HO OfiHotel

El programa especializado para Hoteles

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Recepcin
Reservas

Check-In
Escner
Kiosko
Auto Check-Out

Web y
Channel Manager

Plataformas
de Compras

Centralita
Telefnica

Almacenes

Actividades

Bar / Pub
Restaurantes

OfiHotel

Llaves
Magnticas

Tiendas

Sistemas TV

Salones

Bingos

Facturacin

Comercial

Estadsticas
I.N.E.

Tesorera

Tarjetas de
Fidelizacin
Check-in
de calidad

Control
Presupuestario

Banca
Electrnica

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Informes

Contabilidad

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OfiHotel

El programa especializado para Hoteles

Recepcin
-

Estado visual de la situacin de cada habitacin: libre, ocupada, en limpieza, con salida en el da, bloqueada por avera,
con entrada en el da, con valoracin detallada, habitaciones
de grupos, etc.
Bloqueo de habitaciones en el da o en prximas fechas
incluyendo la causa del bloqueo.
Resumen por tipos de habitaciones: libres, ocupadas,
personas, preasignadas.
Definicin de salones y habitaciones virtuales para control de
desvo a otros hoteles.
Acceso directo con un solo clic a todas las operaciones de
una habitacin.
Histrico de fechas, habitaciones y precios de clientes asiduos.
Predefinicin de cargos para facturar a la agencia, para
facturar a la empresa y/o facturacin de extras.
Impresin del registro de viajeros para cada una de las
personas alojadas por habitacin.
Indicacin de todas las personas alojadas en una habitacin
con o sin documento de identidad.
Incorporacin de nuevas habitaciones a entradas ya
efectuadas. Habitaciones con distintas fechas de entrada
y/o salida con facturacin conjunta o desglosada para cada
una de las habitaciones.
Listado de Rooming List.
Realizacin automtica de los cargos de toda la estancia para
facturacin anticipada.
Cambio de cargos a otras habitaciones para facturacin
conjunta.
Anulacin o modificacin de cargos de das anteriores.
Devolucin de cargos ya facturados por equivocacin del
nmero de habitacin.
Control de fecha, hora, usuario de anulaciones y modificaciones de los cargos.
Control de entregas a cuenta o depsitos realizados durante
la estancia.
Salidas de habitaciones sin facturacin.
Facturacin conjunta de una o ms habitaciones de varias
estancias en distintas fechas.
Listado o extracto resumen de los cargos una o varias
habitaciones.
Hasta 4 formas distintas de cobro para una misma factura:
efectivo, cheque canjeable, tarjeta, crdito.
Agrupacin de los cargos de la factura por descripcin, por
fecha y cargo, por cargo para largas estancias o por el tipo de
habitacin.

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Distintos formatos de impresin de la factura y/o exportacin a

formato PDF, HTML para su envo por fax o correo electrnico.
Modificacin de las facturas del da.
Facturacin de otros conceptos sin necesidad de entradas
en habitaciones.
Desglose de la facturacin por forma de pago para arqueo
de caja.
Detalle de los cobros, pagos realizados, con arqueo y cierre
de caja independiente al cierre del hotel y con definicin de
caja para cada usuario.
Listados de clientes alojados, control de cargos, auditora de
cargos a realizar en el cierre, control de cargos de particulares o extras.
Con lector de tarjetas, captura automtica de tarjetas de
crdito en la ficha del husped como garanta del crdito.
Control de estancias por habitacin para objetos perdidos,
daos efectuados, revisiones peridicas...
Gestin de olvidos con control de objetos devueltos o
entregados y recordatorio en prximas entradas del cliente.
Fichas de polica con consulta del histrico por da de estancia.
Listn telefnico.
Control de habitaciones sin estancia por fechas.
Cuadro de habitaciones con control del estado de habitacin
para gobernanta.
Fidelizacin de clientes. Gestin de puntos / regalos
(integracin con OfiVip).
Control de actividades, plazas, horarios, etc. con impresin
de tickets o cargos a habitaciones (integracin con OfiActiv).
Captura automtica de los documentos identificativos de los
viajeros con OfiScan.
Apertura y cierre de lneas telefnicas, estado habitaciones
comunicadas por la camarera, programacin despertador y
aviso de despertadores no contestados con control de los
cargos automticos de las llamadas efectuadas con
OfiTelfono+.
Generacin de las llaves de tarjeta magntica con OfiLlaves.
(Modelos Onity y Dorlet).
Enlace con sistemas de TV, Quadriga, Arantia TV, protocolo
FIDELIO (integracin OfiPpv).
Integracin automticas de salidas de clientes con
OfiCheckOut.
Envo de encuestas de calidad a la salida del cliente.
Integracin automtica de cobros con pasarelas de pago
mediante banda magntica y/o tarjetas EMV.

