La teoría de Sistemas en Administración de Empresas

La teoría de Sistemas 

La teoría de sistemas en administración de empresas es una concepción de las

empresas u organizaciones como un sistema, compuesto por partes relacionadas
entre sí que se relaciona también con el mundo externo. Esta teoría permite la
explicación sistemática de las organizaciones y los elementos que influyen en
su entorno.

La Organización Como Sistema

El enfoque de sistemas que concibe a la organización como un conjunto de partes
interrelacionadas entre sí, o conjunto de subsistemas que cumple cada uno
con funciones específicas para lograr el objetivo final. Viendo a la organización
desde una perspectiva más amplia y para comprender aún mejor su
funcionamiento, los estudiosos de la organización aplican este enfoque.

Hoy en día muchas disciplinas concurren al estudio y solución de las

problemáticas de la organización, más que psicólogos, sociólogos y antropólogos
como en la escuela conductista, también participan ingenieros industriales,
administradores, estadísticos, economistas, entre otros. Todas las escuelas
convergen en la actualidad y sus aportes están presentes, aplicándose unas más
que otras, pero todas han contribuido a la teoría moderna de la administración.

La teoría de sistemas estudia a los diferentes elementos del sistema, sus

procesos de interrelación y sus objetivos y esto la diferencia de otras, como la
conductista que enfoca en el elemento más importante, el individuo, cuyo
comportamiento influye en los demás y es la base del éxito de toda organización.

Tipos de sistemas
Existen dos tipos de sistemas, abiertos y cerrados, los cerrados no interactúan con
el medio ambiente y los abiertos si porque reciben insumos, los procesan y los
regresan hacia afuera como productos terminados.

 La organización como sistema cerrado

La organización como sistema cerrado se puede ubicar en los primeros estudios
sobre ella, en donde se enfocaba en un nivel técnico-operativo, en alcanzar
mayor eficiencia y se ignoraba la influencia externa.

 La organización como sistema abierto                     

En la actualidad, la teoría moderna ve a la organización como sistema abierto

porque reconoce su íntima relación con el medio ambiente que es la sociedad de
donde recibe energía, información o materiales, los cuales procesa y regresa al
exterior como productos o servicios que satisfacen necesidades y repite este ciclo
una u otra vez.

Características de los sistemas abiertos

Los sistemas abiertos combaten la entropía, mantienen la estabilidad y reciben

retroalimentación para corregir errores y mejorar su actuación.

Aplicaciones del enfoque de la organización como sistema abierto

Este enfoque ha servido para mostrar diversos puntos de vista, entre ellos:

 La organización como subsistema dentro de la sociedad.

 Como un conjunto de subsistemas funcionales (departamentos).
 Para visualizarla con sus elementos fundamentales (medio ambiente,
objetivos, estructuras y procesos).

Importancia del enfoque de sistemas para el estudio de

las organizaciones
El entorno es parte esencial de las organizaciones, porque es el ambiente externo
que influye en ella directa o indirectamente, pues tiene efectos en lo que sucede
adentro, es su factor determinante.

La organización tiene un entorno inmediato con el que se relaciona directamente

(clientes, suplidores, asesores, entes reguladores, adversarios y opinión pública) y
un entorno general (la sociedad) que incluye lo social, cultural, económico y
político.
La gerencia debe conocerlo muy bien para poder garantizar la adaptación y
permanencia de la organización en el tiempo, así mismo, poder enfrentarse a los
distintos niveles de complejidad e incertidumbre que hacen que sea un entorno
placentero, perturbado o turbulento,

Escuela de teoría de sistemas

 Una escuela es una escuela de pensamiento, es decir, la forma en la que se
concibe algo, Aparece en una época de mayores avances tecnológicos y
conocimientos resultantes de las experiencias vividas por escuelas anteriores.
Esta escuela cubre algunas omisiones hechas por la escuela clásica y la
conductista y se diferencia de ellas en sus valores, nivel de análisis y metodología.

La teoría de los sistemas va más allá del hombre y su comportamiento, pues su

nivel de análisis se basa en el concepto de sistemas, es decir, un conjunto de
elementos interrelacionados que buscan lograr un objetivo. Entre los varios
elementos del sistema se encuentra el individuo y se considera el elemento más
importante, pero, en lo que realmente se enfoca la escuela es en cómo se
interrelacionan todos esos elementos.

