada mientras elige un rango de
documentos, o la tecla Ctrl mientras elige documentos alternados.
En caso de seleccionar ms de un documento se desplegar el total de los documentos en la pantalla anterior.
Una vez terminado de indicar los egresos, deber presionar el botn Grabar ubicado en la 2 Barra de Herramientas, con lo cual el
sistema solicitar confirmar el retiro. Si la respuesta es No, el sistema no registra el egreso y todo queda tal como estaba. Por el
contrario, si la respuesta es afirmativa se desplegar un mensaje de finalizacin exitosa del egreso y se visualizar el comprobante
de egreso con la cantidad y monto de los documentos considerados.
A continuacin se presenta un ejemplo de un Comprobante de Egreso.

EGRESO DE CAJA
Fecha
Hora
Cajero
Caja

: Viernes, 21 Enero 2000


: 12:51:11 p.m.
: SOFTLAND
: 01 - CAJA 01

Tipo de Documento
Efectivo
Cheques
Tarjeta de Crdito
Nota de Crdito
Tarjeta Dbito

-----------------------------Firma Supervisor

Cantidad

Monto
0
1
1
0
0

1,136,051.00
10,000.00
5,000,000.00
0.00
0.00

Total

6,146,051.00

-----------------------------Firma Cajero

6-18

Puntos de Venta Sucursales

6.5 Arqueo de Caja


Objetivo
Permite ingresar la informacin detallada de los documentos reales que se tienen en la caja, con el fin de realizar el arqueo y
cuadratura entre lo fsico y lo registrado en el sistema, para su posterior rendicin.
Slo podrn ser rendidas cajas que se encuentren en estado cerradas, conforme al proceso Aperturas y Cierres de Caja de este
manual.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega la pantalla (ver Figura N1), donde tendr que ingresar la siguiente informacin:
Figura N1

Tipo de Cajas: Ingrese el criterio de bsqueda para el tipo de cajas a rendir, las cuales podrn ser: Slo Pendientes de Rendir
(cerradas pero sin rendir) o Pendientes de Rendir y Rendidas (ambas).
Cajero:

Ingrese el nombre del cajero para el cual se har el arqueo o rendicin. Esta informacin podr ser digitada
directamente, o bien ser obtenida desde la lista que se presenta al presionar el botn de bsqueda.

A continuacin podr optar por los siguientes botones:

Mediante este botn podr dar por finalizado el proceso.

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar una pantalla con la lista de cajas que cumplan con el criterio
de bsqueda solicitado, ya sean pendientes de rendir o pendientes de rendir y rendidas. Ver Figura N2.

CAJAS

6-19
Figura N2

Arqueo de la Caja
Para realizar el arqueo, as como para deshacerlo se activan los botones:
Permite anular el arqueo realizado a una caja especfica, dejndola en estado de cerrada y borrando los datos
de arqueo ingresados, dejndola nuevamente en posicin de volver a efectuar un arqueo.
Para realizar esta operacin, tendr que seleccionar el movimiento a deshacer, haciendo clic sobre l, luego
elegir este botn y finalmente confirmar la ejecucin del proceso, tras lo cual el estado de la caja Rendida
pasa a Cerrada.
Permite llevar a cabo el arqueo de la caja, la cual pasar de estado Cerrada a Rendida.
En este proceso tendr que ingresar los valores fsicos que se encuentran en la caja, frente a los registrados
por el sistema. Para llevar a cabo este proceso, elija la caja que ser arqueada haciendo clic sobre ella y luego
seleccione este botn, tras lo cual se despliega la siguiente pantalla. Ver Figura N3.
Figura N3

En el encabezado de esta pantalla encontrar informacin de apertura y cierre de la caja, y luego de tres carpetas con informacin:

6-20

Puntos de Venta Sucursales

Datos Apertura
La informacin que aqu aparece, es proporcionada por el sistema en base a los procesos efectuados y presentada a modo de
referencia. En ella podremos ver: nombre de la caja, la fecha y hora de apertura y cierre que registra la caja, nombre del cajero y
monto inicial en efectivo, con el cual abri la caja.

Carpeta Saldos
Dentro de esta carpeta obtendr informacin general acerca de los movimientos que tuvo la caja, como son las ventas, aportes y
retiros, conocer el saldo que registra el sistema, ingresar el saldo fsico y conocer la diferencia entre ambas en caso que exista:
Ventas:

Presenta los totales registrados por el sistema respecto a las distintas formas de pago: dineros recibidos en
efectivo, cheques, con tarjetas de crdito, dbito o con notas de crdito, producto de las ventas efectuadas a
clientes.

Aportes:

Corresponde a los montos en efectivo ingresados en la caja. Ejemplo cuando el cajero solicita sencillo.

Retiros:

Corresponde a los egresos de dinero que registra la caja, ya sean en efectivo o bien en documentos.

Saldo Sistema: Corresponde a la suma de las ventas, ms los aportes y monto inicial asignado a la caja, menos los retiros.
Saldo Fsico:

En esta columna se ingresan los saldos fsicos registrados en la caja, al momento de realizar el arqueo, ya sea en
efectivo o en documentos.

Diferencia:

Corresponde a diferencias producidas entre lo que despliega el Saldo Sistema con respecto al Saldo Fsico que
registra la caja .

, las cuales permiten consultar para las distintas formas de


A la derecha del campo Diferencia se presentan una serie de lupas
pago, el detalle de los ingresos y egresos junto a los documentos ([A] Documentos Afectos, [E] Documentos exentos, [T]
Documentos Electrnicos, [C] Documento Interno de Venta). Ver Figura N4.
Importante:
(*) Indica Boleta emitida por impresora fiscal
Figura N4

Para regresar a la pantalla anterior presione el botn Volver.

CAJAS

6-21

Carpeta Comentarios
Dentro de esta carpeta podr ingresar un texto que ser asociado al arqueo. Por ejemplo para explicar diferencias producidas al
realizar el arqueo, lo cual podr consultarse posteriormente en cualquier momento.
El ingreso de este texto es opcional.

Carpeta Resumen Ventas


La informacin de esta carpeta se presenta a modo de consulta. En ella se reflejan los pagos y el total de las ventas realizadas a
travs de la caja en consulta, bajo las distintas formas de pago, considerando adems los Pagos a Crdito, Cargos a Cuenta
Corriente y Ventas de Productos en Promocin.
El detalle de los documentos generados por ventas al Crdito o Promociones, podrn ser consultados presionando el cono con la
lupa ubicado a la derecha de stos.

Estando dentro de cualquiera de estas carpetas se mantendrn activos los botones:

Para abandonar esta pantalla dejando todo tal como estaba.

Que almacena el arqueo dando por rendida la caja y dejndola en este estado.
Al no presionar este botn, el sistema no registrar los cambios realizados en el Saldo Fsico y la caja quedar
con estado de Cerrada pero no de Rendida.
En ambos casos el sistema regresa a la pantalla de la Figura N2, donde podr continuar realizando o deshaciendo arqueos a otras
cajas, o sencillamente Volver a la pantalla inicial (Figura N1) para continuar con las operaciones de arqueo para otro cajero, o bien
Salir del proceso.

6-22

Puntos de Venta Sucursales

6.6 Informes Impresora Fiscal Local


Objetivo
Permite emitir el Informe de cierre a travs de Impresora Fiscal.

Para poder emitir Boletas desde una Impresora Fiscal, primero debe activarlas desde el Sistema Inventario y Facturacin
desde el men Procesos\Punto de Venta\Activar Impresora Fiscal.

Si trabaja con Puntos de Venta Remotos, debe hacer una Exportacin de Datos desde Inventario para luego ser Importados
desde el sistema de Punto de Ventas.

Luego desde la opcin Definicin de Cajas se debe crear o modificar una caja e indicarle que las Boletas se imprimirn
en impresora fiscal, seleccionar la impresora que se activ desde Inventario y presionar el botn Detalle Impresora Fiscal
para ingresar los datos que desea aparezcan impresos en su Boleta.

, podr optar por el uso de los siguientes modelos de


Al seleccionar el botn de listas desplegables
Impresora Fiscal: Epson TM-T88IV, IBM 1NR IBM TF6, SAMSUNG SRP-350, Epson TM6000II, Epson
TM6000III, Epson TM88III, IBM KC4, Los 3 ltimos modelos, adems le permitirn en el caso que el pago
sea con cheque, leer e imprimir el documento.

En el botn Detalle Impresora Fiscal deber indicar:


Resolucin de SII.
Si usa cajn de Dinero
N del puerto COM al que conect la Impresora.
Datos del Encabezado de la Boleta.
Comentarios Iniciales.
Comentarios Finales.
Una vez ingresados los datos requeridos, debe presionar el botn Enviar Datos Impresora. Luego presione el botn Salir.
Para finalizar, en la pantalla principal, presione el botn Grabar.

CAJAS

6-23

Importante:
El sistema exige definir previamente las formas de pago en la Impresora Fiscal, y deben ser las siguientes:
Cdigo
Fiscal

Descripcin

01

Efectivo

02

Cheque

03

Tarjeta de Crdito

04

Tarjeta de Dbito

05

Crdito
Propia)

06

Cuenta Corriente

07

Nota de Crdito

08

Promocin

Observaciones

(Tarjeta Esto debe ser definido si el usuario maneja algn tipo de tarjeta de
administracin propia

Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega la pantalla (ver Figura N1), donde tendr que ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1

6-24

Puntos de Venta Sucursales

Cdigo Caja: Ingrese el cdigo de la caja a considerar directamente, o bien, seleccinela desde la lista que se presenta tras
presionar el botn de bsqueda (lupa).
Si usted esta conectado a una Impresora Fiscal, el sistema desplegar los datos correspondientes a la Impresora que est conectada
al equipo (nombre, nmero de serie y nmero Caja SII).
De lo contrario, se desplegar el siguiente mensaje:

Carpeta Histricos de Impresora Fiscal


La impresora fiscal genera (en forma impresa o electrnica) una copia exacta de todos los informes zeta o de un grupo de stos, ya
emitidos con anterioridad. Adems se puede solicitar en forma opcional la informacin del resumen de ventas diarias. La
impresora fiscal puede generar estas copias ya que cuenta con los registros electrnicos de todos los cierres diarios y sus
respectivos resmenes de ventas diarias.
Este reporte puede ser solicitado:

con o sin resumen de ventas diarias


por rango de nmeros de cierres diarios (desde/hasta)
por rangos de fechas de cierre diario (desde/hasta)

Los informes de auditora slo se emiten cuando la impresora est en modo fiscalizado.

Carpeta Informe X
Seleccione la caja de chequeo para emitir el informe X
Este informe corresponde a un acumulado de las ventas desde el ltimo cierre Z y entrega los valores acumulados de las ventas al
momento de su emisin.

CAJAS

6-25

Indicados los parmetros a considerar, seleccione el botn Imprimir, el cual le permitir emitir los informes histricos de impresora
fiscal e informe X. Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

AUTOSERVICIO DE VENTAS

7-1

7. Autoservicio de Ventas
Objetivo
Permite definir los parmetros necesarios y valores predeterminados de los Vales que se generarn en el mdulo Autoservicio de
Ventas. Adems podr determinar los productos favoritos o ms solicitados que utilizar en el proceso.
Importante:
Este mdulo puede ser ejecutado slo si la empresa est actualizada en la versin 4.311 en los sistemas de Inventario y
Facturacin y Punto de Ventas y Sucursales.

Operatoria
Al seleccionar este proceso, se presenta un submen con las distintas opciones que desde aqu se podrn acceder:

7.1 Definicin de Parmetros


Objetivo
Este proceso permite definir los parmetros para el mdulo de Autoservicio de Ventas.

Operatoria
Al ingresar a este proceso, deber indicar la siguiente informacin. Ver Figura N1.
Figura N1

7-2

Puntos de Venta Sucursales

Utiliza Autoservicio de Ventas:


Al seleccionar este check indicar que la empresa tendr generacin de Vales a travs del mdulo de Autoservicio de Ventas.
Seor Usuario:
El mdulo de Autoservicio de Ventas es una aplicacin de preventa touch orientada al cliente, permitiendo que
registre su pedido generando de inmediato el Vale de Venta.
Aplica promocin:
Seleccionando este check permitir al momento de generar un Vale de Autoatencin y si el producto seleccionado est afecto a
alguna promocin esta ser aplicada automticamente por el sistema.
A continuacin, podr seleccionar un archivo que contenga la imagen que desea utilizar tanto de Fondo como para el Logo, para
esto digite directamente la ruta de ubicacin de la imagen, o bien seleccinela desde el botn de bsqueda
pantalla.
Indicados los parmetros a considerar, seleccione el botn Guardar para almacenar la informacin.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

que aparece en

AUTOSERVICIO DE VENTAS

7-3

7.2 Definicin de Valores Predeterminados


Objetivo
Mediante este proceso podr manejar los valores predeterminados de los Vales que se generen en el mdulo de Autoservicio de
ventas
Importante:
Esta opcin se habilitar slo si anteriormente Usted ha marcado el check Utiliza Autoservicio de Venta en el proceso
Definicin de Parmetros, men Autoservicio de Ventas.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1), dividida en 2 carpetas las cuales se activarn
seleccionando el botn Modificar
informacin:

ubicado en la 2 Barra de Herramientas, dentro de ellas deber indicar la siguiente


Figura N1

Valores Predeterminados
En esta carpeta tendr la opcin de asociar determinados valores por defecto para el uso del mdulo de Autoservicio de Ventas.
Bodega:

Indique la bodega que quiere asignar por defecto. Este ingreso podr ejecutarlo digitando directamente
el cdigo, o bien obtenindolo desde la lista que se despliega al presionar el botn de bsqueda que
aparece a la derecha de este campo.
El ingreso de este campo es necesario para generar el Vale de Autoatencin.

7-4

Puntos de Venta Sucursales

Lista de Precios para Boletas:


Corresponde a la lista de precios que utilizar por defecto en la emisin de boletas asociadas al Vale de
Autoservicio. Esta informacin puede ser ingresada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que
se despliega al seleccionar el botn de bsqueda. Adems cuenta con la opcin de chequear un cuadro
que indicar si utilizar la lista de precios para Mayorista/Minorista. Este campo es opcional.
Lista de Precios para Facturas:
Corresponde a la lista de precios que utilizar por defecto en la emisin de facturas asociadas al Vale de
Autoservicio. Esta informacin puede ser ingresada directamente, o bien ser obtenida desde la lista que
se despliega al seleccionar el botn de bsqueda. Adems cuenta con la opcin de chequear un cuadro
que indicar si utilizar la lista de precios para Mayorista/Minorista. Este campo es opcional.
Vendedor:

Corresponde al vendedor que estar asociado por defecto al Vale de Autoservicio. Su cdigo o nombre
podr ser digitado directamente, o bien podr ser obtenido desde la lista que se despliega al elegir el
botn de bsqueda. El ingreso de este campo es necesario para generar el Vale de Autoatencin.
Importante:
Si el cliente indicado en el Vale tiene vendedor entonces el sistema utilizar el vendedor del auxiliar
slo si tiene seleccionado el check, de lo contrario se usar el vendedor definido por defecto.

Centro de Costo:

Corresponde al centro de costo que estar asociado por defecto a las ventas realizadas. Su cdigo o
nombre podr ser digitado directamente, o bien podr ser obtenido desde la lista que se despliega al
elegir el botn de bsqueda. Este campo es opcional.

Descripcin 1:

En este campo se ingresa un texto que ser asociado por defecto a cada documento emitido, cuyo largo
mximo podr ser de 50 caracteres. Este campo es opcional en los documentos.

Descripcin 2:

Campo opcional

Impresin del Vale


Dentro de esta carpeta deber indicar la configuracin de la impresora de los Vales de Autoatencin, seleccione la impresora a
considerar en le impresin del vale, seleccionando el botn de listas desplegable el sistema mostrar una lista con las impresoras
disponibles. Adems si quiere emitir una copia en la bodega seleccione el check e indique la impresa a considerar.

Indicada la informacin , seleccione el botn Guardar


Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

para almacenar la configuracin dentro del sistema.

AUTOSERVICIO DE VENTAS

7-5

7.3 Definicin de Productos Favoritos


Objetivo
Permite definir los productos ms solicitados que se mostrarn en el mdulo Autoservicio de ventas.
Las imgenes de los productos se obtendr de la imagen que se graba en la ficha del producto.
Operatoria
Al ingresar a esta opcin, el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1), donde tendr que ingresar la siguiente informacin:
Figura N1

, el sistema levantar una nueva pantalla donde podr realizar la bsqueda del
Al hacer doble clic sobre el cono
producto a considerar, tal como se muestra en la siguiente figura:

7-6

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 2

Importante:
En el caso que un producto no tenga asociada una imagen en la ficha tcnica, el sistema mostrar solamente el
nombre del producto.

Permite limpiar de la lista de favoritos aquel producto sobre el cual se est posicionado.

Graba la informacin y regresa al men principal del sistema.

AUTOSERVICIO DE VENTAS

7-7

Mdulo Autoservicio de Ventas


Para acceder a este servicio, dirjase a Inicio/Todos los Programas/Softland ERP/Autoservicio de Ventas, tal como se muestra en
la siguiente imagen:

Seor Usuario:
Antes de operar con el mdulo Autoservicio de Ventas, deber parametrizar los procesos: Definicin de Parmetros,
Definicin de Valores Predeterminados y Definicin de Productos Favoritos de men Autoservicio de Ventas del
sistema de Puntos de Venta Sucursales ERP:

A continuacin, para poder configurar esta aplicacin, el servicio solicitar:

Validar la proteccin y solicitar Usuario y Login, tal como se muestra en la siguiente pantalla:

Dentro del Mdulo de Autoservicio de Ventas, el sistema validar que estn al menos la bodega y el vendedor por defecto, de no
existir estos datos no podr continuar con la aplicacin. Estos datos debern ser definidos previamente en la definicin de
parmetros para los vales de autoservicio.

7-8

Puntos de Venta Sucursales

Adems, si en el proceso Definicin de Parmetros del men Autoservicio de Ventas indic que usar una imagen para presentar
en la pantalla de inicio del mdulo y como logo en la emisin del Autoservicio de Ventas.
En esta pantalla se podr indicar si se trata de un cliente registrado que existir en la tabla de auxiliares o un cliente no habitual.

Importante:
La pantalla que se muestra es referencial y es una idea inicial de cmo podra presentarse, la imagen corresponde a una
imagen que ha sido parametrizada.
Si selecciona ingreso de clientes registrados pasar a la siguiente pantalla:

AUTOSERVICIO DE VENTAS

7-9

Seleccione Boleta o Factura dependiendo de lo requerido e ingrese a la pantalla de Autoservicio.


Si se ingresa a travs de clientes no registrados en la primera pantalla, slo existir la opcin de hacer una boleta por lo que
pasar directamente a la pantalla de Autoservicio.
Se presentar un teclado touch para ingresar el rut, con los caracteres necesarios para ello, Una vez ingresado el Rut se debe
presionar el botn

para consultar los datos el cliente en la tabla de Auxiliares.

Importante:
La imagen que ser usada en la pantalla de Autoservicio podr ser ajustada al tamao de acuerdo a la pantalla.
(Imagen Referencial Ejemplo):

La carga de fotos se har desde el directorio donde se graban las fotos de los productos en la mantencin de productos. En caso
de no existir foto para algn producto esto implicar que se cargue una imagen por defecto.
Seor Usuario:
El total Final cuando se trate de un vale para factura ser el total neto y aparecer con la Glosa Total Neto.

7-10

Puntos de Venta Sucursales

En el borde superior derecho de la pantalla se desplegar el indicador de si se trata de un vale para factura o un vale para boleta.