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Reservas
-

Consulta de disponibilidad por tipos de habitaciones y/o

caractersticas entre fechas, incluyendo o excluyendo
reservas de cupo no efectuadas.
Planning de disponibilidad por habitaciones, visualizando su
estado actual, limpia, sucia, salida pendiente, bloqueada, etc.
Creacin mnima indicando: Nombre, fechas estancia, tipos
de habitaciones y personas.
Creacin detallada indicando: Datos del cliente a alojarse,
tarjeta de crdito, observaciones, agencia/empresa a
facturar y/o pagadera, datos envo de la factura, tarifa,
comisin, agencias y/o empresas intermediarias, control de
prepago, valoracin detallada por habitacin y da controlando cambio de precio por temporada, rgimen, personas,
cargos adicionales por da o para un da en concreto.
Posibilidad de hacer reservas preasignadas de forma rpida
desde planning visual.
Impresin del bienvenido desde la reserva a la espera de la
llegada del cliente.
Generacin automtica de la factura pro forma a partir de las
habitaciones y/o cargos indicados.
Control de todas las modificaciones y/o anulaciones realizadas por los usuarios.
Control de las llegadas y salidas previstas entre fechas.
Control de la previsin de ocupacin, precio medio y pickup.
Reservas de grupos con visualizacin de los grupos con
reservas vivas.
Entrada desglosada a cada una de las habitaciones de una
misma reserva.
Entrada desde el mismo planning de habitaciones.
Bsqueda de reservas por nombre, fechas, agencias /
empresas, bono, documento identidad, grupos, etc.

Bsqueda rpida de una reserva desde la misma lista de

reservas.
Duplicar reservas para distintas fechas de estancia.
Control de no presentaciones y/o saldo pendiente de cobro.
Impresin detallada de la reserva para su confirmacin por
fax, e-mail o en PDF, HTML, etc.
Cobros y facturacin de prepagos realizados desde la misma
reserva.
Posibilidad de asignar la produccin, subproduccin,
intermediarios a las fichas del contrato correspondiente a la
reserva. (Integracin con OfiHCadena).
Captura e impresin automtica de reservas web (integracin
con OfiReservas, OfiTour).
Creacin, modificacin y/o consulta de reservas desde el
planning de habitaciones.
Facturacin de reservas prepagadas.
Gestin Channel Manager integrado, todos sus portales de
venta en una pantalla con OfiChannel.

Administracin
-

Facturacin electrnica eFactura.

Modificacin de facturas anteriores con abono y cargo en el
da en que se modifica.
Histrico de facturas para su consulta o reenvo de distintos
formatos.
Desglose de la facturacin por da y cargo.
Listado de la facturacin acumulada por CIF con seleccin
y/o ordenacin por importes. Modelo 347.
Gestin de tesorera, con control de pendientes de cobro
o cobros realizados, emisin de cartas sobre pendientes
de cobro.
Realizacin de cobros por factura o por importe global
indicando las facturas a saldar.
Tesorera para control y previsin de pagos. Autorizacin y
agrupacin de pagos a proveedores en un solo pago.
Emisin de pagars, cheques y/o cartas de pago con
distintas formas de contabilizacin.

Gestin de caja central, con recepcin automtica de las

salidas efectuadas en el cierre de otras cajas.
Control de los apuntes contables para OfiConta o en formatos de otras contabilidades.
Produccin por cargos entre fechas.
control de produccin de cargos segn fecha del cargo y
fecha de produccin.
Parte de produccin del da, acumulado mes y ao con
comparativo ao anterior y presupuestado en unidades
e importes.
Comparativo entre fechas de la produccin de cargos.
Mano corriente del da o de fechas anteriores.
Estadstica de ocupacin por tarifas y tipo de habitaciones.
Estadstica especfica del INE y pernoctacin de viajeros.
Impresin en formato oficial.
Estadstica de produccin y ocupacin del mes con
precio medio.

Direccin
-

Anlisis diario del PICK-UP con nmero de habitaciones y

precio medio del PICK-UP, anulaciones, comparativo de
situacin real y comparativo con el presupuestado.
Estudio grfico de la progresin de precios y PICK-UP por
fechas.
Anlisis diario del REVENUE por conceptos configurables
segn cargos, ALOJAMIENTO, RESTAURACIN, EVENTOS,
OCIO, con comparativa de los ingresos reales, presupuestados y diferencia.
Estudio diario necesidades de personal de restauracin con
produccin, ocupacin y precio medio de habitaciones,
almuerzos, cenas y otros servicios de restauracin.