La teoría también reconoce que no hay una sola manera correcta de administrar y
organizar porque eso depende del medio ambiente, tal como lo dice la
llamada teoría organizacional.

Características de la teoría de sistemas

 Concibe a la organización como un sistema, o, un conjunto de cosas o
elementos relacionados entre sí y que persiguen un objetivo.
 Marco histórico: Se dio durante el desarrollo del capitalismo, grandes
empresas y necesidad de mayor información.
 Nivel de análisis: Estudia a la organización como un sistema abierto, que
está dentro de otro que es el medio ambiente con el que intercambia
recursos e información.
 Metodología: Modelos o representaciones de la realidad.
 Sistema de valores: Se basa en dos conceptos básicos:

1. Todas las organizaciones tienen rasgos estructurales comunes, sin

importar su sector.
 2. Sus actividades son regulares, muchas repetitivas y, por lo tanto, se
puede predecir su comportamiento.

Críticas a la escuela de sistemas

 La no consideración del “factor humano” y su espontaneidad e
impredecibilidad.
 Se ignoran las diferencias entre organizaciones y su dinamismo.
 Imposibilidad de comprobación empírica de algunos conceptos
sistémicos.
 La existencia factores extra organizacionales complejos no
cuantificables.

Aportes de la escuela de sistemas

  Identificación y características de los componentes de la organización.
 Teoría actualmente vigente, que hace posible estudiar y comprender los
fenómenos organizacionales
 Mayor comprensión de la organización y por ende facilidad en
su planificación, organización, dirección y control.

Metodología de la escuela de sistemas

Su metodología es el uso de modelos o representaciones de la realidad que da la
ventaja de utilizar las variables pertinentes que hace posible describir, explicar y
pronosticar el comportamiento de los sistemas bajo ciertas condiciones.

Escuela conductista de la administración 

La escuela conductista, sociológica o del comportamiento humano es la escuela

de pensamiento administrativo que surge con motivo de las graves omisiones
realizadas por la escuela clásica. Debido a la concepción mecanicista del hombre
que tenía y por darlo por holgazán, ignorante y mediocre y tratarlo de tal manera.
 Estas ideas de la escuela clásica de pensamiento administrativo ocasionaron
conflictos por la inconformidad de los trabajadores lo que a su vez dio lugar a
legislación laboral, creándose así, un conjunto de normas jurídicas que regulan los
derechos, deberes y obligaciones de los patronos y trabajadores.

La escuela conductista basa sus aportes en los conocimientos de las disciplinas

que estudian el comportamiento humano y dichos aportes ayudan a las
organizaciones actuales a satisfacer las necesidades de la personalidad compleja
del hombre para mantener un equilibrio interno y lograr sus objetivos.

Concepto del hombre

Esta escuela ve a hombre como un ser complejo, con muchas motivaciones y con
diferentes necesidades que la organización debe satisfacer.

Es visto como un ser social que tendrá grupos dentro de la organización al igual
que intereses personales que son su prioridad y mientras más condiciones se
creen para que los trabajadores puedan satisfacer esos intereses dentro de la
organización, más eficientes serán.

Características

Marco histórico: Surge a raíz de la necesidad de cambiar los enfoques de la

escuela clásica que daban origen a explotación y conflictos laborales.

Nivel de análisis: Las organizaciones en general.

Metodología: Método científico.

Sistema de valores:

 Concepto del hombre: Unidad biológica compleja, con intelecto y

profundamente reflexivo.
 Motivación: Es compleja, al trabajar se persiguen varios objetivos
además del dinero y hay una tendencia a querer trabajar.
 El individuo dentro de la empresa: Pertenece a grupos y en su selección
también se debe considerar su integración en el marco social de la
empresa.
  Autoridad: Además de la autoridad formal, hay otras de la organización
informal o de relaciones entre individuos.
 Relación individuo – Empresa: Existen diversidad de conflictos e influyen
en la eficiencia y conducta del trabajador.

