Un Pan 033080

Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA
Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos
Planificacin operativa
2003
Series de Publicaciones RUTA

338.9
L589p
Planificacin operativa / Len, Jorge, Meza, Ronald, Morales
Carmen E. --San Jos, C.R.: Unidad Regional de Asistencia
Tcnica, 2003.
62 p.:il.; 28 cm. --(Series de Publicaciones RUTA: Serie
Organizacin para la Ejecucin de Proyectos. Fascculo 7)
ISBN: 9968-866-21-0
1. PLANIFICACIN OPERATIVA. 2. PRESUPUESTACION. 3. POA
Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores

y personal de RUTA que colaboraron en la preparacin de este documento
Autores
Ronald Meza. RUTA
Carmen Eugenia Morales. RUTA
Jorge Len. RUTA
Colaboraron en la revisin
Alejandro Vsquez. PRODERCO. Honduras
Marvin Chaverri. PRODAPEN. Costa Rica
Gloria Chicas de Mrquez. ICAP. Costa Rica
Eduardo Zamora. Nicaragua
Mara del Roco Daz. Costa Rica
Ronald Meza. RUTA
Linda Bez. RUTA
Control de edicin
Mayela Rodrguez. RUTA
Roxana Romero. RUTA
Diseo y diagramacin
Oscar Cuevas
Siglas___
ii
Presentacin___
Conceptos bsicos___
Objetivos y productos___
Requisitos___
Principios centrales.__
Participantes y responsabilidades___
Mtodo de trabajo___
11
Perodo para realizar las actividades___
24
Anexo:___
29
Instrumentos de apoyo a la planificacin operativa. ... ....22
Indice
Indice
Siglas
Siglas
ii
DRP
Diagnstico Rural Participativo
FIDA
Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola
FODA
Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas
IC
Institucin Cooperante
IEEA
Informe de Evaluacin Ex - Ante
ML
Marco Lgico
POA
Plan Operativo Anual
PS&E
Planificacin, Seguimiento y Evaluacin
RUTA
Unidad Regional de Asistencia Tcnica
TDR
Trminos de Referencia
UP
Unidad de Proyecto
UPSE
Unidad de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin
La organizacin para la ejecucin de proyectos de desarrollo rural requiere

de un marco orientador en aspectos tcnicos, administrativos y financieros,
que conduzca a un buen arranque y consolidacin de las acciones del
proyecto. Los ejecutores de los proyectos demandan informacin sobre
conceptos bsicos, principios para cada accin importante de la organizacin de proyectos, instrumentos tiles y experiencias relevantes de ejecucin, que puedan aplicarse para facilitar y mejorar las intervenciones en
el rea de influencia y la poblacin objetivo.
Para tal fin, la Unidad Regional de Asistencia Tcnica (RUTA) ha preparado la Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos, que consta de un
conjunto de documentos, que pueden ser utilizados en forma individual o
en su totalidad, para apoyar actividades desde las fases iniciales de la ejecucin del proyecto.
La Serie consta de un documento de consideraciones generales, diferentes
fascculos1 preparados en funcin del orden lgico requerido para ejecutar
un proyecto y un glosario de trminos para uniformar los conceptos
empleados en la ejecucin de proyectos. Los fascculos son complementarios entre s, contienen un formato comn que comprende conceptos
bsicos, objetivos, resultados, principios, responsables, secuencia de
acciones, perodo para realizar las actividades y finalmente, un mtodo de
trabajo propuesto con sus respectivas etapas, actividades e instrumentos.
Propsito del fascculo

El propsito del fascculo es brindar lineamientos orientadores para la
preparacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin de las acciones de planificacin operativa del proyecto. En el fascculo se presenta un mtodo de
trabajo que comprende diferentes etapas sucesivas y complementarias,
que se sugieren seguir para lograr un proceso ordenado de planificacin
operativa que lleve a un uso racional y ptimo de los recursos del proyecto.
1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organizacin para la

Ejecucin de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.
Presentacin
Presentacin
Este documento considera la preparacin de: i) el Plan Operativo Anual

(POA) al inicio del proyecto, que por lo general, sirve para definir las
acciones y el presupuesto necesario para el arranque del proyecto, antes
del inicio de las actividades de apoyo a la poblacin meta y ii) el POA para
los aos subsiguientes del proyecto, cuando se tiene ya la UP debidamente
establecida y se estn prestando servicios a los usuarios (as).
La planificacin operativa es el proceso ordenado que permite seleccionar, organizar y presentar en forma integrada los objetivos, metas actividades y recursos asignados a los componentes del proyecto, durante un
perodo determinado.
Los objetivos, estrategias, resultados esperados, indicadores y recursos
necesarios de la planificacin operativa son de corto plazo, generalmente
un ao, y se derivan de la planificacin estratgica donde se formulan el
Plan Global de Inversiones, el marco lgico y la estrategia de ejecucin; as
como de la identificacin de demandas con los usuarios (as) del proyecto.
El Plan Operativo Anual (POA) es el principal instrumento utilizado
en la planificacin para presentar de manera agregada la informacin que
se genera de la planificacin operativa de un proyecto, con periodicidad de
un ao o menos. Las actividades programadas y los recursos se pueden
dividir por trimestres o semestres para facilitar la ejecucin y el seguimiento a las mismas.
Se da por supuesto que el POA es el instrumento donde se detalla el presupuesto correspondiente al ao en curso, segn las distintas categoras
de gasto y fuentes de financiamiento, se formula en estrecha coordinacin
con la planificacin de las actividades.
En proyectos diseados para responder a la demanda de usuarios (as), las
actividades y metas del POA sern para reponder a esas demandas formuladas por los usuarios (as), segn la metodologa de intervencin definida y este contendr informacin sobre los recursos requeridos y acciones
necesarias a realizar para alcanzar los objetivos. Por esta razn, la participacin activa de los usuarios (as) y otros actores vinculados a la ejecucin del proyecto es determinante.
Conceptos bsicos
Conceptos bsicos
La planificacin estratgica es un aspecto central del proceso de la

organizacin de la ejecucin del proyecto. Permite definir las orientaciones bsicas de trabajo de todas las entidades participantes de la ejecucin. Resultado de su aplicacin se establecen principios, valores y procesos que deben cumplir los participantes en un proyecto, para alcanzar
los objetivos y resultados planeados. En este sentido, la estrategia resultante es el elemento normativo de todo el proyecto.
El Plan Global de Inversiones es un instrumento de planificacin a
largo plazo. Su anlisis permite conocer la racionalidad de los objetivos en
funcin de los recursos disponibles; tambin permite conocer y ajustar la
distribucin de recursos en el tiempo, el peso de cada una de las categoras de gasto y su vnculo con los objetivos del proyecto. Es un instrumento bsico para realizar el seguimiento financiero del proyecto.
El marco lgico es un instrumento metodolgico que se emplea principalmente en las etapas de diseo y evaluacin del proyecto y que permite
la elaboracin de manera coherente y articulada de los componentes centrales de la propuesta de proyecto.
La planificacin operativa sirve de gua principal para la gerencia del

proyecto en la conduccin de actividades, uso y asignacin de recursos en
un periodo determinado. La planificacin operativa establece qu iniciativas y cambios el proyecto quiere obtener, con quines y por qu. Provee
elementos para la definicin de: (i) mtodos de intervencin para la
prestacin de servicios en forma diferenciada, segn las demandas y
tipologa de usuarios (as), respetando principios de equidad de gnero; (ii)
mecanismos para incorporar otros actores en la ejecucin del proyecto (iii)
mecanismos para el fortalecimiento de la capacidad gerencial y administrativa del personal de la Unidad del Proyecto (UP), as como de las organizaciones de usuarios (as) y de las entidades prestadoras de servicios.
Los principales productos de la planificacin operativa son:

