Deberes formales de las empresas

Las empresas venezolanas estn obligadas a cumplir con deberes formales

ante las instituciones del estado.
Entre los principales deberes tenemos:
- Instituto Venezolano de los Seguros Sociales (IVSS). Actualmente la
inscripcin se hace a travs del su portal www.ivss.gov.vepor el sistema TIUNA
a travs del cual se puede realizar inscripcin, movimiento y retiro de
trabajadores,

consulta

de

facturas,

trabajadores

activos,

entre

otros

procedimientos. De igual manera como estamos inscritos debemos tramitar

mensualmente la solvencia ante este instituto.
- BANAVIH. Este instituto es el responsable de la administracin del aporte de
vivienda realizado por el trabajador y su patrono. Al igual que el IVSS, la
inscripcin se hace a travs de la pgina www.banavih.gov.ve, por este portal
se puede incluir y retirar trabajadores, solicitar la planilla de pago e imprimir la
solvencia.
- INCES. Aunque las empresas con menos de 5 trabajadores no estn
obligadas a pagar el 2% INCES deben estar inscritas y, preferiblemente,
solicitar trimestralmente la solvencia ante este instituto.
- MINTRA. Instituto que vela por el complimiento de los derechos del
trabajador. Las empresas deben inscribirse para obtener su nmero de NIL,
luego deben declarar trimestralmente los salarios y horas trabajadas a travs
del portal y presentarla en la oficina de su regin los primeros 15 das del mes
siguiente al trimestre declarado. Adems por el mismo portal se puede solicitar
la solvencia laboral para la cual deben tener vigente la solvencia del INCES y
de BANAVIH.
- ALCALDIA. Toda empresa debe inscribirse en la alcalda del municipio donde
se encuentren obteniendo de eta manera su patente de industria y comercio.
Cada alcalda tiene su normativa en cuanto a retenciones y declaracin, por lo
que deben consultar los lineamientos a seguir en su municipio.

- SENIAT. Tributos! toda persona jurdica debe declarar. Mensualmente el

impuesto a las ventas IVA, anualmente el impuesto sobre la renta ISLR, si la
empresa es contribuyente especial debe declarar quincenalmente las
retenciones de IVA a las compras realizadas.
Obligaciones legales de las Organizaciones:
Las obligaciones legales de las Organizaciones deben referirse al contexto
legal existente en el pas, y cuando se trata de operar en otros pases
debern tambin considerar el contexto legal que les toca desenvolverse.
Indudablemente ambos aspectos deben de tomarse en cuenta para la
operatividad en derecho. Para nuestro caso, se tomar como referencia el
contexto legal venezolano.
Consideraciones a tomarse en cuenta:
01.- Proceso del Registro de la empresa.
02.- Las publicaciones legales.
03.- Los libros: Socios/contables/administrativos/de Bienes.
04.- La contabilidad: normas
05.- El Cdigo de Comercio.
06.- El Seguro Social Obligatorio.
07.- Registro ante el SENIAT: Rif
08.- Registro ante el Instituto Nacional de Cooperacin Educativa
(INCE).
09.- Ley Orgnica del Trabajo: aspectos laborales a considerar.
10.- El Seguro Social Obligatorio (SSO). Registro de la empresa / registro
de la colectividad de trabajo.
11.- Poltica Habitacional.
12.- Rgimen Cambiario: Registro en Cadivi. (En caso de ser necesario).
13.- Registro en el Ministerio del Trabajo.
14.- Consideraciones Tributaria.
15.- Rgimen legal impositivo Municipal.
17.- Permisos y registro de acuerdo a la naturaleza de la empresa.

18.- Apertura de las cuentas bancarias: documentaciones bsicas.

