Está en la página 1de 16

INTRODUCCIN

CAPTULO I: MARCO CONCEPTUAL


1.1 Definicin etimolgica
.2 Definicin conceptual
CAPTULO II: CLASIFICACIN
.1 Clasificacin segn su empleo
2.2 Casos de empleo, segn clasificacin
2.2 Casos de empleo en el campo contable
CAPTULO III: ESTRUCTURA
3.1 Estructura del documento
3.2 Formato esquemtico
3.3 Modelos de uso comn
3.4 Modelos de empleo con trminos del campo contable
3.5 Terminologa contable
CONCLUSIONES
REFERENCIAS

INTRODUCCIN

Pgina
1

La carta comercial es la base de por lo menos el noventa por ciento de todas las
transacciones comerciales. Es obvio, entonces, que la habilidad para escribir una buena
carta es requisito indispensable y valioso para el estudiante que tiene intencin de entrar
al mundo de los negocios.
El objetivo de este trabajo es proporcionar los conocimientos y prcticas necesarias para
desarrollar la habilidad de escribir bien de los tipos de cartas sobre todo cuando se trata
de las cartas comerciales ms comunes.
La carta comercial es tambin el medio de comunicacin ms caracterstico y normalizado
que utiliza la empresa para relacionarse con el mundo exterior ya que acta como un
testimonio escrito y garantizado.

CAPTULO I: MARCO CONCEPTUAL

1.1.

DEFINICIN ETIMOLGICA

Pgina
2

El trmino carta se deriva del latn charta que significa escrito de carcter
privado que una persona enva a otra; por lo general; es sobre cerrado en las
empresas comerciales una carta es un mensaje escrito con un fin comercial.
La palabra comercio proviene del latn commercium. sta se descompone en
cum, que significa con, y merx o mercis, que significa mercanca, mercanca
es una "cosa mueble que se fabrica o se adquiere para ser vendida".
Commercium era uno de los derechos que correspondan a los ciudadanos
romanos no incapacitados, para adquirir y transmitir la propiedad.
A pesar de que es relativamente sencillo desentraar la etimologa de la
palabra comercio, no lo es tanto alcanzar su significado actual, pues depende,
para empezar, del punto de vista desde el que se le considere: econmico o
jurdico
1.2.

DEFINICIN CONCEPTUAL
Una carta comercial es un documento que se ocupa principalmente de
asuntos de ndole comercial como medio de comunicacin entre dos
empresas comerciales o bien una empresa con un particular, o viceversa.
Su contenido suele ser formal, oficial y/o confidencial, la actividad comercial
es muy variada, por ello existen varios tipos de cartas comerciales.
Como la carta es una imagen de la empresa debe ser cuidada su redaccin.

Pgina
3

CAPTULO II: CLASIFICACIN

2.1.

CLASIFICACIN SEGN SU EMPLEO


Existen criterios que clasifican o distinguen unas cartas de otras segn el
tema que se comunique, la finalidad que se persigue, la relacin existente
entre remitente y destinatario, y la forma de canalizar la propia comunicacin
escrita.
2.1.1. CARTAS SOLICITANDO ALGN SERVICIO O INFORMACIN
Son cartas que intervienen en el proceso negociador de
compra/venta de un producto/servicio junto con sus respuestas.
En ellas se debe especificar con claridad qu se quiere
exactamente destacando las cualidades ms sobresalientes del
producto o servicio. Las caractersticas principales de esta carta
son la brevedad y concisin en la solicitud.
2.1.2. CARTAS DE RESPUESTA A UNA SOLICITUS DE INFORMACIN
Son las cartas que proporcionan la informacin solicitada en una carta
anterior y plantean la posibilidad de promocionar el producto o
servicio sobre el que se pregunta.
2.1.3. CARTAS DE PEDIDOS
Pgina
4