El Plan, que para perodos comprendidos en un ao calendario, se
conoce como Plan Operativo Anual (POA). Comprende los objetivos, metas, estrategias de ejecucin y actividades para el ao
correspondiente de ejecucin. En este POA adems, se especifican para cada actividad, las entidades responsables de la ejecucin, los recursos que se van a asignar y los indicadores que se
utilizarn para medir el cumplimiento de las actividades.
Para aos subsiguientes al ao inicial, el presupuesto anual estimado que requiere la institucin ejecutora con mucha antelacin al
inicio del ao correspondiente, donde se establecen las necesidades de los usuarios (as), basados en la experiencia en la ejecucin de actividades. Esas demandas de recursos se cotejan con
la disponibilidad real, para fijar los fondos efectivos.
Indicadores para el sistema de seguimiento y evaluacin del
proyecto
Las actualizaciones del manual de operaciones del proyecto, el
marco lgico y el Plan Global de Inversiones.
Objetivos y productos
Objetivos y
productos
Requisitos
Para la planificacin operativa inicial del proyecto (ao 0) y de los
aos siguientes se deben reunir las siguientes condiciones:
La Unidad del Proyecto (UP) se ha constituido con al menos el
Director, encargados de componentes y un encargado de planificacin y seguimiento y el administrador.
La induccin interna se ha completado. El personal de la UP

conoce los objetivos, formas de intervencin del proyecto, las caractersticas de la poblacin objetivo y de la zona de influencia.
Se ha realizado la planificacin estratgica y se dispone de los productos generados de la misma: estrategias de ejecucin, marco
lgico, caracterizacin de la poblacin objetivo y plan global de
inversiones, como base y marco de referencia.
Requisitos
La relacin con las diferentes instancias externas vinculadas con

la preparacin y ejecucin del POA (Ministerio de Finanzas, entidad ejecutora, financiadores, institucin cooperante y administradora) se ha establecido.
El proyecto ha definido las funciones de la instancia o encargado
de planificacin, seguimiento y evaluacin del proyecto (PSE), que
est incorporado dentro de la estructura formal de la UP.
El personal de la UP cuenta con capacidades demostradas y experiencia para conducir el proceso de planificacin.
Se tienen a disposicin los recursos necesarios para la operacin
del primer ao o parte de este, que corresponde al ao fiscal de
inicio estimados, con base en la experiencia del personal de la UP
y la informacin de los documentos del proyecto.
La relacin de pari-passu entre fondos nacionales y externos se
refleja en el presupuesto anual, por programa ejecutor y por rubro
de la contabilidad gubernamental.
En la prctica, es posible que no todos los requisitos se cumplan.

En ciertos casos, el presupuesto del POA inicial podr ser
preparado sin la presencia del equipo de la UP, si este no se ha
conformado en el momento en que el presupuesto del proyecto fue
requerido por las autoridades del Ministerio de Hacienda, para su
inclusin en el presupuesto nacional. En estos casos las estimaciones de asignacin de fondos pueden diferir de la capacidad de
ejecucin del primer ao de manera significativa.
Principios centrales
La planificacin operativa se basa en los siguientes principios:
Principio
Participativo
Principios centrales
Basada en las
demandas
Integra
plan - presupuesto
Dinmica
Basada en
resultados
Descripcin
Se involucra activamente a diferentes
actores, como comunidades y organizaciones de pequeos (as) productores (as),
prestadoras de servicios, etc.), para identificacin de demandas y toma de decisiones.
La planificacin operativa responde a las
demandas identificadas por los usuarios
(as) en procesos previos de identificacin y
anlisis de necesidades.
Armoniza las actividades programadas,

buscando la eficiencia en la asignacin de
los recursos.
Actualiza las actividades del POA, velando

porque la planificacin operativa se ajuste
a los diferentes cambios del contexto,
demandas, presupuesto, etc.
Parte del seguimiento y evaluacin de

los resultados del perodo anterior para
proponer las actividades del ao siguiente.
Los participantes durante el proceso de planificacin operativa son:
Participante
Director (a)
Encargado (a) de
planificacin y
seguimiento
Encargados (as) de
los componentes del
proyecto
Responsabilidades
Es responsable del buen desarrollo de
todo el proceso en coordinacin con el
encargado (a) de planificacin y
seguimiento y el administrador (a).
Gestiona la aprobacin del POA ante los
Comits del proyecto. Presenta el POA
para el visto bueno de la Institucin
Financiera.
Conduce el proceso de preparacin del
POA. Prepara y distribuye lineamientos
para elaborar el anteproyecto, tomando
en cuenta la estrategia del proyecto y
orientaciones de entes contralores y ejecutor. Revisa en conjunto con los participantes las demandas de acuerdo con los
alcances del proyecto. Negocia con
organismos coejecutores para determinar
capacidad de ofertar servicios y recursos
necesarios. Devuelve informacin y negocia con las comunidades las actividades a
ejecutar en el ao. Elabora el anteproyecto del POA. Participa a otros involucrados (usuarios (as) y las prestadoras de
servicios), IC, Organismo Ejecutor. Da
seguimiento al trmite y aprobacin del
plan y revisa peridicamente el POA para
ajustarlo a los niveles de recursos aprobados y a las demandas cambiantes de los
usuarios (as).
Apoyan en la identificacin de las demandas de usuarios (as), las revisan y compatibilizan segn la capacidad de oferta
de servicios estimada y recursos asignados. Elaboran las propuestas iniciales
para cada resultado y componente del
proyecto a incluir en el POA. Revisan peridicamente el POA para ajustarlo a los
niveles de recursos aprobados y a los
cambios en las demandas de los usuarios
(as).
Participantes y responsabilidades
Participantes y
responsabilidades
Participante
10
Responsabilidades
Usuarios (as)
Identifican y priorizan las demandas, negocian con la UP recursos

para financiar la contratacin de
servicios. Dan seguimiento a los
ejecucin del POA y participan en
actividades de evaluacin.
Entidades
prestadores
de servicios
Reciben propuestas del proyecto y

de los usuarios (as) para atender
demandas, formulan ofertas y ejecutan acciones segn lo establecido en los contratos de servicios.
Dan seguimiento a los resultados y
participan en actividades de evaluacin.
Comits directivos
Participan en la elaboracin del POA.

Aprueban el POA y dan seguimiento a la ejecucin.
Institucin ejecutora de
gobierno
Emite lineamientos para preparar el POA

institucional del prximo ao. Aprueba y da
seguimiento a la ejecucin del Plan Presupuesto.
Institucin financiera
Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin.
Institucin cooperante
Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin. Da seguimiento al proceso realizado, garantizando que se cumplan
los procedimientos de los organismos
financieros. Supervisa la ejecucin. Participa
en la evaluacin de los resultados.
Ministerios de Finanzas,
Planificacin y Organismo
Contralor Nacional
Emiten lineamientos sobre los topes presupuestarios por Organismo Ejecutor, modalidades de presentacin del POA y de los presupuestos por programa.
El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e

instrumentos desarrollados directamente por los proyectos y por RUTA
como parte de las actividades de asistencia tcnica. El mtodo y los
instrumentos han sido adaptados, a fin de que puedan servir de referencia
a cualquier proyecto que est por iniciar operaciones o que estando en
ejecucin desee realizar un ejercicio de esta naturaleza.
El mtodo de trabajo recomendado para realizar la planificacin operativa
consta de cinco etapas que comprenden: la organizacin del proceso, la
preparacin y aprobacin del Plan - Presupuesto, la ejecucin y el
seguimiento y la evaluacin. Existen dos acciones previas que el proyecto tuvo que realizar antes de implementar este mtodo o cualquier otro y,
son: la induccin y la planificacin estratgica. Si estas no se han cumplido la UP tendr serias limitaciones para desarrollar y conducir la planificacin operativa adecuadamente.
En la Figura 1, al final de esta seccin, se presentan las etapas y actividades del mtodo propuesto. Adems, en el Cuadro 1 se resumen las etapas y actividades recomendadas, haciendo referencia a los instrumentos,
participantes, responsabilidad y productos generados en cada etapa.
Mtodo de trabajo
Mtodo de trabajo
11
Etapas de la planificacin estratgica