Críticas
La escuela es criticada porque hay conflictos cuya solución está fuera del alcance
de sus aportes porque, aunque comprender el comportamiento humano es muy
importante para resolver los problemas que pueden surgir en una organización,
también resulta necesario un enfoque interdisciplinario para poder mantenerla
funcionando debidamente.

 Sobreestimación de las relaciones humanas en capacidad de resolver

conflictos.
 Infravaloración de sindicatos.
 Ausencia de cambios significativos y verdadera participación
 Ineficacia de algunas figuras, por ejemplo, los consejeros.
 Sobreestimación de las comunicaciones, esta es un medio, no una
solución.

Aportes de la escuela conductista

Conocimiento sobre el comportamiento humano en el contexto de la empresa,
como:

 Hipótesis correctas sobre la naturaleza y motivación humana.

 La influencia de factores humanos y sociales en la empresa.
 Comprensión de la motivación del individuo en la empresa y como
mantenerla o aumentarla.
 Mejora de la eficiencia de las organizaciones al actuar tomando en
cuenta la naturaleza compleja del hombre.

Teoría de la Organización: Qué es, Cuáles son?

Concepto de organización

La teoría de la organización con conceptualizaciones de la naturaleza y

funcionamiento de las organizaciones desde diversas perspectivas.
Una organización puede ser definida como un conjunto de seres humanos que se
unen para trabajar y cooperar para lograr un fin común.

Los individuos y la sociedad en general tienen muchas necesidades de distinta

naturaleza y prioridad, y la planificación, organización, dirección y control de los
esfuerzos para satisfacerlas a gran escala toma lugar principalmente dentro de las
organizaciones.

Importancia de las organizaciones

Las organizaciones hoy en día son de gran importancia y están presentes en casi
cada aspecto de la vida cotidiana, ellas le dan eficacia y eficiencia a las acciones
dirigidas a lograr fines para los que se crean.

Las organizaciones hacen más sencilla la vida del hombre, es por ello que su
estudio y comprensión son fundamentales, en especial para los administradores.

Teoría de la organización

La teoría de la organización con conceptualizaciones de la naturaleza y

funcionamiento de las organizaciones desde diversas perspectivas.

Para comprender las organizaciones, primero se deben conocer los conceptos y

principios básicos que explican su esencia. Empezando por el proceso de
formación teorías válidas que explican, predicen, inciden en su comportamiento,
de esta manera como los grupos sociales que la integran.

También como es que funciona como un sistema y como interactúa y es afectada

por su entorno. Habiendo dicho esto, para entender como surgen las ideas que
permiten explicar y saber por qué una organización se desempeña o se
desempeñará de cierta manera, y como es que se puede incidir deliberadamente
en su comportamiento, es necesario conocer que es la teoría de la organización.

El concepto de teoría
Una teoría en términos generales, es una generación ideas sobre un fenómeno que
se estudia, es un conjunto organizado de ideas que explican un fenómeno,
deducidas a partir de la observación, la experiencia o el razonamiento lógico.

Pero para que una teoría sea válida no basta con la conceptualización o
producción de ideas, sino que también se tienen que verificar comparando las
ideas con la realidad.

Especialidades que han contribuido a la teoría de la organización

Los especialistas que han contribuido con el desarrollo del campo de la teoría
organizacional son variados, incluyen ingenieros, psicólogos, economistas,
sociólogos, etc. Todos ellos han ayudado a poder comprenderlas y manejarlas.

 En la actualidad, el campo de la teoría de la organización sigue siendo

fundamental y todos los administradores de alguna manera u otra también son
teóricos cuando analizan y predicen resultados de una organización.

 Características de teoría organizacional válida

 Una teoría organizacional válida:

 Explica
 Predice
 Permite influir en el desempeño de la organización.

 Evolución de las teorías organizacionales

 Las teorías han evolucionado a través del tiempo y las disciplinas básicas que
han ayudado a construirlas son:

 Analíticas (economía, matemática e investigación en de operaciones)

 Institucionales (Administración de empresas, administración pública y
ciencias políticas)
 Especialidades de ciencias del comportamiento (Sociología, psicología,
antropología).
 Movimientos o enfoques de las teorías organizacionales
 Las teorías han aparecido a través del tiempo con distintos enfoques, o
movimientos. Uno de los primeros movimientos se dio durante la revolución
industrial y se enfocó la racionalización del trabajo, es decir, alcanzar la eficiencia
en su ejecución.