Estas acompaan a menudo un formulario de pedido. Son breves y


precisas,

incluyen

informacin

sobre

precios,

descuentos,

referencias a catlogos o folletos, cantidades, modelos, embalaje,


instrucciones

de

transporte,

almacenaje,

entrega,

documentos

necesarios y confirmacin de trminos de pago. Es esencial


proporcionar una descripcin completa y detallada del producto que
se pide.
2.1.4. CARTAS DE CONFIRMACIN
Este tipo de carta comercial puede ser la respuesta a una misiva
anterior en la que se ha hecho un pedido o puede tratarse de un
documento que sirve de confirmacin a un asunto tratado en una
conservacin telefnica previa. En cualquier caso hay que escribir
muy claramente todos los contenidos tratados en la carta o
conversacin anterior para evitar cualquier tipo de malentendido y
asegurar una perfecta comprensin por ambas partes del asunto
tratado.
2.1.5. CARTAS DE VENTAS Y MARKETING
Las cartas dirigidas a la bsqueda de clientes pueden ser la
primera y nica conexin antes de que stos respondan por
telfono o por escrito para solicitar el producto o servicio
ofrecido. Una caracterstica recurrente en estas cartas de
promocin es la persuasin. Se trata de captar la atencin del
lector y darle razones para seguir leyendo por medio de ofertas,
anuncios de productos nuevos o que presentan mejoras, etc.
2.1.6. CARTAS DE QUEJA O RECLAMACIN
Los motivos para escribir una carta de queja pueden ser muchos y
muy diversos, envo de productos incorrectos, un mal servicio, o
productos en malas condiciones. Es importante basar la queja en una
descripcin o explicacin clara completa y objetiva del problema y
pedir algn tipo de accin para subsanar el error.
2.1.7. CARTAS DE DISCULPA
Son las cartas que responden a una carta de queja previa para
intentar solucionar el problema o, al menos, dar una explicacin del
Pgina
5

mismo. Un cliente descontento puede significar publicidad negativa


para una compaa. Es muy importante contestar rpida y
cortsmente a las posibles quejas que se reciban.
2.1.8.
2.1.9. CARTA DE CONSULTA
Tipo de comunicacin escrita cuyo objetivo es preguntar sobre algn
aspecto relacionado con alguna actividad de tipo comercial, en la cual
se desea inquirir sobre la mercadera o sus productos. Tiene por
funcin el comparar productos en distintas empresas, para tomar una
determinacin acerca de lo cotizado. Se debe elegir las empresas en
forma adecuada aplicando la misma capacidad de criterio para cada
una. En su parte estructural consta de membrete, encabezamiento,
cuerpo y suplementos.
2.1.10.

CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIN

Es aquella que enva la empresa que ha sido consultada, en el texto


explica todo lo relativo a la mercadera y deja en claro las condiciones
de pago, tanto al crdito como al contado, as mismo, se encarga de
interesar al potencial cliente, ofreciendo algn tipo de garanta
adicional al servicio, para conseguir que ste finalmente se decida por
realizar la compra en su entidad. Es una carta breve, por lo cual
puede estar constituida slo de dos prrafos y una amable despedida.
2.1.11.

CARTA DE PEDIDO
Es un tipo de correspondencia Comercial que tiene como objetivo
solicitar el envo de mercadera, por lo tanto debe hacerse con
mximo de seriedad pues representa un compromiso formal de
compra. Se debe indicar claramente detalles de la mercadera que se
solicita, precios, cantidad, forma de envo, plazo para su cancelacin;
para as evitar futuros problemas en el mundo de los negocios. Si el
comprador paga por adelantado debe indicar claramente la forma de
pago ya sea por cheque, tarjeta, etc.
Pgina
6

2.1.12.

CARTA DE ENVO

Es la nota en que se seala que la mercadera se ha despachado,


indicando la cantidad de artculos y detallando las condiciones en que
el pedido ha sido enviado.
2.1.13.

CARTA DE RECEPCIN

Tipo de comunicacin escrita que tiene como objetivo el confirmar que


ha recibido una mercadera conforme a lo estipulado en la carta de
remisin o de respuesta a pedido.

Generalmente este tipo de

comunicacin se utiliza para confirmar el recibimiento de la


mercanca. En caso de que la mercadera haya llegado desconforme
a lo anteriormente sealado en la carta de pedido, se enviar una
carta de reclamo.
La carta de recepcin es de carcter breve y no se explaya en
explicaciones
2.1.14.

CARTA DE REMESA

Es aquella en la que se enva un cheque, un giro o una letra de


cambio, para continuar con el curso normal del negocio. Luego de
solicitar informacin, enviar y recibir el pedido, es lgico que se enve
dinero cancelando su valor. Despus de que la carta de remesa ha
sido enviada es necesaria que sea contestada inmediatamente para
que el remitente sepa que la remesa no se extravi.
2.1.15.

CARTA DE RECLAMO

Son las que merecen mayor cuidado y argumentacin en su


redaccin, pues representan una queja formal. Esta misiva la escribe
el cliente cuando considera perjudicados sus intereses y plantea en
ella su reclamacin esperando obtener la solucin adecuada, que l
mismo sugiere o que deja criterio de la Casa Comercial. Al formular

Pgina
7

nuestro reclamo debemos tener presente que su motivo corresponda


a un estricto sentido de justicia y de tica comercial.
2.1.16.

CARTA DE EXPLICACIN

El criterio aceptado es que pocas cartas como las de explicacin,


exigen tanto del el espritu de equidad y ecuanimidad del redactor.
Sea positiva o negativa su contestacin, no debe traslucir molestia ni
tampoco exagerar la actitud de servicio, sino dar explicaciones con
moderacin.
2.1.17.