Etapa 1
Organizacin del proceso de planificacin operativa
Etapa 2
Preparacin del POA
Etapa 3
Aprobacin del POA
Etapa 4
12
Etapa 5
Ejecucin y seguimiento del POA
Evaluacin del POA
Descripcin de las etapas

y actividades
Etapa 1:
Organizacin del proceso de planificacin
operativa
La organizacin del proceso de planificacin operativa consiste en la definicin de las diferentes actividades a realizar para dar cumplimiento al ciclo
de plan - presupuesto (formulacin, aprobacin, ejecucin, seguimiento y
evaluacin).
Las actividades del plan - presupuesto son organizadas en un programa
de trabajo, que se recomienda sea para dos aos (considerando al menos
dos ciclos plan -presupuesto), de modo que los encargados (as) del POA en el
proyecto puedan organizar las acciones de un POA en ejecucin con la
preparacin del POA para el perodo siguiente. Es decir, la UP se encontrar
en perodos donde estar formulando un nuevo plan sin haber terminado la ejecucin del plan del perodo vigente.
La organizacin del proceso de planificacin operativa, es responsabilidad del
director (a) y del encargado (a) de PS&E, con el apoyo del administrador (a) del
proyecto, quien determinar los recursos disponibles y consolidar el presupuesto para la ejecucin de las diferentes actividades que se propongan
realizar.
Actividades a realizar
1. Preparacin del cronograma de trabajo
Consiste en definir las actividades a realizar, el momento en que se realizarn,
los participantes y recursos necesarios para la planificacin operativa. Como
parte de este cronograma de trabajo se deber considerar el diseo o ajuste de
los mecanismos e instrumentos de planificacin, para lo cual se debern contemplar ajustes al proceso de planificacin establecidos por el organismo ejecutor del proyecto, las autoridades nacionales de contralora y hacienda y los
organismos de cooperacin financiera, administracin o institucin cooperante
(en el caso de los proyectos FIDA).
2. Presentacin y discusin del programa de trabajo al equipo de la UP
El cronograma de trabajo deber socializarse al resto del personal del proyecto, para que cada uno conozca sus responsabilidades y organice su tiempo y
actividades para una mejor formulacin del POA. Este cronograma deber ser
ajustado peridicamente.
Instrumentos
Instrumento 2. Esquema para elaborar el cronograma de trabajo. Presenta un modelo para organizar la cronologa de las etapas bsicas del ciclo del POA, incluyendo el presupuesto. Toma en
cuenta el POA en ejercicio y las actividades para la preparacin del
POA del ao siguiente.
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Etapa 2:
Preparacin del POA
Esta etapa comprende desde el momento en que la UP recibe las orientaciones para formular el POA, hasta que se enva para la revisin y
aprobacin.
La preparacin del POA vara si el proyecto est iniciando o se encuentra
ya en su segundo ao de ejecucin o posterior.
14
Si el proyecto se encuentra en su fase inicial, se prepara el POA para el

primer ao, siguiendo los principios generales establecidos en el Plan
Global de Inversin, y la informacin ms reciente sobre los recursos de
que dispondr en su ejercicio inicial. A menudo este primer perodo de ejecucin corresponde slo a unos pocos meses del ao fiscal, debido a que
en algunos casos el proyecto arranca cuando el ciclo de planificacin - presupuesto ya ha iniciado.
Si el proyecto se encuentra en su segundo ao o posterior, el anteproyecto del POA se prepara basndose en: i) una revisin y evaluacin de las
actividades iniciales, ii) en el presupuesto del POA en curso que fue
aprobado en el ciclo presupuestario del ao anterior, iii) en la demandas y
resultados de la metodologa de intervencin. La finalidad de esta tarea es
definir las actividades y metas para el ao siguiente y asegurar la disponibilidad de recursos. Este ejercicio se basa en informacin muy general
sobre las capacidades de ejecucin del proyecto, situacin que probablemente cambiar conforme avanza la ejecucin. Esto debe llevar a actualizar el POA durante la ejecucin para asegurar que las metas y los
recursos guarden relacin entre s.
La preparacin del POA responde a dos ciclos distintos:
El ciclo del presupuesto nacional comprende normas de carcter
nacional, que imponen lmites de recursos y plazos para presentar y aprobar los presupuestos de las entidades pblicas y de los proyectos que ejecutan. Por su carcter nacional, no permite hacer excepciones y debe iniciarse con mucha antelacin al perodo en que se va a ejecutar. Por lo
general, este ciclo inicia de 6 a 9 meses antes del comienzo del ao fiscal.
El ciclo para la programacin de actividades del proyecto comprende

la identificacin de la demanda de servicios por parte de los usuarios (as),
que por lo general se realiza durante distintos momentos del ao. Algunas
demandas corresponden a iniciativas que son identificadas a inicios del
ao en curso, las cuales pueden incluirse para financiamiento en el ciclo
siguiente; otras son demandas que surgen hacia fines del ao en curso,
cuando el proyecto comienza a afinar con sus usuarios (as) las demandas
potenciales para el ao prximo.
En proyectos recientes o en fondos de inversin las demandas pueden surgir a lo largo de todo el ciclo, por lo que el POA debera ser un documento
amplio, de referencia para responder a este tipo de demandas abiertas.
Lo anterior hace necesario que los formuladores del plan operativo tengan
muy presente, que se trabaja simultneamente con dos tipos de informacin y con distintos plazos, y que se debe hacer un esfuerzo por compatibilizar los dos ciclos, para que el plan sea un instrumento de orientacin til
al proyecto.
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1. Determinacin de los requisitos
Estos requisitos comprenden: i) presentacin (forma y contenido) y ii)
trmite y aprobacin, incluyendo plazos y fechas lmite fijados, tanto por
los organismos financieros internacionales como por el gobierno. Se
deber tratar de uniformar en el mayor grado posible, los esquemas de
preparacin del POA, con el fin de generar los productos requeridos por los
organismos internacionales y por el gobierno, en un mismo proceso. Para
realizar esta actividad, se debe recurrir a directrices de gobierno, de entes
contralores, la institucin ejecutora de gobierno, organismos financieros y
la IC.
2. Desarrollo de reuniones o talleres para la formulacin del POA

Para la formulacion del POA el equipo de la UP debe realizar reuniones y
talleres con la participacin de los usuarios (as) y las entidades prestadoras de servicios. Estos talleres ayudan a dimensionar las metas y actividades del ao.
3. Desarrollo de reuniones o talleres de trabajo para la formulacin del
presupuesto, en concordancia con el POA formulado
Una estimacin preliminar del presupuesto se realiza en los talleres de formulacin del POA, no obstante, se requiere afinar el presupuesto posteriormente.
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El presupuesto es de tipo indicativo, principalmente en los proyectos que

responden a demandas de usuarios (as) formuladas durante el ao fiscal
correspondiente. Los resultados presupuestarios de cada ao sirven para
definir los presupuestos posteriores.
4. Integracin del POA - presupuesto
El equipo de la UP bajo la coordinacin del encargado (a) de PS&E elaboran un anteproyecto de POA, a ser presentado a las autoridades correspondientes, que incluye el presupuesto.
Productos
Los dos productos principales de esta etapa son el anteproyecto del POA
y del presupuesto.
Instrumentos
Los productos resultantes de la planificacin estratgica
(marco lgico, plan global de inversiones, estrategia de ejecucin), as como el manual operativo son de uso obligatorio en
esta etapa.
Instrumento 1.
Documentos bsicos y de referencia del proyecto. Lista un
conjunto de documentos que deben estar a disposicin de todo el
personal de la UP.
Instrumento 2.
Esquema para elaborar el cronograma de trabajo. Presenta un
modelo para organizar la cronologa de las etapas bsicas del ciclo
del POA, incluyendo el presupuesto. Toma en cuenta el POA en
ejercicio y las actividades para la preparacin del POA del ao siguiente.
Instrumento 3.
Propuesta de contenido del POA. Contiene una lista de temas a
incluir en el documento del plan operativo, incluyendo la evaluacin
del POA del ao anterior, los lineamientos estratgicos y operativos para el ao correspondiente, el desglose para cada programa,
objetivo o componente de las actividades, metas, recursos y
responsables, el plan presupuestario, los mecanismos para el
seguimiento y evaluacin del POA, as como los instrumentos de
difusin del mismo.
Instrumento 4.
Taller de preparacin del POA. Comprende una serie de
acciones para realizar la adecuada formulacin del POA, que van
desde la evaluacin de las actividades del perodo en curso, anlisis FODA, definicin de estrategias operativas, anlisis de demandas y definicin del presupuesto preliminar.
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Etapa 3:
Aprobacin del POA
Consiste en la presentacin, revisin, anlisis y aprobacin del POA, incluido el plan presupuestario, por las diferentes instancias internas y externas
del proyecto.
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1. Remisin y trmite del POA - presupuesto