El otro movimiento se enfocó en la importancia de las condiciones del ambiente

físico de trabajo y como puede influir en los trabajadores, otro movimiento hace
énfasis en las relaciones sociales y personales y otro en la toma de decisiones.

 Tipos de teorías de la organización

 Además, existen diferencias en cómo se estudia y analiza a la organización,
existiendo:

 Teorías empíricas que se basan en las experiencias exitosas de los

gerentes.
 Teorías cuantitativas que se sirven de símbolos matemáticos.
 Las teorías operacionales también llamadas tradicionales que contienen
el proceso administrativo.
 Las teorías del comportamiento humano que estudian como las
necesidades, valores, actitudes y cualquier característica individual
influyen la actuación del hombre en la organización, y por último.
 Las teorías del sistema social que explican como el medio ambiente
social afecta a la persona tanto afuera como adentro de la organización.

De la teoría a la práctica administrativa

Como ya se dijo, una teoría válida son ideas o conceptualizaciones verificadas
sobre un fenómeno, una vez que se tienen, hay que ponerlas en práctica y esto se
hace por medio de normas y procedimientos específicos que implica varios pasos:

1. El desarrollo.
2. Luego se comprueban como se expuso arriba.
3. Se adapta.
4. Implementación de la teoría.

El método científico y la teoría de las organizaciones

 El conocimiento sobre las organizaciones ha surgido tanto de la experiencia como
de la aplicación del método científico.
Sin embargo, idealmente el método científico debe ser aplicado para que el
conocimiento se considere más válido y generalizable, es decir, que, a diferencia
del conocimiento vulgar, parta y se pruebe con hechos, sea verificado y objetivo.

Grupos sociales en las organizaciones

A las organizaciones las conforman individuos que son parte de la sociedad y, por
ende, también son parte de grupos sociales, cuya estructura se conforma por la
interacción y otras características que los unen, tales como valores y creencias,
dichos grupos tienen gran influencia sobre las organizaciones, llegando incluso a
poder controlarlas.

Características de los grupos sociales

Los grupos sociales que siempre se ven en nuestra vida cotidiana se forman

naturalmente, sin un objetivo definitivo, las personas pueden hacer lo que deseen
dentro de ciertos límites, se unen e interactúan porque así lo desean y
el liderazgo es natural, no impuesto.

Pero cuando se quieren lograr objetivos específicos, a veces hay que formalizar y

regular el comportamiento y actos de quienes se agrupan para tales fines y es allí
donde surge la organización formal.

La organización informal
Es necesario saber que, aunque una organización sea formal, también se dan
actividades e interacciones entre sus miembros que no se apegan totalmente a los
requisitos, pues el hombre es un ser social, complejo y pensante.

El hombre tiene personalidad propia al contrario de una máquina y es normal que

desarrolle relaciones informales con sus compañeros de trabajo, como amistades,
y esto recibe el nombre de organización informal, y estos son los postulados de
la escuela conductista, que concibe al hombre de esta manera.

Por ejemplo, cuando se quiere crear una empresa manufacturera, la dinámica

entre sus miembros es formalizada, sin embargo, entre ellos se desarrollará
relaciones sociales, valores grupales y prácticas que no se rigen estrictamente por
lo formal y esto es visto como algo normal.
Organización informal
La organización informal es la estructura organizacional que se basa en las
relaciones que surgen espontáneamente entre los individuos y grupos en una
organización, pueden ser relaciones de índole social, religioso o cultural y que a
diferencia de la organización formal, no se rigen por manuales de organización,
normas, procedimientos ni nada parecido.

Existen dos tipos de estructuras en una organización, la estructura formal que es

la que se planifica y además establece el tipo de relaciones entre los individuos y
la estructura informal que es espontánea y no se rige a por los requisitos y normas
formales. En el presente artículo se desarrollará la organización informal y sus
procesos.

Características de la organización informal

Tiene características que la diferencian de la organización formal como:

 La espontaneidad en su origen. No se planifica y se forma naturalmente.