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Comercial
-

Definicin de fechas de temporadas y tarifas en contrato

genrico.
Definicin de temporadas y contrato por agencia / empresa.
Definicin de cupos por agencia por tipos de habitaciones y
control automtico de relase.
Definicin de fechas en venta libre y bloqueo de tarifas.
Envo de los comunicados de cierre de ventas o bloqueo de
tarifas.
Definicin de paquetes de cargos por tipo de habitacin,
rgimen y personas con agrupacin de todos los cargos en
un solo concepto.
Generacin automtica de los paquetes de cargos segn tipo
de habitaciones, rgimen y nmero de personas.

Definicin de descuentos segn nmero de noches.

Duplicacin de tarifas o incremento porcentual con distintas
opciones de redondeo.
Control de Agencias / Empresas sin crdito.
Gestin de invitaciones / uso casa con seleccin de
cargos free.
Listado de control de comisiones por reservas a intermediarios con chequeo de las facturas pertenecientes a la reserva.
Listado de control de produccin de los usuarios por las
reservas introducidas.
Consulta fichas contratos comerciales (integracin con
OfiHCadena).

Puntos de Venta Tctiles

-

Seleccin de camareros en el turno.

Control de horario de los turnos de camareros.
Identificacin de camareros con contraseas con posibilidad
de utilizar tarjetas magnticas y/o relojes de proximidad.
Definicin de las zonas de venta, as como precio y/o
concepto de cargo en recepcin por zona.
Planning de mesas por zona, mesas ocupadas, tiempos de
ocupacin, pendientes de cobro y reservas efectuadas.
Definicin libre de familias de venta. Grupo "Ms frecuentes".
Definicin de los artculos en venta, con o sin foto, hasta dos
impresoras de comanda distinta por artculo.
Sugerencias por artculo, manuales o predefinidas por
grupos de platos. Seleccin de impresora de comanda.
Hasta 8 impresoras de comandas.
Apertura automtica del cajn al cobrar.
Preimpresin del ticket sin cerrar cuenta.
Cobros rpidos con o sin impresin del ticket.
Agrupacin de las unidades del mismo artculo en el ticket.
Combinacin de distintas formas de cobro.
Cargos automticos a la habitacin con posibilidad de
desglose por tipos de servicio (desayunos, comidas, cenas),
zonas (cafetera, restaurante, room service), conceptos
(comidas, bebidas, men), etc.
Gestin de clientes y facturacin de ticket a crdito.
Definicin de los datos del cliente en el ticket.
Cierres de turno con impresin de los importes declarados
en el arqueo e importes reales de la venta.
Modificacin y/o reimpresin del ticket.
Impresin de los mens del da.
Descuentos por importe o porcentuales.
Cambios, separacin y agrupacin de mesas.
Lectura de cdigos de barra para artculos de bazar o regalo.
Divisin de los artculos en distintos ticket.
Control de consumos internos por departamento.
Invitacin de artculos por clientes. Impresin de los artculos
invitados.
Enlace con bsculas electrnicas para captura de pesos.
Gestin de reservas, impresin de la reserva para la mesa.

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Configuracin del nombre de la mesa, tarifa, comensales.

Configuracin de artculos en el men, combinados, etc.
Gestin del TPV desde PDA o Tablet con OfiComanda.
Impresin de vales con definicin de texto libre.
Listados de control de cierres.
Listados de ticket por punto de venta, zona, trabajador, forma
de pago, etc.
Control de ticket con anulacin de artculos.
ABC de ventas por artculo o familias entre fechas.
Ventas por horas.
Comparativa de ventas por meses.
Fidelizacin de clientes. Gestin de puntos / regalos
(integracin con OfiVip).
Integracin automtica del cobro y la devolucin con cajones
de seguridad. (CASH GUARD).
Ticket por comensal de una misma mesa.
Copia del ticket en segunda impresora o monitor.
Cambio de cuentas entre TPV distintos.
Configuracin de productos automticos a cargar a la apertura de mesa, (pan, servicio de mesa, cubiertos, etc).
Gestin de fondos de caja, cobros y pagos independientes a
la venta.
Integracin automtica de cobro con pasarelas de pago
mediante banda magntica y/o tarjetas EMV.

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Almacn
-

Definicin de departamentos de economato, cocina, venta,

gastos.
Definicin de familias, subfamilias y artculos por departamento.
Definicin de artculos en venta, tres precios de venta,
cdigos de barras y foto.
Artculos compuestos y transformacin de artculos.
Tipos de IVA para compra y venta y unidades por caja/bulto.
Fichero de trabajadores con personalizacin de opciones de
acceso y claves con o sin tarjetas magnticas y/o relojes de
proximidad.
Planning de disponibilidad de trabajadores.
Definicin de departamentos para control de consumos
internos.
Modificacin rpida y fcil de precios de venta bien manualmente o con incrementos porcentuales.