19.- El registro de la empresa para actos de licitacin de contratos ante
los Organismos del Estado y Municipales.
20.- Registro

en

la

Superintendencia

Nacional

de

Costos

Precios: Sistema Automatizado de Administracin de Precios (Sisap),

Obligaciones del Patrono

En vista que a partir de mayo de 2013, la Inspectora del Trabajo
realizar inspecciones a nivel nacional, a fin de verificar que las empresas
estn dando cumplimiento a la reduccin de la jornada laboral implementada
en la Ley Orgnica del Trabajo, los Trabajadores y las Trabajadoras (Lottt),
publicada en G.O. n. 6.076 Extraordinario del 07/05/2012; recordaremos
algunas de las principales obligaciones que el patrono no slo debe asumir,
sino tambin mantener al da, a fin de no encontrarse en infraccin a la Ley y
prevenir ser objeto de sancin:

Antes del 07/05/2013, deber ajustar las actividades de su empresa a la

reduccin de la nueva jornada laboral (8 horas diarias, 40 horas semanales,
con 02 das de descanso continuo y remunerado).
Colocar anuncios en un lugar visible de la empresa, donde se indiquen los das
y horas de trabajo y de descanso. El cartel debe ser de 50cm largo x 35 cm
alto, con letras de mnimo 3 cm de tamao. Deber estar aprobado y sellado
por la Inspectora del Trabajo. Para el sellado del cartel de horario este
organismo exige como requisitos: escrito dirigido al Inspector del Trabajo
solicitando el sellado del horario; copia del RIF; copia del Nmero de
Inscripcin Laboral (NIL); copia del Documento Constitutivo Estatutario.
En caso de contratar personal extranjero, el 90% de sus trabajadores debern
ser de nacionalidad venezolana.
No podr subcontratar a trabajadores, teniendo plazo hasta el da 07/05/2015,
para incorporar en la nmina de la empresa a los trabajadores tercerizados.

El contrato de trabajo deber hacerse por escrito y en 02 ejemplares originales:

uno para el trabajador y otro para la empresa. El patrono deber llevar un libro
en el que conste la fecha y hora de haber entregado al trabajador su respectivo
ejemplar.
En caso de suspensin de la relacin de trabajo, el patrono deber seguir
cumpliendo con las siguientes obligaciones: cotizaciones establecidas por el
Sistema de Seguridad Social, por enfermedad o accidente ocupacional o
comn; la dotacin de vivienda y alimentacin del trabajador; las obligaciones
convenidas en las convenciones colectivas.
El tiempo de la suspensin laboral deber ser computado a la antigedad del
trabajador.
No podr despedir, trasladar ni desmejorar en sus condiciones de trabajo, sin
una causa debidamente justificada y comprobada por el Inspector del Trabajo,
a los trabajadores amparados por inamovilidad laboral.
En caso que un trabajador haya sido despedido injustificadamente, el patrono
deber liquidarlo al doble.
Dentro de los primeros 15 das del mes de diciembre de cada ao, deber
pagar como mnimo el salario de 30 das y como mximo el salario de 04
meses por concepto de utilidades.
El derecho a la prestacin de antigedad, ser reconocido desde el primer da
de trabajo, debiendo el patrono depositar trimestralmente a cada trabajador, el
monto equivalente a 15 das de salario, calculado en base al ltimo salario
devengado. Si la relacin de trabajo finaliza antes de los 03 primeros meses, se
le pagar al trabajador 05 das de salario por mes trabajado o fraccin.
Despus del primer ao de servicios, el patrono depositar al trabajador 02
das de salario, por cada ao de trabajo, acumulativos hasta 30 das de salario.
Lo depositado en la cuenta generar intereses calculados mensualmente y
pagados al cumplir cada ao de servicio, debiendo el trabajador firmar un
documento al respecto. Al terminar la relacin de trabajo, las prestaciones
sern calculadas con base a 30 das de salario por cada ao de servicio o
fraccin superior a los 06 meses, calculada como indicamos al ltimo salario.