Consideraciones:

Promociones:
Las promociones que sern aplicadas si en los parmetros de vales de autoservicio se ha indicado que se apliquen.

Favoritos:
La lista de Favoritos son definidos previamente en el proceso Definicin de Productos Favoritos, men Autoservicio de
Ventas

Grupo:
Los grupos son definidos previamente en el proceso Mantencin de Grupos y Subgrupos, men Tablas sistema de
Inventario y Facturacin.
Las imgenes estarn grabadas en el rea IWFotos que contiene la empresa.

Se tendr control de stock tal cual como si fuera un documento de venta, de acuerdo a si el punto de venta controla
stock o no.

El formato de impresin ser el que actualmente se usa a travs de Excel sin embargo se debe evaluar la emisin del
vale a travs de una impresora trmica.

La conexin a la Base de Datos ser con usuario Softland, y el path de la empresa que se indica al ingresar a la
aplicacin.

La lista de precios ser la del cliente si tiene asignado o la que se indique por defecto en los parmetros de vales touch.

Funcionalidades de los Botones.

Al estar sobre un objeto de la lista al presionar el botn + se ir sumando 1 a la cantidad.

Al estar sobre un objeto de la lista al presionar el botn - se ir restando 1 a la cantidad.

Al estar sobre un producto de la lista y presionar el botn X, se levantar una ventana con un teclado touch numrico
donde el usuario ingresar la cantidad por la cual desea multiplicar el producto seleccionado en la lista de productos a
comprar.

Este botn aparecer solamente habilitado cuando el producto en la lista es de tipo KIT, y permitir ir a ver el detalle
del kit.

AUTOSERVICIO DE VENTAS

7-11

A travs de este botn podr consultar el stock del producto disponible en la bodega que usar el vale. Este stock es
referencial y estar sujeto a la disponibilidad al momento de concretar la venta.

A travs de este botn podr acceder a una pequea ficha tcnica del producto como se muestra en la siguiente pantalla.

Permite la bsqueda de productos con una implementacin diferente. Se presentar una lista y un texto de bsqueda
que en la medida que se ingresen distintos caracteres se ir mostrando aquellos que cumplan con los caracteres ingresados en
alguna parte del la descripcin.

7-12

Puntos de Venta Sucursales

Al presionar esta imagen se limpiar lo que est en el texto de bsqueda.

Nuevo Vale: Limpiar la pantalla y dejar listo para ingresar nuevos productos al vale de Autoservicio de Ventas.
En caso de que no se haya grabado el vale anterior se enviar un mensaje al usuario indicando la situacin para que decida
grabar, imprimir o eliminar el vale que est en pantalla.

En el caso que no se tenga definida una impresora en los parmetros de vales de autoservicio, se desplegar el
botn Finalizar Compra y al ser presionado se enviar un mensaje a pantalla indicando el nro. de vale generado.
Se enviar este mensaje indicando cual es el vale que se ha emitido, tal como se muestra acontinuacin:

Imprimir Vale: Si tiene definido la impresora , este botn le permitir imprimir el vale de autoservicio usando el
formato que ya est definido en los formatos de vales de venta. La numeracin de los vales estar dada por el ltimo nro de vale
ms 1 y volver a la pantalla de seleccin del cliente.

AUTOSERVICIO DE VENTAS
Se enviar este mensaje indicando cual es el vale que se ha emitido, tal como se muestra a continuacin:

Toda la informacin se mantendr en pantalla y slo se grabar antes de ir a grabar y/o imprimir el vale.

7-13

PROCESOS

8-1

8. Procesos
Objetivo
A travs de estos procesos se podr efectuar el traspaso de informacin entre la central y la sucursal, adems de administrar y
consultar la cola de impresin de los diferentes documentos a emitir.
Sr. Usuario
Las opciones Exportar Datos, Importar Datos, Limpieza de Transacciones e Ingreso/Anulacin/Eliminacin de
Folios para DTE, estn disponibles slo en versin ERP.
Operacin
Al seleccionar esta opcin se despliega el submen de bajada con las opciones que se muestran en la siguiente figura:

La aplicacin de cada una de las alternativas aqu presentadas, se describe a continuacin, a lo largo de todo este captulo:

8.1 Exportar Datos


Objetivo
Permite enviar la informacin de las ventas efectuadas en el Punto de Venta hacia la Central, con el fin de que sea capturada
posteriormente, y por lo tanto llevar un control de los stocks y ventas centralizadas.
Sr. Usuario:
La generacin de paquetes desde un punto de venta en lnea se encuentra restringida, slo podr generar
paquetes desde un punto de venta remoto.
Si la empresa est definida como Emisor de DTEs, antes de realizar la exportacin de sus Documentos a la
Central debe asegurar que stos se encuentren Enviados y Aceptados por SII. De lo contrario NO sern
considerados en el proceso de Exportacin de Datos.
Para realizar la validacin y/o actualizacin de estado de sus DTEs ingrese a la opcin Visualizacin de
Estado de DTEs en el men Ventas o a travs del botn Estado DTE de cada documento.

Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una ventana solicitando indicar si se exportar una nueva informacin, o bien ser reenviado
el paquete anterior de datos, el cual se encuentra almacenado en el sistema junto a un correlativo interno. Ver Figura N1.

8-2

Puntos de Venta Sucursales


Figura N 1

Nueva Exportacin de Datos


Una vez indicada la opcin a seguir, seleccione el botn Siguiente; tras lo cual se desplegar la ventana de la Figura N2, donde
deber ingresar la fecha hasta la cual sern considerados los documentos a enviar (Boletas, Facturas, Notas de Crdito, etc.).
Figura N2

Indicada la fecha, seleccione el botn Siguiente, para continuar con el proceso con lo cual se despliega una lista con las tablas que
podrn ser exportadas. Ver Figura N3.

Sr. Usuario:
Si la fecha ingresada no registra movimientos para exportar, el sistema lo advertir por pantalla a travs de un
mensaje no permitiendo continuar con el proceso.

PROCESOS

8-3
Figura N3

Usted podr exportar todas las tablas que se despliegan en pantalla, dado que vienen definidas por defecto, o bien seleccionar slo
aquellas que requiera, lo cual se efecta haciendo clic sobre ella y presionando el botn derecho, con esto podr indicar: Si la tabla
se exporta (en la columna Estado aparece OK) o, si no se exporta (el sistema deja en blanco el estado).
En la parte superior derecha de la pantalla, el sistema indicar la cantidad de tablas a exportar, respecto de las disponibles para ser
exportadas.
A continuacin deber indicar si el destino de estos archivos ser a un directorio de datos donde podr guardarlos y enviarlos
posteriormente o, un correo electrnico donde podr enviarlo de forma inmediata.

Traspaso a un Directorio
Al optar por esta alternativa, tendr que indicar el directorio hacia el cual se realizar el traspaso, digitndolo directamente, o bien
obtenindolo desde la lista que se despliega al seleccionar el botn de bsqueda que se presenta a la derecha de este campo.
A continuacin podr optar por volver a la pantalla Anterior, avanzar a la Siguiente o bien Cancelar el proceso, a travs de la
seleccin de los botones respectivos.
De proseguir, se despliega una nueva ventana donde vendr preseleccionado el formato en que sern traspasados los datos, para
este caso Capturador Softland.
Indicado el formato, nuevamente tendr disponibles las opciones de ir a la pantalla anterior, a la siguiente o cancelar el proceso.
Al continuar se lleva a cabo la exportacin de los datos, desplegndose una pantalla donde el sistema va presentando un informe
que muestra todos los archivos que estn siendo traspasados.
Al finalizar se presenta una ventana indicando el trmino del proceso. Para cerrarla tendr que elegir el botn Aceptar, quedando la
pantalla del informe del traspaso (Figura N4).

8-4

Puntos de Venta Sucursales


Figura N4

Finalizada la exportacin se activa el botn Enviar a..., donde Ud. podr enviar el resultado del proceso, ya sea que haya finalizado
o no en forma exitosa. De esta manera, en caso de que se hayan detectado inconsistencias podr disponer de un documento para
efectuar el anlisis respectivo.

Traspaso al Correo
Permite enviar por correo el archivo con los datos exportados. Este proceso es muy similar al anterior (Ver Figura N2), con la
diferencia que en lugar de indicar el directorio tendr que sealar la direccin e-mail del destinatario que recibir el archivo con la
informacin. La forma de operar en este punto es la normal de Microsoft Outlook.
Una vez despachado el correo, el sistema lo advierte a travs de un mensaje. Lo mismo ocurre al cancelar un proceso, donde el
sistema tambin lo advierte.

Reenviar Paquete Anterior


Esta opcin le permitir re armar un paquete generado anteriormente. Esta funcionalidad del proceso es una ayuda que le permitir
regenerar un paquete en el caso de que haya perdido o extraviado el archivo fsico y lo requiera re enviar a la Central.
Al aceptar, el sistema mostrar en pantalla los paquetes de informacin que se han exportado anteriormente, los cuales quedan
almacenados en el sistema con un correlativo interno, con el fin de que ante cualquier problema que se produzca en la exportacin,
puedan ser reenviados las veces que se requiera (ver Figura N 5).
Figura N 5

PROCESOS

8-5

Seleccionado el archivo que desea reenviar y presione el botn Siguiente, tras lo cual se desplegar una nueva pantalla mostrando
los datos a traspasar (ver Figura N 6).
Figura N6

Una vez elegido, tendr que sealar el destino, indicando si ser enviado a un directorio o va e-mail.
Al optar por el directorio, tendr que sealar su ubicacin, de lo contrario la direccin e-mail.
Al continuar se lleva a cabo la exportacin de los datos, desplegndose una pantalla donde el sistema va presentando un informe
que muestra todos los archivos que estn siendo traspasados.
Figura N 7

Finalizada la exportacin se activa el botn Enviar a..., donde Ud. podr enviar el resultado del proceso, ya sea que haya finalizado
o no en forma exitosa. De esta manera, en caso de que se hayan detectado inconsistencias podr disponer de un documento para
efectuar el anlisis respectivo.

8-6

Puntos de Venta Sucursales

8.2 Importar Datos


Objetivo
Tanto para comenzar a operar en la Sucursal, como para mantenerla actualizada, es necesario efectuar la captura de la base de datos
desde la Central, la cual enva a cada sucursal la informacin necesaria para operar con el sistema, as como: Ficha de Productos,
Listas de Precios, etc.
Importante:
Cuando se requiere reiniciar un punto de ventas que ha estado operativo anteriormente, el sistema de Inventario y
Facturacin (Central) importar los archivos al Punto de Venta validando el ltimo nmero interno emitido por la
sucursal, de modo que en el caso que se requiera partir nuevamente con ste punto de ventas, no se vea afectada la
consistencia en la base de datos y contine con el correlativo que le corresponde.
Operatoria
Lo primero que tendr que indicar al ingresar a este proceso, es el directorio donde se encuentra la informacin que ser capturada,
es decir, los archivos que fueron enviados desde la central y que quedaron almacenados en algn directorio.
Indicado el nombre seleccione el botn Abrir.
Figura N 1

De continuar, el sistema lleva a cabo la captura o importacin de los datos y al finalizar presenta una pantalla con el resultado de la
importacin (ver Figura N2), el cual podr ser llevado a un archivo de texto a travs de la seleccin del botn Enviar a, para su
posterior anlisis.
Figura N2

PROCESOS

8-7

En caso que una base de datos haya sido recuperada con error, al hacer clic sobre ella se despliega el detalle del error en la ventana
que aparece bajo la lista de tablas y adems se activa el botn Enviar a, el cual tras ser elegido, lleva el error a un archivo en
formato de texto, de tal forma que pueda ser almacenado para su posterior anlisis y solucin.
Al salir de la ventana donde se describe el error, el sistema regresa a la pantalla del Resultado de la Importacin, donde tras pulsar
el botn Finalizar da por finalizado el proceso de importacin.
El sistema desplegar el Resultado final de la importacin, junto con enviar un mensaje de trmino del proceso.
A continuacin, podr corroborar la captura de datos ingresando a cualquier tabla y verificando la existencia de los nuevos
antecedentes.

8-8

Puntos de Venta Sucursales

8.3 Estado de Impresin


Objetivo
Permite consultar una cola de impresin, en el caso de que se utilice la modalidad de Impresin a travs de una Cola de
Impresin, respecto a los documentos que se encuentran a la espera de ser impresos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso el sistema despliega una pantalla (ver Figura N1), donde tendr que ingresar la siguiente informacin:
Figura N1

Cola de Impresin:

Indique la cola de impresin a consultar. Las colas se definen con anterioridad en el Apndice D
Tablas, punto Impresoras. Este ingreso puede ser digitado directamente, o bien ser seleccionado desde
la lista que se despliega al pulsar el botn de bsqueda.

Imprimir en:

Presenta la impresora a la cual est asociada la cola de impresin. Es desplegada automticamente por
el sistema.

En Equipo del Usuario:

El sistema despliega el nombre del usuario a cuyo equipo se encuentra conectada la impresora.

Indicada la informacin solicitada seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se despliega la pantalla
de administracin (Figura N2); de lo contrario abandonar el proceso presionando el botn Cancelar.
Figura N2

PROCESOS

8-9

El encabezado de esta pantalla muestra el documento que ser emitido va este proceso y el N de folio que se est asignando,
conforme al documento fsico que se encuentra en la impresora.
Si la modalidad a utilizar para la emisin de documentos es por Cola de impresin, el folio se otorga correlativamente a travs de
este proceso, dependiendo del N del folio inicial indicado.
Bajo el encabezado se presenta la lista de los documentos que estn a la espera de ser emitidos, donde la informacin que aparece
acerca de ellos corresponde a: Tipo de Trabajo (Boleta, Factura, Nota de Crdito), Descripcin (presenta el N interno con el cual
se registra el documento), Propietario o nombre de la persona que envi el documento, Estado en que sta se encuentra y Hora de
inicio de la impresin.
Adems en la parte superior de esta pantalla se presentan las opciones:
Impresin: Que despliega como activa solamente la subopcin Salir, ya que Detener y Configurar slo estarn vigentes en el
proceso Administracin de Impresin.
Documento: Que despliega como activa solamente la subopcin Salir, ya que Detener y Configurar slo estarn vigentes en el
proceso Administracin de Impresin.

8-10

Puntos de Venta Sucursales

8.4 Administrador de Impresin


Objetivo
Este proceso permite administrar una cola de impresin, asignando los N de folios con los cuales comenzar una sesin por cada
tipo de documento (Factura, Boleta Nota de Crdito), as tambin podr detener una impresin, sacar un documento de la cola de
espera, etc.
Si Ud. est trabajando bajo esta modalidad, es recomendable que antes de emitir documentos (Boletas, Facturas, etc.) abra este
Administrador, ya que esto le facilitar la operacin en dichos procesos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega una pantalla (ver Figura N1), la cual es direccionada por el sistema, al Explorador
Windows.
Figura N 1

En ella deber seleccionar la Base de Datos (empresa), sobre la cual desea administrar la Cola de Impresin.
Una vez elegida, se despliega la pantalla con los antecedentes de la empresa, mientras se encuentran activos los botones: Cancelar
para abandonar el Administrador de Impresin y Aceptar para continuar con el proceso.
Al proseguir se presenta una nueva ventana (ver Figura N2), donde tendr que seleccionar la cola de impresin que ser
administrada, cuyo cdigo podr ser digitado directamente, o bien podr ser obtenido desde la lista que se presenta al seleccionar el
botn de bsqueda.
Figura N2

PROCESOS

8-11

Indicada la cola de impresin, el sistema despliega la impresora que sta tiene asociada, la cual podr ser configurada, si lo
requiere, mediante el botn de impresora que aparece a la derecha de este campo, tal como una impresora normal de Windows.
Adems se despliega el nombre del usuario que la tiene conectada a su equipo.
Indicada la informacin solicitada se activarn los botones: Anterior que permite regresar a la pantalla anterior (Figura N1),
Cancelar para abandonar el proceso, Siguiente para continuar con el proceso (ver Figura N3).
Figura N3

Dentro de esta ventana deber indicar el tipo de documento a imprimir en esa impresora y el nmero del primer folio a considerar
en su emisin. Si usted requiere emitir otro tipo de documento, tendr que ingresar nuevamente a este proceso, sealando el nuevo
documento y el folio que tiene asociado. Esto se debe por ejemplo, a que en la misma impresora asociada a la cola se emiten
boletas y facturas, y tanto el documento fsico como su folio son distintos. El sistema imprime por tipo de documento, lo que
significa que por cada documento deber ingresar nuevamente al proceso.
Si es la primera vez que emite un documento, el sistema desplegar un cero (0) en la opcin N folio inicial, el cual tendr que
ser reemplazado por un uno (1) para continuar con el proceso, desde ah en adelante el sistema propondr el correlativo para
ese tipo de documento, el cual podr ser modificado si se desea.
Indicada esta informacin podr optar por regresar a la pantalla anterior, o por el botn Aceptar para continuar con el proceso, tras
lo cual se presentar la pantalla con la lista de documentos que se encuentran en la lista de impresin o Spooler. Ver Figura N4.
Figura N4

8-12

Puntos de Venta Sucursales

En ella se presenta inicialmente el Tipo de Documento que est siendo impreso a travs de la impresora (Factura, Boleta, Nota de
Crdito) y el folio, adems de los siguientes datos por cada uno de los documentos que se encuentran a la espera de ser impresos:
Tipo de Trabajo (Impresin, Factura, Boleta, Nota de Crdito), Descripcin (N interno asociado al documento, Propietario
(usuario que solicit su emisin), Estado en que se encuentra y Hora en que se inicio la impresin.
El folio desplegado en el encabezado de la pantalla, variar conforme al tipo de documento que se est emitiendo.
Adems en la parte superior de esta pantalla se activan las siguientes opciones de men:
Impresin:

Al optar por esta opcin se despliega un men de bajada con la subopcin Detener, que permite detener la
impresora en forma momentnea mientras est activa esta opcin, Configurar que regresa el proceso a la pantalla
donde se define la Cola de Impresin (Figura N1) y Cerrar que abandona el proceso de administracin,
confirmando el cierre en caso que an hayan documentos por imprimir.

Documento:

Consta de dos opciones, una permite dejar en Pausa un documento dentro de la lista y la otra para Eliminarlo.

Los documentos que se encuentran en estado Pausa permanecern as hasta que se vuelva a activar esta opcin, proceso que se
lleva a cabo haciendo clic sobre documento y luego seleccionando esta opcin.

