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Introduccin
Auditoria administrativa
Objetivos de la Auditoria Administrativa
Clasificacin de la Auditora
Tipos de autora interna
Normas De Auditoria generalmente aceptadas
El auditor
Metodologa para la auditoria administrativa
Planeamiento
Formulacin del Plan de Revisin Estratgica
Elaboracin del Plan de Auditoria
Estructura del Plan de Auditoria
Ejecucin
Elaboracin del Programa de Auditoria
Procedimientos y tcnicas de auditoria
Elaboracin del Informe
Bibliografa
Introduccin
En forma sencilla y clara, escribe Holmes:
"... la auditora es el examen de las demostraciones y registros administrativos. El auditor observa la
exactitud, integridad y autenticidad de tales demostraciones, registros y documentos."
Por otra parte tenemos la conceptuacin sinttica de un profesor de la universidad de Harvard el cual
expresa lo siguiente:
"... el examen de todas las anotaciones a fin de comprobar su exactitud, as como la veracidad que dichas
anotaciones producen."
Tomando en cuenta los criterios anteriores podemos decir que la auditoria es dinmica, la cual debe
aplicarse formalmente toda empresa, independientemente de su magnitud y objetivos; aun en empresas
pequeas, en donde se llega a considerar inoperante, su aplicacin debe ser secuencial constatada para
lograr eficiencia.
AUDITORIA ADMINISTRATIVA
Es el examen metdico y sistemtico que permite evaluar en forma integral o parcial a una organizacin con
el propsito de evaluar el nivel de rendimiento o desempeo de las diferentes reas o niveles funcionales de
sta. As como su interrelacin con el medio ambiente.
La Auditoria de Gestin nos permitir obtener una valiosa informacin respecto a los sistemas de control y
procesos en las diferentes reas o niveles funcionales de la empresa permitindonos medir el nivel de
desempeo de stas, constituyendo una valiosa herramienta en la gestin empresarial.
Al efectuar la Auditora de Gestin es importante tener un enfoque sistmico de la organizacin el cul nos
permitir determinar las fortalezas, debilidades, amenazas y oportunidades de la empresa, as como
determinar otros indicadores valiosos de gestin.
La auditora administrativa involucra una revisin de los objetivos, planes y programas de la empresa, su
estructura orgnica y funciones, sus sistemas, procedimientos y controles, el personal y las instalaciones de
la empresa y el medio en que se desarrolla, en funcin de la eficiencia de operacin y el ahorro en los
costos.
La auditora administrativa puede ser llevada a cabo por el profesional en administracin de empresas y
otros profesionales capacitados, incluyendo al contador auditor preparado en disciplinas administrativas o,
respaldado por otros especialistas.
El resultado de la auditora administrativa es un informe sobre la eficiencia administrativa de toda la
empresa o parte de ella.
Objetivos de la Auditoria Administrativa
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Evaluar el nivel de desempeo de los recursos de la empresa y los niveles de gestin funcional en
la organizacin.
Examinar los mtodos y procedimientos utilizados en el control y operaciones de la empresa en las
diversas reas, observando el grado de confiabilidad y eficacia.
Conocer el entorno o medio ambiente de la empresa, su interrelacin e interactuacin con sta.
Servir de base o plataforma para elaborar los planes empresariales (tcticos y estratgicos) que
pueden ser operativos y corporativos.
Base para buscar un mayor desarrollo organizacional a fin de elevar la cultura organizacional.
Determinar los problemas y las potencialidades de la empresa a fin de tomar medidas correctivas o
tomar acciones que permitan elevar el nivel de desempeo alcanzado.
Establecer planes empresariales adecuados.
Base fundamental para la toma de decisiones en la organizacin
Facilita una ayuda primordial a la direccin al evaluar de forma independiente los sistemas de
organizacin y de administracin.
Facilita una evaluacin global y objetiva de los problemas de la empresa, que generalmente
suelen ser interpretados de una manera parcial por los departamentos afectados.
Pone a disposicin de la direccin un profundo conocimiento de las operaciones de la empresa.
Contribuye eficazmente a verificacin de los datos contables y financieros.
evitar las actividades rutinarias y la inercia burocrtica que generalmente se desarrollan en las
grandes empresas.
Favorece la proteccin de los intereses y bienes de la empresa frente a terceros.
