un Agente

QUE ES LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA

Dentro de las funciones de la administración de

empresas, la Auditoría Administrativa permite observar en
qué grado se han alcanzado los objetivos, al mismo tiempo
que se evalúan las prácticas administrativas, como la
planificación, la organización, la dirección, la ejecución y
el control.

El término Auditoría Administrativa se empleó por

primera vez en 1935, con la propuesta de fundamentos
de James O. McKinsey, para analizar una empresa en
todos sus aspectos, “a la luz de su ambiente presente y
futuro probable”. Este concepto ha permitido el
surgimiento de ideas como la auto-auditoría y el desarrollo
de esta figura como un mecanismo importante en el campo
de la competitividad entre organizaciones y en la Teoría
Administrativa.

 ¿Qué es una auditoría administrativa?

 ¿Por qué aplicar una auditoría administrativa?
 ¿Cuáles son los principales objetivos de una auditoría administrativa?
 ¿Cómo se realiza una auditoría administrativa?
 ¿Cuáles son los tipos de auditoría?
 ¿Cuál es el resultado principal de una auditoría?
 ¿Cómo iniciar una auditoría administrativa?

¿Qué es una Auditoría Administrativa?

Una Auditoría Administrativa es un análisis completó de la estructura
organizacional de una empresa, de sus mecanismos de control,
operación, además de sus recursos humanos y materiales. Se trata de
un procedimiento que evalúa a la organización como un todo, por
medio del cotejo de su desempeño con sus objetivos, tanto globales
como por unidad, con el fin de ver lo efectivo de su modelo de
gestión.

Una Auditoría Administrativa obedece a los siguientes principios:

 Sentido de la evaluación: este tipo de auditorías no mide el potencial o

la idoneidad de los profesionales o trabajadores dentro de la
organización, sino las dinámicas gerenciales, es decir, de los mandos
administrativos responsables de coordinar las fuerzas de la empresa a lo
interno.
 Importancia de la verificación: una auditoría eficaz no solo
fundamenta sus conclusiones en la información obtenida, sino que
ofrece medios científicos para interpretarla y para comprobar que se
trata de una evaluación fidedigna.
 Pensar en términos administrativos: la atención de los auditores debe
estar puesta en el aspecto administrativo de la empresa y no en otras
áreas supeditadas a la gerencia administrativa. Se trata de una
evaluación de procesos y recursos de cara a la misión de la empresa.

¿Por qué aplicar una auditoría administrativa?

Las empresas suelen usar las Auditorías Administrativas como un
apoyo a los miembros de la organización, en especial a los Directores
y Gerentes, en el desempeño de sus funciones, por medio de análisis,
evaluaciones, recomendaciones, asesoría e información concerniente a
las actividades revisadas.

Algunos casos en los que se puede aplicar una Auditoría

Administrativa pueden incluir:

 La valoración de una directiva para determinar si habrá rotación o no.

  Si existe una transición y cambio de órgano directivo.
 Cuando una empresa requiere una evaluación a nivel externo antes de
ser adquirida o absorbida por otra.

Aunque estos son algunos de los ejemplos en los que una Auditoría
Administrativa puede tener relevancia especial, en estos casos suele
formar parte de una auditoría integral en la que se analizarían más
aspectos de la empresa, como el financiero, logístico o informático.

Su importancia recae en que es un medio para evaluar la eficacia de

los controles internos de una empresa, ayuda a prevenir el fraude y
la malversación de sus activos, así como minimizar los gastos de
capital en el manejo administrativo.

También sirve con los siguientes fines:

 Para la consecución de los objetivos empresariales. Los procesos

empresariales necesitan diversas formas de control interno para facilitar
la prevención, supervisión y seguimiento de irregularidades o
hallazgos. Además, ayuda a medir el rendimiento continuo con la
finalidad de mantener registros adecuados y promover la productividad
operativa.
 Evaluar el riesgo de errores en los procedimientos contables. Sin
controles internos o sistemas de Auditorías Administrativas, una
empresa no podría crear informes financieros fiables, tanto internos
como externos. De esta forma, no se podría determinar cómo asignar
sus recursos ni saber cuáles de sus segmentos o líneas de productos son
rentables.
 Prevención y detección de fraude. El análisis recurrente de las
operaciones de una empresa y el mantenimiento de sistemas rigurosos
de control interno pueden prevenir y detectar diversas formas de fraude
u otros hallazgos contables.
¿Cuáles son los principales objetivos de una Auditoría
Administrativa?
El principal objetivo de una Auditoría Administrativa es identificar
puntos débiles, fallos en procesos y vicios recurrentes que puedan
darse en los diferentes procedimientos de la empresa.

Además de dar con las deficiencias o debilidades de las diversas áreas

para poder corregirlas o solventarlas, una auditoría administrativa
también trae consigo los siguientes objetivos:

 Optimizar la administración de los recursos por parte de la empresa.

 Evaluar el servicio (o producto) brindado por la empresa de cara a la
satisfacción del cliente.
 Aumentar los niveles de calidad y competitividad mediante diversos
mecanismos y planes de gestión.
 Identificar los aciertos administrativos y replicarlos en situaciones
semejantes.
 Analizar las funciones de cada división de la empresa en relación con
las demás.
 Generar y proponer nuevos esquemas organizativos que resuelvan
problemas a niveles macro o microempresariales.

¿Cómo se realiza una auditoría administrativa?