Es responsabilidad del Director (a), con apoyo del encargado (a) de PS&E
y el administrador (a) enviar el POA a las diferentes instancias de revisin
y aprobacin. Una constancia de las fechas de entrega y copias del POA
distribuidas deber ser llevada por el proyecto.
2. Seguimiento en los diferentes niveles donde se encuentre el POA
Presupuesto
La institucin ejecutora enva el POA a la Institucin Cooperante, quien lo
revisa, aprueba y remite a los organismos financieros. La institucin ejecutora revisa y consolida un presupuesto por programas de gasto y fuentes
de financiamiento. Los ministerios de finanzas y de planificacin y el organismo contralor nacional revisan y consolidan los presupuestos del
Ejecutivo e instituciones autnomas. El Ministerio de Finanzas elabora el
anteproyecto de ley de presupuesto, donde se incluye el presupuesto del
proyecto. El Congreso revisa y ajusta el anteproyecto y dicta una Ley de
Presupuesto, que debe revisarse por el proyecto para ajustar el POA - presupuesto.
3. Realizacin de ajustes o aclaraciones al POA - presupuesto Segn
sea solicitado por la institucin ejecutora, las instituciones contraloras o de
hacienda de gobierno, la IC y las instituciones financieras.
Productos esperados
Los productos de esta etapa son: i) entrega de la documentacin a los
entes respectivos, ii) disposiciones finales de presupuesto a travs de la
Ley de Presupuesto, iii) POA - presupuesto aprobado.
Etapa 4:
Ejecucin y seguimiento del POA
Consiste en la ejecucin de las actividades aprobadas con los recursos

asignados, las cuales son realizadas por medio de la contratacin de entidades prestadoras de servicios y algunas acciones a travs de la ejecucin directa del proyecto. Durante la ejecucin el proyecto deber realizar
un seguimiento continuo de las actividades y los recursos, para verificar si
se estn alcanzando los resultados esperados en forma eficiente y eficaz
y plantear medidas correctivas, si es el caso.
El seguimiento a la ejecucin del POA - presupuesto busca conocer como
se estn realizando las actividades y tareas definidas y si estas estn
cumpliendo con las metas diseadas en los plazos previstos y con los
recursos asignados. Este es un proceso participativo, que sirve para ajustar el POA y el presupuesto del ao en curso y del ao siguiente. Para su
realizacin es necesario que se hayan definido los indicadores de resultados y proceso correspondientes y se hayan formulado los diferentes
instrumentos para la recoleccin y anlisis de la informacin.
La etapa de ejecucin inicia con el principio del ao presupuestario, que
por lo general, comienza en enero y concluye en diciembre. En los
primeros meses del ao, la UP revisa el POA que elabor el ao anterior,
procede a ajustarlo y a detallarlo para iniciar la ejecucin del ao.
Si el presupuesto anual del organismo ejecutor es afectado por ajustes
presupuestarios generales que dicta la Autoridad Financiera del Gobierno
(Ministerio/Secretara de Hacienda/Finanzas); el organismo ejecutor ajusta y negocia los cambios al presupuesto. Posteriormente, esta indica a la
UP la disponibilidad final de recursos (nacionales y externos) para que
realice los cambios correspondientes; por lo anterior, la UP debe realizar
revisiones al presupuesto cada vez que stos ocurran, as como modificar
las actividades y metas programadas segn la nueva disponibilidad de
recursos.
Cuando se presentan modificaciones al presupuesto la UP debe realizar
los ajustes proporcionales de los recursos externos y los recursos de contraparte nacional, segn la relacin establecida en el pari-passu.
Los encargados de componentes de la UP coordinan, dan seguimiento y
19
evalan las actividades programadas del componente u objetivo respectivo, mediante la supervisin de los contratos de servicios y visitas tcnicas.
Los usuarios (as) formulan planes de desarrollo de su organizacin o subproyectos y son los responsables de la ejecucin de estas actividades, dan
seguimiento y evalan los servicios recibidos, a travs de los instrumentos
de seguimiento contemplados en los contratos de servicios, como son
cuadernos de la organizacin, informes de seguimiento, reuniones y
talleres evaluativos.
20
Los prestadores de servicios ejecutan las actividades programadas, dan

seguimiento y participan en la evaluacin de los servicios, para lo cual
usan como instrumentos los planes de desarrollo o subproyectos acordados con los usuarios (as), los contratos de servicios, con sus respectivos
instrumentos de seguimiento como: hojas de registros, cuadernos del tcnico, reuniones y los talleres evaluativos.
Como parte de la ejecucin se debern realizar actividades como:
1. Contrataciones de bienes y servicios, firmas de convenios, asignacin
de fondos para atender las actividades del POA.
2. Desembolsos y gestin de recursos para financiar el POA, los planes de
trabajo por componente, unidad funcional u otra.
El seguimiento conlleva realizar las siguientes actividades:
1. Anlisis de diferentes regulaciones que afectan la ejecucin normal del
POA, como directrices de entidades gubernamentales y leyes especficas.
2. Anlisis de factores externos (supuestos y riesgos) que afecten la ejecucin del proyecto.
3. Revisin continua de los avances en las actividades, segn mecanismos de seguimiento con los que cuenta el proyecto. Por ejemplo:
reuniones semanales o mensuales, visitas de campo, etc.
4. Preparacin de informes de ejecucin, misiones de supervisin, procesos de rendicin de cuentas, estudios y evaluaciones sobre temas especficos.
5. Discusin de los resultados de la ejecucin del POA - presupuesto y

divulgacin en forma peridica.
6. Replanteo de actividades, metas y estrategias, asignacin de recursos
y presupuesto global.
Durante la ejecucin y seguimiento, es necesario tomar en cuenta una
serie de acciones relevantes, que son ejecutadas por otros actores
responsables de participar en la ejecucin del proyecto. En este caso no
se sealan como actividades en secuencia, pues no siguen un orden pre establecido.
Los Ministerios de Finanzas, Planificacin y el Organismo
Contralor Nacional; emiten, mediante circulares y directrices,
ajustes principalmente presupuestarios y dan seguimiento a la ejecucin presupuestaria.
En el caso de proyectos financiados por el FIDA, la institucin
cooperante supervisa la ejecucin del POA, emite informes a los
organismos financieros y a la UP y aprueba los contratos de servicios, segn reglamento. Para realizar estas actividades utiliza
como instrumentos el POA, los informes, los contratos de servicios
y las visitas de supervisin.
La institucin ejecutora de gobierno vela por el cumplimiento de
metas fsicas y financieras, mediante la revisin de los informes de
seguimiento del proyecto y visitas tcnicas.
El seguimiento de la ejecucin financiera, comparando esta con la ejecucin fsica de cada componente, constituye un instrumento administrativo
de anlisis de la gestin sumamente til para la direccin y los coordinadores de los componentes.
Una tarea bsica de la UP es establecer un sistema de seguimiento para
realizar esta tarea. El seguimiento es responsabilidad de todos los actores
involucrados con el proyecto. A la Unidad de planificacin, seguimiento y
evaluacin (UPS&E) le corresponde el diseo del sistema de S&E, verificar su funcionamiento y presentar informacin a las instancias internas y
externas sobre el nivel de ejecucin del POA del perodo correspondiente,
estableciendo la relacin con los otros perodos y con las metas globales.
Algunos ejemplos de la informacin a obtener y analizar por la UPSE se
muestra a continuacin:
21
Informacin sobre el seguimiento a la ejecucin del POA,