Clasificacin de la Auditora
1. Auditoria Externa
2. Auditoria Interna
1. Auditoria Externa
La auditora Externa es el examen crtico, sistemtico y detallado hecho por una persona o firma
independiente de capacidad profesional reconocidas, utilizando tcnicas determinadas y con el objeto de
emitir una opinin independiente sobre la forma como opera el sistema, el control interno del mismo y
formular sugerencias para su mejoramiento.
El dictamen u opinin independiente tiene trascendencia a los terceros, pues da plena validez a la
informacin generada por el sistema ya que se produce bajo la figura de la Fe Pblica, que obliga a los
mismos a tener plena credibilidad en la informacin examinada.
La Auditora Externa examina y evala cualquiera de los sistemas de informacin de una organizacin y
emite una opinin independiente sobre los mismos, pero las empresas generalmente requieren de la
evaluacin de su sistema de informacin financiero en forma independiente para otorgarle validez ante los
usuarios del producto de este, por lo cual tradicionalmente se ha asociado el trmino Auditora Externa a
Auditora de Estados Financieros, lo cual como se observa no es totalmente equivalente, pues puede existir
Auditora Externa del Sistema de Informacin Tributario, Auditora Externa del Sistema de Informacin
Administrativo, Auditora Externa del Sistema de Informacin Automtico etc.
La Auditora Externa o Independiente tiene por objeto averiguar la razonabilidad, integridad y autenticidad de
los estados, expedientes y documentos y toda aquella informacin producida por los sistemas de la
organizacin.
Una Auditora Externa se lleva a cabo cuando se tiene la intencin de publicar el producto del sistema de
informacin examinado con el fin de acompaar al mismo una opinin independiente que le d autenticidad
y permita a los usuarios de dicha informacin tomar decisiones confiando en las declaraciones del Auditor.
Una auditora debe hacerla una persona o firma independiente de capacidad profesional reconocidas. Esta
persona o firma debe ser capaz de ofrecer una opinin imparcial y profesionalmente experta a cerca de los
resultados de auditora, basndose en el hecho de que su opinin ha de acompaar el informe presentado
al trmino del examen y concediendo que pueda expresarse una opinin basada en la veracidad de los
documentos y de los estados financieros y en que no se imponga restricciones al auditor en su trabajo de
investigacin.
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Bajo cualquier circunstancia, un Contador profesional acertado se distingue por una combinacin de un
conocimiento completo de los principios y procedimientos contables, juicio certero, estudios profesionales
adecuados y una receptividad mental imparcial y razonable.
2. Auditora Interna
La auditora Interna es el examen crtico, sistemtico y detallado de un sistema de informacin de una
unidad econmica, realizado por un profesional con vnculos laborales con la misma, utilizando tcnicas
determinadas y con el objeto de emitir informes y formular sugerencias para el mejoramiento de la misma.
Estos informes son de circulacin interna y no tienen trascendencia a los terceros pues no se producen bajo
la figura de la Fe Publica.
Las auditoras internas son hechas por personal de la empresa. Un auditor interno tiene a su cargo la
evaluacin permanente del control de las transacciones y operaciones y se preocupa en sugerir el
mejoramiento de los mtodos y procedimientos de control interno que redunden en una operacin ms
eficiente y eficaz. Cuando la auditora est dirigida por Contadores Pblicos profesionales independientes, la
opinin de un experto desinteresado e imparcial constituye una ventaja definida para la empresa y una
garanta de proteccin para los intereses de los accionistas, los acreedores y el Pblico.
La imparcialidad e independencia absolutas no son posibles en el caso del auditor interno, puesto que no
puede divorciarse completamente de la influencia de la alta administracin, y aunque mantenga una actitud
independiente como debe ser, esta puede ser cuestionada ante los ojos de los terceros. Por esto se puede
afirmar que el Auditor no solamente debe ser independiente, sino parecerlo para as obtener la confianza del
Pblico.
La auditora interna es un servicio que reporta al ms alto nivel de la direccin de la organizacin y tiene
caractersticas de funcin asesora de control, por tanto no puede ni debe tener autoridad de lnea sobre
ningn funcionario de la empresa, a excepcin de los que forman parte de la planta de la oficina de auditora
interna, ni debe en modo alguno involucrarse o comprometerse con las operaciones de los sistemas de la
empresa, pues su funcin es evaluar y opinar sobre los mismos, para que la alta direccin toma las medidas
necesarias para su mejor funcionamiento.