PROCESOS

8-13

8.5 Limpieza de Transacciones


Objetivo
Mediante este proceso podr limpiar en la base de datos aquellas transacciones (Guas, Facturas, Boletas, Notas de Crdito, Vales
de Venta) que ya han sido traspasadas.
Esta opcin slo puede ser ejecutada en Puntos de Venta que trabajan en forma remota, por tratarse de eliminacin de
registros para los cuales no se les realizar un movimiento de ajuste.
Si su empresa trabaja en lnea con Inventario y Facturacin deber realizar la limpieza de sus movimientos desde el sistema de
Inventario y Facturacin.
Operatoria
Al seleccionar la opcin Limpieza de Transacciones se desplegar una pantalla, que presenta un mensaje que informa al usuario
que podr ingresar la fecha hasta la cual se eliminarn los movimientos, (desde esa fecha hacia atrs). Debe ingresar la fecha lmite
de la limpieza y seleccionar el botn Siguiente para continuar con el proceso, (Aparecer como sugerencia el 31/12 del periodo
anterior), ver figura N 1.
Figura N 1

Habiendo aprobado la continuidad del proceso con el botn Siguiente, el sistema eliminar todas aquellas Guas, Facturas,
Boletas, Notas de Crdito, Vales de Venta en los cuales la fecha de emisin sea menor o igual a la fecha ingresada.
En caso de existir algn documento que no haya sido exportado en el perodo de eliminacin seleccionado, se desplegar un
mensaje de advertencia, en el cual se consulta si esta seguro de querer eliminarlos (ver figura N 2).
Figura N 2

8-14

Puntos de Venta Sucursales

Al aceptar, el sistema eliminar todos los registros que cumplan con la condicin de la fecha, sin importar que existan registros no
exportados.
La forma de eliminar los movimientos ser la siguiente:
Debido a que la operacin de eliminacin ocupa bastantes recursos de la base de datos, los registros se irn eliminando en
grupos de a 100 registros.
En la pantalla se desplegar un mensaje que indicar la hora de inicio del proceso y la hora de trmino, tal como se muestra en la
figura N 3.
Figura N 3

La velocidad del proceso de Limpieza de Transacciones estar dada por la cantidad de registros a eliminar.
Mientras se da curso al proceso de Limpieza de Transacciones el sistema ir eliminando los registros de la base de datos.
Se desplegar una barra de avance para que el usuario vea la actividad que se esta realizando, segn describe la figura N 4.
Figura N 4

Finalizado el proceso, presione al botn Salir, tras lo cual regresar la pantalla principal del sistema.

PROCESOS

8-15

8.6 Ingreso/Anulacin/Eliminacin de Folios para DTE


Objetivo
Permite realizar la captura de los folios para la generacin de los Documentos Electrnicos (Facturas Afectas y Exentas, Notas de
Crdito, Notas de Dbito y Guas de Despacho) que se obtienen a travs de la opcin Solicitud de Timbraje Electrnico desde la
pgina Web del Servicio de Impuestos Internos (www.SII.cl).

Importante
-

El usuario Softland no podr operar en el ingreso de Folios para DTE.


Debe tener un ambiente de trabajo necesario para poder emitir DTEs , por lo tanto es necesario instalar el
software Microsoft .NET Framework 1.1 + Microsoft.NET Framework Hot Fix.
Tenga presente que los Folios que se ingresen por esta opcin quedarn disponibles para ser usados en la
Emisin de DTEs tanto en la Central nomo en la Sucursal en Lnea. Las Sucursales Remotas manejan los Folios
para DTEs de forma independiente a la Central.

Operatoria
Al ingresar, se despliega una pantalla donde deber seleccionar, el tipo de documento respecto al cual usted va a ingresar folios
para la generacin y envo de Documentos Electrnicos, anular o eliminar folios. Ver Figura N 1
Figura N 1

Si este proceso fue ejecutado anteriormente, el sistema desplegar el historial de las anteriores capturas
(ingreso) de folio (fecha y folio desde/hasta) y estar habilitado el botn Detalle, el cual permite consultar de
un rango de folios capturados, el detalle de los folios (utilizados y anulados) de DTE, la informacin que
podr visualizar es: N de Folio, Fecha, Tipo de Documento, Cdigo y Nombre del Auxiliar.

8-16

Puntos de Venta Sucursales

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones


Tras ser seleccionado podr indicar si la captura ser desde Archivo o desde Correo.
Para realizar la captura desde Archivo, deber indicar la ruta donde se encuentra el archivo con extensin
XML, descargando desde la pgina de SII, tal como se muestra en la siguiente figura:
Figura N 2

Finalmente, una vez seleccionado el archivo el sistema dar inicio a la captura, informando su finalizacin
exitosa, cualquier inconsistencia o problema que se detecte, se advertir por pantalla.
Permite consultar de un rango de folios capturados, el detalle de los folios (utilizados y anulados) de DTE, la
informacin que podr visualizar es: N de Folio, Fecha, Tipo de Documento, Cdigo y Nombre del Auxiliar, tal como se muestra
a continuacin.
Figura N 3

PROCESOS

8-17

Permite anular los folios considerados en el rango descrito, el sistema solicitar ingresar la fecha que registrar
como informacin en los Libros Electrnicos. Ver Figura N 4.
Figura N 4

Indicada la fecha, seleccione el botn Anular para ejecutar la accin.


Sr. Usuario:
Los folios que se encuentran generados dentro del sistema, no podrn ser anulados, por lo que debern
ser eliminados antes de proceder con la Anulacin de Folios.

Permite eliminar un documento para su posterior anulacin de folio (slo si el documento no ha sido enviado al
SII).
Abandona el proceso regresando al men principal.

CONSULTAS

9-1

9. Consultas
Objetivo
A travs de este proceso el usuario podr realizar consultas referente al stock que posee un determinado producto en las distintas
bodegas, promociones y ofertas realizadas en la venta de productos, aprobaciones de venta para clientes con problemas de bloqueo
o sobregiro y el detalle de todas las guas de salida asociadas a una factura.
Sr. Usuario
Los procesos Autorizacin de Ventas y Guas asociadas a Facturas, estn disponibles slo en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada, con la consulta que desde aqu podrn ser efectuada, la cual se
explica detalladamente a travs de este captulo.

9.1 Consulta de Stock


Objetivo
A travs de este proceso podr consultar a una fecha determinada, el Stock de Productos que mantiene la empresa en las distintas
bodegas, indicando por cada uno de ellos lo que est Disponible para el despacho, lo que est en bodega en forma Transitoria, en
Consignacin o en Reserva. Adems podr conocer el stock de los productos sustitutos y complementarios, las reservas por cliente,
las cantidades en las distintas bodegas y su valorizacin.
El Stock se actualiza cada vez que se importe datos desde la central (ver captulo 8.2 Importar Datos de este manual).
Operatoria
Al ingresar a esta opcin se presenta la pantalla (Figura N 1), en la cual podr consultar el stock de un producto en particular.
Para esto deber ingresar la siguiente informacin:
Figura N 1

9-2

Puntos de Venta y Sucursales

Producto:

Ingrese el cdigo del producto, para el cual desea consultar stock.

Bodega:

Ingrese el cdigo de la bodega, en la cual desea consultar el stock del producto mencionado.

El ingreso del cdigo del Producto y de la Bodega podr efectuarse digitndolos directamente, as como tambin, podrn obtenerse
a travs del botn de bsqueda que aparece al lado derecho de estos campos.
Al no ingresar una bodega especfica, el sistema presenta los valores consolidados.
Ingresados los datos que condicionan la consulta del stock, el sistema activar las carpetas y desplegar los antecedentes
respectivos, tal como se muestra en la Figura N 2.
Figura N 2

Unidad de Medida para consultar el Stock, el sistema desplegar la Unidad de Medida Base o en alguna de las unidades de
Medida Adicional indicada en la venta.
A continuacin muestra la distribucin del producto en la Bodega indicada, en relacin a la cantidad que se encuentra disponible
en Bodega, lo que est en Reserva (disponible slo para versin ERP) seleccionando el botn de bsqueda que aparece a la
derecha de la cantidad indicada, podr conocer el desglose de los movimientos de reserva. La reservas se ingresan en el proceso
Reserva de Materiales, Consignacin o Transitorio (disponibles slo para versin ERP).

Carpeta Precios de venta


A travs de ella podr conocer los precios de venta de un producto en consulta, dependiendo de la lista de precios indicada, ya sea
Lista Base o una Lista especfica. Ver Figura N 9.
Figura N 9

CONSULTAS

9-3

Al elegir Lista Base, el precio se presenta automticamente junto a los campos "Precio de Venta Neto" y "Precio de Venta
c/impuestos".
Los valores de la Lista de Precios Base corresponden a aquellos que se ingresen en la ficha de cada producto (Captulo Ficha
de Productos).
Si se elige Lista de Precio Particular, habr que seleccionar el botn de bsqueda, para indicar la lista deseada, o bien ingresar su
cdigo directamente, tras lo cual se presenta el precio y el perodo de vigencia.
Para mayor informacin acerca de Listas de Precios, refirase al Apndice D. Tablas.
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Costos del Producto


Esta carpeta permite consultar el costo unitario de un producto en consulta, adems de la valorizacin del stock que posee en
bodega, en sus distintos estados. Ver Figura N10.
Sr. Usuario
Slo en versin ERP, podr consultar la valorizacin de Stock en Reserva, Consignacin y en Transito
Figura N 10

El costo unitario corresponde al da de la Fecha Consulta.

Compromisos por Llegar


Esta carpeta permite consultar las Ordenes de Compra del producto y Ordenes de Produccin por Producto (esto ltimo disponible
slo en versin ERP) comprometidas desde los sistemas Ordenes de Compra y Produccin ERP. Ver Figura N11.

Sr: Usuario:
Si usted no tiene instalado los sistemas de Ordenes de Compra y Produccin ERP; el sistema lo advertir por pantalla
no permitiendo realizar la consulta (disponible slo en versin ERP).

9-4

Puntos de Venta y Sucursales

Figura N 11

rdenes de Compra, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una grilla con el desglose de las rdenes
de Compra aprobadas donde se encuentra el producto, indicando la Fecha, Nmero de OC, Proveedor, Cantidad Recibida,
Solicitada y Saldo.
rdenes de Produccin, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema desplegar una grilla con el desglose de las
rdenes de Produccin donde el estado sea No iniciada o En proceso; es decir, que aun no hayan sido recepcionadas por
Inventario y Facturacin ERP, indicando Nmero de Orden, Fecha, Cantidad pendiente de ingresar, Avance y Saldo.
(*) Resultado considera Todas las Bodegas.

Compromisos por Despachar


Esta carpeta permite consultar todas aquellas Notas de Venta y Facturas sin despachar. Ver Figura N12.
Sr: Usuario
Debe tener instalado el sistema de Notas de Ventas ERP, para consultar el desglose de las Notas de Venta; de lo
contrario, el sistema mostrar deshabilitado el botn de bsqueda.

Figura N 12

Notas de Ventas sin Despachar, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema listar una grilla con el desglose de las
Notas de Venta vigentes en que est el producto considerado en la consulta, indicando el N de la Nota de Venta, Fecha,
Cliente y Saldo (cantidad pendiente de facturar).
Factura sin Despachar, al seleccionar el botn de bsqueda, el sistema listar una grilla con el desglose de las Facturas
sin despachar, indicando: N de la Factura, fecha, Cliente y Saldo (cantidad pendiente de despachar).
(*) Resultado considera Todas las Bodegas.

CONSULTAS

9-5

Junto a esta informacin, se encuentra activos los siguientes botones:


Al seleccionar este botn se despliega una pantalla (Figura N 3), que le permitir conocer el stock de un
producto en las distintas bodegas y en la condicin en que ste se encuentra: cantidad de productos
disponibles, cantidad que pudiese estar en consignacin, stock de reserva que posee el producto y cantidad de
productos que se encuentran en estado transitorio en esa Bodega.
Figura N 3

Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.


(Habilitado slo en versin ERP)
La seleccin de este botn permite conocer el stock de los productos sustitutos (Figura N4), es decir que el
sistema desplegar los productos por los cuales podr ser reemplazado el tem en consulta y el stock
disponible y reservado en cada bodega. Los productos sustitutos se definen en la ficha del producto en la
carpeta "Sustitutos" (Captulo Ficha de Productos).
Figura N 4

Para regresar a la pantalla anterior seleccionar el botn Volver.

9-6

Puntos de Venta y Sucursales


(Habilitado slo en versin ERP)
La seleccin de este botn permite conocer el stock de los productos complementarios (Figura N 5), es decir
que el sistema desplegar los productos que complementan al producto en consulta, indicando el stock
disponible y reserva que ellos poseen en las distintas bodegas.
Los productos complementarios, se definen en la ficha del producto en la carpeta "Complementarios"
(captulo Ficha de Productos).
Figura N5

Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.

Este botn estar activo slo si el producto seleccionado tiene asignado el atributo Partida en su ficha
(captulo Ficha de Producto).
Al seleccionarlo, el sistema despliega una ventana (ver Figura N 7, donde podr consultar la cantidad de
productos Disponibles, en Reserva, en Consignacin o los que se encuentran en forma Transitoria (estos 3
ltimos habilitados slo en versin ERP). Para la seleccin de uno de ellos deber seleccionar el botn de
opciones ubicado a la izquierda de cada campo.
Seleccionada la opcin a considerar, en pantalla se desplegar el cdigo de bodega, el nombre de la partida, la
fecha de vencimiento de la partida y el stock disponible en la bodega.
Figura N 7

Para regresar a la pantalla anterior seleccione el botn Volver.

CONSULTAS

9-7

Este botn estar activo slo si el producto seleccionado tiene asignado el atributo Talla-Color en su ficha
(captulo Ficha de Producto).
Al seleccionarlo, el sistema despliega una ventana (ver Figura N 7, donde podr consultar la cantidad de
productos Disponibles, en Reserva, en Consignacin o los que se encuentran en forma Transitoria (estos 3
ltimos habilitados slo en versin ERP). Para la seleccin de uno de ellos deber seleccionar el botn de
opciones ubicado a la izquierda de cada campo.
Seleccionada la opcin a considerar, en pantalla se desplegar el cdigo de bodega, el nombre de la partida, la
fecha de vencimiento de la partida y el stock disponible en la bodega.
Figura N 8

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.


Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

9-8

Puntos de Venta y Sucursales

9.2 Consulta de Promociones/Ofertas


Objetivo
Permite consultar las Promociones y Ofertas realizadas en la venta de productos.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se despliega una pantalla de Promociones / Ofertas en modo Consulta (ver Figura N 1).
Figura N 1

Usted cuenta con un cuadro de chequeo que Busca promociones slo para el producto. Si usted lo chequea, se habilita el texto
doble, donde podr ingresar o buscar un producto especfico.
Promocin:

Esta opcin permite el ingreso de la Descripcin de la Promocin a consultar.


desplegar una lista con las promociones definidas, dentro de las cuales deber
El botn de bsqueda
seleccionar la que desea considerar.

Indicada la promocin, el sistema desplegar toda la informacin que tenga asociada dentro de las siguientes opciones: Vigencia
(desde/hasta), Tipo de Promocin (por volumen de venta o compre X y lleve Y), mbito de la Promocin (producto, sub-grupo
o grupo), Aplicar oferta en (cotizaciones, notas de venta, facturas en lnea y/o boletas). Adems, el sistema mostrar seleccionado
o no el check para solicitar confirmacin al momento de una venta a travs de un documento (cotizacin, nota de venta, factura en
lnea y/o boleta).
Finalmente, en la parte inferior de la pantalla estar habilitado el botn Salir, el cual le permitir abandonar el proceso.

CONSULTAS

9-9

9.3 Estadsticas de Ventas


Objetivo
Permite conocer las estadsticas de venta asociadas a los vendedores, dentro de un perodo de tiempo. As como graficar un ranking
de los mejores vendedores que posee la empresa.
Adems podrn conocerse las Ventas Diarias realizadas a nivel global de la empresa o por bodega.
Operatoria
Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada, con los siguientes procesos:

9.3.1 Estadsticas de Ventas por Vendedor


Objetivo
Este proceso permite mantener un registro de las ventas realizadas por los vendedores, dentro de un rango de fechas a considerar, a
su vez permite obtener informacin concerniente a los descuentos otorgados en las ventas.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla donde deber ingresar el rango de fechas que condicionarn la consulta y
seleccionando la caja de chequeo que aparece en pantalla, podr considerar Notas de Crditos y Dbito segn fecha de emisin del
documento que referencia. Ver Figura N 1
El botn informativo

, mostrar el siguiente mensaje:

Considera Notas de Crdito y Dbito emitidas en cualquier fecha, que referencian a Facturas o Boletas generadas
dentro del rango seleccionado.
Esto podra implicar que una Nota de Crdito o Dbito del perodo NO sea mostrada, pues puede estar referenciado un
documento fuera del perodo de la consulta.
Figura N 1

Indicada la informacin, el sistema desplegar informacin concerniente al total de ventas realizadas por vendedor, tal como se
muestra en la siguiente figura.

9-10

Puntos de Venta y Sucursales


Figura N 2

Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones:


Detalle del Clculo botn
informar lo siguiente:
1.- La columna N de Dctos., contiene todos los documentos existentes segn el filtro (Facturas, Boletas, Notas de Crdito y
Notas de Dbito) seleccionado.
2.- La columna N de Dctos. De Vta., contiene la cantidad de documentos (Facturas y Boletas) generados para la consulta. Con
esta informacin se realizar el clculo del Monto Promedio Ventas. Este nmero No considera facturas que contengan NC
por el valor total de la Factura.
3.- La columna Monto Promedio Vtas., corresponde al Total Neto ($) dividido por el N de Dctos. De Vta. (Facturas y Boletas)
4.- Por defecto se considerarn Notas de Crdito y Dbito emitidas dentro del rango seleccionado, que referencian a Facturas
generadas dentro del mismo rango.
Al seleccionar este botn podr consultar el detalle de los productos vendidos por un vendedor en particular. Ver
Figura N 3.
Para ello se elige el vendedor, ubicando el indicador del mouse sobre l y haciendo clic, luego se selecciona este
botn.
Sr. Usuario:
Recuerde que las notas de Crdito no se ven reflejadas en el detalle por producto, por lo cual los valores
totales podran no coincidir.
Figura N 3

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

CONSULTAS

9-11
Al seleccionar este botn, el sistema desplegar informacin correspondiente a los clientes que tienen asociadas
cada una de las ventas realizadas. (Ver Figura N 4).

Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver


Al seleccionar este botn, el sistema desplegar informacin correspondiente a los tipos de documentos
generados en cada una de las ventas realizadas por un vendedor conjuntamente con su nmero y fecha de
emisin. (Ver Figura N5).
Para realizar esta consulta, primero se elige el vendedor y luego se selecciona este botn.
Figura N 5

Sr. Usuario:
Seleccionando el botn
, el sistema mostrar la descripcin de Sub-Tipo de Documentos [A]
Documentos Afectos IVA, [C] Documentos Internos de Venta, [E] Documentos Exentos IVA, [X]
Documentos en Moneda Extranjera, [T] Documentos Electrnicos Afectos IVA, [S] Facturas
Electrnicas Exentas, [L] Liquidacin Recibida, [N] Liquidacin Factura Recibida y [O] Liquidacin
Factura Electrnica Recibida.

9-12

Puntos de Venta y Sucursales

Importante:
Las Notas de Crdito y Dbito se vern con la fecha del Documento al que referencian.
En esta pantalla, adems se podr conocer el detalle de cada uno de los documentos desplegados, seleccionando
aqul que se va a consultar y luego el botn Detalle, lo que genera el despliegue del documento propiamente tal.
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Este botn permite graficar las ventas registradas a los "x" primeros vendedores (mximo 10). Al seleccionarlo
se despliega una ventana donde se debe ingresar el nmero de los "x" vendedores a considerar dentro del total de
vendedores existentes, e indicar el tipo de grfico a mostrar. (Ver Figura N6 y Figura N 7).
Figura N 6

Figura N 7

Sea cual sea el grfico elegido en esta pantalla, se encuentra activo el botn Ms Informacin, el cual muestra
una lista con los nombres de los vendedores y sus respectivos porcentajes de ventas descritos en el grfico.
Para finalizar con la consulta en grficos y regresar a la pantalla anterior se utiliza el botn Volver.

CONSULTAS

9-13

Impresin de la Consulta
Dentro de esta opcin, se podr hacer uso del botn de impresin que aparece en la 2 Barra de Herramientas, el cual se encuentra
activo durante todo este proceso, salvo en la generacin de grficos.
Una vez ingresado el rango de fechas a considerar para ingresar a este proceso, se presenta la pantalla de la Figura N2, a partir de
la cual se podr emitir el informe de Ventas por Vendedor, ya sea por pantalla, a disco o en la impresora, tal como se muestra en el
siguiente ejemplo.