segn usuarios (as)
Usuarios (as)
Tipo de informacin
Avances del proyecto, considerando las metas y los
objetivos definidos
Usuarios (as)
Cumplimiento de trminos de los convenios o contratos

con organizaciones de base y con prestadores de servicios
Grado de consolidacin de las instituciones financieras

locales (IFL)
22
Prestadoras de
servicios financieros
Avances del proyecto, considerando los objetivos

definidos
Cumplimiento de los trminos de los contratos
Prestadoras de
servicios no financieros
Opinin de los usuarios (as) sobre los servicios

prestados
Avances del proyecto, considerando los objetivos
definidos
Comits tcnicos,
directivos, estratgicos
Avance del proyecto considerando los objetivos

definidos y los indicadores establecidos para medir el
logro de los mismos
Organismos financieros

definidos y los indicadores establecidos para medir el
logro de los mismos
Institucin ejecutora

definidos y los indicadores establecidos para
medir el logro de los mismos
Instituciones contraloras y presupuestarias
Avance fsico y financiero del proyecto
Productos esperados
De esta etapa se obtienen resultados como: i) POA y presupuestos ajustados, ii) informes de seguimiento, iii) contratos de ejecucin de sub proyectos y prestacin de servicios y iv) convenios con organizaciones de usuarios (as).
Instrumentos
Instrumento 5.
Revisin y ajustes del POA del nuevo ao. Da orientaciones
para revisar y ajustar las actividades, metas e indicadores establecidos en el POA.
Gua para el Seguimiento y Evaluacin. FIDA. 2002.
Etapa 5:
Evaluacin del POA
El proyecto debe contar, a ms tardar despus de un ao de funcionamiento, con un sistema de seguimiento y evaluacin operando. Este
sistema contempla una serie de indicadores para el seguimiento y la evaluacin.
En la formulacin del POA se identifican los indicadores de seguimiento y
evaluacin de las actividades para el perodo programado especficamente. Estos indicadores sirven para medir el avance de la ejecucin de
las actividades del POA y del cumplimiento de los objetivos del proyecto.
En diferentes perodos de la ejecucin del POA un equipo conformado por
miembros de la UP, representantes de los usuarios (as) y prestadores de
servicios, debe realizar evaluaciones para valorar el cumplimiento de las
metas y replantear las estrategias seguidas, si es el caso, como elementos
para mejorar la planificacin en el ciclo siguiente.
23
Perodo para realizar

las actividades
La planificacin operativa se inicia desde la etapa de cumplimiento de
condicionalidades, donde se formula un plan operativo inicial, que tiene
como objetivo organizar actividades y asignar recursos para iniciar la ejecucin del proyecto. En este caso la planificacin operativa la realiza la
Institucin ejecutora o el Director (a), si ha sido contratado (a). La planificacin operativa contina hasta la fase de terminacin del proyecto.
Perodo para realizar las actividades
24
La planificacin operativa est sujeta a una accin contnua durante el ao

de preparacin, formulacin, aprobacin, ejecucin, seguimiento, evaluacin sobre la marcha, ajustes y nuevamente iniciar el ciclo con la
preparacin del POA del ao siguiente.
Adems, la planificacin operativa depende de los plazos y fechas lmite
establecidas por el Gobierno y los organismos financieros en los convenios
de financiamiento, y debe tomar en cuenta tambin las metas generales en
el Plan Global de Inversiones. Por esta razn es que se recomienda elaborar y mantener un cronograma de trabajo de al menos dos aos (incluye
ms de un ciclo presupuestario) en el que se definen las actividades a
realizar para el diseo, aprobacin, ejecucin, seguimiento y evaluacin
del POA. Es necesario vincular los perodos de elaboracin de presupuesto con el de programacin de actividades, que ocurren en forma
desfasada para los proyectos, especialmente para aquellos diseados con
un fuerte nfasis en otorgar servicios basados en la demanda de la
poblacin objetivo.
Preparacin del
cronograma de trabajo
1.
Programa de trabajo
PAO-Presupuesto
(ciclo bianual)
Organizacin del proceso de

planificacin operativa
Presentacin y discusin del
programa de trabajo a la UP
Determinar requisitos del pas y de los

organismos financieros para formulacin y
trmite del PAO-presupuesto (formato, fechas
lmite, lmite presupuestario...)
2.
Anteproyecto POA
Presupuesto
Preparacin del POA
Preparar talleres para formulacin del PAOPresupuesto
Remisin y trmite del POA

a diferentes instancias
3.
Aprobacin
del PAO-Presupuesto
Seguimiento a revisin
Registros de entrega de
documentos
Disposiciones para
modificar presupuesto
POA - presupuesto
aprobado
Realizacin de ajustes o
aclaraciones al POA - presupuesto
4.
Ejecucin y seguimiento
del PAO-Presupuesto
POA y presupuestos ajustados

Contratos de coejecucin
Convenios con organizaciones
de usuarios (as)
Informes de seguimiento
5.
Evaluacin sobre la
marcha del POA
Figura 1. Flujo del proceso de planificacin operativa

25
Instrumentos
Refer
Remisin, tramite y seguimiento en los diferentes

niveles donde se encuentre el POA y ajustes o
aclaraciones segn sea solicitado.
Seguimiento en los diferentes niveles en que se
encuentra el POA - presupuesto
Realizacin de ajustes o aclaraciones al POA
presupuesto
3. Aprobacin del PAO
Desarrollo de reuniones o talleres para la

formulacin del presupuesto en concordancia con
el POA formulado
Notas y publicaciones oficiales
POA del proyecto y notas formales de

trmite.
Secuencia de tramite identificada y definida
PAO-Presupuesto en trmite
Determinacin de los requisitos para la Documentos bsicos y de referencia

Inst. 1
presentacin, trmite y aprobacin del POA, por Esquema para elaborar el cronograma de Inst. 2
Organismos Financieros Internacionales y por trabajo
Propuesta de contenido del POA
Organismos Nacionales.
Inst. 3
Taller de preparacin del POA
Inst. 4
Desarrollo de los talleres de evaluacin del
perodo en ejecucin y formulacin del POA del
siguiente perodo
Presentacin y discusin d el programa de trabajo

al equipo de la UP
2. Preparacin del Plan Operativo Anual
Preparacin de un programa de trabajo para un Esquema para elaborar el cronograma de Inst. 2

ciclo de dos aos (ao de preparacin y ao de trabajo
ejecucin), para lo cual se deben definir las
actividades a realizar, el momento en que se
realizarn y el tiempo que ocuparn, todo en
funcin de las etapas del proceso de planificacin
operativa.
Etapas
A
ctividades
1. Organizacin del proceso de planificacin operativa
encia
Director (a), Encargado

(a) de P&S,
Administrador (a)
Institucin Cooperante
Institucin ejecutora
Director (a), Encargado
(a) de P&S,
Administrador (a)
Encargado (a) de P&S

Director (a)
Administrador (a)
Equipo
Tcnico,
principalmente
l os
Encargado
(a)s
de
componente
Encargado (a) de P&S

Administrador (a)
Participantes
esponsabilidad
roductos
Circulares y directrices
Instrumentos especficos para
el taller de revisin de los
alcances del POA anterior y de
ajustes del POA de perodo
siguiente
Evaluacin
del
PAO
en
ejecucin
Anteproyecto
del
POA
y
presupuesto
Introducen ajustes
Revisan, aprueban
POA presupuesto ajustado
POA-Presupuesto avalado
Preparan para remisin y PAO-Presupuesto en trmite

dan seguimiento
Identificar
requisitos
y
condiciones, para el Plan y
presupuesto. Velar por su
aplicacin e la formulacin
Aportar informacin sobre
los niveles de ejecucin, de
los resultados bajo su
responsabilidad
Coordinar los talleres
Aportar informacin sobre
las proyecciones en metas
Definir la disponibilidad de
recursos y asignarlos para
satisfacer la programacin.
Definir las actividades a Cronograma de trabajo

realizar,
tiempos
y
momentos.
Cuadro 1. Resumen del proceso de planificacin operativa
26
Formacin del equipo de la Unidad de Proyecto
27
28
Instrumentos de apoyo
a la planificacin operativa
Anexo
Anexo
29
Indice del Anexo

Instrumento 1.___
Documentos bsicos y de referencia para el proyecto.___
31
27
Instrumento 2.___ 32
Esquema para elaborar el cronograma de trabajo.___ 27.
Indice del Anexo
30
Instrumento 3.___
Propuesta de contenido del POA.___
34
27
Instrumento 4.___
Taller de preparacin del POA.___
36
27
Instrumento 5.___
Revisin y ajustes del POA del nuevo ao.___
47
27
Instrumento 1
Documentos bsicos y
de referencia del proyecto
01. Polticas del gobierno en el mbito rural y econmico.