CARTA DE JUSTIFICACIN

Se escriben cuando la empresa no es responsable del error


planteado. Deben persuadir al cliente de su enfoque errneo de la
situacin.
2.2.

CASOS DE EMPLEO, SEGN SU CLASIFICACIN


2.2.1. CARTA DE CONSULTA
Dentro del mundo laboral, los modelos de carta de consulta se utilizan
para solicitar por ejemplo informacin sobre los productos de venta,
consultar los precios, consultar las medidas o dimensiones del
producto, hacer una consulta sobre el tiempo estimado o los plazos
de entrega.
2.2.2. CARTA DE RESPUESTA O COTIZACIN
Este tipo de carta se emplea para confirmar el pedido por encontrarse
en buen estado o rechazarlo debido a algunas fallas en la entrega.

2.2.3. CARTA DE PEDIDO

Pgina
8

Un modelo carta de pedido se utiliza para comunicarle a una empresa


o entidad nuestra intencin de comprar varios artculos. Se presupone
que la entidad nos ha enviado un catlogo previamente.

2.2.4. CARTA DE REMESA


Una carta de remisin se emplea en las transacciones comerciales y
que sirve para informar sobre el envo de mercancas.

2.2.5. CARTA DE RECLAMO


El modelo de carta de reclamo se emplea para reclamar por errores
de hecho como mercaderas averiadas o cambio de pedido, tambin
se emplea para por discrepancias de acerca de los trminos de
operacin a causas ajenas al proveedor y cliente, como accidentes e
interrupciones del transporte, etc.
2.2.6. CARTA DE EXPLICACIN
La carta de explicacin se utiliza cuando el reclamante est en lo
cierto, puesto que el error lo cometi la empresa, la cual asume la
responsabilidad consiguiente.

Estas misivas sealan el arreglo

adecuado y mantienen la buena disposicin del cliente mediante


excusas fundamentadas.

2.2.7. CARTA DE JUSTIFICACIN


La carta justificacin es un modelo de carta que se emplea para
disculparse y ofrecer una disculpa por no realizar una obligacin
contrada con anterioridad, por ejemplo por no haber entregado a
tiempo una mercadera o por no haber pagado a tiempo a los
trabajadores.
Pgina
9

2.3.

CASOS DE EMPLEO EN EL CAMPO CONTABLE


2.3.1. CIERRE POR INVENTARIO
En estos casos el contador es participe ya que tiene que ejecutarlos
en base de las cuentas del Plan Contable General Empresarial.
Cierre por inventario, una de las clsicas que en ocasiones se les
suele mandar a los clientes para que estn avisados de que la
empresa necesita cerrar para hacer inventario
2.3.2. ELIMINACIN DE BONIFICACIN A LA FACTURA MENSUAL
Modelo de carta para comunicarle a un cliente que a partir del
prximo mes las facturas que reciba ya no estarn bonificadas
2.3.3. OFERTA A ANTIGUOS CLIENTES
Modelo de carta comercial en la que se le ofrece a los antiguos
clientes una oferta especial con descuentos y condiciones favorables
de financiacin
2.3.4. SOLICITUD DE DUPLICADO DE FACTURA
Modelo de carta en la que se solicita que se nos enve la copia de una
factura que se ha extraviado y que es necesaria para poder cerrar la
contabilidad
2.3.5. PETICIN DE ADELANTO DE VACACIONES ANUALES
Si necesitas una carta para pedir un adelanto de las vacaciones
anuales de tu empresa, aqu tienes un ejemplo de carta para solicitar
este adelanto de las vacaciones
2.3.6. ANULACIN DE PEDIDO HECHO A UNA EMPRESA

Pgina
10

Modelo de carta para anular un pedido que se ha hecho debido a que


se han modificado las condiciones de venta una vez realizado.
2.3.7. COMUNICAR QUE SE HA EMITIDO UNA FACTURA
Carta de acompaamiento a una factura que se le ha emitido a un
cliente.
2.3.8. COMUNICAR QUE SE HA HECHO UN INGRESO A UNA CUENTA
BANCARIA
Modelo de carta en el que se informa de que se ha realizado un
ingreso en cuenta corriente por el importe solicitado y se adjunta
copia del documento de ingreso.
2.3.9. SOLICITUD PARA QUE FIRMEN DOCUMENTOS OFICIALES
Modelo de carta para solicitar la firma de documentos oficiales en las
oficinas de la asesora.
2.3.10.

PEDIR QUE SE ENTREGUEN FACTURAS PARA SER

CONTABILIZADAS
Modelo de carta para solicitar a un proveedor un listado con las
facturas que nos ha emitido a lo largo del ao fiscal para poder
contabilizarlas.
2.3.11.