Una Auditoría Administrativa se compone de cuatro pasos
elementales:

1. Planeación: se establecen los parámetros y lineamientos que

servirán para enfocar la revisión de la auditoría, es decir, se debe
primero definir qué cosas buscar y cuál será el criterio específico
de búsqueda. Esto pasa por una lectura de “síntomas” o de
conflictos aparentes.
 2. Instrumentación: se elige entre diversos modelos de
recolección de datos y de medición de estos, en función de la
naturaleza empresarial y del tipo de conclusiones a las que se
quiere llegar.
3. Examen: se aplica la planificación y se recaudan los datos y
las estadísticas o cualquier otro tipo de información que responda
a los lineamientos preestablecidos.
4. Informe: el cierre de la auditoría arroja como resultado un
informe en el cual se detalla y explica todo el proceso, se rinde
cuenta de los resultados y, finalmente, se hacen las
recomendaciones pertinentes.
¿Cuáles son los tipos de Auditoría?
Las Auditorías Administrativas pueden realizarse de una forma
analítica o funcional. La primera consiste en el estudio y comprensión
de las políticas de actuación, los procesos, las dinámicas
administrativas y directivas, mientras que la segunda se enfoca más en
la puesta en operación y la administración de los puestos y mandos de
responsabilidad.

Por otro lado, también existen las Auditorías externas e internas. A

continuación detallamos en qué consisten estos Tipos de Auditorías:

Externa. Este tipo de auditoría es llevada a cabo por un contador

público sin vínculos laborales con la empresa u organización y
consiste en un examen crítico, sistemático y detallado de la unidad
económica, por medio de técnicas determinadas y con el fin de
obtener una opinión independiente de la operación del sistema
económico, su control interno y, por último, dar sugerencias para
mejorarlo.

La relevancia de este tipo de auditoría radica en que con ella, los

resultados tienen una validez bajo una figura de fe pública, es decir, la
información examinada tiene plena credibilidad de forma
independiente a la propia empresa.

Interna. Una auditoría interna se realiza por integrantes de la

empresa, o sea, por un auditor interno el cual tiene a su cargo la
evaluación permanente del control de las transacciones y operaciones,
con el fin de sugerir el mejoramiento de los métodos y procedimientos
de control interno que den como resultado una operación más eficiente
y eficaz.

Ya que se lleva a cabo por personal de la empresa, la imparcialidad e

independencia en una auditoría interna no puede ser absoluta, pues el
auditor no tiene la posibilidad de separarse por completo de la
influencia de la administración de la organización, a la cual responde.
La auditoría interna se caracteriza porque solo interviene en las
operaciones y decisiones propias de su oficina, pero nunca en las
operaciones y decisiones de la organización a la cual presta sus
servicios y su función es de asesoría.
¿Cuál es el resultado principal de una auditoría?
El resultado de la auditoría sirve para tomar las decisiones más
acertadas en función del buen desempeño de los equipos de trabajo
humano y materiales que permiten el funcionamiento de tu empresa.
En muchas ocasiones, es a través de las auditorías que los directores o
altos gerentes de una empresa o institución eligen llevar a cabo
importantes inversiones, cerrar plantas o incluso prescindir de
personal.

Como resultado de la auditoría, el auditor entregará un informe escrito

que dé constancia de su trabajo y donde desarrolle sus sugerencias o
los acuerdos tomados para que la organización corrija y perfeccione
los puntos débiles encontrados. Este informe debe tener las siguientes
características:

 Debe estar redactado en forma sencilla, clara y precisa.

 Las conclusiones deben estar apoyadas con argumentos razonados y
convincentes, que motiven la acción correspondiente.
 Debe estar escrito con limpieza y en papel adecuado.
 El informe, según el caso, deberá acompañarse de todos aquellos
documentos formulados como resultado de los trabajos, por ejemplo,
gráficas, instructivos, formas, entre otros.

¿Cómo iniciar una Auditoría Administrativa?

La manera óptima de realizar una auditoría es por medio de una
persona o firma independiente a la empresa, pues así será capaz de
ofrecer una opinión imparcial y profesionalmente experta sobre los
resultados, con base en el hecho de que su opinión acompañará el
informe presentado al término del examen y con el atributo de que
estará basada en la veracidad de los documentos, de los estados
financieros y en que no hay restricciones impuestas al auditor en su
trabajo de investigación.

Así, iniciar una Auditoría Administrativa conlleva lo siguiente:

 Canalizar las acciones de optimización de los recursos que tiene la

empresa o institución según sea su administración.
 Evaluar si el servicio ofrecido, partiendo de la organización interna que
debe tener cada empresa o institución, satisface las expectativas de los
clientes.
 Impulsar a través de planes y modelos de gestión el aumento de los
niveles de calidad y competitividad de los servicios o bienes ofrecidos
al público.
 Determinar cuáles son los métodos de gestión deficientes y que generan
pérdidas, en función de evitar que esto siga ocurriendo.
  Identificar los aciertos de la administración de la empresa y cómo sus
resultados se aproximan a los objetivos propuestos.
 Establecer cuáles son los instrumentos de trabajo que aportan o retrasan
el desarrollo de la empresa o institución.
 Analizar las funciones administrativas y su relación con las demás
dependencias de la empresa o institución.

Ya sea que busques hacer más eficientes los procesos en tu empresa,

tomar una decisión importante basada en el funcionamiento de la
organización o simplemente mejorar tu producto o servicio, las
auditorías administrativas son la forma ideal de lograrlo.