La auditora interna solo interviene en las operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organizacin a la cual presta sus servicios, pues como se dijo es una funcin
asesora.
La auditora interna abarca los tipos de:
a. Auditora Administrativa.
b. Auditora Operacional.
c. Auditora Financiera.
a. Auditora administrativa: es la que se encarga de verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al
correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso administrativo y lo que incide en ellos es su
objetivo tambin el evaluar la calidad de la administracin en su conjunto.
b. Auditora operacional: es la que se encarga de promover la eficiencia en las operaciones, adems de
evaluar la calidad de las operaciones.
c. Auditora financiera: es el examen total o parcial de la informacin financiera y la correspondiente
operacional y administrativa, as como los medios utilizados para identificar, medir, clasificar y reportar esa
informacin.
Diferencias entre auditoria interna y externa:
Existen diferencias substanciales entre la Auditora Interna y la Auditora Externa, algunas de las cuales se
pueden detallar as:
En la Auditora Interna existe un vnculo laboral entre el auditor y la empresa, mientras que en la
Auditora Externa la relacin es de tipo civil.
En la Auditora Interna el diagnstico del auditor, esta destinado para la empresa; en el caso de la
Auditora Externa este dictamen se destina generalmente para terceras personas o sea ajena a la
empresa.
La Auditora Interna est inhabilitada para dar Fe Pblica, debido a su vinculacin contractual
laboral, mientras la Auditora Externa tiene la facultad legal de dar Fe Pblica.
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Respetar las normas de actuacin dictadas por los grupos de filiacin, corporativos, sectoriales e
instancias normativas y, en su caso, globalizadoras.
Proponer los sistemas administrativos y/o las modificaciones que permitan elevar la efectividad de
la organizacin
Proponer los elementos de tecnologa de punta requeridos para impulsar el cambio organizacional.
Actitud positiva.
Estabilidad emocional.
Objetividad.
Sentido institucional.
Saber escuchar.
Creatividad.
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Mente analtica.
Capacidad de negociacin.
Imaginacin.
Capacidad de observacin.
Iniciativa.
Discrecin.
Comportamiento tico.
Responsabilidad profesional
El equipo auditor debe realizar su trabajo utilizando toda su capacidad, inteligencia y criterio para determinar
el alcance, estrategia y tcnicas que habr de aplicar en una auditora, as como evaluar los resultados y
presentar los informes correspondientes.
Para ste efecto, debe de poner especial cuidado en:
Objetividad.- Mantener una visin independiente de los hechos, evitando formular juicios o caer en
omisiones, que alteren de alguna manera los resultados que obtenga.
Responsabilidad.- Observar una conducta profesional, cumpliendo con sus encargos oportuna y
eficientemente.
Integridad.- Preservar sus valores por encima de las presiones.
Confidencialidad.- Conservar en secreto la informacin y no utilizarla en beneficio propio o de
intereses ajenos.
Compromiso.- Tener presente sus obligaciones para consigo mismo y la organizacin para la que
presta sus servicios.
Equilibrio.- No perder la dimensin de la realidad y el significado de los hechos.
Honestidad.- Aceptar su condicin y tratar de dar su mejor esfuerzo con sus propios recursos,
evitando aceptar compromisos o tratos de cualquier tipo.
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1.2.
Importancia de la auditoria y necesidades de los usuarios del Informe: guarda relacin con los
objetivos de la auditora y los usuarios potenciales del informe (consideraciones sobre
cantidad y calidad).
Informacin proveniente del rgano de Auditoria Interna: puede apoyar efectivamente a las
tareas de planeamiento, eliminndose con ello la posibilidad de duplicar esfuerzos.
1.2.2.
1.2.3.
1.2.4.
Fuentes de criterio aplicables: son establecidas por el auditor, permite tener una visin
global de la entidad por auditar y debe ponerse a disposicin del equipo de auditoria
designado. Cuando el auditor considere utilizar criterios de entidades ajenas, estos deben
ser reformulados.
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1.3.
Revisin Estratgica
2.1. Ejecucin del plan
2.2. Formulacin del Reporte de Revisin Estratgica
2.1.
Ejecucin del plan: Una vez aprobado el Plan de Revisin Estratgica, el auditor el auditor
encargado deber reunirse con el ente, para presentar Alos miembros de su equipo que
tendrn a cargo el desarrollo del trabajo.