INFORME DE VENTAS POR VENDEDOR


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
PROVIDENCIA
SANTIAGO
82564000-0

Pgina:
Fecha:

INFORME DE VENTAS POR VENDEDOR


Desde: 01/01/2000 Hasta: 29/02/2000

VENTAS POR VENDEDOR


Vendedor

Nombre

0001
0002
0003
0004
0005
01
02

JOSE PAREDES
YASMIN GATICA
PEDRO CRUZ
LILIAN MUOZ
CARMEN SOLIS
JORGE SALINAS F.
MA. ELIZA DITTBORN
Total Final:

Neto S/Dscto.

Dscto. Final $

29,728,443.00
789,800.00
2,323,407.00
13,954,785.00
2,731,635.00
10,939,214.00
3,310,411.00

216,320.00
0.00
0.00
27,572.00
0.00
0.00
5,719.00

63,777,695.00

249,610.00

%
15.00
0.00
0.00
7.00
0.00
0.00
4.00

Total $
29,512,123.00
789,800.00
2,323,407.00
13,927,213.00
2,731,635.00
10,939,214.00
3,304,692.00
63,528,085.00

1
29/05/2009

9-14

Puntos de Venta y Sucursales

9.3.2 Estadsticas de Ventas por Da


Objetivo
Este proceso permite consultar en cualquier momento, el detalle de las ventas acumuladas del da global o por bodega dentro de un
rango de fechas especfico.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presenta una pantalla donde deber ingresar el rango de fechas que condicionarn la consulta,
. Ver Figura N 1.
pudiendo ser digitadas directamente, o bien seleccionadas desde el botn
Adems, deber indicar si la consulta ser emitida al global de la empresa, o por bodega. Si su opcin es por bodega, el sistema
habilitar el botn de bsqueda, el cual tras ser seleccionado desplegar una pantalla donde podr seleccionar las bodegas que
desea considerar. Ver Figura N 2.
Finalmente, seleccionando la caja de chequeo podr considerar Notas de Crditos y Dbito segn fecha de emisin del documento
que referencia, este check estar habilitado slo si seleccion en Tipo de consulta emisin Global. El botn , desplegar la
siguiente informacin:
Considera Notas de Crdito y Dbito emitidas en cualquier fecha, que referencian a facturas o Boletas generadas dentro
del rango seleccionado.
Esto podra implicar que una Nota de Crdito o Dbito del perodo NO sea mostrada, pues puede estar referenciando un
documento fuera del perodo de la consulta.
Figura N 1

Figura N 2

CONSULTAS

9-15
Dentro de esta pantalla, deber realizar la seleccin de la (s) bodega (s) que desea incluir en la consulta.
Para realizar la seleccin de una de ellas, deber hacer clic sobre la bodega y luego seleccionar el botn
Agregar>. Con esto, el dato seleccionado aparecer en la lista del lado derecho (columna Bodegas

Seleccionadas).
En caso que desee considerar todas las bodegas, habr que elegir el botn Todos>>.
Para sacar una de la lista de seleccionadas, se usa el botn <Eliminar, mientras que para sacarlas a todas se usa el
botn <<Todos.
Regrese a la pantalla anterior, seleccionando el botn Volver.
Ingresada la informacin, seleccione el botn OK para continuar con el proceso o el botn Salir para abandonarlo.
Si eligi tipo de consulta por bodega, el sistema desplegar la siguiente Figura:
Figura N 3

Sr. Usuario:
Si seleccion la opcin Por Bodega y eligi ms de una, el sistema mostrar los datos diarios por bodega.

Si eligi tipo de consulta en forma Global, seleccionando el check Considerar Notas de Crdito y Dbito, el sistema
desplegar la siguiente Figura:

Consideraciones:
1.- Sern consideradas Notas de Crdito fuera del perodo seleccionado que referencian documentos de venta del perodo.
2.- Una Factura que tiene Notas de Crdito por el total de la factura NO ser considerada dentro de los totales de N de
Doctos. Vta., pero SI ser visualizada dentro de la grilla de documentos.
3.- En la pantalla de Documentos se visualizarn las Notas de Crdito an cuando su fecha de emisin se encuentre fuera
del perodo, la fecha a mostrar ser la fecha del documento al cual referencian.
4.- Las Notas de Crdito que estn dentro del perodo y referencian a documentos del perodo solicitado, se mostrarn en
la fecha del documento que referencian.
5.- Las Notas de Crdito que estn dentro del perodo y referencian a documentos Fuera del perodo solicitado, NO se
mostrarn dentro de la grilla de documentos.
6.- Respecto del promedio de ventas, si es negativo, se mostrar en cero. Esto puede ocurrir cuando una Nota de Crdito
tiene un valor mayor que la Factura.

9-16

Puntos de Venta y Sucursales


Figura N 4

Dentro de esta pantalla, el sistema desplegar una lista con las ventas realizadas diariamente, el sistema desplegar el da, N de
documento asociado, los descuentos realizados y por ltimo el valor total de las ventas efectuadas en las fechas indicadas.
Junto a la informacin desplegada, se encuentran activos los siguientes botones que permitirn conocer informacin ms detallada
acerca de cada una de las ventas.
Detalle del Clculo botn
informar lo siguiente:
1.- La columna N de Dctos., contiene todos los documentos existentes segn el filtro (Facturas, Boletas, Notas de Crdito y
Notas de Dbito) seleccionado.
2.- La columna N de Dctos. De Vta., contiene la cantidad de documentos (Facturas y Boletas) generados para la consulta. Con
esta informacin se realizar el clculo del Monto Promedio Ventas. Este nmero No considera facturas que contengan NC
por el valor total de la Factura.
3.- La columna Monto Promedio Vtas., corresponde al Total Neto ($) dividido por el N de Dctos. De Vta. (Facturas y Boletas)
4.- Por defecto se considerarn Notas de Crdito y Dbito emitidas dentro del rango seleccionado, que referencian a Facturas
generadas dentro del mismo rango.

Al seleccionar este botn podr consultar el detalle de los productos vendidos en un da en particular. Ver Figura
N 5.
Para ello se elige el da, ubicando el indicador del mouse sobre l y haciendo clic, luego se selecciona este botn.

CONSULTAS

9-17
Figura N 5

Sr. Usuario:
Recuerde que las Notas de Dbito no se ven reflejadas en el detalle por producto, por lo cual los valores totales
podran no coincidir.
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar informacin correspondiente a los clientes que tienen asociadas
cada una de las ventas realizadas. (Ver Figura N 6).
Figura N 6

Al seleccionar el botn Documento presentado en esta pantalla, luego de haber elegido un cliente, se presenta la
lista de todos los documentos asociados a l. Ver Figura N 6, en la cual se podr conocer adems el Detalle de
un documento.
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

9-18

Puntos de Venta y Sucursales

Al seleccionar este botn, el sistema desplegar informacin correspondiente a los tipos de documentos
generados en cada una de las ventas realizadas, conjuntamente con su nmero y cliente asociado. (Ver Figura N
7).
Figura N 7

En esta pantalla, adems se podr conocer el detalle de cada uno de los documentos desplegados, seleccionando
aqul que se va a consultar y luego el botn Detalle, lo que genera el despliegue del documento propiamente tal.
Sr. Usuario:
Seleccionando el botn
, el sistema mostrar la descripcin de Sub-Tipo de Documentos [A]
Documentos Afectos IVA, [C] Documentos Internos de Venta, [E] Documentos Exentos IVA, [X]
Documentos en Moneda Extranjera, [T] Documentos Electrnicos Afectos IVA, [S] Documentos
Electrnicos Exentos, [L] Liquidacin Recibida, [N] Liquidacin Factura Recibida y [O] Liquidacin
Factura Electrnica Recibida.

Importante:
Las Notas de Crdito y Dbito se vern con la fecha del Documento al que referencian
Para regresar a la pantalla anterior, seleccione el botn Volver.

Regresa a la pantalla inicial del proceso.

Impresin de la Consulta
Dentro de esta opcin, se podr hacer uso del botn de impresin que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), el
cual se encuentra activo durante todo este proceso.
Al seleccionar el botn Imprimir estando en la ventana de la Figura N3, se podr obtener el informe de Ventas por Da, ya sea a
travs de la pantalla, a disco o a la impresora. A continuacin en la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe.

CONSULTAS

9-19

Al estar en la Consulta por Productos y emitir un informe, se presentar el Informe de Ventas por Da, con el detalle de las
ventas efectuadas por cada producto.

Al estar en la Consulta por Cliente, el informe presentar el detalle de las Ventas Diarias efectuadas a cada uno de los clientes.

Al estar en Consulta por Documento, el informe presentar el detalle de las Ventas Diarias efectuadas por cada documento.

INFORME DE VENTAS POR DIA


EMPRESA DEMO SOFTLAND ERP
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Pgina :
Fecha :

Informe de Ventas Diarias


Desde: 01-01-2000

Hasta: 29-02-2000

VENTAS POR DIA


Da
01/01/2000
02-01-2000
03-01-2000
10-01-2000
11-01-2000
12-01-2000
14-02-2000
15-01-2000
16-01-2000
17-01-2000
19-01-2000
21-01-2000
22-01-2000
23-01-2000
25-01-2000
02-02-2000
03-02-2000
04-02-2000
07-02-2000
08-02-2000
09-02-2000
10-02-2000
14-02-2000
16-02-2000
17-02-2000
18-02-2000
21-02-2000

N de Dctos.

Neto S/Dscto. $

2
3
2
7
1
1
5
2
2
5
5
6
3
2
3
3
2
4
3
1
2
1
7
3
5
5
1
Total Final:

Dscto. Final $

Total Neto$

65,581.00
67,344.00
81,483.00
5,599,679.00
20,500.00
735,657.00
3,571,101.00
69,679.00
1,602,968.00
2,362,740.00
2,955,650.00
7,710,431.00
21,741,434.00
15,353.00
611,418.00
178,027.00
113,602.00
42,396.00
167,922.00
39,377.00
1,242,136.00
269,361.00
3,123,030.00
2,710,767.00
1,908,083.00
7,589,973.00
37,950.00

0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
0.00
2,109.00
0.00
0.00
0.00
0.00
28,764.00
0.00
5,719.00
0.00
0.00
213,018.00
0.00

65,581.00
67,344.00
81,483.00
5,599,679.00
20,500.00
735,657.00
3,571,101.00
69,679.00
1,602,968.00
2,362,740.00
2,955,650.00
7,710,431.00
21,741,434.00
15,353.00
611,418.00
175,918.00
113,602.00
42,396.00
167,922.00
39,377.00
1,213,372.00
269,361.00
3,117,311.00
2,710,767.00
1,908,083.00
7,376,954.00
37,950.00

64,633,642.00

249,610.00

64,384,032.00

1
29/05/2009

9-20

Puntos de Venta y Sucursales

9.4 Autorizacin de Ventas


Objetivo
Permite consultar las aprobaciones de ventas para clientes con problemas de bloqueo o sobregiro que fueron realizadas en el
proceso Ventas, Autorizacin de Ventas a Clientes.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se presenta una pantalla (Ver Figura N 1), donde deber ingresar el rango de fechas a considerar como
filtro en la consulta, por defecto aparecer la fecha actual del sistema, la cual puede ser modificada directamente, o bien a travs
.

del botn

Figura N 1

A continuacin seleccione el botn Consultar, tras lo cual el sistema desplegar la informacin concerniente a la Fecha de
aprobacin del documento, Tipo (factura gua, etc) junto al subtipo del documento ([A] Documentos Afectos ISA, [E] Documentos
Exentos IVA y [T] Documentos Electrnicos Afectos IVA), N de documento, Cliente, Autorizado Por (nombre de la persona
que autoriza la venta), Monto Autorizado, Monto Solicitado, Tipo Bloqueo (bloqueado, sobregirado o bloqueado/sobregirado)
Dentro de esta opcin, se podr hacer uso del botn de impresin que aparece en la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B).
Al seleccionar el botn Imprimir, se podr obtener el informe de Autorizaciones de Ventas, ya sea a travs de la pantalla, a disco o
a la impresora. A continuacin en la pgina siguiente se presenta un ejemplo de este informe.

INFORME DE AUTORIZACIONES DE VENTAS

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Pgina :
Fecha :

1
11/04/2009

Informe de Autorizaciones de Ventas


Desde: 01/01/2006 Hasta: 05/01/2006
Fecha

01/01/2006
02/01/2006
05/01/2006

Cliente

SyR Ltda.
SyR Ltda.
SyR Ltda.

RUT

13.615.632-2
13.615.632-2
13.615.632-2

N Doc

Tipo

Autorizado Por...

1000
1000
1000

F [T]
G [A]
F [A]

Juan Gmez D.
Juan Gmez D.
Juan Gmez D.

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

Monto Autorizado

150.000
150.000
150.000

Monto Solicitado

120.000
120.000
120.000

Tipo Bloqueo

Sobregirado
Sobregirado
Sobregirado

CONSULTAS

9-21

9.5 Guas Asociadas a Facturas


Objetivo
Permite conocer en detalle todas aquellas Guas de Salida asociadas a una Factura (concepto 01 Despacho por Facturar que han
sido facturadas por el proceso de Facturacin por Lote y 02 Despacho de Productos Facturados, que han sido salidas realizadas
despus de haber sido facturada la venta).
Operatoria
Al ingresar se presenta una pantalla donde se indican los filtros que condicionarn la consulta. Ver Figura N 1
Figura N 1

Descripcin del Proceso: Seleccione mediante el botn de opciones, si la consulta de documentos que quiere visualizar se
realizar por Rango de Fechas o por Rango de Facturas (folios).
Al optar por Rango de Fechas, el sistema solicitar indicar las fechas desde/hasta a
considerar, las cuales podrn ser digitadas directamente, o bien ser obtenidas desde el botn
.

Al optar por Rango de Facturas, deber indicar los documentos a considerar, pudiendo ser
Todos o Un Rango de ellos.

Cualquiera sea el parmetro considerado, seleccione el botn Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual el sistema
mostrar un listado con todas las facturas que cumplan con el filtro indicado. Ver Figura N 2
Figura N 2

9-22

Puntos de Venta y Sucursales

Seleccione la Factura a consultar y presione el botn Siguiente para continuar con el proceso, tras lo cual se desplegar una
pantalla con todas las Guas asociadas a la Factura seleccionada, la Fecha de Despacho y el Monto Total. Ver Figura N 3.
Figura N 3

Sr. Usuario:
Las Guas de Salida generadas a travs del proceso Gua de Salida desde el Sistema de Inventario y Facturacin no podrn
ser visualizadas desde este sistema.
Junto a esta informacin, se encuentran activos los botones: Volver regresa a la pantalla anterior, Documento, el cual tras ser
seleccionado podr visualizar la Gua de Salida en su detalle en modo consulta. Ver Figura N 4
Figura N 4

Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

INFORMES

10-1

10. Informes
Objetivo
A travs de este proceso podr emitir reportes que le permitirn conocer el arqueo de una determinada caja y las ventas efectuadas
en el Punto de Venta, as como tambin emitir Listas de Precios de los productos.
Adems, podr consultar los anticipos en dinero entregados por un cliente para que se pueda realizar un trabajo a su favor.
Sr. Usuario
Los procesos Libro de Ventas, Listas de Precios e Informe de Anticipos, slo estn disponibles en versin ERP.
Operatoria
Al seleccionar este proceso se despliega un submen de bajada (Ver Figura N1), con la lista de los informes que pueden ser
emitidos, cuya aplicacin se explica detalladamente a travs de este captulo:
Figura N 1

La emisin de todos los informes presentados en este captulo, podr ser llevado a cabo a travs de la seleccin del botn
Imprimir, que se presenta en la 2 Barra de Herramientas y cuya aplicacin se describe en forma detallada en el Apndice B.
Barras de Herramientas.

10.1 Arqueo de Caja


Objetivo
Emitir un informe del Arqueo de una Caja, conforme a las distintas formas de pago y tipos de documentos que movi ([A]
Documentos Afectos, [E] Documentos exentos, [T] Documentos Electrnicos, [C] Documento Interno de Venta), ya sea por
ventas, retiros, etc.
Operatoria
Al ingresar a este proceso se despliega la pantalla de la Figura N1, en la cual deber ingresar los parmetros que condicionarn el
informe, para la o las cajas requeridas.
Figura N1

10-2

Puntos de Venta y Sucursales

Estos parmetros son:


Tipo de Cajas: A travs de esta opcin tendr que indicar si considerar en el informe slo las cajas Pendientes de Rendir o las
Pendientes de Rendir y Rendidas. Para seleccionar lo deseado, haga clic sobre el botn de listas desplegables
que aparece a la derecha de este campo y elija la correspondiente.
Cajero:

Ingrese el Cdigo del Cajero asociado a la caja para la cual solicitar el informe, ya sea digitndolo directamente
o bien, obtenindolo desde la lista que se presenta al elegir el botn de listas desplegables que aparece a la
derecha de este campo.

Definidos estos datos, podr optar por dejar el proceso a travs del botn Salir, as como continuar seleccionando la Caja y
emitiendo el informe a travs del botn Detalle.

Seleccionando la Caja y Emitiendo el Informe


Al optar por el botn Detalle, se presenta la lista de las cajas con la fecha y hora de apertura y cierre, junto al estado en que se
encuentran. Ver Figura N2.
Figura N2

En ella tendr que elegir la caja para la cual emitir el informe, haciendo clic sobre la deseada.
Una vez elegida, tendr que indicar el tipo de informe que requiere, el cual podr ser en Resumen o Detalle. Esta seleccin se
realiza haciendo clic sobre el botn de opciones que aparece a la izquierda de estos campos.
Al optar por Resumen, slo bastar con que seleccione la opcin y luego el botn de impresora que se encuentra en la 3 Barra
de Herramientas (ver Apndice B).
Al optar por Detalle tendr que sealar si considerar Todas las formas de pago o alguna en particular (efectivo, cheque, etc.).
Para ello haga clic sobre el botn de listas desplegables que aparece a la derecha de este campo y seleccione desde all la forma
de pago a considerar.
En este caso dems, podr indicar si el informe considerar saltos de pgina por tipo de documento, seleccionando la caja de
chequeo que aparece a la izquierda de esta opcin.
Finalmente seleccione el botn de impresin ubicado en la 3 Barra de Herramientas, el cual permite emitir un informe a travs del
monitor, la impresora o disco (ver Apndice B. Barras de Herramientas).
Para salir de esta opcin, habr que seleccionar el botn Volver.
En la pgina siguiente se presentan dos informes ejemplo de Arqueo de Caja:

INFORMES

10-3

INFORME EJEMPLO ARQUEO DE CAJA


(EN RESUMEN)
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Pgina
Fecha:

1
29/07/2004

INFORME ARQUEO DE CAJA


Resumen
Caja

002 [CAJ 02]

Fecha Apertura

03-02-2000

Hora Apertura :

04:35:38

Fecha Cierre

03-02-2000

Hora Cierre

08:30:40

Cajero

003

Monto Inicial

5.000 [Efectivo]

Documentos
Efectivo
Cheques
Tarjeta de Crdito
Nota de Crdito
Tarjeta Dbito

Saldos
A Crdito

Ventas

Aportes

Retiros

583.102,00

0.00

0.00

588102,00

0.00

588.102.00

0,00

0,00

2.448.174,00

0,00

2.448.174.00

509.476,00

0,00

0,00

509.476,00

0,00

509.476.00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

0,00

952.724,00

0,00

0,00

952.724,00

0,00

295.724,00

4.493.476,00

0,00

0,00

4.498.476,00

0,00

4.498.476,00

70.460,00
0,00

Promocin

500,00

Comentario

Diferencia

2.448.174.00

A Cta. Cte.