Su pago deber hacerse dentro de los 05 das siguientes a la terminacin de la

relacin laboral. El trabajador podr solicitar anticipos de sus prestaciones
sociales hasta de un 75% de lo acumulado, para mejoras en su vivienda,
gastos de educacin o mdicos para s mismo y/o su familia, debiendo hacer la
solicitud al patrono mediante carta en la que indicar los motivos del
requerimiento fundamentados por la Ley.
En los casos que tenga a su servicio ms de 1.000 trabajadores, y cuyo trabajo
deba ser realizado a ms de 100 km de una ciudad que tenga escuelas, el
patrono deber crear escuelas para que los hijos de los trabajadores puedan
obtener la educacin inicial, bsica y media general.
Emplear y ensear, o hacer ensear una actividad productiva a un nmero de
aprendices de las actividades del Instituto Nacional de Capacitacin y
Educacin Socialista Inces (adolescentes entre 14 y 17 aos de edad).
Todo patrono con 5 o ms trabajadores, est en la obligacin de pagar ante el
Inces, el 2% del total del salario normal pagado a los trabajadores que le
presten servicios. Este aporte patronal se paga por trimestres vencidos y debe
realizarse dentro de los 05 das hbiles siguientes al vencimiento de cada
trimestre. De igual manera, los trabajadores debern dar un aporte, por lo que
es obligacin del patrono retener el medio por ciento ( %) de las utilidades
anuales que se le pagan a los trabajadores, para ser depositado a la orden del
Inces.
Solicitar autorizacin a la Inspectora del Trabajo cuando requiera los servicios
de un trabajador en horas extras, las cuales debern ser remuneradas con un
50% de recargo, sobre el salario convenido para la jornada ordinaria. Si se
trabajan horas extras sin la referida autorizacin, el patrono deber pagarlas
con el doble del recargo previsto en la Ley, es decir, en un 100%.
Deber llevar un registro con todas las horas extraordinarias utilizadas; los
trabajos realizados en esas horas; nombres y apellidos de los trabajadores que
las realizaron y la remuneracin especial que se haya pagado a cada
trabajador.

Conceder vacaciones de 15 das hbiles remunerados conforme al salario

anterior a la fecha de disfrute, a todo aquel trabajador que le haya prestado
servicios durante un ao ininterrumpido. A dicho perodo, se agregar un (01)
da adicional remunerado por cada ao de servicio, hasta un mximo de 15
das hbiles. El patrono deber llevar un registro de vacaciones.
Pagar al trabajador un bono vacacional, equivalente a un mnimo de 15 das de
salario normal, ms un (01) da por cada ao de servicios hasta un total de 30
das de salario normal.
Otorgar los permisos por maternidad (06 semanas antes del parto y 20
semanas despus del parto), y paternidad (14 das contados a partir del
nacimiento del hijo).
Cuando cualquiera de los padres, inmediatamente despus del permiso
postnatal, solicite el disfrute de sus vacaciones, el patrono estar en la
obligacin de otorgarlas.
Inscribir o afiliar a sus trabajadores en el Instituto Venezolano de los Seguros
Sociales (IVSS), dentro de los 03 das siguientes a la fecha de ingreso del
trabajador en la empresa.
Cotizar al Seguro Social un monto mensual en base al salario que devengue el
trabajador. Dicho aporte variar entre 9%, 10% y 11%, dependiendo de la
clasificacin de riesgo de la empresa. Al trabajador se le descuenta el 4% que
se calcula de acuerdo al nmero de lunes que tiene un mes, el monto del
sueldo mensual (con un lmite de 5 salarios mnimos vigentes) y las semanas
laborales del ao.
Llevar un registro actualizado de sus trabajadores asegurados, indicndose,
entre otros: sus nombres, apellidos y direccin; nmero de registro en el
Seguro Social; fecha de ingreso en la empresa; ocupacin; salario; cotizacin
semanal del trabajador.
Retener el ahorro obligatorio de cada trabajador al Fondo de Ahorro Obligatorio
para la Vivienda (Faov); efectuar su correspondiente aporte, y depositarlos en

la cuenta de cada trabajador en el Faov, dentro de los primeros 05 das hbiles

de cada mes.
Las empresas que ocupen 50 o ms trabajadores, estn en la obligacin de
pagar el 1% de su ganancia como aporte al Fondo Nacional Antidrogas, dentro
de los 60 das continuos contados a partir del cierre del ejercicio fiscal
respectivo.
Las empresas debern pagar impuestos sobre sus rentas; llevar los libros de
contabilidad donde consten todos sus bienes activos y pasivos; inscribirse en el
Registro de Informacin Fiscal