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2.2.
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Informe de la auditoria
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2. Ejecucin:
La fase de ejecucin de la auditoria esta focalizada en la obtencin de evidencias, suficientes, competentes
y pertinentes sobre los asuntos mas importantes aprobados en el Plan de la Auditoria.
Los papeles de trabajo son los documentos elaborados u obtenidos por el auditor durante las fases de
planeamiento y ejecucin, los cuales sirven como fundamento y respaldo del informe.
2.1.
Elaboracin del Programa de Auditoria:
Un programa de auditora es un plan detallado del trabajo que debe comunicar, tan precisamente como sea
posible el trabajo a ser ejecutado.
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2.2.
Procedimientos y tcnicas de auditoria:
Durante la fase ejecucin, el equipo de auditora se aboca a la obtencin de evidencias y realizar pruebas
sobre las mismas, aplica procedimientos y tcnicas de auditora, desarrolla hallazgos, observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
Las tcnicas de auditora ms utilizadas para reunir evidencia son:
2.3.
Evidencias de auditoria y mtodos de obtencin de informacin:
Se denomina evidencia al conjunto de hechos comprobados, suficientes, competentes y pertinentes que
sustentan las conclusiones del auditor.
La evidencia deber someterse a prueba para asegurarse que cumpla con los requisitos bsicos:
Suficiente.- Si es basta para sustentar los hallazgos, conclusiones y recomendaciones de los auditores.
Competente.- En la medida que sea consistente, convincente, confiable y validada por el auditor pblico.
Relevante.- Cuando exista relacin en su uso para demostrar o refutar un hecho en forma lgica y
patente.
Pertinente.- Cuando exista congruencia entre las observaciones, conclusiones y recomendaciones de la
auditora.
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2.4.
La evaluacin consiste Ela verificacin peridica del resultado de, a la luz del grado de eficiencia, eficacia,
transparencia y economa que hayan exhibido en el uso de los recursos pblicos, axial como del
cumplimimiennto por las entidades de las normas legales y de los alineamientos de politicas y planes de
accion.
2.5.
El auditor debe concentrar su esfuerzo de su trabajo en reas donde el rendimiento no es satisfactorio, axial
como en aquellos controles gerenciales que no funcionan apropiadamente o simplemente no existen.
El control gerencial se clasifica en:
controles sobre actividades del programa
Controles de cumplimiento
Controles para la proteccin de recursos
Controles de confiabilidad de la informacin
2.6.
Elaboracin y revisin de los Papeles de trabajo:
El auditor debe organizar un registro completo y detallado de la labor efectuada
Y las conclusiones alcanzadas, en forma de papeles de trabajo.
Los papeles de trabajo son registros que conserva el auditor sobre los procedimientos aplicados, las
pruebas realizadas, la informacin obtenida y las conclusiones pertinentes alcanzadas en su resumen, y
sirven para:
Proporcionar el soporte principal del informe del auditor, incluyendo las observaciones, hechos,
argumentos, entre otros.
Ayudar al auditor a ejecutar y supervisar el trabajo.
Presentarse como evidencia en caso de demanda legal.
Adems, deben formularse con claridad, pulcritud y exactitud; asimismo deben consignar los datos
referentes al anlisis, comprobacin, opinin y conclusiones sobre los hechos, transacciones o situaciones
especficos examinados, as como sobre las desviaciones que presentan respecto de los criterios y normas
establecidos o previsiones presupuestarias, hasta donde dichos datos sean necesarios para soportar la
evidencia en que se basan las observaciones, conclusiones y recomendaciones contenidas en el informe de
auditora.
Requisitos de los papeles de trabajo
Completos y exactos.
Claros, comprensibles y detallados.
Ilegibles y ordenados.
Informacin relevante.
2.6.
Desarrollo de hallazgo de auditoria
Es el resultado de la comparacin que se realiza entre un criterio y la situacin actual encontrada durante el
examen a un rea, actividad u operacin.
Los requisitos que deben reunir un hallazgo de auditora son:
Importancia relativa que amerite ser comunicado.
Basado en hechos y evidencias precisas que figuran en los papeles de trabajo.
Objetivo.
Convincente para una persona que no ha participado en la auditora.