Total Ventas

Saldo Sistema Saldo Fsico

4.564.436,00

10-4

Puntos de Venta y Sucursales


INFORME EJEMPLO ARQUEO DE CAJA
(EN DETALLE)

EMPRESA DEMO SOFTLAND


7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-8

Pgina
Fecha:

1
29/07/2004

INFORME ARQUEO DE CAJA


Detalle
Caja

01 [CAJ 01]

Fecha Apertura

22-02-2000

Hora Apertura :

10:02:30

Fecha Cierre

22-02-2000

Hora Cierre

06:46:35

Cajero

SOFTLAND

Monto Inicial

100.000 [Efectivo]

TD

N Docto

Emisin

Vencimiento TD Ref

Folio

Banco

Ingresos

Egresos

1.564

Santander

585,846.00

0.00

585,846.00

0.00

10,091.00

0.00

10.091.00

0.00

Descripcin

Cheque
CH

9898

02/02/2000

02/02/2000

FA

Total Cheque

Pago Factura

Crdito
CR

02/02/2000

02/02/2000

FA

1.562

Total Crdito

Pago Factura

Efectivo
EF

02/02/2000

02/02/2000

NC

.00

192.954.00

Pago Nota de Crdito

EF

02/02/2000

02/02/2000

NC

.00

875.584.00

Pago Nota de Crdito

EF

02/02/2000

02/02/2000

BO

46

191,852.00

0.00

EF

02/02/2000

02/02/2000

BO

47

2,429,361.00

0.00

EF

02/02/2000

02/02/2000

BO

49

787,650.00

10.00

EF

02/02/2000

02/02/2000

FA

1.560

1,964,700.00

0.00

5.373.563,00

1.068.548,00

10.00

0.00

10.00

0.00

MASTERCARD

180.599.00

0.00

Sub Total MASTERCARD

180,599.00

0.00

180,599.00

0.00

SANTANDER

420,753.00

0.00

Sub Total MASTERCARD

420,753.00

0.00

420,753.00

0.00

6,570,862.00

1,068,548.00

Total Efectivo

Pago Boleta
Pago Boleta
Pago y Cambio Boleta
Pago Factura

Promocin
PR

02/02/2000

02/02/2000

BO

49

Total Promocin

Pago Boleta

Tarjeta
TC

11158793

02/02/2000

02/02/2000

FA

1.561

Total Tarjeta

Pago Factura

Tarjeta Dbito
TD

8787

02/02/2000

02/02/2000

FA

1.563

Total Tarjeta

Sumas Totales:

Pago Factura

INFORMES

10-5

10.2 Libro de Ventas


Objetivo
Este proceso emite el Libro de Ventas de la Sucursal, el cual detallar para un rango de fechas, todos los documentos de las ventas
efectuadas en una determinada bodega o un consolidado de ellas.
El Libro podr contemplar todos los documentos o slo los que se requiera (Facturas, Boletas y/o Notas de Crdito), para los cuales
se podr solicitar informacin en detalle o en resumen. Adems podr emitir un Archivo Libro de Ventas Fiscalizacin.
Importante:
El sistema no considerar en la emisin del Libro de ventas aquellos productos que no se imprimen en la boleta con
subtipo C Documentos Internos de Venta.
Operatoria
Al ingresar se despliega una pantalla donde podr seleccionar el Informe de Libro de Ventas, o bien, el Archivo Libro de Ventas
Fiscalizacin. (Ver Figura N1).
Figura N1

Si selecciona Informe de Libro de Ventas, el sistema presentar la pantalla de Libro de Ventas, donde se ingresan los parmetros
que condicionan el informe. (Ver Figura N2).
Figura N2

10-6

Puntos de Venta y Sucursales

Dentro de esta pantalla deber ingresar la siguiente informacin:


Tipo de Informe:

Indique a travs de la seleccin del botn de opciones, si el informe se emitir en forma "Consolidada", es
decir considerando todas las Bodegas de la empresa, o bien a una "Bodega" en particular. Si su seleccin es
por bodega, su ingreso se efecta ya sea digitando el cdigo directamente, o bien obtenindolo desde la
ventana que se despliega al elegir el botn de bsqueda que aparece a la derecha de este campo.

Rango de Fechas: Ingrese el rango de fechas Desde/Hasta a considerar para la emisin del informe.
Posteriormente deber seleccionar si utilizar papel pre-Foliado, al ser considerado se activar la caja de chequeo, donde podr
incluir al representante legal de la empresa.
A continuacin elija los documentos a considerar en la emisin del informe, los cuales pueden ser: Facturas, Boletas, Notas de
Crdito y Notas de Dbito. Por defecto se encuentran todos seleccionados y podr activarlos o desactivarlos, a travs de la
seleccin la caja de chequeo que les precede.
Por cada documento deber indicar si la informacin a emitir ser en forma Detallada, la cual implica un detalle de los
documentos incluyendo entre otros, el nombre y el Rut del cliente a quien se le emiti, en este caso adems se podr optar por
considerar los Totales Diarios.
Por el contrario si su opcin es Resumida, el sistema emitir un informe indicando: el N de documento, fecha y sus valores tanto
neto como total; adems al seleccionar esta opcin, podr indicar que por cada tipo de documento elegido el sistema entregue los
totales diarios.
Adems en la parte inferior izquierda de la pantalla podr indicar, seleccionando los botones de opciones, si utilizar para la
emisin del informe, una impresora de matriz de punto papel ancho o impresin horizontal y el tamao del papel podr ser carta u
oficio.
Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (Ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, la impresora o por pantalla.
A modo de ejemplo, a continuacin se presenta un informe del Libro de Ventas considerando el tipo de documento (Factura) con
informacin Detallada y otro con informacin Resumida.
Sr. Usuario:
La Columna Cod. SII, muestra el cdigo definido por el Servicio de Impuestos Internos (SII), de acuerdo a la
resolucin N 172 del 2006 para los documentos no electrnicos.
Para dar por finalizado el proceso, se selecciona el botn Salir que se encuentra activo en la 2 Barra de Herramientas (Ver
Apndice B).

INFORMES

10-7

INFORME LIBRO DE VENTAS


(en Detalle)
EMPRESA DEMO SOFTLAND

Pgina :

7 DE LINEA 1247

Fecha :

20/11/2006

DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Libro de Ventas
Desde: 01/02/2000 Hasta: 29/02/2000
Cod. SII

N Dcto.

Fecha

Estado

Nombre Cliente

RUT

*******************************************************Impuestos************************************************************
IMPUESTO 1

Neto Exento $

Neto Afecto $

I.V.A. $

Valor Total $

FACTURA (Detallada)
30

2709-02-2000

Vigente

CARMEN PEREZ

12.233.966-1

887.150

159.687

1.046.837

30

2809-02-2000

Vigente

BOUTIQUE KARINAE

34.645.754-6

405.091

72.917

478.008

30

2910-02-2000

Vigente

BOUTIQUE REYNALD

34.654.577-3

286.870

51.637

338.507

30

3014-02-2000

Vigente

ABUSLEMME Y CIA

45.464.577-4

146.178

26.312

172.490

30

3114-02-2000

Vigente

FAB. DE CONFECCION

45.547.645-3

718.105,

129.259

847.364

30

3214-02-2000

Vigente

BERTTONI S.A.

89.277.000-K

56.240

10.123

66.363

2.499.634

449.935

2.949.569

Neto Afecto $

I.V.A. $

Valor Total $

Total Facturas Afectas [6]

Libro de Ventas

Cod. SII

N Dcto.

Fecha

Estado

Nombre Cliente

RUT

*******************************************************Impuestos************************************************************
IMPUESTO 1

Neto Exento $

Factura de Ventas y Servicios no Afecto

(Detallada)

32

109-02-2000

Vigente

CARMEN PEREZ

12.233.966-1

831,450

831.450

32

209-02-2000

Vigente

BOUTIQUE KARINAE

34.645.754-6

675,559

675.559

Total Facturas Exentas [2]

1.507.009

1.507.009

Total Ventas

1.507.009

2.499.634

449.935

4.456,578

10-8

Puntos de Venta y Sucursales

INFORME LIBRO DE VENTAS


(en Resumen)
EMPRESA DEMO SOFTLAND

Pgina :

7 DE LINEA 1247

Fecha :

20/11/2006

DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Libro de Ventas
Desde: 01/02/2000 Hasta: 29/02/2000
Cod. SII

N Dcto.

Fecha

Estado

Nombre Cliente

RUT

*******************************************************Impuestos************************************************************
IMPUESTO 1

Neto Exento $

Facturas Afectas

Neto Afecto $

I.V.A. $

Valor Total $

(Resumida c/totales diarios)

[27 al 28]

09-02-2000

1.292.241

232.604

[29 al 29]

10-02-2000

286.870

51.637

338.507

[30 al 32]

14-02-2000

920.523

165.694

1.086.217

2.499.634

449.935

2.949.569

Total Facturas Afectas [6]

1.524.845

Libro de Ventas
Desde: 01/02/2000 Hasta: 29/02/2000
Cod. SII

N Dcto.

Fecha

Estado

Nombre Cliente

RUT

*******************************************************Impuestos************************************************************
IMPUESTO 1

Neto Exento $

Factura de ventas y Servicios no Afecto

Neto Afecto $

I.V.A. $

Valor Total $

(Resumida c/totales diarios)

[1 al 1]

04/02/2000

831,450

831,450

[2 al 2]

17/02/2000

675,559

675,559

Total Facturas Exentas [2]

1,507,009

1,507,009

Total Ventas

1,507,009

2.499.634

449.935

Archivo Libro de Ventas Fiscalizacin


Al optar por esta opcin y seleccionar el botn OK, el sistema desplegar la siguiente pantalla (ver Figura N 3).
Figura N3

4.456,578

INFORMES

10-9

Esta ventana tendr disponible:


Botn Volver :

Vuelve a la pantalla anterior

Botn Siguiente :

Avanza a la pantalla siguiente

Botn Salir :

Termina el Proceso

La pantalla de Archivo Libro de Ventas Fiscalizacin, muestra el cdigo de SII, la descripcin Impuesto SII, el Cdigo Impuesto
IW. En esta matriz usted debe indicar qu Impuesto definido en el Sistema de Inventario y Facturacin (IW), corresponde a cada
Impuesto definido por el SII. Usted debe seleccionar despus de elegir el botn de bsqueda que aparece al lado derecho de cada
descripcin de impuesto SII, luego de seleccionarlo se llenar la celda del campo descripcin del Impuesto IW para cada Cdigo
SII. Ver Figura N 4.
Figura N 4

De esta forma cuando usted desee emitir nuevamente el Libro de Ventas para Fiscalizacin, estos datos aparecern asociados.
Luego de seleccionar el Botn Generar informe, el sistema presentar un cuadro de dilogo que dice por ejemplo:
Proceso finalizado. Se gener el archivo V2002.TXT, el cual fue almacenado en el directorio C:\SOFTLAND\DATOS\DEMO
Botn Volver :

Vuelve a la pantalla anterior

Botn Salir :

Termina el Proceso

10-10

Puntos de Venta y Sucursales

10.3 Lista de Precios


Objetivo
Este proceso permite imprimir las diferentes listas de precios de los productos, ya sea por Precio Neto Factura o Boleta
(c/impuestos).
Las Listas podrn ser solicitadas considerando Grupos, Subgrupos o Productos, ya sea para todos o un rango de ellos.
Operatoria
Al ingresar se despliega una pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan el informe. (ver Figura N1).
Figura N1

Lista de Precios:

Indicar si se emitir el informe para la Lista de Precios Base, que corresponde al precio indicado en la Ficha
del Producto., o bien Otras Listas de Precios, las que se definen en el proceso Tablas Listas de Precios en
Inventario y Facturacin (ver Apndice D). En este ltimo caso habr que indicar el cdigo de la lista a
considerar, el cual se ingresa directamente, o bien se obtiene al seleccionar el botn de bsqueda que se
encuentra a la derecha de este campo.

Unidad de Medida: Seleccione mediante el botn de opciones la unidad de medida a considerar en la emisin del informe,
pudiendo ser: Unidad de Medida Base, 1 Unidad de Medida de Venta o 2 Unidad de Medida de Venta (para
los productos que manejan doble unidad de medida el precio a imprimir es en la Unidad Base o en alguna de
las 2 unidades de medida de venta).
Tipo Precio:

Esta opcin se activa slo cuando se considera la Lista de Precios Base y permite indicar si el precio que
aparecer en el informe corresponde a "Factura", ya sea el valor neto o valor con IVA o a "Boleta", el cual
incluye todos los impuestos.

Grupos:

Esta opcin se activa slo al emitir Lista de Precios Base y permite a travs de la seleccin del botn de
opciones, indicar si el informe a emitir contemplar "Todos" los grupos en los cuales se clasifican los
productos, o bien "Un Rango" de ellos, para lo cual deber ingresar el rango "Desde/Hasta" a considerar, ya
sea digitndolos directamente o bien seleccionndolos a partir del botn de bsqueda que aparece al lado
derecho de cada campo.

Si la emisin del informe contempla un rango de grupos, el sistema habilitar la opcin Subgrupos. Por el contrario si
anteriormente se seleccion todos los grupos, el sistema mantendr desactivada esta opcin.
Subgrupos:

Al igual que en el caso anterior, tendr que indicar si el informe a emitir contemplar "Todos" los subgrupos
ingresados en el sistema, los cuales son usados para clasificar los grupos, o bien "Un Rango" de ellos.
La Creacin de Grupos y Subgrupos se efecta en el sistema Inventario y Facturacin en el proceso Bases
y se actualiza en este sistema, cada vez que se captura informacin desde la central (Captulo 7.2 Importar
Datos).

INFORMES

10-11

Productos:

Indique los productos a considerar para la emisin del informe: "Todos" o "Un Rango" de ellos. Si se elige
un rango, el ingreso de los productos se efecta, ya sea digitndolos directamente, o bien obtenindolos desde
la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda, que aparece a la derecha de los campos "Desde" y
"Hasta".

Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn Imprimir que se encuentra activo en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B), a travs del cual podr ser emitido el informe, ya sea al disco, la impresora o el monitor.
Para dar por finalizado el proceso se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presenta un ejemplo de Lista de Precios:
INFORME EJEMPLO LISTA DE PRECIOS
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Pgina
Fecha:

Lista de Precios
(Lista Base)
Producto
Cdigo
Grupo
SubGrupo:

SubGrupo:

Grupo
SubGrupo:

SubGrupo:

Grupo
SubGrupo:

Unidad
Medida

Precio
S/IVA

Mda

CA CAMISAS
CAH CAMISAS HOMBRE
CAH01
CAMISAS HOMBRE M/CORTA
CAH02
CAMISAS HOMBRE M/LARGA
CAM CAMISAS MUJER

C.U.
C.U.

8.560,00
12.530,00

$
$

CAM01
CAM02

C.U.
C.U.

14.340,00
17.270,00

$
$

CHH01
CHALECOS HOMBRE S/MANGAS C.U.
CHH02
CHALECOS HOMBRE L. MERINO C.U.
CHM CHALECOS MUJER

13.490,00
25.950,00

$
$

CHM01
CHM02

27.880,00
30.250,00

$
$

150,00
230,00
480,00
570,00
240,00
890,00
168,00

$
$
$
$
$
$
$

2.050,00
380,00
680,00

$
$
$

CAMISAS MUJER M/CORTA


CAMISAS MUJER M/LARGA

CH CHALECOS
CHH CHALECOS HOMBRE

CHALECOS MUJER S/MANGAS


CHALECOS MUJER L. MERINO

C.U.
C.U.

MP MATERIAS PRIMAS
MPB BOTONES
MPBC0
MPBC1
MPBC2
MPBC3
MPBG0
MPBM0
MPBP0

SubGrupo:

Descripcin

BOTON CAMISA BLANCO


BOTON CAMISA BURDEO
BOTON CAMISA AZUL
BOTON CAMISA GRIS
BROCHE-GANCHO PANTALN
BROCHE-METALICO PARKA
BOTON CHALECO

DOC
DOC.
DOC.
DOC.
C.U.
C.U.
C.U.

MPC CIERRES VARIOS


MPCK0
MPCP1
MPCP2

CIERRE PARKA STANDARS


C.U.
CIERRE PANTALN DE VESTIR C.U.
CIERRE PANTALN DEPORTIVO C.U.

1
25/08/2000

10-12

Puntos de Venta y Sucursales

10.4 Informe de Anticipos


Objetivo
Este proceso permite consultar los anticipos en dinero entregados por un cliente para que se pueda realizar un trabajo a su favor, y
posteriormente aplicar el anticipo como pago cuando se entregue el trabajo por completo.
Operatoria
Al ingresar se despliega una pantalla donde se ingresan los parmetros que condicionan el informe. (ver Figura N1).
Figura N1

Seleccione Tipo de Informe:


Indique mediante el botn de opciones si el tipo de informe es por Cliente o por Fechas.
Cdigo de Cliente:
Indique los cliente a considerar para la emisin del informe: "Todos" o "Uno" de ellos, ya que cada cliente puede tener varios
anticipos asociados a distintas ordenes de trabajo. Si se elige uno en particular, el ingreso se efecta, ya sea digitndolo
directamente, o bien obtenindolo desde la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.
Cdigo de Caja:
Indique las cajas a considerar para la emisin del informe: "Todas" o "Una" en particular, las cuales fueron definidas en el
proceso Definicin de Cajas, men Cajas. Si se elige Una, el ingreso se efecta, ya sea digitndola directamente, o bien
obtenindola desde la lista que se despliega al elegir el botn de bsqueda ubicado a la derecha del campo.
Rango de Fechas:
Ingrese el rango de fechas dentro del cual se emitir el informe de anticipos recibidos, estas fechas podrn ser digitadas
directamente, o bien seleccionadas desde el botn

Adems, se pueden incluir los anticipos entregados por el cliente, cuyas ordenes de trabajo asociadas se encuentran entregadas y
canceladas completamente. En ste caso, no existen saldos pendientes. Para incluir estos anticipos, seleccione la caja de chequeo
que precede al campo Incluye anticipos con saldo cero.
Finalizado el ingreso de todos los antecedentes solicitados, seleccione el botn OK, tras lo cual se activar en la 2 Barra de
Herramientas (ver Apndice B) el botn Imprimir, dando la posibilidad de emitir el informe, ya sea al disco, la impresora o el
monitor.
Para dar por finalizado el proceso se selecciona el botn Salir.
A continuacin se presentan un ejemplo de este informe:

INFORMES

10-13

INFORME DETALLE DE ANTICIPPOS RECIBIDOS


Datos DEMO
DEMOSTRACIN
7DE LINEA 1247
PROVIDENCIA
10.100.100-8
SANTIAGO

Cliente
Caja

INFORME DETALLE DE ANTICIPOS RECIBIDOS (Por Cliente)

Fecha:
Pagina:

1
10/07/2009

: TODOS
: TODAS

Fecha

N Trabajo

ANTICIPO RECIBIDO
Tipo Doc.
N Documento

ANTICIPO APLICADO
Tipo Doc.

N Documento

Monto
$

Saldo
$

84260700-0 COMERCIALIZADORA LAYSE S.A.


20/02/2006

65856

FACTURA AFECTA

566223

FACTURA AFECTA

566224

15.000

15.000

FACTURA ELECTRONICA
FACTURA AFECTA

5350
566224

1.190
1.190
1.190

1.190
0
0

10.520.639 CLIENTE PRUEBA


18/05/2008
18/05/2008
05/06/2009

777
888
111

FACTURA ELECTRONICA
FACTURA ELECTRONICA
FACTURA AFECTA

5351
5349
15

OPCIONES SOFTLAND ERP

11-1

11. Opciones Softland ERP


Objetivo
Presenta una pantalla informativa con las opciones adicionales que usted podr encontrar en la versin del sistema Puntos de
Venta Softland ERP.