02. Informe de evaluacin ex - ante (IEEA) y Anexos.
03. Convenio (s) de Financiamiento o Contrato (s) de Prstamo.
04. Condiciones Generales de Financiamiento de las Entidades que financian el proyecto; por ejemplo: Condiciones Generales del FIDA, del 2
de diciembre de 1998.
05. Manual de Operaciones y Reglamento Operativo.

06. Reglamento de Crdito o de uso de los fondos del proyecto.
07. Ley de Contrataciones del Estado.
08. Normas sobre adquisiciones y desembolsos de la institucin cooperante o administradora, y los organismos financieros.
09. Gua Prctica de Administracin Financiera de proyectos financiados

por el FIDA. RUTA. 1999.
10. Estudios recientes sobre la poblacin objetivo y la zona de proyecto

(incluyendo censos, encuestas, etc.), listados de organizaciones de
base y prestadoras de servicios existentes en la zona y de instituciones
pblicas de diferentes sectores.
11. Diagnsticos y planes territoriales, socioeconmicos y ambientales

existentes.
12. Documentacin sobre proyectos similares ubicados en la zona u otras

aledaas.
13. Mapas topogrficos detallados (al menos a escala 1: 50.000) para la zona
de proyecto.
31
Instrumento 2
Esquema para elaborar
el cronograma de trabajo
En el siguiente cuadro se presenta la cronologa de las etapas bsicas del

ciclo del POA. Tome en cuenta que durante la ejecucin de las actividades
del POA en ejercicio, se deben realizar actividades para la preparacin del
POA del siguiente ao.
Etapas y actividades
32
1.
2.
3.
4.
Ao de preparacin
Ao de ejecucin
A M J J A S O N D E F M A M J J A S O N D
Preparacin
Aprobacin del POA
Ejecucin y
seguimiento del POA
Evaluacin del POA
Nota: La evaluacin del POA en ejercicio, se debe realizar en el ltimo mes de cada ao, como
indicativo para la preparacin del plan - presupuesto del ao siguiente.
En la preparacin del cronograma de trabajo es importante considerar el

detalle del mtodo propuesto en este fascculo, as como los tiempos y
perodos fijados por el gobierno y los organismos financieros. En particular, el cronograma debe identificar las fechas y momentos clave, cuando el
proyecto debe compatibilizar y revisar su presupuesto y su programacin,
para asegurar que el POA est vigente.
Al estar el proyecto incorporado en el ciclo presupuestario nacional, tiene
dificultades para precisar el monto de recursos requerido para el ao siguiente. Ello no afecta tanto a los gastos administrativos generales del
proyecto (salarios, gastos de operacin, transportes, etc.), que corresponden al tradicional presupuesto por lnea o rubro presupuestario. Sin embargo, s representa un reto para aquellos proyectos basados en la demanda,
el poder establecer con tanta antelacin al inicio de actividades con los
usuarios (as), los costos de contrataciones o de transferencias para contratar servicios para estos. Estos costos se considera preferible presentarlos como lneas de gasto generales, segn el tipo de servicios que se
plane ofrecer. No se pretende que estas lneas de gasto sean detalladas
(por ejemplo, montos asignados por comunidad o rea geogrfica o por
subproyecto), puesto que esto es difcil preverlo 6 o an 9 meses antes de
otorgar el servicio. La dificultad para el proyecto estriba en que este razo-
namiento sea aceptado por la institucin ejecutora, y no obligue a que presente para todos sus gastos un presupuesto por rubro o lnea presupuestaria.
Un ejemplo de cronograma donde se relacionan actividades de formulacin
de presupuesto, fechas y actividades para la identificacin de demandas,
se presenta a continuacin:
Presupuesto de recursos
Fechas
1. Inicio de ciclo presupuestario

segn Ministerio Finanzas.
1 de enero
2. Proyecto prepara plan de

gastos para el ao entrante
1 de mayo
3. Presentacin del presupuesto

preliminar a la Institucin
Ejecutora para inclusin en el
Presupuesto global
4. Institucin Ejecutora informa
de monto inicial aprobado al
Proyecto y enva a Ministerio
Finanzas que lo incluye en
Presupuesto Nacional
5. Aprobacin legislativa al
Presupuesto
6. Se inicia ao fiscal
7. Proyecto debe compatibilizar
presupuesto aprobado con
actividades reprogramadas a
finales del ao
8. Se inicia nuevo ciclo presupuestario
1 de julio
1 agosto
1 octubre
1 diciembre
1 de enero
1 de mayo
Programacin de actividades
1. Proyecto identifica
demandas de usuarios (as)
como parte del trabajo de
promocin y identificacin
de demandas.
2. Proyecto utiliza demanda identificada a la fecha
para hacer proyecciones
para el POA.
3. Nuevas demandas se
identifican durante la ejecucin.
4. Proyecto actualiza programacin con base en la
cifra aprobada por
Ministerio de Finanzas.
5. Proyecto debe compatibilizar presupuesto aprobado con actividades reprogramadas a finales del ao
6. Programacin ejecutada
y por ejecutar del ao,
sirve para retroalimentar el
ciclo de presupuestacin
siguiente
33
Instrumento 3
Propuesta de contenido del POA
ndice de contenido de un documento de POA
1. Introduccin
2. Resumen ejecutivo
34
3. Descripcin del proyecto

Incluye un resumen sobre objetivos, principios estratgicos, componentes,
organizacin, usuarios (as), perodo de ejecucin y presupuesto del
proyecto.
4. Evaluacin del POA del ao anterior

Incluye logros, problemas de ejecucin, aspectos a ampliar y otros a fortalecer.
5. Lineamientos estratgicos y operativos para el ao

correspondiente
Describe las orientaciones estratgicas y operativas para la ejecucin del
POA.
6. Contenido del POA del ao correspondiente

Desglosa para cada programa/componente/objetivo las actividades, las
metas del ao y los recursos necesarios, incluyendo los procesos que se
utilizarn para unir la demanda con la oferta de servicios. El POA debe
abordar de manera explcita las siguientes preguntas:
Qu se hace y cunto (actividades planeadas y sus metas en

relacin con los objetivos del proyecto)?
Para quin? (beneficiarios/usuarios (as) por actividad y zona)
Quin las hace (los responsables de las actividades y con quin
se coordina)?
Cundo se hacen (plazo de ejecucin)?
Cunto cuestan?
Cmo medir las actividades principales (indicadores de
seguimiento)?
Cmo hacerlas (estrategia operativa)? Es usual que esta informacin se consigne en tablas.
Es usual que esta informacin se consigne en tablas.
7. Presupuesto
8. Mecanismos para el seguimiento y evaluacin del POA
9. Mecanismos de difusin del POA
10. Anexos
35
Instrumento 4
Taller de preparacin del POA
En este instrumento, se recomienda una serie de pasos acciones que es
fundamental realizar para la adecuada formulacin el POA:
1. Evaluacin del estado de ejecucin del proyecto, avance acumulado a la fecha del taller al menos al trimestre anterior (ver ejemplo
de matrices y guas de preguntas por objetivo anexo a este Instrumento),
segn se detalla:
36
Actualizar una matriz de avance en la ejecucin de metas, por objetivo,