 Es consecuencia de la rigidez de la estructura informal.
 Complementa a la organización formal. Esto es de las características
más importantes porque la ayuda a lograr sus objetivos, pero solo si se
sabe aprovechar al comprenderla, aceptarla y administrarla
correctamente.

Comportamiento organizacional
Respecto al comportamiento y su relación con la formalidad, son el conjunto de
creencias, valores y experiencias previas de los individuos los que influyen en su
comportamiento tanto fuera como adentro de la organización y dichos
comportamientos pueden ser en favor de los objetivos organizacionales o de los
intereses individuales.

El comportamiento organizacional puede ser formal, informal o no formal.

  El comportamiento formal. Es el que se espera de los individuos en la
organización y se da cuando actúan según las instrucciones de la
organización formal.
 El comportamiento informal. Es informal si busca satisfacer
necesidades sociales al establecer relaciones sociales y emocionales.
 El comportamiento no formal. Es cuando se persiguen lograr los
objetivos de la organización, pero desviándose un poco de los medios o
procedimientos formalmente establecidos para tal fin, al recurrir a
maneras diferentes de hacer las cosas. El comportamiento no formal
ocupa un lugar intermedio entre el formal e informal.

Procesos de la organización informal

En la organización formal se dan procesos que hacen posible su existencia,
armonía y coordinación, y ellos son:

 Establecimiento de normas

Consiste en la existencia de normas que guían el comportamiento de los

miembros y que, a pesar de no haber sido establecidas explícitamente, son
aceptadas y respetadas por el grupo. Por ejemplo, un grupo de trabajo de una
oficina puede tener como norma ayudarse mutuamente en jornadas especiales a
fin de cumplir con el trabajo a tiempo.

 Comunicación informal

 Es la recepción y difusión de la información por canales distintos al de la

estructura jerárquica, de manera que las personas se comunican por canales que
crean las mismas relaciones informales. Es decir, que la información no se
transmite siguiendo la estructura formal, sino que lo hace sirviéndose de las
relaciones informales entre las personas, es un intercambio de información de
manera no oficial.

Un ejemplo de esto es cuando un trabajador se entera de brotes de COVID-19 en

las instalaciones de una empresa por medio de otro trabajador y no a través de las
autoridades correspondientes. Por el contrario, si fuesen los jefes indicados por la
estructura jerárquica quienes difundieran esa información, la comunicación sería
formal.

Redes de comunicación informal

El grado de selectividad de las personas a las quienes se trasmite la información
puede generar una comunicación efectiva o incluso un simple chisme si es que los
mensajes se difunden indiscriminadamente y es por ello que, aunque la
comunicación sea informal, lo ideal es que sea responsable y pertinente. Existen
tres cadenas de comunicación, a saber la cadena simple, cadena compuesta y el
chisme.

 Cohesión

La cohesión es la unión y lealtad entre los miembros, como cuando se unen y

apoyan para lograr un fin común.

Importancia de la organización informal y las

necesidades humanas
La organización informal es de suma importancia porque esta permite la
satisfacción de necesidades humanas, lo que a su vez aumentan la satisfacción
dentro del trabajo. Entre dichas necesidades está la de relacionarse de una
manera más íntima y personal con otras personas, en este caso, sus compañeros
de trabajo y sentir que pertenece a un grupo en la organización e identificarse con
él y sentirse apoyado.  

La organización informal también satisface la necesidad de sentirse seguro

porque como grupo se tiene más influencia en la organización y además, aquí
surge también un apoyo mutuo que contribuye a la mejora de las competencias de
los individuos porque suele ocurrir que unos enseñan a otros.

Si una persona se siente aislada o excluida del grupo, esto afectará su

desenvolvimiento laboral, pues hay necesidades humanas que están siendo
desatendidas y esto tiene efectos psicológicos negativos.

Administración de la organización informal

La organización informal está presente en casi todas las actividades de la

organización propiamente dicha y no debe ser ignorada o eliminada, por el
contrario, debe ser aceptada, comprendida y administrada para usarla en favor de
los objetivos organizacionales, ya que ayuda a cubrir ciertas fallas de la
organización formal.
No se puede negar que algunas organizaciones informales no son buenas y por
eso hay que saber encaminarlas para que resulten beneficiosas para todos.