Para regresar al men principal del sistema, seleccione el botn Salir.

APENDICE A

A-1

Apndice A. Operacin Bsica


Este Apndice est destinado a describir la forma en que se manipulan los distintos smbolos (o botones) que aparecen en las
pantallas de los sistemas Softland, el cmo operar frente a los mens de opciones que en ellos se presentan y la descripcin de
los parmetros que aparecen en la Lnea de Estado de un sistema.
El modo de operar con los smbolos y mens en cualquiera de los sistemas Softland es similar, pero los resultados obtenidos
obviamente sern acordes al sistema que est en uso, por esta razn hemos utilizado variados ejemplos de los distintos sistemas
que conforman esta lnea.

A.1 Botones
Los botones son smbolos que aparecen en la pantalla y que al ser seleccionados permiten llevar a cabo distintas operaciones.
Por ejemplo: bsquedas de registros, desplazamiento de pantallas, despliegue de listas de datos, seleccin de parmetros, etc.
Dentro de ellos tenemos:

Caja de chequeo

Permite activar o desactivar opciones que funcionan en forma independiente o conjunta.


Cuando la Caja de Chequeo est desactivada, se presenta en blanco, mientras que cuando est activa
aparece con un "a" o con una "X", tal como se muestra en estas figuras.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace
click sobre el botn izquierdo del mismo.
Un ejemplo de este botn puede ser apreciado en Clientes y Cobranzas, bajo el proceso "Ficha
Cliente", donde la seleccin de esta caja permitir clasificar a un auxiliar como: Cliente, Empleado,
Proveedor, Socio, etc., tal como se muestra en la siguiente figura:

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso de "Ficha de Productos" de Inventario y


Facturacin, donde un tem podr ser clasificado con distintos atributos, tal como se muestra en la
siguiente figura:

A-2

Botn de Opciones
Permite activar o desactivar opciones excluyentes, es decir que de una serie de alternativas se debe
elegir slo una de ellas.
Esta opcin se encuentra desactivada cuando aparece el circulo vaco, mientras que se activa cuando
tiene un circulo negro dentro, tal como se muestra en esta figura.
Para cambiar su estado (activar o desactivar) se ubica el indicador del mouse sobre ella y se hace clic
sobre el botn izquierdo del mismo.
Por ejemplo, en el proceso de "Consulta de Notas de Venta", que se presenta en Cotizaciones y
Notas de Venta, para condicionar la consulta respecto a la Moneda en que se mostrarn los datos y la
Equivalencia que ser aplicada, tendr que elegir la opcin deseada a travs de este botn. Tal como
muestra la siguiente figura:

Otro ejemplo lo podemos apreciar en el "Balance Tributario", que se obtiene en Contabilidad y


Presupuestos, donde este botn se utiliza para indicar varios parmetros, como son: tipo de Plan de
Cuentas, cantidad de reas de Negocios y de Cuentas a considerar, pudiendo ser todas (Global) o un
Rango de ellas.

APENDICE A

A-3

Flechas Incremento/Decremento

Permiten incrementar o disminuir cantidades, as como tambin modificar fechas. Para aumentar, se
hace click con el mouse sobre la flecha que indica hacia arriba; para disminuir, la flecha hacia abajo.
Por ejemplo, en el proceso "Consulta de Flujo de Vencimiento" de Proveedores y Tesorera, podr
indicar el nmero de perodos a considerar, haciendo uso de este botn.

Otro ejemplo puede ser apreciado en el proceso "Informe de Ventas por Vendedor / Cliente", de
Clientes y Cobranzas, donde tambin se utilizan estas flechas para indicar el Nmero de perodos a
considerar en el informe.

Botn de Listas Desplegables

A travs de este botn se despliegan listas o tablas de datos relacionadas con el proceso en ejecucin,
para que desde all el usuario pueda seleccionar datos especficos.
Normalmente este botn aparece al lado derecho de una opcin o campo.
Por ejemplo, en el proceso "Notas de Venta" de Cotizaciones y Notas de Venta, para ingresar el
estado de una de ellas, podr hacer uso de este botn, ya que al hacer clic sobre l, se desplegar la
lista de todos los estados, pudiendo seleccionar el deseado a travs del mouse.

A-4
Otro ejemplo lo podemos apreciar en el proceso "Ingreso de Valores por Ficha", de Recursos
Humanos, donde el mes a procesar podr ser obtenido desde la lista que se despliega al pulsar este
botn.

Barras de desplazamiento

Permiten, a travs de las flechas que aparecen en sus extremos, desplazar ventanas o pantallas que no
se visualizan en forma completa, ya sea vertical u horizontalmente.
Un ejemplo de esto, se aprecia en la consulta de "Estadsticas de Ventas por Cliente" de Inventario
y Facturacin, donde los antecedentes por Cliente podrn ser desplegados a travs de la barra de
desplazamiento vertical que aparece a la derecha de esta ventana, tal como muestra la siguiente
figura:

Otro ejemplo, puede ser observado en el listado de Comprobantes, que puede ser visualizado a travs
del proceso "Ingreso de Comprobantes" de Contabilidad y Presupuestos.

APENDICE A

A-5

Botn de Registro Seleccionado


Este botn se presenta a la izquierda de un registro que se encuentra seleccionado, dentro de una lista
de datos.
Para seleccionar un registro, se hace click sobre l y este botn se desplaza automticamente al
registro elegido.
En caso de requerir un rango de registros, ya sean continuos o alternados, este botn aparecer slo en
el primero de ellos.
Es importante tener en cuenta que la seleccin de varios registros continuos se efecta manteniendo
), mientras se hace clic sobre el primer y ltimo registro del rango a
pulsada la tecla Shift (
considerar. Para el caso de la seleccin de registros alternados, se mantiene presionada la tecla Ctrl
), mientras se hace click sobre cada uno de los registros a considerar.
(
Por ejemplo, en el proceso "Ficha", del sistema Proveedores y Tesorera, podr seleccionar cualquier
Auxiliar y este botn aparecer automticamente a su izquierda, tal como se muestra en la siguiente
figura:

Otro ejemplo se da en proceso de "Consulta de valores por Variable", de Recursos Humanos,


donde podrn ser seleccionadas una o ms variables, ya sean continuas o alternadas:

A-6

Botones de Bsqueda
Permite buscar un registro dentro de una lista de antecedentes desplegados en pantalla. Para ello se
ingresa el Cdigo o Descripcin del registro a buscar y luego se pulsa este botn.
Una vez encontrado el registro correspondiente, aparecer el botn de Registro Seleccionado a su
izquierda.

Para abandonar la bsqueda, se utiliza el botn Salir.

Estos botones dan acceso a una ventana de bsqueda. Al seleccionarlo cuando se encuentra activo, en
cualquier proceso de un sistema Softland, se presenta una ventana con los registros respectivos al
proceso en cuestin, ordenados por Cdigo de menor a mayor, tal como puede observar en la
siguiente figura:

Adems, seleccionando el botn de opciones podr considerar si desea que la bsqueda comience con
el cdigo o descripcin ingresado, o bien que contenga parte de ellos en la bsqueda, junto a esto se
encuentran activos los siguientes botones:

Muestra los siguientes cdigos una bsqueda dentro de la lista, sin salir de ella. Se activa solamente
al ingresar un Cdigo o Descripcin en los campos que aparecen bajo "Bsqueda por".
Opera de la misma forma que el botn BUSCAR, descrito anteriormente.

APENDICE A

A-7

Una vez elegido un registro a travs del botn de Registro Seleccionado, se elige este botn para dar
por seleccionada la informacin y regresar a la pantalla anterior.

Permite buscar registros, ordenando el archivo en base a otros criterios. El procedimiento implica
sealar si se desea realizar ordenamiento por Cdigo o por Descripcin y luego, indicar si el
ordenamiento anterior debe ser en forma Ascendente o Descendente.
Finalmente seleccionar el botn Aplicar, con lo cual se efectuar el ordenamiento deseado, pudiendo
realizar la Seleccin del Registro requerido.

Botones no implementados por el momento.

Regresa a la pantalla anterior.

Botn Zoom
Permite aumentar o disminuir el tamao de la pantalla de la opcin y las pantallas que se despliegan
desde sta.

Botn Salir
Permite salir del proceso y volver a pantalla anterior, as como salir del sistema, si se elige desde la 2
Barra de Herramientas.

A-8

A.2 Mens
Los mens son opciones que el usuario puede acceder para llevar a cabo distintos procesos en un sistema Softland.
La seleccin de una opcin podr ser realizada directamente con el mouse, o bien a travs de la tecla Alt. En este ltimo caso se
pulsa la tecla Alt y la letra que aparece subrayada en la opcin a seleccionar.
Los mens de presentan de dos formas en pantalla: Lnea de Men y Men de Barra.

Lnea de Men
Una Lnea de Men es aquella que se presenta bajo el Ttulo del sistema, en forma horizontal. Esta Lnea de Men est siempre
presente en los distintos procesos que estn en ejecucin, lo que permite al usuario tener acceso a ellos en cualquier momento.
A continuacin se presentan algunos de los mens de los sistemas Softland:
Contabilidad y Presupuestos

Clientes y Cobranzas

Proveedores y Tesorera

Inventario y Facturacin

Recursos Humanos

Cotizaciones y Notas de Venta

Puntos de Venta Sucursales

Ordenes de Compras

APENDICE A

A-9

Men de Barra
Un men de barra es aquel que se despliega en forma vertical (hacia abajo), ya sea a partir de una opcin de la Lnea de Men o
como una subopcin de una opcin del men de barras, tal como se muestra en esta figura.

A.3 Barra de Estado


Esta Barra de Estado se presenta en la parte inferior de todos los sistemas Softland y permite mantenerse informado acerca de la
empresa sobre la cual est trabajando, el directorio en el cual se encuentra y el nombre del usuario que est activo.

A.4 Manejo de Matrices


Las matrices son una especie de planillas que nos presentan la informacin organizada en filas y columnas.
En muchas de ellas, Ud. podr realizar diferentes funciones, tal como se muestra en la siguiente Figura.

A-10

Caractersticas que presentan las matrices:

Seleccin de una fila o una columna completa


Ordenamiento alfabtico o numrico, ascendente o descendente.
A una fila seleccionada, pulsado el botn derecho y dependiendo del proceso y sistema en que se encuentre podr:
agregar, modificar, eliminar, consultar, exportar, imprimir o ver la informacin desplegada.

APENDICE A

A-11

A.5 Teclas de Acceso Rpido


CONTROLES GENRICOS
CONTROL
Texto doble

Control de Teclado
En cualquier parte donde aparezca el control de la figura y desee
buscar un registro coloque parte de la descripcin (o buscar en
blanco) y luego presione F3 o Control + B.
-Para avanzar campo a campo TAB
-Para retroceder campo a campo MAYUS+TAB
-Para avanzar al Siguiente, avanzar al botn siguiente y presionar
BARRA ESPACIADORA
-Para aceptar el registro seleccionar debe presionar ALT+S
-Si desea otras opciones de bsqueda presionar ALT+O
-Para abandonar la bsqueda presionar ALT+V

ComboBox, en cualquier parte donde aparezca un objeto como este,


al estar posicionado sobre l se despliegan sus datos presionando las
teclas ALT+Flecha Abajo, una vez desplegados se puede
seleccionar con las teclas Flecha Arriba o Flecha Abajo, cuando ya
se est posicionado sobre el registro que se requiere se presiona
ENTER.

Teclas de desplazamiento y acceso a Men


ALT o F10:
ALT+letra subrayada en el men:
ALT+Barra espaciadora:
ALT+F4:

Seleccionar el men de la ventana Activa


Para moverse dentro del men se hace con las flechas (derecha,
izquierda, arriba y abajo)
Selecciona la opcin de Men subrayada con dicha letra
Mostrar el men de Sistema de la ventana activa
Cerrar la ventana activa

A-12

PROCESOS
MANTENCIN DE BOLETAS PUNTO DE VENTAS
Control de Teclado
Accin
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene un letra subrayada Ejemplo:
se debe presionar la tecla ALT+Letra subrayada.
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P

F7:
F2:
F4:
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:

Para acceder al botn Descuentos se debe presionar


Alt+D
Agrega un nuevo documento
Modifica un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento seleccionado en modo consulta
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Boletas
Para grabar e ingresar los pagos del documento
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB
o ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
Para desplegar los Tipos de Tarjeta presionar Alt+Flecha abajo, una vez
que se despliegan seleccionar con flecha arriba o flecha abajo.
Para seleccionar Tipo de Tarjeta de Crdito

APENDICE A

A-13

MANTENCIN DE FACTURAS - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Pagos se debe presionar Alt+P
Para acceder al botn Descuentos se debe presionar Alt+D
Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Salir se debe presionar Alt + S
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + M
Para acceder a esta opcin se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Imprimir se debe presionar Alt + I
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y

F7:
F2:
F4
F11 o ALT+I:
F12:
F9:
ESC:
Barra espaciadora, habilita el check
Buscadores :
F3, F8, Control B
( Para todas estas alternativas )

Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N


Agrega un nuevo documento
Modifica un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento seleccionado en modo consulta
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Facturas
- Para grabar e ingresar los pagos del documento
- Salir de las opciones anexas

A-14
Alt + Flecha Abajo
( Para todas estas alternativas )

Estado Factura

Cdigo Producto
Consulta Stock

Consulta Stock

Cuando el producto maneje: Pieza, color, partida, vencimiento.

Aplicar descuento

Para seleccionar tipo de tarjeta

APENDICE A

A-15

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Buscador:
Control + B
( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una


letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Contabilizacin directa se debe
presionar Alt + C
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check


Esc:

Para salir de las opciones anexas

A-16

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:
( para todas estas opciones )

Accin

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn


Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2: para modificar detalle

Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-17

EMISIN VALES DE VENTA - PUNTO DE VENTAS


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Buscador
Control + B

Alt + fecha hacia abajo:


( para todas estas opciones )

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Consulta Productos

Consulta Stock

Aplicar descuento
F2 para modificar detalle
Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla ALT
+ Letra subrayada.
F7:
F2:
F4:
F11:
F12:
F9:

Para acceder al botn Descuento se debe presionar Alt + D


Para acceder al botn OK se debe presionar Alt + O
Agregar un nuevo documento
Modificar un documento seleccionado en modo consulta
Elimina un documento
Imprime el documento seleccionado
Graba el documento seleccionado
Salir de la mantencin de Vales de ventas

A-18

MANTENCIN DE GUIA DE ENTRADA - INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para acceder a un botn que tiene una


letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Contabilizacin directa se
debe presionar Alt + C
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N

Barra espaciadora, habilita el check


Esc:

Para salir de las opciones anexas

APENDICE A

A-19

MANTENCIN DE GUIA DE SALIDA - INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Alt + fecha hacia abajo:
( para todas estas opciones )

Accin

Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn


Para acceder a un botn que
tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Para acceder al botn Seleccionar se debe presionar Alt + S


Para acceder al botn Opciones se debe presionar Alt + O
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S o Alt + Y
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder a Contabilizacin directa se debe presionar Alt +
C

Barra espaciadora,
habilita el check
Esc:
F2 para modificar detalle

Para salir de las opciones anexas

A-20

MANTENCIN DE FACTURAS INVENTARIO Y FACTURACION


Control de Teclado
Para avanzar entre campo y campo.
TAB o ENTER:
Para retroceder entre campo y campo.
SHIFT+TAB:
Buscador
Control + B
( para todas estas opciones )

Accin

Para esta opcin, slo al estar sobre el botn

Para acceder a un botn que


tiene una letra subrayada se
debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada

Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt + D


Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt + T
Para acceder al botn Saldo Cliente se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn Volver se debe presionar Alt + V
Para acceder al botn Si se debe presionar Alt + S
Para acceder al botn No se debe presionar Alt + N
Para acceder al botn Cancelar se debe presionar Alt + C

Barra espaciadora,
habilita el check
Alt + fecha hacia abajo
( para todas estas opciones )

Aplicar descuento
F2 para modificar detalle

APENDICE A

A-21

MANTENCIN DE COMPROBANTES CONTABLES


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT + TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Por ejemplo:
- Para grabar el comprobante contable ALT + G:
- Para grabar el comprobante contable e imprimir ALT + I:
- Para buscar documentos pendientes de pago
ALT +B:

F9 (Botn de la Toolbar)
Salir de Comprobante Contable:
F7 (Botn de la Toolbar)
Agregar un Comprobante Contable:
F11 (Botn de la Toolbar)
F2 (Botn de la Toolbar)
F4 (Botn de la Toolbar)
Para ingresar con el teclado ALT +
Fecha Hacia Bajo

Imprimir un Comprobante Contable:


Modificar un Comprobante Contable:
Eliminar un Comprobante Contable:
Ejemplos:
- rea de Negocio:
- Mes de Trabajo:
- Periodo Contable:
- Tipo de Comprobante:
- Descripcin Comprobante:
- Cuenta Contable:

- Flujo de Efectivo (Solo Cta. Con este atributo):

- Descripcin Movimientos Cuenta Contable:

F3

- Ingreso a Bsqueda de Comprobantes

ALT + Letra en detalle del


Comprobante:

- Aceptar:
- Cancelar:

A-22

MANTENCIN DE NOTAS DE VENTA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o
ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
F2:

Para modificar el detalle del Producto

COTIZACIONES DE NOTAS DE VENTA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una
letra subrayada se debe presionar la tecla
ALT+Letra subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto


Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo y una vez ingresado los valores de descuento presionar tecla TAB o
ENTER y posteriormente ESC.
Aplicar un descuento lineal
F2:

Para modificar el detalle del Producto

APENDICE A

A-23

MANTENCIN DE ORDENES DE COMPRA


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:
Para acceder a un botn que tiene una letra
subrayada se debe presionar la tecla ALT+Letra
subrayada.

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Ejemplo:
Para acceder al botn Totales se debe presionar
Alt+T
Para acceder al botn Despacho se debe
presionar Alt+D
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo

Seleccionar Cdigo de Producto

Aplicar un descuento lineal

Para asignar un descuento lineal presionar simultneamente


Alt+Flecha Abajo y una vez ingresado los valores de
descuento presionar tecla TAB o ENTER y posteriormente
ESC.
Para asignar un centro de costo lineal presionar
simultneamente Alt+Flecha Abajo.

Seleccionar centro de costo lineal


F2:

Para modificar el detalle del Producto

SOLICITUD DE ORDENES DE REQUISICIN


Control de Teclado
TAB o ENTER:
SHIFT+TAB:

Seleccionar Cdigo de Producto


F7:
F2:
F12:
F4:
F9:

Accin
Para avanzar entre campo y campo.
Para retroceder entre campo y campo.
Para buscar cdigo presionar simultneamente Alt+Flecha
Abajo

Agregar una Solicitud requisicin


Modificar Solicitud requisicin
Graba Solicitud requisicin
Eliminar Solicitud requisicin
Salir de la opcin

APENDICE B

B-1

Apndice B. Barras de Herramientas


Este Apndice est destinado a describir lo que son las Barras de Herramientas y su aplicacin.
Para comenzar, diremos que las Barras de Herramientas aparecen en todos los sistemas de la lnea Softland y corresponden a un
grupo de botones que se clasifican segn las operaciones que llevan a cabo. La mayora de estas herramientas representan procesos
del sistema que se pueden acceder a travs de opciones de men, pero que mediante estas herramientas se efectan de una manera
ms directa.
Existen tres Barras de Herramientas que son comunes a todos los sistemas de la lnea Softland y, una cuarta que es propia de cada
uno de ellos.
Las herramientas que son comunes, pueden ser utilizadas por ejemplo, para consultar informacin acerca del sistema que est
siendo utilizado, realizar operaciones con los registros de datos y para crear o abrir una empresa; mientras que las que son propias
de cada sistema le servirn por ejemplo, para: Consultar el stock de un determinado producto en Inventario y Facturacin,
Consultar una Nota de Venta en Cotizaciones y Notas de Venta, Emitir un Balance Tributario en Contabilidad y Presupuestos,
Emitir Boletas en Puntos de Venta Sucursales, etc.
Los botones de cualquier Barra de Herramientas de un software Softland estarn activos cuando sean desplegados a todo color;
mientras que estarn desactivados cuando se presenten en color gris.
Dado lo prctico que resulta su utilizacin, a continuacin describimos una a una estas Barras y los botones que forman parte de
ellas:

B.1 1 Barra de Herramientas

Esta Barra aparece en la parte superior de la pantalla, cargada un tanto a su derecha.