QUEJA POR EL COBRO DE UNA FACTURA


Modelo de carta mediante el cual solicitamos que se nos devuelva el
dinero que nos han cobrado indebidamente por una factura incorrecta.

Pgina
11

CAPTULO III: ESTRUCTURA


3.1.

ESTRUCTURA DEL DOCUMENTO


3.1.1. ENCABEZAMIENTO
3.1.1.1.

MEMBRETE
Este comprende el nombre (o logotipo), la direccin y el
telfono de la empresa, como tambin especificacin del
negocio y, en algunos casos, el nombre o nombres de los
dueos.

3.1.1.2.

DIRECCIN
Su colocacin es variable, puede ir en el ngulo superior
derecho o en el izquierdo debajo del membrete.

3.1.1.3.

FECHA
Su colocacin es variable, puede ir en el ngulo superior
derecho o en el izquierdo debajo del membrete.

3.1.1.4.

ASUNTO O REFERENCIA
Es una descripcin breve y concreta que da a entender el
motivo principal de la carta. No debe ser ms extensa de
una lnea.

3.1.1.5.

SALUDO
Segn la relacin que exista entre quien dirige y quien recibe
la carta, se elige la expresin adecuada

3.1.2. CUERPO
3.1.2.1.

INTRODUCCIN
Se suele referir a correspondencia anterior, agradecer al
destinatario y/o indicar el motivo para el escrito.
Pgina
12

3.1.2.2.

TEXTO
a) Tras el saludo y la introduccin, se pasa a la
exposicin del asunto que motiva la carta.
b) Si es una carta con la que se

inicia

la

correspondencia, se va directamente al asunto a


tratar.
c) Si el motivo de sta es otra correspondencia anterior,
se comienza por medio de una frmula del tipo de las
que se enuncian a continuacin:
Correspondemos a su alta. Carta del 20 del

pasado mes
Obra en nuestro poder su amable carta del
Nos referimos a su escrito del
Acusamos recibo de su atento escrito del
Contestamos a su carta de fecha
En nuestro poder su atento escrito del 18 de
enero, al que gustosamente correspondemos
Hemos recibido su amable carta del

3.1.3. FRASE DE DESPEDIDA


Esta parte es siempre breve, usndose expresiones cortses y
atentas.
3.1.4. ANTEFIRMA
Suele ser sustituida por el sello de la empresa o, mejor, por el sello de
la empresa propio del firmante.
3.1.5. FIRMA
Incluye el nombre del responsable de la carta, y si ocupa algn puesto
importante en la empresa, el ttulo correspondiente va colocado
debajo del nombre. Es de importancia que la firma sea legible.
3.1.6. POSDATA
Se denomina posdata a una carta ya concluida y firmada. Si se ha
olvidado algn detalle importante, o es preciso hacer alguna
aclaracin final.
Pgina
13

3.1.7. INICIALES MECANOGRFICAS


Estas sirven para identificar a la persona que dict la carta y a la que
la escribi. Se colocan al margen izquierdo, a dos espacios de la
ltima lnea de la firma. Se prefiere la letra minscula para escribirlas.
No llevan punto.

3.2. FORMATO ESQUEMTICO


3.3. MODELOS DE USO COMN

Pgina
14

Formato carta renuncia

Ejemplo n 1

BANCO ROMANICO XXV.


Plaza
Dpto. RR.H.H.
28082
Madrid

de

los

roedores

53

7 de Abril de 2008

Muy seor mo:


Quiero expresar por medio de esta carta mis propsitos futuros respecto al trabajo que usted tan amablemente me
ofreci. Quiero manifestar mi deseo de renunciar a dicho cargo de vendedor de hipotecas y de fondos de inversin,
trabajo del que me siento muy orgulloso, pero que no consigo asociar con mi forma de ser. No consigo sentirme feliz
cuando exagero las condiciones de venta, cuando miento y cuando engao a los clientes para venderles los crditos.
Creo que es suficiente el motivo por el que deseo renunciar, y as lo hago saber, para que conste, que mi ltimo da de
trabajo ser el prximo 25 de abril, dejando 15 das por medio para que usted formalice correctamente mi baja, as
como estudie mi finiquito.
Le deseo a usted y a la persona que venga a sustituirme mucho exito y mucha suerte en los aos venideros, y espero
que su Banco sepa comprender mi partida.
Sin otro parecer, me despido atentamente

Julio Ramn Juradas Garca

(Firmar)

Pgina
15

3.4. MODELOS DE EMPLEO CON TRMINOS DEL CAMPO


CONTABLE
3.5.

TERMINOLOGA CONTABLE

Pgina
16