Esto se hace empezando por entender las causas del comportamiento negativo y
asegurarse de cumplir con las necesidades básicas de sus integrantes tales como
la de seguridad, la cual que se logra por medio de un salario digno, la necesidad de
estima, estabilidad y las necesidades sociales.

Una buena administración de la organización informal requiere poder identificarlas

e influir en ella, pero al no ser como una persona jurídica que dice su nombre,
miembros y objetivos sino algo implícito y de origen espontáneo, su identificación
se hace observando el comportamiento de los trabajadores, como se relacionan,
como actúan, lo que dicen y lo que no, etc.

La manera de influir en ella es demostrando una aceptación y reconocimiento

auténtico y no mal intencionado, escucharla y atenderla para poder integrar los
intereses formales con los informales.  

Conclusión
Contribuir a la realización personal y felicidad de los empleados resulta en un
ganar-ganar organizacional, social e individual.

Para finalizar, se observa que la formalidad e informalidad son simultáneas, una

organización no debe ser tan rígida como para ocasionar disfuncionalidades y
mucho menos ser inflexible con la naturaleza social del hombre.

La organización debe adaptarse a la realidad o fracasará al no atender a su

recurso más importante, el recurso humano.

Es evidente que es el ambiente el que determina lo que hace la organización y un

requisito importante para que pueda existir y triunfar es la adaptación a su medio,
desde la adaptación individual hasta la organizacional.

La organización formal
La organización formal es el tipo de estructura organizacional que se caracteriza
por ser planificada, por tener objetivos claros, y planes, normas y procedimientos
para alcanzarlos. Es la organización planificada y organizada, regida por manuales
de organización que determinan los puestos, funciones, relaciones, y todo su
funcionamiento.

En la organización formal, las relaciones entre individuos son preestablecidas y

sus miembros se escogen según normas de selección. Los miembros reciben
órdenes sobre qué hacer y que no, hay posiciones, jefes y subordinados. Es lo
opuesto a la organización informal, que deriva de las relaciones sociales y grupos,
como las amistades entre los empleados.

La organización formal y el modelo burocrático de Max

Weber
Distintos autores intentan explicar las características de este tipo de estructura y
uno de ellos es el historiador y sociólogo Max Weber que ideó un modelo de
organización formal conocido como el modelo burocrático. Por medio del modelo
se idea el tipo ideal de organización basado en la racionalización de actividades
por medio de normas y procedimientos para lograr la mayor eficiencia posible.

El modelo burocrático y la organización formal tienen características en común y

son las siguientes.

Características de la organización formal

 Especialidad: Es tener capacidad y especialización para hacer el trabajo.
 Profesionalidad: Se trata de que quienes ocupen las posiciones son
profesionales altamente calificados.
 Racionalidad: Consiste en que la organización se planifica y actúa según
lineamientos basados en la lógica y eficiencia.
 Impersonalidad: La autoridad depende del cargo que se ostenta y no de
la persona que lo ejerce.
 Jerarquización: Las posiciones y oficinas tienen diferentes rangos, uno
mayor que el otro.
 Estabilidad: Es la garantía de permanencia dentro de la organización en
el ejercicio de los puestos que corresponden.
 La autonomía: Consiste en que los individuos pueden tomar decisiones
dentro de los límites de sus funciones y naturaleza de sus actividades.
Diferencia entre la organización formal e informal
Existen dos tipos de estructuras en una organización, la estructura formal, que es
la que se planifica y además establece el tipo de relaciones entre los individuos, y
la estructura informal, que es lo opuesto por ser espontánea y no regirse por
dichas normas. La organización informal son las actividades e interacciones entre
sus miembros que no se rigen por los requisitos, sino por las necesidades sociales
de las personas, por ejemplo las amistades entre trabajadores.

Ejemplos de organización formal

Escuelas, universidades, hospitales, empresas, un ejemplo de empresa podría

ser Google, una organización con metas, planes, procedimientos y reglas de
selección.

Ejemplos de organización informal

Sindicatos de trabajadores, fraternidades, equipos de futbol de los trabajadores.

opuesto a la organización informal, que deriva de las relaciones sociales y grupos,

como las amistades entre los empleados.