Los botones que en ella aparecen permiten realizar aplicaciones variadas, las cuales son descritas a continuacin:

Llave:

Se activa solamente cuando se ha seleccionado una empresa.


Esta herramienta puede ser utilizada de dos formas, una directamente haciendo clic sobre la parte donde aparece
la llave y otra sobre la flecha que indica hacia abajo. Bajo estos dos casos podr:
1.
2.

Realizar la Definicin de Usuarios.


Presentar las opciones que permiten administrar la Seguridad de acceso al sistema.

Cualquiera sea el caso, las operaciones a realizar corresponden a aquellas que se describen en detalle en el
proceso de Seguridad, por lo tanto para conocer su aplicacin le solicitamos referirse al captulo "2.
Administracin de Seguridad".

B-2

Calculadora:

Activa la calculadora de Windows, de tal forma que puedan llevarse a cabo operaciones matemticas. Para salir
pulsar Alt + F4.

Informacin del Sistema:

Presenta una ventana con antecedentes que hacen referencia al sistema que est en uso y al ambiente de trabajo
del computador (modelo de CPU, modo de operacin, memoria disponible, etc.). Adems, a travs del botn
"Info. Sistema", podr obtener informacin acerca de los archivos que lo conforman y que le ser requerida en
caso de solicitar soporte acerca de su sistema.
Para salir se usa el botn OK.

Ayuda:

Despliega la ayuda en lnea. Se podr seleccionar este botn cada vez que se desee obtener informacin
inmediata acerca de un proceso, sin tener que recurrir al manual que est impreso en papel.

Conexin WEB:

Permite al usuario conectarse directamente con la pgina WEB de Softland, siempre y cuando disponga del
acceso a Internet.

B.2 2 Barra de Herramientas

Se presenta al costado derecho de la pantalla y se activa cada vez que el proceso que est en ejecucin, requiere del ingreso o
impresin de datos.
La aplicacin de estos botones es la siguiente:

APENDICE B

B-3

Imprimir:

Esta herramienta permite emitir informacin, ya sea al disco, pantalla o impresora.


Al hacer clic sobre la imagen de la impresora que aparece dentro de este botn, el sistema asume una impresin
directa al papel; mientras que al elegir la flecha indica hacia abajo que aparece a la derecha de este mismo botn,
se podr optar por la emisin del informe a la Pantalla, el Disco o la Impresora.
Al elegir la opcin Imprimir a Pantalla, el informe se visualiza en el monitor, tal como se muestra en la (Figura
1).
Figura 1

Cualquier informe de la lnea Softland que sea emitido a travs de esta opcin, ser desplegado de esta misma
forma, incluyendo los botones que en ella aparezcan. En este caso se ha tomado como ejemplo el "Informe de
Notas de Venta Pendientes", que se obtiene a travs de Cotizaciones y Notas de Venta.
Los botones que aparecen en esta ventana son:

Se activan slo caso que el informe vaya mas all de una pgina. Estos botones permiten visualizar
en pantalla la primera (flecha izquierda) o ltima (flecha derecha) hoja del informe, segn la
direccin de aquel que se seleccione.

Avanzan (flecha derecha) o retroceden (flecha izquierda) pgina a pgina, a travs del informe.

Cierra el informe, regresando a la pantalla anterior.


Ampla o disminuye el tamao del informe que se est visualizando en pantalla. Tiene tres
tamaos: grande, mediano y pequeo.

B-4

Emite en papel el informe desplegado en pantalla. Al seleccionar este botn, se presenta una
ventana donde se debe indicar: el rango de impresin y el N de copias a emitir.
Permite exportar la informacin presentada en pantalla a un archivo de disco, en el formato
deseado. Al seleccionarlo se presenta una ventana donde habr que sealar el formato bajo el cual
ser almacenado (Word, HTML, Excel, Crystal Report, etc.) y luego elegir el botn OK, para que
el proceso sea realizado.
En caso de grabar archivos en formato Word, stos aparecen sin los ttulos, ya que quedan
definidos como encabezados.
Al elegir la opcin Imprimir a Impresora, se despliega la ventana donde se ingresan los parmetros de impresin
(Figura 2).
Figura 2

Los parmetros aqu sealados son los mismos que se indican al emitir cualquier informe en ambiente Windows:
Antecedentes de la impresora, Intervalo de impresin y N de copias.
Es importante tener en cuenta que para todos aquellos informes que son emitidos en papel carro ancho, se
deben modificar las propiedades del papel, utilizando el formato "PERSONAL", con tamao 850 de Ancho y
1300 de Largo (con la unidad 0,01 pulgadas), y con orientacin Horizontal.
Al seleccionar la opcin Imprimir a Disco, se presenta la pantalla de "Seleccin de Archivos a Exportar",
donde habr que indicar el nombre del archivo, el formato, el drive y directorio, donde deber quedar almacenado
(Ver Figura 3).
Figura 3

Indicada la informacin, el archivo queda almacenado, pudiendo recuperarlo desde otros sistemas.

APENDICE B

B-5

Correo Electrnico:

Esta herramienta permite la conexin con Microsoft Outlook

Excel:

Levanta Microsoft Excel, permitiendo visualizar dentro de una planilla el informe a emitir.

Agrega:

Esta herramienta permite agregar registros de datos, en todos aquellos procedimientos que mantienen
informacin. Por ejemplo: "Fichas" en Proveedores y Tesorera, "Ingreso de Comprobantes" en Contabilidad y
Presupuestos, "Facturacin en Lnea" en Inventario y Facturacin.
Cualquiera sea el proceso y el sistema bajo el cual se est ejecutando, se presentar una ventana con los campos
en blanco y a la espera del ingreso de la informacin que conformar el registro. Tal como se muestra en la
siguiente Figura:

Para finalizar el ingreso y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo cual
la informacin queda registrada en el sistema, mientras el cursor permanece a la espera de otro registro.
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.

Modifica:

Esta herramienta permite modificar registros de datos.


Para llevar a cabo este proceso, se selecciona aqul registro que va ser modificado y luego se elige este botn. A
continuacin se presenta el registro con los campos de datos, para que se efecten los cambios requeridos.
Para finalizar la modificacin y si todo est conforme, se selecciona el botn OK, o el botn Grabar ( ), con lo
cual el cambio queda registrado en el sistema
Para salir de este proceso tendr que seleccionar el botn destinado a esta labor, el cual podr ser: Salir,
Cancelar o Volver.

B-6

Elimina:
Esta herramienta permite eliminar un registro de datos.
Para ello se selecciona aqul que se va a eliminar y luego se elige este botn. A continuacin, y en algunos
casos, se presenta un recuadro precedido por la palabra Elimina y los recuadros con los antecedentes del
registro a eliminar, debiendo confirmar a travs del botn OK la eliminacin, o bien confirmar SI o NO (S/N) se
desea eliminar la informacin, lo cual depender del proceso y del sistema Softland que est en uso.

Guardar/Grabar:
Cuando este botn aparece activo, significa que permite almacenar la informacin ingresada en un registro, ya
sea nueva o modificada.

Salir:
Este botn permite salir de un proceso, as como tambin desde el sistema que est en ejecucin.

B.3 3 Barra de Herramientas


Se presenta al lado superior izquierdo de la pantalla. A travs de ella podr acceder a los siguientes botones:

Abrir Empresa:
Permite Abrir y Seleccionar una empresa o rea de trabajo determinada. Una empresa podr ser elegida
solamente si ha sido creada previamente en el sistema. Este botn cumple la misma funcin que la opcin
Seleccionar del men Empresa, descrito en el Captulo 1 de este manual. Ver la siguiente Figura:

APENDICE B

B-7

Nueva Empresa:
Permite la iniciacin o creacin de una empresa. A travs de este proceso se ingresan y graban todos los
antecedentes de la institucin (RUT, Razn Social, Direccin, etc.), y adems se crean los archivos internos
donde quedar almacenada informacin necesaria para llevar a cabo los procesos asociados al sistema Softland
en que se est trabajando.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Definicin Datos Empresa del men Bases, descrito en el
Captulo 3 de este manual. Ver la siguiente Figura:

B.4 4 Barra de Herramientas


La cuarta Barra de Herramientas aparece slo en algunos sistemas Softland, y es propia de cada uno de ellos, es decir que dispone
de botones orientados a procesos especficos por cada sistema, aunque en algunos casos hay botones que son comunes.
El objetivo de esta Barra es permitir un acceso rpido a determinados procesos, ya que basta con hacer un clic sobre el botn
deseado y el proceso es activado inmediatamente.
A continuacin presentamos las distintas Barras de Herramientas, de los sistemas Softland:

Contabilidad y Presupuestos

Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Auxiliares que aparece en el men Digitacin,
cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso
de Auxiliares.

B-8

Comprobantes:

Accede directamente la ventana de Comprobantes Contables, permitiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Comprobantes que aparece en el men
Digitacin, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el
Captulo Ingreso de Comprobantes.

Consulta de Resultados:
Accede la ventana del Informe de Balance Clasificado y Estado de Resultado.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clasificado y Estado de Resultado que aparece en el men
Informes, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Clasificado y Estado de Resultado.

Equivalencias:

Accede la ventana de Monedas, permitiendo el ingreso de registros.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Monedas y Equivalencias que aparece en el men Digitacin
Tablas, cuya aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo
Monedas y Equivalencias.

Balance Tributario:

Accede la ventana del Balance Tributario, permitiendo la emisin del informe respectivo.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Balance Tributario que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Balance
Tributario.

Libro Mayor:
Accede la ventana del Libro Mayor, permitiendo la emisin de dicho Libro.
Esta opcin cumple la misma funcin de la opcin Libro Mayor, Caja que aparece en el men Informes, cuya
aplicacin se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Libro
Mayor, Caja.

Libro Diario:

Accede la ventana del Libro Diario, permitiendo la emisin de dicho Libro.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Libro Diario que aparece en el men Informes, cuya aplicacin
se describe detalladamente en el manual de Contabilidad y Presupuestos en el Captulo Ingreso de
Comprobantes.

APENDICE B

B-9

Inventario y Facturacin

Ficha del Producto


Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Bodega, la cual se describe
en el Captulo Producto del manual de Inventario y Facturacin.

Consulta de Stock:

Accede directamente la ventana Consulta por Stock de producto.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin por Stock que aparece en el men Consultas, la cual se
describe en el Captulo por Stock del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Entrada:
Accede la ventana de Gua de Entrada, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Entrada que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Entrada del manual de Inventario y Facturacin.

Guas de Salida:
Accede la ventana Gua de Salida, pudiendo llevar a cabo el ingreso de las mismas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Guas de Salida que aparece en el men Bodega, la cual se
describe en el Captulo Guas de Salida del manual de Inventario y Facturacin.

Factura en Lnea:
Accede la ventana facturacin en lnea, pudiendo llevar a cabo la generacin directa de facturas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Factura en Lnea que aparece en el men Ventas, la cual se
describe en el Captulo Facturas en Lnea del manual de Inventario y Facturacin.

Facturacin por Lotes:


Accede la ventana Asistente de Facturacin, permitiendo facturar por Lotes todas aquellas Guas de Despacho
pendientes de ser facturadas.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Facturacin por Lotes que aparece en el men Ventas, la
cual se describe en el Captulo Facturacin por Lotes del manual de Inventario y Facturacin.

B-10

Ficha de Auxiliares:

Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs del cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Inventario y Facturacin.

Cotizaciones y Notas de Venta

Ficha del Producto:


Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe
en el Captulo Producto del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Cotizaciones:
Despliega la ventana de ingreso de Cotizaciones.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Cotizaciones que aparece en el men Cotizaciones, la cual
se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Nota de Venta:
Despliega la ventana de ingreso de Notas de Ventas. Cumple la misma funcin que la opcin Nota de Venta que
aparece en el men Notas de Ventas, la cual se describe en el Captulo que lleva este mismo nombre, en el
manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Consulta Stock:
Accede directamente la ventana Consulta de Stock
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Stock que aparece en el men Consultas, la cual se describe
en el Captulo Stock del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Formulario 2:
Botn no implementado en esta versin.

Formulario 3:
Botn no implementado en esta versin.

APENDICE B

B-11

Estado de Cuenta Clientes:


Despliega directamente la ventana del Estado de Cuenta de Clientes.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Estado de Cuenta de Clientes que aparece en el Men de
Consultas, la cual se describe en el Captulo Estado de Cuenta de Clientes del manual de Cotizaciones y
Notas de Venta.

Clientes:
Despliega en pantalla la ventana de Auxiliares, a travs de la cual podr agregar y mantener registros.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Clientes y otros,
descrita en el Captulo Clientes del manual de Cotizaciones y Notas de Venta.

Recursos Humanos

Fichas

Permite el acceso al proceso Fichas, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Fichas que aparece en el men Ficha, descrita en el Captulo
Personal del manual de Recursos Humanos.

Ingreso por Ficha

Acciona el acceso al proceso Ingreso por Ficha con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso por Ficha que aparece en el men Valores Mes,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Ingreso de Prstamos

Permite el acceso al proceso Ingreso de Prstamos, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ingreso de Prstamos que aparece en el men Ingreso de
Prstamos, descrita en el Captulo Cuentas Corrientes del manual de Recursos Humanos.

B-12

Clculo de Remuneraciones

Permite el acceso al proceso de Clculo de Remuneraciones, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Clculo de Remuneraciones que aparece en el men
Remuneraciones, descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Formulario de Pago

Permite el acceso al proceso Emisin Formulario de Pago, con todas sus opciones.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Formulario de Pago que aparece en el men Pagos,
descrita en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Emisin de Boletas de Honorarios


Permite el acceso al proceso Emisin de Boletas de Honorarios.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Boletas de Honorarios que aparece en el men
Boletas de Honorarios, descrita en el Captulo Remuneraciones, permitiendo la generacin de Boletas de
Honorarios, las cuales pueden ser solicitadas para el Global de la empresa, en forma Masiva o bien para un
empleado en particular.

Emisin de Cheques

Permite el acceso al proceso Emisin de Cheques, con todas sus opciones.


Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin de Cheques que aparece en el men Pagos, descrita
en el Captulo Remuneraciones del manual de Recursos Humanos.

Cumpleaos...

Permite conocer los Cumpleaos del personal por Da, Semana o Mes vigente.
Usted podr enviar un mensaje de saludo a quien o quienes estn de cumpleaos. El mensaje se define a travs
del botn Definicin Mensaje y luego al hacer clic dentro de la celda de Nuevo e-Mail, podr despacharlo.
Adems usted cuenta con la opcin de enviar un correo informativo en forma grupal, por ejemplo, informando
los cumpleaos del mes a todo el personal de la empresa, a un rea determinada, etc., a travs del botn e-mail
Global.

Puntos de Venta Sucursales

Boleta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Boletas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Boletas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Boletas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

APENDICE B

B-13

Factura:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Facturas.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Facturas que aparece en el men Ventas, descrita en el
Captulo Emisin Facturas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Vale de Venta:
Permite el acceso a la emisin y consulta de Vales de Venta.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Emisin Vale de Venta que aparece en el men Ventas, descrita
en el Captulo Emisin Vales de Ventas del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Clientes:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Bases Tablas, descrita en el
Captulo Auxiliares del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Apertura y Cierre de Caja:


Permite el acceso al proceso de Apertura y Cierre de Caja.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Apertura y Cierre de Caja que aparece en el men Cajas, descrita
en el Captulo Apertura y Cierre de Caja del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Administracin de Impresin:
Permite el acceso al proceso de Administracin de Impresin.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Administracin de Impresin que aparece en el men Procesos,
descrita en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Puntos de Ventas Sucursales.

Ordenes de Compras

Ordenes de Compra:
Permite el acceso al proceso de Ordenes de Compras.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Ordenes de Compras que aparece bajo el men que lleva este
mismo nombre y se describe en el Captulo Administracin de Impresin del manual de Ordenes de Compras.

Proveedores:
Permite el acceso a la ficha de Auxiliares.
Este botn cumple la misma funcin de la opcin Auxiliares que aparece en el men Tablas Auxiliares y Otros,
descrita en el Captulo Auxiliares del manual de Ordenes de Compras.

B-14

Productos:
Accede directamente la ventana Ficha de Productos, pudiendo llevar a cabo el ingreso de los mismos.
Este botn cumple la misma funcin que la opcin Producto que aparece en el men Tabla, la cual se describe en el
Captulo Producto del manual de Ordenes de Compra.

Aprobacin/Desaprobacin Manual:
Botn no implementado en esta versin.

Activo Fijo

Ficha de Activo:
Permite la generacin de Fichas de Activos de la empresa, lo que le permitir llevar un exhaustivo control acerca de
las ubicaciones y traslados de los activos.

Consulta de Activo Fijo:


Permite consultar los activos registrados en el sistema, en base a su estado (Vigente, de baja o ambos).

Planificacin de Mantenciones por Activo Fijo:


Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos.

Planificacin por Tipo de Mantencin:


Permite planificar un tipo de mantencin a un activo fijo especfico o a un conjunto de ellos, donde deber
seleccionar uno de los tipos de mantencin ingresados en la opcin de ingreso de tipo de mantenciones.

Mantenciones Realizadas por Activo:


Permite ingresar las mantenciones realizadas a un Activo Fijo.

APENDICE C

C-1

Apndice C. Administrador Base de Datos SQL


Antes de crear la empresa en su sistema Softland, usted tendr que crear una base de datos SQL, conforme a lo siguiente:
Los pasos 1, 2 y 3 deben realizarse en el servidor de datos en forma exclusiva.
1.-

Crear la base de datos en el servidor SQL con una capacidad de al menos 100 MB, 70 MB para los datos y 30 MB para el log
de transacciones.

2.-

Crear un login y un usuario Softland que acceda a la base de datos, con el cual se podr realizar toda la creacin de tablas,
triggers, ndices, etc.
Este usuario de base de datos debe tener todos los privilegios para crear tablas y modificar sus contenidos.
Para que el computador que tenga la aplicacin Windows pueda conectarse a la base de datos, debe seguir los pasos 3 y 4
respectivamente.

3.-

En el computador cliente, que contenga la aplicacin Windows, se debe ejecutar desde el panel de control, el Mantenedor de
ODBC driver y crear el DataSources (DNS) de sistema asociado a la base de datos creada.

4.-

El nombre del DataSource creado en el paso anterior debe ser el mismo de la base de datos. Debe sealarse obligatoriamente
el nombre de la base de datos que accesar ste DataSource.
Con esto se est en condiciones de poder conectar la aplicacin Windows con la base de datos a travs de OBDC Drivers.