destacando los logros alcanzados al 31 de diciembre del ao anterior, as
como las principales limitaciones a la ejecucin. Liste las limitaciones principales (factores internos y externos) de la ejecucin y anote observaciones generales del objetivo que expliquen los resultados obtenidos
(Matriz 1). Realice el ejercicio en forma sencilla y clara.
PROYECTO ________
Matriz 1: AVANCE EN LA EJECUCION DE LAS METAS
A DICIEMBRE DEL AO ANTERIOR
OBJETIVO
META
GLOBAL
META
AO....
META
ALCANZADA
AL .........
OBSERVACIONES Y
LIMITACIONES A LA
EJECUCION
Limitaciones:
1.
2.
3.
4.
Observaciones
generales:
Para el anlisis de cada uno de los objetivos, deber formular preguntas
clave, que le permitan determinar los factores de xito fracaso de las
actividades realizadas y su efecto en logro de los objetivos. Las preguntas

deben ser formuladas en funcin de acciones realizadas, percepcin de los
usuarios (as), obstculos enfrentados, razones por las cuales no se
realizaron las acciones, otras. Las respuestas a estas preguntas permitirn
determinar las limitaciones enfrentadas.
2. Anlisis FODA del proyecto, de la UP y sus vnculos relaciones
con los usuarios (as), coejecutores, entidades de Gobierno, organismos financieros y otros. Este anlisis es sobre la situacin al momento
de formular el POA. Las respuestas a las preguntas del paso anterior, son
una base importante para la realizacin del FODA.
Qu es el FODA?
El FODA es una tcnica que permite:
realizar un diagnstico de la situacin o las condiciones en las
que se desarrolla el proyecto.
conocer las condiciones internas y externas con las que debemos
trabajar y para las cuales hay que disear estrategias y acciones
especficas.
Fortalezas:
Son las virtudes, capacidades o elementos con que cuenta el proyecto que
facilitan el cumplimiento de la misin y de sus objetivos propsito.
Oportunidades:
Son las condiciones o situaciones del entorno externo del proyecto que
pueden ser aprovechadas para el logro de los objetivos.
Debilidades:
Es la ausencia de capacidades o condiciones del proyecto que le hacen
ms difcil el lograr alcanzar las metas que se proponen y lo ponen en
desventaja.
Amenazas:
Son situaciones, hechos o actores del entorno externo del proyecto que
pueden hacer retroceder o dificultar el logro de los objetivos y misin.
Se deben identificar fortalezas, oportunidades, debilidades y amenazas del
proyecto, esto se recomienda hacerlo por reas estratgicas definidas previamente.
37
3. Definicin de las estrategias operativas para el ao en cuestin,

sobre la base de los anlisis de situacin realizados en los puntos 1 y 2
anteriores.
Las estrategias definen las lneas de accin, enfrentando o dando solucin
a limitantes, debilidades y amenazas y potenciando o aprovechando las
fortalezas y oportunidades en funcin de los objetivos del proyecto.
4. Identificacin y anlisis las demandas de los usuarios (as). Se
recomienda revisar el fascculo 10 sobre Levantamiento de la demanda de
la Serie Organizacin para la ejecucin de proyectos.
38
5. Definicin del presupuestario disponible para el ao en cuestin,

en funcin de las disposiciones del gobierno, si estas son las que definen
el lmite (lo cual es usual) en funcin de los costos reales. Las necesidades reales de presupuesto en funcin de las demandas y costos reales,
siempre se deben definir; pues que esto permite, a la hora de hacer
recortes, por los lmites presupuestarios sujetarse a la realidad.
6. Preparacin del POA, partiendo de los insumos obtenidos en los pasos
1, 2, 3, 4 y 5 anteriores, definiendo actividades por objetivo, sus metas,
indicadores de gestin, responsables, programacin de metas en el tiempo y presupuesto.
En la siguiente matriz, se detalla el esquema que se recomienda utilizar.
Metas
Indicadores Unidades
de gestin de medida
Usuarios (as)
beneficiarios
Responsables
II
III
IV
Metas por unidad de tiempo

Fuente y Monto
Financiado
Objeto del Gasto
Presupuesto
Entidad ejecutora: .
Perodo del POA: ..
Nombre del formulario:
Nombre del proyecto:
La matriz integra informacin POA - presupuesto.

Se prepara una matriz para cada objetivo especfico o resultado del proyecto
La columna No. 1 "resultados y actividades" debe coincidir con la primer columna del marco lgico.
Resultados y
actividades
Plan Operativo
Objetivo general: ..
Objetivo especfico: ..
39
Total
Ejemplo de Taller de revisin de los

alcances del POA anterior y de ajustes al
POA del perodo siguiente
Proyecto__________
Taller para el anlisis del cumplimiento de actividades y
metas del ao______
ACTIVIDADES
40
1. Actualizar una matriz de avance en la ejecucin de

metas, por objetivo, destacando los logros alcanzados al
31 de diciembre del ao anterior, as como las principales
limitaciones a la ejecucin. Liste las limitaciones principales (factores internos y externos) de la ejecucin y anote
observaciones generales del objetivo que expliquen los
resultados obtenidos (Matriz 1). Realice el ejercicio en
forma sencilla y clara.
2. Describir el los proceso (s) utilizado (s) para el desarrollo de las actividades. Utilice el flujo grama que se
adjunta. Actualice, o elabore el flujo de procesos segn
corresponda.
3. Elaborar una caracterizacin del tipo de usuarios (as)
que se atiende y prestadores de servicios en la zona
(Matriz 2 y 3).
4. Elaborar un cuadro con las contrataciones destacando
su estado, monto y resultados.
5. Anlisis por objetivo (ver gua de preguntas y Fascculo
6. Planificacin estratgica. Serie Organizacin para la
Ejecucin de Proyectos).
6. Resumen de principales conclusiones y lecciones
aprendidas.
DURACION DEL EJERCICIO: 6 horas
INSTRUMENTOS:
Cuestionario para la Revisin del POA del ao en curso
Marco lgico
POA del ao en curso
Informes de ejecucin trimestral
Informe de avance de metas
Flujo de procesos
PROYECTO ________
Matriz 1: AVANCE EN LA EJECUCION DE LAS METAS
A DICIEMBRE DEL AO ANTERIOR
OBJETIVO
META
GLOBAL
META
AO....
META
ALCANZADA
AL .........
OBSERVACIONES Y LIMITACIONES A LA EJECUCION
Limitaciones:
41
1.
2.
3.
4.
Observaciones
generales:
PROYECTO ____________
MATRIZ 2. CARACTERIZACION DE LA POBLACION ATENDIDA
POR EL PROYECTO
NOMBRE
TIP O DE
ORGANIZACION
NO. ASOCIADOS
Total
ACTIVIDAD
PRINCIPAL
ACTIVIDAD
DESARROLLADA
POR EL
PROYECTO
UBICACION
(MUNICIPIO/
CANTON)
PAPEL
PROYECTADO
POR EL
PROYECTO EN
LA
ESTRATEGIA
DE
DESAROLLO
DE LA REGION
Bajo
Alto
PROYECTO _____________
MATRIZ 3. CARACTERIZACION DE LAS ENTIDADES
PRESTADORAS DE SERVICIOS
OBJETIVO .......................................................................
NOMBRE
TIPO DE
ORGANIZACION*
SEDE
ACTIVIDAD
PRINCIPAL*
ACTIVIDAD
DESARROLLADA
PARA EL
PROYECTO
ORGANIZACION
A LA QUE SE
PRESTA EL
SERVICIO
LUGAR
DONDE
PRESTA EL
SERVICIO
42
* (A) Servicios a organizaciones

(B) Diagnstico de organizaciones
(C) Estudios (EL PROYECTO)
EJEMPLOS DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA EL ANALISIS