Fatores que afectan el desarrollo de hallazgos
Acondiciones al momento de ocurrir el hecho.
Naturaleza, complejidad y magnitud financiera de las operaciones examinadas.
Anlisis crtico de cada hallazgo importante.
Integralidad del trabajo de auditora.
Autoridad legal
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Diferencias de opinin.
Los elementos del hallazgo de auditora son los siguientes:
Condicin: situacin actual encontrada
Criterio: norma aplicable
Defecto: el resultado adverso o potencial de la condicin encontrada.
Causa: representa la razn o razones bsicas por la cual ocurros la condicin.
Ejemplo N 1
Condicin: La Oficina de abastecimientos ha adquirido bienes durante el perodo 19X6, sin realizar una
efectiva evaluacin de ofertas de proveedores locales.
Criterio: La Oficina de abastecimientos tiene la responsabilidad de realizar el proceso de compra de bienes
que requieren los rganos de lnea de la entidad, para lo cual debe seleccionar a proveedores
representativos, a fin de obtener la cantidad requerida, al nivel razonable de calidad, al menor costo y en la
oportunidad debida.
Causa: La entidad no dispone de un Reglamento de Adquisiciones que regule, entre otros aspectos, el
proceso de compra de bienes aplicando criterios de eficiencia y economa en su ejecucin.
Efecto: Se han efectuado adquisiciones de bienes de capital a precios mayores a los ofertados por otros
proveedores, cuyas diferencias en precios se estiman en S/.525, 000
2.7.
Durante el proceso de la auditora, el auditor encargado debe comunicar oportunamente los hallazgos a las
personas comprendidas en los mismos, a fin de que en un plazo fijado, presenten sus aclaraciones o
comentarios
sustentados documentariamente, para su evaluacin y consideracin en el informe
correspondiente.
2.8.
La comunicacin de los hallazgos y la evaluacin de las respuestas de la entidad significan que el auditor
ha concluido la fase ejecucin y que ha acumulado en sus papeles de trabajo toda la evidencia necesaria
para sustentar el trabajo efectuado y el producto final a elaborar, el informe de auditora.
El retiro del equipo de auditora debe ser coordinado con los niveles gerenciales pertinentes de la entidad
auditada, con lo cual se dar por terminado el trabajo.
3.
Elaboracion del Informe
El informe de auditora es el producto final del trabajo del auditor, en el cual presenta sus observaciones,
conclusiones y recomendaciones.
Por esta razn el informe de auditora cubre dos funciones basicas:
Sntesis gerencial.
Introduccin.
Conclusiones.
Observaciones y recomendaciones.
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3.1.
3.2.
Significacin: Los asuntos incluidos en el informe de auditora de gestin deben ser de la suficiente
significacin como para justificar que sean informados y, para merecer la atencin de aquellos a
quienes van dirigidos.
Utilidad y oportunidad.
Exactitud y beneficios de la informacin sustentatoria: La exactitud se sustenta en la necesidad de
ser justos e imparciales en el informe, asegurando a los usuarios del informe que su contenido es
digno de crdito.
Calidad de convincente.
Objetividad y perspectiva.
Concisin.
Claridad y simplicidad.
Tono constructivo.
Organizacin de los contenidos del informe.
Positivismo.
Redaccion y revision del informe
La responsabilidad de la redaccin del informe de auditora es del auditor encargado aunque tambin
comparten esta responsabilidad, los miembros del equipo de auditora. la misma que, no slo se limita a la
redaccin del informe, sino tambin se extiende a todos los aspectos relacionados con la sustentacin
documentaria de los juicios emitidos por el auditor.
3.3.
El borrador del informe de auditora, redactado por el Jefe del equipo de auditora y revisado por el
supervisor asignado debe ser sometido a consideracin del nivel gerencial correspondiente para su
aprobacin y posterior envo a la entidad auditada.
3.4.
Los comentarios de la entidad representan las opiniones por escrito efectuadas por los funcionarios o
empleados a cargo de las actividades objeto de la auditora, en torno a los hallazgos de auditora
comunicados, igualmente por escrito, por el auditor encargado o el jefe del Organo de Auditora Interna,
segn corresponda.
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3.5.
Concluido el procesamiento del informe, este es elevado sucesivamente al nivel gerencial correspondiente
para su aprobacin final.
3.6.
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Bibliografia
Contralora General de la Repblica:
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