Si usted no tiene conocimientos acerca de SQL, le recomendamos contactarse con nuestra rea de
Consultora y consultar por el curso de Administrador de los Sistemas Softland en SQL Server.
Solicite la atencin de uno de nuestros
Ejecutivos Comerciales al: 23889000

APENDICE D. TABLAS

D-1

Apndice D. Tablas
Objetivo
Describir claramente la forma en que operan las Tablas de datos manejadas por los sistemas de la lnea Softland.
La Tablas de datos son aquellas que permiten ingreso de antecedentes que se usan frecuentemente en los distintos procesos de un
sistema Softland. Por ejemplo: Centros de Costo, Monedas y equivalencias, Categoras de Auxiliares, Unidades de Medida,
Cargos, Pas, Ciudad, Comuna, etc.
Los datos ingresados a travs de estas Tablas, se podrn acceder en cualquier momento en forma rpida y eficiente, desde cualquier
proceso que los requiera y cada vez que sea necesario, sin tener que memorizarlos o digitarlos nuevamente.
Varias de las Tablas de datos son compartidas por los sistemas Softland, de ah que cualquier modificacin que sea efectuada en
alguna de ellas, se ver reflejada tambin en los otros sistemas que la comparten.
Para tener acceso a una Tabla, basta con seleccionar en el men correspondiente, segn el sistema Softland que est en uso, la
opcin TABLA y dentro de la lista presentada, la deseada.

D-2

Centros de Costo
Objetivo
Permitir el ingreso e impresin de los Centros de Costo o Departamentos en que se divide internamente la empresa.
Los Centros de Costo son utilizados, por ejemplo, para obtener la gestin de Resultados, imputando ingresos y egresos en
Contabilidad y Presupuestos, as como movimientos de consumo de Productos en Inventario y Facturacin.
Los Centros de Costo operan bajo una estructura de niveles, la cual debe haber sido definida previamente, dentro de la opcin
Bases Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos. De lo contrario esta
opcin aparecer desactivada en el men de Tablas.

Operatoria
Al seleccionar la tabla de Centros de Costo, podr ocurrir que sta se encuentre vaca debido a que no an no se ha registrado
informacin en ella, o que contenga registros y se desee llevar a cabo su revisin: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o
Imprimir los existentes.
Sea cual sea el caso, se activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los
procedimientos mencionados, tal como se indica a continuacin:

Agregando Centros de Costo a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Centros de Costo, habr que seleccionar el botn Agregar (
antecedentes. Figura N 1

) para iniciar el ingreso de los

Figura N 1

En ella tendr que indicar:


Cdigo:

Corresponde al Cdigo con el cual se identificar el Centro de Costo.


Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo depender de lo indicado en la opcin Bases
Parmetros en Contabilidad y Presupuestos, Inventario y Facturacin o Recursos Humanos.

Descripcin:

Representa al nombre o descripcin del Centro de Costo propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres
alfanumricos.

Nivel:

Es proporcionado por el sistema, en segn lo establecido en la opcin Bases Parmetros.

APENDICE D. TABLAS

D-3

Finalmente, deber indicar el Estado del Centro de Costo, pudiendo ser Activo o Inactivo.
Al clasificar un centro de costo como "Inactivo", ste no podr ser utilizado en los diferentes procesos de ingreso de datos que lo
piden, a menos que el usuario tenga permiso para activarlo.
Sin embargo, los procesos que utilizan plantillas que definen Centro de Costo como por ejemplo: Captura, Contabilizacin
Automtica, Informes y Consultas no estn sujetos a esta validacin.
Ingresada la informacin, seleccione el botn Grabar, tras lo cual el nuevo Centro de Costo pasa a formar parte de la base de datos
del sistema.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar un determinado Centro de Costo.
Para ello tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego
seleccionar el botn Buscar (

).

Para elegir un Centro de Costo deber hacer clic sobre l, con lo cual aparecer a su izquierda el botn de registro
seleccionado4.

Modificando un Centro de Costo


Solo podr modificar la Descripcin y Estado (slo si cuenta con los permisos correspondientes) de un Centro de Costo. Para ello,
digite o seleccione desde la lista que se presentan al optar por el botn de bsqueda, el Centro de Costo que desea modificar y
luego seleccione el botn Modificar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurra, se presentar la ventana con los datos
para que efecte la modificacin correspondiente.
Finalizado el cambio seleccione el botn Grabar, para que ste sea registrado por el sistema; de lo contrario, podr elegir el botn
Volver, para dejar todo como estaba antes de la modificacin.

Eliminando Centros de Costo


Digite o seleccione desde la lista que se presentan al optar por el botn de bsqueda, el Centro de Costo que desea eliminar, para
esto seleccione el botn Eliminar desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la eliminacin. De
Aceptar, el Centro de Costo es eliminado, mientras que al Cancelar, es dejado tal como estaba.

Imprimiendo Centros de Costo


Estando en la pantalla principal del proceso, podr efectuar la Impresin de todos los Centros de Costo que registra el sistema.
Para llevar a cabo este proceso, seleccione desde la 2 Barra de Herramientas el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para
que se lleve a cabo la impresin (Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2
Barra de Herramientas).
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

D-4

Informe de Centros de Costo


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Centros de Costo
Cdigo

Descripcin

Estado

001

Administracin

ACTIVO

002

Ventas

ACTIVO

003

Desarrollo

ACTIVO

004

Investigacin

ACTIVO

005

Anlisis

ACTIVO

006

Control de Calidad

ACTIVO

007

Produccin

ACTIVO

008

Marketing

ACTIVO

009

Recursos Humanos

ACTIVO

10

Publicidad

ACTIVO

11

Revisin

ACTIVO

012

Gerencia

ACTIVO

013

Cierre de Periodo

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-5

Impresoras (Colas de Impresin)


Objetivo
Permitir el ingreso de las Colas de Impresin que sern asociadas posteriormente a las cajas o puntos de ventas donde se emitirn
Facturas, Boletas, Notas de Crdito y/o Vales de Venta.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin se despliega la pantalla donde tendr que sealar el cdigo que le ser asignado a la Cola de Impresin y
su descripcin. Ver Figura N 1.
Figura N 1

El largo del cdigo no puede ir ms all de 3 caracteres alfanumricos, mientras que la Descripcin tendr un largo mximo de 30.
Si el cdigo ingresado es nuevo, el sistema lo advierte y confirma su creacin, solicitando a continuacin la descripcin.
Ingresados ambos antecedentes, tendr que registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar, con lo cual la nueva
Cola de Impresin pasa a formar parte de la base de datos del sistema.
Al ingresar un cdigo registrado en el sistema, se despliega la descripcin asociada y se activan los botones de la 2 Barra de
Herramientas, que le permitirn Agregar, Modificar y/o Eliminar Colas de Impresin.
Buscando una Cola de Impresin
En caso que usted requiera revisar una Cola de Impresin y no recuerde su cdigo, podr hacer uso del botn de bsqueda que
aparece a la derecha de este campo (ver Apndice A Botones de Bsqueda), el cual tras ser seleccionado despliega la lista de Colas
de Impresin para que se elija desde all la deseada.
Agregando Colas de Impresin
Estando dentro de la tabla de Colas de Impresin, podr realizar el ingreso de nuevas colas haciendo clic sobre este botn y luego
ingresando los antecedentes, tal como se indic ms arriba.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar.
Para abandonar el proceso seleccione el botn Salir.

D-6
Modificando Colas de Impresin
Una vez elegida la Cola de impresin a modificar, haga clic sobre este botn y efecte los cambios requeridos. Slo podr cambiar
el campo descripcin.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Grabar.
Para abandonar el proceso seleccione el botn Salir.
Eliminando Colas de Impresin
Una vez elegida la Cola de Impresin a eliminar, haga clic sobre este botn. Luego el sistema confirmar la eliminacin.
En caso que la cola en cuestin tenga asociadas cajas, el sistema no permitir su eliminacin.
Para abandonar el proceso, seleccione el botn Salir.

APENDICE D. TABLAS

D-7

Bancos
Objetivo
Permite la codificacin y descripcin de la tabla de Bancos.
Operatoria
Al seleccionar esta opcin, podr ser que la tabla se encuentra vaca debido a que an no se ha registrado informacin en ella, o
que contenga registros y se desee llevar a cabo: Agregar nuevos, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes.
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos referirse
a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
El Cdigo del Banco tiene un largo mximo de 2 caracteres alfanumricos, el RUT 20, el nombre 40, la Identificacin de la
Superintendencia 10 y el Apartado Postal 10.
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs de esta opcin:

Informe Tabla de Bancos


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:
Tabla de Bancos

Cdigo

Descripcin

01
02
03
04
05
06

CITIBANK - HUERFANOS
BBVA - MANUEL MONTT
BCI - CENTRO
BBVA CENTRO
CHILE PROVIDENCIA
BOSTON MAIP

Para salir del proceso se utiliza el botn Salir.

08/09/2002
1

D-8

Tarjetas de Crdito
Objetivo
Permitir el ingreso de los distintos tipos de Tarjetas de Crdito, que podrn ser utilizadas en caso que los clientes, efecten pagos
a travs de esta va en el sistema y permite asociarlas a la codificacin que entrega transbank para el uso del Pinpad.
Operatoria
El procedimiento a seguir para el ingreso de Tarjetas (Ver Figura N1), es el mismo que se explica en el Captulo Centros de Costo.
Les solicitamos referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:

Agregando Tarjetas de Crdito a la Tabla


Estando dentro de la opcin de Mantencin de Tarjetas de Crdito, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso
de los antecedentes. Figura N 1
Figura N 1

En ella tendr que indicar:


Cdigo:

Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Tarjeta de Crdito, largo mximo 4 caracteres alfanumricos.

Descripcin:

Representa al nombre o descripcin de la Tarjeta de Crdito propiamente tal. Su largo mximo es de 20


caracteres alfanumricos.

Usa dispositivo Pinpad:


Seleccione D la caja de chequeo en caso de que la tarjeta est habilitada para el uso de Pinpad.
Codificacin Transbank para Tarjeta de Crdito:
Enlace la tarjeta de crdito ingresada con la codificacin que entrega Transbank cuando se usa Pinpad. El sistema
desplegar una lista predefinida al seleccionar el botn de bsqueda. Este campo se habilitar slo si
anteriormente ha seleccionado que la tarjeta usa Pinpad.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, ubicado en el 2 Barra de
Herramientas, lo cual la nueva tarjeta de crdito pasa a formar parte de la base de datos del sistema.
A continuacin, podr Agregar un nuevo registro, Modificar, Eliminar y/o Imprimir los existentes. Sea cual sea el caso, se
activar la 2 Barra de Herramientas (ver Apndice B), a travs de la cual podr llevar a cabo los procedimientos mencionados.
En la pgina siguiente, se presenta un informe ejemplo de esta tabla:

APENDICE D. TABLAS

D-9

Ejemplo del Informe Tarjetas de Crdito/Dbito


EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA
SANTIAGO
10.100.100-1

Fecha:
Pgina:

Concepto de Tarjetas de Crdito/Dbito

Cdigo

Descripcin

01
02
03

VISA
MASTERCARD
DINNERS

Para abandonar el proceso utilice el botn Salir.

12/09/2009
1

D-10

Monedas y Equivalencia
Objetivo
Permitir tanto el ingreso de las Monedas que sern manejadas por el sistema, as como sus Equivalencias diarias.
Las equivalencias diarias son sugeridas en diversas transacciones de los sistemas ERP, tales como: los documentos de venta al
momento de efectuar la conversin, en caso que los precios estn en una moneda distinta a la base, as como tambin al ingresar
movimientos en los comprobantes contables o al efectuar la correccin monetaria de las cuentas con atributo de Correccin
Monetaria por Moneda.
Operatoria
Al ingresar a este proceso, se presentar la pantalla con la lista de Monedas que se encuentran registradas en el sistema. Ver Figura
N 1
Figura N 1

El sistema trae definida por defecto como primera moneda, la Moneda Base, que corresponde a la moneda nacional y que en este
caso se identifica con el smbolo $.
Tanto el smbolo, como la descripcin y el nmero de decimales de esta moneda, pueden ser modificados.
La Moneda Base no podr ser eliminada.

Agregando Monedas a la Tabla


Una vez dentro de esta opcin, habr que seleccionar el botn Agregar para iniciar el ingreso de los antecedentes. Figura N 2
Figura N 2

APENDICE D. TABLAS

D-11

En ella tendr que indicar:


Corresponde al Cdigo con el cual se identificar la Moneda.
Cdigo:
Este campo acepta caracteres alfanumricos y su largo mximo es de 2 caracteres.
Descripcin:

Representa al nombre o descripcin de la Moneda propiamente tal. Su largo mximo es de 60 caracteres


alfanumricos.

Smbolo:

Aqu se indica el smbolo con el cual se acompaar e identificar la Moneda en definicin y con el cual
aparecern los montos en los informes, pantallas, etc.

Dec. Inf.:

Corresponde al nmero de decimales que llevar la moneda al momento de emitir informes (mximo 2).

Dec. Venta:

Corresponde al nmero de decimales con se manejarn los precios de venta unitarios de los productos o servicios
(mximo 5).

Moneda Banco Central:


Seleccione desde el listado que se presenta al hacer clic en el botn de bsqueda, el cdigo que maneja el Banco
Central para identificar el tipo de moneda ingresada.
Finalizado el ingreso, podr registrar la informacin a travs de la seleccin del botn Guardar, con lo cual la nueva Moneda pasa
a formar parte de la base de datos del sistema y se despliega en la lista presentada en pantalla. Ver Figura N 1.
Si por algn motivo se requiere cancelar o anular el ingreso, podr hacer uso del botn Volver, el cual al ser elegido, sale de la
ventana Agregar y regresa a la lista de Monedas.
En esta pantalla tambin se activa el botn de bsqueda de antecedentes, el cual permite buscar una determinada Moneda. Para ello
tendr que digitar en los campos que aparecen en blanco sobre el Cdigo o Descripcin, el dato a encontrar y luego seleccionar el
botn Buscar (ver Apndice A.1 Botones).
Para elegir una Moneda deber hacer clic sobre l, debiendo aparecer a su izquierda el botn de registro seleccionado4.
Junto a la informacin se encuentran activos los siguientes botones:
Este botn permite actualizar la Unidad de Fomento de acuerdo a lo que registra el Banco Central.
Al seleccionarlo, el sistema verificar el ambiente y solicitar indicar el cdigo ingresado en la
tabla que corresponde a la Unidad de Fomento (UF). Indicado esto, se dar inicio a la actualizacin
de datos desde Softland al Banco Central.
Importante:
El proceso de Actualizacin estar disponible para clientes con contrato de Servicio de
Mantenimiento de Software vigente con Softland; de lo contrario, el sistema no permitir ejecutar
el proceso, indicando por pantalla que debe comunicarse con un ejecutivo de ventas para contratar
el servicio.
El botn Informativo

desplegar el siguiente mensaje:

Si Ud. tiene empresas consolidadas en el sistema de Contabilidad y Presupuestos y defini que la


tabla de monedas y equivalencias debe replicar registros, debe considerar que la descarga masiva
de equivalencias no contempla replicar los datos a las otras base de datos asociadas al Holding. La
opcin de replicacin de registros se define en el men Holding y slo esta disponible para
empresas ERP.

Ingresando Equivalencias
As como el sistema maneja cdigos de las Monedas, tambin permite el ingreso de las equivalencias diarias respecto a la Moneda
Base o Nacional, lo cual se efecta mediante la seleccin del botn
la Figura N 3.

. Al elegirlo se despliega la ventana de

D-12

Figura N 3

En ella se presenta tanto el Cdigo, como la Descripcin de la Moneda en cuestin y el sistema solicita el Ao y el Mes para el
cual se ingresarn los valores equivalentes. Para sealar estos antecedentes se elige el botn de listas desplegables que aparece al
lado derecho de estos campos, debiendo elegir desde all los correspondientes.
Las equivalencias se ingresan en el campo valor que aparece en blanco junto a cada uno de los das del mes, haciendo clic sobre el
correspondiente y digitando el valor.
Cuando las equivalencias han sido ingresadas, se elige el botn Grabar para que queden registradas en el sistema, tras lo cual se
podr optar por continuar ingresando equivalencias en otros perodos o por Salir.

Modificando una Moneda


Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la modificacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la
deseada y luego seleccionando el botn Modificar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, se presenta la ventana
con los datos, donde podr modificar todos los antecedentes desplegados, salvo el cdigo. Ver Figura N 4
Figura N 4

Tambin podr efectuar la modificacin de las Equivalencias, si luego de elegir la Moneda, seleccionar el botn Equivalencias.

APENDICE D. TABLAS

D-13

Eliminando Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr llevar a cabo la eliminacin de alguna de ellas, haciendo clic sobre la deseada
y luego seleccionando el botn Eliminar, desde la 2 Barra de Herramientas. Cuando esto ocurre, el sistema confirma la
eliminacin. Al Aceptar, la Moneda es eliminada; mientras que al Cancelar, es dejada tal como estaba.
No se podrn eliminar tipos de Monedas cuando existan cuentas con el atributo de moneda adicional, que utilicen dicha
moneda.

Imprimiendo Monedas
Estando en la pantalla con la lista de Monedas, podr efectuar la Impresin de todas ellas, de una en particular, de un rango o un
grupo alternado.
Para llevar a cabo este proceso, y segn la informacin a imprimir, existen las siguientes modalidades:
Al no haber elegido ningn registro y seleccionar este botn, el sistema asume la impresin de toda la base de datos
de Monedas.
Al elegir una especfica y luego este botn, en la impresin aparece slo el registro elegido.
Para considerar un rango de ellas, seleccione la primera y al momento de elegir la ltima, presione la tecla Shift y
haga el clic, as todos los registros del rango aparecern como elegidos.
Para considerar registros alternados, tendr que seleccionarlos uno a uno, pulsando la tecla Ctrl, al momento de hacer
clic.
Una vez indicados los registros, seleccione el botn Imprimir y el dispositivo a considerar, para que se lleve a cabo la impresin
(Para mayor detalle acerca de la operacin en los dispositivos de impresin, ver Apndice B, 2 Barra de Herramientas.)
A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido a travs esta opcin:

Informe de Monedas
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACIN

Fecha:10/01/2000

PROVIDENCIA

Pgina:

SANTIAGO
10.100.100-1

Monedas
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------Cdigo
Descripcin
Smbolo
Decimales
--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------01
02
03
04

Peso Chileno
Dlar
Unidad de Fomento
Unidad Tributaria Mensual

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.

D-14

Vendedores
Objetivo
Permitir el ingreso de los cdigos de los Vendedores, que sern asignados a los Auxiliares en sus respectivas fichas, as como
registrarlos en las ventas para posteriores anlisis estadsticos de gestin.
Operatoria
El modo de operacin de este proceso, es exactamente igual al sealado en el Captulo Centros de Costo. Le solicitamos
referirse a l para llevar a cabo este proceso, teniendo presente lo siguiente:
-

Los nicos campos que se ingresan son el Cdigo y la Descripcin o Nombre del Vendedor.
El Cdigo del Vendedor tiene un largo mximo de 4 caracteres y la Descripcin de 60. En ambos casos los
campos son alfanumricos.

A continuacin presentamos un informe ejemplo, obtenido mediante esta opcin:

Informe de Vendedores
EMPRESA DEMO SOFTLAND
7 DE LINEA 1247
DEMOSTRACION
PROVIDENCIA

Fecha: 05/09/2000

SANTIAGO

Pgina: 1

10.100.100-1

Vendedores
Cdigo

Descripcin

0001
0002
0003
0004
0005

Jos Paredes
Yasmn Gatica M.
Pedro Cruz C.
Lilian Muoz S.
Carmen Solis S.

Para abandonar este proceso se utiliza el botn Salir.