DEL OBJETIVO FORTALECIMINTO DE
ORGANIZACIONES DE PRODUCTORES
Qu criterios se establecieron para seleccionar las organizaciones?
Fueron stos los ms adecuados?
Las organizaciones que se estn atendiendo son las que requieren ser
fortalecidos por el proyecto?
Cul ha sido el proceso seguido para la atencin de los diferentes usuarios (as) del Componente?
Los criterios utilizados para la identificacin de necesidades de las organizaciones mostraron ser viables?. Recoge las necesidades de todos/as
sus miembros?
El proceso de atencin a las organizaciones es gil? Cunto tiempo se
requiere? Puede reducirse?
Las organizaciones seleccionadas permiten la cobertura de poblacin
masculina y femenina que debe atender el proyecto? Qu se ha hecho al
respecto?
Cul ha sido la respuesta del proyecto con respecto a las solicitudes presentadas por las organizaciones?
Qu respuesta ha habido en las organizaciones con respecto al trabajo
desarrollado, segn el tipo de organizacin atendida?
Con cuntas de las organizaciones se sigue trabajando? Por qu algunas organizaciones no se siguen atendiendo?
La cobertura de organizaciones es similar por rea geogrfica? Cmo
mejorar la cobertura por rea?
Cmo se va a lograr involucrar a las organizaciones en los Planes
Sectoriales establecidos?
43
Se han formalizado cartas de entendimiento con organizaciones de productores y como han funcionado?
Para las contrataciones han habido oferentes y las ofertas han sido
claras?
Los instrumentos utilizados por el proyecto para dar seguimiento al
cumplimiento de los planes son claros?
Qu participacin tienen las organizaciones involucradas en la formulacin y el seguimiento de los planes?
Los instrumentos de supervisin de las propuestas de las organizaciones
fueron validados?
44
Las gestiones realizadas permitirn el financiamiento en forma oportuna

y gil de los proyectos de inversin?
Qu participacin tienen las organizaciones involucradas en la
preparacin del plan operativo anual del proyecto?
Se ha potenciado la participacin de las mujeres en las acciones de
desarrollo local y regional?
PROYECTO _____________
EJEMPLOS DE PREGUNTAS ORIENTADORAS PARA EL ANALISIS
DEL OBJETIVO FORTALECIMIENTO DE ORGANIZACIONES
PRESTADORAS DE SERVICIOS
Las prestadoras de servicios con los que se est laborando son los que
requieren ser fortalecidos por el Proyecto?. Por qu?
Los criterios utilizados para seleccionar a los prestadores de servicios
permiten asegurar una buena calidad de la oferta de servicios? Por qu?.
Dentro de los criterios est incluido el enfoque de gnero?
Las organizaciones oferentes de servicios tienen conocimiento de las
caractersticas del proyecto (modalidad de ejecucin, orientacin al desarrollo de capacidades locales, etc.)?
Existen oferentes regionales en todas las reas de inters que puedan
ofrecer un producto de calidad? Cul es la estrategia del proyecto para
cubrir aquellas reas donde no hay oferta de servicios?
Qu acciones deben modificarse o introducirse dentro de la estrategia del
objetivo para lograr desarrollar capacidades locales en la prestacin de
servicios?
La estrategia seguida permitir la sostenibilidad de las acciones del
proyecto, una vez que concluya la ejecucin?
Qu participacin tienen las organizaciones involucradas en la
preparacin del plan operativo anual del proyecto?
Los instrumentos utilizados por el proyecto para dar seguimiento al
cumplimiento de las actividades de los prestadores de servicios son adecuados?
45
PROYECTO _____________
EJEMPLOS DE PREGUNTAS ORIENTADORAS
PARA EL ANALISIS DEL OBJETIVO DIRECCION
Y ADMINISTRACIN DEL PROYECTO
Qu ha pasado con el traslado de funcionarios al proyecto?
Qu otras opciones de contratacin se han identificado?
Las actividades de capacitacin al personal permiten un mejor desempeo del mismo?
Sobre la divulgacin de informacin sobre el proyecto
46
Cmo se ha manejado el tema de la divulgacin de acciones y logros del

proyecto hacia los diferentes actores? Existe una poltica de divulgacin?
Un responsable?
Se ha definido un proceso de sistematizacin? Se aplica?
Sobre el proceso de planificacin y seguimiento
Existe conciencia en la UP de la necesidad de una planificacin participativa? Qu acciones se han realizado en este sentido?
Se ha logrado establecer el seguimiento sistemtico como principio de
ejecucin del proyecto?
Las herramientas de planificacin diseadas son de fcil y claro manejo?
Qu deficiencias problemas o limitaciones se observan en la planificacin
y seguimiento de las acciones del proyecto?
Instrumento 5
Revisin y ajustes al POA del nuevo ao
PROYECTO _______________
REVISION Y AJUSTES AL POA DEL NUEVO AO
ACTIVIDADES
1.En grupos de trabajo revisar y ajustar las actividades, metas e
indicadores establecidos en el POA del nuevo ao, considerando:
a) la revisin del POA del ao anterior
b) el POA del nuevo ao
c) la disponibilidad presupuestaria, recursos humanos
d) las recomendaciones establecidas en el Plan Estratgico y
e) las metas definidas en el Marco Lgico.
DURACION DEL EJERCICIO: 6 horas
INSTRUMENTOS:
- Cuestionario para la Revisin del POA del ao anterior
- Marco lgico
- POA del ao anterior
- Informes de ejecucin trimestral
- Informe de avance de metas
- Flujo de procesos
47

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Unidad Regional de Asistencia Tcnica - RUTA

Programa de Apoyo a la Implementacin de Proyectos

Series de Publicaciones RUTA

Agradecemos a todas las personas, tcnicos de los proyectos, consultores

Perodo para realizar las actividades___

Instrumentos de apoyo a la planificacin operativa. ... ....22

Diagnstico Rural Participativo

Fondo Internacional de Desarrollo Agrcola

Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas

Informe de Evaluacin Ex - Ante

Plan Operativo Anual

Planificacin, Seguimiento y Evaluacin

Unidad Regional de Asistencia Tcnica

Unidad de Planificacin, Seguimiento y Evaluacin

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

La organizacin para la ejecucin de proyectos de desarrollo rural requiere

Propsito del fascculo

1 El detalle de los documentos que forman parte de la Serie Organizacin para la

Ejecucin de Proyectos se muestra en la contraportada de este documento.

Este documento considera la preparacin de: i) el Plan Operativo Anual

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

La planificacin estratgica es un aspecto central del proceso de la

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

La planificacin operativa sirve de gua principal para la gerencia del

Los principales productos de la planificacin operativa son:

La induccin interna se ha completado. El personal de la UP

La relacin con las diferentes instancias externas vinculadas con

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

En la prctica, es posible que no todos los requisitos se cumplan.

Armoniza las actividades programadas,

Actualiza las actividades del POA, velando

Parte del seguimiento y evaluacin de

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Los participantes durante el proceso de planificacin operativa son:

Identifican y priorizan las demandas, negocian con la UP recursos

Reciben propuestas del proyecto y

Participan en la elaboracin del POA.

Emite lineamientos para preparar el POA

Da recomendaciones al proceso de formulacin y ejecucin.

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

El mtodo de trabajo propuesto est basado en experiencias relevantes e

Etapas de la planificacin estratgica

Organizacin del proceso de planificacin operativa

Preparacin del POA

Aprobacin del POA

Ejecucin y seguimiento del POA

Evaluacin del POA

Descripcin de las etapas

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

Si el proyecto se encuentra en su fase inicial, se prepara el POA para el

Serie Organizacin para la Ejecucin de Proyectos

El ciclo para la programacin de actividades del proyecto comprende

2. Desarrollo de reuniones o talleres para la formulacin del POA

El presupuesto es de tipo indicativo, principalmente en los proyectos que

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1. Remisin y trmite del POA - presupuesto

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Consiste en la ejecucin de las actividades aprobadas con los recursos

Los prestadores de servicios ejecutan las actividades programadas, dan

5. Discusin de los resultados de la ejecucin del POA - presupuesto y

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