Gestin de pedidos y albaranes de compras.

Recepcin de facturas con casacin de albaranes.
Movimientos manuales de entradas y/o salidas entre departamentos.
Listados de artculos por almacn, movimientos, pedidos,
albaranes, diario de compras, informe comercial de proveedores, tomas de inventario.
Inventarios por departamentos a una fecha dada, consumos
y valoracin de los inventarios.
Regularizacin de existencias.
Visor de documentos de compras.
Gestin Trazabilidad productos alimentarios.

Desarrollado ntegramente en entorno Windows, OfiHotel es el programa ideal para la mecanizacin total de la actividad
administrativa y comercial de un Hotel o Cadena Hotelera. Partiendo de la filosofa de nico dato, todos los mdulos estn
conectados entre s, enlazando y generando la contabilidad de forma automtica.
Es modular y flexible, por lo que es fcilmente adaptable a las necesidades de cualquier tamao de hotel. Se puede
trabajar con / sin Reservas previas, para clientes directos, empresas o venta a travs de Agencias de Viaje, con las que
podremos pactar tantas Tarifas o comisiones especiales como deseemos, con precios por Temporadas y tipo de habitaciones. La gestin de Recepcin tiene un manejo muy simplificado en base al control grfico del Planning de las habitaciones
para, desde una nica visin, tener acceso a la situacin de las habitaciones y entrar directamente en cualquiera de ellas
(pudiendo hacer la entrada, cargos, facturacin, bloquearlas, limpieza, etc.). Para hacer un check-in rpido y sin errores
hemos sido los creadores del sistema OfiScan para el escaneo de DNI, pasaportes y tarjetas de residencia.
Contempla todos los procesos de Facturacin con todas las posibilidades (desde medias habitaciones, desglose de una
factura en particular y empresa... hasta consolidacin de varias en una misma factura), con cargos automticos y manuales.
Por supuesto se integra con elementos externos como Centralita Telefnica, Llaves Magnticas, Sistemas de TV... Lleva
registros de incidencias, diarios, estado de las habitaciones y toda clase de Estadsticas (I.N.E. y partes de Polica incluidos)
para un mejor control de la gestin de nuestro Hotel. Opcin de facturacin electrnica para el ahorro en el envo, manipulacin y archivo de los documentos. Si ofrecemos Actividades complementarias (pistas de tenis, excursiones, piscinas, alquiler
de cualquier elemento...) existe el mdulo OfiActiv para su integracin.
Con los TPV podemos mecanizar la actividad de los Restaurantes, Salones, Tiendas y Cafeteras con un facilsimo
manejo, ya que las ventas se efectan mediante pantallas tctiles: el camarero slo tiene que apoyar su dedo en el dibujo de
la bebida / comida en la pantalla, pudiendo dejar abiertas las mesas, cobrar, cargar directamente a la habitacin, etc.
Todos los datos generados (facturas, tickets...) son controlados desde Administracin para su posible posterior
tratamiento. OfiHotel facilita tambin el control de los distintos Almacenes en que podemos seccionar nuestra gestin:
bebidas, alimentos, ropa, material de limpieza, etc, pudiendo hacer movimientos entre almacenes y teniendo controladas las
existencias en cada uno de los lugares crticos (cafeteras, restaurantes, etc).
Todas las facturas recibidas de los Proveedores son recepcionadas y chequeadas por el programa, que en su mdulo de
Tesorera nos ayudar a planificar la gestin financiera y pagar mediante la emisin de cheques o pagars con sus cartas de
pago, domiciliacin de recibos o pagos directos por Caja. Conexin con Banca Electrnica y, si su Hotel trabaja con alguna
plataforma de Compras, le ofrecemos la posibilidad de su integracin.
Con OfiCalidad podremos elaborar una check-list de actividades, personas, elementos... a controlar, ponderando su
importancia y viendo su evolucin en el tiempo. Tambin podremos realizar y evaluar Encuestas de Satisfaccin a los
clientes, tanto annimas como personalizadas.
Al final de cada da se podrn efectuar los arqueos de Cajas y TPV y efectuar los cierres correspondientes. Todos los
apuntes generados (ventas, compras, cobros, pagos...) se integran automticamente en nuestro programa OfiConta (o en
su actual programa contable), eliminando errores y atrasos de administracin, pudiendo llevar asimismo un Control Presupuestario de los Ingresos y Gastos por Departamentos, con lo que la gestin total de nuestro Hotel queda plenamente
cubierta y garantizada.

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