(RIF); colocar en un lugar visible el

comprobante de Declaracin del Impuesto sobre la Renta del ao

inmediatamente anterior al ejercicio en curso, el cual deber estar numerado,
fechado y sellado por el SENIAT; cumplir con los requisitos de facturacin
establecidos por el SENIAT; notificar al SENIAT, el cambio de domicilio dentro
de los 20 das siguientes al mismo.
Debern declarar y pagar el impuesto al valor agregado (IVA), por la
adquisicin de bienes muebles, la prestacin de servicios y la exportacin e
importacin de bienes; inscribirse en el Registro que llevar el SENIAT;
informar al SENIAT el cambio en los datos suministrados inicialmente en el
registro, particularmente

el cese de actividades; expedir facturas con su

denominacin o razn social, nmero de RIF, nmero de Identificacin

Tributaria (NIT), nombre completo del adquirente del bien o servicio, entre otras
formalidades.
Las empresas pblicas o privadas que realicen actividades econmicas en el
territorio nacional y hayan obtenido ingresos brutos anuales superiores a
100.000 U.T., en el ejercicio fiscal inmediato anterior, debern financiar
actividades para la ciencia, la tecnologa y la innovacin, aportando anualmente
un porcentaje de acuerdo con la actividad a la que se dediquen.
Las empresas u otras organizaciones pblicas y privadas debern aportar al
Fondo Nacional para el Desarrollo del Deporte, la Actividad Fsica y la
Educacin Fsica, el 1% sobre la ganancia contable anual, cuando sta supere

las 20.000 U.T. As mismo, debern otorgar permiso a los trabajadores para su
preparacin y participacin en eventos deportivos.
Otorgar el beneficio de alimentacin a los trabajadores que devenguen
mensualmente, menos de 03 salarios mnimos, mediante comedores propios
de la empresa; entrega de cupones o tickets, tarjetas electrnicas de
alimentacin; instalacin de comedores; utilizacin de servicios de comidas
elaboradas; dinero en efectivo o su equivalente; lo que no podr ser inferior a
0,25 U.T., ni superior a 0,50 U.T. El patrono deber entregar mensualmente un
recibo al trabajador, en el que conste el cumplimiento de este beneficio.
No podr suspender el otorgamiento del beneficio de alimentacin en el
perodo de vacaciones del trabajador; cuando ste se encuentre incapacitado
(por un lapso no mayor a 12 meses); por enfermedad o accidente, ni en los
casos de licencia por maternidad y paternidad.
Elaborar e implementar con la participacin de los trabajadores el Programa de
Seguridad y Salud en el Trabajo.
Constituir, registrar y mantener en funcionamiento el Comit de Seguridad y
Salud Laboral.
Otorgar licencia remunerada a los delegados de prevencin para el ejercicio de
sus funciones.
Llevar un registro sobre las caractersticas fundamentales de los puestos de
trabajo o la remodelacin de los mismos.
Colocar visiblemente los registros actualizados de los ndices de accidentes de
trabajo y de enfermedades ocupacionales.
Crear y mantener actualizado un sistema de informacin de prevencin,
seguridad y salud laborales.
Declarar formalmente dentro de las 24 horas siguientes sobre la ocurrencia de
los accidentes de trabajo o del diagnstico de las enfermedades ocupacionales,
al Instituto Nacional de Prevencin, Salud y Seguridad Laborales (Inpsasel), al
Comit de Seguridad y Salud Laboral y al sindicato.

Informar inmediatamente al Inpsasel, de la ocurrencia de un accidente de

trabajo en el que haya fallecido un trabajador. El empleado al comenzar a
trabajar en una empresa, deber llenar una planilla en la que indique su ruta de
traslado habitual, hacia y desde su lugar de trabajo.
Deber incluir en su personal, no menos del 5% de personas con discapacidad
permanente, de su nmina total, es decir, de cada 20 trabajadores, uno (1)
deber ser persona con discapacidad permanente